İDARİ SÜREÇLERDE UYULMASI GEREKEN KURALLAR (RULES IN ADMINISTRATIVE PROCESS)

Transkript

1 Gaziantep Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İDARİ SÜREÇLERDE UYULMASI GEREKEN KURALLAR (RULES IN ADMINISTRATIVE PROCESS) Prof. Dr. Ramazan KOÇ Ocak 2010 Gaziantep

2 İÇİNDEKİLER ŞEKİLLER LİSTESİ... 4 SUNUŞ... 5 ENSTİTÜ ORGANLARI VE GÖREVLERİ... 6 FBE İÇ İŞLEYİŞ SİSTEMİ... 7 FAALİYET RAPORLARI... 7 EĞİTİM ÖĞRETİM FAALİYET RAPORU... 7 BÜTÇE FAALİYET RAPORU... 7 EYK DA GÖRÜŞÜLEN KONULAR... 7 EK DA GÖRÜŞÜLEN KONULAR... 7 FORMLAR VE YAZIŞMALAR... 8 ÖĞRENCİ KONSEYİ SEÇİMLERİ... 8 AKADEMİK TAKVİM... 9 AKADEMİK TAKVİMDE OLMASI GEREKENLER BİLGİLER... 9 BAŞVURULAR KONTENJANLARIN BELİRLENMESİ VE İLANI ADAYLARIN YAPMASI GEREKENLER BAŞVURUDA GEREKEN BELGELER: EABD NIN YAPMASI GEREKENLER FBE YAPMASI GEREKENLER YATAY GEÇİŞ YOLUYLA ÖĞRENCİ KABULÜ LİSANSÜSTÜ BAŞVURU İLANINDA YER ALMASI GEREKEN BİLGİLER İKİNCİ ÖĞRETİM TEZSİZ YL PROGRAMI ORTAÖĞRETİM FEN VE MATEMATİK ALANLAR EĞİTİMİ ABD TEZSİZ YL PROGRAMI ÖZEL ÖĞRENCİ BAŞVURULARI YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ KABULÜ ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ BİLİM DALI DEĞİŞİKLİĞİ BİLİMSEL HAZIRLIK PROGRAMI (BHP) BİLİMSEL HAZIRLIK PROGRAMI DEĞİŞİKLİĞİ KAYITLAR VE DERS EKLEME-BIRAKMA Kayıt Süreci: Geç Kayıt: Geç Ders Ekleme-Bırakma DERSLERLE İLGİLİ SÜREÇLER YÜKSEK LİSANS SEMİNERİ

3 DERS AÇMA DERS SAYDIRMA İŞLEMLERİNDE UYGULAMA VE GENEL KURALLAR Program içinde ders saydırma Program İçinde Ders Saydırmanın İptali Program Dışından Özel Öğrenci Statüsünde Alınan Derslerin Saydırılması Bilimsel Hazırlık (BH) Programında Fazladan Alınan Derslerin Saydırılması Başka Üniversiteden Alınan Derslerin Saydırılması Erasmus Ders Saydırmaları Eski Programda Alınan Derslerin Saydırılması Programa Kayıtlı iken Başka bir Üniversiteden ders alınması EB 521 ve EB 522 Derslerinin Denkliği PROGRAMA DERS EKLEME PROGRAMDAN DERS KALDIRMA TEZ DANIŞMANI ATAMA VE TEZ ÖNERİSİ DANIŞMAN BELİRLEME VE ATAMA ÖLÇÜTLERİ DANIŞMAN/TEZ KONUSU DEĞİŞİKLİKLERİ DANIŞMANLARDAN BEKLENENLER TEZ TAMAMLAMA ÖLÇÜTLERİ TEZ JÜRİSİ ATAMA Jüri Üyelerine Gönderilmesi gereken evraklar TEZ JÜRİ TARİHİNİN ERTELENMESİ Jüri tarihini erteleme gerekçeleri Öğrenci Kaynaklı Tez Jüri Tarihinin Ertelenmesi Öğrenci Kaynaklı Olmayan Tez Jüri Tarihinin Ertelenmesi TEZİN SONUÇLANMASI (JÜRİYE ÇIKMA) Jüri üyelerinden Beklenenler TEZSİZ YÜKSEK LİSANS PROGRAMI YETERLİK SINAVI Jüri tarafından tezi kabul edilen öğrencilerin izleyecekleri süreç DOKTORA YETERLİK DOKTORA YETERLİK KOMİTESİ NİN(DYK) OLUŞUMU DYK NİN GÖREVLERİ YETERLİK SINAVI DOKTORA YETERLİK SINAV KONULARININ BELİRLENMESİ DOKTORA YETERLİK SINAVININ YAPILIŞI TEZ İZLEME KOMİTESİ ATAMA TEZ ÖNERİSİ SAVUNMASI

4 ARAŞTIRMA GÖREVLİLERİ (50/D) GİZLİ TEZLER İZİNLER GEREKÇELER Sağlık Eğitim (Genel koşullara bakınız) Askerlik (Genel koşullara bakınız) Özel Durumlar: (Genel koşullara bakılmaz) Ailevi nedenler (Genel koşullara bakılmaz) LİSANSÜSTÜ PROGRAMLARLA İLİŞİK KESİLMESİ GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ FBE LİSANSÜSTÜ ÖDÜLLERİ BAŞARI ÖDÜLLERİ ONUR ÖDÜLLERİ TEZ ONUR ÖDÜLÜ DERS ONUR ÖDÜLÜ YAYIN ONUR ÖDÜLÜ YOL GÖSTEREN İLKELER GENEL İLKELERİMİZ FBE YÖNETİMİNİN SORUMLULUKLARI EABD YÖNETİMİNİN SORUMLULUKLARI TEZ DANIŞMANININ SORUMLULUKLARI TEZ İZLEME KOMİTELERİNİN SORUMLULUKLARI LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİN SORUMLULUKLARI JÜRİ ÜYELERİNİN SORUMLULUKLARI

5 Şekiller Listesi Şekil 2 Enstitü organlarının görevleri... 6 Şekil 1 Enstitü Organları... 6 Şekil 3 Akademik takvim hazırlama süreci... 9 Şekil 4 İlan süreci Şekil 5 Lisansüstü başvuru ve karar süreci Şekil 6 Yatay geçiş yoluyla öğrenci kabul süreci Şekil 7 Özel öğrenci başvuru süreci Şekil 16 Bilimsel hazırlık programı uygulama süreci Şekil 8 Öğrenci kayıt süreci Şekil 9 Geç kayıt ve geç ders ekleme bırakma süreci Şekil 10 Ders saydırma süreci Şekil 11 Program içinde ders saydırma süreci Şekil 12 Programa kayıtlı iken başka bir üniversiteden ders alma süreci Şekil 13 Kataloga yeni ders ekleme süreci Şekil 14 Programdan ders kaldırma süreci Şekil 15 Zorunlu Ders Belirleme süreci Şekil 17 Danışman atama süreci Şekil 18 Tez Jürisi atama süreci Şekil 19 Jüriye çıkma süreci Şekil 20 DYK oluşum süreci Şekil 22 Yeterlik jüri ve sınav süreci Şekil 21 Yeterlik jüri ve sınav süreci Şekil 23 Tez izleme komitesi atama süreci Şekil 24 Tez Önerisi Savunma süreci Şekil 24 İzinlerle ilgili sürecin işleyişi

