Evrak Ýzleme Sistemlerinden Bütünleþik Belge Yönetimi ve Ýþ Akýþ Sistemi Çözümlerine Bir Örnek: BiliþimBYS

Transkript

1 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews Türk Kütüphaneciliði 20,2 (2006), Evrak Ýzleme Sistemlerinden Bütünleþik Belge Yönetimi ve Ýþ Akýþ Sistemi Çözümlerine Bir Örnek: BiliþimBYS A. Eser Baransel 1 Ý. Ýlker Tabak 2 Önder Sezer 3 Hüseyin Erdað 4 GÝRÝÞ Yazýnýn bulunmasý ile baþlayan uygarlýðýn bugünlere ulaþmasýndaki en önemli unsurlardan biri, geçmiþte üretilen bilginin geleceðe taþýnabilmesidir. Bilginin yazýlý hale gelmesiyle kültür geleceðe daha kolay taþýnmýþ ancak kaðýdýn bulunmasý ile birlikte bilgiler geleceðe daha hýzlý bir biçimde aktarýlmaya baþlamýþtýr. Ýnsanoðlu ise ürettiði belgeleri korumak için çaba göstermeye baþlamýþtýr. Kiþisel ortamlardan karmaþýk ortamlara, hatta büyük devlet örgütlerine kadar organizasyonlarýn yaþam döngülerinde yer alan belgeler, günümüz teknolojilerinin sunduðu olanaklar ile yalnýzca kaðýt ortamýnda bulunmamakta, çok çeþitli saklama ortamlarýnda da karþýmýza çýkmaktadýrlar. Bilgisayarlarýn yaþamýmýza adým adým girdiði son altmýþ yýl içinde kurumsal gereksinimler için kullanýlmaya baþlanan Evrak Ýzleme Sistemleri, yerini yavaþ yavaþ Bütünleþik Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistem lerine býrakmaktadýr. Bu nedenle böylesi yazýlýmlarýn üretilmesine baþlanmýþtýr. Bu yazýda Biliþim Ltd yýlýnda Hacettepe Üniversitesi Bilgisayar Bilimleri Müh. Bölümünü bitiren Eser Baransel, ayný yýl girdiði Biliþim Sanayi ve Ticaret Ltd. Þti. nde ( halen AR-GE Müdürü olarak çalýþmaktadýr yýlýnda Hacettepe Üniv. Bilgisayar Bil. Müh. Bölümünü bitirdi. Çeþitli biliþim projelerinde programcýlýk, sistem çözümleyicilik ve yöneticilik yapan Ý. Ýlker Tabak, halen Biliþim Sanayi ve Ticaret Limited Þti. nde ( Pazarlama ve Satýþ Müdürü olarak çalýþmaktadýr yýlýnda girdiði Hacettepe Üniversitesi Bilgisayar Bilimleri Mühendisliði Bölümünü baþarýyla bitirdi yýlý Kasým ayýnda Biliþim Ltd de ( göreve baþlayan Önder Sezer, halen Biliþim Ltd Ar-Ge projelerinde Yazýlým Mühendisi ve Proje Yönetmeni olarak çalýþmaktadýr yýlýnda Hacettepe Üniversitesi Ýstatistik Bölümü nü bitirdi yýlýnda Biliþim Ltd e katýldý. Proje Yönetmeni olan Hüseyin Erdað, Biliþim Ltd de ( halen Veri Tabaný Yönetmeni ve web tabanlý uygulama yazýlýmý geliþtirme projelerinde sistem mimarý olarak görev yapmaktadýr.

