KAMU YÖNETİMİ BECERİLER VE ARAÇLAR

Transkript

1 İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİĞİNİN ARTTIRILMASI EŞLEŞTİRME PROJESİ TR-2009-IB-JH-02 KAMU YÖNETİMİ BECERİLER VE ARAÇLAR EĞİTİCİ KİTABI ANKARA 2012

2 Bu eğitim materyali, TR-2009-IB-JH-02 numaralı İcra Dairelerinin Etkinliğinin Arttırılması adlı eşleştirme projesi kapsamında hazırlanmıştır. Proje ekibi, aşağıdaki gibidir: PROJE LİDERİ Muharrem Ürgüp YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI MEVKİDAŞI İbrahim Cansız PROJE LİDERİ José de la Mata Amaya Dionysia Kallinikou YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI Aránzazu Alameda López Eğitim materyalinin hazırlanmasına katkıda bulunan yazarlar Theodore Tsekos Petros Giannoulatos Bu yayımda ifade edilen görüşler Avrupa Komisyonunun görüşlerini yansıtmamaktadır. The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the European Commission.

3 İ Ç İ N D E K İ L E R Eğiticiler İçin Metodolojik Kılavuz...1 Çoktan Seçmeli Anket...13 Tetikleyici Soru...26 Vaka Çalışmaları ve Çözümleri...27

4

5 KAMU YÖNETİMİ BECERİLERİ VE ARAÇLARI MODÜLÜ KAMU YÖNETİMİ BECERİLERİ VE ARAÇLARI MODÜLÜ EĞİTİCİLER İÇİN METODOLOJİK KILAVUZ KAMU ÇALIŞANLARI EĞİTİMİNE YÖNELİK YENİ BİR METODOLOJİ 1. Geleneksel eğitim metodolojisi neden yetersiz? Şimdiye kadar, kamu yönetimine ilişkin eğitim yaklaşımları, geleneksel ve formel eğitim metotlarıyla belirlenmiş bir çerçeve ile sınırlıydı. Bu çerçeve ise; Söz konusu kurumun, teşkilatlanma ve yönetim sorunlarına ilişkin bulanık ve çözülmemiş girdiler. Söz konusu sorunlu alanları belli belirsiz hedef alan sadece teorik modeller. Sınıf sistemine dayalı eğitim tekniklerine dayanmaktaydı. Bu geleneksel modelde, eğitim ihtiyaçları, kamu kurumlarında sorunlu durumların tespiti aracılığıyla eğitim ihtiyaçları belirlenmektedir. Analiz, genel çerçeveler oluşturmakta, ideal ilke türleri ve metodolojiler sunmaktadır. Müfredat tasarım süreci, ideal ilke türleri ve metodolojilerini genel bilgi paketleri halinde sunmaktadır. Sınıf sistemine dayalı eğitim, hç etkileşim olmaksızın veya yetersiz bir etkileşimle farklı çalışma ortamlarından gelen tüm eğitim alanlara, genel ve standart bilgiyi ideal tür olarak vermektedir. Bunun üzerine eğitim alanların, verilen 1

6 genel bilgiyi kendi çalışma ortamı koşullarında benimsemesi ve genel metodolojileri somut alan faaliyetlerine aktarmaları beklenmektedir. Benimseme süreci, kurulu düzene yeniliğin sunulması, eğitim alanın, daireye döndüğünde fazladan ciddi bir miktarda çaba göstermesini gerektirmektedir. Eğitim almış çalışanlar, benimseme sürecini ya tamamen terk eder ya da kısmen uygularlar ve aşina oldukları sisteme geri dönerler. Zayıf politika çıktıları ve sonuçları da ortaya çıkmaya devam eder. Bu genel bilgiyi, gerçek çalışma özelliklerinden ayırarak, bu öğrenme modeli, genel bilgi şemasını spesifik çalışma modellerinin etkin etkileşiminden koparmaktadır. Sınıf sistemine dayalı model, benimseme sürecini eğitim prosedürünün dışındaki özel koşullara bırakmaktadır. Bu da yeni bilginin ve eğitim alan grubun gerçek çalışma koşullarının entegrasyonunu engellemektedir. 2. Kamu çalışanlarının eğitimi için modern ve etkin bir metodoloji nedir? Tüm bunların aksine, yenilikçi bilgi buluşları, çalışmaya dayalı eğitim ile sağlanmalıdır. Donatılmış alan bireylerinden oluşan çalışma grupları, gerçek çalışma faaliyetlerinin somut yapısal ve işlevsel açılarını değerlendirmek ve incelemek için model ve bilgi temellerini kullanmaktadır. İş temelli çıktılar ve sonuçlar, genel modellerin aksine somut ve spesifik süreçleri, yapıları ve performansı değerlendirmek ve izlemek adına eğitim alanlara bir veri oluşturabilir. İşe döndükten sonra, eğitim materyalleri daha fazla inceleme, değerlendirme ve günlük işlemlerin gelişimi için kullanılabilir. (Kaynak T. Tsekos.Towards integrated policy making: remedying the public action dichotomy through information and communication technologies and learning. Politika koymaya doğru: Kamu hareketi ikileminin bilgi ve iletişim teknolojileri ve öğrenme ile düzeltilmesi Rosenbaum A., Gajdosova L. (2003), (eds) State Modernization and Decentralization: Implications for Education and Training. Proceedings of the joint IIASIA-NISPAcee Conference Devlet Modernizasyonu ve Adem-i Merkeziyet: Eğitim ve Öğrenim Gereklilikleri.IIASIA-NISPAcee 2

