Uluslararası Ofis Kurma

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "Uluslararası Ofis Kurma"

Ediz Yetiş
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 Uluslararası Ofis Kurma G Ü L E C E Ş E N E L U L U S L A R A R A S I P R O G R A M L A R O F I S I Y Ö N E T İ C İ S İ 1 2 H A Z İ R A N , A D R A S A N, Y E N İ B A Ş L A Y A N L A R İ Ç İ N E R A S M U S + T O P L A N T I S I

S İ 1 2 H A Z İ R A N 2 0 1 5, A D R A S A N, Y E N İ B A

2 İÇERİK Politika Yapma Süreçleri Teorik açıdan ERASMUS+ Uluslararası Programlar Ofisi Görevleri Yapısı Paydaşlar KEFE (SWOT) Analizi Uluslararasılaşma Stratejisi Geliştirme Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis Kurma ECHE Sonrası (Ortaklarla İlişkiler, Hibe Yönetimi, Öğrenci Hareketliliği, Personel Hareketliliği)

Uluslararasılaşma Stratejisi Geliştirme Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis

3 Politika Yapma Süreçleri

4 Politika Yapma Süreçleri

5 ERASMUS+ AB nin dönemi için belirlediği sosyal politikaların eğitim, öğretim ve spor ile ilgili olan amaçlara yönelik programlar tek bir çatı altında toparlandı ve bu çatıya ERASMUS+ adı verildi. Daha fazla bilgi için: Çözülmesi amaçlanan sorunlar: Ekonomik kriz ve yüksek genç işsizliği oranı Düşük mezun istihdamı (boş pozisyonlara rağmen) Nitelikli iş gücüne artan ihtiyaç İş dünyası ile daha yakın işbirliği ihtiyacı Örgün (formal), yaygın (non-formal) ve sargın (informal) eğitimin işbirliği/sinerji ihtiyacı Daha sistematik bir etkiye ulaşma arayışı

tr Çözülmesi amaçlanan sorunlar: Ekonomik kriz ve yüksek genç işsizliği oranı Düşük mezun istihdamı (boş pozisyonlara rağmen) Nitelikli iş

6 Teorik Açıdan ERASMUS+ 1 Sorun Analizi (Ekonomik kriz ve yüksek genç işsizliği oranı -Düşük mezun istihdamı (boş pozisyonlara rağmen)) İhtiyaç Belirleme (Nitelikli iş gücüne artan ihtiyaç, İş dünyası ile daha yakın işbirliği ihtiyacı, Örgün (formal), yaygın (non-formal) ve sargın (informal) eğitimin işbirliği/sinerji ihtiyacı) 2 3 Amaç- Hedef- Hedef Kitle (gençler ve eğitimle ilgili herkes) Belirleme Eylem Belirleme (KA1, KA2, KA3) Uygulama (Uygulayıcılar: EC, UA, HEI, eğitim kurumları (mesleki, okul öncesi, yetişkin), NGOs, işletmeler) İzleme (Ara rapor, nihai raporlar, istatistikler) Değerlendirme (Erasmus )

işbirliği/sinerji ihtiyacı) 2 3 Amaç- Hedef- Hedef Kitle (gençler ve eğitimle ilgili herkes) Belirleme Eylem Belirleme (KA1, KA2, KA3) Uygulama

7 Teorik Açıdan ERASMUS+ Avrupa Düzeyi Avrupa Komisyonu Ulusal Düzey Türkiye Ulusal Ajansı İngiltere Ulusal Ajansı Kurumsal Düzey Ankara Üniversitesi TED Üniversitesi University of London University of Kent

9 Uluslararası Programlar/ İşbirliği Ofisi Görevler: Üniversitesinin uluslararasılaşma stratejisinin geliştirilmesi ve uygulanması; Yurt dışındaki üniversiteler ve diğer kurumlarla ortaklık geliştirilmesi; Üniversitede Erasmus/ Mevlana/ Farabi Öğrenci ve Personel Değişimi Programları nın yürütülmesi; Tam zamanlı yabancı öğrenci alımı.

üniversiteler ve diğer kurumlarla ortaklık geliştirilmesi; Üniversitede Erasmus/

Uluslararası Programlar/ İşbirliği Ofisi International Relations Office International Marketing & Student Recruitment International Exchange Programs and Partnerships Undergraduate Students Exchange

10 Uluslararası Programlar/ İşbirliği Ofisi International Relations Office International Marketing & Student Recruitment International Exchange Programs and Partnerships Undergraduate Students Exchange Programs Academic Partnerships & EU Projects Graduate Students Incoming Students Joint Degrees Outgoing Students International Summer Schools Traineeship Youth Projects Staff Exchange EU Projects (KA2- KA3)

Programs Academic Partnerships & EU Projects Graduate Students Incoming Students Joint Degrees

