Konut inşaatlarının yanı sıra yap-sat modeli projeleriyle

Transkript

1 workcube başarı hikayesi Ak Yapı İnşaat AK Yapı İnşaat, Kurumsal Yapısını Workcube ERP ile Yeniledi. Konut inşaatlarının yanı sıra yap-sat modeli projeleriyle de faaliyet gösteren; İstanbul Bahçetepe, İstanbul Sarayları, Ottomare Suites gibi İstanbul başta olmak üzere Türkiye nin büyük yerleşimlerinde birçok büyük inşaaya imza atan Ak Yapı İnşaat, operasyonel ve yönetimsel süreçlerinde Workcube ERP yi kullanıyor. Daha önce kullandıkları ERP sisteminden bekledikleri verimliliği alamayan ve yeni bir ERP sistemine geçmeye karar verdikleri seçim sürecinde Workcube ile bir araya gelen Ak Yapı İnşaat ın 4 ay gibi kısa bir sürede kullanıma aldığı Workcube ERP ile gerçekleştirdikleri yeni e-dönüşüm sürecini proje yöneticisi Mehmet Cihan Eğilmez anlatıyor.

2 Ak Yapı İnşaat ve faaliyetleriniz hakkında bilgi verir misiniz? Ak Yapı firması; iki inşaat mühendisinin uzun süren dostluklarını ve özel sektörde kazandıkları tecrübelerini aynı çatı altında birleştirmek istemeleri sonucu, 1998 yılında kurdukları bir inşaat firmasıdır. Bu zamana kadar pek çok fabrika, sanayi sitesi, avm, hastane, okul, metro istasyonu ve toplu konut projesine imza atmıştır. Vizyonu ise Türkiye sınırlarında yaşadığı bu başarıları muhafaza etmek ve yurtdışında da aynı başarıyı gösterebilmektir. Buna yardımcı olacak en büyük gücün ise müşteri memnuniyeti olduğu bilincindedir. Mehmet Cihan Eğilmez Ak Yapı İnşaat - Bilgi İşlem Yöneticisi Programın hantal, eski yapıda ve çok pahalı olan hizmeti, firmanın bu hizmeti tekelleştirmiş olması, bizi başka çözüm arayışlarına itti. Workcube den önce kullandığınız bir veya birden fazla yazılım var mıydı? Daha önce Ak Yapı A.Ş. firmamızda başka bir ERP, Genel olarak Satın alma (sadece talep aşaması, Akyapı Ltd. firmamızda ise muhasebe programı teklif ve siparişte yeterince etkin olamadık), kullanıyorduk. A.Ş. firmamızda yaşadığımız ERP muhasebe, finans ve bordro alanları efektif macerası, grup şirketlerimiz arasındaki ilk ERP bir şekilde kullanılmaya çalışılıyordu. En büyük deneyimiydi. Ortaklık yaptığımız başka bir firmada eksik ise planlama konusunda istediğimiz etkiyi kullanılması sebebiyle bu programın kullanılması yakalayamamaktı. Bundaki en büyük neden ise, uygun görülmüştü. İlk kuruluş aşamasında ben veya aslında programı değiştirmemizde en büyük benim yerimde herhangi biri olmadığı için, dışarıdan rollerden birini oynayan, firma tarafından çok gelen sınırlı hizmetten ve şirketimizin henüz ERP yetersiz bir destek performansı ile karşılaşmamızdı. zihniyetini tam olarak firmaya oturtamamasından Programın hantal, eski yapıda ve çok pahalı olan dolayı, ERP konusunda bütçe kesintileri yaşanmasına hizmeti, firmanın bu hizmeti tekelleştirmiş olması, neden olmuş ve program atıl bir şekilde uzun süre bizi başka çözüm arayışlarına itti. kullanılmaya çalışılmış. LTD. firmamızda kullandığımız program ile muhasebe, İlk kuruluş aşamasında ben veya benim yerimde finans ve bordro modülleri başarıyla kullanılırken herhangi biri olmadığı için, dışarıdan gelen sınırlı satın alma modülü de kısa süreli kullanıldı. Fakat çok hizmetten ve şirketimizin henüz ERP zihniyetini büyük projelere sahip olmamız ve A.Ş. firmamızda tam olarak firmaya oturtamamasından dolayı, kullandığımız programın yüksek kişi-başı lisanslama ERP konusunda bütçe kesintileri yaşanmasına ücretlerine sahip olması, o programı LTD. firmamızda neden olmuş ve program atıl bir şekilde uzun kullanmamıza engel oluyordu. süre kullanılmaya çalışılmış.

