MIS325 Bilişim Sistemleri için Strateji Yönetim ve Kazanım

Transkript

1 MIS325 Bilişim Sistemleri için Strateji Yönetim ve Kazanım

2 MIS 325T Bilişim Sistemleri için Strateji, Yönetim ve Kazanım Hafta 1 MIS325T Dersine Giriş ve Proje Takımlarının oluşturulması: Neden ve nasıl bu ders? Proje takımlarının oluşturulması. Proje takımlarına iş senaryolarının atanması. Proje Yönetiminin gözden geçirilmesi.

3 Gündemimiz MIS325 den ne bekliyoruz? BT Yönetiminde Yaygın Başağrıları / Sorunlar Plansız kesintiler Yaygınlaştırma sonrası sorun ve problemler Operasyon ve bakım bütçelerinin yüksekliği Uzun hazırlık dönemi ve geç teslimatlar BT de Üst Yönetim ve Yönetim BT Yönetiminde Standartlar Nasıl etkili öğreniriz? Proje Temelli Öğrenim MIS 325T Program Özeti Proje Takımlarının Oluşturulması Proje Yönetimi Özet

4 BT de Başağrıları (Yaygın Sorunlar) BT de altyapı yükseltmelerini yapan çalışanların %55 i bir dakikadan bir haftaya uzanan sürelerle kesinti tecrübesi yaşamıştır. BT bütçesinin ortalama %70 den fazlası işletme ve bakım için harcanır. Bir donanım ve yazılımın kuruluma genellikle 4 6 ay zaman alır. Buna rağmen, çoğu kez küçük veya büyük sorunlarla karşılaşılır. Yeni BT yeteneklerinin kurulması ve yaygınlaştırılması faaliyetlerinin 2/3 ünde gecikmeler yaşanır. IBM

5 BT ye Hükmetmek ve Yönetmek Mimari Bakış.

6 BT Yönetiminde Uluslararası Stanadartlar/Çerçeve Dokümanlar COBIT, ISO ITIL, ISO CMMI, ISO TOGAF EAM PMI Publications ISO 9001, ISO27001, ISO 31000,

7 COBIT 5 COBIT: Kurumun Bilgi Teknolojilerinin yönetimi ve yönetişimi (hükmedilmesi - üst yönetimi) için bir iş çerçevesidir.

8 Üst Yönetimin(Governance)Hedefi:Değer Yaratmak

9 COBIT 5 Ürün Ailesi

10 BT Yönetiminde Süreç Alanları

11 COBIT 5 Süreç Referans Modeli

12 Nasıl öğrenir ve hatırlarız? Drexel University, USA tarafından yapılan araştırma: Okuduğumuzun 10% Dinlediğimizin 10% İzlediğimizin 50% Tartıştığımızın 70% Konuştuğumuzun/hitap ettiğimizin70% Sunum yaptığımızın 90% Projesini yaptığımızın 90% hatrlayabildiğimizi gösteriyor.

13 Aktif Öğrenme Kendi öğrenmenizin sorumluluğunu almanızı bekleniyor.

14 MIS 325T Geçme Notu Yüzdeleri Final sınavı: 30 % Ara Dönem Sınavı: 20 % Proje Performansı: 40 % (Öğretmenin takıma notu 20 %) (Takımın kişiye notu 20 %) Sınıf Performansı: 10 % (Aktif Katılım: 5 %) (Devamlılık: 5 %)

15 En az DD alabilmek için zorunlu şartlar: En fazla iki hafta (ilk ekle bırak haftası dâhil) mazeretli (doktor raporları dâhil)/mazeretsiz devamsızlık yapılabilir. Sınıfta derse aktif katılımdan en az 6 / 10 almak. Proje performansından en az 20 / 40 almak. Final sınavından en az 30 / 100 almak. Bu şartları karşılamayan öğrenciler F notu alırlar.

16 MIS 325T de Aktif Öğrenme Modelimiz Aktif Öğrenme Yöntemi Olarak Proje Tabanlı Öğrenim Modeli: Dersin içeriği öğrenciler tarafından gerçekleştirilecek projelerle desteklenecektir. Her öğrenci takımı seçtikleri servis şirketindeki BT Yöneticileri (Altyapı Yöneticisi, Yazılım Geliştirme Yöneticisi, Servis Planlama Yöneticisi, Kalite Yöneticisi, Bilgi Güvenlik Yöneticisi) rollerini üstlenerek takım olarak çalışacak ve şirketlerini sayısal bir şirkete dönüştürecek BT Stratejik Planını ve Teknoloji Yol Haritasını hazırlayacaktır. Projenin Temel Sorusu: Kurumumuzu nasıl sayısal (digital) olarak dönüştürürüz?