11 Paydaşlar

12 KEFE (SWOT) ANALİZİ

13 KEFE (SWOT) ANALİZİ Kaynak:

14 KEFE (SWOT) ANALİZİ

15 KEFE (SWOT) ANALİZİ

16 Uluslararasılaşma Stratejisi Geliştirme Literatür Taraması Strateji Geliştirme Uygulama Europe 2020 Erasmus+ YÖK Uluslararasılaşma TYYÇ Bologna Üniversitenin mevcut stratejik planı İyi uygulama örnekleri İhtiyaç Analizi Hedef Belirleme (SMART) SWOT Analizi Paydaş/ Ortak Belirleme Eylem Planı Belirleme İş bölümü/ Rol Dağılımı İzleme Değerlendirme

stratejik planı İyi uygulama örnekleri İhtiyaç Analizi Hedef Belirleme (SMART) SWOT

17 Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis Kurma Aşaması: UA yı yeni koordinatörden resmi yazı ile haberdar edilmesi; Erasmus Kurum Koordinatörünü ve Bölüm Koordinatörlerinin (Uluslararasılaşma Kurulu) belirlenmesi; Uluslararasılaşmadan sorumlu kişilere Proje Döngüsü Yönetimi eğitimi verilmesi; Edu.tr hesabının açılması; ye eklenme; Ofisin yapısının belirlenmesi, görev tanımlarının yazılması; Mevzuatın araştırılması (YÖK- denklik, MoU koşulları, Erasmus+ El kitabı, teklif çağrısı, EC Regulations) Web in düzenlenmesi; Üniversitenin uluslararasılaşma ile ilgili karar alma yapısının belirlenmesi; Yetki devri belgesinin çıkartılması; ECHE başvurusu öncesi: ECAS hesabı, PIC numarası, TURNA hesabı, uluslararasılaşma stratejisinin hazırlanması, görev dağılımı, zamanında başvuru; İşe alım; Erasmus/ Değişim Programları/ Uluslararası Öğrenci Kabulü Yönergesinin hazırlanması (imza yetkilerinin tanınması); ESN Kurma (Uluslararası Öğrenci Topluluğu, destek yazısı, sunumlar ve faaliyetler, ESN Türkiye Genel Kurulu nda kabul, tüzük, işbirliği protokolü);

tr ye eklenme; Ofisin yapısının belirlenmesi, görev tanımlarının yazılması; Mevzuatın araştırılması (YÖK- denklik, MoU koşulları, Erasmus+ El kitabı, teklif çağrısı, EC Regulations) Web in

18 ECHE Geldikten Sonra Ortaklarla İlişkiler Hibe Yönetimi Öğrenci Değişimi Personel Değişimi

19 Ortaklarla İlişkiler Ortak arama (Google, konferanslar, proje ortakları...), program uygunluğunun kontrolü, iletişim kişilerinin belirlenmesi; Kısa bir bilgi notu (info-sheet) ve anlaşma niyetini belirten bir mail hazırlanması; Erasmus Anlaşması formatının hazırlanması (Ana metin & Annex); Karşı tarafla yazışma; İmzalama (taranmış kopya yeterli); Ortak listesinin hazırlanması (bölüm bazlı, son başvuru tarihlerini gösteren); Gelen/ giden öğrenci/personel için irtibat; Özel günlerde kutlama;

belirten bir mail hazırlanması; Erasmus Anlaşması formatının hazırlanması (Ana metin & Annex); Karşı tarafla yazışma;

20 Hibe Yönetimi Talep belirlenmesi; KA103 hibe başvurusu; Euro hesabı açılması; UA ile sözleşmenin imzalanması; Mali İşler ve üst yönetimle hibe kuralları ile ilgili toplantılar; KDV İstisna Sertifikası başvurusu; Hem öğrenci hem personel için hareketlilik tanıma mekanizmalarının geliştirilmesi; Ara rapor; Nihai rapor; Arşivleme (mail, belgeler, dekontlar) ECHE başvurusunda verilen sözlerin tutulduğunun izlenmesi (faaliyet raporları);

başvurusu; Hem öğrenci hem personel için hareketlilik tanıma mekanizmalarının geliştirilmesi; Ara rapor;

21 Öğrenci Değişimi- Gelen Öğrenci Başvuru formunun hazırlanması (Öğrenci İşleri, YÖKSİS, Yazılım) Kabul mektubu/ vize için Türkiye nin Büyükelçiliği ne yazı; Ders listesi; Öğrenim anlaşmasının imzalanması; Konaklama, Sigorta ve İkamet izni ile ilgili bilgilendirme; ESN aracılığı ile oryantasyon, yerleştirme, ikamet izni başvuru; Karşılama resepsiyonu; Certificate of arrival ların imzalanması, ikamet izni ve pasaport fotokopisi; Öğrenim anlaşmasında değişiklik varsa, imzalama; Veda yemeği; Memnuniyet anketi; Certificate of departure ların imzalanması; Sınavlar bittikten sonra 5 hafta içinde transkriptlerin karşı tarafa gönderilmesi; Websitesi için testimonial.

