Rektörlük Eğitim Komisyonu Başkanlığı nın Kararı Olumlu mu? Senato Kararı olumlu mu?

Transkript

1 Birimi Bölüme Öğrenci Alım İşlemi 62 1 saat 49 dk Dekanlık Makamı Fakültemizde öğrenci alımı yapılacak bölümde zorunlu yabancı dil hazırlık programı açılmadan önce akademik ve fiziki alt yapı olarak Yabancı Diller Yüksekokulu nun uygun olup olmadığı konusunda Personeline yazı yazdırarak Yabancı Diller Yüksekokulundan bilgi talep eder 5 dk Yabancı Diller Yüksekokulu Fakültemizde öğrenci alımı yapacak olan bölüme zorunlu yabancı dil hazırlık eğitimi vermek üzere yeterli 1 akademik ve fiziki kapasite bulunup bulunmadığını Dekanlık Makamına bildirir Bölüm Öğretim Elemanları Bölüm Kurulu Bölüm Sekreteri Bölümün Lisans Eğitim Programına yeni Eğitim-Öğretim Yılından itibaren öğrenci alınmasına ilişkin Öğrenci Alım Başvuru Dosyasını hazırlar Bölüm öğretim elemanları tarafından hazırlanmış olan Öğrenci Alım Başvuru Dosyasını inceleyerek Bölüm Kurulu Kararını alır Bölüme öğrenci alımı ile ilgili alınmış olan Bölüm Kurulu Kararını Dekanlık Makamına göndermek için üst yazıyı hazırlar ve iş akışına sunar dk Bölüm Başkanı Yazıyı iş akışında onaylar Bölüm Sekreteri Onaylanmış olan yazıyı Fakülte Kurulunda görüşülmek üzere Dekanlık Makamına havale eder 3 dk 3 dk Fakülte Kurulu Özel Kalem Alınmış olan Bölüm Kurulu Kararını inceleyerek Öğrenci Alım Başvurusu ile ilgili Fakülte Kurulu Kararını alır Bölüme Öğrenci Alım Başvurusu ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını Daire Başkanlığına gönderilmek üzere Üniversitemiz Genel Evrak Birimine havale eder 30 dk 3 dk REKTÖRLÜK EĞİTİM KOMİSYONU BAŞKANLIĞI REKTÖRLÜK EĞİTİM KOMİSYONU BAŞKANLIĞI Fakültemiz Kurulunun almış olduğu Fakülte Kurulu Kararını inceler Rektörlük Eğitim Komisyonu Başkanlığı nın Kararı Olumlu mu? H E Gerekli Düzeltmelerin Yapılması Amacıyla Öğrenci Alım Başvurusu ile ilgili Alınmış Olan Rektörlük Eğitim Komisyonu Kararını Fakültemize bildirmek amacıyla bu kararı üst yazı ile birlikte Daire Başkanlığı na gönderir 5 REKTÖRLÜK EĞİTİM KOMİSYONU BAŞKANLIĞI SENATO nin Öğrenci Alım Başvurusu ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını inceleyerek komisyon kararını alır ve alınan komisyon kararını Üniversitemiz Senatosunda görüşülmek üzere Rektörlük Makamına üst yazı ile gönderir Üniversitemiz Senatosu Rektörlük Eğitim Komisyonu nun almış olduğu kararı görüşerek Senato Kararı alır 30 dk 2 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI YÜKSEKÖĞRETİM KURULU Eğitim Öğretim Dairesi Başkanlığı ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI Senato Kararı olumlu mu? nin Öğrenci Alımı, Zorunlu Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Açılması ve Eğitim-Öğretim dili ile ilgili alınmış olan Senato Kararı ile diğer gerekli bilgileri üst yazı ile birlikte Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na gönderir Yükseköğretim Kurulu Eğitim Öğretim Dairesi Başkanlığı nın Fakültemiz Bölümüne öğrenci alınması ile ilgili görüşü olumlu mu? E Yükseköğretim Kurulu Eğitim Öğretim Dairesi Başkanlığından gelen yazıyı Fakültemize bildirir E Fakültemizin ilgili bölümüne öğrenci alınması ile ilgili Üniversitemizin Senato Kararı incelenerek Yükseköğretim Genel Kurul Toplantısında ilgili Kanun, Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik gereğince karara bağlar H Senato da alınmış olan olumsuz karar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına resmi yazı ile bildiriir. Daire Başkanlığı da bu kararı Fakültemize gönderir. H Yükseköğretim Genel Kurul Toplantısında alınmış olan olumlu ya da olumsuz karar Fakültemize bildirilmek amacıyla Üniversitemize resmi yazı ile gönderilir. Rektörlükten gelen YÖK ün olumsuz görüş yazısını Fakültemize bildirir ay 17 Fakülte Sekreteri Daire Başkanlığından gelen Yükseköğretim Kurulu Eğitim Öğretim Dairesi Başkanlığı nın öğrenci alımı ile ilgili görüş yazısını ilgili bölüm sekreterine gereği olarak EBYS sistemi üzerinden havale eder 1

2 Birimi Eğitim-Öğretim Planı Güncelleme İşlemi dk Üniversitemiz Senatosunda Fakültemizin Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili kararların alınabilmesi için Bölüm Başkanlıklarına yazılacak yazının hazırlanarak sürecin başlatılması 3 Bölüm Sekreteri İlgili yarıyı için bölümler tarafından alınmış olan Bölüm Kurulu Kararının Dekanlık Makamına gönderilmesi 5 Fakülte Kurulunda Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili kararların alınabilmesi için Fakültemiz Eğitim Komisyonuna yazılacak yazının hazırlanması 3 Fakültemiz Eğitim Komisyonu Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili bölümlerden gelen Bölüm Kurul Kararlarını inceleyip Komisyon Kararını Dekanlık Makamına bildirmesi 1 Fakülte Kurulu Fakültemiz Eğitim Komisyonunun Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili Kararlarını inceleyip karara bağlaması 2 Özel Kalem Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına üst yazı ile gönderir ve bilgi için Fakültemiz öğrenci işleri birimine havale eder 1 SENATO KARARI Senato, Fakültemizin Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili yazısını inceleyerek karara bağlar 7 SENATO KARARI Kararın onay/red işlemi Onay Red Üniversitemiz Eğitim Komisyonu tarafından Fakültemizin Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili dosyada belirtilen eksiklerin giderilmesi amacıyla yazının Daire Başkanlığı aracılığıyla Fakülte ye iade edilmesi 2 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI Senato tarafından alınmış olan Fakültemizle ilgili Eğitim-Öğretim Planı Kararlarını Dekanlığımıza bildirir 2 Daire Başkanlığı tarafından gönderilen Eğitim-Öğretim Planı ile ilgili Senato Kararlarını bölümlere resmi yazı ile gönderir 20 dk

3 Birimi Ders Dağılımı İşlemi (a-ortak Zorunlu Derslerin Okutulduğu Yerlere Gönderilecek Yazı) 23 dk Ortak zorunlu derslerin okutulduğu Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi, Türk Dili ve Enformatik Bölüm Başkanlığı ile Yabancı Diller Yüksekokulundan Fakültemize gönderilen öğretim elemanı talepleri ile ilgili yazılara cevap verilmesi amacıyla iş akışına sunulacak olan yazının hazırlanması 10 Fakültemizde okutulacak olan ortak zorunlu derslerin karşısında belirtilen ve saatte ders vermek üzere öğretim elemanı talep yazısının hazırlanması ve hazırlanan yazının iş akışına sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi Onay 3 Onaylanan evrakın sistem üzerinden ilgili yerlere gönderilmesi 5

4 Birimi Ders Dağılımı İşlemi (b-fakültemizdeki Ders Dağılımı İle İlgili Takip Edilmesi Gereken Aşamalar) 2 ay Senato tarafından ilan edilen akademik takvime göre öğrenci işleri personeli tarafından ders dağılımları yazısının bölümlere gönderilmesi için hazırlanması 3 Bölüm Kurulu İlgili yarıyılda okutulacak dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanlarına ilişkin bölüm kurulu kararının alınması 5 Bölüm Sekreteri İlgili yarıyılda okutulacak dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları ile ilgili alınan bölüm kurulu kararını Dekanlık Makamına göndermesi 5 Fakülte Yönetim Kurulu Bölümlerden Dekanlık Makamına gönderilen ders dağılımı ile ilgili yazıyı inceleyerek okutulacak olan dersler ve bu dersleri yürütecek öğretim elemanlarını belirler. Fakülte içerisinde ders görevlendirmesi yapılamayacak olan derslerin karşısına ilgili Bölüm, Fakülte ya da okul adı yazılır 3 Özel Kalem Fakülte Yönetim Kurulu Kararını bilgi için bölümlere ve gereği için öğrenci işleri ile Fakültemiz mutemetine havale eder 3 Fakülte Yönetim Kurulu Kararında derslerin karşısında yazılı öğretim elemanı talep edilecek birimlere gönderilecek olan yazıyı hazırlar ve iş akışına sunar 3 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden ilgili yerlere gönderilmesi 5 İlgili Birimler Öğretim elemanı görevlendirme yazılarının Fakültemize gönderilmesi 1-2 ay Fakülte Yönetim Kurulu İlgili birimlerden Dekanlık Makamına gönderilen ders dağılımı ile ilgili yazıyı inceleyerek okutulacak olan dersler ve bu dersleri yürütecek öğretim elemanları tekrar gözden geçirilerek karar alınır 3 Özel Kalem Alınan Fakülte Yönetim Kurulu Kararını Daire Başkanlığına üst yazı ile gönderir 3 Alınan Fakülte Yönetim Kurulu Kararı gereğince Form 3 şeklinde düzenlenmiş olan Öğretim Elemanları Ders Dağılım Formunun içerisine dersleri yürütecek olan öğretim elemanlarının isimlerini yazar 15 Dekan İlgili yarıyıl için hazırlanmış olan Ders Dağılım Formunda (Form 3) dersleri yürütecek öğretim elemanlarının isimlerinin OGRİS öğrenci otomasyon sistemine girilmesi amacıyla Daire Başkanlığına gönderilecek yazıyı hazırlayıp iş akışına sunar Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 15 3 Onay Onaylanan evrağı EBYS sistemi üzerinden Daire Başkanlığına gönderir 5

5 Birimi Ders Muafiyet ve İntibak İşlemleri (a-ders Muafiyet İşlemleri) 1 1 saat 18 dakika Üniversiteye kayıt yaptıran öğrenci, ilk kayıt yaptırdığı eğitim-öğretim yarıyılının ilk iki haftası içinde daha önce öğrenim gördüğü yükseköğrenim kurumlarından aldığı ve başarılı olduğu bütün dersler için bir defaya mahsus olmak üzere muaf olma isteğiyle ilgili nden bilgi edinmesi 5 Personeli, öğrencinin daha önce öğrenim gördüğü okuldan almış olduğu derslerin, Fakültemizdeki derslerle eşdeğerliliğinin yapılması amacıyla öğrenciyi o bölümün danışman hocasına yönlendirmesi 2 Öğrenci Öğrenci, danışmanı ile ders eşleştirmesini yapar ve muaf olmak istediği dersler için dilekçe, Transkript/Not Durum Belgesi, Ders içeriklerini gösterir belge ile ders eşleştirmelerinin yapıldığı Ek Formu Personeline elden teslim etmesi 10 Öğrencinin dilekçe ve belgelerinin gelen evrak olarak kayıt altına alınması ve ders muafiyet yazısının hazırlanarak bölümlere gönderilmek üzere sisteme sunulması 20 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakın sistem üzerinden bölüm sekreterine havale edilmesi 5 Bölüm Sekreteri Bölüm Sekreterinin Eğitim-Öğretim Komisyonuna öğrencinin derslerden intibak ve muafiyetlerinin değerlendirilmesi ile ilgili yazı yazması. 10 Eğitim-Öğretim Komisyonu M Ömer Halisdemir Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 8. ve 19. Maddeleri ile Meslek Yüksekokulları ve Açıköğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmeliğin 9. Maddesi gereğince incelenip tutanak hazırlanması ve Bölüm Sekreterine teslim etmesi Bölüm Sekreteri Bölüm Kurulu, Eğitim-Öğretim Komisyonu nun tutanağını inceleyerek, Bölüm Kurulu Kararının Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Dekanlık Makamına sistemden gönderilmesi 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Fakülte Yönetim Kurulu Üyeleri M Bölümden gelen Bölüm Kurulu Kararı nın Ömer Halisdemir Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 8. ve 19. Maddeleri ile Meslek Yüksekokulları ve Açıköğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmeliğin 9. Maddesi gereğince uygun olup olmadığının incelenip karara bağlanması Özel Kalem İmzalatılan Fakülte Yönetim Kurulu ve hazırlanan üst yazının sisteme 15 eklenerek Daire Başkanlığına gönderilmesi ve Gereği için Bürosuna havale edilmesi Daire Başkanlığı personeli, Dekanlığımızın göndermiş olduğu Fakülte Yönetim Kurulu Kararını incelemesi, otomasyon programında öğrenciyi o dersten muaf etmesi 1

6 Birimi Ders Muafiyet ve İntibak İşlemleri (b-intibak İşlemleri) sn. Dikey geçiş veya daha önce başka yükseköğretim kurumunda öğrenim görmüş öğrencinin başvurusu alınır. 5 Öğrenci derslerini %100 ingilizce görmüş mü? H 5 sn. E Öğrencinin başvuru dilekçesi ile beraber not durum belgesi ve ders içerikleri bölüme gönderilir 5 Bölüm Kurulu Bölüm kurulunda derslerin eşleştirilmesi ve uygun olup olmadığı bölüm kurulu kararı ile dekanlığa bildirilir 1 Fakülte Kurulu Derslerin intibak işlemleri fakülte kurulunda görüşülerek karara bağlanır H 1 E Fakülte kurulunda alınan karar öğrenci ve Rektörlük Makamına bildirilir 1

7 Birimi Diploma Teslimi 4 1 saat 22 Personeli Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile Mezun durumunda olan öğrenciler otomasyon sistemi üzerinden arşivlenir. Alınan Fakülte Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile diplomaları basılmak üzere Rektörlük Makamına bildirilir. 2 Personeli Basılan diplomalar Rektörlük Makamından alınarak Fakültemizdeki imza işlemleri takip edilir. İmza İşlemlerinin tamamlanması beklenir. 2 Personeli İmza işlemi tamamlanan diplomalar başvuran öğrencilere teslim edilmek üzere dosyalarına konarak arşivde muhafaza edilir. 1 Saat İlgili Öğrenci İlgili öğrenci veya noter vekaleti ile yetki verdiği kişi diplomayı almak için başvurur. 2 Personeli Öğrencinin Lisans Diploması, Transkript belgesi ve Lise Diploması Öğrenciye teslim edilir. E-devlet üzerinden Fakültemize kayıt yaptıran öğrencilerden diploma teslim alınmadığından bu şekilde kayıt yaptıran öğrencilere diploma verilememektedir. H Öğrencinin Geçici Mezuniyet Belgesi alıp almadığı kontrol edilir. E Geçici Mezuniyet Belgesinin aslı teslim alınarak lisans diploması öğrenciye teslim edilir. 5 5 Diploma defteri öğrenciye imzalatılır. Otomasyon sistemi üzerinden diploma verildiğine dair işaretleme yapılır. 5

