T.C. VAN VALİLİĞİ VAN HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ (HALK SAĞLIĞI LABORATUVARI) OTOMASYON PROGRAMI TEKNİK ŞARTNAMESİ

Transkript

1 T.C. VAN VALİLİĞİ VAN HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ (HALK SAĞLIĞI LABORATUVARI) OTOMASYON PROGRAMI TEKNİK ŞARTNAMESİ KONU: Van L tipi Halk Sağlığı Laboratuvarı bünyesinde hizmet veren klinik ve klinik dışı laboratuarlarda kullanılacak ve klinik laboratuvar sonuçlarının hizmet verdiğimiz AÇS/AÇSAP,Toplum Sağlık Merkezleri (TSM), Verem Savaş Dispanseri ve Aile Sağlığı Merkezleri (ASM) arasında on- üne transferini sağlayacak aşağıda detayları tanımlanmış Otomasyon programının yaptırılması işidir. Yüklenici; ihale sonuçlanarak sözleşme imzalandıktan sonra cihaz kurulum süresi içinde aşağıda asgari teknik özellikleri belirtilen programı hazırlatarak bu hizmetten yararlanacak tüm birimlere kurmak/yüklemek ve doğru işletilmesini sağlamak zorundadır. Firma tarafından kurulacak Merkezi Laboratuvar Otomasyon Sisteminin özellikleri: Firma; AÇS/AÇSAP, TSM, Verem Savaş ve ASM lerdeki hazır barkotlarla, internet üzerinden test istemlerinin yapılabileceği, ve laboratuvara gelen kanların istenilen ünite bazından kabulunun yapılabileceği, etiketlendirilmiş kan tüplerindeki hastaların test istemlerinin İl Halk Sağlığı Merkezi Laboratuvarındaki cihazlarda otomatik olarak tanınıp çalışılabileceği ve sonuçların laboratuvar sorumlusu tarafından onaylanabileceği özellikte bir otomasyon sistemi kuracaktır. 2. Bu sistemde; İl Halk Sağlığı Laboratuvarında çalışılan testler, testi çalışan laborant (veya tekniker/teknisyen) ve laboratuvar uzmanının iki seviyeli onayından (ön ve nihai onay) hemen sonra internet üzerinden görülebilmeli ve sonuç raporları AÇS/AÇSAP, TSM, Verem Savaş ve ASM lerdeki yazıcılardan alınabilmedir. Otomasyon sisteminde, İl Halk Sağlığı Laboratuvarı bünyesindeki Merkezi Laboratuvarda yapılan tüm testler tanımlanabilmeli, kullanıcılara istenen panel, ünite veya modül yetkisi verilebilmeli ve istendiği şekilde sonuç raporu alınabilmelidir. (Raporda asgari olarak hastanın adı soyadı, cinsiyeti, yaşı, başvurduğu doktorun ve aile sağlığı merkezinin adı, onaylayan kişinin adı, cinsiyete ve yaşa özel referans aralıkları ve varsa önceki sonuçlar gösterilebilmeli ve normal referans aralık dışındaki sonuçlar vurgulanabilmelidir.) 4. Otomasyon programı güvenli ve düzenli bir yedekleme sistemine sahip olmalıdır. Verilerin belli periyotlarla yedeklenmesi firma yetkilisinin sorumluluğundadır. 5. Doktorun istemde bulunduğu, numunelerin laboratuvara kabul edildiği, cihazlarda testlerin başladığı ve bittiği, onay yapıldığı tarih ve saatler otomasyon sisteminde görülebilmelidir. Kabul yapıldıktan sonra cihaza yüklenen numunelerde çalışılması istenen parametreler cihazlara otomatik olarak aktarılmalı ve testler bittiğinde sonuçlar veri tabanına otomatik olarak gönderilmelidir. 6. Çalışılacak parametrelerin yaşa ve cinsiyete göre normal referans aralıkları ve birimleri ihaleyi kazanan cihaz firmalarından otomasyon firması tarafından alınacak ve düzenlemeler yapıldıktan sonra laboratuvar uzmanı ile birlikte doğrulukları kontrol edilecektir. 