RAPOR VE ANALİZLER RAPOR VE ANALİZ MENÜ ADIMLARI

Transkript

1 Doküman Kodu : RVFD-02 Açıklama : VioFide Analizler ve Raporlar Kapsam : Fide İşlemleri Revizyon No : 2 Yayın Tarihi : Ekim 2012 RAPOR VE ANALİZLER Bir önceki dokümanda fide işlemlerinin temelleri ve uygulama sırasında kullanılabilecek menü adımları ve veri giriş teknikleri üzerinde durulmuştur. Rapor ve analizlerin anlatılacağı bu dokümanı incelemeden önce Fide İşlemleri Kullanıcı Rehberi dokümanının incelenmesi önerilir. RAPOR VE ANALİZ MENÜ ADIMLARI VioFide ağırlıklı ticari olarak setinin, fide işlemleri kısımlarında çalışan kullanıcılar için tüm fide işlemleri tek bir menü adımı altında toplanmıştır. FİDE RAPOR adında İkinci bir ana menü ile rapor ve analiz gereksinimleri karşılanmaktadır.. Şekilde görülen menü adımları ve kullanılarak fide işlemlerine ait pek çok rapor ve analiz alınabilir. Stok ve cari hesaplar, ticari ve finansal işlemler ve diğer alım/satış hareketleriyle ilgili raporlar ait oldukları ana menü altındaki rapor menülerinden alınır. 1

2 RAPOR EKRANLARINA GENEL BAKIŞ Kullanıcı tarafından dizayn edilebilir nitelikte hazırlanan rapor ekranları, alınması istenen çıktıya göre gerekli olabilecek seçim aralıkları içerir. Çıktılar çeşitli formlarda (düz döküm/sayfalı/seviyelendirilmiş) ekrana; yazıcıya (yazıcı olarak fax seçilirse fax gönderilebilir); Excel'e ya da PDF dosyaya aktarılır. Microsoft Excel programının Pivot Table (Özet Tablo) özelliğinin desteklendiği Vio ticari programlarında, uygun nitelikte tasarlanmış (satır ve sütunlara karşılık gelecek veriler içeren ve kırılımlı) rapor sonuçları özel bir formatta Excel'e aktararak özet tablo biçiminde gösterilir. Rapor seçim ekranlarında istenen veri aralığının başlangıcı-sonu, sadece belli bir özelliğe sahip olanlar ya da bunların dışındakiler alınması istenir. Herhangi bir kısıtlama verilmez ise tüm veriler gösterilir. NOT: Bu dokümanda, fide işlemlerine ait rapor ve analiz örneklerine bolca yer verilecektir. Rapor dizaynı ve seçim ekranlarında uygulanabilecek işlemlere ait bilgi ve başvuru için ilgili ekranlarda yer alan soru işareti butonlarını kullanınız. 2

3 ANALİZLER Bu bölümde, çeşitli analiz ekranları anlatılmaktadır. İlgili ekranlarda hangi seçimler yapılırsa ne türden sonuçlar alınacağına dair örnekler verilmiştir. Analiz ekranları bir tür rapor ekranı gibi düşünülebilir. Program bünyesinde birçok grid ekranda olduğu gibi analiz ekranlarında da verileri işaretleyip kopyalayarak örneğin Excel'e yapıştırmak mümkündür. ANALİZLER / FİDE EKİM SORGUSU (FR-ZF) Bu ekranda İki farklı analiz yapılabilir. Ekim tarihi vererek hazır olma tarihini bulmak veya teslim tarihi vererek ne zaman ekim yapılması gerektiğini sorgulamak mümkündür. EKİM TARİHİ VERİP TESLİMATA HAZIR OLACAĞI TARİHİ BULMA Fide kodu (1) ve Ekim Tarihi (2) girilirse program otomatik olarak bu fidenin teslimata hazır olma tarihini (3) ve yetiştirme süresini (4) hesaplayarak gösterir. Bu bilgiler stok tanımında girilen değerlere göre hesaplanarak getirilmektedir. 3

