T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SÜREKLİ EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI UYGULAMA RAPORU

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SÜREKLİ EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI UYGULAMA RAPORU

2 İÇİNDEKİLER YÖNETİCİ SUNUŞU I.GENEL BİLGİLER A. Misyon B. Vizyon C. Yetki Görev ve Sorumluluklar II. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER A. Teşkilat Yapısı B. Görev Tanımları III. İŞ AKIŞ ŞEMASI A. Kurs Eğitim Ve Seminer Gibi Faaliyetlerin Yürütülmesi B. Kurs Eğitim ve Seminer Gibi Faaliyetlerin Ödemelerinin Yapılması IV. HİZMET STANDARTLARI TABLOSU A. Uşak Üniversitesi Sürekli Eğitim Araştırma Ve Uygulama Merkezi Hizmet Standartları Tablosu V. SÜREKLİ EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI RAPORU A. Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Çalışma Gurubu B.. Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Uygulama Raporu C. Kamu İç Kontrol Standartları 1. Kontrol Ortamı 2. Risk Değerlendirme 3. Kontrol Faaliyetleri 4. Bilgi ve İletişim 5. İzleme

3 YÖNETİCİ SUNUŞU Kavramların, kurumların, anlayış ve algıların hızla değiştiği; bilginin temel meta haline geldiği içinde bulunduğumuz döneme bilgi çağı ve bilgiyi üreten, yenileyen, kullanan ve paylaşan bireylerin oluşturduğu gruba da bilgi toplumu denilmektedir. Bilgi çağının ve bilgi toplumunun en önemli özelliği ise sürekli gelişerek büyüyen bu bilginin hayatın her alanında daha fazla kullanılır hale gelmesidir. Artık temel amaç haline gelen bilgiye ulaşma, bilgiyi kullanma ve bilgiyi paylaşmanın yolu ise araştırmanın, eğitimin ve elde edilen bilgiyi işler hale getirmenin yani uygulamanın kesintiye uğramaması, süreklilik arz etmesidir. Bu yolla toplumların daha sağlıklı, daha müreffeh bir düzeye çıkması ve yerel, ulusal ve uluslararası düzeyde bilgi çağı ve bilgi toplumunun gerektirdiği evrensel ilkelere ulaşılması amaçlanmaktadır. Başta üniversiteler olmak üzere eğitim kurumları ise bu amacın gerçekleştirilmesi yolunda temel araçlar konumundadır. Küresel ölçekteki bu değişim etkilerini kamu yönetimleri üzerinde ve dolayısıyla yönetim anlayışında da göstermektedir. Artık kamu yönetimleri etkinlik, verimlilik, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri çerçevesinde ele alınmakta ve kamu hizmeti bu ilkeler çerçevesinde yerine getirilmeye çalışılmaktadır. Bu anlayış doğrultusunda ülkemizde de kamu yönetiminin yeniden yapılanması çalışmaları hız kazanmış ve etkin, verimli, saydam ve hesap verebilir bir yönetim için gerekli adımlar atılmıştır. Bu amaçla, kamu mali yönetimi ve kontrol sisteminin uluslararası uygulamalara ve AB müktesebatına uyumlu hale getirmek üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu yayımlanmıştır sayılı Kanunla, her bir kamu idaresi içerisinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması ve kamu idarelerinin bu plan çerçevesinde faaliyette bulunmaları öngörülmüştür. Üniversitemiz bünyesinde, tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Yönetmelik ile kurulan Sürekli Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi (USEM) de kamu yönetimimizin bir parçası olarak hedeflenen etkin, verimli, saydam ve hesap verebilir bir yönetim anlayışını gerçekleştirme adına Üniversitemiz iç kontrol uyum eylem planı çerçevesinde çalışmalarını mevcut imkanlar dahilinde yürütmektedir. Bu bağlamda Müdürlüğümüze ait iç kontrol uyum eylem planı raporu aşağıda yer almaktadır. Doç. Dr. Murat BAŞAR USEM Müdürü