6 SUNUŞ İdarecilerin tutum ve davranışlarındaki tutarlılık, hızlı ve doğru karar verme, idari süreçlerde görev alan personelin verimliliği günümüz modern yönetim anlayışında başarının en önemli etmenlerindendir. İdari süreçlerdeki işleyiş bir bakıma kurumsallaşmanın da göstergesidir. Bu kitapçığın temel amacı Fen Bilimleri Enstitüsü bünyesinde yapılan herhangi bir işi kolay ve doğru yapmayı sağlamaktır. Bu amaçla geliştirilen metodolojiler, yöntemler ve teknikler Süreç odaklı yaklaşım (SOY) olarak adlandırılmakta ve günümüzde gerek kurumların, gerek işlerin, gerekse projelerin yönetiminde konunun uzmanları tarafından tavsiye edilmektedir. Elbette SOY bütün hataları ortan kaldırmayacaktır. Hatta doğru araçlar kullanılmadığında umulan fayda yerine yeni sorunlar ortaya çıkabilir. Şu bir gerçek ki yönetimle ilgili bütün standart modeller SOY ı önermektedirler. FBE için SOY u hazırlarken geçmiş tecrübelerin ışığında, öncelikle var olan süreçler standart hale getirilmiş, yetersiz olan süreçler geliştirilmiş, eksik olan süreçler ortaya çıkarılmış ve birbirleriyle uyumlu hale getirilerek bir bütünlük içinde ele alınmıştır. Süreçlerin işleyişinin her aşamasında uygulanabilirliği tartışılmış, uygulama zorluğu olan ya da altyapımızla uyumlu olmayan kısımlar çıkarılmıştır. Zira fen bilimleri enstitüsü yönetimi olarak amacımız bir kitapçık hazırlamanın ötesinde, burada yazılanların ışığında kararlar vermektir. Bu kitapçıkta yer alan süreçler ve kurallar enstitümüzde yıllardan beri devam ede gelen uygulamaların sistematik hale getirilmesi ve bazı yeniliklerin ortaya konması sonucu oluşmuştur. Gelişmeye açık olan bu kitapçığa yeni süreçler kolayca eklenebilir ya da güncelliğini yitirmiş süreçler kolayca çıkarılabilir. Bu kitapçık hazırlanırken ODTÜ FBE Müdürü Prof. Dr. Canan ÖZGEN tarafından hazırlanan ODTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü, İdari Süreçlerle ilgili kurallar ve koşullar adlı kitabında ortaya konulan yöntemden sayın ÖZGEN den izin alınarak yararlanılmıştır. Bu kitapçın hazırlanmasında hazırlanması esnasında işleyişle ilgili tecrübelerini bizimle paylaşan, enstitü sekreterimiz Ayfer YILDIRIM a, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanılığı personeline teşekkür ederiz. Bu arada başvurularımızın internet ortamında yapılması için çok emek sarf ederek bizlere bilgisayar programı yapan Öğr. Gör. Mehmet Emin ÖZCAN a teşekkür ederiz. Yöneticiliğimiz esnasında bizlerden desteklerini esirgemeyen Enstitü Ana Bilim Dalı Başkanlarımıza, Enstitü Yönetim Kurulu üyelerimize, yoğun bir şekilde çalışarak işlerin zamanında yapılmasına en büyük katkıyı sağlayan, bize her türlü desteği veren, Enstitü Ana Bilim Dalı sekreterlerimize çok teşekkür ederiz. Bu kitapçığın, fen bilimleri enstitüsüne bağlı enstitü anabilim dallarında programlara kayıtlı öğrencilere, danışmanlara, sekreterlere yararlı olmasını diliyoruz. Yazışma süreçlerini olumlu etkileyerek bu konuda harcanan zaman ve emeği azaltmak ve hataları en düşük seviyeye indireceğini ümit ediyor sizi kitapçıkla baş başa bırakıyoruz. Prof. Dr. Ramazan KOÇ Gaziantep Üniversitesi FBE Müdürü 5

7 Enstitü Organları ve Görevleri Enstitü Müdürü (Rektör tarafından atanır) Enstitü Sekreteri (Raportör) Enstitü Müdür Yardımcıları: En çok iki yardımcı aylıklı öğretim üyeleri arasından müdür tarafından atanır. Enstitü Kurulu (EK): Müdür başanlığında, Müdür yardımcıları ve EABD başkanlarından oluşur. Enstitü Yönetim Kurulu (EYK): Müdür başkanlığında müdür yardımcıları ve EK tarafından seçilmiş 3 öğretim üyesinden oluşur. Şekil 1 Enstitü Organları Müdürün görevleri EK nın görevleri Enstitü kurullarına başkanlık etmek, enstitü kurullarının kararlarını uygulamak ve enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde enstitünün genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek, Enstitünün ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, enstitünün bütçesi ile ilgili öneriyi EYK nın da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak, Enstitünün birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Kanun ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen diğer görevleri yapmak. Enstitü Kurulu, akademik bir organ, olup, görevleri; Enstitünün eğitimi-öğretimi, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak, EYK'ya üye seçmek, Kanun ve bu Yönetmelikle verilen diğer görevleri, yapmaktır. EYK'nın görevleri Enstitü Yönetim Kurulu, idari faaliyetlerde müdüre yardımcı bir organ olup görevleri, Enstitü kurulunun kararları ile tespit edilen esasların uygulanmasında müdüre yardım etmek, Enstitünün eğitim-öğretim, plan ve programlarıyla takvimin uygulanmasını sağlamak, Enstitünün yatırım, program ve bütçe kararını hazırlamak; müdürün enstitü yönetimiyle ilgili getireceği konularda karar almak, Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemler hakkında karar vermek, Kanun ve bu Yönetmelikle verilen diğer görevleri, yapmaktır. Şekil 2 Enstitü organlarının görevleri 6

8 FBE İÇ İŞLEYİŞ SİSTEMİ Faaliyet Raporları Faaliyet raporu her yıl Ekim Ayının ilk haftasında Rektörlüğe sunulmak üzere FBE müdür yardımcılarından biriyle, FBE sekreteri tarafından hazırlanır. Eğitim Öğretim Faaliyet Raporu Faaliyet raporunda şu hususlar yer alır: Öğrenci istatistikleri Öğretim elemanı istatistikleri Araştırma Görevlisi istatistikleri Tamamlanan tezler Bilimsel aktiviteler. Bir önceki yıla göre olan değişimler belirtilir. Bütçe faaliyet raporu Faaliyet raporunda şu hususlar yer alır: 1 yıl içinde yapılan toplam harcama Harcama kalemleri Bir sonraki yılın bütçe planlaması EYK da görüşülen konular Kontenjan tesbiti(eabdb nın önerisi, Rektörlük onayı) Programlara başvuran öğrencilerin kabul veya ret edilmesi (EABDB nın önerisi) Yatay geçişler (EABDB nın önerisi) Ders saydırmalar (EABDB nın önerisi) Dönem uzatmalar (EABDB nın önerisi) Geç kayıt (EABDB nın önerisi) Notların mazeretli olarak geç verilmesi (EABDB nın önerisi) Notlarda maddi hata düzeltmeleri (EABDB nın önerisi) Tezli ve tezsiz yüksek lisans programları arasında geçişler (EABDB nın önerisi) Danışman atama ve değişiklikleri (EABDB nın önerisi) Bilimsel hazırlık programı (EABDB nın önerisi) BHP öğrencilerinin en fazla 2 lisansüstü derslere kayıt yaptırması (EABDB nın önerisi) Doktora yeterlik komitesinin onaylanması (EABDB nın önerisi) Sınavlara giremeyen öğrencilere mazeret sınavı verilmesi (EABDB nın önerisi) Tez izleme komitesi üyelerinin ataması ve değiştirilmesi (EABDB nın önerisi) Yolluklar Görevlendirmeler Tez bitirme jürisi atamaları (EABDB nın önerisi) Başka üniversiteden ders alma talepleri (EABDB nın önerisi) Öğrencilere izin verilmesi (EABDB nın önerisi) İlişik kesme (EABDB nın önerisi) Diğer idari konular EK da görüşülen konular Akademik takvim Açılacak dersler 7

9 Türk uyruklu ve yabancı uyruklu adayların başvuru koşulları (Senato) Yabancı dil şartları ve sınavları (Senato) Doktora yeterlik sözlü sınav ın hangi dilde yapılacağı (Senato) Programa başvuran adayların başarı düzeyleri (Senato) Tez danışmanı ve ikinci tez danışmanı atama ve değiştirme koşulları Öğrencilerin tezlerini yönetmelikte belirtilen süreden daha kısa bir sürede tamamlama koşulları (Senato) Doktora yeterlik sınav tarihlerinin belirlenmesi Öğrencilerin derslere devam yükümlülüklerine ilişkin esaslar Derslerde öğrencilerin değerlendirilmesine ilişkin esaslar Tezini teslim eden öğrencinin tez sınavına gireceği en son süre Tezsiz yüksek lisans programının sonunda yeterlik sınavı yapılıp yapılmayacağı (Senato) Kataloga ders ekleme ve katalogdan ders çıkarma Eğitim öğretimin planlanması ile ilgili konular Diğer akademik konular. Formlar ve yazışmalar FBE müdürlüğü idari süreçlerde kullanılan formlarının tamamını ve yazışmaların büyük bir kısmını elektronik ortamda yürütme çalışmalarını yapmaktadır. Şu anda programlara başvurular elektronik ortamda yapılmakta ve süreçlerde kullanılan formlar internet sayfamızda Word/Excel dosyası olarak bulunmaktadır. Öğrenci konseyi seçimleri Enstitü müdür yardımcısı gözetiminde program olan enstitü anabilim dallarında senatonun belirlediği takvime uygun olarak yapılır. 8

