3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz.

Transkript

1 1. AMAÇ Bu dokümanın amacı,.. strateji, hedef ve odak alanları doğrultusunda. ve çalışanlarının gelişim ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli politika ve uygulamaları belirlemek ve yönetmektir. 2. KAPSAM Bu prosedür,. çalışanlarının gelişim ihtiyaçlarının analiz edilmesi, gelişimlerini sağlayacak faaliyetlerin belirlenmesi, organize edilmesi, uygulanması, performansının ölçülmesi ve bütçelenmesi süreçlerini kapsar. 3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Eğitim Değerlendirme Formu Eğitim Katılım Formu Form No 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Doküman No 6. UYGULAMA 6.1. Yıllık Eğitim-Gelişim Stratejisinin Belirlenmesi Her yıl son ve odak alanlarının belirlenmesinin ardından (Aralık-Ocak ayları)..genel Müdürü ve Genel Müdür Yardımcıları ve Grup Şirketler Genel Müdürleri nden oluşan XXXXX Akademi Management Board una geçmiş yılı değerlendiren, gelecek yılın da planlamaları ile ilgili sunum yapar. Bu sunum esnasında XXXXX Akademi Management Board dan gelecek yılın eğitim/gelişim stratejileri ile ilgili yön alır. Bu yön doğrultusunda eğitim / program yönetimi yapılır Eğitim / Program Yönetimi Eğitimle / Programla İlgili Talebin Alınması Gelişim programı ile ilgili talep aşağıda belirtilen kaynaklardan elde edilir. XXXXX ve XXXXX Grup Şirketleri stratejileri, odak alanları Management Board çıktıları CXO ve Bölüm Yöneticileriyle görüşmeler ( Fonksiyon strateji ve hedefleri ) Proje ekibi ve Akademi Elçileri focus grup workshopları Sayfa : 1/8

2 Gelişim Planlama dönemi görüşmeleri Organizasyonel değişim ve değişiklik çıktıları ERM Yetenek Yönetimi Projesi Kritik Pozisyon Çalışması çıktıları Grup Şirket IK sorumlularıyla yapılan görüşmeler İletilen talepler aşağıda devam eden süreç dahilinde değerlendirilir Program Tasarımı İhtiyaç Analizi Program Sorumlusu, yukarıda belirtilen kaynaklardan gelen ihtiyaçlar doğrultusunda ihtiyaç analizi sürecini başlatır. 1. İhtiyacın eğitim / gelişim çözümüyle giderilip, giderilmeyeceğini karar verilir. 2. Gelişim / Eğitim çözümü ise ihtiyaç sahibiyle ( ilgili bölüm Akademi Elçisi, Proje ekibi veya bölüm yöneticisi) bir araya gelinerek analiz süreci set edilen toplantılarla yürütülür. 3. İhtiyaç ile ilgili beklentiler detaylandırılarak netleştirilir. 3.1.) Hedef kitleden beklenen tam olarak nedir? 3.2.) İhtiyaç fonksiyonun ve bölüm hedeflerinin bir sonraki sene için belirlenmiş odak alanlarına ve stratejilerine paralel mi? 3.3.) Bu program şirket / bölüm stratejilerine hangi aşamalarda girdi sağlayacak sorgulanır. 3.4 ) Eğitim / Gelişim çözümünün çıktısı yapılan işe nasıl katma değer sağlayacak sorgulanır Program için Taslak Proje Planı - İçerik Tasarımı Analiz safhasında belirlenen eğitim / gelişim başlıkları doğrultusunda programın ön taslağı belirleme safhasında iç veya dış kaynak önerileri müşteri ile paylaşılır.ön taslak ilgili Akademi yöneticileri ve Bölüm Yöneticisiyle paylaşılır, onay alınır. Müşteri ile mutabık kalınan gelişim ortaklarıyla düzenlenecek toplantılarda içerik çalışmaları başlatılır. Bu çalışmalarda eğitim ile ilgili tüm detaylar ( amaç, hedef, hedef kitle, içerik, kaynak kullanımı, eğitim kanalı & yöntemi, süre ve ölçümleme) belirlenir. Bu çalışmalar müddetince yapılacak düzenli toplantılarla müşterinin geri bildirimleri değerlendirilir ve sürece dahil olması ve sahiplenmesi sağlanır Akademi Gelişim Ortakları Süreci Sayfa : 2/8