3 Workcube ün firmanızı en çok etkileyen ve satın alma kararınızı destekleyen avantaj/özellikleri ne oldu? Yeni ERP sistemimizi seçme sürecine girerken bizim için en önemli ayrıntı, hizmet alacağımız firmanın çok iyi bir destek ve hizmet performansına sahip olması, bunu da uygun ya da en azından piyasa ortalamasında sağlayabilecek olmasıydı. İkinci önemli unsur ise, kuracağımız yapının eş zamanlı olarak yaklaşık kişiyi anda sisteme eriştirebilmesi ve bunu ucuz ya da ek ücret almadan lisanslayabiliyor olmasıydı. Daha önce de bahsettiğim üzere elimizde aslında potansiyeli oldukça yüksek, fakat yüksek lisans ücretine sahip (gerek kişi-başı lisanslaması, gerekse programın backup hizmet lisans ücreti) bir program vardı. Destek konusunda ise kendi başladıkları projeleri yine kendi bünyelerinde destek ve geliştirme hizmetlerine tabi tutmak istemelerine rağmen yetersiz sayıda eleman çalıştırmaları ve destek taleplerine en erken 1 hafta sonra cevap verebilmeleri oldukça sıkıntı yaratıyordu. Piyasadaki pek çok alternatifinin de, en azından lisans ücret politikası olarak istediğimiz seviyelere yaklaşamaması, Workcube ün bunu kişi başı ek lisans ücreti almadan yapması ve elimizde Workcube ün destek sürecinde sergilediği performans referanslarının olması Workcube ü seçmemizdeki en büyük nedenlerdir. Ayrıca özellikle muhasebe ve finans konusunda,türkiye ihtiyaçlarını gözetmeleri, özellikle piyasada büyük güç sahibi olan yabancı rakiplerinden sıyrılmalarında önemli rol oynadı. 4 ayda muhasebe açılışını yeni bir ERP sisteminde yapmak oldukça iddialı bir hedefti. İmplementasyona 2013 yılının Eylül ayında başladık. Hedefimiz 1 Ocak 2014 yılında belirli bir seviyede çalışacak şekilde sistemi aktif hale getirmekti. Normalde sağlıklı bir ERP sürecinin en az 6 ay, hatta 1 yıl olması gerektiğini düşünürsek, 4 ayda muhasebe açılışını yeni bir ERP sisteminde yapmak oldukça iddialı bir hedefti. Öncelikli hedeflerimiz muhasebe, finans, bordro ve satın alma sistemini minimal düzeyde kullanmamızı sağlayacak yapının kurulmasıydı. Daha sonra proje-planlama yapısı, sabit kıymetler ve fiziki varlıkların takip edilmesi, sistem içi haberleşme vs. gibi yapıların aktif hale getirilmesiydi. Aslında bir inşaat firması olarak bizim için önemli olan proje-planlama yapısının ERP sistemimizde aktif olması ve projelerimizi aktivite kodları üzerinden takip edebilme ihtiyacımızın karşılanmasıdır. Fakat inşaat planlaması ve takibi oldukça zor bir yapıdır, bu nedenle sadece satın alma süreçlerini aktive ederek, planlama kısmının bir süre ERP süreci dışında takip edilmesinin daha faydalı olacağı kanaatine vardık.

