Mali hizmetler ile stratejik plan ve programın uygulanmasında yüksek performans göstermek ve kamu idareleri içinde model bir Daire Başkanlığı olmak.

Transkript

1 1 - GENEL BİLGİLER Birim Tanımı Misyon Ege Üniversitesinin stratejik yönetim sistemine geçmesi için performans ve kalite ölçütleri geliştirip, yönetim bilgi sistemlerini kullanarak stratejik planlama çalışmalarını yapmak ve mali hizmetleri yürütmek Vizyon Mali hizmetler ile stratejik plan ve programın uygulanmasında yüksek performans göstermek ve kamu idareleri içinde model bir Daire Başkanlığı olmak Yetki, Görev ve Sorumluluklar Birimimiz 518 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu kanunda değişiklik yapan 5436 sayılı kanun gereğince kurulmuş olup yetki görev ve sorumlulukları 518 sayılı kanunun 6.maddesinde 14 fıkra ve 3 paragraf halinde sayılmıştır. Bunun yanı sıra söz konusu kanunun ikincil mevzuatı ile diğer mevzuatlarda sayılan yetki görev ve sorumlulukları da bulunmaktadır Yetki Görev Sorumluluk İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı 1

2 Tablo 4: Kapalı Alanların Hizmet Niteliklerine Göre Dağılımı Tablosu HİZMETİN NİTELİĞİ ALAN / ( m2)(212) ALAN / ( m2) Eğitim ve Araştırma* Sağlık Sosyal Kültür Spor Barınma Beslenme Atölye/Depo vb(**) 153 Ofis Alanları a)yönetim Ofisleri b)akademik Personel Ofisleri Toplam : 153 c)idari Personel Ofis, servis ve Çalışma alanları 584,9 Toplam : 584,9 Toplam : 737,9 Tablo 9: Taşınır Mal ve Malzemeler Listesi Hesap Kodu I. Düzey Kodu II. Düzey Kodu DEMİRBAŞLAR GRUBU III. Düzey Kodu IV. Düzey Kodu İtibari ile Mevcut Sayı 213 Yılında Eksilen (Adet, Miktar,Ünite) 213 Yılında Alınan (Adet, Miktar,Ünite) Döşeme Demirbaşları Temsil ve Tören Demirbaşları Koruyucu Giysi ve Malzemeler Seyahat,Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Masaüstü Bilgisayarlar Dizüstü Bilgisayarlar Tablet Bilgisayarlar Cep Bilgisayarları Diğer Bilgisayarları Bilgisayar Sunucu Kasaları ve Toplam 2

3 Ekipmanları Bilgisayar Destekli Cihazlar Bilgisayar Çevre Birimleri Teksir ve Çoğaltma Makineleri Telefonlar Sabit Telefonlar Telsiz Telefonlar Telsizler Cep Telefonları Araç Telefonları IP Telefonlar Çağrı Cihazları Santraller Çağrı Kayıt ve Takip Sistemleri Uydu Telefonları Diğer Telefonlar Fax Cihazları Network Cihazları Modemler(SDH ve Erişim Cihazları) Switchler(Anahtarlar) Hublar Routerlar(Yönlendirici Cihazlar) İletişim Ağ Cihazları Çok Fonksiyonlu Network Cihazları İletişim Çeviricileri Firewall Cihazları Diğer Network Cihazları Diğer Haberleşme Cihazları Ses,Görüntü ve Sunum Cihazları Aydınlatma Cihazları Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Dolaplar Masalar Koltuklar Sandalyeler Tabureler Portmantolar Sehpalar Etajerler ve Kesonlar Panolar Kasalar Panel Sistemleri Bankolar Diğer Büro Mobilyaları 3

4 Misafirhane,Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Bebek ve Çocuk Mobilyası ve Aksesuarları Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler Yemek Hazırlama Ekipmanları Çiftlik Hayvanları Hizmet Amaçlı Hayvanlar Gösteri Amaçlı Hayvanlar Koruma Altına Alınan Hayvanlar Etnografik Eserler Arkeolojik Eserler Geleneksel Türk Süslemeleri Güzel Sanat Eserleri Kitap,Belge,El Yazmaları ve Nadir Eserler Para,Pul,Sikke ve Madalyonlar Tabletler Mühür ve Mühür Baskıları Arşiv Vesikaları Fosiller Kütüphane Mobilyaları Kitaplar Süreli Yayınlar Tezler ve Araştırma Çalışmaları Harita,Grafik,Plan ve Paftalar Notalar 4