3 Program ya da Account Sorumlularının yapmış oldukları İhtiyaç Analizleri sonucunda eğitim planları ya da gelişim programları hazırlanır. Bu programlar Gelişim Ortakları ve Alternatif Kanallar bölümü ile paylaşılır. Gelen Talepler üzerinden Gelişim Ortaklar ı ve Alternatif Kanallar birimi eğitmen kaynak planlaması yapar. Kaynak planlaması iki ana kaynaktan gerçekleştirilir. -İç Kaynak -Dış Kaynak Eğer çözüm İç kaynakla geçekleştirilecekse konu Akademi Eğitmenleri sorumlusuna aktarılır. -Know how ı XXXXX Akademi de olmayan eğitim konuları -Birkaç grupluk hacmi olan, tasarım için zaman ve kaynak ayırmaya değmeyecek eğitim konuları -Sadece ilgili projede ortaya çıkan eğitim talepleri, -Gerçekten XXXXX ve Akademiye değer katacak yeni trend, akım vb. gibi konular. Bütçe doğrultusunda dış kaynak eğitimlerle çözülür. Bu gibi konularda eğitmen olarak Gelişim ortaklarına başvurulur Gelişim Ortaklarının Seçimi: Gelişim ortakları, Gelişim Ortakları ve Alternatif Kanal Yönetimi ekibi tarafından yönetilir. XXXXX Akademi ye ulaşan ya da Akademi nin tanışmak istediği eğitim firmaları tanışma görüşmesine davet edilir. Görüşme sonrasında potansiyel bir çalışma alanı görüldüyse ya da eğitmenleri daha yakından tanınması istenilirse firmadan bir demo eğitimi istenebilir. Gelişim Ortakları iki katogoride tutulur. Gelişim Ortakları: Bu katogoridekiler daha önce çeşitli konularda çalıştığımız ve çalışma sonuçlarından memnun olduğumuz gelişim ortaklarından oluşur. Potansiyel Gelişim Ortakları : Bu katogoridekiler tanışma görüşmesini gerçekleştirdiğimiz ama daha önce hiç çalışmadığımız firmalardan oluşur. Firmalarla çalışma prensipleri, fiyat, gizlilik sözleşmesi gibi konuları belirleme sorumluluğu satınalma ekibindedir. XXXXX Akademi çalışmak istediği firmanın teklifini aldıktan sonra eğer ilk kez çalışılacak bir firmaysa ilgili şartları belirlemek üzere teklifi satınalma ekibine yönlendirir. Satınalma ekibi XXXXX Akademi nin de yorumunu alarak gerekli anlaşmayı sağlar Akademi Eğitmenleri Seçim Süreci Akademi Eğitmeni olmak isteyen kişi XXXXX Akademi Portal üzerinden ilgili formu doldurur. Form sırayla; Sayfa : 3/8

4 - Yönetici - ERM - Akademi onayına gitmektedir. Tüm bu onaylar tamamlandıktan sonra kişi mülakat ve demo sunum yapmak üzere davet edilir. Mülakatta kişinin eğitmen olma konusundaki istekliliği, demoda ise eğitmenlik becerileri değerlendirilir. Mülakat ve demo sürecini başarıyla tamamlanmış çalışan,akademi eğitmeni olarak tanımlanır ve ihtiyaç doğması halinde kendi zaman ve işplanı uygunluğu doğrultusunda eğitim verebilir Program İçeriği ile İlgili Division Head & CXO Onayının Alınması Program taslağının son hali önce ilgili bölüm yöneticilerinin onayına sunulur.bu görüşmeler esnasında çıkabilecek ek ihtiyaçlar var ise programa dahil edilir. İçerik tasarımı prosedürü izlenir. Toplantının amacı; taraflar arasında, Programın amaç, içerik, kapsam, bütçe, hedef kitle, eğitim yöntemi, eğitim kanalı, ölçümleme ve süre ile ilgili olarak mutabakatın sağlanması, Program sponsoru ve sorumluluklarının belirlenmesi Varsa ek ihtiyaçların belirlenmesi hedeflenmektedir. Bölüm Yöneticisiyle mutabık kaldıktan sonra ilgili fonksiyonun CXO su ile toplantı yapılır. Toplantıya Akademi Program sorumlusu, ilgili birim yöneticisi ve bölüm yöneticisi katılır. Program ilgili CXO ya aktarılarak görüş ve onayı alınır, gerekli revizyonlar yapılır Program Lansmanı Program sıfırdan tasarlanmış ise lansmanı yapılır. Hali hazırda devam eden programlar için lansman yapılmaz Program Kiti Programın içeriğini kapsayan doküman ajans ile birlikte XXXXX Akademi standartlarında hazırlanarak lansmanda katılımcılarla paylaşılır Eğitimin / Programın Ölçümlenmesi Tüm programların program bazında tasarım sürecinde nasıl ölçümleneceği tasarlanır. 6.3 Eğitim / Programların Planlanması Belirlenen eğitim / gelişim çözümleri için gelişim ortağıyla planlama süreci başlatılır. Bu süreç müşterinin öncelikleri göz önünde bulundurularak yürütülür. Eğitimlerin tarihleri set edilir ve operasyon süreci başlar. Akademi TOR /Training Operations & Reporting) bölümüne eğitim tarihleri, katılımcı isimleri, gelişim ortağı, eğitmen ve gereken diğer bilgiler iletilir. İlgili ekip operasyon sürecini yönetir. Sayfa : 4/8