4 İnşaat sektöründe kullanılan muhasebe operasyonlarının diğer sektör örneklerinden daha farklı ve fazla dinamikler kullanması, Workcube üzerinde değişikliklere gitmemize sebep oldu. Fakat Workcube ün sunduğu geniş yelpaze üzerinde çok fazla değişiklik yapmadan, oldukça iyi bir yapı kurduğumuzu söyleyebilirim. Takdir edersiniz ki bir firmanın ekonomik süreci Daha önce kullandığımız ERP lerde bulunan düzgün işlemediği ve takip edilmediği sürece, diğer muhasebe ve finans modüllerine göre daha farklı işleyişlerinin ne kadar iyi işlediğinin bir önemi kalmıyor. bir mantığa sahip olmasına rağmen, Workcube e alışmamız oldukça kolay oldu. Workcube de yer Ayrıca inşaat muhasebesinin diğer sektörlerden daha alan üretim tabanlı muhasebe işlemleri dışında, çoğu farklı işlediğini düşünürsek, ERP sürecinde oldukça modülünü tam kapasiteyle hiçbir problem yaşamadan önemli bir yer işgal ediyor. Biz de bu yüzden bu kullanabiliyoruz. Tabii ki kendi sistemimize uyması kısa süreçte hedefimizi muhasebe açılış dönemi açısından pek çok irili ufaklı geliştirim/iyileştirme/ olarak belirleyerek hem muhasebe-finans-bordro değiştirme işlemleri uyguladık fakat bu yaptıklarımız üçgenine yeteri kadar önemi göstermiş hem de genel senaryoyu değiştirmedi. gelecek çalışmalarımız için iyi bir kilometre taşı yaratmış olduk. Finans Modülü nde ise ihtiyacımız olan her türlü işlemi oldukça hızlı bir şekilde yapabiliyoruz. Kasa, İnşaat sektöründe kullanılan muhasebe operasyonlarının Banka, Çek/Senet ve Masraf Yönetimi Modülleri bize diğer sektör örneklerinden daha farklı ve fazla oldukça eksiksiz imkanlar sunuyor. Kendi iç yapımız dinamikler kullanması, Workcube üzerinde değişikliklere açısından elzem olarak gördüğümüz bir finans rapor gitmemize sebep oldu. Fakat Workcube ün sunduğu sistemini hayata geçirmek üzereyiz. Bu yapıyla beraber geniş yelpaze üzerinde çok fazla değişiklik yapmadan, zaten randımanlı kullandığımız Finans Modülü nde oldukça iyi bir yapı kurduğumuzu söyleyebilirim. yapılan geliştirimlere son noktayı koymuş olacağız. 4 ay gibi bir sürede sistemi aktif etmiş olduk. Sistemi şirket genelinde çekirdek kullanıcılar 1 Ocak 2014 tarihi itibari ile kullanmaya başladılar. Bu açıdan bakarsak 4 ay gibi bir sürede sistemi aktif etmiş olduk. Bu tarihte merkez ofisimizdeki kullanıcıların %80 i, şantiye başına ise 1-2 kişi şeklinde kullanmaya başladık. Fakat sistem tam olarak hayata geçti mi derseniz, şu an hala doğma aşamasında dememiz daha doğru olur kanaatindeyim. 1 Ocak 2014 ten günümüze kadar olan zamanda pek çok geliştirme/iyileştirme/ raporlama çalışmaları yapılmış olsa da, hala bizim için hayati olan proje-planlama kısmını tam olarak aktif edemedik. Temmuz ayı itibariyle bu yönde çalışmalarımız başlamış olup, önümüzdeki 6 ayda aktif olarak kullanıma başlamayı, 1 yıl içinde de geliştirim/iyileştirme/raporlama işlemlerinin tamamlanmasını planlıyoruz. Bu süreç içerisinde diğer süreçler ile ilgili çalışmalar yapılacak olsa da Workcube ün ihtiyaçlarımızı yeteri kadar karşılıyor olması sebebiyle çok fazla çalışma yapmadan istediğimiz seviyede sistemi kullanabiliyoruz diyebilirim.