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon Merkezimizin misyonu şu şekilde sıralanabilir: a) Üniversitede önlisans, lisans ve lisansüstü öğretim programları dışında, gerçekleşen bilimsel ve teknolojik gelişmelerden, küçük, orta ve büyük sanayi, ticaret, hizmet, tarım, hayvancılık ve benzeri işletmeler ile kamu ve özel kuruluşların yararlanmalarını, üretim ve verimliliklerini sürekli eğitim programları yoluyla sağlamak, b) Üniversitenin; diğer kamu ve özel kişi, kurum ve kuruluşların hizmet içi eğitim ile mesleki eğitim taleplerini karşılamak, bu amaçla sınıfta eğitim, uzaktan eğitim, uygulamalı eğitim ve benzeri sürekli eğitim programları düzenlemek, c) Yeni bilgi ve teknolojileri kullanabilen kurum ve işletmelere ulaşmak için gerekli çalışmaları yapmak, d) Üniversitenin, kamu ve özel sektördeki uluslararası kuruluşlarla işbirliğini geliştirerek, yerel, bölgesel ve ulusal ölçekte Türkiye nin ekonomik ve toplumsal gelişimine ve ulusal ekonominin küresel ekonomide rekabet edebilmesine katkıda bulunmak. B. Vizyon Merkezimiz vizyonu ise yukarıda açıklanan misyonumuz doğrultusunda, yeni bilimsel ve teknolojik bilgiyi ve gelişmeleri takip ederek bu yöndeki birikimini talep eden kişi, işletme, kurum ve kuruluşlara aktarmak; kuramsal bilgiyi uygulama ile bütünleştirerek toplumun ve ekonominin yararına sunmak ve yeni bilgi ve teknoloji eksikliğinin olduğu ekonomik, yönetsel ve toplumsal sorunlara çözüm üretmek için gerekli faaliyetleri planlamak, düzenlemek ve yürütmektir. C. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Üniversitenin, kamu ve özel sektördeki uluslararası kuruluşlarla işbirliğini geliştirerek, yerel, bölgesel ve ulusal ölçekte Türkiye nin ekonomik ve toplumsal gelişimine ve ulusal ekonominin küresel ekonomide rekabet edebilmesine katkıda bulunmak.

5 Üniversitenin; diğer kamu ve özel kişi, kurum ve kuruluşların hizmet içi eğitim ile mesleki eğitim taleplerini karşılamak, bu amaçla sınıfta eğitim, uzaktan eğitim, uygulamalı eğitim ve benzeri sürekli eğitim programları düzenlemek; Bölgemizde sanayinin gelişimi ve ihtiyacının tespitine yönelik araştırma ve fizibilite çalışmaları ile, bölge işletmelerinin sürekliliği ve büyümesine yönelik yeni bilgi ve teknolojileri kullanabilen kurum ve işletmelere ulaşmak için gerekli çalışmaları yapmak; Yeni bilimsel ve teknolojik bilgiyi ve gelişmeleri takip ederek bu yöndeki birikimini talep eden kişi, işletme, kurum ve kuruluşlara aktarmak; kuramsal bilgiyi uygulama ile bütünleştirerek toplumun ve ekonominin yararına sunmak ve yeni bilgi ve teknoloji eksikliğinin olduğu ekonomik, yönetsel ve toplumsal sorunlara çözüm üretmek için gerekli faaliyetleri planlamak, düzenlemek ve yürütmek. Bölgedeki işletmelerin gelişimi sağlamak için Ulusal Ajans, Kalkınma Ajansı, KOSGEB, İşkur gibi kurumlar ile hazırladıkları projelerle tüm paydaşların ihtiyaç duyduğu alanda gelişimini sağlarken, dolaylı olarak da bölge ekonomisinin rekabet seviyesinin artmasına destek olmak. Bilişim teknolojileri programları, profesyonel gelişim programları, örgütsel gelişim programları, meslek kazandırma kursları, spor ve sanat eğitimi programları, yabancı dil programları ve sınavlara hazırlık programları hazırlamak. Üniversitede lisans ve lisansüstü öğretim programları dışında, gerçekleşen bilimsel ve teknolojik gelişmelerden, küçük, orta ve büyük sanayi, ticaret, hizmet, tarım, hayvancılık ve benzeri işletmeler ile kamu ve özel kuruluşların yararlanmalarını, üretim ve verimliliklerini sürekli eğitim programları yoluyla sağlamak; ve bu amaçla hem kurum içi eğitimler hem de genel katılımlı eğitimler düzenleyerek bölgenin sanayi eğitim ve kültür hayatının ve kurumlarının gelişimine destek olmak başlıca görev ve sorumluluklarımız kapsamında yer alan başlıca faaliyet alanlarımızdır.

