PROJE UYGULAMA SÜRECİ MALİ DESTEK PROGRAMLARI SATIN ALMA EĞİTİMİ

Transkript

1 PROJE UYGULAMA SÜRECİ MALİ DESTEK PROGRAMLARI SATIN ALMA EĞİTİMİ

2 İÇERİK SATIN ALMA NEDİR? GENEL ÇERÇEVE GENEL SÜREÇ SATIN ALMA USULLERİ AÇIK İHALE USULÜ PAZARLIK USULÜ DOĞRUDAN TEMİN SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ SATIN ALMA STRATEJİSİ/ PLANI

3 Satın alma; SATIN ALMA NEDİR? mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde; 1) İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması 2) Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması 3) Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanımının sağlanması hususlarının dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi işlemidir.

4 SATIN ALMA NEDİR? KISACA SATINALMANIN MANTIĞI Bütçemizi etkin ve verimli kullanarak kaliteyi ucuza almaktır. Tüm bu anlatacağımız satınalma prosedür ve dokümanları bu amaca hizmet eder.

5 TEMEL SATINALMA İLKELERİ Yükleniciler arasında ayrım gözetmeme Adil rekabet ortamı oluşturma İhtiyaçları kusursuz tanımlayan şartnameler hazırlama İlan Yeterli süre tanıma Tekliflerin değerlendirilmesinde objektif kriterleri esas alma Düzenli kayıt ve muhasebe

6 TABİ OLUNAN USUL ve ESASLAR I Yararlanıcının yasal statüsüne göre belirlenmiştir. Harcama usul ve esasları kendi mevzuatınca belirlenmiş yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. Harcama usul ve esasları kendi mevzuatınca belirlenmemiş kişi, kurum ve kuruluşların uyacakları satın alma usul ve esasları Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi ne göre yapılır. Bu rehberde hüküm bulunmayan hallerde, ilgisine göre KİK mevzuatı hükümleri kıyasen uygulanır.

7 TABİ OLUNAN USUL ve ESASLAR II Ortak proje ve faaliyetler bakımından, ortaklardan herhangi birinin harcama usul ve esaslarının ilgili kanunlarca tespit edildiği durumlarda, bu ortağın satın alma faaliyetleri sözkonusu kanun hükümleri doğrultusunda; ortaklardan herhangi birinin harcama usul ve esaslarının hiçbir kanunla belirlenmediği durumlarda ise bu ortağın satın alma faaliyetleri Ajans satınalma rehberi nde yer alan kurallara göre gerçekleştirilir.

8 ÖNEMLİ!!! Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Uygulanacak ihale usulünü değiştirmek ve parasal limitleri aşmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. Satınalmayla ilgili tüm kayıt ve belgelerin son ödeme tarihinden itibaren 5 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

9 ÖNEMLİ!!! Satın Alma Rehberi ve eki belgeler kesinlikle okunmalı ve anlaşılmalıdır. Ödemelerin yapılması satın almaların usulüne uygun yapılmasına bağlıdır. Detaylar, kanun veya yönetmelikte, sözleşme ekinde, Proje Uygulama Rehberinde, Satın Alma Rehberinde veya başka bir yerde yazılı olabilir. Yararlanıcılar, bu kuralları öğrenmek ve uygulamakla mükelleftirler.

10 SATIN ALMA STRATEJİSİ/ PLANI Mali destek yararlanıcıları gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kesin kabul ve benzeri bilgileri içeren bir Satın Alma Planı hazırlayacaklardır. Destek yararlanıcısı bu planı projesini uygulamaya başladığı ikinci ayda ajansa göndermeli ve açılış tarihinden en az iki hafta önce ajansa bildirimde bulunmalıdır.

11 Harcama Usul ve E. Kendi Mevzuatınca Belirlenmemiş Yararlanıcılar Kalkınma Ajansı ile yapılmış olan sözleşme kapsamında, Harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş olan yararlanıcıların; Sözleşme Makamı olarak gerçekleştirecekleri mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri satın almalarında uygulayacakları satın alma usulleri şunlardır: 1. Açık İhale Usulü: Kdv Hariç Yaklaşık maliyeti TL den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir. 2. Pazarlık Usulü: Kdv Hariç Yaklaşık maliyeti TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir. Yine rehberin 2.2. bölümünde sayılan işler TL lik sınıra bakılmaksızın pazarlık usulüyle gördürülebilir. 3. Doğrudan Temin Usulü: Kdv Hariç Yaklaşık maliyeti TL den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir.