5 Şu an kaç kullanıcı sisteme erişiyor? Çalışanların ve yönetimin bugün Workcube e bakış açısı nasıl? Şu anda sisteme ortalama 20 kişi bağlanıyor. Bunların büyük çoğunluğunu merkez ofisimizdeki çalışanlarımız oluşturuyor. Aslında bu sayımız şantiye sayımıza göre değişkenlik gösteriyor. Sistemimizin şu an ki aktifliğinde şantiye başına 5 kişi sisteme ekleniyor. Yakın zamanda açılacak olan şantiyelerimiz ile bu sayı artacaktır. Tabii asıl artışı ise proje-planlama sistemimizin tam fonksiyonel bir şekilde çalışmaya başlaması ile bekliyoruz. Çalışanlar açısından baktığımızda, daha önceki ERP sistemimiz ile Workcube arasında karşılaştırma yaptıklarını görmekteyiz. Daha önceki sistemimizde bulunan bazı özelliklerin ve kolaylıkların Workcube tarafında olmadığını görüp bunu dile getirseler de, genel olarak Workcube ün performansından ve kullanım kolaylığından oldukça memnunlar. Yönetim ise daha önce kullanılan ERP sisteminde herhangi bir raporlama almamaları ve aslında ERP nin yapması gereken işlemlerin manuel yapılıyor olmasından kaynaklı şikâyetlerinin artık Workcube ile yaşanmadığının farkındalar. Aslında hala eksiklerimiz olmasına rağmen bunların geliştirilebilecek ve iyileştirilebilecek şeyler olduğunu bildiklerinden dolayı durumdan oldukça memnunlar. İşin ekonomik boyutunun da küçülmüş olması ayrı bir memnuniyet oluşturuyor. Adaptasyon süreci ile ilgili konuşmak gerekirse, çok fazla sıkıntı çekmediğimizi söylemem yanlış olmaz. Daha önce başımızdan bir ERP tecrübesi geçtiği için, pek çok süreç merkez ofis çalışanlarına ve şantiyede çalışan teknik personelimize rahat bir geçiş imkânı sundu. Tabi bunda Workcube ün Türk olması, basit ve anlaşılabilir bir arayüz sunması, web ortamında hızlı çalışması gibi etmenler oldukça etkiliydi. ERP yöneticisi olarak eğitim için neredeyse hiç mesai harcamamış olmam ise buna oldukça güzel bir örnek. Yeni gelen arkadaşlara, gittikleri departmandaki çalışanların gerekli eğitimi verebilmesi Workcube ün bizim için neden doğru bir tercih olduğunun kanıtı oldu. ERP projesi için ayrı bir ekip oluşturmak yerine herkesten faydalanmayı seçtik. Başarılı olan implementasyon süreçlerine baktığınız zaman, bir yönetici eşliğinde firmanın departmanlarında yer alan ve ERP süreçlerine aşina olan ya da bu konuda hevesli olan insanların oluşturduğu bir takım eşliğinde, bu süreçlerin oldukça iyi bir şekilde sonlandığını görebiliriz. Bizim sürecimizde ise merkez ofisi olarak tüm kullanıcılar tecrübe sahibi olduğundan, ihtiyaç olduğu zamanlarda bu sürece katkıda bulunduk. Canlıya geçme sürecimiz oldukça kısa olduğu için, ERP projesi için ayrı bir ekip oluşturmak yerine herkesten faydalanmayı seçtik. Bu konuda bana tam yetki verilmesi ise, ihtiyacımız olan bilgilere ve know-how a anında ulaşmamıza olanak sağladı.

6 Yönetim ise daha önce kullanılan ERP sisteminde herhangi bir raporlama almamaları ve aslında ERP nin yapması gereken işlemlerin manuel yapılıyor olmasından kaynaklı şikâyetlerinin artık Workcube ile yaşanmadığının farkındalar. Workcube projesinin kapsamı firmanızda hangi departmanlara uzanıyor? Firma olarak bu ERP sürecine başlarken ilk amacımız; şirket çalışanlarının kuracağımız ERP sistemi üzerinden işlerini ilerletecek şekilde kendini organize ederek, sistemi kullanmasını sağlamaktı. Bu süreci bir ihalenin alım aşamasından başlatacak olursak; bütçe ve raporlama, planlama, şantiye satın alma, şantiye yönetim, merkez satın alma, depo, muhasebe, finans şeklinde devam ediyor. Amacımız bu departmanların hepsinde Workcube ü etkin şekilde kullanmaktır. Bu sürecin kısa bir zamanda istenilen seviyeye gelemeyeceğini ve Workcube ün inşaat tecrübesinin şu an için yeterli olmadığını bildiğimizden ötürü, önümüzdeki 2-3 yıl içerisinde tam fonksiyonel bir yapıda Workcube ü kullanabileceğimizi, Workcube ün de bu durumda çift taraflı ilişkisini kullanarak kendine bu değerleri katacağı inancındayız. Workcube de kullandığımız satın alma sistemi ile talepteklif-sipariş zincirini çok rahat bir şekilde kontrol edebiliyoruz. Satın alma departmanı, kendi aralarındaki kontrolleri sistem üzerinden yapabiliyorlar. Ayrıca, ileride kurmak istediğimiz ve satın alma sistemine çok büyük katkıda bulunacağına inandığımız Workcube Partner sistemi ile satın alımlarını yapacağımız ürünlerin teklif sayfalarını dışarıya açacağız. Böylece satın alma sürecindeki teklif toplama işlemlerini tedarikçilerden mail yoluyla değil, direk sistem üzerinden talep edebileceğiz. Kuracağımız bu B2B sistem ile alım yapan personelimiz teklif toplamaya harcayacağı zamanı, ürün şartnamelerine ve teklif analizlerine harcayabilecek.