7. Otomasyon firması panik kritik değer tanımlamalarını laboratuvar uzmanlarından temin edecektir. İstendiği zaman bu tanımlamalarda güncelleme yapılabilmelidir. 8. Cihazdan otomasyon programına ulaşan sonuçlar içinde panik kritik değer saptanması halinde program laborant ya da doktor onayını beklemeksizin görsel ve sesli uyarı vermek zorundadır. 9. Hastanın verilerine T.C.kimlik numarası, hasta adı-soyadı ve barkod numarası ile ulaşılabilmelidir. 0. Otomasyon programında belli bir tarih aralığında onaylanmış bütün sonuçlara ya da yalnızca istenen parametreye ait sonuçlara ulaşılabilmelidir. Otomasyon programında gözlenen bu test sonuçları; her bir satırında en azından hasta adı soyadı, yaşı, barkod numarası, parametre değeri (hastanm test sonucu), yapılmışsa tekrar testi sonucu, varsa eski test sonucu değerlerinin yer alacağı bir tablo şeklinde kaydedilebilmeli ve bilgisayarda istenen bir klasöre aktarılabilmelidir. Bu tablo htm formatında ya da exel formatında olabilir. Htm formatmdaki tablo kopyalanarak exel gibi programlara aktarılabilmelidir. Otomasyon programınm laboratuvar uzmanının isteği doğrultusunda verilerin işlenip değerlendirilebileceği bir istatistik modülü olmalıdır. İstatistik modülünde asgari olarak aşağıdaki özellikler bulunmalıdır:

2 i. Belirlenen tarih aralıkları için; çalışılan/onaylanan bütün testlerin, belli test gruplarının (örneğin ELİSA grubu) belli bir cihazda çalışılan testlerin (örneğin hemogram cihazı) ya da tek bir parametrenin test sayıları belirlenebilmelidir. ii. Belirlenen tarih aralıkları için; çalışılan parametrelerin kit verimlilikleri, tekrar sayıları, reddedilen numune sayıları, istemi yapılan ancak laboratuvara gelmeyen numune sayıları, zamanında sonuçlanmayan test sayıları gibi veriler elde edilebilmelidir. (Testlerin sonuçlanma zamanları laboratuvar sorumlusu ile görüşülerek tanımlanacaktır.) iii. Çalışılan testlerin kontrol ve kalibrasyon tarihleri, sonuçları ve sayılarına otomasyon programından ulaşılabilmelidir. Bunun için gerektiğinde cihaz firmaları ile diyalog kurularak cihazdaki bu değerlerin otomasyon programına aktarımı sağlanmalıdır. iv. Laboratuvarımızın aylık performansının değerlendirilmesi amacıyla kullanılan ve Madde 34 te verilmiş olan Halk Sağlığı Laboratuvarları Performans Değerlendirme Klavuzu nda yer alan kriterlerin değerlendirilmesi için gerekli istatistiksel verilere otomasyon programından net olarak ulaşılabilmelidir. v. Belirlenen tarih aralıklarında belli bir parametre için test sonuçlarının sayısı, dağılımı, ortalama değerleri, standart sapmaları, median değerleri gibi veriler ve ilgili grafikler elde edilebilmelidir. vi. Müdürlüğümüz tarafından istenebilen ASM ya da doktor bazında aylık test sayıları gibi istatistikler sağlanmalıdır. vii. Otomasyon programı cihazlarda çalışılan kan testleri dışında Madde, 2 ve 3 te belirtilen mevcut ya da yapılması planlanan, manuel ya da otomatize, klinik ya da klinik dışı testlerin istatistiksel analizlerini yapabilmelidir. Planlanan testler çalışılmaya başlandıkça istatistik modülünde gerekli güncellemeler yapılmalıdır. 2. Otomasyon sistemi çalıştığımız kan gruplama, VDRL, Rose Bengal (Brucella) ya da kültür gibi manuel testlerinin sonuçlarının girilmesine uygun olmalıdır. Otomatize kan gruplama sistemi alınması hedeflenmektedir. Bu cihazın otomasyon programı ile bağlantısı firma tarafından ücretsiz yapılacaktır. Laboraruvarımızda çalıştığımız su numunelerinin, klinik örnekler gibi barkodlu olarak kabul edilmesi ve istenen parametrelerin barkodun okutulması ile otomasyon programı üzerinden gözlenmesi, analiz sonuçlarının THSK İçme Kullanma ve Yüzme Suyu Coğrafi Bilgi Sistemi ne de aktarılması gerekmektedir. Otomasyon firması su analizlerimiz için planladığımız bu basamaklara uygun ve yeterli bir su analiz modülüne sahip olmalıdır. Su analiz modülü L tipi Halk Sağlığı Laboratuvarlarının çalıştığı bütün analizleri (kontroldendim izlem; kimyasal ve mikrobiyolojik parametreler) ve suda Legionella analizlerini de kapsamalıdır. Analiz parametreleri ve sonuç raporlarının formatı isteğe bağlı olarak değiştirilebilir olmalıdır. 4. Otomasyon programında sıtma analizleri ve tüberküloz laboratuarı için uygun modüller yer almalıdır. Tüberküloz modülünde otomatize kültür ve antibiyotik duyarlılık sistemi ve bu sistemin yazılımı ile otomasyon programının bağlantısı kurulmalıdır. Otomasyon sistemindeki sonuçlar TuLSA ya (THSK Tüberküloz Laboratuvar Ağı) kolayca aktarılabilmelidir. 5. Teklif veren otomasyon firmaları daha önce hizmet verdikleri veya vermekte oldukları halk sağlığı laboratuarlarını referans göstereceklerdir. 6. Sistemde faturalandırma modülü olmalı, on-line sağlık uygulamalarına uygun olarak geliştirilebilmelidir. Su analizlerinin ve manuel olarak çalıştığımız testlerin de faturalandırılması modül üzerinden barkodun okutulması ile otomatik olarak yapılmalıdır. 7. Otomasyon sisteminde Aile Hekimleri; laboratuvardan isteyebilecekleri tetkik miktarını ve kotayı görebilmelidir. 8. Hizmet verdiğimiz hekimlerin tetkik istem modüllerinde laboratuvar sorumlusunun gerekli gördüğü değişiklik ve düzenlemeler ücretsiz olarak yapılacaktır. Müdürlüğümüzün belli kuramlarla tarama testleri için protokol imzaladığı durumlarda tarama testlerine özel pratiklik sağlayacak istem modülü değişiklikleri ücretsiz yapılmalıdır. 9. Otomasyon firması en az biri Van ilinde ikamet eden iki teknik personelinin cep telefonu numaralarını, firmaya ulaşabileceğimiz sabit bir telefon ve faks numarasını laboratuvarımıza bildirmek zorundadır. Bu numaralarda değişiklik olması durumunda hemen laboratuarımıza bildirilecektir. Otomasyon programı ile ilgili problem ve arızaların giderilmesi, istenen değişikliklerin yapılabilmesi, istatistiksel verilere ulaşılabilmesi için teknik personellere bu numaralardan ulaşılacaktır. Otomasyon programındaki problem ve arızların giderilmesi için teknik servis en geç 5 dakika içinde müdahale edecektir. Müdahale süresi teknik servis personeline cep telefonu ile ulaşıldığı andan itibaren başlayacak ve bu saat ilgili laboratuvar

3 personelimiz tarafından tutanak altına alınacaktır. Çağrıyı alan teknik personel 0 dakika içerisinde laboratuvar personeline sorunla ilgili bilgi verecektir..otomasyon firması bu şartı kabul etmiş sayılacaktır. Otomasyon sistemindeki problemden kaynaklanacak hizmet aksaklıklarından firma sorumlu olacaktır. Otomasyon sistemindeki problemin 8 saat içinde düzeltilememesi ve laboratuvar hizmetinin aksaması durumunda (8 saat boyunca istem yapılamaması, sonuç girilememesi, alınan hasta kanlarının çalışılamaması gibi) Madde 33 te tanımlanmış olan cezai müeyyide uygulanacaktır. 20. ASM, TSM gibi hizmet verdiğimiz birimlere otomasyon firması teknik personelinin telefon numaralan verilecektir. Hizmet verdiğimiz birimlerde otomasyon programının açılamadığı, laboratuvar istemi yapılamadığı durumlarda laboratuvar işleyişimizin aksamaması açısından ilgili problemin tanımı ve problemin nasıl giderileceği konusunda otomasyon firmasının teknik personelinden destek alınacaktır. Bu gibi durumlarda laboratuvarımızın rutin işleyişinin bozulmaması, hastalardan çalışılamayacağı halde kan alınması gibi muhtemel problemlerden kaçınılması için yapılması gereken işlemler ile ilgili bir algoritma oluşturulmalıdır. Bu algoritma problemin sebebinin saptanması (otomasyon programındaki problem, internet kesintisi, serverdaki arıza vs.) ve ivedilikle çözülmesi için ihtiyaç olduğunda uygulanmalıdır. Firma bu algoritmayı laboratuvarımıza ve hizmet verdiğimiz birimlere de yazılı olarak vermelidir. 2 İhtiyaç duyulması halinde firma tarafından otomasyon programının, AÇSAP, TSM, Verem Savaş ve ASM hekimlerinin kullandığı Aile Hekimliği Bilgi Sistemi (A.H.B.S.) programlarıyla tam entegrasyonu sağlanabilmeli ve ücretsiz bir ara yüz programı kurulmalıdır. 22. Sistem yazılım ve donanım bakımından güncelleştirmelere açık olmalıdır. Halk Sağlığı Müdürlüğü ve Üst kurumlarca istenen yenilik ve güncelleme talepleri sözleşme süresince ücretsiz karşılanmalıdır. 2 ASM ler ve laboratuvarımızdaki ADSL internet bağlantısı için otomasyon firması ücret ödemeyecektir. 24. Sistemi kullanacak AÇSAP, TSM, Verem Savaş ve ASM hekimlerine ve laboratuvarımızda sistemi kullanacak bütün elemanlara firma tarafından ücretsiz eğitim verilecek ve bu eğitimin süresini kurumumuz belirleyecektir. Yüklenici firma otomasyon programının nasıl kullanılacağı ile ilgili kısa öz bir dokümanı da laboratuarımıza teslim edecektir. 25. Yüklenici Firma, laboratuvarda meydana gelebilecek hem donanımsal (örneğin server arızası) ve yazılımsal hem de laboratuvarda kurulan tüm cihazlarla ilgili problemlerin giderilmesinde destek verecek ve sorunun çözümünü sağlayacaktır. 26. Belli tarih aralıkları için istenen belli bir test ya da testler için aşağıdaki seçenekler kullanılarak listeleme yapılabilmelidir: Onaylanması gerekenler, Onaylanması gerekenler (tümü hazır), Onaylanmış olanlar, sonuç bekleyenler(hareket görmüş), tekrar için bekleyenler, teknisyen (laborant) onaylılar, tekrar edilmiş hastalar, bugünkü tüm kayıtlar, bugün çalışılan hastalar, kabul edilmiş hastalar, sıtma çalışılacak hastalar, sıtma çalışılan hastalar, çalışılmayan örnekler, çalışılmadı yapılacaklar, bugünkü kimyasal kayıtlar v.b 27. Firma aynı zamanda, eğer İl Halk Sağlığı Müdürlüğü ilçe hastaneleri ile laboratuvar hizmetleri için protokol imzalarsa; ilçe ASM lere de otomasyon sistemini kuracak ve bu sistemin ilgili hastane otomasyon sistemi(hbys) ile entegrasyonunu sağlayacaktır. 