6 II. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER A. Teşkilat Yapısı MÜDÜR YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI PROGRAM KOORDİNATÖRÜ ÖĞRENCİ İŞLERİ KOORDİNATÖRÜ MÜDÜR YARDIMCISI MEMUR MEMUR B Görev Tanımları 1) Müdür: Merkezi temsil etmek, Yönetim Kurulunu toplantıya çağırmak, gündemi hazırlamak, toplantıya başkanlık etmek, çalışma programlarını hazırlamak ve Yönetim Kuruluna önermek, Yönetim Kurulunca karara bağlanan çalışma programını yürütmek, koordinasyon gruplarını yönlendirmek ve denetlemek, oluşturulan koordinasyon gruplarının çalışmaları ve sonuçlarıyla ilgili olarak Yönetim Kurulunu bilgilendirmek, merkezin yıllık faaliyet raporunu hazırlamak, Yönetim Kurulunun görüşünü aldıktan sonra Rektöre sunmak, eğitim, kurs, seminer ve benzeri program, faaliyet ve projelerin düzenlenmesini, yürütülmesini, yönlendirilmesini ve denetimini sağlamak, personelin eğitim, denetim ve çalışma esaslarını belirleyerek bunları yerine getirmek. 2) Yönetim Kurulu: Merkez Müdürünün faaliyet dönemi sonunda hazırlayacağı faaliyet raporunun düzenlenmesine ilişkin esasları tespit etmek, sunulan raporu değerlendirmek, bir sonraki döneme ait çalışma programını düzenlemek, gündemde bulunan araştırma ve eğitim projelerini, programlarını

7 ve faaliyetlerini karara bağlamak ve uygulanışını denetlemek, eğitim faaliyetleri sonunda eğitmenlere verilecek eğitim ücretlerini belirlemek, Merkezin ihtiyaçları doğrultusunda yapılacak harcama ve ödemeleri karara bağlamak ve gerekli gördüğü durumlarda uzmanlık komisyonları kurarak çalışmaları yürütmek. 3) Müdür Yardımcısı: Merkez Müdürünün çalışmalarında kendisine yardımcı olmak, Merkez Müdürünün katılmadığı toplantılara başkanlık etmek, Merkez Müdürlüğüne vekâlet etmek ve Merkez Müdürünün vereceği diğer görevleri yerine getirmek. 4) Koordinatör: Koordinatörlerin başlıca görevi eğitim, seminer ve kurların başlangıcından bitimine kadar programla ilgili tüm işlemleri planlamak, ders ve sınavları koordine etmek, kursiyerlerin (öğrencilerin) ve eğitmenlerin sorunları ile ilgilenmek ve çözüm bulmaktır. 5) Memur: Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek ve yazışmaları dosyalamak, ayniyat ve muhasebe işlerini yerine getirmek, gerçekleştirilmesi planlanan eğitim, kurs ve seminer gibi faaliyetlere ilişkin yazışma, planlama, kayıt, harcama ve ödeme evraklarının hazırlanması vb. işleri yerine getirmek, kurum içerisinde hizmet standartlarına, etik kurallara riayet etmek ve Merkez Müdürünün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

8 III. İŞ AKIŞ ŞEMASI A. Kurs Eğitim Ve Seminer Gibi Faaliyetlerin Yürütülmesi Açılması planlanan eğitim veya kursun için öncelikle eğitmenler belirlenir ve ders programı hazırlanır. Üniversite dışı kurumlarla ortaklaşa yapılan eğitim ve kurslarla ilgili yazışmalar yapılır. Kurs ve eğitim için eğitim yeri ve sınıflar ayarlanır gerekli yazışmalar yapılır. Kurs veya eğitim verecek eğitmenlere Eğitmen Bilgi Formu doldurtulur. Kurs veya eğitim verecek eğitmenlerin CV leri alınır. Açılması planlanan eğitim veya kurs ile ilgili yönetim kurulu kararı alınır. Yönetim Kurulunda kursun fiyatı, eğitmenler, ders programı ve eğitmen ders ücreti belirlenir. Sözleşme veya protokol imzalanacaksa bu da karara eklenir. Eğitimle ilgili USEM Yönetim Kurulu Kararı Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur. Kurs veya eğitim veren eğitmenlerin birimlerine eğitim ile ilgili bilgilendirme yazısı yazılır. Eğitmenlerin ders programları istenir. Sözleşme veya protokol imzalanacaksa takip edilir. Her kurs veya eğitim için ayrı bir klasör tutulur. Her türlü yazışma, formlar ve eğitim dokümanı bu klasörde tutulur. Kurs veya eğitim alan öğrencilere öğrencilerin başvuruları kabul edilir ve bilgi formu doldurtulur. Formlardaki bilgiler ilgili kurs için hazırlanacak öğrenci bilgi listelerine kaydedilir. Her kurs için öğrenci yoklama listeleri hazırlanır. Kurs ücretlerinin yatırılıp yatırılmadığı Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ile koordinasyon içerisinde takip edilir. Eğitmenlere ders yükü çizelgeleri ile öğrenci yoklama listeleri verilir ve bunların doldurtulması takip edilir kurs bitiminde eğitmenden teslim alınır. Sertifika ya da katılım belgesi verilecekse bunlar kurs bitmeden doldurulur. Kurs bitiminde hak edenlere bu belgeler imza karşılığı teslim edilir. B. Kurs Eğitim ve Seminer Gibi Faaliyetlerin Ödemelerinin Yapılması Kurs bitiminde eğitmenlerden ders yükü çizelgeleri toplanır ve kontrol edilir. Kurstan elde edilen gelir ile ilgili fatura kesilmesi için Döner Sermaye İşletmesine yazı yazılır. Ders yükü çizelgeleri ile Döner Sermaye İşletmesinden gelen kursa ait fatura ve gelir dağılım tablosu yazısına istinaden eğitmenlere verilecek ücretin belirlenmesi amacıyla USEM Yönetim Kurulu Kararı alınır. Yönetim Kurulu Kararına istinaden ödeme belgeleri hazırlanır ve ödemelerin yapılabilmesi için Döner Sermaye İşletmesine gönderilir.

9 IV. HİZMET STANDARTLARI TABLOSU A. Uşak Üniversitesi Sürekli Eğitim Araştırma Ve Uygulama Merkezi Hizmet Standartları Tablosu SIRA NO HİZMETİN ADI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER 1 2 Kurs, Eğitim Seminer Planlaması Toplanan Formların Yönetim Kuruluna Sunulması 1.Tüm Akademik birimler ile Yapılan Yazışmalar 2.Eğitmen Bilgi Formları ve Ders Programı Formlarının Doldurulması Eğitmen Açılması Bilgi stenen Formları Program ve Ders çin EProgramı itmenin Formları HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 15 Gün 1-3 Gün 3 4 Önerilerin Merkez Yönetim Kurulunda Değerlendirilmesi Uygun Görülen Programların Açılması Kararının Alınması 1.Akademik Birimlerle Yapılan Yazışmalar 2.Toplanan Program Öneri Formları 3.Merkez Yönetim Kurulu Kararları 1.Merkez Yönetim Kurulu Kararı 1 Gün 1 gün 5 Açılması Kararlaştırılan Kurs, Eğitim ve Seminer Programlarının İlanı Kurs programlarının; 1.Başlama Ve Bitiş Tarihleri, 2.Toplam Saati, 3. Toplam Ücreti, 4. Uygulanacağı Sınıfı Veya Laboratuvarı, 5. Ön Kayıt ve Asıl Kayıt Tarihlerinin Duyurulması 15 Gün 6 Kayıtların Alınması 1.Ücreti Yatırdığını Gösteren Banka Dekontu 2.Başvuru Esnasında Doldurulacak Olan Başvuru Formu 15 gün 7 Kurs Eğitim ve Seminerlerin Başlaması 1.Kursun Günü ve Saati İle Gerçekleştirileceği Yerin Eğitmenlere ve Kursiyerlere Bildirilmesi 2.Kursun Başlaması 1 Gün

10 8 Kursun Tamamlanması 1.Ders Yükü Çizelgelerinin Toplanması 2.Eğitmenlerin Pay Dağılımlarının Yapılması İçin Yazışmaların Yapılması 3.Başarı ve Katılım Belgelerinin Hazırlanması 4.Başarı ve Katılım Belgelerinin Kursiyerlere Teslim Edilmesi 15 Gün 9 Belge İsteği 1.Dilekçe 1 Gün. 10 Bilgi Edinme 1.Konuya İlişkin Dilekçe 1 Hafta 11 Diğer Yazışmalar 1.İlgili Yönetmelik ve Kanun Hükümleri 1 Hafta Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Merkez Müdürlüğü İkinci Merkez Müdürlüğü Müracaat İsim Doç. Dr. Murat BAŞAR Müracaat İsim Sezayi DAŞDEMİR Unvan USEM Müdürü Unvan Şube Müdürü Adres 1 Eylül Kampüsü İzmir Yolu 8. Km. İslami İlimler Fakültesi Binası Kat:3 UŞAK Adres 1 Eylül Kampüsü İzmir Yolu 8. Km. İslami İlimler Fakültesi Binası Kat:3 UŞAK Tel (4300) Tel (4300) E-posta usem@usak.edu.tr E-posta usem@usak.edu.tr

11 V. SÜREKLİ EĞİTİM ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI RAPORU A. Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Çalışma Gurubu 1.Doç. Dr. Murat BAŞAR USEM Müdürü 2. Sezayi DAŞDEMİR Şube Müdürü 3.Şerafettin ERTEN Şef B. Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Uygulama Raporu C. Kamu İç Kontrol Standartları 1.KONTROL ORTAMI KOS1-Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir İç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında personele bilgi aktarma çalışmaları devam etmektedir. Bu bağlamda personelin iç kontrol standartları benimsetilmeye çalışılmaktadır. Personele iç kontrol standartları, etik değerler ve dürüstlük alanlarında eğitimler verilmesi planlanmaktadır İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele her türlü desteği sağlamakta ve örnek davranışlar sergilemektedir Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır Merkezimiz personeli Üniversitemizin etik kuralları çerçevesinde periyodik olarak birim sorumluları tarafından izlenmekte ve etik davranış ilkelerine uygun davranmaları sürekli desteklenmektedir. Kamu görevlileri etik davranış ilkeleri ile başvuru usul ve esasları hakkında yönetmelik hakkında birim personeline bilgi verilmiştir Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır Merkezimiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlayacak önlemler alınmıştır. Faaliyetlerimiz dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülmektedir Merkezimiz faaliyetleri ve işleyişi Üniversitemiz ve Merkezimiz stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak izleme, raporlama ve değerlendirmeye tabi tutulmaktadır.

12 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır Merkezimiz personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için gerekli bilgilendirme faaliyetleri yürütülmektedir Merkezimiz hizmetlerinden yararlananların istek ve şikayetlerinin değerlendirmesi amacıyla her türlü bil ve iletişim kanalları açık olup bu istek ve şikayetler değerlendirilmektedir İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır Merkezimiz faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemler alınmıştır. KOS2-Misyon Organizasyon yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Merkezimiz misyon, vizyon, amaç ve hedefleri belirlenmiş olup bunlar çeşitli iletişim araçları ile duyurulmuştur. 2.2.Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Merkezimizde mevcut görevlerin tanımları yapılmış ve ilgililere duyurulmuştur İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir Merkezimizde yürütülen faaliyetlere ilişkin görev dağılımı yapılmıştır Personel görev çizelgeleri personellere dağıtılıp imza karşılığı onayları alınmıştır İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir Müdürlüğümüz teşkilat şeması gözden geçirilmiştir Müdürlüğümüz teşkilat şeması günceldir Merkezimiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporumuzda yer verilmiştir.

13 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır Merkezimizde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru olan yetki ve sorumluluk dağılımındaki aksaklıkların belirlenmesi ve iyileştirme çalışmalarının yapılmakta ve sürekli olarak gözlenmektedir İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Müdürlüğümüz yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır Verilen görevlerin sonuçları yazılı veya sözlü olarak geri bildirim yoluyla takip edilmektedir. KOS3-Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Müdürlüğümüz her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime bildirecektir Müdürlüğümüz, yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları adına eldeki imkanlar dahilinde her türlü tedbiri almaya çalışmaktadır Gerekli görüldüğü zamanlarda Müdürlüğümüz ilgili personellerin seminer ve eğitim programlarına katılmalarını sağlayacaktır Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir Müdürlüğümüzde, mevcut imkanlar dahilinde her görev için uygun personelin görevlendirilmesine çalışılmaktadır İş analizleri yapılarak işin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesine çalışılacaktır Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

14 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir Personelin değerlendirilmesi sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilmekte ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulmaktadır Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede arttırılmaya çalışılmaktadır Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Mevcut imkanlar dahilinde yetersiz personelin performansı çeşitli yollarla artırılmaya çalışılmaktadır Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS4-Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Yetki devirleri, usulüne uygun olarak yerine getirilecektir Yetki devir yapılırken yetki devredilecek kişinin niteliklerine dikkat edilecektir Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması sağlanacaktır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

15 Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devrionayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. 2.RİSK DEĞERLENDİRME RDS5-Planlama ve Programlama: :İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır Birimimiz faaliyetleri vizyon, misyon, amaç ve hedefler ile stratejik plan çerçevesinde ele alınacaktır İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır Müdürlüğümüz faaliyetleri çerçevesinde gerçekleşen harcama faaliyetleri stratejik amaç ve hedefler çerçevesinde gerçekleştirilecektir İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Müdürlüğümüz faaliyet raporları hazırlanarak dönemsel olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilmektedir Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır Merkezimiz idarecileri stratejik planlarının uygulamasını ve takibini yapmakta, gerçekleşme sonuçlarını raporlamaktadır İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır Merkezimiz hedefleri, stratejik plan çerçevesinde spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacak şekilde belirlenmeye çalışılmaktadır. RSD6-Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

16 Birimimizde risk belirleme ekibi oluşturulacaktır Oluşturulacak risk belirleme ekibi Merkezimiz faaliyetlerine ilişkin risk değerlendirme analizini yapacaktır Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risk değerlendirme analizi çerçevesinde elde edilen bulgular kapsamında mevcut risk değerlendirmeleri dönemsel olarak yinelenecektir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır Mevcut risk raporları doğrultusunda bu risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek ve bir eylem planı oluşturularak uygulamaya konulacaktır. 3.KONTROL FAALİYETLERİ KFS7- Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Merkezimizde, iş süreçleri ortaya konup olası riskler belirlenecek ve bu risklere karşı gerekli önleme mekanizmaları kurulacaktır İş süreçlerinin ve risklere karşı alınan önlemlerin uygulanmasını izlemek amacıyla bir çalışma ekibi oluşturulacaktır Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Kontroller için gerekli mevzuat analizi ve güncellemeler gerçekleştirilecektir Kontroller kapsayıcı olacak ve sürecin her aşamasını kuşatacaktır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Merkezimizde mevcut tüm varlıkların takibi ve kontrolü dönemsel olarak gerçekleştirilecektir Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır Gerçekleştirilecek kontrol yöntemlerinde etkinlik ve verimlilik ilkelerine riayet edilecektir.

17 KFS8- Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir Tüm kontrol prosedürleri mevzuata uygun ve yazılı olarak belirlenecektir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır Hazırlanan prosedürler ilgili faaliyetin tüm aşamalarını kapsaması sağlanacaktır 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır Hazırlanan prosedürlerin güncelliği takip edilecektir Hazırlanan prosedürler USEM web sayfasında ilan edilecektir Meydana gelen değişiklikler ivedi olarak çeşitli bilgi iletişim vasıtaları ile ilgililere duyurulacaktır. KFS9- Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Merkezimiz faaliyetlerinin yerine getirilmesinde iş akış şemalarına uyulmasına riayet edilecektir Yetkisiz giriş ve kayıp risklerinin önlenmesi adına gerekli tedbirler alınacaktır Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır Mevcut risklerin önüne geçilmesi amacıyla gerekli çalışmalar yapılacaktır. KFS10- Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır Merkezimiz idarecileri mevcut faaliyetlerde iş akış şemalarına uygunluğu denetlemektedirler.

18 Gerekli durumlarda kontrollerin yapılması uzman kişilere bırakılacaktır Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir Merkezimiz personelinin iş ve işlemleri kontrol edilmekte gerekli durumlarda ilgili kişiye dair tedbirler alınmaktadır Riskli alanlarda iş ve işlemler Merkez Müdürünün görevlendirileceği kişilerce yapılacak ve hata ve usulsüzlükler giderilecektir. KFS11- Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır İşlerin aksamaması ve usulüne uygun şekilde yerine getirilmesi için gerekli tedbirler alınacaktır Birimlerde yürütülen işlerin tüm personelce yerine getirilebilmesi için gerekli çalışmalar yapılacaktır Mevcut imkanlar dahilinde işlerin aksamaması sağlanacaktır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir İşlerin aksamaması amacıyla gerekli durumlarda vekil personel görevlendirilmektedir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır Gerekli önlemler alınacaktır. KFS12- Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

19 4. BİLGİ VE İLETİŞİM BİS13- Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Merkezimiz faaliyetleri ile ilgili bilgi, istek ve şikayetler internet aracılığı ile gerçekleştirilebilmektedir Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Birimimiz de Üniversitemiz ağı içerisinde kağıt ortamındaki belgelerin elektronik ortama geçirilmesi çalışmasına dahil olmuştur Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Merkezimiz faaliyet ve görevlerine ilişkin bilgiler bilgi iletişim araçları vasıtası ile sürekli olarak güncellenmektedir Mevcut bilgilerin doğru ve güvenilir olması sürekli olarak gözetlenmektedir Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Merkezimiz faaliyetleri ile ilgili bilgiler düzenli olarak Üniversitemiz bilgi sistemine aktarılmaktadır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir Merkezimiz vizyon, misyon, amaç ve hedefleri ile ilgili toplantılar dönemsel olarak gerçekleştirilmektedir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır Merkezimiz ve faaliyetleri ile ilgili sorun, görüş ve önerilere ilişkin görüşme toplantılar gerçekleştirilmektedir. BİS14- Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

20 14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır Müdürlüğümüz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak Merkezimiz web sitesinde yayınlanması çalışmalarına başlanacaktır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Merkezimiz faaliyet raporu ve idare faaliyet raporu dönemsel olarak hazırlanmaktadır Merkezimiz faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri idari faaliyet raporunda gösterilecek ve Merkezimiz web sitesinde yayınlanacaktır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında tüm birim personeli bilgilendirilmektedir Tüm personele görev tanımları bildirilmiştir. BİS15- Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Merkezimizde elektronik doküman sisteminin kullanımına geçilmiştir Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Merkezimizde elektronik arşivleme sistemine geçilmiştir Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Kayıt ve dosyalama işlerinde belirlenen standartlara uyulmaktadır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir Evrak birimindeki personele gerekli eğitim sağlanmıştır.

21 15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır Merkezimizde fiziki arşiv bulunmaktadır Gelen ve giden evrak kontrolü sağlanmaktadır. BİS Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır Hata ve usulsüzlükler mevzuat çerçevesinde titizlikle takip edilecektir Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu bildiren personel korunacaktır. 5.İZLEME İS17- İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır Merkezimiz bünyesinde sisteme ilişkin eksikliklerin tespiti ve düzeltilmesi amacıyla gerekli çalışmalar başlatılacaktır İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır Merkezimizde iç kontrolle ilgili değerlendirmeler sonucu bir eylem planı hazırlanacak ve uygulamaya konulacaktır.

22 İS18- İç Denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.