12 ÖNEMLİ!!! Tüm satın alma faaliyetlerinde açık ihale usulünün uygulanması esastır. Ancak işin gereği, aciliyeti, bölgedeki tedarikçilerin, yapım müteahhitlerinin veya hizmet sunucularının sayısının tam rekabet ortamını sağlayacak miktarda ve yeterlilikte olması gibi hususlar göz önünde bulundurularak yukarıdaki usullerden hangilerinin uygulanacağı, her bir satın alma usulü için belirlenmiş kriterler ve parasal limitler dikkate alınmak suretiyle sözleşme makamı olarak yararlanıcı tarafından belirlenir.

13 GENEL SATIN ALMA SÜRECİ 1. PROJE İHTİYAÇLARININ TANIMLANMASI 2. SATIN ALMA STRATEJİLERİNİN KARARLAŞTIRILMASI 3. TEKNİK ÖZELLİKLERİN BELİRLENMESİ / ŞARTNAMELERİN HAZIRLANMASI / YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ 4. İHALE DOSYALARININ HAZIRLANMASI 5. SATIN ALMA DUYURUSUNUN YAYINLANMASI / İSTEKLİLERİN DAVETİ 6. YAZILI TEKLİFLERİN ALINMASI 7. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ 8. SÖZLEŞME YAPILACAK TEKLİFİN SEÇİLMESİ VE BAŞARSIZ OLANLARIN BİLGİLENDİRİLMESİ 9. SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI VE UYGULAMANIN YÖNETİLMESİ

14 AÇIK İHALE USULÜ Açık İhale Usulü tüm isteklilerin teklif verebildiği bir usul olduğundan mali destek yararlanıcılarının uygulayacakları temel ihale usulüdür. Kdv hariç yaklaşık maliyeti TL den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilmek zorundadır TL nin altındaki alımlar da açık ihale usulü ile gerçekleştirilebilir. Açık ihale usulü ile yapılacak olan alımlarda ihale ilanları, ihale açılış tarihinden en az 21 gün önce yayınlanmalıdır TL yi geçen alımların ulusal gazetelerde ilanı zorunludur.

15 ÖNEMLİ!!! Mal alım ve yapım işleri ile danışmanlık dışındaki hizmet alım ihalelerinde ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale teknik şartnameye uyan teklifler arasında en düşük fiyat veren istekliye verilecektir. Danışmanlık Hizmet alım ihalesinde ise teknik ve mali yönden yapılacak puanlamaya göre en yüksek puanı alan istekli ihaleyi kazanmış olur.

16 Açık İhale Usulü Süreci I. II. İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı), Yaklaşık Maliyetin ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması İhale duyurusunun yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans ın internet sayfasında duyurulması III. Tekliflerin yazılı olarak alınması IV. Tekliflerin değerlendirilmesi V. İhalenin verilmesi / seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi VI. Sözleşmenin uygulanması

17 DEĞERLENDİRME KOMİTESİNİN OLUŞTURULMASI biri başkan olmak üzere en az 3 üyeden oluşur hepsi satınalması yapılacak iş konusunda uzman olmalı toplantıdan önce tarafsızlık ve gizlilik beyanı imzalanmalı Toplantılara dışarıdan uzman çağrılabilir Ajans personeli istediği zaman gözlemci olarak katılabilir uzman ve gözlemciler de tarafsızlık ve gizlilik beyanı nı imzalamak zorundadır

18 PAZARLIK USULÜ Pazarlık usulü, ihtiyaç duyulan alımın sağlayıcısı olabilecek en az 5 adayın belirlenmesinden sonra bu adaylara teklif sunmak üzere ihaleye davet mektubunun gönderildiği usuldür. Kdv hariç yaklaşık maliyeti TL ye kadar olan her türlü mal, hizmet ve yapım işi alımlarında bu usul kullanılabilir. Açık İhale Usulüne göre yapılan ancak ihalenin sonuçsuz kalması nedeniyle TL yi aşmayan işlerin pazarlık usulüyle yapılmasına Ajansın da onayını alarak karar verilebilir.

19 PAZARLIK USULÜ AYRICA -Özellikleri nedeniyle belli isteklilere yaptırılmasında yarar görülen işler, -beklenmeyen veya önceden öngörülemeyen, acil ve ivedi işler, -süresi kısıtlı olan işler, -özgün ve karmaşık nitelikte bulunan işler, -diğer usullerle temininde güçlük bulunan işler, -araç, gereç ve her türlü malzemenin bakım ve onarım işleri, -ağırlama, danışmanlık, araştırma, eğitim, yayın, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olan işler, -yabancı ülkelerden temininde zorunluluk bulunan işler TL lik sınır gözetilmeksizin pazarlık usulü ile gördürülebilir.