4 TESLİM TARİHİ VERİP NE ZAMAN EKİM YAPILMASI GEREKTİĞİNİ BULMA Fide kodu (1) ve Teslim Tarihi (2) girilir. Fidenin bu tarihe yetişmesi için en geç hangi tarihte ekim yapılması gerektiği (3), ekim tarihine kaç gün kaldığı (4) ve fidenin yıllık takvime göre kaç günde yetişeceği (5) bilgileri elde edilir. Teslimat tarihi olarak bugüne yakın bir tarih girilirse ve fidenin bu tarihe yetişmesi olanağı kalmamışsa "... gün sonra ekim yapılmalı" ifadesinin yerine "... gün kadar gecikti" yazısı görünecektir. Ekimin yapılacağı tarih yılın hangi haftasına denk geliyor ise yetiştirme süreleri bu haftaya göre hesaplanır. En kısa yetiştirme sürelerinin genellikle yaz aylarında oluşu, kışa yaklaşıldıkça yetiştirme sürelerinin uzadığı dikkate alınırsa bu hesabın bir bilgisayar programı kullanılmadan yapılması zaman alacaktır. Müşteriyle telefon görüşmesi devam ederken son derece süratli bir şekilde olası ekim ve teslim tarihlerini ve bu tarihlerin haftanın hangi günlerine denk geldiğini; ekime kaç gün kaldığı ve yetiştirmenin ne kadar süreceği gibi ayrıntılı ve kesin bilgi verebilme olanağı sağlayan bu analiz sıkça kullanılan adımlardan biridir. Firma, kendi stoklarında kalacak fideler için ekim planlaması yaparken de bu ekrandan yararlanabilmektedir. 4

5 ANALİZLER / SİPARİŞ DURUM ANALİZİ (FR-ZS) Siparişlerin durumu hakkında sıkça kullanılan bir sorgulama ve analiz ekranıdır. ilgili adıma girildiğinde seçimler penceresi otomatik olarak açılır. Siparişlerinin durumu hakkında bilgi almak isteyen bir müşteri aradığında bu ekranda gerekli ön seçimler yapılarak bilgilendirmek mümkündür. Seçimler penceresinde kısıtlanacak tarih aralıkları, sipariş karşılama tipleri, fide kodları, siparişi veren çiftçi vb. bilgiler, rehberden seçerek ya da doğrudan ilgili sahalara girilir. Herhangi bir kısıtlama verilmezse tüm siparişler ekrana gelir. Ekrana gelen tabloda veriler işaretlenerek hafızaya kopyalanabilir (CTRL-C) ve istenilen herhangi bir programa yapıştırılabilir (CTRL-V). Bu ekranın bir kopyasını alıp e-posta göndermek, Excel programına tablo olarak yapıştırıp sıralama, süzme, özet tabloya dönüştürme vb. işlemleri gerçekleştirmek mümkündür. Tablo başlıklarına fare ile tıklandığında ilgili başlığa göre otomatik sıralama yapılır. 5

6 Renk kodlarına bakılarak siparişin tipi (Stok, Yetiştirme, Normal Sipariş), tahmini ekim zamanı (geçmiş tarihte ekilmesi gereken fakat ekilmeyenler kırmızı renkte) ve tahmini hazır olma zamanı (teslim tarihinden daha ileri bir tarihte hazır olabilecekler kırmızı renkte) kolayca ayırt edilebilir. Analiz ekranındaki bu bilgilere bakılarak siparişlerin şu anki durumu gözlemlenir ve ne tür önlemlerin alınması gerektiğine dair fikir edinilir. Sipariş satırlarından durumu "10-KAPANDI" olarak belirtilenler üzerine yön tuşlarıyla gelinirse (ya da ilgili satıra ait hücrelerden biri fare ile işaretlenirse) kapanan bu satırın hangi tarihte ve hangi sevk emirleriyle kapatıldığı ekranın alt bölümünde gösterilir. Adeta tek ekranda birçok rapora ait verinin birleştirildiği analiz ekranında yeni seçim aralığı verilerek bilgiler tazelenebilir. ANALİZLER / EKİM DURUM ANALİZİ (FR-ZD) Fide ekim durumunu izleme, Lot numarası ataması yapma, ekstraya dönüştürme, normal ekimleri birleştirerek karma ekime çevirme ve seçilen ekim satırlarına ait hareket detaylarını izleme amacıyla kullanılır. İlgili adıma girildiğinde seçimler ekranı otomatik olarak açılır. 6