10 Akademik Takvim Bir sonraki eğitim öğretim yılına ait akademik takvim, her yıl Haziran ayında hazırlanarak EK kararından sonra web sayfasında ilan edilir. Akademik takvim Gaziantep Üniversitesi Akademik Takvimine (Tıp ve Diş Hekimliği Fakülteleri hariç) uygun ve uyumlu olarak hazırlanır. Akademik Takvimde olması gerekenler bilgiler Faaliyet Lisansüstü Başvuru Tarihleri Tarih Son başvuru tarihi, kayıtların başlama tarihinden yaklaşık 3 hafta önce sona erer. Özel öğrenci başvuruları ve kayıtları ders ekleme bırakma tarihinin son gününe kadar Lisansüstü giriş sınav tarihler Son başvuru tarihinden 3 iş günü sonra ingilizce muafiyet sınavı Son başvuru tarihinden 7 iş günü sonra bilim sınavı yapılır Kayıtlar, ders ekleme bırakma, cezalı kayıtların son günü, derslerin kesilmesi vb. Genel akademik takvime uyumlu olarak yer alır Fiilen açılan lisansüstü derslerin FBE'ne bildirilmesi Ders ekleme bırakma tarihinin son gününden en geç 1 hafta sonra Lisansüstü ve yatay geçiş kontenjanlarının FBE'ne bildirilmesi Ders ekleme bırakma tarihinin son gününden yaklaşık 1 ay sonra Doktora Yeterlik sınavına girmesi gereken öğrencilerin FBE'ne bildirilmesi Aralık (1. yarıyıl) Mayıs (2. Yarıyıl) Doktora yeterlik sınavları Ocak(Aralık başvuruları) Haziran (Mayıs Başvuruları) Tez bitirme Jüri tarihleri Danışman atama tarihleri Her yarıyıl ders ekleme bırakma tarihinin son gününe kadar jüriye çıkıp başarılı olan öğrenciler o dönem mezunu sayılır Her zaman. Ancak atama ders eklem bırakma tarihinin son gününe kadar gerçekleşmemişse, öğrenci tez ve uzmanlık alanı derslerine takip eden dönemde kayıt yaptırabilir Açılacak derslerin FBE bildirilmesi En geç kayıtlar başlamadan 10 gün önce açılacak derslerin FBE bildirilmesi gerekir Dönem uzatma talepleri En geç kayıtlar başlamadan 5 iş günü önce. Tez izleme komitesi belirleme tarihi Yeterliği Yeterlilik sınavında başarılı olan öğrenciler: Şubat (Ocak'ta sınava girenler) Temmuz (Haziranda sınava girenler) Şekil 3 Akademik takvim hazırlama süreci 9

11 Başvurular Kontenjanların Belirlenmesi ve ilanı İlan edilmesi gereken lisansüstü öğrenci kontenjanları, ders ekleme bırakma tarihinin son gününden yaklaşık 1 ay sonra ilgili EABD tarafından belirlenerek FBE ne iletilir. Bu kontenjanlar, EYK da görüşülerek karara bağlanır ve ilan edilmek üzere Rektörlüğe sunulur. EYK kontenjanları artırma veya azaltma yetkisine sahiptir. Kontenjanların ilgili formlara işlenerek EABD onay yazısı ile FBE gönderilmesi EYK da kararın alınması İlan metninin hazırlanarak ÖİDB'na gönderilmesi Adayların yapması gerekenler Lisansüstü programlara başvurular internet ortamında yapılmaktadır. Adaylar FBE nin internet adresinden sisteme giriş yaparak Başvuru Formunu doldurup onayladıktan sonra, çıktısını alarak (fotoğraflı olarak) başvuru için gerekli belgelerle birlikte ilgili EABD teslim etmeleri gerekmektedir. Posta ile yapılan başvurularda gecikmeler dikkate alınmayacaktır. Başvuruda Gereken Belgeler: İnternet ortamında hazırlanmış, imzalanmış fotoğraflı başvuru formu(3 nüsha) Diploma fotokopisi Yüksek Lisans Programlarında: orijinal lisans not belgesi Doktora Programlarında: orijinal lisans ve yüksek lisans not belgesi Doktora programlarına başvuruda 1 adet referans mektubu Nüfus cüzdan örneği Askerlik durum belgesi ALES sonuç belgesi fotokopisi İngilizce yeterlik sonuç belgesi fotokopisi Başvuru ücret makbuzunun aslı EABD nın Yapması Gerekenler Şekil 4 İlan süreci EABD sekreteri ya da EABD Başkanının görevlendireceği bir kişi adayların başvurularını evrakların eksik olup olmadığını kontrol ederek teslim alır. Evrakları tamam olan adayların başvurusunu internet ortamında onaylar En geç son başvuru tarihine kadar sınav ve değerlendirme jürisi kurarak FBE Müdürünün onayını alır Başvurular sona erdikten ve İngilizce muafiyet sınavı yapıldıktan sonra adayların sınav ve değerlendirmeleri jüri tarafından yapılır. Değerlendirmede ALES in %50 si, mezuniyet notunun %40 ı ve sözlü sınavın %10 u alınarak toplamları ile sıralama yapılır. Elde edilen toplam puanların yüksek lisans için en az 55 ve doktora için en az 70 olması gerekir. Eşitlik halinde 10

12 lisans mezuniyet notu yüksek olana öncelik verilir. FBE web sayfasında yer alan ilgili form doldurularak sonuçlar FBE ne bildirilir. Sözlü sınava girmeyen adaylar programa kabul edilmezler Adayın sadece 1 adet başvuru formu EABD da bırakılır ve geri kalan evrakların tamamı tutanakla beraber FBE ne gönderilir Not: Adayın evrakları ÖİDB da muhafaza edildiğinden dolayı, EABD da başvuru formu dışında herhangi bir belge alıkonulmasına ya da belgelerin çoğaltılmasına gerek yoktur. FBE Yapması Gerekenler FBE Lisansüstü, ÖİDB ile koordineli bir şekilde Gaziantep Üniversitesi Akademik takvimini de göz önünde bulundurarak lisansüstü ilanı hazırlayarak başvuru ve değerlendirme takvimini belirler İnternet ortamında başvuruları inceleyerek İngilizce muafiyet sınavına girecek adayları belirler ve listeyi Yabancı Diller Yüksek Okulu müdürlüğüne iletir Yabancı dil sınav sonuçlarını EABD başkanlıklarına iletir ve FBE web sayfasında ilan eder EABD dan gelen sınavı kazanan ve kazanamayan tüm adayların evraklarını yeniden gözden geçirir. EABD dan gelen değerlendirmeler EYK da görüşülür ve başvuru yaptıkları programlara kabul ve reddedilen adaylar belirlenir. Kararı EABD başkanlıklarına ve ÖİDB na gönderir. Kabul ve reddedilen öğrencilerin listesini FBE web sitesinden ilan eder. Her adayın 1 er adet başvuru formunu FBE alıkoyar ve geri kalan evrakların tamamını ÖİDB na gönderir. Kazanan her öğrenci için bir dosya açar ve başvuru formu ile EYK kararını dosyaya ekler. İnternet ortamında başvuru formunun doldurulması ve onaylanması Evrakların EABD'ına teslimi varsa eksik belgeleri tamamlaması için adayın uyarılması Jüri tarafından sınavın ve değerlendirmenin yapılması ve sonuçların FBE'ne bildirilmesi Evrakları tamam olan adayların başvurularının onaylanması Başvuruların EYK'da değerlendirilerek karar verilmesi(kabul/ret) ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, web'de yayınlanması, öğrencinin dosyasına konulması Yatay Geçiş yoluyla öğrenci kabulü Belgeler ve Esaslar Şekil 5 Lisansüstü başvuru ve karar süreci Yeni başvuru yapan öğrencilerden istenen belgelerin tamamı istenir. Başvuru yapan öğrencinin Gaziantep Üniversitesi FBE başvuru şartlarını sağlaması gerekir. 11

