Ürün Belgelendirme maddesinin; yerine

Transkript

1 YAYIN TARİHİ REV. NO REV. TARİHİ AÇIKLAMA Ürün Belgelendirme maddesinin; yerine Ürün belgelendirmesi için baģvuran kuruluģun teknik dosyası, kalite el kitabı ve kapsamı ilgili ürün standardı ve yönetmelikler kapsamında belgelendirme müdürü tarafından incelenir ve tespit edilen bulgular müģteriye bildirilir. Ürün belgelendirmesi için baģvuran kuruluģun teknik dosyası, kalite el kitabı ve kapsamı ilgili ürün standardı ve yönetmelikler kapsamında belgelendirme uzmanı tarafından incelenir ve belgelendirme müdürü tarafından onaylanır, tespit edilen bulgular var ise müģteriye bildirilir. ġeklinde değiģtirildi. Prosedüre CPR Yapı Malzemeleri Tüzüğü eklendi Ekler kısmına, L.20 Kimyasal Katkı Tetkikçi Soru Listesi eklendi Yeniden Belgelendirme SİSTEM BELGELENDİRME Yeniden Belgelendirme Tetkik Planlaması Talep olduğunda, üç yıllık belge kullanma periyodu sonunda müģterinin yönetim sisteminin uygunluğu ve etkinliğinin bütün olarak devam ettirildiğinin belirlenmesi amacıyla yeniden belgelendirme programı baģlatılır. 3 yıllık dönem sona ermeden ve dolayısı ile belgenin geçerlilik süresi dolmadan belge yenileme programı baģlatılarak belgenin kesintisiz kullanımı için ortam hazırlanır. Sistem Belgelendirme Belge Yenileme Tetkikleri MüĢterinin yönetim sisteminin uygunluğunun ve etkinliğinin bir bütün olarak devam edip etmediğini, sistemin sürekli iyileģtirmesi için taahhütlerinin yerine getirilip getirilmediğini teyit etmek amacıyla belge yenileme tetkiki gerçekleģtirilir. Ġlk belgelendirme tarihinde itibaren üç yıl sonra yapılan ve tüm sistemin incelendiği tetkiklerdir. 1/20

2 Belge yenileme tetkiklerinde müģteriden yazılı veya ile bilgi alınır. Daha önce doldurulan baģvuru formunun doğruluğu sorgulanır ve gerekli ise sözleģme yenilenir. Gerekli değilse sözleģme devamlılığı sağlanır. SözleĢme değiģikliği gerekli ise sistemde değiģiklik var ise doküman inceleme tekrar yapılır. Bu aģamada bir önceki gözetim tetkiklerine ait raporlar da incelenir, eğer ilgili önemli değiģiklikler olması durumunda (örneğin proses değiģikliği, yasal değiģiklikler vb) 1.AĢama tetkiki planlanır. Belge yenileme tetkiklerinde uygunsuzluk tespiti halinde, mevcut belgenin süresi dolmadan düzeltici faaliyetlerin tamamlanması önerilir ve bu doğrultuda bir planlama yapılır. Ancak müģteri kuruluģlar tarafından yapılacak geciktirmeler CPC nın sorumluluğunda olmayıp, belge yenilemede politikamız kesintisiz belge kullanımıdır. Sistem Belgelendirme Belge Yenileme Bilgisi Belge yenileme kararı Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belge yenileme için tetkik heyeti tarafından tavsiye kararı verilirken, varsa 3 yıllık kullanım periyodunda oluģan müģteri Ģikâyetleri ve sistemin gözden geçirme sonuçları da dikkate alınır Özel Tetkikler Kapsam Genişletme Sistem belgelendirme için; Kapsam geniģletme/kapsam değiģiklik talebi, müģteri kuruluģun yazılı veya baģvurusu ile alınır. BaĢvuru değerlendirilir ve ilave tetkik yapılıp yapılmayacağına Belgelendirme Müdürü kararı ile verilir. Kapsam geniģletme talepleri gözetim tetkikleri ile birlikte de değerlendirilebilir ancak tetkik gün sayısı bu durum dikkate alınarak belirlenir. Ürün belgelendirme için; 89/106/EEC (CPD) Yapı Malzemeleri Yönetmeliği (sistem 1+,2+) uygunluk değerlendirmesine göre CPC tarafından kapsam geniģletme ürün değiģikliği ve ürün ilavesi olarak algılanmaktadır. Ġlgili ürün belgelendirme yönetmeliğine göre Belgelendirme Müdürü kararı ile gerekli ise tetkik planlanmaktadır Kısa Süreli Tetkikler MüĢteri tarafından belgenin veya CPC logosunun/iģaretinin haksız kullanılması gibi veya sistemin uygulanmadığı vb. konularda Ģikayet gelmesi durumunda CPC kurallarına aykırı uygulamaların olması durumunda CPC Belgelendirme Müdürü kararı ile tetkik planlanır. Özel tetkiklere ilaveten, askı halinin kaldırılması için gerçekleģtirilen takip tetkikleri veya belgelendirme Ģartlarının değiģmesi durumunda gerçekleģtirilen tetkikler için de, tetkik ekibinin belirlenmesi ve tetkik öncesi hazırlıklarda ilgili prosedürler ve kurallar uygulanır. 2/20