5 6.4 Eğitim / Gelişim Operasyonları Program sorumlusu, eğitim dış eğitimse gelişim ortağından; eğitim iç eğitimse Akademi eğitmenlerinden uygun tarihleri aldıktan ve set ettikten sonra, eğitim tarihlerini ve katılımcı listelerini operasyon ekibi ile paylaşır. Set edilen tarihler geldikten sonra operasyon sorumlusu Eğitim Yönetimi sisteminde, uygun kategori altında ilgili sınıfları açar ve katılımcıları kayıt eder. Eğitim tarihleri için Akademi nin eğitim salonlarının uygunluk durumuna bakılır ve idari işler sorumlusu aracılığıyla eğitim salonu rezervasyonu yapılır. Planlanan eğitimlerin duyuruları, eğitim tarihinden 3-4 hafta önce gönderilir. İhtiyaca göre, planlama dışında çıkan eğitimlerin duyuruları ise, program sorumlusunun bilgisi dahilinde belirtilen tarihten önce veya sonra gönderilir. Eğitimden 1 hafta öncesine kadar, gelen katılımcıların eğitim tarihi değişiklik talepleri, aynı eğitimin farklı sınıfları var ise o kişinin eğitim tarihi değiştirilir. Eğitime 1 haftadan az süre kaldığında, değişiklik talepleri kabul edilmez. Sadece hastalık, vefat vb. gibi durumlar söz konusu olduğunda, değişiklik yapılabilir. Eğer o sınıfın başka tarihi varsa, kayıt uygun olan sınıfa alınır. Eğer uygun sınıf yoksa, katılım statüsü mazeretli devamsız olarak güncellenir. Eğitim öncesi eğitim materyalleri hazırlığı yapılır. Eğitim dış eğitim ise, eğitim dokümanlarını eğitmenin kendisi temin eder. Eğitim iç eğitim ise, dokümanlar Akademi portal e eklenir veya operasyon ekibinin desteği ile basılı olarak temin edilir. Eğitim günü, eğitim şehir dışında değilse, eğitim salonuna gidilerek, sınıf düzeni, eğitim materyalleri, eğitmenin diğer talepleri ve katılımcı imza formu / eğitim değerlendirme formları kontrol edilir. Eksikler varsa temini sağlanır. Eğitim günü, Program sorumlusu tarafından eğitim açılışı yapılır. Eğitim sonunda yoklama ve değerlendirme formları alınarak, eğitim yönetimi sistemine, katılımcıların katılım statülerinin girişi (katıldı- katılmadı şeklinde) yapılır. Sonrasında, eğitim programı ve eğitmen değerlendirme notları, sisteme kişi bazlı olarak girilir. Eğitimin sınavı varsa, sınav sonuçlarının sistemsel girişi yapılır. Eğitim dış eğitimse, gelişim ortağından fatura gelir. Faturaya, eğitim bilgileri yazılarak satınalma bölümüne gönderilir. Fotokopisi ise, ilgili eğitimin Akademi deki fatura dosyasına konulur. 6.5 Eğitim / Gelişim Faaliyetlerinin Raporlanması Programın Raporlanması XXXXX Akademi TOR ekibi tarafından hazırlanan raporlarda, eğitim gelişim yöntemleri ile ilgili yapılan her türlü faaliyet ve bölüm-birim hedeflerinin sayısal sonuçları bulunur. Raporların hedef kitleleri XXXXX, Bayiler,Grup Şirketler ve XXXXX ekosistem dışında kalan katılımcılardan oluşmaktadır. (Üniversite öğrencileri,bakım çözüm ortaklarımız gibi ) Raporlar Haftalık, aylık, quarter ve yıllık dönemlerde hazırlanır. XXXXX Akademi periyodik olarak haftalık CXO Raporu, aylık Scorecard, aylık katılım raporu, 3 aylık İnsan Kaynakları Raporu ve 3 aylık Erm Metrics raporunu hazırlar ve yayınlar. Sayfa : 5/8