13 Yatay geçiş yapan öğrenci en fazla 3 ders saydırabilir.(bakınız ders saydırma işlemleri) Başvuru dilekçesi, EABD'başkanı ve danışmanın onayı FBE yazılı olarak bildirilmesi Yazının ÖİDB'na gönderilmesi. Şekil 6 Yatay geçiş yoluyla öğrenci kabul süreci Lisansüstü Başvuru İlanında Yer Alması Gereken Bilgiler Başvuru için gerekli olan en az ALES/GRE puanları Fen Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Doktora Lisans Derecesi ile Doktora ALES (Sayısal) GRE (Sayısal) Not: ALES sınavları sınava girildiği tarihten itibaren üç yıl geçerlidir. Herhangi bir üniversitede lisansüstü öğrencisi iken en fazla bir yarıyıl ara verilmiş ise, eski ALES sınav sonucu, FBE ölçütlerini sağlaması durumunda başvuru için geçerlidir. Başvuru için gerekli olan en az İngilizce puanları (geçerli sınavlarda alınan notlar sınava girildiği tarihten itibaren üç yıl süre ile geçerlidir.) Mühendislik EABD Biyoloji/Kimya/Matematik EABD Yüksek Lisans Doktora Yüksek Lisans Doktora KPDS/ÜDS* Dil şartı yok 55 *ÜDS ve diğer geçerli sınavların dönüşüm tabloları adresinde verilmiştir. Türkçe eğitim veren anabilim dallarına başvuruda, yabancı uyruklu adayların TÖMER Türkçe Dil Sınavından en az 60 puan almaları veya Türkçe bildiğini/anadilinin Türkçe olduğunu belgelemeleri gerekmektedir. İngilizce eğitim yapılan, Mühendislik Enstitü Anabilim Dalları Yüksek Lisans Programlarına başvuran adaylardan, lisans öğrenimlerini İngilizce dilinde yapan program mezunlarından yabancı dil şartı aranmaz. Lisans öğrenimlerini İngilizce dışında bir dilde yapan mezunlardan ise en az tabloda belirtilen İngilizce dil puanlarının alınmış olması gerekir. Bu şartları sağlamayanlar, Üniversitemiz Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından yapılacak Fen Alanlarını içeren Yabancı Dil (İngilizce) Sınavına alınacak olup bu sınavdan en az 60 puan alanlar başarılı sayılacaktır. Yabancı Dil Puanını sağlayamayan adaylar ise, Sözlü Bilim Sınavını Türkçe dilinde alacak olup, bu sınav sonunda başarılı olarak programlarına kabul edilenler, Gaziantep Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu İngilizce Hazırlık sınıfına örgün Öğretimine kayıt yaptırarak 1 yıl 12

14 süreyle(yaz okulu dahil) öğrenim göreceklerdir. Bu süre içinde başvuru şartlarında belirtilen en az İngilizce dil puanını sağlayanlar veya Yabancı Diller Yüksekokulu ndaki İngilizce hazırlık geçme notu en az 60 olanlar programa devam edecek olup, bu şartları sağlayamayanların Üniversite ile ilişiği kesilecektir. Bu uygulama 1. yarıyıl için geçerlidir. Doktora Programlarına başvuran adayların tabloda belirtilen en az İngilizce dil puanını almış olmaları gerekir. Bu puanı sağlayamayan, ancak ÜDS sınavlarından en az 55 puan veya geçerli sınavlardan eşdeğer puanı sağlayan adaylar sözlü Bilim Sınavında, başarılı olmaları halinde Gaziantep Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu İngilizce Hazırlık sınıfına örgün ya da İkinci Öğretimine kayıt yaptırarak 1 yıl süreyle(yaz okulu dahil) öğrenim göreceklerdir. Kayıtlı oldukları süre içinde başvuru şartlarında belirtilen en az İngilizce Dil Puanını sağlayanlar veya bu süre sonunda Yabancı Diller Yüksekokulu ndaki İngilizce hazırlık geçme notu en az 65 olanlar programa devam edecek olup, bu şartları sağlayamayanların Üniversite ile ilişiği kesilecektir. Bu uygulama 1. yarıyıl için geçerlidir. Lisans veya Yüksek Lisans mezuniyet notu (Genel Not Ortalaması) 4.00 üzerinden değerlendirme yapılan Yükseköğretim Kurumlarındaki başvurularda (Not Belgesinde (Transcript) adayın mezuniyet notu 100 lük sistemde belirtilmemişse) adayın genel not ortalamasının 100 tam puan üzerinden karşılığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nca belirlenen eşdeğerlik tablosuna göre değerlendirilir. Mühendislik Anabilim Dallarına başvuracak adayların Mühendislik, Mühendislik-Mimarlık, Mimarlık Fakültesi/Bölümü mezunu olmaları gerekir. Fizik Mühendisliği Anabilim Dalına, Fizik, Matematik ve Fizik Eğitimi Bölümleri mezunları da başvurabilir. Gıda Mühendisliği Anabilim Dalına, Gıda Mühendisliği, Kimya Mühendisliği ile Fen Edebiyat Fakültesi Kimya Bölümü mezunları da başvurabilir. Matematik Anabilim Dalına başvuracak adayların, Fen Edebiyat Fakültesi Matematik Bölümü ve Matematik Mühendisliği Bölümü mezunu olmaları gerekmektedir. İkinci Öğretim Tezsiz YL Programı II.Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programlarının açılabilmesi için yeterli müracaat olmaması durumunda Enstitü, ilgili programın açılmamasına karar verebilir. Bu durumda boş kontenjan bulunması halinde, adayların talebi ve başvuru koşullarını sağlamaları koşuluyla talepte bulunan adaylara diğer programlara kayıt hakkı tanınabilir. II.Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programının toplam öğrenci katkı payı tutarı (Dönem Projesi dahil) yaklaşık 5000 TL dir. Ortaöğretim Fen ve Matematik Alanlar Eğitimi ABD Tezsiz YL Programı Adayların ALES ten en az 55 puan almış olmaları gerekmektedir. Orta Öğretim Fen ve Sosyal Alanlar Eğitimi Anabilim Dalı tezsiz yüksek lisans programına başvuran adaylar mülakat sınavına alınmazlar. Değerlendirmede ALES in %50 si ve mezuniyet notunun %50 si alınarak toplamları ile sıralama yapılır. Eşitlik halinde lisans mezuniyet notu yüksek olana öncelik verilir. Lisans veya Yüksek Lisans mezuniyet notu (Genel Not Ortalaması) 4:00 üzerinden değerlendirme yapılan Yükseköğretim Kurumlarındaki başvurularda (Not Durum Belgesi (Transcript) adayın mezuniyet notu 100 lük sistemde belirtilmemişse) adayın genel not ortalamasının 100 tam puan üzerinden karşılığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nca belirlenen eşdeğerlik tablosuna göre değerlendirilir. Başarılı sayılan adaylar arasında asil ve yedek aday listeleri oluşturulacaktır. Asil adaylardan kayıt yaptırmayanların yerine sırası ile yedek listeden kayıt yapılacaktır. Başvurulacak Program Başvuru İçin Gereken Uygun Lisans Dereceleri Biyoloji Eğitimi Fizik Eğitimi Kimya Eğitimi Matematik Eğitimi Biyoloji Bölümü Fizik bölümü, Fizik Mühendisliği Kimya Bölümü, Kimya Mühendisliği Matematik Bölümü, Matematik Mühendisliği, Matematik-Bilgisayar Bölümü 13

15 Özel Öğrenci Başvuruları Başvurular EABD başkanlıklarına yapılmaktadır. Belli bir konuda bilgisini arttırmak isteyenler, Lisansüstü programlara, eğitim olanaklarının elverişli olması halinde bir dönemde en fazla iki derse katılmak ve lisansüstü öğrencilerine tanınan diğer haklardan yararlandırılmamak koşulu ile, EABD nın önerisi, Enstitü Müdürünün kararı ve Rektörlük onayı ile özel öğrenci kabul edilebilir. Gerekli belgeler Diploma, Transkript ve Nüfus Cüzdanı örneği 3 adet Özel Öğrenci Başvuru Formu Başvuru ücret makbuzunun aslı Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Enstitü Anabilim Dallarına başvuran adayların en az ÜDS 50 İngilizce dil puanlarını almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir Kayıtlı öğrencisi bulunmayan bir derse özel öğrenci kabul edilmez. Özel öğrenci başvuru formunu doldurarak EABD başkanına onaylatma Formun FBE Müdürüne onaylatılması Gerekli belgelerin ÖİDB'na teslimi ÖİDB'nın Rektörlük onayı alması Şekil 7 Özel öğrenci başvuru süreci Yabancı Uyruklu Öğrenci Kabulü Yabancı uyruklu öğrenci başvurularında, Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti (KKTC) adaylar ile uyruğundan biri Türkiye Cumhuriyeti veya Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti olan çift uyruklu adaylar ancak Türkiye Cumhuriyeti uyruklu aday olarak başvuruda bulunabilirler. Türkçe eğitim veren anabilim dallarına başvuruda, yabancı uyruklu adayların TÖMER Türkçe Dil Sınavından en az 60 puan almaları veya Türkçe bildiğini/anadilinin Türkçe olduğunu belgelemeleri gerekmektedir. Hükümet bursu olan adaylar EYK kararı ile ilgili programa doğrudan yerleştirilir. Yabancı uyruklu adaylar başvurularını doğrudan FBE ne yaparlar. Öğrenci Değişimi Yurt içi ve yurt dışı öğrenci değişimi ve ders alma, Üniversite ile yurt içi ve yurt dışındaki başka bir üniversite ve/veya ileri teknoloji enstitüsü arasında yapılan anlaşmalar (Avrupa Birliği, Socrates-Erasmus, Farabi ve benzeri) çerçevesinde gerçekleştirilir Öğrenci değişimi programı çerçevesinde, yurt içi ve yurt dışındaki üniversitelere bir veya iki yarıyıl süreyle öğrenci gönderilebilir Bu süre içerisinde söz konusu öğrencilerin kayıtları enstitüde devam eder ve bu süre eğitimöğretim süresinden sayılır. Bu öğrenciler, program süresince kendi üniversitelerinde almaları gereken dersler yerine, gittikleri üniversitede aldıkları derslerden sorumlu sayılır. Bu derslerin seçimi öğrenci danışmanlarının onayı alınarak yapılır, Enstitü Anabilim Dalı 14