7 Karma Konferansı ) 3. Söz Konusu Eğitim Modelinin Felsefesi Tüm bu sebeplerden, bu eğitim modülünün tasarım felsefesi aşağıdaki gibidir: Teorik bilgi transferi kısa ve kapsamlı olmalı ve eğitim alanlara anlaşılır metodoloji ve araçlar kullanarak açıklayıcı bir altyapı bilgisi sunmayı hedeflemelidir. Daha kapsamlı metodolojik rehberlik, icra dairelerinde işlerin geliştirilmesi ve sorun çözmek adına gereken adımları açıklamakta ve öneriler sunmaktadır. Anketler ve şablonları değerlendirme formları gibi somut araçlar metodolojik çerçeveyi tamamlamaktadır. Eğitim materyali üç bölüme ayrılmıştır: Tanıtıcı bir bölüm olan giriş bölümü, kamu yönetimindeki yeni roller ve metodolojilere yönelik kapsamlı bir genel açıklama sunmaktadır. Bu bölüm, eğitim alanların icra dairelerinin işleyeceği ve karşılaşacakları yeni güçlükleri anlamaları için gereklidir. Bu bölüm, kamu yönetim teknikleri ve ilgili yeteneklerin icra müdürleri için neden gerekli olduğunu açıklamaktadır. İkinci bölüm, günlük idari işlerin planlaması, organizasyonu ve uygulanması dahil olmak üzere Teşkilat ve İşlemler Yönetimine ilişkin kapsamlı bir analizini sunmaktadır. İcra müdürleri, söz konusu icra dairesinin özelliklerini standart prosedürlere uydururken yapısal ve işlevsel konularla kapsamlı bir şekilde ilgilendiğinden bu bölüm vazgeçilmezdir. İcra dairelerinin özellikleri alan koşullarından doğmakta ve kolektif etkinliğin ve dairenin bireysel performansı konusunda çok büyük önem taşımaktadır. Elbette standart prosedürlerin dikkatle uygulanması gerekmektedir ama bu, değişmez ve tamamen tek tip bir şekilde uygulanacağı anlamına gelmemektedir. Değişen somut şartlara uyum sağlamak, performans için son derece gereklidir ve bu yüzden icra müdürleri için standart süreci düzenlemek son derece önemlidir. 3

8 Üçüncü bölüm ise istihdam, takım oluşturma, takım yönetiminin yanı sıra performans değerlendirme ve iyileştirme konuları da dahil olmak üzere İnsan Kaynakları ve Performans Yönetimi ile ilgilidir. Bu bölüm, icra müdürlerinin ağırlıklı olarak takım lideri olması gerektiği için önemlidir. Bu yüzden, öncelikle bir hizmet birimini nasıl, ortak olarak yerleştirilmiş personel yığınından ziyade işbirlikçi ve işleyen bir takıma dönüştüreceklerini daha sonra da nasıl rehberlik edeceklerini, motive edeceklerini, inceleyeceklerini, değerlendireceklerini ve astlarını nasıl geliştirmeye yardım edeceklerini öğrenmeleri gerekmektedir. Temel metin aşağıdakilerle tamamlanmıştır: 1. Asıl olarak eğiticilerin kullanımına yönelik bir power point sunumu. Bu materyal, temel metnin ana hatlarını taşımakta ve tartışılacak konuların kapsamlı bir görüntüsünü sunmaktadır. Her ne kadar kapsamlı olarak metni kapsamasa da, power point yalnızca anahtar kelimelerle limitli değildir ve söz konusu noktanın kısa ama tam bir açıklamasını sağlamaktadır. 2. Sorun çözmeye yönelik uygulamalı örneklerden oluşan dört vaka çalışması, eğitim alanlara eğitim materyalinde verilen metodolojik adımların kullanmasını sağlamakta ve verilen ilgili araçlarla bağlantılı olarak, gerçekçi icra dairesi senaryoları üzerinde çalışıp, kendi uygulamalı çözümlemelerini geliştirmelerine imkan tanımaktadır. Her bir vaka için uygun bir davranış biçimi önerilmiştir. Bir soru ile de grup çalışması ve açık oturum yapılması sağlanmıştır. 3. Eğitim kursuyla birlikte algıların ve bilginin iyileştirilmesini değerlendiren bir değerlendirme aracı ile gelen ve 20 soruluk bir değerlendirme testi, 4

9 3. Eğitimin Yapısı MODÜL ÜNİTE ETKİNLİK ZAMAN TOPLAM SÜRE Ön test 20 ÜNİTE 1 Kamu kurumunun yeni rolleri ve metodolojileri Sunum 1 - Soru & Cevap 1.30 Bir soru ile çalışma grupları 40 3 saat Soru & Cevap, açık oturum 30 Sunum 2 - Soru & Cevap 1.30 Yönetsel Beceriler ve Araçlar ÜNİTE 2 Teşkilat ve İşlemler Yönetimi Vaka Çalışması 1 Grup çalışması 35 3 saat Açık oturum. Grup sunumu 25 Sunum 3 Soru & Cevap 1.30 ÜNİTE 3 İnsan Kaynakları ve Performans Yönetimi Vaka Çalışması 2 Grup çalışması 30 Açık oturum. Grup sunumu 30 3 saat DEĞERLENDİRME Değerlendirme testi 30 5

10 Eğitim faaliyetinin türü Eğitim materyali bölümü Çalışma yöntemi Süre Ön test ÇOKTAN SEÇMELİ ANKET İlk anket sayfasını dağıtın, bitirmek için yirmi dakika verin ve biten anketleri toplayın. Bu aşamada yorumlama veya sonuçların sunumu yapılmayacaktır. Bu modüle ilişkin eğitimin sonunda doğru cevaplar sunulacak ve tartışılacaktır. 20 Sunum GİRİŞ: MODERN KAMU KURUMLARINDA KAMU YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR ADMINISTRATION Slayt 2 Spesifik olsa da eşsiz ya da izole olmadığından icra dairelerinin değişime olan ihtiyacını açıklayın. Dünya çapında devlet değişiminin daha geniş dinamiklerinin parçasıdır. Kamu Kurumlarının günümüzde sadece kamu çıkarının sağlayıcısı değil aynı zamanda hizmet veren ve bu bağlamda da idari işlerin hukuki açısıyla paralel olarak kamu yönetimi teknikleri önem kazanmaktadır. 10 Kamu yönetimi potansiyelini arttırmak için stratejilerin boyutları olarak modülün içeriğinin kısaca sunulması. 6

11 Tanımlar üzerinde çok fazla zaman harcamayın. Kamu kurumlarına odaklanan işlevsel bir tanım yapın; (1) politik bir tabaka, (2) idari bir tabakadan oluşan politika uygulama mekanizması Sunum ÜNİTE 1: MODERN KAMU KURUMLARINDA YENİ ROLLER VE ZORLUKLAR Kamu kurumlarının yalnızca bir hukuk uygulama aracı olmadığı ve üretici bir mekanizma olmasına vurgu yapın. 10 Slaytlar 3-6 Çıktılar ve sonuçların yanı sıra düzenleyici ve yeniden dağıtıcı kamu ürünlerinin ayrımını yapın. İş ve kamu yönetimi aralarındaki ortak işlevler ve farklı amaçlar ve çevreler konusuna değinin Sunum KAMU FAALİYETİNİN ÇAĞDAŞ ORTAMI Slaytlar 7-10 Odak noktası : (a) sürekli devinen ve artan sosyal ihtiyaçlar (b) durumların ve davaların karmaşıklığının artması (c) açık ve rekabetçi ortam Kamu kurumunun sekiz yeni özelliğini numaralandırıp, kısaca inceleyin. Bu özellikler daha sonra grup çalışması ve açık oturum için kullanılacaktır. 20 Sunum POLİTİKA YAPMANIN GELİŞTİRİLMESİ Politika oluşturma ikileminin, kurum içi ve kurumlar arası iletişim ve işbirliği engellerinin sonucu olduğunu açıklayın. Bu gibi engellerin kaldırılmasının gerekliliğini vurgulayın. 30 Slaytlar Hem sorunlu, hem de durumun iyileşmiş halini görselleştirmek için Şekil 1 ve 4 ü kullanın. 7

12 Sorular ve tartışma POLİTİKA OLUŞTURMA İKİLEMİ Eğitim alanlardan, icra daireleri ve icra dairelerinin Adalet Bakanlığı ile diğer Bakanlıklar ve kamu kurumları ile etkileşimleri açısından olası kurum içi ve kurumlar arası iletişim ve işbirliği engelleri konusundaki görüşlerini ifade etmelerini talep edin. 20 Çalışma grupları ve açık oturum TETİKLEYİCİ SORU Eğitim alanları 5 ila 8 kişilik gruplara ayırın. Grupların, birbirlerini rahatsız etmemek için farklı odalarda veya birbirlerine en uzak noktalarda oturmaları gerekmektedir. Gruplara tetikleyici soru yu dağıtın. Aralarında konuşmaları için 30 dakika verin. Sonuçlarını gösterebilmeleri için flip-chart kullanmalarını rica edin. Power point sunumu ve eğitim kitapçığının ilgili noktalarına atıfta bulunmalarını isteyin. Grubun ulaştığı sonuçları sunması için bir sözcü seçmelerini talep edin. Eğitim alanların sonuçların sunumunda yorum yapmalarını sağlayın. (20 ) 60 ARA 10 Sunum ÜNİTE 2 : TEŞKİLAT VE İŞLEMLER YÖNETİMİ -TEŞKİLATIN TANIMI -ÜRETİCİ BİR PROSEDÜR OLARAK İDARİ SÜREÇ Slaytlar Tanımlamayı verin. Teşkilatın, bileşenlerinin, kurumsal alt sistemlerinin üretken bir süreç olduğuna ve işbirliğine duyulan ihtiyaca değinin. Girdileri, süreci, çıktıları, sonuçları ve geri bildirimi açıklayın. Şekil 8 ile çalışın. 10 8

