Itelix itender Manager

Transkript

1 Itelix itender Manager Program hakkında Itelix itender Manager, Itelix itender sistemini kullanan şirketler tarafından yoluyla gönderilen teklif taleplerinin yönetilmesinde kullanılan bir programdır. ITN uzantılı olan bu dosyalar sadece söz konusu uygulama tarafından açılabilirler. Itelix itender Manager teklif talebi dosyalarını açabilmesinin yanı sıra daha önceden sunulan teklifleri de açabilir. Gelen ve giden bütün bilgiler şifrelenmektedir. Bu bilgilerin okunabilmeleri için uygun bir şifrenin girilmesi gerekmektedir (şifre, Itelix itender sistemini kullanan şirket tarafından teklif talebi gönderilmeden önce temin edilmektedir). Program menüsü Program menüsünde iki kısım bulunmaktadır: Tenders ve Settings. Her sekmede programın farklı fonksiyonlarının kullanılmalarını sağlayan düğmeler bulunmaktadır. Tenders sekmesinde ihalelerle ilgili fonksiyonlar (teklif talepleri, sunulan teklifler, vs.) bulunurken Settings bölümünde programın ayarlarıyla ilgili fonksiyonlar yer almaktadır. En sık kullanılan fonksiyonlara uygulamanın sol üst köşesinde bulunan yuvarlak sistem düğmesine tıklayarak erişilebilir. Bu düğmeye tıklandığında özel bir menü açılır. Menünün sol kısmında programın en sık kullanılan fonksiyonları bulunurken sağ kısmında en son açılan teklif talepleri ve sunulan teklifler bulunmaktadır. En sık kullanılan fonksiyonları ve en son açılan dosyaları içeren menü Tenders Sekmesi Enquiries Bu kısımda teklif talepleriyle ilgili seçenekler bulunmaktadır.

2 Teklif talepleri kısmında bulunan düğmeler Open enquiry Bu seçenek, ITN uzantılı bir dosyada bulunan teklif talebinin açılmasını sağlar. Itelix itender programını kullanan bir şirket tarafından gönderilen teklif talebi inin eki olan teklif talebi dosyasına çift tıklayarak da aynı işlemin gerçekleştirilmesi mümkündür. Dosya açıldıktan sonra programın ana ekranında talebin ayrıntılarını içeren bir bilgi paneli görüntülenecektir. Bu kısımdaki diğer düğmeler de bu durumda aktif hale gelecektir. Uygulamada açılan teklif talebinin görüntüsü Panelin üst kısmında ihaleyle ilgili şu bilgiler bulunmaktadır: teklif talebini gönderen şirketin adı, ihalenin adı ve numarası, teklif sunma son tarihi, siparişin gerçekleştirilmesi için verilen maksimum süre ve teslimatın yapılacağı yer ve adres. Daha sonra söz konusu talebe eklenen ekler ve talebin açıklaması görüntülenmektedir. Enquiry preview Teklif talebinin yazdırma ön izlemesi (PDF) halinde görüntülenmesi amacıyla Enquiry preview düğmesine tıklayınız.

3 Örnek bir teklif talebi dosyası (PDF formatında) İhale aktif ise (teklif sunma son tarihi geçmemiş ise) aşağıdaki işlemler gerçekleştirilebilir: İhaleyle ilgili soru sorma, Teklif sunma, İhaleden çekilme. Bilgi: Teklif sunma süresi sona erdiğinde tarih kırmızı renkli olarak görüntülenecektir. Send question Müşteriye soru sormak için Send question düğmesini kullanınız. Düğmeye tıklandığında sorunun girilmesine izin veren bir ekran açılacaktır.

4 Sipariş veren şirkete soru gönderme ekranı Mesajın konusunu girdikten ve mesajı yazdıktan ve varsa ekleri ekledikten sonra (ek ekleme olanağı ve eklerin maksimum boyutları her ihale için ayrı ayrı belirlenmektedir) teklifi yoluyla gönderebilir veya özel bir kimlik doğrulama dosyası olarak diske kaydedebilirsiniz. Send as düğmesine tıklandığında varsayılan posta programında yeni ekranı açılacaktır. Soruyu müşteriye iletmek için açılan ekrandaki i söz konusu adresine göndermeniz yeterlidir. İkinci seçenek (kimlik doğrulama dosyası kaydetme) bilgisayarda bir posta programı kuru değilse veya kurulu program MAPI fonksiyonunu desteklemiyorsa kullanılabilir. Bu durumda soruyu direkt olarak e-posta programınızın (bu bir internet uygulaması da olabilir, örneğin, Webmail) mesaj ekranına girmeniz, söz konusu kimlik doğrulama dosyasını mesaja eklemeniz ve kimlik doğrulama dosyasını diske kaydederken ekranda görüntülenen adresine böyle hazırlanan i göndermeniz gerekmektedir. Send offer Teklif hazırlamak ve sunmak için Send offer düğmesine tıkayınız. Teklifin ayrıntılarını girebileceğiniz bir ekran açılacaktır.

5 Yeni teklif hazırlama ekranı Girilmesi gereken en önemli bilgiler fiyat ve sipariş gerçekleştirme süresi bilgileridir. Ekranın sağ tarafında teklif talebinin ek alanlarını içeren bir panel bulunmaktadır. Bu panel, teklifinizle ilgili ayrıntılı bilgileri teklif talebini gönderen şirketin belirlediği formatta girmenizi sağlamaktadır. Bu alanlardan bazıları hali hazırda doldurulmuş olabilirken bir kısmı ise teklif sunma sırasında doldurulmak üzere boş bırakılmıştır. Bazı alanların ise düzenlenmeleri bloke edilmiş olabilir. Sorular gibi tekliflere ekler eklenebilir. Aynı kurallar geçerlidir. Teklifle ilgili bilgiler girildikten sonra Offer preview düğmesine tıklayarak teklifin önizlemesi görülebilir (PDF formatında). Hazırlanan teklifin önizleme ekranı Hazırlanan teklif, soru göndermede olduğu gibi le gönderilebileceği gibi diske kaydedilebilir.

6 Send as düğmesine tıklandığında varsayılan posta programında yeni ekranı açılacaktır. Teklifi müşteriye iletmek için açılan ekrandaki i söz konusu adresine göndermeniz yeterlidir. İkinci seçenek (teklif dosyasını diske kaydetme) bilgisayarda bir posta programı kuru değilse veya kurulu program MAPI fonksiyonunu desteklemiyorsa kullanılabilir. Bu durumda e-posta programınızda (bu bir internet uygulaması da olabilir, örneğin, Webmail) yeni bir ekranı açmanız, söz konusu teklif dosyasını mesaja eklemeniz, arzu ederseniz gövdesine teklifle ilgili ek bilgileri girmeniz ve teklif dosyasını diske kaydederken ekranda görüntülenen adresine böyle hazırlanan i göndermeniz gerekmektedir. Resign from tender Söz konusu ihaleye katılmak istemiyorsanız Resign from tender seçeneğini tıklayarak ihaleden çekilebilirsiniz. Program işlemi teyit edecek ve müşterinin adresinin otomatik olarak girildiği bir mesaj ekranı açılacaktır. Eğer bu ekran açılmazsa özel kimlik doğrulama dosyasını diske kaydedebilirsiniz. Bu dosyanın söz konusu adresine gönderilmesi (boş mesaja eklenerek) ihaleden çekildiğinizin teyidi olacaktır. Close enquiry Teklif talebi panelini kapatmak için Close enquiry düğmesine tıklayınız. Submitted offers Bu kısımda itender Manager programı aracılığıyla sunulan tekliflerle ilgili fonksiyonlar bulunmaktadır. Teklifler kısmında bulunan düğmeler Open offer Teklif hazırlandıktan ve müşteriye gönderildikten sonra üzerinde değişiklik yapılamaz. Ancak, teklif sunma süresi sona ermediyse istenen her an müşteriye yeni bir teklif gönderilebilir (Itelix itender sistemi varsayılan olarak her tedarikçiden gelen en son teklifi dikkate almaktadır). Itelix itender Manager aracılığıyla gönderilen bütün teklifler istenen an görüntülenebilir. Bu amaçla Open offer düğmesine tıklayınız. Dosya açıldıktan sonra programın ana ekranında teklifin ayrıntılarını içeren bir bilgi paneli görüntülenecektir. Bu kısımdaki diğer düğmeler de bu durumda aktif hale gelecektir.

7 Uygulamada açılan teklifin görüntüsü Panelin üst kısmında sunulan teklifle ilgili şu bilgiler bulunmaktadır: teklifin oluşturulduğu tarih, ihalenin adı ve numarası, teklif edilen fiyat ve siparişin gerçekleştirilmesi için verilen süre. Alt kısımda ise teklifle ilgili ek bilgileri içeren form bulunmaktadır (önceden belirlenmiş alanlar şeklinde). Offer preview Sunulan teklifin yazdırma ön izlemesi (PDF) halinde görüntülenmesi amacıyla Offer preview düğmesine tıklayınız.

8 Sunulan teklif önizleme ekranı Close offer Teklif panelini kapatmak için Close offer düğmesine tıklayınız. Program Bu kısımda sadece programı kapatan düğme bulunmaktadır. Aynı düğmeye uygulama menüsünden de erişilebilir (uygulama ekranının sol üst köşesinde bulunan yuvarlak düğmeye basılarak açılır). Programı ayrıca uygulama penceresinin sağ üst köşesinde bulunan X düğmesine tıkayarak da kapatabilirsiniz. Programın kapatılması Settings Sekmesi Password Bu kısımda teklif taleplerinin ve bilgi formlarının açılmasını sağlayan şifrenin girilmesi ve kaydedilmesini saplayan düğme bulunmaktadır. Şifreniz Itelix itender sistemi tarafından rastgele olarak atanmaktadır ve her müşteri (söz konusu sistem tarafından oluşturulan teklif talepleri dosyalarını size gönderen şirketler) için farklı olabilir. Şifre girme Set password düğmesine basıldığında şifre girme ekranı açılacaktır. Listeden şifresini girmek istediğiniz müşteriyi seçiniz. Bu aşamada program girilen şifrelerin doğruluklarını kontrol etmemektedir. Şifrenin doğru olup olmadığı herhangi bir teklif talebi veya bilgi formu açıldığında kontrol edilmektedir. Şifre doğru değil ise doğru şifreyi girmeniz gereken bir ekran görüntülenecektir. Bu aşamada şifrenin kaydedilmesi seçeneği kullanılabilmektedir.