17 Kurumun Dönüştürülmesi (7 Fazlı Uygulama Planı) Gerekçeler Neredeyiz? Nerede olmak istiyoruz? Neler yapılmalı? Oraya nasıl gideriz? Orada mıyız? Momentum u nasıl koruruz? Sürekli İyileştirme Yaşam Döngüsü Harekete geçmek için «İhtiyacı» belirle Mevcut durumu değerlendir. Hedef durumu tanımla. Geliştirmeleri yap/üret Üretilenleri uygulamaya al İşlet ve ölç İzle ve değerlendir Değişikliğin Gerçekleştirilmesi Değişiklik için istek oluştur Uygulama takımını oluştur Çıktının ve ulaşılacak sonucun iletişimini yap. Rol oyuncularını belirle İşlet ve kullan Yeni yaklaşımları sisteme yerleştir Sürdür, muhafaza et Program Yönetimi Programı başlat Problemleri ve fırsatları belirle Yol haritasını tanımla Programı planla Planı uygula Faydaları gerçekleş tir Etkenliği gözden geçir.

18 Proje Takımlarını Oluşturalım Kurumlar Yazılım Geliştirme Altyapı Yönetimi Operasyon Kalite/risk/bilgi güvenlik Banka E-Ticaret Telekom Üniversite

19 Proje Yönetimi

20 Proje Ana Süreçleri Başlatma Planlama Kontrol Gerçekleştirme Kapanış

21 Proje Ana Süreçlerinin Gelişimi İş Gücü Planlama Gerçekleştirme Başlatma Kontrol Kapanış Başlatma Zaman Kapanış

22 Proje Yönetimi Bilgi Alanları (Knowledge Areas) ANA YÖNETİM ALANLARI 1. Proje Entegrasyon (Değişim) Yönetimi 2. Proje Kapsam Yönetimi 3. Proje Zaman Yönetimi PROJE PERFORMANSININ İZLENMESİ 4. Proje Maliyet Yönetimi KOLAYLAŞTIRICI /DESTEKLEYİCİ YÖNETİM ALANLARI 5. Proje Risk Yönetimi 6. Projede İnsan Kaynakları Yönetimi 7. Proje İletişim Yönetimi 8. Proje Kalite Yönetimi 9. Proje Tedarik Yönetimi

23 Proje Yönetim Planının Hazırlanması

24 PLAN VAR, PLAN VAR!

25 Proje Planlama ve Kontrol Süreci SÖZLEŞME Kapsam Tanımlama "KİM" Organizasyon "NASIL" Ağ yapısı "KİM" "NE" YAPAR TL/$ "NE" İŞ DAĞILIM AĞACI Sorumluluk Matrisi "NE ZAMAN" İş Takvimi "NE KADAR" Bütçe Planı "NE OLUYOR" Sapma Çözümlemeleri

26 Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)-1 Giriş Proje Onay Formu Sözleşme ve müşteri bilgileri Proje Tanımı Projenin amacı Sistem (ürün veya hizmet) tanıtımı Beklenen çıktılar (Ürün ve dokümanlar) İş Dağılım Ağacı ve İş Paketleri Tanımları Proje Organizasyonu Organizasyon şeması Görev, yetki ve sorumluluklar Proje Takvimi(Özet) Proje Bütçesi (Özet)

27 Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)-2 Proje Risk Yönetim Planı Proje Değişim Yönetim Planı Proje İletişim Planı Proje Kalite Planı Projenin İzlenmesi ve Kontrolü Takvim ve Maliyet Performans Kontrolü Teknik Performans ve Problem Kontrolü Malzeme Tedarik ve İzleme Şartnameler Alt Yüklenici Sözleşmeleri Gizlilik Önlemleri Değişiklik Ekleri İDY / Sorumluları / İş Tanımları Proje Bütçesi Proje Ekibi Proje Takvimi

28 28 Proje Kapsam Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi sadece ve sadece projenin başarılması için gerekli işin proje kapsamına dahil edilmesini sağlayan iş süreçlerini içerir. Projenin En Önemli Yönetim Alanıdır Tüm diğer alanların motorudur. Kapsam yönetilmeden maliyet ve takvim yönetilemez. Kapsam Değişir Nadiren azalır Hemen daima artar

29 Proje Kapsam Yönetimi Proje terminolojisinde kapsam : Ürün Kapsamı Bir ürün veya servisin fonksiyonları ve teknik özellikleri Proje Kapsamı Fonksiyonları ve teknik özellikleri tanımlanmış bir ürünün teslim edilmesi için yapılması gereken iş ve bu işin süreçleri (Örneğin: Analiz, Tasarım, Geliştirme ve Test süreçleri ve alt süreçleri) Ürün kapsamının tamamlanması İhtiyaçlara karşı ölçülür. Proje kapsamının tamamlanması Proje Planına karşı ölçülür. Her iki kapsam yönetimi iç içe entegre bir şekilde yapılmalı ve projede yapılan işin, tanımlanan ürünü ortaya çıkardığından emin olunmalıdır.