22 Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Öğrenim Hareketliliği Rektörlükçe atanan seçim komisyonunun belirlenmesi ve resmi yazı; Seçim koşullarının belirlenmesi; Seçim takviminin belirlenmesi; Başvuru formunun hazırlanması; İlana çıkış; Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi; Eligibility check form; Seçim tutanağı; Öğrencilere sonuçların bildirilmesi; Karşı kurumlara öğrencilerin aday gösterilmesi; Oryantasyon (TR- AB İlişkileri, UA ve Erasmus+ tanıtımı, Dışişleri Bakanlığı nın Bilgi Notları, ESN, Öğrenim Anlaşması hazırlama, 1 haftadan fazla devamsızlık, kültürler arası değişim, vize başvurusu, sigorta (AT11 formu vs.), oturma izni ile ilgili bilgilendirme, karşı kurumun taleplerine uyum, LA değişiminin 1 ay içinde gerçekleştirilmesi gerekliliği, ENG dil belgesi, bankada hesap açma)

23 Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Öğrenim Hareketliliği Karşı kurumdan davet mektuplarının gelmesi; Öğrenim Anlaşmasının her iki tarafça imzalanması; Vize için destek yazısı verilmesi; Sigorta (AIG); Mobility Tools a giriş; OLS e giriş; THY indirimi için TURNA ya giriş; Hibe hesaplanması; Vazgeçenlerden feragatname alınması ve yedeklerin yerleştirilmesi; Öğrenim Anlaşmalarının Fakülte Yönetim Kurulu ndan geçirilmesi; OLS sonuçlarının alınması; Hibe sözleşmelerinin imzalanması; Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması; Oradayken LA de değişim varsa, onun için FYK kararının çıkarılması; Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması; Transkript gelince ders saydırma işleminin (FYK kararı) yapılması; (Bağlayan dersler durumu) Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)

24 Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Staj Hareketliliği Seçim koşullarının belirlenmesi; Seçim takviminin belirlenmesi; Başvuru formunun hazırlanması; İlana çıkış; Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi; Öğrencilerin başvuru formlarını karşı kurumlardan gelen kabul mektuplarını teslimi; Seçim tutanağı; Öğrencilere sonuçların bildirilmesi; Oryantasyon (TR- AB İlişkileri, UA ve Erasmus+ tanıtımı, Dışişleri Bakanlığı nın Bilgi Notları, ESN, Öğrenim Anlaşması hazırlama, kültürler arası değişim, vize başvurusu, sigorta (AT11 formu vs.), oturma/ çalışma izni ile ilgili bilgilendirme, karşı kurumun taleplerine uyum, LA değişimi durumu, bankada hesap açma) Öğrenim Anlaşmasının her iki tarafça imzalanması; Vize için destek yazısı verilmesi; Sigorta (AIG);

25 Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Staj Hareketliliği Mobility Tools a giriş; OLS e giriş; THY indirimi için TURNA ya giriş; Hibe hesaplanması; Vazgeçenlerden feragatname alınması ve varsa, yedeklerin yerleştirilmesi; Öğrenim Anlaşmalarının Fakülte Yönetim Kurulu ndan geçirilmesi; OLS sonuçlarının alınması; Hibe sözleşmelerinin imzalanması; Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması; Oradayken LA de değişim varsa, onun için FYK kararının çıkarılması; Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması; Sayma işleminin (FYK kararı) yapılması; (Zorunlu olmayan staj/ ders notu geç verilen staj) Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)

26 Personel Değişimi- Giden Personel Seçim komisyonunun belirlenmesi; Seçim koşullarının belirlenmesi; Seçim takviminin belirlenmesi; Başvuru formunun ve öğretim/ eğitim alma anlaşmalarının hazırlanması; İlana çıkış; Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi; Seçim tutanağının hazırlanması; Sonuçların duyurulması; Vize için destek yazısının verilmesi; Mobility Tools a giriş; THY indirimi için TURNA ya giriş; Hibe hesaplanması; Vazgeçenlerden feragatname alınması ve varsa, yedeklerin yerleştirilmesi; Akademisyenler için Fakülte Yönetim Kurulu ndan görevlendirme kararı/ idari personel için ÜYK dan görevlendirme kararı; Hibe sözleşmelerinin imzalanması; Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması; Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması; Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)

27 Personel Değişimi- Gelen Personel Bölümlerden gelen ders verme/ eğitim alma anlaşmasının imzalatılması; Konaklama ve ulaşım ile ilgili bilgilendirme; Pasaport fotokopisi, katılım sertifikasının fotokopisinin alınıp dosyalanması;

28 TEŞEKKÜRLER Gülece Şenel E-posta: Tel:

Benzer belgeler

İçerik Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis Kurma Ortaklarla İlişkiler Hibe Yönetimi Öğrenci Hareketliliği Personel Hareketliliği

KA1 Süreçleri Ortaklarla İlişkiler ve Hareketlilik GÜLECE ŞENEL Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi, Danışman 22-23 MAYIS 2017, KAYSERİ YENİ BAŞLAYANLAR TOPLANTISI İçerik Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis