İlaç Takip Sistemi Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 İlaç Takip Sistemi Kullanım m KılavuzuK

2 İlaç Takip Sistemi Hakkında İlaç Takip Sistemi ilaçlar ların n izlenebilmesi için i in tasarlanmış bir sistemdir tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Beşeri eri Tıbbi T Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği ile hayata geçmi miştir. İlaç Takip Sistemi, ilaçlar ların n sahtekârlığ ığa a karşı korunması ve güvenlik g amacıyla takip edilmesini sağlar. Sistem üretici veya ithalatçıdan başlar. Ürünler İlaç Takip Sistemine bildirilir. Ecza deposu üreticiden aldığı ürünler için in bildirim yapar. Aynı şekilde eczanelerde yaptıklar kları alış ve satış bildirimlerini sisteme gönderirler. g Onaylanan bildirimleri SGK onay kodunu göndererek g satış işlemini tamamlar. Bu şekilde ilacın n bir defa satışı sağlan lanır r ve kontrolü kolaylaşmış olur.

3 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında Karekod ISO/IEC International Symbology Specification-Data Matrix ECC 200 Version nu esas alacak iki boyutlu barkod alfabesidir. Karekod içerisinde bilgiler 4 e 4 e ayrılır; r; 1.Barkod Numarası : Ürünün n dünya d genelinde tekil olarak tanımlayan en fazla 14 basamaktan oluşan numarasıdır. r. Ticari ürünün n perakende satış noktasında nda kullanıld ldığı durumlarda ürün üzerinde EAN-13 barkod alfabesi ile 13 basamaklı olarak yer alır. Bu durumda, 13 basamaklı numaranın n başı şına 0 rakamı getirilerek 14 basamaklı GTIN oluşturulur.

4 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında GTIN i bilgisini tanımlayan GS1 uygulama tanımlay mlayıcısı 01 dir. Uygulama Tanımlayıcı( AI) Barkod Numarası (GTIN ) Uzatma Basamağı GS1 Firma Öneki Ürün Referansı Kontrol Basamağ ı 01 0 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 11 N 12 N 13 N 14 Örnek : Uygulama Tanı mlayı cı(ai ) Barkod Numarası (GTIN )

5 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında 2. Sıra S Numarası : GTIN ile tanımlanan ürünün n her bir birimini tanımlamak için i in kullanılan lan numaradır. r. Bir ürün n için i in kullanılan lan sıra s numarası aynı çeşit bir başka ürün için in kullanılamaz. lamaz. Sıra S numarası değişken uzunlukta olup en fazla 20 karakterdir. Sıra numarasını tanımlayan GS1 Uygulama Tanımlay mlayıcısı 21 dir. Uygulama Tanımlayıcı(AI) Sıra Numarası 21 X 1 değişken uzunluk X 20 Örnek : Uygulama Tanımlayıcı(AI) Sıra Numarası

6 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında 3. Son Kullanım m Tarihi : Ürünün n güvenli g olarak kullanılabilecek labilecek son tarihini belirtir. 6 karakter uzunluğunda unda sayısal sal bir veridir. Verinin formatı YYAAGG şeklindedir. YY iki basamak olarak Yıl Y l bilgisini, AA iki basamaklı olarak Ay bilgisini GG iki basamak olarak gün g n bilgisini göstermektedir. g Son kullanım m bilgisini tanımlayan GS1 Uygulama Tanımlay mlayıcısı 17 dir. Uygulama Tanımlayıcı(AI) Son KullanımTarihi Yıl Ay Gün 1 7 N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 Örnek : Uygulama Tanımlayıcı(AI) Son KullanımTarihi

7 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında 4. Parti Numarası : Üretimde, bir partinin diğer partilerden ayırt edilmesi için i in kullanılan lan numaradır. r. Beşeri eri ve Tıbbi T ürünlerde eskiden Seri Numarası olarak kullanılan lan numara, yeni sistemde Parti Numarası olarak ifade edilecektir. Parti Numarası değişken uzunlukta olup en fazla 20 karakter uzunluğundad undadır. Parti Numarası bilgisini tanımlayan GS1 Uygulama Tanımlay mlayıcısı 10 dir. Uygulama Tanımlayıcı(AI) Parti Numarası 10 X 1 değişken uzunluk X 20 Örnek : Uygulama Tanımlayıcı(AI) Parti Numarası 10 X

8 İlaç Takip Sistemi Karekod Hakkında Not : 1. Bazı Üretici firmalar karekod sırasında bulunan seri ve parti numaralarını yerini değiştirerek basmaktadır. Eczanem Otomasyon Sistemi bu farklılığı ığı algılayarak layarak düzgd zgün n okuma gerçekle ekleştirmektedir. 2. Sisteme girdiğiniz iniz karekod bilgilerinin değerinden erinden dolayı Eczanem Programının n yedeğini günlg nlük k olarak almanızı öneririz. Arızal zalı bilgisayar veya disk problemi olan bilgisayarınızı Ana Bilgisayar yapmayınız.

9 İlaç Takip Sistemi Hakkında Sisteme tanıml mlı tüm m birimlerin birer GLN numarası vardır. r. Üretici Firmalar Ecza Depoları Hastaneler Eczaneler Geri Ödeme Kurumları

10 İlaç Takip Sistemi Eczane GLN Hakkında Eczane önce GLN numarasını temin etmelidir. Sistem güvenlik nedenlerinden ötürü Kullanıcı adı ve Şifrede belirlemek gerekmektedir. GLN Numarası öğrenmek için i in : Şifrenin unutulması veya değiştirilmesi : Açılan sayfada eğer e er bir eczane ilk defa kullanıcı açmak istiyorsa, en alttaki "Seçiminiz..." seçene eneğinde "İlk Defa Kullanıcı açmak istiyorum" seçmelidir. Eczane şifresini yeniden belirleme için i in aynı alanda "Kullanıcı adı ve şifremi unuttum" seçene eneği i ile işlem i yapabilir.

11 Ayarları 1. Eczane GLN numarasını,, Kullanıcı adı ve şifresini temin ettikten sonra Eczanem Programı menüsünden nden Program Parametreleri > Program Ayarları bölümüne giriniz. 2. Program Ayarları penceresinden İTS bölümüne girip gerekli ayarları yapınız.

12 Ayarları GLN Numaranız Kullanıcı Adı ve Şifreniz Provizyon Kullanıcı Adı ve Şifreniz Bilgiler tamamlandıktan sonra Kaydet işlemini yapınız.

13 Ayarları İTS İşlemlerinde aşağıdaki gibi bir uyarı alıyorsanız Program Ayarları Bölümünde girmiş olduğunuz kullanıcı adı ve şifrenizi kontrol ediniz.

14 İlaç Takip Sistemi Hakkında ÜRETİM BİLD. İNTERNET ÜRETİCİ CEVAP İTS Üretici ürettiği ürünler için benzersiz seri ve parti numaralarını üretir. Bu üretilen seri numaralar İTS ye bildirilir. Üretilen ilaçların üzerine basılır.

15 İlaç Takip Sistemi Hakkında SATIŞ BİLD. İNTERNET ÜRETİCİ CEVAP İTS Üretici, Ecza Depolarına satışını yaptığı ürünler için İTS ye satış bildirimini yapar. İTS bu seri ve parti numaralarını kontrol eder. Ecza Deposu ürünleri üreticiden aldığını onaylamak için ALIM Bildirimi yapar. Bu bildirimi yaptıktık tan sonra Deponun stok havuzuna bu ilaçlar yansır.

16 İlaç Takip Sistemi Hakkında ECZANE SATIŞ BİLD. İNTERNET ECZA DEPOSU CEVAP İTS Ecza Deposu ilaçları stoktan eczaneye çıktığı anda satış bildirimi yapar. Eczane bu alışa ait ürünleri ALIM Bildirimi yaptıktan sonra eczanenin stok havuzuna dahil olur.