7 LOT DEĞİŞTİRME Seçilen satırın lot numarasının olmadığı ya da hatalı girildiği durumlarda tohum lot numarası değişikliği Bu ekrandan yapılabilmektedir. Önce lot numarası değiştirilecek satır (1) işaretlenir. butonuna (2) basılır. Açılan pencerede Yeni Lot No sahasına klavyeden giriş yapılır ya da listeden seç (3) butonuna basılarak Tohum Lot Listesi ekranına başvurulur. Bu ekran, seçilen ekim satırındaki (1) fidenin yetiştirilmesi sırasında kullanılan tohumun mevcut lot numaralarını (4), bunların hangi tarihte kimden alındığını ve son stok miktarlarını gösterir. Kullanıcı, gerek listeden seçerek gerek manuel giriş yaparak ilgili tohum lot numarasını değiştirir. EKSTRAYA DÖNÜŞTÜRME 7

8 Bazı ekim işlemleri çeşitli sebeplerle ekstraya dönüştürülebilir. Örneğin bir siparişin iptali, tarihinin öne alınması veya ertelenmesi, yanlış tohumla ekim yapılmış olması, siparişin stoktan karşılanacak olması vb. birçok nedenle ekstraya dönüştürme işlemi yapılabilir. İlgili sipariş satırı seçilir(1) ve (2) butonuna basılır. Bu işlemin geri alınması mümkün olmadığından ekrana bir uyarı mesajı gelir. İlgili satırın sipariş bağlantısı kaldırılacaktır. Kullanıcı bu soruya Evet (3) cevabı vererek ilgili satırı ekstraya dönüştürür. Ekstra olarak dönüştürülmüş bir satır tekrar sipariş satırı haline dönüştürülemez. KARMA EKİM OLUŞTURMA Karma ekim tipine dönüştürülecek satır işaretlenir (1) ve ekime dönüşüm ekranı açılır. Bu ekranda son kontroller yapılarak kaydet butonuna (2) basılır. Siparişten karma butonuna (3) basılır. Karma ekim, birden çok siparişin birleştirilmesi ve tek bir ekim numarası altında takibini sağlayan bir özelliktir. Aynı fideye ait siparişleri tek bir sipariş gibi düşünerek bir arada yetiştirilebilir. İşgücü, yer ve zamandan tasarruf sağlayan bu yönteme KARMA EKİM denir ve VioFide, karma ekim özelliğini desteklemektedir. Listede, tipi "K.Sip" olarak belirtilen satırlar karma sipariş anlamındadır. Yalnızca tipi "Sip" ya da "Yet" olan satırlar karma siparişe dönüştürülebilir. 8