13 Sunum SÜREÇ YAPISI VE STANDARDİZASYON Slaytlar Süreci, değer katan adımlar silsilesi olarak tanımlayın. Bileşenleri inceleyin ve standardizasyona duyulan gereksinimi vurgulayın. Yalnızca yasal hükümlerin süreç birliği sağlamayacağı ve ilave standardizasyon çabaları gerektiğini anlatın. Şekil 8 ile çalışın. 10 Pratik Uygulama SÜREÇ STANDARDİZASYON ARACININ KULLANIMI Tablo 1 ile çalışın. Bir örnek verip, eğitim alanlara her adım için kendi örneklerini vermelerini söyleyin. 30 Slayt 24 Sunum KURUMSAL GELİŞİM SÜRECİ İYİLEŞTİRME VE SADELEŞTİRME Slaytlar Teşkilatın iyileştirilmesini, yapıların, işleyişlerin ve sonuçların düzenlenmesi adına değişim yönetimi olarak açıklayın. Süreç iyileştirmesini, süreç sadeleştirilmesi ile bağdaştırarak, sağlıklı bir süreç kriteri sunun. İş Süreci Yapılandırmasını sadeleştirme ve gelişme metodolojisi olarak tanıtın. 20 Pratik Uygulama SÜREÇ SADELEŞTİRME ARACININ KULLANIMI Slaytlar Tablo 2 ile çalışın. Adımları açıklayın. 31 ve 32nci slaytlar ve eğitim materyalinde bulunan pratik paradigmaları kullanın. Eğitim alanlardan, her adım için çalışma ortamlarından örnekler vermesini isteyin. 30 Sunum 2.2. İŞLEMLER YÖNETİMİ İDARİ PLANLAMA Slaytlar Planlama seviyeleri be bunların strateji ve uygulama ile ilgili bağlantılarını açıklayın. Planlama, uygulama ve değerlendirmenin farklı seviyelerdeki ilişkilerini görselleştirmek için Şekil 9 u kullanın 15 9

14 Sunum HEDEFLERLE YÖNETİM Slaytlar Hedeflerle Yönetimin baştan aşağı planlama ve aşağıdan yukarıya değerlendirme boyutlarını açıklamak için Tablo 10 u kullanın Düzeltici önlemler için denetleme ve süregiden değerlendirmenin önemini vurgulayın Hedef düzenlemesinin önemine işaret edin. Ast ve üst hiyerarşik seviye başarıları arasındaki doğrudan bağlantılar ve kararlaştırılmış hedeflere vurgu yapın. 10 Çalışma grupları ve açık oturum VAKA ÇALIŞMASI 1 Eğitim alanları 5 ila 8 kişiden oluşan gruplara ayırın. Grupların, birbirlerini rahatsız etmemek için farklı odalarda veya birbirlerine en uzak noktalarda oturmaları gerekmektedir. Gruplara Vaka Çalışması 1 in sadece ilk kısmını dağıtın. 30 dakika kendi aralarında tartışmalarına izin verin. Sonuçlarını gösterebilmeleri için flip-chart kullanmalarını rica edin. Power point sunumu ve eğitim kitapçığının ilgili noktalarına atıfta bulunmalarını isteyin. Grubun ulaştığı sonuçları sunması için bir sözcü seçmelerini talep edin. Eğitim alanların sonuçların sunumunda yorum yapmalarını sağlayın. (20 ) 50 ARA 5 Sunum ÜNİTE 3 İNSAN KAYNAKLARI VE PERFORMANS YÖNETİMİ Slaytlar Kısaca ana işlevlere ve uzmanlaşmış veya iyi eğitim almış İKY personeline duyulan gereksinimden bahsedin. 5 10