17 İlaç Takip Sistemi Hakkında BİLDİRİM İNTERNET ECZANE CEVAP İTS ECZANE

18 İlaç Takip Sistemi Hakkında Eczane Alış Faturasını aldıktan sonra, bu faturaya ait karekod bilgilerini mutlaka kontrol etmelidir. Kontrolünü yaptıktan sonra bu faturayı ALIM Bildirimini yapmak zorundadır. Bu bildirimi yaptıktan sonra ilaçlarını stoğundan çıkabilir. Eczane stoğunda bulunan ilaçları; Ecza Deposuna İade edebilir. Başka bir eczaneye Takas olarak verebilir. Reçeteli satışını yapabilir. Perakende olarak satış yapabilir.

19 Alış Bildirimi Eczanem programı E-Fatura aktarımında ITS Karekodlu faturalar içerisindeki Karekodları aktarır. Karekod bulunmayan Alış Faturalarına karekod bilgileri girip ve ITS bildirmek için aşağıdaki işlemleri yapınız. 1. Alış Faturalar bölümünü açınız.

20 Alış Bildirimi 2. Faturanızı Listeden bulup çift tıklayınız veya Düzelt butonuna basınız. 3. Fatura ekrana gelecektir. Karekod girişi için Karekod Girişi butonunu tıklayanız. Eğer girilmiş karekod varsa buradan ulaşabilirsiniz. 4. Karşınıza Karekod okutma ekranı gelecektir. Ürünün üzerindeki karekodu buraya okutunuz. Ekrana okutulan bilgiyi yakalayarak gerekli işlemi yapacaktır. Elle girmek için ise klavyeden F5 tuşuna basarak karekod giriş penceresi gelir. Barkod okuyucudan okutulmuşsa kutudaki okutulan bilgiyi ekranda kontrol ediniz Kaydet butonuna basınız.

21 Alış Bildirimi 5. Alınan miktarla okutulan miktarlar ekranda gösterilir. 6. Seçili olan ürüne ait girilen bilgiler aşağıda gösterilmiştir.

22 Alış Bildirimi 7. Seçili olan karekod bilgisi üzerinde çeşitli işlemler yapılabilir. Düzeltmek için F3, silmek için ise klavyeden F7 tuşuna basılabilir. 8. Karekod girişi işlemi ile işiniz bittikten sonra Kaydet butonu ile girdiğiniz veya düzelttiğiniz bilgiler onaylanmış olacaktır. 9. Alış faturası ekranına geri dönülüp burada Kaydet butonuna basarak fatura karekodlu bilgiler ile kaydedilmiş olacaktır.

23 Alış Bildirimi 10. İts Onay bölümünden Alış sekmesini seçiniz. 11. Bu bölümde faturaya ulaşmak için çeşitli araçlardan yararlanırız. Tarih aralığı, Ecza deposu veya faturanın içerisinde yer alan ürün seçilerek faturalar süzülmüş olur. 12. Fatura bulunduktan sonra çift tıklayarak seçiniz. Seçim esnasında eksik bir husus varsa uyarı mesajı şeklinde ekrana yansır.

24 Alış Bildirimi 13. Seçme işlemi gerçekleştikten sonra sol alt köşedeki İts Onay butonuna tıklayarak seçilen faturalar İTS tarafına gönderilecektir. Uyarı ekranını kabul ettikten sonra gönderim başlayacaktır. 14. Gönderim bittikten sonra İts Onay Rapor ekranı gelecektir. Burada alış işlemindeki ürünlerin satır satır durumları gösterilmektedir.

25 Satış Bildirimi Satış işlemi ikiye ayrılır; perakende ve reçeteli olarak. Perakende satışlarda satışlar bölümünde yapılan satış esnasında Karekod Girişi tıklanarak karekodları da girilerek gerçekleşir. Reçeteli satışlar Medula Sisteminde girilir. Medula Sistemi dışında kalan (Yeşilkart,Tsk,Bankalar vb.) kurumlar için Reçeteler bölümünden bu reçete bulunur düzeltmeye alınır aynı şekilde Karekod Girişi bölümünden karekod bilgileri girilerek kaydedilir. Karekod kutuları hastaya teslim edileceğinden mutlaka karekod bilgileri programa kaydedilmelidir. Satış bildirimleri toplu olarak yapılabilir. Bizim önerimiz satış esnasında bildirim yapmanızdır.