9 Karma sipariş tipindeki satırlar ayrıca düzenlenerek içerisine ilaveler ya da çıkarmalar yapılabilmektedir. Uygulama örneği aşağıda verilmiştir. Mevcut ekim satırlarından karma bilgileri düzenlenecek olan bir tanesi seçilir (1) ve (2) butonu tıklanır. Ekime ait detaylar görülür ve eğer bu ekim ile birleştirilmesi istenen başka siparişler varsa (3) butonuna basılır. Sipariş listesinden uygun kayıtlar eklenerek karma ekim işlemi tamamlanır. Karma ekime alınmış olan bazı sipariş satırlarını karma ekimden çıkarmak da mümkündür. Ekim detayları penceresinde butonu bu amaçla konulmuştur. EKİM DETAYLARINI İNCELEME Ekim durumu analiz ekranında satırlar üzerinde dolaştıkça ilgili ekime ait varsa karma ekim bilgileri ve sevkiyat bilgileri ekranın alt bölümünde gösterilir. Bu bilgiler de kopyalanıp istenilen programa yapıştırılabilir niteliktedir. 9

10 ANALİZLER / TOHUM DURUM ANALİZİ (FR-ZT) Belli tarihler arasında (aylık, haftalık) tohum durumu hakkında bir analiz görüntüler. Seçimler butonuna (1) basılarak Aylık/Haftalık analiz (2) şekli ile fide/tohum kodları, tarih aralıkları belirtilip tamam butonuna (3) basılır. Bu seçimlere göre işlem başlatılır (4). Mayıs ve Haziran ayları için tohum analiz sonuçları yukarıdaki gibi görüntülenecektir. Seçilen fide ve tohum kodlarına göre istenen miktarlar, son stok durumu ve kalan miktarlar şekilde görüldüğü gibi raporlanır. 10

11 ANALİZLER / TESLİMAT BALANS ANALİZİ (FR-ZB) Teslimat balans analizi en çok dikkat edilmesi gereken analizlerden biridir. Karşılaştırma mantığına göre çalışan bu analizde fidelerin "Teslim Edilecek" ve "Hazır Olacak" miktarları incelenmektedir. Karşılaştırma işlemi sırasında ilgili fide stokunun viyol cinsine de bakılmaktadır. Dolayısıyla siparişte belirtilen viyol kaçlık ise hazır olma durumu da aynı tip viyol için incelenir. Teslimat Balans Analizi ekranında önce seçim aralığı belirlenir. Haftalık ya da aylık analiz yapmak mümkündür. Siparişlerin teslim tarihlerine bakar ve hangi tarihlerde fide stoklarının yeterli/yetersiz olduğunu inceler. Eğer bir fidenin belli bir tarih aralığında teslim edilecek miktarı, o tarihlerde hazır olacak miktarından daha büyük ise siparişin tamamının karşılanamayacağı anlaşılır ve bu durum KIRMIZI renkte zemin kullanılarak vurgulanır. Bu durumda siparişin açık kalan kısmının tamamlanması amacıyla yeni bir planlama yapmak gerekir. Miktarı yetersiz olanlar kırmızı renkle vurgulanmış olarak gösterilir. Teslim Edilecek > Hazır Olacak Ayrıntıları görmek ya da gizlemek için seviyelendirme butonları kullanılır. 11

12 Satır başlarındaki + işaretli düğüm noktalarına tıklanarak daha fazla ayrıntı bilgiye ulaşılır. Rapora göre kırmızı renkte gösterilen haftalarda fidelerin yetişmeme durumu bulunmaktadır. Kullanıcı bu haftalara ilişkin yeniden planlama yapmalı ve önlem almalıdır. SİPARİŞİ OLMAYAN FİDE STOKLARININ GÖSTERİMİ Hazır Olacak > Teslim Edilecek Teslimat balans analizi yalnızca siparişlerin karşılanma durumu açısından değil, hazır durumda olup henüz müşterisi olmayan fide stokları için de kullanılır. Planlayıcı, hazır olma tarihlerindeki stok miktarlarına bakarak öncelikle yetersiz durumdaki siparişleri kapatmaya çalışır. Gerekiyorsa müşteri bu durum hakkında bilgilendirilerek siparişin miktarı revize edilir ya da teslim tarihinin daha ileri bir tarihe ertelenmesi için onay alınır. Buna rağmen eritilemeyen fide stokları kalmış ise satış ekibine bilgi verilir ve müşterisi olmayan fide stokları için müşteri bulmaları istenir. 12