2 228 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews ( tarafýndan üretilmiþ, web tabanlý olarak da çalýþabilen ve Bütünleþik Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinden biri olan BiliþimBYS yazýlým ürünü tanýtýlmaktadýr. BÜTÜNLEÞÝK BELGE YÖNETÝMÝ VE ÝÞ AKIÞ SÝSTEMÝ Biliþim Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemi (BiliþimBYS) dört alt sistemden oluþmaktadýr: Belgelik Ýþ Akýþý Yönetimi Evrak Ýzleme Arþiv Ýþlemleri Sistemin bütünleþik yapýsý bu dört alt sistemin birbirleriyle olan bütünleþmesinin yaný sýra kurumlarýn gereksinim duyduðu diðer uygulamalarla olan bütünleþme olanaklarýndan kaynaklanmaktadýr. Belgelik Belge Yönetimi Modülü, kurumun ve çalýþanlarýn belgelerini takip etmek, bu belgeler üzerinde gerekli iþlemleri yapmak için kullanýlýr. Belge Yönetimi Modülü, bütün kurum çalýþanlarýnýn yetkileri içerisinde oluþturulan merkezi belge veri tabanýn kullanmasýný saðlar. Belge Yönetimi Modülü ayrýca belge oluþturulmasý, saklanmasý, deðiþtirilmesi, okunmasý, vb. iþlevler için gerekli temel fonksiyonlarý içerir. Bu sistemde bütün iþletim sistemi dosyalarý belge kapsamýna girmektedir. Belgeler içerisinde MS Word metin dosyalarý olabileceði gibi, sýkýþtýrýlmýþ zip uzantýlý dosyalar ve gif ya da jpg uzantýlý resim dosyalarý gibi dosyalar da olabilir. Belge Yönetimi Modülü nün saðladýðý iþlevler aþaðýdaki baþlýklarda açýklanmýþtýr.

3 229 Dizin Ýþlemleri Dizinler belgeleri mantýksal gruplara ayýrmak için kullanýlýr. Dolayýsýyla belgeler, dizinin bu mantýksal gruplarýndan biri içerisinde yer alýr. Burada dizin ekleme, silme, dizin bilgilerini deðiþtirme iþlemleri yapýlabilir. Dizinin adý, açýklamasý, ekleyen kullanýcý, ekleme tarihi, en son deðiþiklik yapan kullanýcý, en son deðiþiklik tarihi bilgileri burada tutulmaktadýr. Dizinler Kök dizinleri içerisinde yer alýr ve Kök dizininde bulunan bilgiler kullanýcýlar tarafýndan deðiþtirilemezler. Sistemde üç adet kök dizini bulunmaktadýr: Sistem Kök Dizini Sistem Kök Dizini, kullanýcýlarýn belge yönetimi arayüzü ile eriþemeyecekleri arþiv, belgegeçer ve e-posta iþlevlerinin oluþturduðu belgeler için kullanýlan dizinlerinin bulunduðu kök dizinidir. Evraký oluþturan belge ve ekleri de bu kök dizini içerisinde bulunur. Bu kök dizininde ayrýca evrak, arþiv, belgegeçer ve e-posta dizinleri de bulunmaktadýr. Doðal olarak bu dizinin yapýsýnda deðiþiklik yapýlmasýna izin verilmez. Söz konusu dizinlere yalnýzca sistem yöneticisi doðrudan eriþebilmektedir. Dizinlere eriþim, dizini kullanan arayüzler aracýlýðýyla yapýlmaktadýr. Evrak belgelerine eriþmek için Evrak Modülü; belgegeçer, e- posta belgelerine eriþmek için Ýþ Akýþý Modülü, arþiv belgelerine eriþmek için ise Arþiv Modülü arayüzleri kullanýlmaktadýr. Kurumsal Kök Dizini Kurumsal belgelere ait dizin yapýsýnýn oluþturulmasý için kullanýlan kök dizinidir. Bütün kullanýcýlarýn yetki sýnýrlarý içerisinde eriþebileceði dizinler, bu kök altýnda yaratýlmaktadýr. Bu kökte sistem yöneticisi, istenildiði gibi dizin yapýsýný oluþturabilmekte ve kullanýcýlarýn paylaþýmýna açabilmektedir. Örneðin; kalite belgeleri, denetleme raporlarý, muhasebe belgeleri, proje belgeleri, ihale þartnameleri gibi belgeler için bu kök altýnda ayrý dizinler yaratýlmakta ve yetki paylaþýmý yapýlarak kullanýcýlarýn eriþimine açýlabilmektedir.