9 Şifre girme ekranı Bilgi: Bütün şifreler sistem kayıt defterinde şifrelenmiş olarak saklanmaktadır. Your data Bu kısımda müşterilerin sizinle ilgili olarak sahip oldukları bilgilerle ilgili seçenekler bulunmaktadır. Bilgi güncelleme bölümünde bulunan düğmeler Her müşteri (Itelix itender sistemini aracılığıyla size teklif talebi dosyaları gönderen şirket), tedarikçilerin kendi bilgilerini (örneğin, iletişim bilgileri) güncellemelerine olanak tanıyan özelliği aktif hale getirebilir. Bu sayede tedarikçilerin kendileriyle ilgili bilgileri müşteriyi bu sürece dahil etmeksizin kendilerinin güncellemelerine olanak tanınmış olmaktadır. Bunun yanı sıra müşterinin işbirliği ile ilgilenen tedarikçilerin sadece temel bilgilerini girmesi (şirket adı ve adresi) ve diğer bilgilerin tamamının (profil, adres, resmi bilgiler, vs.) tedarikçiler tarafından girilmesinin zorunlu hale getirilmesi sağlanabilmektedir. Müşterinin veritabanında saklanan kendi bilgilerinizi düzenlemek için güncel bilgi formuna sahip olmanız gerekmektedir. Bu formu müşteriye form gönderme talebini içeren özel bir göndermek suretiyle elde edebilirsiniz. Download data Bilgi formunu elde etmek amacıyla Download data düğmesine tıkayınız. Düğmeye tıklandığında görüntülenecek ekrandan arzulanan müşteriyi seçiniz ve Next düğmesine tıkayınız. İşveren seçimi ekranı.

10 Sonraki ekrana adresinizi ve söz konusu müşteriyle ilişkili şifrenizi giriniz. Bilgi: Hatalı bilgiler girerseniz veya müşterinin sistemi bu fonksiyonu desteklemiyorsa bu durum uygun bir le tarafınıza bildirilir. Send düğmesine bastığınızda girilen adresine göndermeniz gereken bir mesaj ekranı açılacaktır. Eğer ekran açılmazsa özel dosyayı diske kaydedebilir ve söz konusu adresine gönderebilirsiniz. Bilgi formu geldikten sonra düzenleme yapmak ve müşterinin sistemine formu geri göndermek için 7 gün süreniz bulunmaktadır. Update data Bilgi formu dosyası elinize geçtiyse onu Update data düğmesine tıklayarak düzenleyebilirsiniz. Eğer bilgi formu güncelse (en fazla 7 gün önce indirdiyseniz) form üzerinde değişiklikler gerçekleştirebilir ve bu değişiklikleri Update your data düğmesine tıkayarak müşterinin sistemine gönderebilirsiniz. Bu düğmeye bastığınızda girilen adresine göndermeniz gereken bir mesaj ekranı açılacaktır. Bilgi: Müşterinin sistemi tarafından değişiklikler işlendiğinde veya bir hata oluştuğunda durumdan uygun bir aracılığıyla bilgilendirilirsiniz. Close form Bilgi formu dosyasını kapatmak için Close form düğmesine tıklayınız. Settings Bu kısımda güncelleme ayarlarının ve proxy sunucusu ayarlarının yapılmasını sağlayan seçenek bulunmaktadır. Program ayarları Program settings düğmesine tıkadığınızda görüntülenecek ekrandan programın her gün güncellemeleri kontrol edip etmeyeceği ayarlanabilir ve proxy sunucusu ayarları yapılabilir (direkt internet bağlantınız bulunmadığında bu ayarın yapılması şarttır). Updates Bu kısımda programın güncelleştirmeleriyle ve program değişiklikleri geçmişiyle ilgili seçenekler bulunmaktadır. Program güncellemeleri bölümünde bulunan düğmeler

11 Check for updates Check for updates düğmesi ile programın yeni bir versiyona yükseltilmesinin mümkün olup olmadığı kontrol edilebilir. Eğer mümkünse değişikliklerin listesini içeren bir ekran ve ekranda güncellemenin gerçekleştirilmesini sağlayan bir düğme görüntülenecektir. History of changes History of changes düğmesine basıldığında programın son güncellemelerinin getirdiği değişikliklerin bir listesini içeren bir ekran görüntülenir. Help Bu kısımda programın üreticisi ve lisansı ile ilgili bilgilerin görüntülenmesini sağlayan bir seçenek bulunmaktadır. Program ile ilgili bilgiler