26 Perakende Satış 1. Satış bölümünü açınız. 2. Satış için seçmeniz gereken ürünü seçiniz. Satış miktarını girip Tamam butonuna basınız. Seçilen ürünü satış listesine atacaktır.

27 Perakende Satış 3. Ürün seçme işlemi bittikten sonra sol alt köşedeki Karekod Girişi butonuna tıklayarak karekodları gireceğiniz bölüme giriniz.

28 Perakende Satış 4. Karşınıza Karekod okutma ekranı gelecektir. Ürününüzün üzerindeki karekodu buraya okutunuz. Ekrana okutulan bilgiyi yakalayarak gerekli işlemi yapacaktır. Elle girmek için ise klavyeden F5 tuşuna basarak karekod giriş penceresi gelir. Barkod okuyucudan okutulmuşsa kutudaki okutulan bilgiyi ekranla kontrol ediniz Kaydet butonuna basınız.

29 Perakende Satış 5. Satışı yapılan ürünün miktarı ile okutulan miktarlar ekranda gösterilir. 6. Seçili olan ürüne ait girilen bilgiler aşağısındaki tabloda gösterilmiştir. 7. Seçili olan karekod bilgisi üzerinde çeşitli işlemler yapılabilir. Düzeltmek için F3, silmek için ise klavyeden F7 tuşuna basılabilir. 8. Karekod girişi işlemi ile işiniz bittikten sonra Kaydet butonu ile girdiğiniz veya düzelttiğiniz bilgiler onaylanmış olacaktır.

30 Perakende Satış 9. Satış ekranına geri dönünüz. Satış işlemini bitirmek için Kaydet butonuna basınız. 10. Karşınıza Satış Şekli bölümü gelir. Burada satışınızı nasıl sonlandırmak istiyorsanız ona uygun seçimi yaptıktan sonra Kaydet butonuna basarak satış işlemini tamamlayınız.

31 Perakende Satış 11. İts Onay bölümünden Satış sekmesini seçiniz. 12. Satışınızı bulunuz ve üzerine çift tıklayarak seçme işlemini yapınız. Seçim sırasında program bir eksiklik tespit ederse uyarıda bulunup seçim işlemini gerçekleştirmez.

32 Perakende Satış 13. Seçme işlemi gerçekleştikten sonra sol alt köşedeki İts Onay butonuna tıklayarak seçilen satışları İTS tarafına gönderilecektir. Uyarı ekranını kabul ettikten sonra gönderim başlayacaktır. 14. Gönderim bittikten sonra İts Onay Rapor ekranı gelecektir. Burada satış işlemindeki ürünlerin satır satır durumları gösterilmektedir.

33 Reçeteli eteli Satış - Medula Medula sisteminde girilen reçete ilaçlardan en az birinde karekod okutulursa Medula Sistemi Karekodlu Reçete alanını otomatik işaretleyecektir.

34 Reçeteli eteli Satış - Medula Reçete kaydedildikten sonra İTS Karekod İşlemleri butonuna basılarak bir sonraki işlemlere geçilir.

35 Reçeteli eteli Satış - Medula Karekod işlemleri penceresi gelecektir. Bu ekrandaki kutunun içerisine bu satışta kullandığınız karekodlu ürünleri okutunuz. Okutma işlemi bittikten sonra İTS Satış Bildirimi butonuna basarak ilaç bilgilerini İEGM bildirir.

36 Reçeteli eteli Satış - Medula İTS bildirimi başarılı uyarısını aldıktan sonra Geri Dön butonu ile reçete geri dönelim.