4 230 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews Kiþisel Kök Dizini Sistemde yaratýlan her kullanýcýnýn kiþisel bir dizini vardýr. Kullanýcý dizinleri, kullanýcýnýn yaratýldýðý esnada Kiþisel Kök Dizini altýnda yaratýlmaktadýr. Kullanýcý bu dizinde yeni dizin yaratabilmekte ve belge ekleyebilmektedir. Bu dizin tamamen kullanýcýnýn denetimi altýndadýr. Belge Ýþlemleri Bu bölümde belge ekleme ya da silme iþlemlerinin yaný sýra bilgi deðiþtirme iþlemleri de yapýlabilmektedir. Belgede ad, açýklamalar, ekleyen kullanýcý, ekleme tarihi, en son deðiþiklik yapan kullanýcý, en son deðiþiklik tarihi, biçimi, türü, durumu, açýklama, sürüm numarasý ve belge ile ilgili notlar gibi bilgiler bulunmaktadýr. Kullanýcýnýn belirleyebileceði opsiyonlar ve anahtar sözcüklerle belgenin bilgilerine otomatik olarak eriþilebilmektedir. Silinen dizin ya da belgeye tekrar eriþilebilmektedir. Çünkü kalýcý olarak silinmemektedir. Ancak silinen dizin ya da belgeler sistem yöneticisi tarafýndan belirli dönemlerde kalýcý olarak silinmektedir. Sistem yöneticisi kalýcý silme iþlemini yapmadan önce silinen belgelere eriþmek, yeniden gözden geçirmek ve kalýcý olarak silinip silinmeyeceðine karar vermek olasýdýr. Bir baþka deyiþle belgelerin kurtarýlmasý iþlemi kalýcý silme iþlemi gerçekleþtirilmeden yapýlabilmektedir. Arama Ýlgili belge sisteme eklendiðinde, eðer metin türü belgelerden biri ise (resim, sýkýþtýrýlmýþ dosya, vb. deðilse) içeriðine göre otomatik olarak dizinlenebilmektedir. Belge içeriðinin dizinlenip dizinlenmeyeceði kullanýcý tarafýndan belirlenebilmektedir. Ýçeriði dizinlenen belgeye, belge içeriðinde geçen bir ya da birkaç sözcük kullanýlarak yapýlan arama ile eriþilebilmektedir. Belgeye adý, ekleyen kullanýcý, ekleme tarihi, en son deðiþiklik yapan kullanýcý, en son deðiþiklik tarihi, biçimi, türü, vb. nitelik bilgileri kullanýlarak yapýlan arama ile de ayrýca eriþilebilmektedir.

5 231 Dizin / Belge Güvenliði Dizin / Belge üzerinde iþlem yapabilmek için gerekli yetkiye sahip olmak þarttýr. Çünkü dizin / belge eriþimi yalnýzca yetki verilen kullanýcýlar tarafýndan yapýlabilmektedir. Kullanýcý, yarattýðý dizin / belge üzerinde her türlü yetkiye (ekleme, silme, deðiþtirme, görme) sahiptir. Kullanýcý bu yetkilerinin birini ya da birkaçýný baþka bir kullanýcýya, role ya da belirli bir birimde çalýþan bütün kullanýcýlara verebilmektedir. Yetki paylaþýmý yalnýzca dizin / belgeyi yaratan kullanýcý tarafýndan yapýlabilmektedir. Bu yetkiye sahip olmayan, sistem yöneticisi olsa bile dizin / belge üzerinde iþlem yapamamaktadýr. Dizine verilen yetkiler, o dizindeki belgelere de aktarýlmaktadýr. Belge içeriði sistemde þifrelenmiþ olarak tutulmaktadýr. Þifrelenmiþ içerik, sistem yöneticisi ve veritabaný yöneticisi tarafýndan bile olsa görülememektedir. Belgeye yalnýzca belge yönetimi arayüzü aracýlýðýyla ve yetkili kullanýcýlarca eriþim saðlanmaktadýr. Belge Kilitleme Belge üzerinde iþlem yapýlýrken, belgeyi silme ve deðiþtirme olasýlýðýna karþý, eðer yetkili kullanýcý tarafýndan istenilmiþse eriþim diðer kullanýcýlara engellenebilmektedir. Bu iþlem kilitleme iþlemi olarak adlandýrýlmaktadýr. Kilitlenmiþ belge, yalnýzca kilitleyen kullanýcý tarafýndan tekrar kullanýma açýlabilmekte ve belgenin kilitli bulunduðu süre boyunca, belge yalnýzca kilitleyen kullanýcý tarafýndan deðiþtirilebilmekte, silinmekte ya da kullanýlabilmektedir. Diðer kullanýcýlar yalnýzca bu belgenin içeriðini görebilmekte ancak belge ile ilgili hiçbir deðiþiklik yapamamaktadýrlar. Sürüm Takibi Belge içeriðinde ve niteliðinde deðiþiklik yapýldýðýnda, istenilirse belgenin deðiþiklikten önceki eski hali saklanabilmekte ve belgenin eski sürümü oluþturulabilmektedir. Böylelikle belgenin yaradýlýþýndan arþivlendiði süreye kadar geçen zaman içerisinde, belgenin üzerinde yapýlan tüm deðiþikliklerin kimlerce ve ne zaman yapýldýðý izlenebilmektedir.