7 Workcube ün sahip olduğu action file ve display dile yapısı ile modüllerde değişikliğe gitmeden, ek bilgiler alan özelliği sayesinde verilerin girişi ve action file ile de hesaplara yansıtılması işlemini kolayca yapmış olduk. Workcube de hangi alanlarda geliştirim yaptınız? İnşaat muhasebesinde aşağı yukarı bütün taşeron faturalarında teminat ve avans kesintileri yer alır ve bu işlemler kritiktir. Workcube ün standart Fatura Modülü nde bu kesintileri girebileceğimiz bir alan ve bunları doğru hesaplara yansıtabilecek bir yapı bulunmuyordu. Fakat Workcube ün sahip olduğu action file ve display dile yapısı ile modüllerde değişikliğe gitmeden, ek bilgiler alan özelliği sayesinde verilerin girişi ve action file ile de hesaplara yansıtılması işlemini kolayca yapmış olduk. Finans Modülü nde ise ödemelerin süreç yapısına Bu geliştirimlerin çoğu Workcube tarafından yapıldı. sahip bir ödeme listesi mantığı olmamasından ve Maalesef sektörde çok fazla kullanılmayan fakat bu ödemelerin bir seferde sadece aynı bankadan öğrenimi oldukça basit olan Coldfusion ile yazılmış çıkabilecek yapıya sahip olmasından kaynaklı büyük olması ve benim bu dilde tecrübem olmaması bu çaplı bir rapor sistemi oluşturulmasını talep ettik. tip geliştirimleri yapmama engel olmuştur. Bu isteğimiz standart Workcube sisteminin hem Workcube, dönem dönem ColdFusion eğitimleri mantık hem de yapısal bütünlüğünün dışındaydı. düzenliyor. Son Workshop a katıldım, orada Bu durum hem veri tabanında hem de ekranlarda öğrendiklerimle yavaş yavaş kendi raporlarımız için değişiklik yapılmasına neden oldu. gerekli olan raporları oluşturmaya başladık. Bir de hala süregelen planlama değişiklikleri yapıyoruz. İş kaydı ve hak ediş konusunda bazı değişikliklere gittik. Ayrıca iş planı aktarımı için, işlerin birbirine bağlanabilmesi adına import işlemleri oluşturuldu.