28. Hastaların TC numaraları ile sonuçlarına İl Halk Sağlığı Müdürlüğü veya İl Sağlık Müdürlüğü web sitesinden online olarak ulaşması için kurumumuza gereken destek sağlanmalıdır. 29. Halk Sağlığı Müdürlüğü Aile hekimleri için barkod yazıcı alacaksa firma bunu otomasyon sistemine entegre edecektir. Aile hekimleri tarafından, cihazdan kan tüpü için barkod bir kez yazdırılmışsa ikinci kez tekrar yazdırılırken ya uyarı vermeli veya bunu engeleyebilecek bir sistem kurulmalıdır. 30. Kurulacak program Web tabanlı olmalı ve Sağlık.net e uyumlu olmalıdır. 3 Laboratuvar hizmeti ile ilgili herhangi bir duyurunun (çalışılamayan parametre, sistemimizdeki arıza, bir testle ilgili bilgi notu vs.) hizmet verdiğimiz hekimlere iletilebileceği ve hekimlerden de tarafımıza mesaj gönderilebileceği bir sistem kurulmalıdır. 32. Aile hekimlerinin pozisyon değişiklikleri müdürlük tarafından yüklenici firmaya iletildiği andan itibaren 24 saat içerisinde gerekli düzenleme yapılmalı ve hekimlerin şifreleri belirlenerek kendilerine ulaştırılmalıdır. Bu yapılmadığı durumda Madde 33 te tanımlanmış olan cezai müeyyide uygulanacaktır. 3 CEZAİ MÜEYYİDE: İlgili maddelerdeki yükümlülüklerin yerine getirilmediği durumlarda aylık hak edişinden %30 ceza kesilecektir.

4 34. EK: Halk Sağlığı laboratuarları Performans Değerlendirme Kılavuzu aşağıda yer almaktadır: HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ VE BAĞLI BİRİMLERİ PERFORMANS DEĞERLENDİRME KLAVUZU C - Halk Sağlığı Laboratuarları Performans Değerlendirme Klavuzu Sıra No Kriterler Numune kabul-sonuç kriterleri Tavan Puan* Değerlendirme Yöntemi Gerçekleşme ** 5000 Evet Hayır Değerlendir me Puanı Numunenin alınması, taşınması ve laboratuara kabulüne yönelik düzenlemeleri takip etmek ve gerekli güncellemeleri yapmak Reddedilen numunelerin reddedilme sebeplerine göre aylık istatistiksel analizini yapmak Reddedilen numunelere yönelik işlemleri başlatmak Zamanında verilen sonuç veya karşılanan talep sayısı Zamanında sonuçların taleplerin yönelik başlatmak verilmeyen veya sebeplerine işlemleri İlgili laboratuarların çalışma Numune alma, taşıma ve kabulü ile ilgili prosedürler uygulanıyorsa "tam " uygulanmıyorsa 0 olarak hesaplanır. Numune kabul kriterlerine göre değerlendirilir. İstatistiki analiz yapılmış ise "tam ", yapılmamış ise 0 olarak hesaplanır. Numune kabul kriterlerine göre değerlendirilir. (İşlem başlatılan numune sayısı/reddedilen numune sayısı) x Tavan İlgili laboratuarların raporlandırma (Zamanında karşılanan sonuç veya talep sayısı/toplam sonuç veya talep sayısı) x Tavan ilgili laboratuarların raporlandırma (İşlem başlatılan sonuç veya talep sayısı/zamanında verilmeyen sonuç veya talep sayısı) x Tavan 2 Kalite Kontrol Kriterleri 3,500 Değerlendirme Yöntemi Evet Hayır 2. İç kalite kontrolü uygulamak 2. 2 İç kalite kontrol sonuçlarına göre gerekli işlemleri başlatmak 2,000 ilgili laboratuarların kalite standartları (İç kalite kontrol uygulanan parametre sayısı/toplam parametre sayısı) x Tavan ilgili laboratuarların kalite standartları (İşlem başlatılan parametre sayısı/sorun saptanan parametre sayısı) x Tavan 3 Analiz-Üretim Kriterleri Değerlendirme Yöntemi Evet Hayır Değerlendir me Puanı Değerlendir me Puanı

