STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMLERİ DENEYİM PAYLAŞIMI

Transkript

1 STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMLERİ DENEYİM PAYLAŞIMI DENİZLİ 25-28/02/2009 Murat KARAAĞAÇ Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanı

2 İÇİNDEKİLER DURUM ANALİZİ - Dünden Bugüne Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı -Nasıl Başladı -Neler Yapıldı - Neleri Yapamadık - SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri - Kurum İçi Bakış - Üst Yönetici ile İlişkiler - Harcama Yetkilileri ile İlişkiler - İç Denetçi ile İlişkiler - Üst Yönetim Bakışı - Maliye Bakanlığının Bakışı

3 İÇİNDEKİLER DURUM ANALİZİ - Personel Durumu - İstihdam - İstihdam Zorlukları - Personelin SGDB.na Yaklaşımı - İş Yükü SWOT ANALİZİ - Güçlü Yönler -Zayıf Yönler -Fırsatlar - Tehditler SONUÇ (BEKLENTİLERİMİZ)

4 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Nasıl Başlandı - 01/01/2006 tarihinde göreve başladığımda toplam 29 personel görev yapmakta idi. Bunun 20 si Maliye Bakanlığı personeli, 9 u ise Kurum personeli - Mevcut yazılım otomasyonları çok eski ve eksik, mevcut mali mevzuatlara cevap verecek durumda değil ve raporlamada doğru veri elde etme zorluğu var - Fiziki alan, makine ve teçhizat yetersiz

5 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-1 - Mali konularda Üniversite Senatosuna, Üniversite Yönetim Kuruluna ve harcama birimlerine, özellikle 5018 sayılı Kanun ve değişen mevzuatlar hakkında bilgilendirme toplantıları yapıldı. Konunun önemi anlatılarak özellikle üst yönetimin ve harcama yetkililerin desteği sağlandı.

6 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-2 - Yeni yayınlanan veya her mevzuat değişikliklerinde üst yönetime bilgilendirme brifingi verildi. - Harcama birimlerine konuyu açıklayıcı hizmet içi eğitimler düzenlenmekte ve iç genelge olarak da duyurular yapılmakta.

7 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-3 - Kurum ve Başkanlığımız personeline hizmet içi eğitimler düzenlendi. (5018 ve 5510 sayılı Kanun, Muhasebe, Stratejik Plan, Performans Programı, Kamu İhale Kanunu, Taşınır Mal ve diğer mevzuatlar konusunda düzenli eğitimler verildi.)

8 Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-4 DURUM ANALİZİ -1/1/2006 tarihinde kurulan Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yılın ilk altı ayında 3 ü Maliye Bakanlığı personeli 4 Şube Müdürü atandı. (Bunların 2 si Bütçe Daire Başkan Yard.) -Başkanlığımın 29 idari personelin (9 u kurum personeli, 20 s, Maliye Bakanlığı personeli) 20 si Maliye Bakanlığına kendi istekleriyle döndü.

9 Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-5 DURUM ANALİZİ - Üst Yönetimin desteği ile; 2006 yılı içinde tamamına yakını değiştirilmiş olarak 46 personele ulaşılmış olmasına rağmen Başkanlığımız da bugün 39 personel ile görev yapmaya çalışmaktayız. - Üst Yönetimin Başkanlığımıza verdiği büyük destekle; yetersiz durumda bulunan makine teçhizat ve çalışma mekan ihtiyaçlarımız giderildi. 52 kişilik eğitim ve 18 kişilik toplantı salonu ile arşiv yaptırıldı.

10 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı sayılı Kanun gereği hazırlamamız gereken Faaliyet Raporu için YÖK Strateji Geliştirme Daire Başkanı, Ankara Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanı olarak açıklamalı örnek Faaliyet Raporu Rehberi çıkartılarak YÖK Web sayfasında yayınlandı.

11 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı yılı Yüksek Planlama Kurulu kararıyla Stratejik Plan ve Performans Programı hazırlanmasında pilot kurum seçilen Üniversitemiz, başta TUSSİDE olmak üzere dış eğitim desteği alındı. (Üniversitemizde yaklaşık 400 kişi bu eğitime katıldı.)