15 Sunum LİDERLİK VE MOTİVASYONA İLİŞKİN TEORİLER Slaytlar Kısaca temel teorilerden bahsedin. Maslow un ve Blake ve Mouton un teorilerinden daha detaylı söz edebilmek için Şekil 11 ve 12 yi kullanın. McGregor un X ve Y Teorisi ile Stacey Adams ın Eşitlik Teorisi ne biraz daha vurgu yapın. Maaşın performans için bir inisiyatif olmadığını, sadece memnuniyetsizlik getiren bir unsur olduğunu belirtin. (Herzberg e göre Hijyen unsuru) 15 Sunum YENİ BİR LİDERLİK TÜRÜ : HİZMETLİ LİDER Slaytlar Hizmetli-lider paradigmasını, modern kamu idarelerinin karşılaştığı güçlüklere daha çok uyum gösteren bir liderlik modeli olarak tartışın. 5 Sunum TAKIM LİDERİ OLARAK İCRA MÜDÜRÜ Slaytlar Şekli idari bir birimle, çalışan bir takımın arasındaki farkları açıklayın. Takım kurmak ve onları idare etmek adına icra müdürlerinin sahip olduğu rolün önemini vurgulayın. Takım çalışması ile performans arasındaki bağlantıları gösterebilmek için Şekil 13 ü kullanın. 10 Sunum PERFORMANS YÖNETİMİ Slaytlar Programlama ve değerlendirme açısından temel araçlar olarak hedef belirlemenin önemi ve Bireysel Performans Planlarının yararlılığını açıklayın. 15 Pratik uygulama PERFORMANS PLANLAMA ARACININ KULLANIMI Slaytlar 57 Tablo 3 ile çalışın. Farklı alan ve adımları açıklayın. Eğitim alanlardan, her adım için kendi çalışma ortamlarından örnekler vermesini talep edin. 20 Sunum PERFORMANS DEĞERLENDİRME Slaytlar Bireysel ve kolektif performans değerlendirmenin önemini vurgulayın. Performans tespiti için standardize bir form, ilgili kriterler be puanlama skalaları tanımlayın

16 Pratik Uygulama İCRA DAİRESİNİN KURUMSAL GELİŞİMİ İÇİN DEĞERLENDİRME ARACININ KULLANIMI Slaytlar 63 Tablo 4 ile çalışın. Farklı alan ve adımları açıklayın.. Eğitim alanlardan, her adım için kendi çalışma ortamlarından örnekler vermesini talep edin. 20 Çalışma grupları ve açık oturum VAKA ÇALIŞMASI 2 Eğitim alanları 5 ila 8 kişiden oluşan gruplara ayırın. Grupların, birbirlerini rahatsız etmemek için farklı odalarda veya birbirlerine en uzak noktalarda oturmaları gerekmektedir. Gruplara Vaka Çalışması 2 nin sadece ilk kısmını dağıtın. 30 dakika kendi aralarında tartışmalarına izin verin. Sonuçlarını gösterebilmeleri için flip-chart kullanmalarını rica edin. Power point sunumu ve eğitim kitapçığının ilgili noktalarına atıfta bulunmalarını isteyin. Grubun ulaştığı sonuçları sunması için bir sözcü seçmelerini talep edin. Eğitim alanların sonuçların sunumunda yorum yapmalarını sağlayın. (20 ) 50 Değerlen dirme DEĞERLENDİRME TESTİ İkinci anket kağıdını dağıtın. Tamamlamaları için 20 dk verin. Doğru cevapların bulunduğu kağıdı ve değerlendirme formunu dağıtın. Eğitim alanlardan, bu eğitim modülünün giriş bölümünde ilk kağıda verdikleriyle kıyaslayarak öz değerlendirmeye devam etmelerini isteyin. Değerlendirme formunu uygun olarak doldurmalarını ve talimatlara göre gelişimlerini hesaplamalarını isteyin. Cevaplar ve açıklamalar sunun. Eğitim sürecine bağlı olarak çalışma ortamlarına dair algılarının nasıl değiştiğini tartışın

17 Ç O K T A N S E Ç M E L İ A N K E T [İlk sayfa. Giriş bölümünde kullanılacak] 1. Size göre Kamu Kurumu nasıl algılanmalıdır: i. Özel sektörün faaliyetlerini kontrol etmek ve vatandaşların ve iş yerlerinin olası hatalarını engellemeyi hedefleyen profesyonel bir kuruluş ii. Kamu politikalarını başarılı bir şekilde geliştirip, uygulamak için insan kaynaklarını, yasal, kurumsal ve teknik araçlarla birleştiren üretken bir sistem. iii. Belirli bir toplumun düzenli işlemesi için gereken normatif ve düzenleyici faaliyetlerini devralan bir kanun koyma ve icra etme mekanizması. 2. Kamu Kurumunun teşkilata ve işlemlere ilişkin araç ve yöntemleri: i. Özel sektörde kullanılanlarla kısmen ortaktır; çünkü iş sektöründe başlangıçta geliştirilen standart araçlar, kamu sektörünün spesifik özelliklerine uyarlandığında çok etkin bir hal alabilir. ii. Özel sektörde kullanılanlardan çok farklıdır çünkü özel sektörde üretken ve ekonomik araçlarken, kamu sektöründe temel olarak hukuki ve normatif araçlardır. iii. Özel sektörde kullanılanla benzerlik göstermektedir, çünkü hem işletmeler hem de kamu kurumları ilgili hedeflerine ulaşmayı amaçlamaktadır. 13