20 Pazarlık Usulü Süreci I. II. III. İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı), Yaklaşık Maliyetin ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması, ilan yada yazılı davet usulüyle ihalenin duyurulması Belirlenen ihtiyaçlara cevap verebilecek nitelikte olduğuna inanılan teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin hazırlanması İhale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyat içermeyen teknik tekliflerin alınması(teklife davet yazısı gönderilir ve en az 7 gün süre tanınır) IV. V. VI. Fiyat içermeyen ilk teklifler üzerinden, her bir istekli ile teknik görüşmenin yapılması Teknik şartnamenin netleştirilmesi ve teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerinin alınması(en fazla 7 gün süre verilir ve geçici teminat bu aşamada istenir) Fiyat tekliflerin değerlendirilmesi, şartname ile karşılaştırılması, uygunluğunun denetlenmesi(mali teklif sunacak en az 3 istekli yoksa ihale iptal edilir ve pazarlık usulü ile ya da açık ihale usulü ile tekrar ihaleye çıkılır) VII. Verilen teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılması, son indirimli fiyat tekliflerinin yazılı ve kapalı olarak alınması VIII. IX. Son fiyat tekliflerinin açılması ve en uygun teklif veren istekliye ihalenin verilmesi Sözleşmenin imzalanması (ihale tamamlandıktan en geç 5 gün içinde sözleşmeye davet yazısı yazılır ve tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde kesin teminatı yatırıp sözleşmeyi imzalaması istenir)

21 DOĞRUDAN TEMİN USULÜ Doğrudan temin, Sözleşme makamının isteklilerle mali ve teknik unsurların görüşerek fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında ihtiyaçlarını satın alma usulüdür. Bu usulde diğer usullerdeki gibi ilan, davet, değerlendirme komitesi oluşturma, sözleşme imzalama zorunluluğu bulunmamaktadır TL ye kadar olan alımlarda doğrudan temin yoluna gidilebilir. piyasa fiyat araştırması ve bunun kayıtlarla desteklenmesi zorunludur. Gerekli durumlarda teknik şartname hazırlanır. Yine bazı işlerde istenirse sözleşme imzalanabilir.

22 EKONOMİK VE MALİ YETERLİLİK İLE MESLEKİ VE TEKNİK YETERLİLİK Doğrudan temin dışında gerçekleştirilecek alımlarda, ihaleye katılacak olan isteklilerde aranacak MALİ VE EKONOMİK YETERLİLİKLERİ aşağıda belirtilen dokümanlardan biri ya da daha fazlası ile kanıtlanabilir: 1- Bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilgili bilgi ve belgeler, (referans mektubu, teminat mektubu, mevduat hesap dökümü gibi), 2- İsteklinin bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri (vergi dairesi onaylı yada internet çıktılı, son 3 döneme ait), 3- İsteklinin iş hacmini gösteren toplam cirosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını ve işin türünü gösteren bilgi ve belgeler (iş bitirme belgeleri, hakediş belgeleri,faturalar vb). 4- Gerçekleştirdiği mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri sözleşmelerine ilişkin hesap özetleri.

23 EKONOMİK VE MALİ YETERLİLİK İLE MESLEKİ VE TEKNİK YETERLİLİK İhaleye katılacak isteklilerden, MESLEKİ VE TEKNİK YETERLİKLERİNİN belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir: 1- İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler(odasicil K.,vekâletname vb) 2- İsteklinin ihale konusu iş veya benzer işlerde; mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için ihaleye konu işin yaklaşık maliyetinin en az % 70`i oranında gerçekleştirdiği veya denetlediği veyahut yönettiği benzeri işlerle ilgili deneyimini gösteren bilgi ve belgeler, (Müteahhitlik Karnesi, İş Bitirme belgesi gibi) 3- İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma - geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik bilgi ve belgeler, (Sanayi odasından kapasite raporu, işletme belgesi, taşıma belgesi vb) 4- İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler, (iş sözleşmeleri, personel yeterlilik belgeleri, sigorta aidat belgeleri, özgeçmişler, taahhütnameler gibi)

24 SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ 5- İhale konusu hizmet veya yapım işlerinde isteklinin yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelinin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren bilgi ve belgeler, 6- İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler, (makine ve teçhizat parkı, demirbaş defteri dökümü gibi) 7- İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin bilgi ve belgeler, 8- İhale konusu işin ihale/satın alma belgelerinde belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, ulusal veya uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar, (TSE, ISO, Patent, Lisans, vb) 9- Evvelce tamamlanan benzer işlerin numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

25 SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. Bu dosyada; Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur.