5 Arşivlenen Kütüphane Meteryalleri(Mektuplar,Tutanaklar v.b.) El Yazmaları Diğer Basılı Yayınlar Görsel ve İşitsel Kaynaklar Bilgi Saklama Üniteleri Genel Eğitim Tesisi Donanımları ve Sınıf Mobilyaları Sıralar Masalar Diğer Genel Eğitim Tesisleri Donanımları ve Sınıf Mobilyaları Diğer Eğitim Mobilyaları ve Donanımları Öğrenmeyi Kolaylaştırıcı Ekipmanlar Derslik Süslemeleri Okul Bahçesi ve Oyun Demirbaşları Doğa Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Salon Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Saha Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Diğer Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar 5

6 Silahlar Çelik Yelekler Güvenlik ve Koruma Amaçlı Diğer Araçlar Kontrol ve Güvenlik Sistemleri Yangın Söndürme ve Tedbir Cihaz ve Araçları Demirbaş Niteliğindeki Süs Eşyaları Kullanımda Olan Demirbaş Niteliğindeki Değerli Eşyalar Diğer Demirbaşlar Grubu TESİS,MAKİNE VE CİHAZLAR Tarım ve Ormancılık Makineleri ve Aletleri İnşaat Makineleri ve Aletleri Atölye Makineleri ve Aletleri İş Makineleri ve Aletleri Güç Elektroniği ve Basınçlı Makineler ile Aletleri Posta Makineleri Paketleme Makineleri Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz Ve Aletler Ayırma,Sınıflandırma Makineleri 6

7 Matbaacılıkta Kullanılan Makine ve Aletler Yıkama, Temizleme ve Ütüleme Cihaz ve Araçları Beslenme/Gıda ve Mutfak Cihazları ve Aletleri Kurtarma Amaçlı Cihaz ve Aletleri Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları ve Aletleri Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve Aletleri Müzik Aletleri ve Aksesuarları Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler Tablo 79: Yıllık Sözleşmeler Kapsamında Bakım Onarımı Yapılan Makine-teçhizat Ve Cihazlara Ait Tablo Makine-Techizat ve Cihazlar Sayı-Adet Fax Cihazı 2 Fotokopi 3 Yazıcılar 15 Tarayıcılar Asansör Santral 1 Bilgisayar 75 Isıtma ve Soğutma Sistemleri-Klima Diğer Makine-Techizat ve Cihazlar 7

8 Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Başkanlığımız 518 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol kanunu gereğince tarihinde kurulmuştur. Söz konusu kanun ve ilgili yönetmelik gereğince dört ana fonksiyon başlığında görevleri tanımlanmıştır. Ana fonksiyonlara gore organizasyon şeması aşağıda çıkarılmış olup, gerek personel eksikliği gerekse nitelikli ve yeterli personelin olmaması nedeniyle stratejik yönetim ve planlama birimi ile mali hizmetler biriminin muhasebe,kesin hesap ve raporlama bölümü ile bütçe ve performans programı bölümü kısıtlı personelle faaliyetini sürdürmektedir. Diğer birimlere ait iş ve işlemler ise mevcut personelle yürütülmektedir. Başkanlığımız iş ve işlemlerini; zamanında, doğru ve mevzuata uygun bir şekilde yoğun bir mesai sarf ederek gerçekleşmektedir. Değişen, gelişen ve yenilenen mevzuat ve işlemleri gününde takip ederek uygulamasını sağlamaktadır. Başkanlığımızın bütçe ve performans programı birimine ilişkin faaliyetleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen e-bütçe otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. Muhasebe kesin hesap ve raporlama birimi ise faaliyetlerini Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen say 2i otomasyon sistemi üzerinden yürütmektedir. Diğer iş ve işlemlerimiz ise bilgisayar ortamında Üniversitemize ait otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında gerek e-bütçe gerekse say 2i otomasyon sistemlerinde yapılan değişiklikler ve müdahaleler nedeniyle verimli bir çalışma yürütülememektedir. Üniversitemizin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınmazların kira vb. mali işlemleri için ayrıca bir kira yazılım programı bulunmaktadır. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ORGANİZASYON ŞEMASI TEŞKLAT ŞEMASI DAİRE BAŞKANLIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAMI ŞB. MD. STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞB. MD. MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞB. MD. İÇ KONTROL ŞB. MD. BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİ ŞB.MD. 8