3 Madde ürün gözetim tetkikleri maddesine; Fabrika üretim kontrolü belgelendirme (2+) faaliyetlerinde, fabrika üretim kontrolünün sürekli gözetim denetimi ilgili ürün standardında belirtilen periyot da, bu periyodun ilgili ürün standardında belirtilmemesi halinde senede bir defa gerçekleģtirilir. Ürün belgelendirme (1+) faaliyetlerinde, ürünün sürekli gözetim denetimi ilgili ürün standardında belirtilen periyot da, bu periyodun ilgili ürün standardında belirtilmemesi halinde senede 2 defa gerçekleģtirilir. Ġfadeleri eklendi. 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği, performans değiģmezliğinin değerlendirilmesi ve doğrulanması talimatı eklendi. TS EN ISO /IEC revizyonu gereğince ÇYS ile ilgili eklemeler yapılmıģtır. Sistem BaĢvuru kaynaklı dökümanların incelenmesi kısmına Kalite müdürü de eklendi ek kısmına ISO ÇYS talimatı eklendi Uygunsuzluk kısmı, ürün tetkikleri tanımlandı. CPC Program ve Ulusal Teknik Onay Uygunluk Değerlendirme için tetkik kriterleri tanımlandır. Uygunsuzluk kısmı, ürün tetkikleri tanımlandı. UTO ve ETA için gerekli eklemeler yapıldı. 3/20

4 1. AMAÇ Ürün, sistem belgelendirme, CPC program, Ulusal Teknik Onay ve Avrupa Teknik Değerlendirme uygunluk tetkiklerin gerçekleģtirilmesi için uygulanacak yöntemlerin belirlenmesidir. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Belgelendirme Müdürü sorumludur. 3. TANIMLAR Tetkik Ekibi: Ürün, sistem belgelendirme, CPC program ve Ulusal Teknik Onay ve Avrupa Teknik Değerlendirme uygunluk değerlendirme faaliyeti ile ilgili olarak, kuruluģların yönetim sistemini, ilgili standardına göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmıģ, tetkik görevlileri arasından seçilen, CPC çalıģma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teģkil edilen ekiptir. Tetkik ekibindeki görevlilerin sayısı, kuruluģun büyüklüğüne, ürün, proses çeģitliliğine ve ilgili standarda göre değiģebilir. Gerekli görülen durumlarda, sektör ile ilgili bir teknik uzman, tetkik ekibi içinde yer alabilir. Tetkik Görevlileri: Tetkiklerde görev alacak baģ tetkikçi, tetkikçi, tetkikçi adayı ve teknik uzmanlar Majör (Büyük) Uygunsuzluk: Standart veya yönetmelik maddelerinden herhangi birinin veya alt baģlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya uygulanmamasıdır. Sistemin sağlıklı çalıģmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır. Sistem ve ürün belgelendirme sonuçlarına direkt etkisi olan ve/veya CPC tarafından yapılan faaliyetlerin sonucunu direkt olarak etkileyen uygunsuzluklardır. Büyük uygunsuzluklar için gerektiğinde bir takip tetkiki (ilgili düzeltici faaliyetin etkinliğinin yerinde görülmesi) öngörülebilir. Minör (Küçük) Uygunsuzluk: Standart veya yönetmelik Ģartlarından, ürünün ve/veya üretim sisteminin kalitesini, sistemin genelini etkilemeyen uygunsuzluklardır. Uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doküman ve kayıtların incelenmesi ile kontrol edilir. Küçük uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden belge verilme kararı alınamaz. Ürün ve sistem belgelendirme sonuçlarına direkt etkisi olmayan ve/veya CPC tarafından yapılan faaliyetlerin sonucunu direkt olarak etkilemeyen uygunsuzluklardır. Gözlem: Tetkik ekibinin bir sonraki tetkikte yardımcı olması veya kuruluģun sistemini iyileģtirmesi amacıyla belgelendirmeye esas yönetim sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz görüģlerdir. 4/20

5 Belgelendirme Komitesi: CPC tarafından atanan ve belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkili komitedir. Gerekli görülmesi durumunda Komiteye ilgili belgelendirme kapsamında Teknik Uzman davet edilebilir. Bakanlık: T.C. Çevre ve ġehircilik Bakanlığı dır. 4. UYGULAMA 4.1. Doküman İnceleme CPC ye gönderilen dokümanlar, Belgelendirme Müdürü, Belgelendirme Uzmanı ve/veya Kalite Müdürü tarafından incelenir ve tespit edilen bulgular müģteriye bildirilir. Doküman inceleme aģamasında bulunan bulgular doğrulanmadan tetkik planı yapılmaz Tetkik Öncesi Hazırlık Tetkike hazır dokümanlar incelenmek amacıyla tetkik ekibine gönderilir. MüĢteri dokümanlarının incelenmesini takiben, baģ tetkikçi tarafından tetkik planı oluģturulur. Tetkik planı oluģturulurken kapsam, varsa bir önceki tetkik raporu, referans alınan standart maddelerinin inceleme süreleri, kuruluģ fonksiyonları ve prosesleri göz önüne alınır. Tetkik planı, tetkik ekibinde yer alan tüm personelin etkin bir Ģekilde çalıģmasını sağlayacak, detaylı zaman periyotlarını içermelidir. BaĢ tetkikçi tarafından plan hazırlanırken, tetkike ayrılan toplam zaman içerisinde, tetkik ekibinde bulunan baģ tetkikçi ve tetkikçilerin birbirinden bağımsız olarak, günlük 8 saat tetkik gerçekleģtirmesine dikkat edilir. Tetkik için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, sistem belgelendirme tetkikleri için tetkik süreleri belirleme talimatından verilen tetkik süresi belirleme tablosunda belirtilen toplam sürenin %10 undan fazla yer tutmamalıdır. Çevre Yönetim Sistemi ve ĠĢ Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi için ise tetkikçinin sahada harcaması gereken süre toplam sürenin %20 sinden fazla olmamalıdır. BirleĢik tetkikler için tetkik süresi E-A 7/05 dikkate alınarak gerçekleģtirilir Tetkik Planlamada Dikkat Edilecek Hususlar Sistem belgelendirmede AĢama 1 ve aģama 2 tetkiklerinin standarda uygun olup olmadığı kontrol edilir. Tetkik planı bir iģ gününün sekiz saat olduğu göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilir. Tetkik planlaması, tetkik standardının hiçbir maddesi atlanmadan, tetkik talep eden kuruluģun spesifik özellikleri ve kuruluģ tarafından hariç tutulan standart maddelerinin haklı gerekçeleri göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilir. Tetkik planında aynı tetkik ekibi üyelerinin aynı standart maddelerini tetkik etmemesine dikkat edilir ve tetkikçilerin etkin bir tetkik yapmaları sağlanır. 5/20

6 Tetkik planlaması yapılırken; kuruluģa ait kalite el kitabı, zorunlu prosedürleri ve diğer dokümanları ayrıntılı olarak irdelenerek gerçekleģtirilir. Tetkik planlaması tetkik edilecek kuruluģun çalıģma ve mola saatleri esas alınarak; bu saatlere uygun olarak gerçekleģtirilir. Firma üretim/ hizmet alanı ve eğer varsa diğer faaliyet adreslerinde yapılacak tetkik ziyaretleri için gerekli olan ulaģım süresi, tetkik süresinden sayılamayacağı için tetkik planlaması yapılırken ulaģım süreleri, tetkik süresinden ayrı olarak değerlendirilir Tetkik Planı; -Tetkik yapılacak müģteri adı, tesis adresi -GerçekleĢtirilecek tetkikin türü, tetkike referans alınan standart, -Tetkik tarihi, -Tetkikin süresi, -Tetkik ekibi, -Referans alınan standardın maddeleri, tetkik yapılacak bölümler/prosesler ve görev alacak tetkikçiler, -AçılıĢ, kapanıģ, ara değerlendirme toplantıları ve zamanları gibi konular detaylı olarak yer alır. Çok iģletmeli kuruluģların tetkikleri ve birleģik tetkiklerde tetkik planı, yukarda belirlenen hususlara ilaveten, mevcut durum göz önüne alınarak çok iģletmeli kuruluģlar için detaylandırılır. Tetkik ekibinde yer alan baģ tetkikçi, tetkikçi, teknik uzman veya tetkikçi adaylarının, belirli fonksiyonları incelemek üzere, iki veya daha fazla gruba ayrılmaları halinde tetkik planı, tetkik ekibinde yer alan personelin uzmanlık alanları ile iliģkili ürün/hizmet/proses veya standart maddeleri göz önüne alınarak, her personelin nitelikleri çerçevesinde, tetkik yapılmasına imkan verecek Ģekilde düzenlenir. Tetkik planı, referans alınan standart maddelerinin makul sürelerde incelenmesine, buna ek olarak tetkik yapılacak müģterinin belgelendirme kapsamına göre ürün/hizmet/proseslerinin ve tasarım/geliģtirme faaliyetlerinin etkin bir Ģekilde incelenebilmesi için, sadece nitelikli personelin bu alanlarda tetkik yapmasına imkan verecek Ģekilde düzenlenir. Takip tetkikleri için tetkik planı hazırlanırken, bir önceki tetkik raporunda takip gerektiren uygunsuzluklar ve bu uygunsuzluklarla ilgili olarak baģ tetkikçinin uygun göreceği diğer standart maddeleri de dikkate alınır. 6/20

7 4.3. Tetkikler Ön Tetkik- Birinci Aşama Tetkik Ön Tetkik MüĢteri talebi ile gerekli olması durumunda ön tetkik yapılır. Ön tetkikler, belgelendirme tetkikinden bağımsızdır ve belgelendirme tetkik gün sayısını hiçbir Ģekilde etkilemez. Ön tetkiklerin süresi, kuruluģun büyüklüğü ne olursa olsun (1) bir gün ile sınırlıdır. Ön tetkik sonrasında, tetkik ekibi tarafından iki nüsha olarak Tetkik Raporu hazırlanır ve bir nüshası müģteriye gönderilir. Bir nüshası, müģteri dosyasında saklanır. Ön tetkiklerde, aģağıda verilen konular özellikle dikkate alınmalıdır: a. Yönetimin gözden geçirmesi, b. Ġç tetkikler, c. Düzeltici/Önleyici faaliyetler, d. MüĢteri Ģikayetleri, e. Dokümantasyon, f. Sürekli iyileģtirmeye yönelik uygulamalar I. Aşama Tetkik Risk Grubu orta ve düģük olan müģterilerin I. AĢama Tetkikleri masa baģında yapılır. TS EN ISO 9001 Birinci Aşama tetkikleri; Dokümantasyonun standart Ģartlarının karģılayıp karģılamadığının tespiti yapılır. II AĢama tetkiki için gerekli verilerin temini ve tetkik tarihinin belirlenmesi yapılır. I AĢama tetkikinde aģağıdakileri doğrulamak için kontroller yapılır, KuruluĢ prosesleri, II. AĢama / yerinde tetkikinin planlaması için hazırlık II. AĢama / yerinde tetkik için tetkik heyetinin doğru belirlenmesi KuruluĢun ürün ve sistemle ilgili yasal Ģartlara uygunluğunun tespiti Firmanın II. aģama belgelendirme tetkikine hazır olup olmadığının tespiti Varsa major, minör uygunsuzlukların önceden tespiti Yerinde tetkikin yapılabilmesi için uygulama yeterliliğini kontrol etmek ( iç tetkik, gözden geçirme, üretim raporları, ürün doğrulamaları gibi. ) 7/20

8 Dokümantasyonun yeterliliğinin tespiti BaĢvuru kapsamının teyidi, varsa hariç tutulan proseslerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kılavuzların belirlenmesi... vb TS EN ISO 14001, TS EN ISO 50001, TS EN ve OHSAS Sistemleri Kapsamında I. Aşama tetkikleri ; AĢağıdakileri doğrulamak için kontroller yapılır: Sistem kurulmuģ mu, uygulanıyor mu? Politika, amaç ve hedefler oluģturulmuģ mu? Yönetim programları kurulmuģ mu ve uygulanıyor mu? Yasal Ģartlara uygunluk ve ilgili kurumlarla yapılan sözleģmeler, Sistem dokümantasyon yapısı, Varsa önemli kazalar ya da mevzuatın dıģında oluģan faaliyetlerle ilgili kayıtlar, Kaynakların sağlanması, Ġlgili taraflarla iletiģim kayıtları, Önemli çevre boyutları ve riskler belirlenmiģ mi, Varsa atık yönetimi ve lisanslar ile ilgili bilgiler? Sera gazı boyutları ve riskler belirlenmiģ mi? Ġç tetkikler yapılmıģ mı? YGG yapılmıģ mı? BaĢvuru ve sözleģmeye göre önemli sapmaların olup olmadığı II. AĢama / yerinde tetkikinin planlaması için hazırlık II. AĢama / yerinde tetkik için tetkik heyetinin doğru belirlenmesi Firmanın tetkike hazır olup olmadığının tespiti Varsa major uygunsuzlukların önceden tespiti Dokümantasyonun yeterliliğinin tespiti BaĢvuru kapsamının teyidi, varsa hariç tutulan proseslerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kılavuzların belirlenmesi..vb I. Aşama tetkikleri; toplam tetkik süresinin %30 unu aģmayacak Ģekilde planlanır. Yönetim sistemine ait doküman incelemesi sonuçları ve I. AĢama tetkik sonuçları kayıt altına alınır. Yüksek ve en yüksek risk grupları için I. AĢama tetkikin müģterinin yerinde gerçekleģtirilmesi sonrası baģ tetkikçi tarafından I. AĢama tetkik raporu sahada hazırlanır. II. Aşama tetkik için: Toplam gün sayısı belirlenir. 8/20

9 Tetkikçi ve/veya teknik uzman sayısının, tetkikçi derecesi ( tecrübesinin ) belirlenir. (Aday tetkikçi ve teknik uzman toplam gün süresine dahil edilmez) Tetkik için planlama yapılır. Belgelendirme kapsamı teyit edilir. Her bir standart maddesi yorumlanır. Ġlgili dokümanlara refere edilir. Raporlar sonuçlandırılır Belgelendirme Tetkikleri Sistem Tetkikleri; Belgelendirme tetkiklerinde müģteri, yönetim sisteminin belgelendirilmesi amacıyla baģvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standart maddeleri tetkik heyeti tarafından incelenir. Belgelendirme tetkiki müģteri, yönetim sistemini uygulamaya baģlamasından sonra gerçekleģtirilir. MüĢteri, belgelendirme tetkiki gerçekleģtirilmeden önce asgari olarak, sistemin iģletildiğine dair kayıtlar ile iç tetkiklerin ve yönetim gözden geçirmelerin yapılmıģ olduğuna dair kayıtları tutmalıdır. Yönetim sistemi dokümanları ve ilgili çalıģma dokümanları kullanılarak, sistemin ilgili standart gereklerine uygun olarak kurulmuģ, dokümante edilmiģ ve etkin olarak uygulanmakta olduğu incelenir. Ürün Tetkikleri; Ürün belgelendirme tetkiklerinde müģteri, 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği kapsamında ürününün veya fabrika üretim kontrolünün performans değiģmezliğinin kontrolü, uygunluk değerlendirmesi amacıyla baģvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standard maddeleri tetkik heyeti tarafından incelenir. CE iģaretlemesi kapsamındaki ürünler için tetkik heyeti, 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği, ürün standardı, standard ZA eki ve ürünlerin performans değiģmezliğinin doğrulanması ve kontrolü prosedürü, fabrika üretim kontrolünün uygunluk değerlendirmesi prosedürü esaslarını dikkate alır. G iģaretlemesi kapsamındaki ürünler için tetkik heyeti, ilgili ürün standardları, Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmeliğe Göre Uygunluk Teyit Sistemlerinin Uygulanmasına Dair Tebliğ esaslarını dikkate alır. Ürünlerin uygunluk değerlendirmesi için tetkik heyeti, ilgili ürün standartları ve uygunluk değerlendirmesi prosedürü esaslarını dikkate alır. 9/20

10 CPC Programı Tetkiki; CPC programı gerekliliği ve referans standart gerekliliği sorgulanır. CPC tarafından hazırlanan soru listesi kullanılır. Ulusal Teknik Onay Uygunluk Değerlendirmesi Tetkiki; CPC kapsamında göre kabul ettiği baģvuruya göre G iģareti kapsamında tetkik yapar. Ulusal Teknik Onay Tetkiki; Ulusal Teknik Onay için fabrika üretim kontrolü tetkiki ürün belgelendirme kapsamında planlanan tetkiklerin aynısıdır Gözetim Tetkikleri Gözetim tetkikleri 12 ay içerisinde yapılır. MüĢterinin haklı nedenlerini belirten talebi üzerine; Belge tarihine göre 2 ay öncesi veya sonrası için gözetim tetkiki, belgelendirme müdürünün onayı ile gerçekleģtirilir. 2 ayı geçen maksimum 6 ay olan sürede ise belgelendirme komitesi kararı ile gözetim tetkiki planlanır. 6 ayı geçen sürede ise haklı gerekçeler belirtilmediği sürece belgelendirme komitesi kararı ile belge askıya alınır. Gözetim tetkiklerinin sayısı, Belgelendirme Komitesi kararı, CPC ye ulaģan müģteri Ģikayetleri, önceki tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya tetkik raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir. MüĢteri, referans standardın yönetimin gözden geçirmesi ve iç tetkik maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, tetkik ekibine bu uygulamalara ait kayıtları gözetim tetkiklerinde ibraz etmek zorundadır. Sistem gözetim tetkiklerinde, AĢağıdaki TS EN ISO 9001 maddeleri her tetkikte de muhakkak tetkik edilir; 4.1 Genel Ģartlar 4.2 Doküman kontrolü 5 Yönetimin sorumluluğu 6 Kaynaklar, altyapı ve çalıģma ortamı 7.1 Planlama Üretim ve hizmetin sunulması 8 Ölçme, analiz ve iyileģtirme 10/20

11 AĢağıdaki TS EN ISO maddeleri her tetkikte muhakkak tetkik edilir; 4.1 Genel Ģartlar 4.2 Çevre politikası 4.3 Planlama Çevre boyutları Kanuni ve diğer Ģartlar Amaç, hedefler ve programlar ĠletiĢim ( özellikle dıģ kuruluģlardan gelen ve giden yazıģma / durumlar ) Doküman kontrolü ( Dokümante edilmiģ sistemde mevcut değiģiklikler) Faaliyetlerin kontrolü Ġzleme ve ölçme Uygunluğun değerlendirilmesi ( çevre yasal ve mevzuatların uygunluğunun devamı ) Uygunsuzluk, düzeltici faaliyetler ve önleyici faaliyetler ( son tetkikte bulunan uygunsuzluklar için gerçekleģtirilen düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin ölçülmesi. Gelen tüm Ģikayetlerin değerlendirilmesi ) Kayıt Ġç denetim 4.6 Yönetimin gözden geçirmesi TS 18001, TS EN ve TS EN için ise standardın her maddesi her tetkikte incelenir. Ürün, Ulusal Teknik Onay UD, CPC Program gözetim tetkiklerinde; Ürün standardı/ CPC program prosedürü/rehber doküman gerekliliğine ve hazırlanan soru listesine göre her madde tetkik edilir. Fabrika üretim kontrolü belgelendirme faaliyetlerinde, fabrika üretim kontrolünün sürekli gözetim denetimi ilgili ürün standardında belirtilen periyot da, bu periyodun ilgili ürün standardında belirtilmemesi halinde senede bir defa gerçekleģtirilir Takip Tetkiki Belgelendirme Tetkiki Sonucundaki Takip Tetkikleri Ürün ve sistem belgelendirme tetkikinde, sistemin genel iģleyiģini etkileyecek derecede majör uygunsuzluklar tespit edilmesi durumunda, tespit edilen uygunsuzlukların giderilmiģ ve buna iliģkin düzeltici faaliyetlerin etkin bir Ģekilde uygulanmakta olduğunun belirlenmesi amacıyla veya Belgelendirme Komitesinin aldığı karar üzerine gerektiğinde takip tetkiki gerçekleģtirilir. Belgelendirme tetkiki sonucundaki takip tetkiklerinde, belgelendirme tetkiki 11/20

12 raporunda belirtilen majör uygunsuzluklar ve bu uygunsuzluklarla ilgili olarak baģ tetkikçinin uygun göreceği standardın diğer maddeleri dikkate alınır. Belgelendirme tetkiki sonucundaki takip tetkiklerinde, müģteri yönetim sisteminin ilgili standardın gereklerine uygun olduğu doğrulandıktan sonra, baģ tetkikçi tarafından gözden geçirilir ve tetkik raporuna eklenir Belgenin Askıya Alınmasından Sonraki Takip Tetkikleri Sistem belgelendirme, CPC Program, Ulusal Teknik Onay UD; Belgenin askıya alınmasından sonraki takip tetkikleri, askı durumunun kaldırılması amacıyla gerçekleģtirilen tetkiktir. Belgenin askıya alınmasından sonraki takip tetkiklerinde, bir önceki tetkik raporunda belirtilen majör uygunsuzluklar ve bu uygunsuzluklarla ilgili olarak baģ tetkikçinin uygun göreceği standardın diğer maddeleri dikkate alınır. Ürün belgelendirme; 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği kapsamında CE iģaretlemesine tabi ürünler ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmeliğe Göre Uygunluk Teyit Sistemlerinin Uygulanmasına Dair Tebliğ kapsamında G iģaretlemesine tabi ürünlerin askıdan indirilmesi durumunda belgelendirme müdürü kararına göre takip tetkiki yapılabilir. Ürünlerin uygunluk değerlendirmesi için ürünlerin askıdan indirilmesi durumunda belgelendirme müdürü kararına göre takip tetkiki yapılabilir Değişiklik Tetkikleri Kapsam veya Proses Değişikliği Tetkiki Sistem belgelendirme, CPC Program, Ulusal Teknik Onay UD; Kapsam değiģikliği tetkiki, müģterinin yönetim sisteminin, talep ettiği yeni kapsam doğrultusunda, referans standardın/ rehber dokümanın/cpc Program ilgili maddelerinin uygulamalarının incelenmesidir. Sistem belgelendirme kapsam değiģikliği tetkiklerinde, kapsama ilave edilecek tüm hususlar için, 7. Ürün GerçekleĢtirme maddesi ve buna bağlı standart maddeleri ile tetkiki gerçekleģtirecek baģ tetkikçi tarafından gerekli görülen standart maddeleri incelenir. Ürün belgelendirme; 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği kapsamında CE iģaretlemesine tabi ürünler ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmeliğe Göre Uygunluk Teyit Sistemlerinin Uygulanmasına Dair Tebliğ kapsamındaki G iģaretlemesine tabi ürünlerde ve 12/20

13 uygunluk değerlendirmesi kapsamındaki ürünleri üreten müģterinin prosesinde yapılan her hangi bir değiģikliği CPC ye bildirmesi zorundadır. Belgelendirme Müdürü kararı ile tetkike karar verilir. Ġlgili ürün belgelendirme prosedürlerinde anlatılmıģtır Adres Değişikliği Tetkiki Adres değiģikliği tetkiki, müģterinin sahip olduğu belgeye ait tesis adresinde bir değiģiklik söz konusu olduğunda gerçekleģtirilen tetkiktir. MüĢteri, adres değiģikliklerini, bir (1) ay içerisinde, CPC ye bildirmek zorundadır. Adres değiģikliğinin faaliyet alanını etkilemesi durumunda, kuruluģta tam tetkik gerçekleģtirilir ve Belgelendirme Müdürü kararı ile eski belge iptal edilerek, yeni belge düzenlenir. MüĢteri kalite yönetim sisteminde, çalıģanlarda ve adresin konumunda herhangi bir değiģiklik yok ise sadece sicil gazetesinde yapılan bir değiģiklik ise Belgelendirme Müdürü kararı ile tetkike gerek kalmadan belgeler yeniden düzenlenir Yeniden Belgelendirme Sistem Belgelendirme Yeniden Belgelendirme Tetkik Planlaması Talep olduğunda, üç yıllık belge kullanma periyodu sonunda müģterinin yönetim sisteminin uygunluğu ve etkinliğinin bütün olarak devam ettirildiğinin belirlenmesi amacıyla yeniden belgelendirme programı baģlatılır. 3 yıllık dönem sona ermeden ve dolayısı ile belgenin geçerlilik süresi dolmadan belge yenileme programı baģlatılarak belgenin kesintisiz kullanımı için ortam hazırlanır. Sistem Belgelendirme Belge Yenileme Tetkikleri MüĢterinin yönetim sisteminin uygunluğunun ve etkinliğinin bir bütün olarak devam edip etmediğini, sistemin sürekli iyileģtirmesi için taahhütlerinin yerine getirilip getirilmediğini teyit etmek amacıyla belge yenileme tetkiki gerçekleģtirilir. Ġlk belgelendirme tarihinde itibaren üç yıl sonra yapılan ve tüm sistemin incelendiği tetkiklerdir. Belge yenileme tetkiklerinde müģteriden yazılı veya ile bilgi alınır. Daha önce doldurulan baģvuru formunun doğruluğu sorgulanır ve gerekli ise sözleģme yenilenir. Gerekli değilse sözleģme devamlılığı sağlanır. SözleĢme değiģikliği gerekli ise sistemde değiģiklik var ise doküman inceleme tekrar yapılır. Bu aģamada bir önceki gözetim tetkiklerine ait raporlar da incelenir, eğer ilgili önemli değiģiklikler olması durumunda (örneğin proses değiģikliği, yasal değiģiklikler vb) 1.AĢama tetkiki planlanır. Belge yenileme tetkiklerinde uygunsuzluk tespiti halinde, mevcut belgenin 13/20

14 süresi dolmadan düzeltici faaliyetlerin tamamlanması önerilir ve bu doğrultuda bir planlama yapılır. Ancak müģteri kuruluģlar tarafından yapılacak geciktirmeler CPC nın sorumluluğunda olmayıp, belge yenilemede politikamız kesintisiz belge kullanımıdır. Sistem Belgelendirme Belge Yenileme Bilgisi Belge yenileme kararı Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belge yenileme için tetkik heyeti tarafından tavsiye kararı verilirken, varsa 3 yıllık kullanım periyodunda oluģan müģteri Ģikâyetleri ve sistemin gözden geçirme sonuçları da dikkate alınır Ürün Belgelendirme; 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği kapsamında CPC tarafından verilen performans değiģmezlik belgeleri için bir süre tanımlanmamıģtır. Ġlgili ürün belgelendirme prosedüründe anlatıldığı üzere belgelerin devamlılığı sağlandığı sürece gözetim tetkikleri ile gerçekleģtirilir Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmeliğe Göre Uygunluk Teyit Sistemlerinin Uygulanmasına Dair Tebliğ kapsamında Verilen G iģaretlemesine tabi ürünler ve uygunluk değerlendirmesi için belgenin geçerliliği her yıl gerçekleģtirilen gözetim tetkikler sonrası onaylanır. CPC, düzenlenmiģ G iģaretlenmesine sahip her ürün için belgenin geçerliliğini teyit eder CPC Program ve Ulusal Teknik Onay UD MüĢterinin sisteminin uygunluğunun ve etkinliğinin bir bütün olarak devam edip etmediğini, sistemin sürekli iyileģtirmesi için taahhütlerinin yerine getirilip getirilmediğini teyit etmek amacıyla belge yenileme tetkiki gerçekleģtirilir. Ġlk belgelendirme tarihinde itibaren 1 yıl sonra yapılan ve tüm sistemin incelendiği tetkiklerdir Ulusal Teknik Onay Ulusal Teknik Onay süresi 5 yıl dolduktan sonra üreticinin teyidi ile Ulusal Teknik Onay için yeniden belgelendirme yapılır Belge Transfer Tetkiki Sistem Belgesi; Transfer sadece geçerli akredite belgeler için gerçekleģtirilir. Fakat, belgelendirme kuruluģunun ticari faaliyetlerinin sona ermesi ya da akreditasyonunun iptal olması durumlarında, kuruluģ ilk defa baģvuru yapıyor gibi değerlendirilir ve CPC sistem belgelendirme yönetmeliği uygulanır. Askıya alınmıģ ya da askıya alınma tehlikesi olan belgeler transfer için kesinlikle kabul edilmez. Bir belgenin transferinde, ilgili prosedüründe belirlenen transfer için ön Ģartlar sağlanmıģsa ve gözden geçirme aģamasında herhangi bir sorun belirlenmemiģse 14/20