8 Workcube ile İK tarafında neler yaptınız? Özlük dosyalarımızı aynı zamanda dijital ortamda da tutabiliyor ve kişiye ait dosyalara çok kolay bir şekilde ulaşabiliyoruz. İnsan kaynakları olarak çok köklü bir değişiklik yaşamadık, çünkü daha önceden sahip olduğumuz ERP sisteminde oldukça kapsamlı bir şekilde insan kaynakları ve bordro yapısını kullanıyorduk. Fakat Workcube ün çok daha kompakt yapıda bu verileri tutması işlerimizi daha da kolaylaştırdı. Artık özlük dosyalarımızı aynı zamanda dijital ortamda da tutabiliyor ve kişiye ait dosyalara çok kolay bir şekilde ulaşabiliyoruz. Bünyemizde açılan iş olanaklarına başvuranlara da oluşturduğumuz raporlar ile ilk girilen bilgileriyle beraber doldurmaları gereken formları sistem üzerinden oluşturabiliyoruz. Şantiye yönetiminde Workcube ün bize sağladığı en önemli özellik süreç yönetimi oldu. Süreçler sayesinde malzeme talepleri ve bu malzemelerin hangi işler için talep edildiğini sistem üzerinde görebiliyoruz. Kurduğumuz süreç yönetiminde şantiye zincirinde bulunan herkesin bu gelişmelerden haberdar olunması sağlandı. Ayrıca daha önceki ERP sürecimizde mecbur kaldığımız kâğıt-imza sisteminden kurtulmuş olduk. Sadece Workcube ü kullanarak bu yapıyı istediğimiz şekilde hayata geçirebildik ve istediğimiz zaman üzerinde değişiklik yapabiliyoruz. Workcube ün genel rapor yapısı oldukça sade, hızlı ve ihtiyacımızı karşılayabilecek seviyede. Workcube den önce kullandığımız ERP sistemimizin belki de en güçlü yanı, sahip olduğu raporlama sistemiydi. Güçlü bir firma olması sebebiyle piyasada bulunan ve en bilindik olan Crystal Reports sistemini kullanmaktaydık. Bu raporlama sistemi oldukça detaylı ve işlevsel olmasına rağmen, sistemden düzgün veriler alamamamız neticesinde raporların içeriği ihtiyacımız olan raporlamayı bize sunamıyordu. Ayrıca sistemin oldukça şişkin ve bizim ihtiyacımız olmayan veri tabanı parametrelerine sahip olması, hiçbir filtreleme olmadan çektiğimiz mizan raporlarının tamamlanması 4-5 dakikayı bulabiliyordu. Ayrıca; yeni bir rapor hazırlamak istediğimizde, oluşturmak istediğimiz rapora göre detay seviyesinden dolayı oldukça zor olabiliyordu. Workcube da ise genel rapor yapısı oldukça sade, hızlı ve ihtiyacımızı karşılayabilecek seviyede. Geliştirilmesi gereken pek çok kısmı olduğu bir gerçek fakat normal bir işletme, Workcube ün beraberinde getirdiği standart raporlar ile başka hiçbir rapora ihtiyaç duymadan günlük operasyonları için gerekli olan raporlamaları yapabilir. Şirketimizde ise bazı özel durumlar için yaptırdığımız raporlar ve şirket içinde oluşturduğumuz ufak tefek amaca hizmet eden raporlama araçlarına da sahibiz.

9 Muhasebe ve finans süreçlerinin yavaşlığını Workcube ile kesinlikle hızlandırdığımızı ve bunun şirketin mali işler kısmında muazzam bir hızlanma yaşattığını söylemeliyim. Workcube, beklentilerinizi karşıladı mı? Çok büyük ve dünya çapında uzun zamandır kesinlikle hızlandırdığımızı ve bunun şirketin mali kullanılan bir ERP programını kullandıktan sonra, işler kısmında muazzam bir hızlanma yaşattığını Workcube de gördüğümüz bazı şeylerin daha söylemeliyim. Daha önceden tutulan her kaydın iyi olabileceği elbette göze çarpıyor. Fakat bu güvenlik açısından program dışında da tutulması yola çıkarken ihtiyacımız olanın daha büyük, ve artık buna ihtiyaç duyulmuyor olması, mali daha gösterişli değil, daha uygun, daha işlevsel işler koordinatörlüğümüzde iş kaybını oldukça olması gerektiğini bildiğimiz için, Workcube ün azaltmış bulunuyor. bizim için çok daha faydalı ve yerinde bir karar Planlama konusunda ise istediğimiz ayarlamaları olduğunu görmüş olduk. Bu süreci 2-3 yıllık bir ve güncellemeleri yaptığımız vakit; aktivite başına süreç olarak görmemizden dolayı, Workcube ün şu alınması gereken malzemeleri, aktivite başına düşen an ki yaşadıklarımızdan çok daha üzerinde beğeni maliyeti, malzeme firelerini, iş takibini vs. çok daha kazanacağını ve ciddi bir çalışma ile hedeflerimiz efektif bir şekilde takip edebileceğimizi düşünüyoruz. doğrultusunda bu misyonu gerçekleştirebileceğimizi Bununla beraber bazı şantiyelerimizde ciddi düşünüyorum. seviyelere ulaşan fire ve genel gider harcamalarını Henüz planlama konusunda çok ilerleyemedik, asıl ciddi şekilde düşürmeyi amaçlıyoruz. Böylece, şu etkiyi görmek istediğimiz kısımlarda bu performans an sadece mesai anlamında yaşadığımız kazancı artışını gerektiği şekilde ölçemiyoruz. Fakat daha yaptığımız iş bazında da yaşamış olacağız ve asıl önceki ERP sürecimizde yaşadığımız muhasebe o zaman bu sürecin ne kadar etkili olduğunu ve finans süreçlerinin yavaşlığını Workcube ile ölçebilmiş olacağız.