9 Tablo 13: Kullanılan Otomasyon Programları Otomasyon Programının Adı Say 2-i Web Tabanlı Saymanlık Otomasyon Sistemi KBS Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi Otomasyon Programının Adedi Otomasyon Programının Kullanım Amacı 1 Muhasebe sistemlerini yürütmek 1 Harcama ve Muhasebe birimlerinin mali işlemlerini bir otomasyon sistemi içinde toplamak suretiyle harcamayı tahakkuk ettiren harcama birimleri ile ödemeyi gerçekleştiren muhasebe birimleri arasında güvenli, hızlı ve elektronik ortamda bilgi akışının sağlanmasıdır 1 Harcama Yönetim Sistemi 1 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi 1 KBS Kullanıcı Raporları 1 Kira Kayıt ve Takip Programı Kiracı listesi oluşturmak, taşınmazlara ait kira başlangıç ve bitişlerini takip etmek, genel borç durum listesi oluşturmak ve gecikme zammını otomatik hesaplamasını yapmak E-Bütçe 1 Bütçe işlemlerini yürütmek İnsan Kaynakları Başkanlığımızda yürütülen iş ve işlemlerin belli bir tecrübe, eğitim ve mevzuat bilgisi gerektirmesi nedeniyle nitelikli ve yeterli personel ihtiyacının kısa sürede karşılanması büyük bir önem arz etmektedir. Hali hazırda Başkanlığımızda görev yapan personellerin mesleki deneyime kavuşmaları için gerekli çalışmalar yürütülmektedir. Kısa zamanda başkanlığımızın nitelikli personel ihtiyacının karşılanması gerekmektedir. 9

10 Tablo 34: İdari Personel Sayısı( Tarihi İtibari İle) Sınıflara Göre Genel Hizmetler Sağlık Sınıfı Kadroların Doluluk Oranına Göre - Dolu İdari Kadroların Kadrosu Doluluk Olup, Toplam Oranına Göre - Boş Birimde Görevlendirilen Teknik 1 1 Sınıfı Eğitim ve Öğretim sınıfı Avukatlık Sınıfı. Din Sınıfı Yardımcı Hizmetli Birimde Kadrosu Başka Başka Birimde Olup, Bu Birimde Görevlendirilen Tablo 35: Eğitim Durumuna Göre İdari Çalışan Sayısı ( Tarihi İtibari İle) Eğitim Durumu Kadın Erkek Toplam İlkokul Orta ve Dengi 1 1 Lise ve Dengi Yıllık Y.O Yıllık Y.O 4 Yıl ve Üstü Yüksek Lisans Doktora 1

11 Tablo 36: İdari Personelin Hizmet Yıllarına Göre Cinsiyet Dağılımı ( Tarihi İtibari İle) Hizmet Yılı Kadın Erkek 1 Yıldan Az Yıl Arası Yıl Arası Yıl Arası Yıl Arası Yıl Arası Yıl Arası Yıl Üzeri 1 Tablo 37: İdari Personelin Yaş Dağılımı ( Tarihi İtibari İle) Yaş Sayı Yüzde ( % ) Tablo 38: Yurt İçi Ve Yurt Dışı Geçici Görevlendirme Bilgileri ( Tarihi İtibari İle) Yurt İçi Geçici Yurt İçi Geçici Yurt dışı Geçici Yurt dışı Geçici Görevlendirme Sayısı Görev Süresi Görevlendirme Sayısı Görev Süresi Toplam Tablo 39: Personel Atanmasına / Ayrılmasına İlişkin Bilgiler ( İdari Akademik ) ( Tarihi İtibari İle) 213 yılında Ataması 213 Yılında Ayrılan 213 Yılında Ayrılan Yapılan Personel Sayısı Personel Sayısı (Emekli) Personel Sayısı (Diğer) Akademik Personel İdari Personel