13 RAPORLAR Ekim ve Fiş Döküm Raporları Sayım Raporları Genel Raporlar Ekim No Raporları Yetiştirme Tohum Raporları EKİM VE FİŞ DÖKÜM RAPORLARI / EKİM EMİR DÖKÜMÜ (FR-FE) Bekleyen veya tamamlanmış ekim emirlerine ait döküm verir. Karma ekimler istenirse grup halinde veya ayrıntılı olarak alınabilir. Sadece bekleyen emirler dökülsün denirse kapanan emirler rapora dahil edilmez. Rapor seçim ekranı ve raporda gösterilmesi istenen saha listesi şekilde görüldüğü gibidir. Buna göre EKRANA alınan rapor çıktısının bazı bölümleri aşağıda verilmiştir. 13

14 Aynı rapor farklı şekillerde de alınabilir. Excel Çıktısı: Excel'e aktarılacak rapor istenirse daha önce açılmış ve bir kısım veri içeren bir çalışma kitabının istenen bir sayfasının belirtilen hücresinden itibaren gösterilecek şekilde aktarılabilir. Excel'e aktarım işlemi tamamlandığında rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılarak standart bir çalışma kitabı şeklinde kaydedilebilir. 14

15 Ekrana Seviyelendirilmiş olarak alınan çıktı örneği: Seviyeli gösterimde kullanıcı, bazı emir satırlarına ait detayları +/- butonlarına tıklayarak gizleyebilir. Karma ekime ait ayrıntılar da gözüksün denirse: NOT: Bu tür seviyelendirmeli raporların kaç seviyeden oluşacağı, rapor tasarımı sırasında verilen kırılımlar ile belirlenir. Birbiri ardına kullanılan kırılımlar seviye sayısını artırır. 15

16 EKİM VE FİŞ DÖKÜM RAPORLARI / TOHUM ATIM RAPORU (FR-FA) Hangi numaralı ekimde ne tür tohumlama işlemi yapıldığını listeler. Ekim nedenleri (Sipariş, Firma Atımı, Yetiştirme), siparişi veren cari hesap bilgisi, viyol sayısı vb. bilgiler bu rapor ile alınır. SAYIM RAPORLARI / SAYIM RAPORU (FR-MR) Hangi tarihte sayım yapıldı ve sayılan miktar neydi sorusunun cevabı bu raporla alınır. Sayım sırasında fidelerin hangi tarihe hazır olabileceği de gözlemlendiğinden sayım yapan kullanıcının tahmini olarak belirttiği hazır olma tarihi bu raporda listelenir. SAYIM RAPORLARI / SAYIM FARK RAPORU (FR-MF) Hangi tarihte sayım yapıldı ise bu tarihteki sayım sonucu ile programdaki sayım sonucunun karşılaştırmalı dökümünü verir. Eksik ya da fazla miktarlar bu rapor ile incelenir. 16

17 GENEL RAPORLAR / SİPARİŞ DURUM RAPORU (FR-RS) Bu rapor genel olarak sipariş durumunun izlendiği bir rapordur. Seçim ekranında Bekleyen/Sevkedilmiş ayrımı, karşılama şeklinin ne olacağı (Yetiştirme, Stoktan Karşılama, Sipariş) vb. birçok kriter bulunur. Fiş bazında alınan bu rapor fide bazında alınırsa sonuç aşağıdaki gibi olacaktır. 17

18 Sipariş Fide Durum Raporunda, yetiştirme durumu kolonu fidelerin şu anki durumunu gösterir. Sipariş durum raporu ekrana değil de Microsoft Excel Programının pivot table özelliği kullanılarak alınırsa: Hangi fideden ne kadar sipariş verildiği, ne kadarının kapatıldığı ve kalan miktarları içeren çapraz bir tablo basitçe oluşturulabilir. Kullanıcının isteğine bağlı olarak bu raporun satır ve sütun başlıklarında hangi alanların bulunacağı ve veri sahasında gösterilecek değerler Microsoft Excel çalışma sayfasında yapılacak basit sürükle&bırak hareketleriyle belirlenir. 18

