GDZ ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş. SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRLERİ

Transkript

1 GDZ ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş. SATIN ALMA-SATMA VE İHALE PROSEDÜRLERİ AMAÇ Madde 1 (1) Bu prosedürün amacı; GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin dağıtım faaliyeti kapsamında yapacağı yapım işleri, mal ve hizmet alımı ile varlık ve hizmet satışı işlerinde şeffaflığı, rekabeti, eşit muameleyi, ticari sırların gizliliğini, denetlenebilirliği ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamak üzere uygulayacağı usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. KAPSAM Madde 2 (1) Bu prosedür; GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin dağıtım faaliyeti kapsamında yapacağı; yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık ve hizmet satışı işlerine esas yapılacak satın alma, satma ile ihale süreç ve işlemlerini kapsar. (2) Bu prosedür; a) Gayrimenkul satın alma ve kiralama ile elektrik, su, doğal gaz, telefon, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam gibi mal ve hizmet alımları ile avukatlık, mali müşavirlik, bağımsız denetim, yazılım ve benzeri özel nitelikli ve/veya güven ilişkisi gerektiren hizmet alımları, b) Ar-Ge projeleri kapsamında yapacağı hizmet alımları, c) İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak TL nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işleri, için uygulanmaz. DAYANAK Madde 3 (1) Bu prosedür, 6446 sayılı Elektrik Piyasası Kanunu ve EPDK Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Satın Alma-Satma ve İhale Prosedürlerinin Hazırlanması ve Uygulanması Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR Madde 4 (1) Bu prosedürde yer alan; a) Açık ihale: Bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale metodunu, b) Aday: Kısa liste yeterliliği için başvuran gerçek veya tüzel kişileri, 1

2 c) Çerçeve anlaşma: İhale dokümanında belirtmek ve en fazla iki yıl olmak kaydı ile belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alım ve satımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının belli olduğu anlaşmayı, ç) Davetiye usulü ihale: Kısa listede bulunan tüm isteklilerin davet edilmesi ile yapılan ihale metodunu, d) Doğrudan temin: Belirli kriterler çerçevesinde fiyat araştırması yapılarak doğrudan alımın yapıldığı ihale metodunu, e) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif: Fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, işin bütünlüğü, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen teklifi, f) Hizmet: Dağıtım faaliyeti kapsamında, arıza giderme, endeks okuma, kesme-bağlama, sayaç sökmetakma, ihbarname dağıtma, kaçak tarama, proje, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri, g) İhale: Bu prosedürde yazılı esaslarla mal veya hizmet alım-satımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek gerçek veya tüzel kişilerin üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanmasıyla tamamlanan işlemleri, ğ) İhale dokümanı: İstekliye verilecek olan ihale konusu mal veya hizmet alım-satımları ile yapım işlerinde isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile varsa yaptırılacak işin projesini de kapsayan özel teknik şartnameler, sözleşme taslağı gibi belgeleri, h) İhale dosyası: İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje (varsa), yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme gibi tüm belgeleri ihtiva eden dosyayı, ı) İnternet ana sayfası: Şirketin resmi internet sitesinin ana sayfasını, i) İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet yüklenicisi veya yapım yüklenicisini, j) Kısa liste: GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin belirlemiş ve yayımlamış olduğu yeterlilik kriterleri çerçevesinde yapım, mal ve hizmet alımları için yapım işi yüklenicileri, mal alımı tedarikçileri ile hizmet işi yüklenicilerinden oluşturduğu portföyü, 2

3 k) Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, l) Sözleşme: Mal veya hizmet alımları, varlık satışı ile yapım işlerinde dağıtım GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ile yüklenici ve/veya tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı, m) Taşeron: İşin bir kısmının veya tamamının gerçekleşmesinde yüklenici veya tedarikçinin GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ile imzaladığı anlaşmadaki yükümlülüklerini üstlenen gerçek veya tüzel kişiyi, n) Teklif: Bu prosedüre göre yapılacak ihalelerde isteklinin GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belgeleri, o) TÜFE: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen Tüketici Fiyat Endeksini, ö) Varlık satışı: Dağıtım Sistemi Gelirinin Düzenlenmesi Hakkında Tebliğin 13 üncü maddesi kapsamındaki varlık satış işlemini, p) Yapım: Elektrik piyasası mevzuatında tanımlı şebeke yatırımları kapsamında yapılacak elektrik tesisleri ile diğer yapım işlerini, ifade eder. TEMEL İLKELER Madde 5 (1) GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. gerçekleştireceği ticari işlerde; şeffaflık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, gizlilik, Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu denetimine açıklık ve kaynakların verimli kullanılmasının sağlanması ilkelerini tatbik edecektir. (2) GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin satın alma-satma ve ihale prosedürlerinde yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işler açık ihale, davetiye usulü ihale, doğrudan temin ve kapsam dışı alım olmak üzere dört metotla yapılır. Tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı 2016 yılı için TL yi aşamaz. Bu kapsamda; a) Açık ihale, bütün isteklilerin teklif verebildiği, ihaleden en az yedi iş günü öncesinden ilan edilen usuldür. Üst limite kadar olan tüm işlerde bu metot kullanılabilir. Varlık tabanının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımlarında limite bakılmaksızın açık ihale yapılır. b) Davetiye usulü ihale, kısa listede bulunan tüm isteklilere ihaleden en az yedi iş günü öncesinden davet edilerek yapılan alım usulüdür. Yaklaşık maliyeti TL ye kadar olan işler bu kapsamda ihale edilebilir. 3