6 232 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews Dizin / Belge Kopyalama, Taþýma Dizin / belge, bulunduðu dizinden baþka bir dizine kopyalanabilmekte ya da taþýnabilmektedir. Dizin boþ deðilse, içerisinde baþka alt dizinler ve belgeler varsa, bu alt dizinler ve belgeler de ayný þekilde iþlem görerek alt dizinleri ile beraber taþýnmaktadýrlar. Belge Alma / Oluþturma Sisteme altý farklý þekilde belge eklenebilir: BYS Metin Düzenleyicisi (editör) Kullanýlarak Belge Ekleme Sistemde bir metin belgesi Metin Düzenleyicisi kullanýlarak oluþturulmaktadýr. Sisteme önceden kaydedilmiþ bir metin belgesini görüntüleme, belge üzerinde deðiþiklik yapabilme ve kullanýcýnýn isteðine baðlý olarak istemci (kiþisel bilgisayar) tarafýndaki yerel diske kaydedebilme iþlevleri ise her zaman gerçekleþtirilebilmektedir. Ayrýca, metin düzenleyici kullanýlarak oluþturulan belgelerin PDF uzantýlý dosyalarýnýn çýktýlarý alýnabilmektedir. Metin Düzenleyicisi, bir kelime-iþlemci programýndan beklenen temel iþlevleri kullanýcýnýn hizmetine sunmaktadýr. Ayrýca yetkili kullanýcýlar tarafýndan tanýmlanan þablon belgeler, yeni belge oluþturulurken kullanýlabilmektedir. Ýstemci Bilgisayarýndan Saðlayarak Belge Ekleme Kullanýcý kendi bilgisayarýnýn yerel diskinde oluþturduðu belgeyi sisteme ekleyebilmektedir. Tarayarak Belge Ekleme Elektronik ortamda bulunmayan belgeler, bir resim tarayýcýsý kullanýlarak, resim ya da Metin dosyasý haline getirilebilmekte ve sisteme eklenebilmektedir. Belgegeçer (Fax) Yoluyla Alýnan Belgeleri Ekleme Belgegeçer aracýlýðýyla gelen belgeler de sisteme eklenebilmektedir.