19 Pivot Table verileri işaretlenerek F11 tuşuna basılırsa (Excel kısayolu) Pivot Grafik görüntüsü elde edilir. Özet Grafik Filtre Bölmesi kullanılarak grafiğe dahil edilecek veriler kısıtlanabilir. 19

20 GENEL RAPORLAR / EKİM DURUM RAPORU (FR-RE) Ekim işlemlerinin hangi aşamada olduğuna göre (Sadece Emir, Sadece Tohumlama, Sadece Seraya Alma, Büyümüş) ya da ekimin sipariş mi, yetiştirme mi yoksa firma ekimi mi olduğuna göre filtre verilebilen rapordur. GENEL RAPORLAR / SEVK EMİR RAPORU (FR-RV) Gerçekleşen sevkiyat işlemlerine ait çeşitli raporlar verir. Bu raporlarda yukarıda görüldüğü gibi basit olarak sadece sevk edilen stoklar ve müşterilere ait sipariş bilgilerine yer verilebileceği gibi sefer bilgileri, uğranacak yerlere ait bilgiler, fişe ait detaylar, lot numaraları ve kayıt sayılarının geçtiği kırılımlı raporlar elde edilebilir. Rapor tasarımında stok bilgisi başa alınarak hangi fidenin hangi müşterilere gönderildiği şeklinde rapor da alınabilir. 20

21 GENEL RAPORLAR / FİRMA/DENEME PLAN DURUM RAPORU (FR-RP) Firma ve deneme atımı için planlanan miktarları verir. EKİM NO RAPORLARI / EKİM NO HAREKET RAPORU (FR-KH) Ekimlere ait detaylı hareket dökümü verir. İstenirse aynı rapor yer kırılmalı olarak da alınır. 21

22 EKİM NO RAPORLARI / EKİM NO TOTAL RAPORU (FR-KT) Ekim numarasına göre giren/çıkan ve kalan miktarlar toplamını verir. EKİM NO RAPORLARI / EKİM NO SON STOK RAPORU (FR-KS) Ekim numaralarına göre son stok son stok miktarlarını verir. 22

23 EKİM NO RAPORLARI / FİDE ÜRETİM BEYANNAMESİ (FR-KY) Fide üreticileri tarafından verilen bir beyanname türüdür. Bu beyanname Microsoft Word programında hazırlanmış boş bir form üzerine, istenen bilgilerin VioFide tarafından aktarılmasıyla elde edilir. Firma unvanı, adres vb. bilgiler programda işyeri tanımı ekranında belirlenmektedir. İlgili Word belgesi C:\Vio\Word\FideBeyanname.doc adresinde kayıtlıdır. Üzerinde değişiklik yapılarak kaydedilir ise bu yeni belge bir şablon olarak kullanılacaktır. 23

24 YETİŞTİRME TOHUM RAPORLARI / YETİŞTİRME TOHUM HAREKET RAPORU (FR-YH) Yetiştirmek üzere (tohum müşteriden) alınan tohumlara ait döküm verir. YETİŞTİRME TOHUM RAPORLARI / YETİŞTİRME TOHUM TOTAL RAPORU (FR-YT) Müşteriden yetiştirmek üzere alınan tohumlarla ilgili giren/çıkan/kalan toplamları verir. YETİŞTİRME TOHUM RAPORLARI / YETİŞTİRME TOHUM SON STOK DURUMU(FR-YS) Yetiştirmek üzere gelen ve stoklara giren tohumların miktarlarına ilişkin son durumu verir. SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (EKİM 2012) 24