12 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-7 - Kurumumuzun Stratejik Planın hazırlanması için Üst Yönetim 10 kişilik Strateji Plan Ekibi oluşturuldu. Ekip, 2004 yılı içinde Stratejik Plan Taslağını hazırlayarak Maliye Bakanlığına ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına sundu.

13 Dünden Bugüne SGDB Neler Yapıldı-8 DURUM ANALİZİ - Senato Kararıyla 2006 yılında Üniversitemizin tüm Harcama Birimlerine yıllarını kapsayan birim Stratejik Planları hazırlatıldı. Birim Stratejik Planları da dikkate alınarak Kurumun Stratejik Planı hazırlanarak Maliye Bakanlığına ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına sunuldu yılından itibaren Üniversitemiz Bütçesi ile birlikte Performans Programı da Maliye Bakanlığının desteği ile hazırlanarak ilgili mercilere sunulmuştur.

14 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-9 -Diğer Kurumlarca verilen eğitimlere katıldık -Başkanlığımız birimlerinin yönergeleri hazırlandı - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının mali konularda Kurum dışı yazışmalar yapabilmesi için Rektörlükten onay alındı. (Örneğin İcra Dairelerine)

15 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-10 Yazılım yetersizliği nedeniyle otomasyonda yapılan işlerde hatalar yapılmakta ve zamanında veri elde etme zorluğu yaşanmaktaydı. Bunun nedenle; - Bilimsel Araştırmalar Birimi Otomasyonu, - İhale Otomasyonu, -Taşınır Mal Otomasyonu (Barkod sistemli) ve - Faaliyet Raporu Otomasyonu yazılımı tamamlandı

16 DURUM ANALİZİ Dünden Bugüne SGDB. Neler Yapıldı-11 - Personel ve Öğrenci Otomasyonları 2009 yılı sonuna kadar tamamlanması planlandı. - Yönetim Bilgi Sistemi ne ilişkin TÜBİTAK projesi hazırlandı - Örgütlenme için Strateji Geliştirme Birim Yöneticileri derneği kuruldu

17 Dünden Bugüne SGDB. Neleri Yapamadık-1 DURUM ANALİZİ - Yönetim Bilgi Sistemi yazılımının maliyetinin yüksek olması ve kaynak yaratamadığımızdan yapılamadı - Gelir tahakkuk, takip ve tahsil işlemlerinde yazılım ve veri toplama yetersizliği nedeniyle gelir takibini yapılmasında sıkıntılar çekilmekte. - İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularındaki çalışmalarımız devam etmektedir. (mevzuat ve rehberin yeni yayınlanması)

18 Dünden Bugüne SGDB. Neleri Yapamadık-2 DURUM ANALİZİ - Destek hizmetleri birimlerinin yetki devrini istememelerinden dolayı İdarenin yatırım programının koordinasyon görevini Başkanlığımızca yürütülememekte - Kadrosu verilen 10 Mali Hizmetler Uzmanının ancak 2 sini doldurabildik. 8 boş kadromuz mevcut. -Başkanlığımızda 14 adet say 2000i makinesi bağlı. Bunlara ilave olarak 5 adet daha makineye ihtiyaç duyulmakta.

19 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-1 - Üst Yönetici ile İlişkiler - Harcama Yetkilileri ile İlişkiler - İç Denetim Birimi ile İlişkiler

20 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-1 - Üst Yönetici ile İlişkiler SGDB. nın görevlerini, yapması gerekenleri, sorumluluklarını ve kurum içindeki fonksiyonlarını ve olması gereken etkinliği ile diğer Kamu Kurumu ve Kuruluşları ile ilişkileri Üst Yönetime anlatılarak desteği sağlanmıştır.

21 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-1 - Harcama Yetkilileri ile İlişkiler-1 Üniversite Senatosunda ve Yönetim Kurulunda SGDB.nın görev ve sorumluluklarını, Harcama Yetkililerince yürütülecek hizmetlerde ne gibi destek verebileceklerini, Harcama Yetkililiği görevlerinden doğabilecek sorunlarda SGDB.nın ne tür katkı sağlayabilecekleri konularında devamlı bilgilendirmeler yapılarak destekleri sağlanmıştır.