7 233 Belgegeçer / modem kartý bulunan bilgisayara belgegeçer hattýnýn takýlmasý, bilgisayara BYS Faks yazýlým ýnýn kurulmasý, bu iþlemlerin kolayca yapýlmasýný saðlamaktadýr. E-posta Ekiyle Gelen Belgeleri Ekleme Belirlenen posta hesaplarýna gelen posta ekindeki dosyalar belge olarak sisteme eklenebilmektedir. Dizin Olarak Belge Ekleme Ýstemci bilgisayardaki bir dizin ve bu dizinde bulunan belge ve diðer alt dizinler de sisteme ayný dizin yapýsýný koruyarak eklenebilmektedir. Ekleme iþlemi anlýk yapýlabildiði gibi, kullanýcý tarafýndan belirlenen bir dizinin sürekli izlenerek bu dizinde oluþan bütün belgelerin sisteme otomatik olarak eklenmesi saðlanabilmektedir. Belge Verme Sistemde bulunan belgeler dört farklý þekilde sistem dýþýna alýnabilir: Ýstemci Bilgisayarýna Belge Verme Sistemdeki bir belge kullanýcý bilgisayarýnýn yerel diskine kaydedilebilir. E-Posta Ekiyle Belge Verme Sistemde bulunan herhangi bir belge elektronik olarak postalanabilir. Belge elektronik postanýn eki olarak gönderilir. Belgegeçer Yoluyla Belge Verme PDF, HTML ve ASCII biçimindeki belgeler ve BYS Metin Düzenleyici ile oluþturulan belgeler belgegeçer aracýlýðýyla istenilen numaraya gönderilebilir. Dizin Olarak Belge Verme Sistemdeki bir dizin, içerisindeki belgeler ve alt dizinleriyle birlikte, ayný dizin yapýsýnda, istemci bilgisayarýna kaydedilebilir.

8 234 Belge Notlarý Kullanýcý belgeyle ilgili açýklayýcý notlar alabilmektedir. Belge notunda, notun kim tarafýndan ve ne zaman alýndýðý bilgisi bulunmaktadýr. Kullanýcý Nitelikleri Belge iþlemleri baþlýðýnda belirtilen belge özellikleri yeterli olmadýðý takdirde, kullanýcý, programlama ihtiyacý duyulmadan belgeye, sistem yöneticisinin belirlemiþ olduðu nitelikleri ekleyebilmektedir. Ýþ Akýþý Yönetimi Ýþ Akýþý Modülü, iþ süreçlerinin tanýmlanmasý, izlenmesi ve yönetilmesi ile kullanýcýlarýn kendilerine atanan iþleri izlemesi, görevlerini yerine getirmesi ve anlýk iþler tanýmlayýp ilgili birim ya da kiþilere göndermesi iþlevlerini saðlamak için kullanýlmaktadýr. Ýþ Akýþý modülünün saðladýðý iþlevler aþaðýdaki baþlýklarda açýklanmaktadýr. Ýþ Listesi Ýþ listesi, adýndan anlaþýlacaðý gibi kullanýcýlara atanan iþlerin listelenmesini saðlar. Bu iþ listesinde görevin tanýmlandýðý süreç, görevi baþlatan ve gönderen kiþiye ait bilgiler, baþlatýlma ve gönderilme tarihleri, iþin bitmesi gereken tarih bilgileri yer almaktadýr. Listeden iþ seçildiðinde, ilgili kullanýcý arayüzüne geçilerek süreçte bulunulan adýmdaki görev gerçekleþtirilebilmekte ve sonraki adýmlara geçiþ saðlanabilmektedir. Ýþ listesinden iþ ile ilgili detay bilgilere ve iþ adýmlarýyla iliþkili belgelere eriþilebilmektedir. Ýþ Süreçleri Tanýmlama Tanýmlanmýþ iþ süreçlerinin listelenmesi, yeni süreçlerin eklenmesi, seçilen süreçlerin silinmesi ve yönetilmesi iþlevleri, Ýþ Süreçleri Tanýmlama fonksiyonu kullanýlarak saðlanmaktadýr. Bu iþlevler belirlenen sistem