26 SATIN ALMA SÜRECİNİN İPTALİ: İhale usullerinin başarısız olduğunda, ihale ilan edildikten sonra projenin teknik ve mali verileri köklü bir değişikliğe uğramış ise, mücbir sebeplerin sözleşmenin işleyişini sürdürülemeyecek hale getirmesiyle, tekliflerin mevcut mali kaynakları aşması durumunda ve usulsüzlüklerin ortaya çıkması durumunda satın alma süreci iptal edilebilir. İTİRAZLAR: İstekliler zarar görmüş olduklarına inandıklarında mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı bu başvurulara 45 gün içinde yazılı cevap vermek zorundadır. TEKLİF GEÇERLİLİK SÜRESİ: Tekliflerin geçerlilik süresi,tekliflerin son teslim tarihinden itibaren 60 günden az olmamalıdır. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİĞİ: Sözleşmelerin herhangi bir değişikliğe yol açmayacak şekilde düzenlenmesi esastır ancak sözleşmenin uygulanmasını olumsuz yönde etkileyecek ihale koşullarının değişmesi halinde sözleşmede değişiklik yapılabilir. Bu değişiklikler SR EK 3 (Teklif Dosyası) Bölüm B - Genel Koşullar da belirtilen hükümler doğrultusunda yapılmalıdır.

27 SATINALMALAR SATINALMALAR ; projenin uygulanabilmesi için gerekli olmalı sözleşme ve bütçede belirtilmeli projenin uygulama süresi içerisinde olmalı faydalanıcının muhasebe kayıtlarında ve vergi belgelerinde yer almalıdır

28 ERKEN UYARI RAPORU Ajans tarafından aşağıda yazılı hallerde Erken Uyarı Raporu düzenlenir ve bu durum projenin riskinin fazla olduğunu, daha sıkı takibinin gerektiğini ve eğer gerekli önlemler alınmazsa sözleşmenin feshine kadar gidebilecek bir sürecin başladığı anlamını taşır.

29 ERKEN UYARI RAPORU 1. Yararlanıcının sözleşmede belirtilen yükümlülüklerden herhangi birini yerine getirmemesi 2. Faaliyetlerin sözleşmedeki çalışma tanımlarına ve faaliyet planına uygun olarak gerçekleştirilmemesi 3. Proje uygulamasında zamanında tamamlanamama riski doğuran önemli gecikmelerin yaşanması 4. Hizmet kalitesinde sorunların tespit edilmesi 5. Ortaklarla ve yerel makamlarla ciddi sorunların yaşanması 6. Yararlanıcı veya ortaklarının hukuki statüsünde onaylanmamış değişiklikler olma ihtimali

30 ERKEN UYARI RAPORU 7- Proje hedefi, faaliyetleri veya hedef gruplar üzerinde yapılan fakat onaylanmamış temel değişikliklerin tespit edilmesi 8- Ajans tarafından sağlanan mali destek ile bütçeyi aşan harcama yapılması 9- Herhangi bir kasıt olmayan usulsüzlük şüphesinin olması 10-Yararlanıcının sözleşme yükümlülüğü gereğince hazırlaması gereken raporları hazırlamaması veya zamanında hazırlamaması 11-Yararlanıcının projeyle ilgili olarak düzenli bir dosyalama ve kayıt sisteminin bulunmaması 12-Sözleşmenin ihlali anlamına gelebilecek diğer hususlar

31 USULSÜZLÜK RAPORU Ajans tarafından aşağıdaki hallerde usulsüzlük raporu hazırlanır ve sözleşmenin feshi gündeme gelir. 1. İfa edilmemiş hizmet ve yapım işi, teslim edilmemiş mal için düzenlenen faturalar (sahte fatura) 2. Mahiyet, miktar yada tutar itibariyle yanıltıcı faturalar 3. Faturalardaki hatalı miktar, ücret veya diğer indirimler 4. Belge kontrollerinde elde edilen ve yerinde ziyaretlerde ortaya çıkan bulgularda tahrifat 5. Muhasebe ve/veya diğer kayıtlar ve dayanak belgelerde sahtecilik ve tahrifat 6. Dokümanlarda verilen teknik özelliklere uygun olmayan veya fiziksel kontrol sırasında belirtilen yerinde olmayan satın alınmış ekipman ve malzeme 7. Makine ve ekipmanın ikinci el olduğunun tespiti 8. Makine ve ekipmanın seri numaralarının değiştirildiğinin tespiti

32 USULSÜZLÜK RAPORU Ajans, konusu suç teşkil eden usulsüzlükler için Savcılığa suç duyurusunda bulunur.

33