18 3. Bir kurumun içerisindeki ve kurumlar arasındaki hiyerarşik seviyelerde iletişim ve işbirliği: i. Çok zaman gerektirdiğinden ve karışıklık ile çatışmalara neden olduğundan görevlerin tam olarak açıklanması ve standardizasyonu ile asgariye indirilmelidir. ii. Hiyerarşik kontrolün sağlanabilmesi için bir kamu kurumu içerisinde yukarıdan aşağıya doğru ilerlemeli ve faaliyetlerin çakışması ve çatışmalardan kaçınmak için kamu kurumları arasında asgari seviyede olmalıdır. iii. Hem kamu kurumları içinde hem de arasındaki iki yönlü iletişim ve işbirliği sistematik ve planlı olmalıdır, çünkü idari faaliyetler karmaşıktır ve farklı ama gerekli uzmanlıklarla çok sayıda kurumsal bireyi kapsamaktadır. 4. Size göre, Kamu Kurumlarının yetkilerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Devletin rolü zamanla değişmediğinden kamu kurumunun yetkileri de süreklidir. ii. Kamu kurumları, eskiden beri süregelen ama sürekli devinen rolünü yerine getirebilmek için, daimi bir değişim içinde olan ortama ayak uydurarak, geleneksel yetilerini yenilikçi bir tutumla sunabilmeli ve yeni güçlüklerle başa çıkabilmelidir. iii. Kamu kurumları, sosyal ve ekonomik olarak sürekli devinen bir ortamda işlemektedir ama özel sektör ortaya çıkan tüm yeni işlemleri devralmaktadır, bu yüzden de kamu kurumlarının yetki ve rolleri değişmez kalmaktadır. 5. Kamu kurumları, i. Dahili olarak farklılaştırılmış mekanizmalardır ve dolayısıyla parçalı faaliyetlerin birleştirilebilmesi için özel çabalar gerekmektedir. ii. Dahili olarak birlik içinde mekanizmalardır çünkü yasal hükümlere ilişkin uygulama birliğine sahiptirler. iii. Dahili olarak farklılaştırılmış mekanizmalardır ama her birimin kendi yetileri ve faaliyet yelpazesi olduğu sürece özel bir çaba gerektirmemektedir. 14

19 6. Size göre, kamu kurumlarının prosedürlerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Prosedürlerin tektipliği kanunlarca sağlanmıştır ii. Prosedürlerin birliğine gerek yoktur, çünkü her birey görevlerini daha etkin yerine getirmek için tecrübeyle kendi bireysel yöntemini geliştirmektedir. iii. İdari faaliyetler üzerinde kontrol, öngörülebilirlik ve şeffaflığı azamiye çıkarmak için süreç standardizasyonu aracılığıyla prosedürlerin birliği gereklidir. 7. Kamu kurumlarında değişim: i. Mekanik bir prosedür olduğundan kaçınılmazdır: kamu kurumları, çalışanların kişisel davranışlarını tecrübeye bağlı değiştirmeleri sebebiyle otomatik olarak çevrelerindeki her değişime ayak uydururlar. ii. Kaçınılmaz olsa a otomatik değildir. Sistematik ve planlı bir gelişme gerekmektedir. iii. Olumsuzdur, çünkü kamu kurumlarının istikrarlı ve dengeli işleyişini bozar. 8. İdari süreçler standartlaştırıldığında i. Sürekli değerlendirme ve geliştirme gerektirir ii. Kanun değiştirildiğinde otomatik olarak değişir iii. Tam olarak değişmesine gerek yoktur çünkü standartlaştırılmıştır. 9. İdari süreçlerin i. Çoklu denetimler, kontroller ve dengeler aracılığıyla kamu çıkarını temin etmek için yeterli derecede karmaşık ve çok aşamalı olmaları gerekmektedir. ii. Kanunlarla belirlenmesi gerekmektedir. iii. Hem kullanıcılar hem de çalışanlar tarafından anlaşılması kolay olması ve ele alınabilmesi için sade ve kapsamlı olmaları gerektirmektedir. 15

20 10. Bir icra müdürü, i. Bakanlık hizmetleri tarafından üretilen standart süreçleri birlik içerisinde uygulamalıdır. ii. Standart süreçleri yerel koşullara uyumlaştırarak süreç standardizasyonu ve sadeleştirmeye dahil olmalıdır. iii. Süreçlere karışmaktan kaçınmalı ve personeli işlerini yasal hükümlere göre yapma konusunda rahat bırakmalı. 11. İdari planlama, i. Faydalı bir metodoloji değildir. Planlama, özel sektör için bir araçtır. ii. Bir kamu kurumunun faaliyetlerine rehberlik etmek ve denetleme, değerlendirme ve gelişmeyi kolaylaştırmak için gereklidir. iii. İcra dairelerini kapsamamaktadır çünkü merkezi bir temelde yapılmalıdır. 12. Bir kamu kurumu, i. Performansını değerlendirmek ve işlemlerini idare etmek için kesinlikle hedefler koymalıdır. ii. Yasal hedefleri zorunlu olarak uyguladığından hedefler koyamaz. iii. Hiyerarşik emirler ve yönergeler uyması gerektiği sürece hedeflere ihtiyacı yoktur. 13. Performans göstergeleri i. Sayısal değerler ve metrik hesaplar içerdiğinden yalnızca mali birimler tarafından kullanılabilir. ii. Her türlü kamu kurumunda uygulanmalıdır iii. Özel olarak pazar bazlı faaliyetlerde kullanılan bir araç olduğundan genel olarak kamu sektöründe kullanılamaz. 14. Size göre, insan kaynakları sebeplerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Kamu kurumlarında inisiyatife gerek yoktur çünkü kamu görevlileri hukuki yükümlülüklere uyum göstermek zorundadır. ii. Çalışanları yalnızca maddi inisiyatifler motive eder iii. Psikolojik inisiyatifler maddi olanlardan daha önemlidir. 16

21 15. Bireysel faaliyetlerin planlanması : i. Bireysel performansın denetlenmesi ve gelişmesini kolaylaştırmak için gereklidir. ii. Bireysel faaliyetler şansa ve kişisel ruh haline bağlı olduğundan ve doğaçlama gerçekleştiğinden mümkün değildir. iii. Pek çok görevi içerdiğinden dolayı bireylere değil, sadece gruplara uygulanabileceğinden mümkün değildir. 16. Bireysel faaliyetler ve performansa dair beklenen seviyeler: i. İcra müdürü ve personeli arasında kararlaştırılmalıdır ii. Hiyerarşik emirler doğrultusunda belirlenir iii. Kanunlarca belirlenir 17. Bir kamu kurumu: i. Ortak hedefleri olan işbirliği içerisinde bir takımdır ii. Müdür tarafından yönlendirilen hiyerarşik bir mekanizmadır iii. Görevlerin kanunlarca belirlendiği statüler birliğidir. 18. Bir icra müdürü: i. Personelinin kişisel sorunlarını dikkate almaksızın sonuca odaklanmalıdır. ii. Personele baskı uygulayarak, daire içerisinde gerginlik olmasını engellemelidir. iii. Hedeflere ulaşmak için takım çalışmasını koordine etmelidir. 19. Bir icra müdürü i. Dairesinin hiyerarşik başkanı olmalıdır ii. Bir takım lideri olmalıdır iii. Bir kanun uygulayıcı olmalıdır. 20. Değerlendirme temel olarak i. Terfi alabilmek için çalışanları puanlama sürecidir. ii. Aksaklıkları tespit etmek ve disiplin yaptırımları uygulamak için bir yöntemdir. iii. Performans gelişimini sağlayan bir araçtır. [İkinci kağıt. Son bölümde kullanılacaktır] 17

22 18

23 Ç O K T A N S E Ç M E L İ A N K E T 1. Size göre Kamu Kurumu nasıl algılanmalıdır: i. Özel sektörün faaliyetlerini kontrol etmek ve vatandaşların ve iş yerlerinin olası hatalarını engellemeyi hedefleyen profesyonel bir kuruluş ii. Kamu politikalarını başarılı bir şekilde geliştirip, uygulamak için insan kaynaklarını, yasal, kurumsal ve teknik araçlarla birleştiren üretken bir sistem. iii. Belirli bir toplumun düzenli işlemesi için gereken normatif ve düzenleyici faaliyetlerini devralan bir kanun koyma ve icra etme mekanizması. 2. Kamu Kurumunun teşkilata ve işlemlere ilişkin araç ve yöntemleri: i. Özel sektörde kullanılanlarla kısmen ortaktır; çünkü iş sektöründe başlangıçta geliştirilen standart araçlar, kamu sektörünün spesifik özelliklerine uyarlandığında çok etkin bir hal alabilir. ii. Özel sektörde kullanılanlardan çok farklıdır çünkü özel sektörde üretken ve ekonomik araçlarken, kamu sektöründe temel olarak hukuki ve normatif araçlardır. iii. Özel sektörde kullanılanla benzerlik göstermektedir, çünkü hem işletmeler hem de kamu kurumları ilgili hedeflerine ulaşmayı amaçlamaktadır. 19