6 Haftalık CXO Raporunda; haftalık gündem takip edilir. XXXXX Akademi Bölüm Yöneticisi ve İş Destek Genel Müdür yardımcısı ile paylaşılır. Scorecard aylık olarak hazırlanır ve XXXXX Akademi Müdürü ve İş Destek Genel Müdür yardımcısı ile paylaşılır. Katılımcı sayısı saatler, readiness scorelar, uzaktan öğrenme ve alternatif öğrenme kanalları vb.. sayısal verilerin yanında sözel olarak ifade eden olumlu ve olumsuz gelişmeler belirtilir.. Katılım raporları da aylık olarak tüm XXXXX ve Grup İK/Eğitim yöneticileri ile paylaşılır. İçeriğinde ilgili grup şirket katılımcılarının XXXXX Akademi tarafından planlanan eğitimleri ile ilgili katılım statüleri liste halinde gösterilmektedir İnsan Kaynakları Raporu çeyrek dönem bazında hazırlanır.insan kaynakları faaliyet raporları ile birleştirilmek üzere Erm bölümüne teslim edilir. Erm tüm insan kaynakları faaliyetleri ile beraber XXXXX bölüm yöneticilerine gönderir. Raporun içeriğinde kişibaşı eğitim saati, readiness score ve yatırım bilgileri bulunmaktadır. Erm Metrics Raporu çeyrek dönem bazında hesaplanır, Erm bölümüne konsolide etmesi için gönderilir. Rapor İş Destek Genel Müdür yardımcısı ile paylaşılır. Raporda kişibaşı eğitim sayısı kişi başı eğitim saati, yatırım bilgileri ve readiness score bilgileri yer alır. 6.6 Eğitim / Gelişim Bütçe Yönetimi AOP (Yıllık Bütçe süreci) Akademide bütçe Eğitim bütçesi ve Bölüm bütçesi olmak üzere iki ayrı bütçe olarak yönetilmektedir. Eğitim bütçesi, XXXXX çalışanları için planlanan eğitimlerin planlandığı bütçedir. Bölüm bütçesi ise akademi çalışanlarının genel giderleri ve bölümün operasyonel giderlerinin planlandığı bütçedir. Bütçe çalışmaları, XXXXX Finans fonksiyonu altında yer alan budget planning & controlling bölümünün yayınladığı yıllık bütçe zaman planı doğrultusunda hazırlanır ve ilgililere sunulur. Bütçe zaman planının yayınlanmasının ardından, akademi bölüm yöneticisi ve iş destekten sorumlu genel müdür yardımcısı Akademinin hedeflerini ve önceliklerini belirledikleri bir toplantı yapar ve bu toplantının çıktıları akademide ilgili kişilerle paylaşılır. Stratejilerin oluşturulmasının ardından ilgili program yöneticileri akademideki bütçe ekibinin hazırlamış olduğu ve ortak alanda yer alan Excel modellerine, öngörüleri doğrultusunda oluşturdukları bütçe kalemlerini ve maliyetlerini girer. XXXXX çalışanlarının profilleri ve ihtiyaçlarına göre segmente edilen ve program yöneticilerinin ayrı ayrı hazırladığı eğitim programları ile ilgili parametrik model bütçeler akademi bütçe ekibi tarafından konsolide edilir. Bütçe teklifi akademi bütçe ekibi tarafından, finansal perspektif kapsamında geçmiş yıllar trendleri, şirket hedeflerine paralellik vb. kriterler göz önünde bulundurularak, hazırlanan sunumlarla akademi bölüm yöneticisinin onayına sunulur. Onaya sunulan bütçe gelen geri bildirimler ile revize edildikten sonra onay alınması için daha sonra iş destekten sorumlu genel müdür yardımcısına sunulur. Gerekli onaylar alındıktan sonra XXXXX de bütçe sürecinin asıl sorumlusu olan ekibe ilgili parametrik modeller gönderilir. Aynı zamanda bütçe verileri şirketin kullandığı bütçe programına hyperion a veri olarak girilir Bütçe Takibi ve Raporları Sayfa : 6/8

7 Her ay sonu muhasebenin ay kapanışını gerçekleştirmesinden sonra sistemden muavin kayıtlarına bakılarak, gerçekleşen giderler program bazında takip edilir. Gerçekleşen ayların bütçeden sapma nedenleri ile ilgili açıklamalar program sorumlularından alınır. Gelecek aylarda oluşması beklenen giderler için program sorumlularından tahminlerini revize etmeleri istenir ve ortak alanda oluşturulan Excel tablosuna girişler yapılarak konsolide edilir. Gerçekleşen ayla ilgili bölüm ve grup şirketlere faturalandırılacak eğitimler belirlenir ve muhasebeye iletilir. 7. İŞ AKIŞI REVİZYON NEDENİ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon İçeriği 20/09/ Elektronik Sisteme Geçiş 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu prosedür, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile prosedür arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 7/8

8