9 235 yöneticileri tarafýndan gerçekleþtirilmektedir. Ayný zamanda deðiþen süreçlerin eski sürümlerinin saklanmasý saðlanmaktadýr. Süreç tanýmlarý çizge tabanlýdýr ve iþ adýmlarýnýn yer aldýðý düðümlerden, düðümler arasýndaki geçiþlerden ve karar noktalarýndan oluþmaktadýr. Ýþ adýmlarýnda ise birim, rol ve kullanýcýlara veya sisteme atanacak görevler ve varsa iþin süresi tanýmlanmaktadýr. Anlýk Görev Tanýmlama Kullanýcýlarýn tek adýmlýk anlýk süreçler tanýmlayarak birim, rol ve kullanýcýlara görev atamasý için kullanýlmaktadýr. Evrak Ýzleme Evrak izleme iþlemleri, örgütlerin sýradüzensel yapýsýnýn sisteme tanýtýlmasýný da kapsayan bir dizi iþlemden oluþmaktadýr: Kurum ve kuruluþ tanýtýmý Evrak numaralandýrmada kullanýlan kodlarýn tanýmlanmasý Genel evrak merkezi ile birimlerin evrak bölümlerinin tanýtýlmasý Evrak / Belge niteliklerinin tanýtýlmasý Arama ve tarama iþlemleri Sýradüzensel Örgüt Yapýsý Tanýmlama iþlemleri arasýnda sýradüzensel örgüt yapýsýnýn tanýmlanmasý önemli bir yer tutmaktadýr. Kullanýcý, sisteme tanýttýðý örgütünün sýradüzensel yapýsýný çizim olarak da izleyebilmektedir. Birim Evrak Ýþlemleri Sistemde birbirleriyle ilgili resmi belgeler gruplar halinde bir dosya içinde saklanabilmekte ve izlenebilmektedir. Örneðin; gelen ve giden evrakýn kurum içinde nerede bulunduðu, hangi birimde tutulduðu ve ne gibi bir iþlem yapýldýðý ile ilgili bilgiler kolayca alýnabilmektedir.

10 236 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews Evrak Arama Sisteme kaydedilen belgeler, çeþitli arama ölçütleri ile aranabilmektedir. Bu arama iþlemlerinde belgelerin nitelik bilgilerinden de yararlanýlmaktadýr. Aramalar, dosyalanmýþ evraklarýn listelerinden, evrak hareketlerinden ve evrakýn içeriðinden yapýlabilmektedir. Arþiv Ýþlemleri Arþiv iþlemleri, arþive alma ve arþivden geri alma iþlemlerini içermektedir. Arþiv ortamýný tanýmlayan dizin, ortamýn türü, arþiv tarihi ve yedekleme ortamýnýn kendisi arþivi oluþturan temel unsurlardýr. GENEL MÝMARÝ YAPI, YETKÝ VE GÜVENLÝK BiliþimBYS ni oluþturan bütün unsurlar tek bir veri tabanýnda yer almaktadýr. Modüllerin ayrý ayrý verileri ve iþlem kayýtlarý ayný kaynaðý kullandýðý için, iþlemlerin gerçekleþtirilmesinde kesilmelere neden olmadan güvenli bir yönetim saðlanmaktadýr. Sisteme eriþim yalnýzca bir kez girilen kullanýcý adý ve þifre ile saðlanmaktadýr. Bu yöntem ile, özellikle çok çeþitli yazýlým uygulamasý bulunan büyük boyutlu kurumlarda, kullanýcýlara kolay kullaným olanaðý ve bütünleþme hizmetlerinde yarar saðlanmaktadýr. Yetki ve Güvenlik Modülü, kullanýcýlarýn sisteme kullanýcý kodu ve þifrelerini kullanarak baðlanmasýný saðlamaktadýr. Kullanýcýlarýn, uygulama arayüzleri ve sistem servisleri ile yaptýklarý iþlemleri yetkilerine göre kontrol eden modül, yine Yetki ve Güvenlik Modülü dür. NEDEN BÝLÝÞÝM BELGE YÖNETÝM SÝSTEMÝ? BiliþimBYS ürünü piyasadaki mevcut belge yönetim sistemlerinden aþaðýdaki yönleriyle farklýlýklar göstermektedir: Belge ile desteklenen her türlü iþ sürecinin Biliþim Belge Yönetim Sistemi içinde ele alýnabilmesi, veri tabaný ve iþlembilgi (transaction) tabanlý