15 belge verilmesi tavsiyesi ilgili dokümanlarla birlikte Belgelendirme Müdürüne karar için sunulur. CPC ilk gözden geçirme sonucu herhangi bir tetkike gerek duyulmamıģ ise mevcut sistem ve dokümanlar (belge, tetkikçi ataması, tetkik raporu, tetkikçi özgeçmiģi, sistem sürdürülebilirliği, uygunsuzlukların kapatılmıģ olması v.b) ile yerinde 1 (bir) gün tetkik yapılır. Ürün Belgesi; Uluslararası Düzenleme CPC, 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği kapsamında bulunan ürünler için hazırlanmıģ olan ürün performans değiģmezliğinin değerlendirilmesi ve doğrulanması prosedürüne göre iģlemler gerçekleģtirir. a) Diğer OnaylanmıĢ KuruluĢ tarafından ürüne verilen belge fotokopisi ve belge iptal yazısı, b) Son 1 aylık otokontrol ve denetim numune raporları (sistem 1+ için), c) En son yapılan tetkik raporu ve varsa uygunsuzluklara ait düzeltici faaliyetlere ait dokümanlar, Ulusal Düzenleme CPC, Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmelik ile Sayılı Yapı Malzemelerinin Tabi Olacağı Kriterler Hakkında Yönetmeliğe Göre Uygunluk Teyit Sistemlerinin Uygulanmasına Dair Tebliğ kapsamında Verilen G iģaretlemesine tabi ürünler ve uygunluk değerlendirmesi kapsamındaki ürünler için hazırlanmıģ olan ürün belgelendirme prosedürlerine göre iģlemler gerçekleģtirilir. Askıya alınmıģ ya da askıya alınma tehlikesi olan belgeler transfer için kesinlikle kabul edilmez. a) Diğer Uygunluk Değerlendirme KuruluĢu tarafından ürüne verilen belge fotokopisi, b) En son yapılan fabrika üretim kontrolü tetkiki raporu ve varsa uygunsuzluklara ait düzeltici faaliyetlere ait dokümanlar, c) Ürüne ait son 1 yıllık tetkik numunesi raporları, d) Uygunluk Değerlendirme KuruluĢundan belgenin iptal edildiğine dair yazı 15/20

16 4.3.7 Özel Tetkikler Kapsam Genişletme Sistem belgelendirme için; Kapsam geniģletme/kapsam değiģiklik talebi, müģteri kuruluģun yazılı veya baģvurusu ile alınır. BaĢvuru değerlendirilir ve ilave tetkik yapılıp yapılmayacağına Belgelendirme Müdürü kararı ile verilir. Kapsam geniģletme talepleri gözetim tetkikleri ile birlikte de değerlendirilebilir ancak tetkik gün sayısı bu durum dikkate alınarak belirlenir. Ürün belgelendirme için; 2011/305/AB CPR Yapı Malzemeleri Yönetmeliği (sistem 1+,2+) uygunluk değerlendirmesine göre CPC tarafından kapsam geniģletme ürün değiģikliği ve ürün ilavesi olarak algılanmaktadır. Ġlgili ürün belgelendirme prosedürüne göre Belgelendirme Müdürü kararı ile gerekli ise tetkik planlanmaktadır. Uygunluk değerlendirmesi kapsamındaki ürünler için ise ürün belgelendirme prosedürüne göre Belgelendirme Müdürü kararı ile gerekli ise tetkik planlanmaktadır Kısa Süreli Tetkikler MüĢteri tarafından belgenin veya CPC logosunun/iģaretinin haksız kullanılması gibi veya sistemin uygulanmadığı vb. konularda Ģikayet gelmesi durumunda CPC kurallarına aykırı uygulamaların olması durumunda CPC Belgelendirme Müdürü kararı ile tetkik planlanır. Özel tetkiklere ilaveten, askı halinin kaldırılması için gerçekleģtirilen takip tetkikleri veya belgelendirme Ģartlarının değiģmesi durumunda gerçekleģtirilen tetkikler için de, tetkik ekibinin belirlenmesi ve tetkik öncesi hazırlıklarda ilgili prosedürler ve kurallar uygulanır Uygulama Tetkikin Gerçekleştirilmesi Tetkikler, Tetkik Programına göre yürütülür. Tetkik; a) AçılıĢ toplantısı, b) Tetkikin gerçekleģtirilmesi, c) Tetkik ekibi ara değerlendirme toplantısı, d) Tetkik ekibi son değerlendirme toplantısı ve rapor yazımı, e) MüĢteri Yönetim Temsilcisi ile görüģme toplantısı, f) KapanıĢ toplantısı AĢamalarından oluģur. 16/20

17 Açılış toplantısı Tetkik ekibi, müģteri üst yönetimi veya üst yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, yönetim temsilcisi ve tetkik yapılacak bölümlerin/proseslerin sorumluları katılır. AçılıĢ Toplantısında; Tetkikin amacı, kapsamı, kullanılacak metod ve prosedürler ile Tetkik Programı görüģülür. Tetkik yapılanlar tarafından talep edildiği takdirde, BaĢ tetkikçi tarafından, Tetkik Programında değiģiklik yapılabilir. MüĢterinin belgesinin askıya alınmasını gerektirecek durumlar söz konusu olursa, belgenin askıya alınması yönünde, Belgelendirme Komitesine öneride bulunulacağı baģ tetkikçi tarafından müģteriye ifade edilir. AçılıĢ toplantısında, BaĢ tetkikçi tarafından, Tetkike Katılım Listesi doldurulur ve imzalanması sağlanır Tetkikin Gerçekleştirilmesi MüĢteri yönetim sisteminin baģvuru yapılan standarda, kapsama ve oluģturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir Ģekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karģılıklı görüģmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalıģmaların ve Ģartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır. Tetkikçiler tetkiklerde, ürün veya sistem standardının yanında CPC tarafından hazırlanmıģ tetkik soru listesini kullanır. Tetkiki gerçekleģtirmenin güçlüğü anlaģılırsa baģ tetkikçi, bunun nedenlerini müģteri Yönetim Temsilcisine bildirir, tetkiki durdurarak tutanak düzenler ve CPC ye iletir. Tetkikin gerçekleģtirilmesi aģamasında, müģterinin CPC logo/iģaret ve CE/G iģaretlerini kullanımı da gözlemlenir Tetkik Ekibi Ara Değerlendirme Toplantıları Tetkik süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda tetkik ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Tetkik esnasında toplanan veriler çerçevesinde ihtiyaç duyulduğu takdirde, baģ tetkikçi tarafından, tetkik planında değiģiklik yapılabilir Tetkik Ekibi Son Değerlendirme ve Müşteri Yönetim Temsilcisi İle Görüşme Toplantısı a) Tetkik sonucunda elde edilen bulgular gözden geçirilir. Varsa ilgili standard(lar)ın Ģartlarından ve kuruluģun sistem dokümanlarından sapmalar tespit edilir ise uygunsuzluklar, uygunsuzluk formunda majör veya minör Ģeklinde tanımlanır. b) BaĢ tetkikçi, müģteri Yönetim Temsilcisinden, uygunsuzluklarla ilgili olarak 17/20