37 Reçeteli eteli Satış - Medula Karekodlu ilaçları İEGM gönderdikten sonra son aşama olarak reçeteyi sonlandırma işlemi yapılır. Reçete bulunan Karekodu Sonlandır butonu ile son işlem tamamlanır.sgk Onayı otomatik sistem tarafından bildirilir.

38 Reçeteli eteli Satış - Medula ÖNEMLİ NOT : Karekodlu reçete silinmek istendiği zaman yukarıda ki işlemleri tersten iptal edilmelidir. Öncelikle Karekod Sonlandırma İptal butonu ile sonlandırma iptal edilir. Daha sonra İTS Karekod İşlemleri butonu kullanılarak Karekod İşlemleri ekranına geçilir. İTS Satış Bildirimi İptal butonu ile İTS satış bildirimi iptal edilir. İTS bildirim iptalinden sonra artık reçete giriş ekranından reçete silinebilir ya da reçeteden karekodlu ilaç silinebilir.

39 Reçeteli eteli Satış Eczanem Otomasyon Sisteminde Reçeteli Satış bildirmek için aşağıdaki adımları uygulayınız; 1. Reçete aktarıldıktan veya elle girildikten sonra Reçeteler bölümüne girilir. 2. Reçete ekranında reçetenizi bulunuz ve üzerinde değişiklik yapmak için Düzelt butonuna basınız.

40 Reçeteli eteli Satış 3. Bu ekranda kontrol edilmesi gereken bilgiler vardır. Hastanın Tc Kimlik Numarasında bir eksiklik olursa bu satış bildirilemez. Aynı şekilde doktor bilgileri içinde geçerlidir. Doktor adı ve diploma numarası kontrol edilmelidir. 4. Kontrol işlemi bittikten sonra Karekod Girişi butonuna tıklayarak karekodları gireceğiniz bölüme ulaşınız.

41 Reçeteli eteli Satış 5. Karşınıza Karekod okutma ekranı gelecektir. Ürününüzün üzerindeki karekodu buraya okutabilirsiniz. Ekrana okutulan bilgiyi yakalayarak gerekli işlemi yapacaktır. Elle girmek için ise klavyeden F5 tuşuna basarak karekod giriş penceresi gelir. Barkod okuyucudan okutulmuşsa kutudaki okutulan bilgiyi ekranla kontrol ediniz Kaydet butonuna basınız.

42 Reçeteli eteli Satış 6. Reçeteli satışı yapılan ürünün miktarı ile okutulan miktarlar ekranda gösterilir. 7. Seçili olan ürüne ait girilen bilgiler aşağısındaki tabloda gösterilmiştir. 8. Seçili olan karekod bilgisi üzerinde çeşitli işlemler yapılabilir. Düzeltmek için F3, silmek için ise klavyeden F7 tuşuna basılabilir. 9. Karekod girişi işlemi ile işiniz bittikten sonra Kaydet butonu ile girdiğiniz veya düzelttiğiniz bilgileriniz onaylanmış olacaktır.

43 Reçeteli eteli Satış 10. Reçete ekranına geri dönülüp burada Kaydet butonuna basınız. Eğer hastanın ödeyeceği bir tutar var ise Ödeme Şekli ekranı gelir ve ödeme şeklini belirttikten sonra Tamam butonuna basınız. 11. İts Onay bölümünden Reçete İTS sekmesini seçiniz.

44 Reçeteli eteli Satış 12. Reçeteli satışı bulup üzerine çift tıklayarak seçme işlemini yapınız. Seçim sırasında program bir eksiklik tespit ederse uyarıda bulunup seçim işlemini gerçekleştirmez. 13. Seçme işlemi gerçekleştikten sonra sol alt köşedeki İts Onay butonuna tıklayarak seçilen satışlar İTS tarafına gönderilecektir. Uyarı ekranını kabul ettikten sonra gönderim başlayacaktır. 14. Gönderim bittikten sonra İts Onay Rapor ekranı gelecektir. Burada reçeteli satış işlemindeki ürünlerin satır satır durumları gösterilmektedir.

