T.C. ATILIM ÜNİVERSİTESİ BİLGİ & İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİ MÜDÜRLÜĞÜ. Öğrenci Bilgi Sistemi ATACS (Atılım Academic System) Projesi

Transkript

1 Öğrenci Bilgi Sistemi ATACS (Atılım Academic System) Projesi Program Müfredatları İle Öğrenci Transkript Verileri Karşılaştırma Çalışması Kullanıcı Kılavuzu Sayfa 1/11

2 Formal Doküman Detayları Hazırlanma Tarihi Yayın Final Hazırlayan Ersun ERSOY Doküman Numarası Revizyon Geçmişi Revizyon Tarihi Önceki Revizyon Tarihi Yapılan Değişikliklerin Özeti Onay Onaylayan İmza Görevi Yayınlanma Tarihi Versiyon Ersun Ersoy EE CIO 1.0 Sayfa 2/11

3 İÇİNDEKİLER I. AÇIKLAMALAR 4 1. Program Müfredatlarının Kontrol Edilmesinin Amacı ve Elde Edilmesi Hedeflenen Sonuçlar 4 2. Çalışmanın Kapsamı 4 3. Metodoloji Log On Teknik Destek 6 II. PROGRAM MÜFREDATI ÖĞRENCİ DERS VERİLERİ KARŞILAŞTIRMASI 7 1. Program Müfredatlarının ve Transkript Ders Verilerinin Karşılaştırılması 7 2. Öğrencilerin Transkriptlerinde Bulunan, ancak Program Müfredatında Karşılık Bulamayan Dersler 8 3. Alınan Derslerin Not Yükseltme Amacıyla Tekrar Alınması Durumunda Başka Bir Derse Sayılması 10 Sayfa 3/11

4 I. AÇIKLAMALAR 1. Program Müfredatlarının Kontrol Edilmesinin Amacı ve Elde Edilmesi Hedeflenen Sonuçlar 12 Şubat tarihinde sona eren öğrenci ders verilerini toplama çalışması, bu çalışmanın sonuçlarına göre yerine getirilerek 17 Mart tarihinde sona eren Program müfredatlarını oluşturma çalışması ve daha sonra, 22 Nisan tarihinde sona eren Program müfredatlarını kontrol ederek düzeltme çalışması sonucunda Bölüm ve Ana Bilim Dalı Başkanları tarafından onaylanan ATACS Sistemi ndeki Program müfredatları ile bu müfredatlara bağlı olan öğrencilerin SIS Sistemi nde bulunan geçmiş ders ve transkript bilgileri ATACS Sistemi ne taşınmıştır. Çalışmanın bu aşamasında, ATACS Sistemi içinde bulunan müfredat dersleri ile öğrencilerin transkript bilgilerini oluşturan ders verilerinin karşılaştırılarak öğrencilerin müfredatlarında bulunan derslerin ne kadarını tamamladıkları, ne kadarından muaf oldukları, ne kadarına kayıt yaptırdıkları ve ne kadarı ile ilgili henüz herhangi bir işlem yapmadıkları kontrol edilecektir. Bu kontrollerin sonucunda, hataların varsa düzeltilmesi, eksik bilgilerin varsa tamamlanması, aynı zamanda mezun adayı durumuna gelmiş olan öğrencilerin listesinin oluşturulması hedeflenmektedir. Kontrol çalışmasının hem Akademik Danışmanlar tarafından, danışmanlıklarını yaptıkları öğrenciler için, hem de öğrencilerin kendilerinin tarafından yapılması planlanmaktadır. Akademik Danışmanlar ve öğrenciler tarafından yapılan kontroller sonrasında bildirilen hatalar giderildikten sonra, bütün ilgili akademik işlemler, elde edilen ders katalog, program müfredatı ve öğrenci transkript verileri baz alınarak yürütülecektir. 2. Çalışmanın Kapsamı Çalışma, Üniversitemizdeki bütün Ön Lisans, Lisans ve Enstitü Programlarının müfredatlarını, bu müfredatları oluşturan katalog derslerini, bu müfredatlara tâbi olan bütün aktif öğrencileri ve bu öğrencilerin transkriptlerinde bulunan bütün dersleri kapsar. 3. Metodoloji 3.1. Log On Kullanıcılar, web üzerinden ATACS ( sisteme erişebilir. ) sayfasına giderek Öğrenciler sol bölümdeki öğrenci menüsü altından seçim yaparak giriş yapabilirler. Sayfa 4/11

5 Personeller ise akademik menüden seçim yaparak giriş yapabilirler. ATACS a log on olmak için kullanıcı adı olarak e-posta işaretinden önceki kısmı ve e- posta şifresi kullanılmalıdır. Akademik Danışmanlar için ek güvenlik önlemi olarak SMS kontrolü bulunmaktadır. Log on bilgileri doğru olarak girildiyse, kullanıcının sistemde kayıtlı bulunan mobil telefon hattına, kısa mesaj aracılığıyla bir doğrulama kodu gönderilir. Doğrulama kodu girildiğinde sisteme erişim mümkün olur. DİKKAT: Eğer sistemde kayıtlı bir mobil telefon numaranız yoksa, telefon numaranızı girmenizi sağlayan bir diyalog açılır, numaranızı buradan girebilirsiniz. Sayfa 5/11

6 Sistemde bir numaranız kayıtlı, ancak doğru değil ise, numaranızı değiştirebilmeniz için sizi yönlendirecek olan bir diyalog da mevcuttur Teknik Destek Program müfredatlarını oluşturma yazılımı kullanılırken, yazılımın kullanımına dair teknik destek gereksinimi ortaya çıkması durumunda, aşağıdaki iletişim kanallarından Bilgi Teknolojileri Yardım Masasına başvurulabilir; Web: Telefon : 8484 Sayfa 6/11