4 c) Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın (doğrudan temin usülü) tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak; c.1) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi, c.2) Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka veya yetkinliğe sahip olması, c.3) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi, c.4) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması, hallerinde doğrudan temin usulü ile ihale süreci beklenmeden görevlendirilecek kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. Bu hususa ilişkin gerekçeleri ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler dosyasında muhafaza edilir. (3) İktisadî ve teknik bütünlüğü bulunan işler parçalara bölünerek ihale edilemez. (4) Çerçeve anlaşması azami 2 yıllık süre içinde gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşmadır. Çerçeve anlaşma, işin süresi veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer. (5) Bu prosedür kapsamında ihaleye teklif veren isteklilerin üzerine sözleşme bırakılmaması halinde veya kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde sözleşme bırakılmama veya yeterli görülmeme gerekçeleri istekli veya adaya itiraz süresi içerisinde bildirilir. Kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçeleri bildirilir. Aynı şekilde ihalenin sonucu da tüm isteklilere bildirilecektir. Yapılan tüm bildirimlerin anlaşılır ve açık bir şekilde yazılı olarak yapılması esastır. (6) GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. yapım işleri dışında çalışan yükleniciler alt yüklenici çalıştırmayacaktır. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını taşerona verecek ise, bu durumu teklifinde belirtmeli ve teklif ekinde sunması gereken belgeleri işi vereceği taşeron için de teklifin ekinde sunmalıdır. Şayet işin bir kısmı veya tamamının taşerona verilmesi, GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ile 4

5 sözleşme imzalanmasından sonra gerçekleşir ise yüklenici, taşeron ile ilgili olan belgeleri GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ye sunar. Yüklenici ile taşeron arasındaki her tür iş ve işleme ilişkin sözleşme ve diğer bilgi ve belgelerin, GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ye yapılacak denetim ve incelemelere tabi olduğu hususuna, GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. ile yüklenici ve yüklenici ile taşeron arasında yapılan sözleşmelerde yer verilir. Bu husus ayrıca ihale dokümanında da belirtilir. (7) Yapılan tüm işler için olası ilave iş artışı veya eksilişi, ihale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydı ile sözleşme bedelinin %25 ini aşamaz. (8) İhale dokümanında; itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin her biri yedi iş gününden az olmayacaktır. (9) Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılacaktır. a) İmza karşılığı elden, b) İadeli taahhütlü mektupla, c) Elektronik posta. İLANLAR Madde 6 (1) Şirket gerçekleştirecekleri ihale ve satın alma-satma işleri için gerekli olan ilanları ve ilan niteliğinde olan zeyilname gibi hazırlık gerektiren bilgi ve belgeleri, işin tekniğine uygun olarak istekli veya adayların gerekli hazırlıkları yapabilmeleri için en az yedi iş günü önce yerel yazılı basında ve ihale tarihine kadar kalmak üzere internet ana sayfasında kolayca erişilebilecek görünür bir alanda yayımlar. İnternet üzerinde yayımlanan ilanları bağımsız haber ajansları ile belgelendirerek, yazılı basında yer alan ilanlar ile birlikte ihale dosyasında muhafaza eder. (2) İlanlar açık, net olacak ve istekli veya aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa listeye ilişkin bilgilere erişimi engellenmeyecektir. DOKÜMANLAR Madde 7 (1) İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilir. (2) İhale dokümanları; istekliye ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde hazırlanacaktır. 5