45 Reçete ete SGK Bildirim Reçetelerimizi İTS tarafından onaylandıktan sonra SGK Onayını alıyoruz. SGK Onayı reçeteyi sonlandırır. Eğer sonlandırma yapılmayan reçetelerimiz var ise SGK Sistemi bu kuruma fatura kesmemize izin vermiyor. Bu yüzden işlemleri tamamlanan reçeteler için SGK bildirmek çok önemli. Reçete üzerinde bir değişiklik yapmak istediğimizde, yaptığımız işlemleri tersten iptal etmemiz gerekecektir. Önce SGK İptal bildirimi yapıp SGK dan iptal ediyoruz sonrada İTS İptal bildirimi yaparak reçete üzerinde değişiklik veya silme işlemini yapıyoruz. Düzeltme işlemi bittikten sonra reçeteyi önce İTS ye sonrada SGK ya bildirerek reçete işlemlerini tamamlıyoruz.

46 Reçete ete SGK Bildirim 1. Reçetelerin SGK tarafından onaylanması için İTS tarafından alınan onay numaraları SGK tarafına bildirilmelidir. Bunun için İts Onay bölümünden Reçete SGK sekmesini seçiniz. 2. Bu ekranda reçetelere ulaşmak için çeşitli araçlar vardır. SGK onaya gidecek reçeteler, bu ekrana, ancak İTS tarafından onaylandıktan sonra düşmektedir. Yani onaylanmayan reçeteler bu ekranda gözükmez. 3. Reçetenizi bulduktan sonra üzerine çift tıklayarak seçme işlemini yapınız.

47 Reçete ete SGK Bildirim 4. Seçme işlemi gerçekleştikten sonra sol alt köşedeki SGK Onay butonuna tıklayarak seçilen reçeteler SGK tarafına gönderilecektir. Uyarı ekranını kabul ettikten sonra gönderim başlayacaktır. 5. Gönderim bittikten sonra SGK Onay Rapor ekranı gelecektir. Sonuç ekranında onaylanan reçeteler artık üzerinde düzeltme veya silme işlemi yapılamayacaktır.

48 İTS Bildirim Raporu Yaptığımız bildirimler Raporlar>İTSBildirim Raporu bölümünden alabiliriz.

49 Kurum GLN Listesi GLN Numarası Kurum Adı ACIBADEM SAĞLIK VE HAYAT SİGORTA A.Ş AK SİGORTA A.Ş AKBANK T.A.Ş. MENSUPLARI TEKAÜT SANDIĞI VAKFI ALLİANZ SİGORTA A.Ş AMERİKAN LİFE SİGORTA ANADOLU ANONİM TÜRK SİGORTA ŞİRKETİ MEMURLARI EMEKLİ SANDIĞI VAKFI ANADOLU SİGORTA AXA SİGORTA DEMİR HAYAT SİGORTA A.Ş EUREKO SİGORTA A.Ş FİBA SİGORTA A.Ş GROUPAMA SİGORTA A.Ş LİBERTY SİGORTA A.Ş MAPFRE GENEL YAŞAM SİGORTA A.Ş MERKEZ BANKASI MİLLİ REASÜRANS T.A.Ş SOSYAL GÜVENLİK KURUMU

50 Kurum GLN Listesi GLN Numarası Kurum Adı T.C.ZİRAAT BNK. VE T.HALK BNK. MENSUPLAR EMEKLİ VE YRD. SANDIĞI VAKFI T.GARANTİ BANKASI A.Ş. EMEKLİ VE YARDIM SANDIĞI VAKFI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜRK DIŞ TİCARET BANKASI A.Ş. MENSUPLARI EMEKLİ SANDIĞI VAKFI TÜRK SİLAHLI KUVVETLERİ GERİ ÖDEME SİSTEMİ TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ TÜRKİYE HALK BANKASI A.Ş. EMEKLİ SANDIĞI VAKFI TÜRKİYE İŞ BANKASI A.Ş TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ YEŞİL KART