7 II. PROGRAM MÜFREDATI ÖĞRENCİ DERS VERİLERİ KARŞILAŞTIRMASI 1. Program Müfredatlarının ve Transkript Ders Verilerinin Karşılaştırılması ATACS a log on olunan web browser ın adres çubuğuna URL i yazılarak Enter tuşuna basıldığında ilgili form açılır. Form üzerinde bulunan listedeki öğrenciler seçilir. Seçilen öğrencinin, ders verileri girişi çalışması sırasında oluşturulmuş olan Program müfredatı ekranın sol tarafında, müfredata bağlı olan öğrencinin şimdiye kadar oluşturduğu ders geçmişi ise ekranın sağ tarafında olmak üzere aşağıdaki gibi görüntülenecektir: Sayfa 7/11

8 DİKKAT: Öğrenci tarafından işlem gören derslerle müfredatta bulunan derslerin birbirlerine göre olan durumları, aşağıda gösterilen renk kodu ile işaretlenmiştir: Ekranın sağ tarafından bulunan öğrenci derslerinin, ekranın sol tarafında bulunan müfredat derslerini kapatması beklenmektedir. Bütün müfredat dersleri yeşil (başarılı), mor (muaf) veya sarı (kayıtlı, henüz sonuçlanmamış) renk kodu ile kapatılmış olan öğrenciler mezun adayı durumuna gelmiş olarak değerlendirilecektir. 2. Öğrencilerin Transkriptlerinde Bulunan, ancak Program Müfredatında Karşılık Bulamayan Dersler Öğrencinin transkriptinde veya kayıt geçmişinde bulunduğu halde ilgili Program müfredatında karşılık bulamayan dersler, aşağıda gösterildiği gibi, formun en altında müfredat bilgilerinin altına düşmüş olarak görüntülenir ve karşılarında Program Müfredatında Karşılığı Yok! açıklaması bulunur. Sayfa 8/11

9 Program müfredatında karşılığı bulunamayan dersler için hata düzeltme çalışması yapılmalıdır. Bu çalışma yapılırken, karşılığı bulunamayan ders, aşağıda gösterildiği üzere, müfredatta bulunan zorunlu veya seçmeli bir dersle ilişkilendirilebilir ya da danışman tarafından müfredata ek, ekstra alınmış bir ders olarak bırakılabilir. Karşılığı bulunamayan ders, bir zorunlu dersle eşleştirilecekse, yanında bulunan Eşleştirilecek Ders alanına tıklanarak, açılan listeden bir ders seçilir. Sonrasında dersin hangi seçenek ile eşleştirileceği girilmelidir. Eşleştirme seçenekleri, ikame olarak, eş değer olarak veya muaf olarak durumlarından birisidir. DİKKAT: Eşleştirme seçeneği doğru olarak girilmelidir. İkame, kapanmış ve artık açılmayacak bir dersi ifade ederken, eşdeğer kapanmamış bir ders dururken onun yerine başka bir Bölüm veya kurumdan ders alma durumunu ifade eder. Muaf ise, dikey/yatay geçiş veya Erasmus Programı vb. gibi sebeplerle başarılı olunan derslere karşılık müfredattaki bir veya birkaç derse dair yükümlülüğün ortadan kalkması durumudur. Sayfa 9/11

10 Karşılığı bulunamayan ders, bir seçmeli dersle eşleştirilecekse, yanında bulunan Eşleştirilecek Ders alanına tıklanarak, açılan listeden bir seçmeli grubu seçilir. Sonrasında Seçmeli Ders alanına tıklanarak eşleştirileceği seçmeli dersin kendisi girilmelidir. Eşleştirme seçenekleri, ikame olarak, eş değer olarak veya muaf olarak durumlarından birisidir. DİKKAT: Eşleştirme seçeneği muaf ise ve ilgili seçmeli ders grubunda muaf tutulacak karşılık bir ders bulunamıyorsa AET veya GET derslerinden birisi seçilmelidir. Bu durum, Atılım Üniversitesi dışında başarılı olunmuş bir dersin Atılım Üniversitesinde bire bir karşılığının olmaması sebebiyle, bir seçmeli dersin kendisi yerine bir seçmeli ders grubundan muaf olma durumuna karşılık gelir. Program müfredat ile öğrencinin dersleri arasında çok büyük bir uyumsuzluk olması durumunda, ilgili öğrencinin aslında ilgili müfredatta hatalı olarak bulunduğu sonucu da ortaya çıkabilir. Bu durumda, Öğrenci Bu Müfredata Ait Değil butonu tıklanarak, öğrencinin bağlı bulunduğu müfredatın değiştirilmesi sağlanabilir. 3. Alınan Derslerin Not Yükseltme Amacıyla Tekrar Alınması Durumunda Başka Bir Derse Sayılması Öğrenci transkriptinde yer alan bir ders, not yükseltme amacıyla başka bir ders yerine alınmışsa veya yanlış dönemde görünüyorsa bu ders doğru olan ders ile eşleştirilmelidir. Öğrencinin aldığım tüm dersler liste olarak html formda görüntülenmektedir, buradan değiştirilmek istenen ders seçilir. Sayfa 10/11

11 Bu çalışma yapılırken, öğrencinin aldığı ders seçildiğinde otomatik olarak alt satırda dolmaktadır. Yeri değiştirilecek ders, aşağıda gösterildiği üzere, müfredatta bulunan zorunlu veya seçmeli bir dersle ilişkilendirilebilir. Bu eşleştirme sadece Not Yükseltme Amacıyla Alındı şeklinde yapılabilir. Sayfa 11/11