30 İDY Örneği.. Projesi Proje Yönetimi.Yazılımının Üretilmesi Donanımın Temini Entegrasyon ve Performans Testleri Kullanıcı Eğitimi, Dokümanlarının Hazırlanması PYP Hazırlanması Analiz Tedarik Proje Entegrasyon Yönetimi Tasarımı Kurulum Müşteri Kabulünün Alınması ve Kapanış Kod Geliştirme, Birim Test Sunucu Kurulum Fonksiyonel Test PC Kurulum

31 Takvim Yönetimi Takvim Oluşturma Süreci Master (Ana) Takvim (Tier-1) 1 Teknik (Mühendislik) Yöneticisi Proje Yöneticisi 2 Makro Takvim (Tier-2) Mikro Takvim (Tier-3) Makro Takvim (Tier-2) 4 3 Mikro Takvim (Tier-3) 5 Mikro Takvim (Tier-3) Ekip/İş Paketi Grup Lideri

32 Parkinson Kanunu İş kendine ayrılan zamanı doldurur. (Work fills the time available)

33 Temel ve Ortak Sorunumuz Genellikle Planlarımızı planladığımız gibi gerçekleştiremeyiz. SORUN; planlama performansımızda mı? (KESTİRİM) YOKSA; gerçekleştirme performansımızda mı? (ETKİNLİK, VERİMLİLİK, DİSİPLİN, YETENEK, TEKNOLOJİ..) YA DA her ikisinde mi? Çözüm: 1. Sadece öngörülmeyen gelişmeler nedeni ile en fazla %x sapan plan yapmayı kurumsal hedef olarak belirlemeliyiz. Kestirim yapma kabiliyetimizi geliştirmeliyiz. 2. Proje süresince performans ölçümü yapıp, onaylı plan değişiklikleri ile hem kurumsal proje planlama ve hem de proje gerçekleştirme performansımızı geliştirmeliyiz. 3. BU İKİ KONUNUN SÜREKLİ VE İSRARLI YÖNETSEL TAKİBİNİ YAPMALIYIZ.

34 Proje Risk Yönetimi Akış Çizelgesi Risk Tanımlama Risk Öncelikleri Risk Nicelleme Risk Listesi Risk İzleme Riskin Etkisini Azaltma Risk Raporu

35 Riske Karşı Koyma Eylemleri Kaçınma (Avoidance) : Ortadan kaldıramadığın riskten kaçınmak için proje planında değişiklik yapmak. Transfer Etme : Sigorta, teminat mektubu almak, garanti hizmeti talep etmek, alacak isek sabit fiyatlı kontrat yapmak, satacak isek sabit fiyatlı kontrat yapmamak. Önleme (Mitigation): Riskin olma olasılığını azaltıcı önlemler almak. Kabul Etmek(Acceptance) : Riskin sonuçlarını kabul etmek. (B Planı ile beklemek. Yedek Yönetim Bütçesi ayırmak. )

36 Örgüt Tipleri - İşlevsel Örgüt İş sürecinde uzmanlaşma, sorumluluğun işlevsel bölüm ile üst yönetim arasında bölünmesi, yetki ve sorumluluğun yaklaşık eşit olarak bölündüğü yönetim teorilerine dayanan hiyerarşik, işlevsel olarak düzenlenmiş bir yapı gösterir. Üst Yönetim Proje Eşgüdümü Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici

37 Örgüt Tipleri - Matris Örgüt Düşey yetki hatları korunurken proje tabanlı yatay yapı oluşturulur. Zayıf Matris Üst Yönetim Dengeli Matris Üst Yönetim Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Proje Eşgüdümü Proje Yöneticisi Proje Eşgüdümü Güçlü Matris Üst Yönetim Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Projeler Yöneticisi Proje Eşgüdümü Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi

38 Örgüt Tipleri - Proje Tabanlı ve Kompozit Örgüt Hiyerarşik, işlevsel örgütlerde karşılaşılan sorunları ve çelişkilerden kaçınmak üzere düşey olarak ayrı bir bölüm oluşturulur. Proje Eşgüdümü Üst Yönetim Proje Tabanlı Örgüt Üst Yönetim Kompozit Örgütlenme Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Projeler Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yönticisi Proje B Eşgüdümü Proje A Eşgüdümü

39 İnsan Kaynakları Yönetimi Güç Kaynakları Resmi (biçimsel) Güç: Ödüllendirme ve ceza verme, proje yöneticisinin örgüt içindeki konumundan kaynaklanan meşru (De-Jure) gücüdür. Uzmanlık Gücü ve/veya Karizmatik Güç: Kişilik yapısı ve bilgi düzeyine bağlı fiili (De-Facto) güçtür.

40 Örgütsel Eğilim 40

41 Takım Yönetimi Ya bir yol bulacağız ya da yolu kendimiz yapacağız Hannibal

42 Bu hafta neler öğrendik? BT de Yaygın Sorunlar Konumuz: Etkin ve Verimli BT Yönetimi BT Yönetim Standartları Derse Giriş (Program, Kurallar) Aktif Öğrenme _ Proje Temelli Öğrenim Proje Yönetimi - Özet