18 yapmayı planladıkları faaliyetleri, kök neden analizini ve tamamlama sürelerini, uygunsuzluk formunun düzeltici faaliyet planında açıklamak suretiyle bir sonraki gözetim tetkiki için hazır bulundurur Kapanış Toplantısı Tetkik sonunda, tetkik ekibi ile kuruluģ üst yönetimi veya üst yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, Yönetim Temsilcisi ve ilgili bölümlerin sorumluları ile yapılır. KapanıĢ toplantısında, baģ tetkikçi tarafından tetkike katılım listesi doldurulur ve imzalanması sağlanır. Toplantıda baģ tetkikçi, yapılan tetkikin olumlu ve/veya iyileģtirmeye açık alanlara ait gözlemlerini, varsa uygunsuzlukları anlaģılacak Ģekilde sunar. Tetkik uygulamaları hakkında bilgi verir Belgenin Askıya Alınması Sistem Belgelendirme, CPC Program, Ulusal Teknik Onay ve Ulusal Teknik Onay UD; AĢağıdaki Ģartların oluģması durumunda belge askıya alınır ve Bakanlığa bilgi verilir: a) Tetkikler sonucunda majör uygunsuzlukların tespit edilmesi sonucu, b) Tetkiklerde tespit edilen minör uygunsuzlukların, gözetim tetkiklerinde giderilmemesi, c) Belgelendirme kapsamında yer alan ürün/hizmete iliģkin, ilgili standart dıģında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti, d) Belgelendirme kurallarına uyulmaması, e) CPC belge ve logosunun yanlıģ kullanımı. MüĢteri tarafından, düzeltici faaliyet(ler)in gerçekleģtirilmesi için belirlenen süre sonunda yapılan doküman/kayıt incelemesinde veya gerçekleģtirilen takip tetkikinde, uygunsuzlukların hala devam ettiği tespit edilirse ve müģteri tarafından talep edilirse, sistem belgesi askıya alma süresi, Belgelendirme Komitesi kararıyla bir defa daha ve en çok (3) üç ay uzatılabilir. Ürün Belgelendirme; CE iģareti, G iģareti ve uygunluk değerlendirmesi kapsamındaki ürünler için hazırlanan ürün belgelendirme prosedürüne göre iģlem yapılır Raporlama ve Tetkik Sonrası İşlemler Tetkik faaliyetlerinin tamamlanmasından sonra, baģ tetkikçi tarafından, Tetkik Raporu ve ekleri hazırlanır. Tetkik Raporunun yanı sıra tetkik sonrası 18/20

19 doldurulacak formlar ve bu formlara ait bilgiler aģağıda tanımlanmıģtır. a) Tetkik Raporu b) Uygunsuzluk Formu c) Tetkik Planı d) Belge Taslağı Formu (Sistem Belgelendirme veya Belge yenileme tetkiklerinde) e) Tetkike katılım Listesi f) Tetkik esnasında görüģülen diğer kiģiler listesi g) Soru listeleri Tetkik Raporu ve ekler bölümünde tanımlanan tüm formlar, baģ tetkikçi tarafından eksiksiz olarak doldurulur, imzalanır ve Belgelendirme Müdürüne sunar. Tetkik ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Belgelendirme Komitesine görüģ niteliğindedir. 5. EKLER L.03 Beton Tetkikci Soru Listesi L.04 OHSAS Tetkikci Soru Listesi L.05 ISO ilave sorular L.05 ISO Tetkik Soru Listesi L.06 ISO 9001 Tetkikci Soru Listesi L.07 EN Tetkikci Soru Listesi L.08 EN Sevk Merkezi icin Tetkikci Soru Listesi L.09 Kireç Tetkikci Soru Listesi L.10 Agrega Tetkikci Soru Listesi L.11 Uçucu kül Tetkikci Soru Listesi L.20 Kimyasal Katkı Tetikçi Soru Listesi L.25 Altın Tetkikci Soru Listesi L.26 EN ÖğütülmüĢ Yüksek Fırın Curufu Ġçin Tetkikçi Soru Listesi L.28 Kagir Birimler Tetkikçi Soru Listesi L.29 Boyaların G iģareti için tetkikçi soru listesi L.30 KAGĠR BĠRĠM G iģareti tetkikçi soru listesi L.31 EN tetkikçi soru listesi L.32 EN ISO EYS soru listesi L.34 TS EN TETKĠKÇĠ SORU LĠSTESĠ L.35 HĠDROLĠK YOL BAĞLAYICILARI TETKĠKÇĠ SORU LĠSTESĠ L.36 KAGĠR HARCI TETKĠKÇĠ SORU LĠSTESĠ L.37 ÇĠMENTO DAYANIM TETKĠKÇĠ SORU LĠSTESĠ L.38 ÇĠMENTO KLĠNKERĠ TETKĠKÇĠ SORU LĠSTESĠ L Soru LĠSTESĠ 19/20

20 L.41 PVC-U Tetkikçi Soru Listesi L.12 Tetkike Katılım Listesi L.13 Tetkikte GörüĢülenler Listesi L.14 Uygunsuzluk Kontrol Listesi L.15 Yasal mevzuata uyum Listesi F.18 BaĢvuru ve Teknik dosya Kontrol Formu F.19 On Tetkik Raporu Formu F.20 Tetkik Raporu Formu F.21 Tetkik Planı Formu F.22 Tetkik Raporu Kapak Formu F.23 Uygunsuzluk Raporu Formu F.24 Birinci Asama Tetkik Ve Transfer Raporu Formu F.25 Bırlesık Tetkiklerde Gun Belirleme Formu F.26 Beton Urun Tetkik Raporu Formu F.99 ÇYS Ön Değerlendirme Formu T.20 ISO ÇYS Talimatı 20/20