16 Kurulunun teklifi ve Enstitü Yönetim Kurulunun onayı ile kesinleşir. Bu değişim kapsamında, diğer üniversitelerden gelen öğrencilere de üniversitede okudukları süre içerisinde bu yönetmelik hükümleri uygulanır ve eğitimleri sonunda kendilerine aldıkları dersleri ve başarı durumlarını gösteren bir belge verilir Bilim Dalı Değişikliği Lisansüstü başvuru ilanının bilim dalı bazında kontenjanlar belirtilerek çıkması sebebiyle öğrencinin bilim dalı değiştiremeyeceğine, bilim dalı değişikliğinin ancak lisansüstü programa yeniden kabul edilmesi ile mümkündür. 15

17 Bilimsel Hazırlık Programı (BHP) Bir öğrenciye BH programı EABD Başkanının önerisi ve EYK kararı ile uygulanabilir. Başvuru Zamanı: Dönemin ders ekleme-bırakma tarihinin en son gününden önce olmalıdır. Koşullar: BHP bir takvim yılını ve alınan derslerin kredisi 24 krediyi aşamaz. Dersler yüksek lisans için lisans seviyesindeki derslerden oluşur. Yüksek Lisans Programlarında öğrencinin derslerini en az DD notu ile ve programı en az 2.00 GNO ile, Doktora Programlarında öğrencinin derslerini en az CC notu ile ve programı en az 2.50 GNO ile tamamlanması gerekir. EABD'başkanının gerekçeli öneri yazısı EYK kararı ÖİDB'na gönderilmesi EABD'na gönderilmesi Öğrencinin dosyasına konulması Şekil 8 Bilimsel hazırlık programı uygulama süreci. Bilimsel Hazırlık Programı Değişikliği Başvuru Zamanı: Dönemin ders ekleme-bırakma tarihinin en son gününden önce olmalıdır. Gereken Belgeler: Öğrencinin kayıtlı bulunduğu EABD tarafından hazırlanan onay yazısı. 16

18 Kayıtlar ve Ders Ekleme-Bırakma Lisansüstü öğrenciler ders kayıtlarını Gaziantep Üniversitesi Akademik takviminde belirtilen tarihlerde yaparlar. Kayıtların kayıt süresinde yapılması zorunludur. Lisansüstü programa kabul edilen öğrenciler harç ödeme dekontu ve diğer belgelerlerini öğrenci işlerine teslim ettikten sonra öğrenci işlerinin vereceği şifre ile internetten kayıt yaptırırlar. Lisansüstü programa kabul edilen ancak İngilizce Hazırlık okuması gereken öğrenciler, harç ödeme dekontu ve diğer belgelerle öğrenci işlerine kayıtlarını yaptırırlar ve yabancı diller yüksek okuluna giderek derslerine devam ederler. Bilimsel Hazırlık EABD başkanlığından alacakları kayıt formunu doldurarak EABD başkanına onaylattıktan sonra gerekli belgelerle ÖİDB na evraklarını teslim ederek kayıt yaptırır. Kayıt Süreci: Öğrenciler, alacakları dersleri belirlemek üzere tez danışmanına, henüz tez danışmanı atanmamışsa EABD başkanına müracaat derler. Alacağı dersleri belirlenen öğrenci harcını yatırarak internet üzerinden kayıt yapabilir. Henüz internet şifresi bulunmayan öğrenciler ders kayıt formunu doldurarak ÖİDB na doğrudan kayıt yaptırabilirler. Programa kabul edilen öğrenciler İngilizce hazırlık okuyacak öğrenciler Bilimsel hazırlık alacak öğrenciler Gerekli belgeleri tamamlayarak ÖİDB'na teslim edip şifre alma Danışmanıyla beraber derslerini belirleyerek internet ortamında kayıt Danışmanı tarafından onaylana formun imzalanması. Ders programını alarak derslere başlama. Gerekli belgeleri tamamlayarak ÖİDB'na teslim etme Yabancı diller yüksek okuluna giderek sınıfını öğrenme. EABD'dan temin edeceği kayıt formunu doldurarak EABD başkanına onaylatma Gerekli evraklarla beraber ÖİDB'na belgelerin teslimi. Alması gereken derslere devam. Şekil 9 Öğrenci kayıt süreci Geç Kayıt: Çok özel hallerde EYK kararı ile yapılabilir. Başvuru Zamanı: Ders ekleme-bırakma tarihinin son gününe kadar öğrencinin başvuruda bulunması gerekir. Gereken Belgeler: Öğrencinin kayıt ve ders ekleme-bırakma süresince kayıt yaptıramama gerekçesini açıklayan ve belgeleyen EABD ye yaptığı başvuru, Atanmışsa danışman onayı, EABD nin onay yazısı. Geç Ders Ekleme-Bırakma: Geç ders ekleme-bırakmanın etkileşimli kayıtlar süresinde yapılması esastır. Çok özel durumlarda EYK kararı ile yapılabilir. Başvuru Zamanı: Ders ekleme-bırakma tarihinin en son gününden itibaren 15 gün içinde öğrencinin başvuruda bulunması gerekir. Gereken Belgeler : 17

19 Kayıt ve ders ekleme-bırakma süresinde dersin eklenememe gerekçesinin açıklandığı öğrencinin EABD ye başvurusu. Dönem başından beri derslere devam ettiğine dair ilgili öğretim üyelerinden alınmış onaylar. İlgili EABD nin onay yazısı. Danışman onayı. Başvurunun gerekçeli ve EABD onaylı yazısı Evrakların FBE'ne teslimi ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, öğrencinin dosyasına konulması. EYK Kararı (Kabul/Ret) Şekil 10 Geç kayıt ve geç ders ekleme bırakma süreci. 18

20 Derslerle ilgili süreçler Öğrencilerin aldıkları derslere devam zorunluluğu vardır. Öğrencinin devam edip etmediğini dersi veren öğretim elemanı takip eder. Yüksek Lisans semineri Seminer dersi alan yüksek lisans öğrencilerinin, dönem sonunda sunacakları seminerin posterini hazırlar ve FBE ne elektronik dosya olarak iletir. Bu posterler FBE web sayfasında yayımlanır. Seminer dersinden 2 defa U notu alan öğrencinin program ile ilişiği kesilir. Ders Açma Her yarıyıl açılacak dersler EABD Akademik Kurul kararıyla enstitüye en geç kayıtlar başlamadan 10 gün önce bildirilir. Derslerin açılıp açılmamasına EK karar verir. Kayıt işlemleri sona erdikten sonra fiilen verilen dersler EABD başkanı tarafından en geç 1 hafta içinde FBE bildirilir. Lisansüstü programlarında bir öğretim üyesi ya da doktoralı öğretim görevlisi en fazla 2 ders önerisinde bulunabilir. Lisans programı olmayan EABD da öğretim üyesi ya da doktoralı öğretim görevlisi en fazla 5 ders önerisinde bulunabilir. Ders Saydırma İşlemlerinde Uygulama ve Genel Kurallar Öğrenci Bilimsel Hazırlık öğrencisi olmamalıdır. Uzaktan öğretim programlarından alınan dersler programa saydırılamaz. Programa en fazla üç ders saydırılabilir (formasyon dersleri hariç). Herhangi bir dersin programa saydırılması işleminde EABD kurulu onayı gerekir. Saydırılacak dersten öğrencinin en az BB notu almış olması gerekir. Eğitim dili İngilizce olan bölümlere saydırılacak dersin İngilizce olarak alınmış olması gerekir. Başka bir üniversiteden alınan dersler S olarak değerlendirilir. Daha önce saydırılan bir ders, program içinde tekrar ders saydırma için kullanılamaz. Doktora Programlarında lisans kodlu dersler ders yüküne sayılamaz. Diploma alınarak tamamlanmış bir programın dersleri bir başka programa sayılamaz. Hem Yüksek Lisans hem de Doktora Programlarında 2 ya da 3 ders için 1, dönem; İkinci Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programlarında her 2 ders için 1 dönem eğitim süresinden düşürülür. Doktora yeterlik sınavları saydırılamaz. Kredisiz dersin saydırılması durumunda dönem düşülmez. Ders saydırma işlemleri öğrencinin programa başladığı ilk dönem içinde yapılır. Program içinde ders saydırma Öğrenciler, başarısız oldukları derslerin yerine danışmanının önerisi ve EABD başkanlığının onayı ile başka bir ders alabilirler. Öğrenciler, genel not ortalamalarını yükseltmek amacıyla başarılı oldukları dersleri de tekrarlayabilir veya danışmanın önerisi ve EABD başkanlığının onayı ile başka bir ders alabilirler. Tekrarlanacak derslerle ilgili olarak EABD başkanlığı tarafından FBE Müdürlüğü kanalı ile ÖİDB na bilgi verilmesi gerekir. Bu süreç ders ekleme bırakma süresinin en son gününe kadar tamamlanmalıdır. Gereken belgeler: Öğrencinin EABD ye gerekçe içeren dilekçeyle başvurusu EABD nin ve danışmanın onayı FBE ne yazılı olarak bildirilmesi. 19