12 Tablo 4: İşçiler (çalıştıkları Pozisyona Göre)( Tarihi İtibari İle) Kadro Kadın Erkek Toplam 4/B Sözleşmeli Özel Bütçe 4/B Sözleşmeli SKS 4/B Sözleşmeli- Döner Sermaye 4/C Özel Bütçe Geçici İşçi- Özel Bütçe Geçici İşçi- SKS Sürekli İşçi Tablo 88: Giyecek Yardımı Alan Personel Sayısı ( tarihi İtibari İle) AYNİ OLARAK GİYECEK NAKDİ OLARAK GİYECEK YARDIMINDAN YARARLANAN YARDIMINDAN PERSONEL SAYISI( özel nitelikte giyecek YARARLANAN PERSONEL yardımı alan personel sayısı SAYISI Genel İdari 14 Hizmetler Sağlık Sınıfı Teknik Sınıfı Eğitim ve Öğretim sınıfı Avukatlık Sınıfı. PDin Sınıfı Yardımcı Hizmetli İşçiler Toplam Sunulan Hizmetler Yetki görev ve sorumluluklarımızı düzenleyen mevzuat hükümleri çerçevesinde 14 ana başlık ve 3 fıkra halinde belirlenen görevlerimizin yanı sıra üst yönetim tarafından tevdi edilen diğer görevler yürütülmekte ve hizmetler sunulmaktadır. 12

13 Akademik Faaliyetler: İdari Faaliyetler: Sosyal Ve Kültürel Hizmet Ve Faaliyetler: Topluma Yönelik Hizmetler: Yönetim ve İç Kontrol Sistemi İç denetim ve iç kontrol sisteminin oluşturulması için 21 yılında gerekli alt yapı hazırlıklarına başlanmış olup, 214 yılında sistemin yerleştirilmesi ve uygulamaya geçirilmesine yönelik faaliyetlere devam edilecektir. Bunu yanı sıra mali karar ve işlemlere yönelik ön mali kontrol işlemleri 26 / 1 Sayılı Ege Üniversitesi Bütçe Uygulama Genelgesi gereğince yürütülmektedir Diğer Hususlar 2 - AMAÇ ve HEDEFLER Birim Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-1 : Ege Üniversitesi nin Stratejik Yönetim sistemini yapılandırmak ve stratejik yönetime geçmesini sağlamak Stratejik Hedefler Hedef-1 : Kamu İdarelerinde stratejik planlamaya ilişkin usul ve esaslar hakkındaki yönetmeliğin 7. maddesi gereğince SP değişikliği gerektiren durumların oluşması halinde alınan kararı takiben 6 ay içerisinde EÜ Stratejik Planının güncellenmesi Hedef-2 Her yılın Şubat ayı sonuna kadar bir önceki yıla ait stratejik plan verilerinin değerlendirilmesi ve raporlanması Hedef yılı sonuna kadar EÜ Stratejik Yönetim Sisteminin etkin ve verimli bir şekilde işleyişinin sağlanması ve koordine edilmesi. Hedef 4: Her yıl Mart ayı sonuna kadar bir önceki yılın idare faaliyet raporlarını hazırlamak. Hedef 5: 212 yılı sonuna kadar en az 1 defa EÜ Paydaş Analizi yapmak Hedef 6: 212 yılında üniversiteler arası Stratejik Planlama kurulları toplantısı düzenlenmesi. 13

14 Stratejik Amaç-2 Ege Üniversitesi nin mali sistemini yapılandırmak ve mali hizmetlerini yürütmek. Stratejik Amaç-3: Ege Üniversitesi performans ve kalite ölçütlerini geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak Hedef-1 : Her yıl ilgili mevzuat ve EÜ Stratejik Planına uygun olarak bütçe ve performans programı nın koordinasyonu, hazırlanması ve uygulanması Hedef-2 Her yıl EÜ yatırım programının koordinasyonu, hazırlanması, uygulanması ve izlenmesi Hedef-3 Her yıl EÜ. Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinin sağlanması. Hedef-4: Ön mali kontrol ve iç kontrol standartlarının belirlenerek uygulamaya alınması. Hedef 1: 212 yılı sonuna kadar Yeniden Yapılanma Çalışmaları kapsamında 21 idari birimde iş süreçleri çalışması yapılması Hedef 2: 212 yılı sonuna kadar yeniden yapılanma çalışmaları kapsamında 63 akademik birimde iş süreçleri çalışmasının yapılması Hedef 3 : 212 yılı sonuna kadar iç değerlendirme sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması. Hedef 1: 212 yılı sonuna kadar Yönetim Bilgi Sistemi nin 212 yılı sonuna kadar Yönetim Bilgi Sistemi nin oluşturulması ve her yıl istatistikî bilgilerin düzenli olarak toplanması ve raporlanması Hedef 2: 212 yılı sonuna kadar risk yönetim sisteminin oluşturulması ve uygulanması için destek olmak. Hedef 3: 212 yılı sonuna kadar idari, mali ve diğer yönetsel işlemlere yönelik mevzuatın takibi ve oluşturulacak web sayfasında yayınlanması Stratejik Amaç-4: Ege Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemini oluşturulması için destek olmak. Stratejik Amaç-5: Daire Başkanlığı nın fiziki ve idari yapılanmasını t amamlamak. Hedef 1: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın örgütsel şemasına uygun olarak tüm birimlerinin fiziki ve insan kaynakları alt yapısının oluşturulması 14