22 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-1 - Harcama Yetkilileri ile İlişkiler-2 Fakülte, Enstitü ve Yüksekokul Sekreterleri ile Daire Başkanlıklarına yılda en az iki defa 5018 sayılı Kanun veya diğer mevzuatların; Harcama Yetkililerine, Gerçekleştirme Görevlilerine ve bu süreçte görev alacak diğer görevlilere ne gibi sorumluluklar getirdiği hususunda bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır.

23 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-1 - İç Denetim Birimi ile İlişkiler İç denetim biriminde görev alan iç denetçilerin atandıkları süre zarfında Harcama Yetkilileri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yakın istişare ve işbirliğinin sağlanamadığını gözlemekteyiz. Bu husus birlikte çalışma durumunu zorlaştırmaktadır. (Örnek-1)

24 DURUM ANALİZİ - Örnek-1 İç denetim birimi yaklaşımı

25 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Kurumun İçi Bakış-2 - Kurum içinde yeni birim olan Strateji Geliştirme Birimlerini kabullenme zorluğu - Yetki devrinde yaşanan zorluklar

26 DURUM ANALİZİ SGDB. nın Kurum İçindeki Yeri Üst Yönetimin Bakışı Üst Yönetimin, Başkanlığımıza destek vermesiyle birlikte bazı konularda sıkıntılar yaşanabilmektedir. Maliye Bakanlığının Bakışı Maliye Bakanlığı Üniversite SGB.ne eğitim ve bilgi paylaşımı en üst düzeyde vermektedir. Ancak; -SGB. Başkanının pozisyonunun kurumu içindeki yerinin açık belirlememesi, - özlük haklarının emsallerinden çok düşük olması ve - personel kadrolarının verilmesindeki tereddüdü

27 Personel Durumu-1 İstihdam İş Analizi çalışmalarımızda; Başkanlığımızda 55 personele ihtiyaç duyulmakta olup, bugün 39 personel ile görevimizi yerine getirmeye çalışmaktayız. (Uzman ve diğer personel) (Tablo-2) İstidam Zorlukları DURUM ANALİZİ Strateji Geliştirme Birimlerinde çalışma koşullarının ağırlığı nedeniyle, SGB.de çalışma isteksizliği (personel seçiminde SGB. ni tercih etme isteksizliği, personel seçiminde kısıtlılık)

28 DURUM ANALİZİ Tablo- 2 Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personel İstihdamı KADRO Daire Başkanlığı Stratejik Yön. ve Planlama Bütçe ve Perf. Prog. İç Kont. Ve Ön Mali Kont. Muh., Kesin Hes.ve Rap. Genel Toplam Boş Dolu Boş Dolu Boş Dolu Boş Dolu Boş Dolu Boş Dolu Daire Başkanı Şube Müdürü Mali Hiz.Uzm Mali Hiz. Uzm. Yrd Şef Memur Hizmetli TOPLAM

29 DURUM ANALİZİ Personel Durumu-2 Personelin Yaklaşımı SGB nin iş yükünün çok olması, ücret düşüklüğü ve fazla çalışma karşılığını alamamasından dolayı çalışma isteksizliği

30 DURUM ANALİZİ İş Yükü Genel Bütçeye Göre Özel Bütçenin Harcama Birimi Olarak Bakarsak KURUM Personel Sayısı Genel SGB Harcama Birimi Yevmiye Sayısı Bütçesi Bütçe Dışı Kaynaklar Hacettepe Üni. (**) Enerji Bakanlığı Çalışma Bakanlığı Maliye Bakanlığı (*) (*) (*) Avrupa Bir.Gen.Sek (*) Cari ve Sermaye Transferi ile Yedek Ödenek) (**) Döner Sermaye Bütçesi Hariç

31 DURUM ANALİZİ İş Yükü Genel Bütçeye Göre Özel Bütçenin Fonksiyonel Durumu Fonksiyon Genel Bütçe İdareler Özel Bütçeli İdareler İş Yükü Stratejik Yönetim ve Plan. 10% Bütçe ve performans 15% Muhasebe ve Kesin Hesap % İç Kont ve Ön Mali Kontrol 35%

32 SWOT ANALİZİ SWOT Analizi olarak ele aldığım konular, sadece Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının düşünce ve deneyimlerine dayalı olarak belirlenmiştir. Genel olarak ifade edilen durumlar sadece kıyaslama açısından ele alınmıştır.