21 Başvuru dilekçesi ve EABD kurulu içeren EABD yazısı Evrakların FBE'ne teslimi ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, öğrencinin dosyasına konulması. EYK Kararı (Kabul/Ret) Şekil 11 Ders saydırma süreci. Başvuru dilekçesi, EABD'başkanı ve danışmanın onayı FBE yazılı olarak bildirilmesi Yazının ÖİDB'na gönderilmesi. Şekil 12 Program içinde ders saydırma süreci. Program İçinde Ders Saydırmanın İptali Genellikle hatalı yapılan ders saydırma işlemleridir. Gereken belgeler: Öğrencinin EABD ye gerekçe içeren dilekçeyle başvurusu EABD nin onay yazısı Danışman onayı FBE ne yazılı olarak bildirilmesi. Program Dışından Özel Öğrenci Statüsünde Alınan Derslerin Saydırılması Genel açıklamalara bakınız. Özel öğrencilikte alınan derslerden en fazla ikisi (BB ve üzeri) EYK kararıyla programa saydırılabilir. Saydırılacak derslerin son dört dönem içerinde alınmış olması gerekir. Bilimsel Hazırlık (BH) Programında Fazladan Alınan Derslerin Saydırılması Genel açıklamalara bakınız. BH programında not ortalamasına katılmadan alınan dersler EYK kararıyla programa saydırılabilir. 20

22 Başka Üniversiteden Alınan Derslerin Saydırılması Genel açıklamalara bakınız. Bu derslere ait diğer üniversiteden alınmış orijinal not çizelgesi istenir. Erasmus Ders Saydırmaları. Genel açıklamalara bakınız. Bu derslere ait ilgili üniversiteden alınmış orijinal not çizelgesi istenir. Eski Programda Alınan Derslerin Saydırılması Genel açıklamalara bakınız. Bu derslere ait not çizelgesi istenir. Programa Kayıtlı iken Başka bir Üniversiteden ders alınması Başvuru Süresi: Ders ekleme-bırakma tarihinin en son gününe kadar başvurunun yapılması gerekir. Genel uygulamalara bakınız. Gereken Belgeler: Uygulama: Öğrencinin başvurusu Öğrencinin kayıtlı bulunduğu EABD tarafından hazırlanan onay yazısı Diğer üniversitenin o derse ilişkin katalog bilgileri Danışman onayı Başka Üniversiteden alınan dersler S olarak değerlendirilir. Ders notunun en az BB düzeyinde olması gerekir. Başka Üniversitelerden en fazla üç ders alınabilir. Gerekçe içeren başvuru dilekçesi ve EABD onaylı yazı ve ekleri Evrakların FBE'ne teslimi EYK Kararı (Kabul/Ret) Kabul ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, öğrencinin dosyasına konulması. İlgili üniversitenin enstitüsüne dönem sonunda not bilgilerini göndermesi için yazının yazılması. Şekil 13 Programa kayıtlı iken başka bir üniversiteden ders alma süreci. EB 521 ve EB 522 Derslerinin Denkliği Üniversitelerden alınmış pedagojik formasyon sertifikası olan veya alan öğretmenliği tezsiz yüksek lisans programını tamamlamış olan Doktora öğrencilerinin tez aşamasında almaları gereken EB 521 Gelişim ve Öğrenme ve EB 522 Öğretimde Planlama ve Değerlendirme derslerinden muaf sayılabilir. Programa Ders Ekleme Kataloga eklenecek derslerde, ulusal ve uluslar arası programlarda bulunan ders adları ve içerikleriyle uyumlu olmasına özen gösterilmelidir. Önerilen ders, programın çekiciliğini artırmalıdır. En az her 5 yılda bir kere katalog çalışması yapılması beklenir. Kataloga eklenmek üzere önerilecek olan derslerde izlenecek süreç: 21

23 Ders öneri formunun eksiksiz olarak doldurulması. EABD Akademik kurulu kararı. EK kararı ve karar olumlu ise senatoda görüşülmek üzere Rektörlük makamına iletilmesi. Gerekli formların doldurulması ve EABD kararının alınması Evrakların FBE'ne teslimi EK Kararı (Kabul/Ret) ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, Senato kararı Senatoda görüşülmek üzere Rektörlük makamına yazılması Programdan ders kaldırma Şekil 14 Kataloga yeni ders ekleme süreci. Lisansüstü programlardan dersler EABD kurulu, EK ve senato kararıyla kaldırılabilir. EABD Akademik kurul kararı Evrakların FBE'ne teslimi EK Kararı (Kabul/Ret) ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, Şekil 15 Programdan ders kaldırma süreci Lisansüstü programlar için zorunlu Anabilim Dalı Dersleri EABD akademik kurulu, öğrencinin her yarıyılda en fazla bir, toplam olarak en fazla iki ders olmak koşuluyla yüksek lisans ve doktora için ayrı ayrı dersler grubu belirleyebilirler. EABD akademik kurulu kararının EK tarafından onaylanması gerekir. Öğrencilerin alacağı ders sayısının en az iki katı sayıda ders belirlenmelidir. Öğrencinin hangi dersleri alması gerektiğine danışmanı karar verir. EABD Akademik kurul kararı Evrakların FBE'ne teslimi EK Kararı (Kabul/Ret) ÖİDB'na gönderilmesi, EABD'na gönderilmesi, Şekil 16 Zorunlu Ders Belirleme süreci. 22

24 Tez Danışmanı Atama ve Tez Önerisi Tez danışman atama işlemlerinin en geç öğrencinin eğitiminin ikinci döneminin sonunda yapılması gerekir ve bu öğrenciler en geç üçüncü yarıyıl başından itibaren tez e ve alan derslerine kayıt yaptırmak zorundadır. Tez ile ilgili tez danışmanı atama, ikinci tez danışmanı atama, tez başlığı ve bunlara ait değişikliklerde ilgili formlar kullanılmalıdır. İlgili formların doldurularak, danışman tarafından EABD başkanlığına iletmesi EABD başkanının onayı yazısının FBE'ne iletilmesi ÖİDB'na gönderilmesi EABD'na gönderilmesi Öğrencinin dosyasına konulması EYK Kararı (Kabul/Ret) Şekil 17 Danışman atama süreci. Danışman belirleme ve atama ölçütleri Gaziantep Üniversitesi FBE bünyesinde danışmanlık atamaları aşağıdaki ölçütler çerçevesinde yapılır; Öğrencinin, tez danışmanı, ikinci tez danışmanı, tez jüri üyelerinin ve doktora ve tezsiz yüksek lisans jüri üyeleri, tez izleme komitesi üyeleri arasında birinci derece yakınlığın olmaması ve bunun sağlanmasının EABD Başkanlıkları tarafından kontrol edilmesi gerekir. Doktora öğrencisine danışmanlık yapacak Yardımcı Doçent kadrosundaki öğretim üyelerinin kontenjan talebinde bulunabilmesi için en az bir yüksek lisans öğrencisini mezun etmiş olması ve aşağıdaki ölçütlerden en az birini sağlaması gerekir: SCI, SSCI (expanded dahil), AHCI index tarafından taranan dergilerde doktora sonrası yayınlanmış en az 2 adet yayınının bulunması. TÜBİTAK, Araştırma Enstitüleri, Avrupa Birliği vb. gibi bilimsel bir kurum ya da kuruluş tarafından desteklenen bir projede yürütücü olması. Ulusal ya da uluslar arası TÜBİTAK, TÜBA vb. bilimsel ve saygın bir kurum ya da kuruluştan nitelikli ödül almış olması. Konusuyla ilgili Türk Patent Enstitüsü tarafından onaylanmış en az 1 patent sahibi olması. FBE de İkinci tez danışmanlıkları ortak tez danışmanlığı şeklinde yapılır. Tez in imza sayfasında her iki danışmanında imzaları bulunur ve öğrencilerin danışman ya da ikinci danışmana kayıt yaptırabilir. Gaziantep Üniversitesi FBE programlarındaki öğrencilere yurtiçi veya denkliği YÖK tarafından kabul edilmiş yurtdışı üniversitelerden veya sanayi vb. deneyimi olan doktoralı kişiler arasından gerekirse ikinci danışman atanabilir. Gaziantep Üniversitesi dışında görevli öğretim üyelerinin tez danışmanlık taleplerinin ikinci tez danışmanlığı şeklinde değerlendirilir. Danışman atamalarında, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin öğretim üyeleri ve doktoralı öğretim elemanları arasında dengeli olarak dağılımının yapılması gerekir. Herhangi bir nedenle danışmansız kalan öğrenciye, öğrencinin programa kabul edildiği dönem öğretim elemanlarının kontenjan taleplerine de bakılarak en az öğrencisi olan öğretim elemanının danışman olarak atanması uygundur. 23