11 237 uygulama yazýlýmý yaklaþýmlarýný bütünleþtirdiði için, diðer benzer uygulamalardaki uygulamalarýn aksine, yalnýzca evrak izleme ve belge saklama ile kýsýtlý olmaksýzýn kullanýlabilmektedir. Bu nedenle kurumsal çözüm olarak görülmektedir; Küçük, orta ve büyük boy iþletmeler için ayný baþarým ile çalýþmaktadýr; Özellikle üniversite gibi kendi içinde deðiþik ve çeþitli örgüt yapýsý bulunduran kurumlar için sýnýrsýz sayýda farklý sýradüzensel örgüt yapýsý tanýmlanmaktadýr; Diðer benzer uygulamalarýn aksine, dizin (file system) tabanlý belge saklama ve izleme yerine, veri tabanýnda belge saklayan bir yapýsý bulunmaktadýr;e-ýmza kullanýmý saðlamaktadýr; BiliþimBYS, yalnýzca bir kez kullanýcý adý ve þifresi girilerek kullanýlabilmektedir. Ýngilizce, Single sign-on adý verilen bu yöntem, özellikle çok çeþitli yazýlým uygulamasý bulunan büyük kurumlarda kullanýcýlara saðladýðý kolay kullaným olanaðýnýn yaný sýra sistem yönetiminde ve bütünleþtirme hizmetlerinde büyük yararlar saðlamaktadýr; Biliþim Ltd in kendi üretimi olan diðer Yönetim Biliþim Sistemi (YBS) ve Kurumsal Kaynak Yönetim Sistemi (ERP) ürünleri ile tam bütünleþme olanaðý bulunmaktadýr; Web tabanlý uygulamalarýn standartlarýna uygun kolay kullaným olanaklarý ile donatýlmýþtýr; Saklanmýþ belgelerde Türkçe metin arama desteði (full text search) saðlamaktadýr; Belge Yönetim Sistemi uygulama standartlarýna uygundur; Donaným ve iþletim sistemi (Windows, Unix, Linux), veri tabaný (Oracle, DB2, MS SQL) ve uygulama sunucusu (Oracle ÝAS, IBM Websphere, Jboss) gibi sistem yazýlýmý ürünlerinden baðýmsýz çalýþabilme olanaðý ile saðlanan taþýnabilir özelliði mevcuttur; Java geliþtirme ortamýnýn saðladýðý diðer mobil araçlarla çalýþabilme altyapýsý ile gelecek kuþak çözüm platformlarýna tam uyumludur.

12 238 Tanýtým - Deðerlendirme / Reviews SONUÇ Özellikle belge yönetim sistemlerindeki geliþmeler, kullanýcýlara ortamdan baðýmsýz biçimde, Internet / Intranet üzerinden web tabanlý olarak çalýþan uygulamalar ile belgelerine doðru ve hýzlý biçimde ulaþma olanaðý getirmektedir. BiliþimBYS bunu saðlayan bir sistemdir. Ayrýca Bütünleþik Belge Yönetim ve Ýþ Akýþý Sistemi de, gerek Biliþim Ltd in mevcut uygulamalarý ile bütünleþik çalýþma olanaðý ile, gerekse Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ve Yönetim Biliþim Sistemi (YBS) gibi diðer uygulama yazýlýmý sistemleri ile bütünleþik çalýþabilme olanaðý ile kamu ve özel sektörün belge yönetimi konusundaki gereksinimlerini karþýlayabilecek özelliklere sahiptir. Belge Yönetim Sistemleri, e-imza desteði ile özlenen kaðýtsýz ofislere en kýsa sürede ulaþmak için önemli bir çözüm olmaktadýr. Kaynaklar Baransel, A. E. ve Tabak, Ý. Ý. (2006). E-dönüþüme giden yolda belge yönetim ve iþ akýþ sistemleri. Türk Kütüphaneciliði, 20 (1), Kandur, H. (2005). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli. Ankara: Devlet Arþivleri Genel Müdürlüðü Yayýnlarý. Köksal, A. (1979). Bilgi eriþim sorunu ve bir belge dizinleme ve eriþim dizgesi tasarým ve gerçekleþtirimi. Yayýnlanmamýþ Doçentlik Tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.