5 Ölçüm yapılan/test çalışılan her bir cihazın bakım (günlük, haftalık, aylık) kayıtlarını tutmak Gerekli malzeme ve cihazlar için kalibrasyon faaliyetlerinin takibini yapmak Laboratuar ortamının sıcaklık takibini yapmak Laboratuarın malzeme stok listesini oluşturmak ve güncellemek Labaratuar konusunda çalışanlarına vermek güvenliği laboratuar eğitim Kişisel koruyucu ekipmanın kullanılması Yıllık faaliyet planı ve performans raporu hazırlamak Laboratuarda sıcaklık takibi gerektiren cihazların (etüv, derin dondurucu, su banyosu ve buzdolapları) takibini yapmak Test bazında kullanılan kit verimliliği ve laboratuar analiz verimliliğini hesaplamak İlgili laboratuarların çalışma (Bakım kayıtları tutulan cihaz sayısı/toplam cihaz sayısı) x Tavan İlgili laboratuarların kalite standartları (Değerlendirme ayı içerisinde kalibrasyon takibi yapılan malzeme veya cihaz sayısı/değerlendirme ayı içerisinde kalibre edilmesi gereken malzeme veya cihaz sayısı) x Tavan İlgili laboratuarların kalite standartları (Sıcaklık takibi yapılan ortam sayısı/sıcaklık takibi gerektiren ortam sayısı) x Tavan (Laboratuar malzemelerin stok listesini oluşturmak %60 + Güncellemek %40) x Tavan (Stok listesi her yılın başı itibariyle hazırlanır ve yılın sonuna kadar punları geçerlidir. Güncellemelerin ise her ay itibariyle yapılması gerekir.) Oluşturulan eğitim programlarına ve ilgili laboratuarların çalışma (Verilen eğitim sayısı/aylık (en az ) planlanan eğitim sayısı) x Tavan Oluşturulan eğitim programlarına ve ilgili laboratuarların çalışma (Uygun çalışan personel sayısı/toplam personel sayısı) x Tavan Yapılmışsa "tam ", yapılmamışsa 0 olarak hesaplanır. Ocak ayında landırılır ve tüm yıl faydalandırılır. İlgili laboratuarların kalite standartları "Sıcaklık takibi yapılan cihaz sayısı/sıcaklık takibi gerektiren cihaz sayısı) x Tavan Laboratuarlarda elde edilen test sonuç sayısının, kullanılan kit sayısının rutin testler için (kontroller, test kontrolleri ve test konfirmasyonu için gereken tekrarlar hariç) %80 ve üzeri olması başarılı olarak kabul edilir. Kit veya analiz verimliliği her bir kit veya analiz için "(Sonuçlandırılan test veya analiz sayısı + kontrol sayısı + doğrulama sayısı)/kontrol ve doğrulamalar dahil tüm harcanan kit veya analiz sayısı" formülünden hesaplanır. Laboratuar ı "Kit veya analiz verimliliği %80'nin üzerinde olan parametre sayısı/kit veya analiz verimliliğinin

6 hesap edilmesi gereken parametre sayısı x Tavan " formülü ile hesaplanır. TOPLAM PERFORMANS PUANI 20,000 TOPLAM DEĞERLENDİRME PUANI * Yapılan değerlendirme sonucunda hiç bir kriter için tavan ının üzerinde verilemez. ** Her ayın sonunda ilgili laboratuarın bağlı olduğu Halk Sağlığı Müdürlüğünce landırılır. 35. Bu teknik şartname 5 (beş) sayfadan ibarettir. Atik ÖZTÛJRK Biyoloğf Dr.Tuncay TOPAÇ Mikrobiyoloji Uzmanı Dr.Çiğde Biyi ÇETİN KAYA a Uzmanı