24 3. Bir kurumun içerisindeki ve kurumlar arasındaki hiyerarşik seviyelerde iletişim ve işbirliği: i. Çok zaman gerektirdiğinden ve karışıklık ile çatışmalara neden olduğundan görevlerin tam olarak açıklanması ve standardizasyonu ile asgariye indirilmelidir. ii. Hiyerarşik kontrolün sağlanabilmesi için bir kamu kurumu içerisinde yukarıdan aşağıya doğru ilerlemeli ve faaliyetlerin çakışması ve çatışmalardan kaçınmak için kamu kurumları arasında asgari seviyede olmalıdır. iii. Hem kamu kurumları içinde hem de arasındaki iki yönlü iletişim ve işbirliği sistematik ve planlı olmalıdır, çünkü idari faaliyetler karmaşıktır ve farklı ama gerekli uzmanlıklarla çok sayıda kurumsal bireyi kapsamaktadır. 4. Size göre, Kamu Kurumlarının yetkilerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Devletin rolü zamanla değişmediğinden kamu kurumunun yetkileri de süreklidir. ii. Kamu kurumları, eskiden beri süregelen ama sürekli devinen rolünü yerine getirebilmek için, daimi bir değişim içinde olan ortama ayak uydurarak, geleneksel yetilerini yenilikçi bir tutumla sunabilmeli ve yeni güçlüklerle başa çıkabilmelidir. iii. Kamu kurumları, sosyal ve ekonomik olarak sürekli devinen bir ortamda işlemektedir ama özel sektör ortaya çıkan tüm yeni işlemleri devralmaktadır, bu yüzden de kamu kurumlarının yetki ve rolleri değişmez kalmaktadır. 5. Kamu kurumları, i. Dahili olarak farklılaştırılmış mekanizmalardır ve dolayısıyla parçalı faaliyetlerin birleştirilebilmesi için özel çabalar gerekmektedir. ii. Dahili olarak birlik içinde mekanizmalardır çünkü yasal hükümlere ilişkin uygulama birliğine sahiptirler. iii. Dahili olarak farklılaştırılmış mekanizmalardır ama her birimin kendi yetileri ve faaliyet yelpazesi olduğu sürece özel bir çaba gerektirmemektedir. 20

25 6. Size göre, kamu kurumlarının prosedürlerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Prosedürlerin tektipliği kanunlarca sağlanmıştır ii. Prosedürlerin birliğine gerek yoktur, çünkü her birey görevlerini daha etkin yerine getirmek için tecrübeyle kendi bireysel yöntemini geliştirmektedir. iii. İdari faaliyetler üzerinde kontrol, öngörülebilirlik ve şeffaflığı azamiye çıkarmak için süreç standardizasyonu aracılığıyla prosedürlerin birliği gereklidir. 7. Kamu kurumlarında değişim: i. Mekanik bir prosedür olduğundan kaçınılmazdır: kamu kurumları, çalışanların kişisel davranışlarını tecrübeye bağlı değiştirmeleri sebebiyle otomatik olarak çevrelerindeki her değişime ayak uydururlar. ii. Kaçınılmaz olsa a otomatik değildir. Sistematik ve planlı bir gelişme gerekmektedir. iii. Olumsuzdur, çünkü kamu kurumlarının istikrarlı ve dengeli işleyişini bozar. 8. İdari süreçler standartlaştırıldığında i. Sürekli değerlendirme ve geliştirme gerektirir ii. Kanun değiştirildiğinde otomatik olarak değişir iii. Tam olarak değişmesine gerek yoktur çünkü standartlaştırılmıştır. 9. İdari süreçlerin i. Çoklu denetimler, kontroller ve dengeler aracılığıyla kamu çıkarını temin etmek için yeterli derecede karmaşık ve çok aşamalı olmaları gerekmektedir. ii. Kanunlarla belirlenmesi gerekmektedir. iii. Hem kullanıcılar hem de çalışanlar tarafından anlaşılması kolay olması ve ele alınabilmesi için sade ve kapsamlı olmaları gerektirmektedir. 21

26 10. Bir icra müdürü, i. Bakanlık hizmetleri tarafından üretilen standart süreçleri birlik içerisinde uygulamalıdır. ii. Standart süreçleri yerel koşullara uyumlaştırarak süreç standardizasyonu ve sadeleştirmeye dahil olmalıdır. iii. Süreçlere karışmaktan kaçınmalı ve personeli işlerini yasal hükümlere göre yapma konusunda rahat bırakmalı. 11. İdari planlama, i. Faydalı bir metodoloji değildir. Planlama, özel sektör için bir araçtır. ii. Bir kamu kurumunun faaliyetlerine rehberlik etmek ve denetleme, değerlendirme ve gelişmeyi kolaylaştırmak için gereklidir. iii. İcra dairelerini kapsamamaktadır çünkü merkezi bir temelde yapılmalıdır. 12. Bir kamu kurumu, i. Performansını değerlendirmek ve işlemlerini idare etmek için kesinlikle hedefler koymalıdır. ii. Yasal hedefleri zorunlu olarak uyguladığından hedefler koyamaz. iii. Hiyerarşik emirler ve yönergeler uyması gerektiği sürece hedeflere ihtiyacı yoktur. 13. Performans göstergeleri i. Sayısal değerler ve metrik hesaplar içerdiğinden yalnızca mali birimler tarafından kullanılabilir. ii. Her türlü kamu kurumunda uygulanmalıdır iii. Özel olarak pazar bazlı faaliyetlerde kullanılan bir araç olduğundan genel olarak kamu sektöründe kullanılamaz. 14. Size göre, insan kaynakları sebeplerine ilişkin aşağıda verilen ifadelerden hangisi doğrudur: i. Kamu kurumlarında inisiyatife gerek yoktur çünkü kamu görevlileri hukuki yükümlülüklere uyum göstermek zorundadır. ii. Çalışanları yalnızca maddi inisiyatifler motive eder iii. Psikolojik inisiyatifler maddi olanlardan daha önemlidir. 22