25 Danışman/Tez konusu Değişiklikleri İlgili EABDB nın gerekçeli önerisi ve EYK kararı ile bir öğrencinin tez danışmanı veya tez konusu aşağıdaki hususlar dikkate alınarak değiştirilebilir; Tez danışmanı değişikliği durumunda öğrencinin aynı konuda tez çalışması yapabilmesi için danışmanlık görevinden çekilen öğretim üyesinin yazılı onayının gerekli olduğuna, ancak bir tez danışmanının Gaziantep Üniversitesi nden uzun süreli olarak ayrılması (uzun süreli hastalık v.b.) durumunda ilgili enstitü anabilim dalı görüşü de alınarak enstitü yönetim kurulu kararı ile başka bir öğretim üyesinin de aynı konuda öğrenciye tez danışmanı olarak atanabilir. Ayrılan öğretim üyesi ikinci tez danışmanı olarak devam edebilir. Yüksek lisans öğrencilerinin uzatmalar dahil yasal süresinin son altı ayında zorunlu haller (sağlık vb.) dışında tez danışmanı değiştirme taleplerinin uygun olmaması sebebiyle kabul edilmez. Danışmanlardan beklenenler Tez danışmanları, yönetmelik maddeleri doğrultusunda öğrenciyi yapması gerekenler anlatır ve yapmasını sağlar. Bu kapsamda; İlgili yönetmelikteki hususları dikkate alarak, danışmanlığını yaptıkları öğrencilerin alacağı dersleri belirlerler. Yüksek Lisans öğrencilerinin seminer konusunu belirler, semineri sunmasını ve poster hazırlamasını sağlar. Tez çalışmaları için öğrencilere yeterli zamanı ayırır. Öğrencilerin çalışmalarını etik kurallar içinde yapmalarını sağlar. Aşağıdaki yönetmelik maddeleri doğrultusunda öğrenciye yapması gerekenler anlatır ve yapmasını sağlar; Tezli yüksek lisans programının amacı, öğrencinin bilimsel araştırma yaparak bilgilere erişme, bilgiyi değerlendirme ve yorumlama yeteneğini kazanmasını sağlamaktır. Tezsiz yüksek lisans programının amacı, öğrenciye mesleki konuda derin bilgi kazandırmak ve mevcut bilginin uygulamada nasıl kullanılacağını göstermektir. Doktora programının amacı, öğrenciye bağımsız araştırma yapma, bilimsel olayları geniş ve derin bir bakış açısı ile irdeleyerek yorum yapma ve yeni sentezlere ulaşmak için gerekli adımları belirleme yeteneği Kazandırmaktır. Doktora çalışması sonunda hazırlanacak tezin, Bilime yenilik getirme, Yeni bir bilimsel yöntem geliştirme, Bilinen bir yöntemi yeni bir alana uygulama, niteliklerinden birini yerine getirmesi gerekir. Yönetmelik maddeleri ışığında; Lisansüstü tez önerileri hazırlanırken, danışmanların öğrenciye yol gösterici olmaları beklenir. Danışmanlar öneri formunda tez den nasıl bir sonuç beklendiğinin ve bu sonuçların nasıl değerlendirileceğinin öğrenci tarafından açıkça belirtilmesini sağlar. (kongre, konferans, patent, yayın, kitap, seminer, ekonomik değer, ödül, proje yapma) Danışman öğrenciden, çalışmada kullanılacak malzemelerin, cihazların nereden nasıl temin edileceğini açıkça belirtmesini, gerekiyorsa önce proje yazılmasını proje kabul edildikten sonra tez önerisinde bulunulmasını sağlar. Danışmanlar öğrencilerin Yüksek Lisans tez çalışması süresince elde ettikleri sonuçları en az bir bilimsel etkinlik (kongre, konferans, sempozyum, panel vb) te sunulabilecek düzeyde olacak şekilde planlanmasını sağlar. 24

26 Tez Tamamlama Ölçütleri EK kararları doğrultusunda, tez çalışmalarından en az aşağıda belirtilen sonuçların elde edilmiş olması gerekir. Yüksek Lisans tez bitirme aşamasında en az bir bildiri sunulmamış ise, planlanan bildiri ya da yayının, standart yayın formatında hazırlanarak tezin ciltlenmemiş haliyle fen bilimleri enstitüsüne iletmesini sağlaması gerekir. Doktora tez çalışması tamamlanma aşamasında aşağıda belirtilen sonuçlardan en az birine ulaşılmış olması gerekir. SCI, SSCI (expanded dahil), AHCI index tarafından taranan dergilerden birinde doktora çalışması kapsamında yapılmış en az 1 yayının kabul edilmiş olması gerekir. Öğrencinin tez konusu kapsamında, öğrencinin de araştırmacı olarak görev aldığı, TÜBİTAK, Araştırma Enstitüleri, Avrupa Birliği vb. gibi bilimsel bir kurum ya da kuruluş tarafından desteklenen bir proje tamamlatılmış olması gerekir. Tez Jürisi Atama Tez in FBE tez yazım kurallarına uygun olarak yazılmış ve çoğaltmadan önce FBE den onay alınmış olması gerekir. Başvuru Zamanı: Y. Lisans Programlarında: tez jürisine savunma yapılmadan en az 15 gün önce(jüri üyelerinden biri Gaziantep dışından gelecekse 30 gün önce) Doktora Programlarında: tez jürisine savunma yapılmadan en az 30 gün önce tezin FBE ne teslim edilmiş olması gerekir. FBE ne jüri üyesi sayısıfbe kendisine teslim edilen tezleri 7 iş günü içinde jüri üyelerine iletir. Gereken Belgeler: Etik: Tez jürisi atama formu(jüri üyelerinin e-posta adresleri, yer almalıdır) Tez ön kopyası (tez yazım formatına uygun olarak hazırlanmış) Ders bildirim formu. EK görüşü doğrultusunda öğrenci, tez danışmanı, ortak tez danışmanı ile tez jüri üyelerinin arasında birinci derece yakınlığın olmaması ve bunun sağlanmasının EABD Başkanlıkları tarafından kontrol edilmesi gerekir. Jüri Üyelerine Gönderilmesi gereken evraklar FBE Müdürlüğü, EYK kararı ile jüri üyeleri atandıktan sonra her üyeye resmi bir yazı ile jüri üyesi olduğunu bildirir ve üniversitemiz dışından gelecek olan üyelere davet yazısı gönderir. Elektronik posta ile öğrencinin tez önerisi, tez değerlendirme formu tez e ait yayın, ödül vb. varsa tezle ilgili itirazlar(resmi olarak yapılmış olmalı) içeren bir dosya jüri üyelerine gönderilir. Tez Jüri Tarihinin Ertelenmesi Jüri tarihini erteleme gerekçeleri Jüri üyelerinin veya tez danışmanının zorunlu olarak Gaziantep dışında bulunması Öğrencinin (Raporu ile belgelenmesi koşulu ile), jüri üyelerinin veya tez danışmanının rahatsızlığı Öğrencinin belgelendirilmiş ailevi nedenleri Öğrenci Kaynaklı Tez Jüri Tarihinin Ertelenmesi Gereken Belgeler: 25