33 SWOT ANALİZİ Güçlü Yanlarımız Mali Hizmet Uzmanlarının kadromuzda yer alması Mali Hizmet Uzman ve Mali Hizmet Uzman Yardımcılığı Kadrolarımızın tamamının atanmasıyla güçlü bir uzman personel yapısına kavuşacak olması Kurumun içinde diğer görevlerinin yanında Mali Danışma Birimi olması Mevzuattan kaynaklanan mali danışmanlık ve Kurumun mali konularında lokomotifi görevi olması, kuruma danışmanlık hizmeti vermesi

34 SWOT ANALİZİ Güçlü Yanlarımız-2 Başkanlığımıza Üst Yönetimin Desteği Strateji Geliştirme Daire Başkanlıklarının görevlerini yerine getirmesinde olmazsa olmazlardan biri Üst Yönetimin desteğidir. Başkanlığımızın yapılanmasında üst yönetimin desteği görevlerini yerine getirmesinde bizleri güçlü kılmaktadır.

35 SWOT ANALİZİ Zayıf Yanlarımız-1 Kurum içindeki yerimizin belirsizliği Genel Bütçeli İdarelerde Strateji Geliştirme Birimleri direkt üst yöneticiye bağlı iken Üniversitelerde Kanun gereği konumu belli değildir. Bu gün Üst Yönetici desteği alan Başkanlığımız Rektör değişiminde bu desteği alamayabilir. Direkt Rektöre bağlı olmamız gerekirken; - Genel Sekreter Yardımcılarına, Genel Sekretere, Rektör Yardımcılarına veya Rektör Danışmanlarına bağlı çalışma durumları olabilmektedir.

36 SWOT ANALİZİ Zayıf Yanlarımız-2 Yetersiz Kadrolar Üç yıl içinde, 55 kişiye ulaşan personel sayımız, iş çokluğu, fazla yapmış olduğu çalışmanın karşılığını alamaması ve diğer kurumlardaki ücret farklılığı nedeniyle Başkanlığımızda çalışmak istememesi gibi nedenler ile bir yıl içinde 16 personelin ayrılmıştır. Bu gibi durumlar nedeniyle Başkanlığımızda personel istihdam etme zorluğu yaşanmaktadır.

37 SWOT ANALİZİ Zayıf Yanlarımız-3 Yapılanmanın tamamlanmamış olması Mali Hizmet Uzman ve Uzman Yardımcılarının atamalarının tamamlanmamış olması, mevcutların ise diğer kurumlardaki ücret farklılığı nedeniyle kadroda tutamama gibi sorunlar yaşanmaktayız. (Örneğin: 10 Mali Hizmet Uzmanı ve 5 Mali Hizmet Uzman Yardımcısı kadrosu varken, Üniversitemizde 2 Mali Hizmet Uzmanı görev yapmaktadır.

38 SWOT ANALİZİ Zayıf Yanlarımız-4 Yetersiz yazılım - Yönetim Bilgi Sistemi ve diğer yazılımların tamamlanmamış olması - Say 2000i ile e-bütçe nin birbirinden bağımsız işlemesi (Örneğin; 2006 yılında öz gelirimiz 223 Trilyon gözüküyor. Ödeme emri belgesini iki defa sisteme giriliyor)

39 SWOT ANALİZİ Zayıf Yanlarımız-5 Strateji Geliştirme Birimlerinin Örgütlenmenin tam olarak tamamlanmamış olması 2008 yılının sonbaharında kurulan Kamu Strateji Geliştirme Birim Yöneticileri Derneğinin (KASGEBDER) Üniversitelerin her ile dağılmış olması ve iş yoğunluğu nedeniyle yeterli düzeyde faaliyete geçememiş olması

40 SWOT ANALİZİ Fırsatlar SGB. nin mevzuatlar gereği kurum içindeki etkinliği 5018 sayılı yasayla verilen görevlerini SGB. nin tam olarak yerine yetirmeleri halinde Kurum içindeki etkinliği artacaktır. Yeni kurulması nedeniyle dinamik bir yapıya sahip olması Yeni yapılanmayı tamamladığında ve uzman personel yapısıyla etkin ve etkili bir birim olacaktır.

41 SWOT ANALİZİ Tehditler-1 Kurumlarda aynı görev yapan personelin eşit ücret alamaması - Üniversite Daire Başkanının Makam Tazminatı almaması - Kurumlarda Mali Hizmetler Uzmanları arasındaki ücret farklılığı - Fazla Mesai verilmemesi -Diğer personelin ücret düşüklüğü

42 SWOT ANALİZİ Tehditler-2 Kurumlar arasındaki yeri/konumunun farklılığı-1 Strateji Geliştirme Birimlerinin aynı görevleri yürütürken; - Genel Bütçeli İdarelerde Strateji Geliştirme Başkanı ve altında en az dört daire başkanı - Özel Bütçeli İdarelerde Daire Başkanı (Şube Müdürlükleri kadro olarak verilmemiştir. Yapılanmada kadro olarak verilmemesi durumunda Mali Hiz. Uzmanları ile çatışma durumuna girecektir.)

43 SWOT ANALİZİ Tehditler-2 Kurumlar arasındaki yeri/konumunun farklılığı-2 Strateji Geliştirme Birimlerinin aynı görevleri yürütürken; -Bazı Özel Bütçeli İdarelerde Şube Müdürlükleri olarak teşkilatlanmışlardır Buna göre Strateji Geliştirme Daire Başkanlıklarının yapılanması; - uzmanlık olarak mı? - hiyerarşik olarak mı?

44 SWOT ANALİZİ Tehditler-3 Eleman teminindeki güçlük - Bütçe Kanunu ile ayrılan personelin yerine yeni personel temininde güçlük yaşanmakta (%25 i kadar) - KPSS ve diğer sınavı ile gelen personelin yetersizliği (Personel seçimi yapılamaması- Uzman ve diğer personel) - Nitelikli personeli tutma zorluğu (başka kurumlara geçme durumu)

45 SWOT ANALİZİ Tehditler Mevzuatların sık değişmesi - Mevzuatların sık değişmesi nedeniyle takip ve uygulama zorluğu (Örneğin; Tedavi, 5510 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatlar vd.) -Değişen mevzuat içeriğinin atıflarla anlatım (Örnek; 5436 sayılı Kanunun Madde 17 / tarih ve 3046 sayılı Kanunun 12 nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi ile üçüncü fıkrasının (c) bendi, 16 ncı maddesinin (k) bendi ve 24 maddesi aynen uygulanır.)

46 SWOT ANALİZİ Tehditler Sayıştay Denetimi -Sayıştay denetiminde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının konumu, yetki ve sorumluluğunun net belirlenmemiş olması

47 SONUÇ BEKLENTİLERİMİZ-1 - Maliye Bakanlığınca Üniversitelerin sorunlarının yerinde tespiti - Maliye Bakanlığınca düzenlenen eğitim hizmetlerinin devamı ve desteklenmesi - Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının güçlendirilmesi yönünde mevzuatlarda değişiklik yapılması (öncelikle Kurum içindeki yerinin belirlenmesi vd.)

48 SONUÇ BEKLENTİLERİMİZ-2 - Bütçe yapısının değişmesi (özerk, esnek, torba bütçe olabilir) - Maliye Bakanlığınca Rektörlere 5018 sayılı Kanun hakkında bilgilendirilme yapılması - Hizmetlerimizin yürütülmesinde Hazine Müsteşarlığı, DPT Müsteşarlığı, YÖK ve Maliye Bakanlığı arasında koordinasyonun sağlanması

49 SONUÇ BEKLENTİLERİMİZ Muhasebe Yetkililerinin yürütmesi gereken görevleri; Genel Bütçeli İdarelerde Sertifikalı Muhasebe Yetkilileri tarafından yerine getirilirken, Üniversitelerde kadrosu ve özlük hakkı olmayan tarafından yerine getiriliyor. Üniversitelere Sertifikalı Muhasebe Yetkilisi atanmasında Maliye Bakanlığınca desteklemesi ile Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri ve Muhasebe Yetkililerine yükümlülüğü nedeniyle de ilave ödenek verilmesi

50 SONUÇ BEKLENTİLERİMİZ Özellikle Büyük Üniversitelerde en az bir Muhasebe Yetkilisi Yardımcısının atanmasına müsaade edilmesi -SGB. Başkanlarının atamaları ve görevden alınmalarının Maliye Bakanlığının onayı ile yapılması - SGB. personelinin özlük haklarının iyileştirilmesi

51 TEŞEKK EKKÜRLER