15 2.2 - Temel Politikalar ve Öncelikler Diğer Hususlar 3 - FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER Mali Bilgiler Tablo 83: 213 Yılı Bütçe Ödenek Ve Harcama Bilgileri ( TL) GİDERİN TÜRÜ BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ (KBÖ) TOPLAM ÖDENEK GÖNDERME HARCAMA TOPLAMI PERSONEL GİDERLERİ SOSYAL.GÜV.KUR.DEV.PRİM.GİD MAL VE HİZMET ALIM 248. GİDERLERİ CARİ TRANSFERLER SERMAYE GİDERLERİ SERMAYE TRANSFERLERİ Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Mali Denetim Sonuçları Başkanlığımızda 213 yılında muhasebe hizmetleri sürecinde iç denetim yapılmıştır. 213 yılında Sayıştay Başkanlığı tarafından 212 yılının üniversite hesabı yerinde denetime tabi tutulmuştur Diğer Hususlar Performans Bilgileri Birimin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. 15

16 Faaliyet Bilgileri 213 Yılında daire başkanlığımızın görev alanı içerisinde yürütülen çalışmalar kapsamında; Ege Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu toplantısı (1 adet), Ege Üniversitesi Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu toplantısı (8 adet), Protokol toplantısı (157 adet) ve Stratejik Plan toplantısı (3 adet) düzenlenmiştir. Muhasebe biriminde 49. adet muhasebe ve mali işlem yapılmıştır. Bütçe biriminde adet bütçe işlemi yapılmıştır. 71 birime stratejik plan hazırlık desteği verilmiştir. Ünipa ile birlikte çalışılarak stratejik plan yazılım programı oluşturulmuştur. Tüm harcama birimlerinin faaliyet raporlarının koordinasyonu sağlanmış ve üniversite faaliyet raporu hazırlanmıştır. Tüm birimlerin öz değerlendirme raporlarının koordinasyonu sağlanmış ve üniversite öz değerlendirme raporu hazırlanmıştır. Tablo 67: Eğitim Öğretim Yılı İçinde Biriminiz Tarafından Düzenlenen Bilimsel Etkinlik Sayıları Etkinlik Uluslar Ulusal Ulusal Uluslar Arası Arası Etkinlik212 Etkinlik Etkinlik212 Etkinlik Toplam212 Toplam Kongre Sempozyum Panel Konferans Komite Seminer Kurs Çalıştay Atölye Çalışması Diyabetik Çocuk Kampı Festival Bölgesel Bilimsel Toplantı Proje Toplantısı Eğitim Toplantısı Diğer

17 Tablo 68: Yapılan Faaliyetlere Katılan Sayısı (Öğretim Elemanı/İdari Personel) Etkinlik Katılan Sayısı212 Katılan Sayısı Kongre Sempozyum Panel Konferans Komite Seminer Kurs Çalıştay Atölye Çalışması Diyabetik Çocuk Kampı Festival Bölgesel Bilimsel Toplantı Proje Toplantısı Eğitim Toplantısı Diğer Değerlendirme Daire başkanlığı hizmetlerinin gerektirdiği nitelik ve yeterliliğe sahip personel istihdamında güçlükler yaşanmakta, mevcut personelin ise hizmet içi eğitim olanakları kısıtlı olduğundan personelin gelişimi desteklenememektedir. Yürütülen iş ve işlemler; süreklilik ve yoğunluk arz etmekte, mali işlemler içermesi nedeni ile risk taşımaktadır. Bu riskleri en aza indirgemek için gerekli formasyona sahip eleman istihdam edilememektedir. 17