10 Ayrıca süreç yönetimi kurgulanırken, şirketin yönetiminde ve işleyişinde söz sahibi olan kişi ya da kişilerin kesinlikle bu toplantılara katılması gerektiğini göz ardı etmesinler. Çünkü bu tip firmalarda işleyiş ve kurgu, bu kişilerin iki dudağı arasında değişme potansiyeline sahip olur. Hatta yapılan bütün çalışmalara baştan başlanabileceğini de daha önce yaşamış bulunuyorum. ERP sürecine başlamadan önce yapılması gereken en önemli iş, işletmenin süreç yönetimini belirlemesi. Bizim çok hızlıca sistemi canlıya almamız gerekiyordu. Bununda en büyük nedeni, sürece ilk başladığınızda basit görünen ve tabiri caizse hamallık olarak tanımlayabileceğimiz işlerin oldukça fazla zaman almasıydı. Firmanın daha önceki ERP deneyimi ve sürekli süreç yönetimi ile ilgili toplantı yapılıyor olması, süreç yönetiminin belirlenmesi ihtiyacını ortadan kaldırmıştı. Canlıya geçmeden önce test için çok fazla zamanımız kalmayacağından dolayı, teorik kısmından ziyade pratikte sistemin nasıl çalışması gerektiğine dair çalışmalar yaptık ve sistemi buna hazırladık. Etrafımda bana yardımcı olan pek çok iş arkadaşım olması da bu süreçte bana oldukça hız kazandırmış oldu. Diğer proje yöneticileri ve şirketlere gelecek olursak, bir ERP sürecine başlamadan önce yapılması gereken en önemli iş, işletmenin süreç yönetimini belirlemesi diye düşünüyorum. Mesela işletmelerin canlıya geçmeden önce önlerinde 1 yıl gibi bir süreç varsa, bunun 3-4 aylık kısmını, süreç belirleme ve yetkilendirme için şüphe götürmeyecek bir hal alana kadar devam ettirmeleri gerektiğini düşünüyorum. Türkiye de maalesef bu tür işler şirket yönetimleri tarafından pek önemsenmediğinden dolayı bu süreçler uzayabiliyor. Ayrıca süreç yönetimi kurgulanırken, şirketin yönetiminde ve işleyişinde söz sahibi olan kişi ya da kişilerin kesinlikle bu toplantılara katılması gerektiğini göz ardı etmesinler. Çünkü bu tip firmalarda işleyiş ve kurgu, bu kişilerin iki dudağı arasında değişme potansiyeline sahip olur. Hatta yapılan bütün çalışmalara baştan başlanabileceğini de daha önce yaşamış bulunuyorum. Daha sonraki işlem ise ihtiyaçların belirlenmesi ve bu ihtiyaçların ERP sistemi tarafından ne kadar karşılanabildiğinin tespiti olmalıdır. Genelde eksik kalan ihtiyaçlar kalan zaman içinde yetiştirilemediği için, bu ihtiyaçların önem sırasına konması hayati önem taşımaktadır. Bunları; canlıya geçene kadar yetişmesi gerekenler, canlıya geçtikten kısa bir zaman sonrasına kadar yetişmesi gerekenler ve diğerleri şeklinde ayırabilir ya da bunları da kendi içlerinde sınıflandırabilirler. Eğer ki çalışılan firma destek konusunda iyi bir firma ise, bu işleri paralel olarak götürebilir ve süreci oldukça hızlandırabilirler. Mesela işletmelerin canlıya geçmeden önce önlerinde 1 yıl gibi bir süreç varsa, bunun 3-4 aylık kısmını, süreç belirleme ve yetkilendirme için şüphe götürmeyecek bir hal alana kadar devam ettirmeleri gerektiğini düşünüyorum.