6 (3) İhale ilanı veya dokümanlarında bulunmayan herhangi bir husus ihale veya ihaleye konu işin bir parçası olamaz. Bu husus ek sözleşmeye de konu edilemez. Teklif alma aşamasında ihale konusu işe ait ihale dokümanında tüm isteklilere bildirmek koşuluyla değişiklik yapılabilir. Ancak pazarlık görüşmeleri veya sözleşme imzalanması aşamasında ihale konusu işin miktarı değiştirilemez. KISA LİSTE ADAYLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Madde 8 (1) Kısa listeye başvuran adaylardan, ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak kısa liste ilanında belirtilmek kaydıyla işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. Şirketin tecrübelerinden faydalanılarak, adayların referansları, teknik ve malî yeterlikleri de dikkate alınarak tedarikçiler, hizmet yüklenicileri veya yapım yüklenicileri arasından ilanda da açıkça belirtilmiş olan objektif kriterlere göre tercih yapılarak GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından kısa liste oluşturulur. (2) Kısa listeye dahil olmak üzere gelen başvuruların değerlendirilmesi ve kısa listenin güncellenmesi amaçları ile kısa liste yılda en az iki kez GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından değerlendirilir. TEKLİFLERİN ALINMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ Madde 9 (1) Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde teklifler, kapalı zarf yöntemi veya internet yolu ile alınabilir ancak bir ihalede iki yöntemden sadece biri kullanılabilir. Tekliflerin kapalı zarf ile alınması durumunda zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri (posta ve e-posta adresleri), telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alır. Zarf üzerinde isteklinin teklif tutarına ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilmez. (2) İnternet yoluyla teklif alınması durumunda GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. nin elektronik imza, mobil imza ile tekliflerin elektronik olarak imzalanarak sunulabileceği, tekliflerin GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından ihale son teklif verme tarihine kadar görülemeyeceği, ihale son teklif verme tarihinden sonra da isteklilerin tekliflerine müdahale edilemeyeceği ve değiştirilemeyeceği, açık ihalede tüm isteklilerin, davetiye usulü ihalede ise kısa listedeki tüm adayların erişebileceği, tüm bilgi güvenliği şartlarının sağlandığı bir ihale portalı GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından kullanıma açılacaktır. (3) Şirketin yapacağı ihalelere, kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen firmalar katılamazlar. 6

7 Tekliflerin istekliler tarafından kapalı zarf veya internet yolu ile alındığı ihalelerde, teklif sahiplerine ilişkin bilgiler ve ihaleye verilen teklif tutarları, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin e-posta adreslerine en geç ihale son teklif verme tarihinden sonraki ilk iş günü içerisinde gönderilecektir. (4) Teklifler, ihale ilanında belirtilen ve isteyen isteklilerin de katılabileceği zamanda ve yerde tutanakla açılır. Tekliflerin elektronik ortamda yapıldığı durumlar da dahil teklifler; ihale ilanında belirtilen zamana kadar açılmayacaktır. (5) Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılır. Bu hususa ihale dokümanında yer verilir. (6) İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler ihale dokümanında belirtilerek işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. İhale ilanında ekonomik ve malî yeterlik ile meslekî ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler belirtilir. (7) İhale konusu işin tekniğine göre altıncı fıkrada belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında belirtilir. (8) Bu prosedür kapsamında yapılacak ihalelerin değerlendirilmesi en az üç kişiden oluşan komisyon marifetiyle yapılır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkanı ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. (9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif fiyatına veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenebilir. Fiyat dışındaki unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için teklif sahibi tarafından sunulacak belge veya numunenin, ihale dokümanlarında açıkça ifade edilmesi gerekmektedir. Bu durumda uygulanacak kriterlerin rekabeti engellememesi ve bir şirketi veya bir ürünü tanımlamaması gerekmektedir. (10) Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilerek süreç yenilenir. Bu durum ihale komisyonunca hazırlanan bir tutanakla tespit altına alınır ve 5. madde hükümlerine uygun olarak ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilecektir. YAYINLAR Madde 10 (1) GDZ Elektrik Dağıtım A.Ş. satın alma-satma ve ihale prosedürünü internet ana sayfasında süresiz olarak yayımlar. İsteklilerin ticari sır sayılacak veya işin yapım tekniğine uygun olarak önerilen çözüm yolları gibi bilgiler diğer isteklilerle paylaşılmaz. 7

8 (2) Kapsam dışı alımlar hariç, yapılacak tüm satın alma-satma ve ihale işleri, metodu ile birlikte 5. maddeye uygun olarak yayımlanır. (3) Yapılacak işlerin tekniğine uygun olarak oluşturulan kısa listelere müracaat için gerekli bilgi ve belgeler ile kısa listeler ve kısa listelere ilişkin kriterler, internet ana sayfasından kolaylıkla ulaşılacak şekilde süresiz ve güncel olarak yayımlanır. Bu prosedürün 7 inci maddesinde belirtilen kısa liste değerlendirme dönemleri de internet sayfasında belirlenmiş kısa liste ile birlikte yayımlanır. (4) Kapsam dışı alımlar hariç tüm alım ve satım ihale kararları, ihaleyi kazanan istekli bilgileri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır. PARASAL LİMİTLERİN GÜNCELLENMESİ Madde 11 (1) Bu prosedürde yer alan parasal limitler yayımlandığı yılın haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir: MLt = MLt-1,*TÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6 (2) Bu formülde geçen; MLt MLt-1 TÜFEt-1,6 TÜFEt-2,6 : t yılına ilişkin limit (TL), : t-1 yılına ilişkin limit (TL), : Bir önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini, : İki önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini ifade eder. DİĞER HUSUSLAR Madde 12 (1) Bu prosedürde, Satın Alma Satma ve İhale Prosedürlerinin Hazırlanması ve Uygulanması Yönetmeliğine aykırı veya açıkça ifade edilmeyen bir hükmün bulunması halinde Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri geçerlidir. 8