27 Öğrencinin erteletme gerekçesini belirten dilekçesi ve varsa belgeleri, sağlık nedeni ile ise, Heyet Raporu Tez danışmanının jüri tarihinin ertelenmesine ilişkin gerekçeli görüşü Öğrencinin kayıtlı bulunduğu EABD tarafından hazırlanan erteleme onay yazısı Öğrenci Kaynaklı Olmayan Tez Jüri Tarihinin Ertelenmesi Gereken Belgeler: Tez danışmanının jüri tarihinin ertelenmesine ilişkin gerekçeli görüşü Öğrencinin kayıtlı bulunduğu EABD tarafından hazırlanan erteleme onay yazısı Danışmanın EABD başkanına ilgili formları doldurarak başvuruda bulunması EABD başkanının onay yazısı Evrakların FBE'ne teslimi(1 nüsha ciltlenmemiş tez ile beraber) Jüri üyelerine tezin ciltlenmemiş hali ve tez önerisi birlikte gönderilmelidir. Üniversitemiz dışından gelecek öğretim üyelerine gönderilmesi EABD'na gönderilmesi, Öğrencinin dosyasına konulması. EYK Kararı Şekil 18 Tez Jürisi atama süreci Tezin sonuçlanması (Jüriye çıkma) Öğrenci ve danışmandan, Yönetmelikte belirtilmiş koşulları sağlamadan Tez tamamlama ölçütlerini sağlamayan bir tez için yeterli olmayan bir tez için jüri oluşturmamaları beklenir. Jüri üyelerinden Beklenenler Bilimsel konularda jüri üyeliği yapmak bir akademisyen için onur vericidir. Öğrencinin tezini incelemesi, tez önerisi ile karşılaştırması, tezin hedefine ulaşıp ulaşmadığını kişisel raporunda belirtmesi beklenir. Öğrencinin yapmış olduğu çalışmada çıkan sonuçların bilimsel niteliğinin yeterli olup olmadığını, tezden üretilmiş patent, yayın, kongre bildirisi ya da proje olup olmadığını kişisel raporunda belirtmesi beklenir. Tezin savunmaya değer olup olmadığı konusunda kararını tamamen bilimsel ölçütlerle vermesi beklenir. Savunmaya alınan öğrencinin savunmasını(sunu takdimi, konuya hakimiyeti, vb.) toplu olarak değerlendirerek kabulüne/reddine/uzatma almasına karar verir. Jüri üyesinin yapılan çalışmayı incelemek ve soruları yazılı olarak hazırlamak için zaman ayırması beklenir. 26

28 Bilim insanları tez değerlendirmelerini, çıkar çatışması veya çakışması, kişisel yakınlık veya husumet, davranışlarını etkileyecek her türlü olumlu/olumsuz düşünce ve önyargıdan uzak, tamamen bilimsel ölçütler çerçevesinde objektif olarak yaparlar. Jüri üyesi, hazırlanmış olan tezi öngörülen değerlendirme ölçütlerinin yanında etik kurallara uygunluk açısından da değerlendirir. Jüri üyesi bilerek ya da farkında olmadan diğer jüri üyelerini olumlu veya olumsuz yönlendirmez. Jüri üyesi adayın kişiliğine saygı gösterir, eleştirilerini bilimsel bir üslupla yapar ve raporlarında sadece bilimsel eleştiri ve önerilere yer verir. Jüri üyesi sınav esnasında sınama ile destek verme arasında bir denge kurar. Öğrenci savunmaya alınmada Jürinin toplanarak tezin savunmaya değer olup olmadığına karar vermesi Kabul(K), Ret(R) (K)Savunmaya alınan öğrenci yaklaşık 1 saat içinde savunmasını yapar Sonuç ilgili formlar doldurularak, EABD aracılığıyla FBE bildirilir(kabul(k),ret(r),uz atma(u)) (R) Tez reddedilmiştir ilişik kesme (U) Eksikler giderildikten sonra tekrar jüriye çıkma FBE tarafından YÖK ve Kütüphaneye gönderilmesi ve arşive konulması Tez tamamlanmıştır, 1 ay içinde uygun şekilde ciltlenerek 7 nüsha FBE'ye Tr/En özetlerle ve cd ile teslim Şekil 19 Jüriye çıkma süreci. Tezsiz Yüksek Lisans Programı Yeterlik sınavı EK kararları doğrultusunda tezsiz yüksek lisans programının tamamlatılması ile ilgili usul ve esaslar aşağıda verilmiştir:. Tezsiz yüksek lisans programı öğrencileri, derslerini tamamladığı yarıyılın sonunda, FBE akademik takviminde belirtilen tarihler içinde tezsiz yüksek lisans yeterlik sınavına girer. Tezsiz yüksek lisans yeterlik sınav jürilerinin kurulması, dönem projesi savunması ve projenin sonuçlandırılması tezli yüksek lisans programında izlenen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır. İkinci öğretim tezsiz yüksek lisans programlarında tezsiz yüksek lisans yeterlik sınavı aynı usul ve esaslar çerçevesinde aynı işlemler yapılır. Jüri tarafından tezi kabul edilen öğrencilerin izleyecekleri süreç Türkçe ve İngilizce tez özetlerinin her biri en fazla 250 kelime olmalıdır. gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra, tezin ciltlenmemiş halini FBE incelettirir. Onay aldıktan sonra tezin son halini çoğaltarak cilt yaptırır; Cilt rengi lacivert YL tezlerinde, tez sırtında altın sarısı renginde tek şerit Doktora tezlerinde, tez sırtında altın sarısı renginde çift şerit olmalıdır. Ciltlenmiş tezler ile onay sayfasının bir nüshası ve sayfasından üyelik yaparak Tez Veri Giriş Formu doldurulup çıktısı alınarak, FBE müdürünün onayına sunulur. Onaylanmış tezlerin 3 nüshası arşive konulmak, Gaziantep Üniversitesi kütüphanesine ve 27

29 Ankara Milli Kütüphane ye gönderilmek üzere enstitüye bırakılır. Ciltlenmiş bir nüsha tez de EABD başkanlığına verilir. Öğrenciler jüri üyelerine verecekleri ve kendilerinde bulunacak tezleri cilt yaptırmak zorundadır. Tezlerle beraber pdf formatında tezin tamamı ile pdf ve word formatında özet ve abstract dosyalarını içeren 1 CD YÖK e gönderilmek üzere ve 1 CD FBE arşivine konulmak üzere FBE bırakılır. CD de bulunması gereken dosyaların adlandırılması tablodaki gibi olmalıdır: ad_soyad_tez ad_soyad_ozet_tr ad_soyad_ozet_tr CD üzerine yapıştırılacak etiket örneği: Üniversite Adı: Enstitünün Adı: T. C. Gaziantep Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Yazar adı ve soyadı: Tezin Türü: Tezin Başlığı: Bu işlemleri tamamlayan öğrenciye ÖİDB tarafından geçici mezuniyet belgesi verilir. 28

30 Doktora Yeterlik Doktora Yeterlik Komitesi nin(dyk) Oluşumu Doktora Yeterlik Komitesi üyeleri, EABDB nın önerisi ve EYK onayı ile üç yıl süre ile atanır. Boşalan üyeliklere yine aynı şekilde atama yapılır. DYK nin Görevleri DYK farklı alanlardaki sınavları hazırlamak, uygulamak ve değerlendirmek amacıyla biri öğrencinin tez danışmanı olmak üzere üç veya beş kişiden oluşan sınav jürileri kurar. Sınav sonuçlarını EABD aracılığı ile FBE iletir. Ocak ve Haziaran aylarında olmak üzere, yılda iki kez, öğrencinin izlediği programın dilinde, yazılı ve sözlü olarak yapılır. Öğrencilerin Doktora Programlarında, en geç 5. yarıyılda, doktora yeterlik sınavını almaları gerekir. DYK yazılı ve sözlü sınav sonuçlarını birlikte değerlendirerek kararı salt çoğunlukla verir. DYK, yeterlik sınavını başaran bir öğrencinin, ders yükünü tamamlamış olsa bile, aldığı derslere ek olarak fazladan ders(ler) almasını isteyebilir. Fazladan alınan kredili dersler (S statüsünde) olup en az CB notu alınması gerekir. Dersleri bu koşullarda tamamlayamayan öğrencinin programla ilişiği kesilir. EABDB'nın 3 yıl için 5 üye önerisi EYK'nın onayı Şekil 20 DYK oluşum süreci Yeterlik sınavı Başvuru Zamanı: Haziran da girilecek doktora yeterlik sınavı için Mayıs ayı içinde, Ocak ta girilecek doktora yeterlik sınavı için Aralık ayı içinde. Gerekli Belgeler: Öğrencinin danışman onayı alarak EABD na başvurusu EABD Başkanlığı nca hazırlanan doktora yeterlik sınavına girecek öğrencilere ait liste. Doktora Yeterlik Sınav Konularının Belirlenmesi Doktora yeterlik sınav konularının aşağıdaki usul ve esaslar çerçevesinde belirlenir: Enstitü anabilim dalı akademik kurulunun, ilgili enstitü anabilim dalının temel konularını içeren en az üç en fazla beş ders belirler. İlgili bilim dalı kurulunun, ilgili bilim dalı lisans ve lisansüstü derslerini içeren en az üç en fazla beş ders belirler. Belirlenen ders ve konular, FBE müdürlüğü onayı alındıktan sonra ilgili programın ve FBE web sayfasında ilan edilir. 29