8 Birimi Bölüm Açma İşlemi Rektörlük tarafından istenen, açılacak bölüm dosyalarının bölümlerden istenmesi 1 Bölüm Sorumlusu Açılacak Bölümler ile ilgili gerekli dosyalar Bölüm sorumluları tarafından Dekanlığa teslim edilmesi 6 Açılması düşünülen bölümlerin ilgili dosyalarının Fakülte Kuruluna sunulması 6 Fakülte Kurulu kararı olumlu mu? H E Dekan Gündemden çıkarılması 1 Fakülte Kurulu Kararı ve Dosyanın OİDB ye bildirilmesi 6 Daire Başkanlığı YÖK arasındaki yazışmalar sonucu YÖK ün görüşü olumlu mu? E H 15 dk Rektörlükten gelen YÖK ün uygun görüş yazısının Bölümlere bildirilmesi Rektörlükten gelen YÖK ün olumsuz görüş yazısının Bölümlere bildirilmesi 1

9 Birimi Dikey Geçiş İşlemi 3 11 Dikey Geçişle Gelen Öğrenci Öğrenci Dikey Geçiş Sınavını Kazanarak Fakültemiz Bölümüne Rektörlük Daire Başkanlığı personeli aracılığıyla kayıt yaptırır 5 Yabancı Diller Yüksekokulu Fakültemizin öğretim dili %100 İngilizcedir. Öğrenci yabancı dil muafiyet sınavını geçti mi ya da daha önceden girmiş olduğu yabancı dil sınavından hazırlık sınıfını geçebilmek için geçerli notu alıp almadığını Yabancı Diller Yüksekokulu kontrol eder. Öğrenci zorunlu hazırlık sınıfını geçme şartlarını yerine getirdi mi? H ÖĞRENCİ ZORUNLU HAZIRLIK SINIFINI OKUMAK ZORUNDA 1 E Yabancı Diller Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu öğrencinin zorunlu hazırlık sınıfından muaf olduğuna dair Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararını resmi yazı ile Fakültemize ve Rektörlük Daire Başkanlığına gönderir 1 Daire Başkanlığı Daire Başkanlığı personeli Yabancı Diller Yüksekokulundan kendilerine gönderilen Yüksekokul Yönetim Kurulu kararına istinaden Fakültemiz bölümüne kayıt yaptıran öğrencinin durumunu OGRİS otomasyon sisteminde 1. sınıf öğrencisi durumuna getirir 2 Fakülte Yönetim Kurulu Dikey geçişle gelen öğrencinin muaf olduğu dersler Fakülte Yönetim Kurulunda belirlenerek bu yönetim kurulu kararı Rektörlük Daire Başkanlığına gönderilir 1 Daire Başkanlığı Rektörlük personeli, alınan Fakülte yönetim kurulu kararı gereğince öğrencinin 1. sınıfa ders kaydını yapar varsa muaf olduğu dersleri öğrencinin üzerinden alır. 2 Fakültemiz öğrenci işleri bürosunda görev yapan personel dikey geçişle gelen öğrenciye, hem Yabancı Diller Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararını hem de FakülteYönetim Kurulu Kararını tebliğ eder. 2

10 Birimi Mazeret Sınavı İşlemleri 7 1 saat 28 Mazeret sınavı başvurusunda bulunan öğrencinin dilekçe ve belgelerinin kontrol edilip EBYS sistemi üzerinde kayıt altına alınması 10 Mazeret sınavı başvurusunda bulunan öğrencilerin dilekçe, mazeret belgesi, ders kayıt formu ve excel formatındaki isim listesinin Eğitim- Öğretimden Sorumlu Dekan Yardımcısına teslim edilmesi 1 hafta Dekan Yardımcısı Dekan Yardımcısının konuyla ilgili Dekanlık Makamına EBYS sistemi üzerinden dilekçe vermesi ve mazeret belgesi, ders kayıt formu ve excel formatındaki isim listesini ek olarak sunması 10 Dekanlık Makamı tarafından verilen talimatlar doğrultusunda mazeret sınavına başvuran öğrencilerin durumlarının değerlendirilebilmesi amacıyla Eğitim-Öğretim Komisyonu Başkanlığına gönderilmek üzere yazı hazırlanması 10 Hazırlanan yazının sisteme eklenip onaya sunulması 7 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden ilgili komisyon üyelerine havale edilmesi 5 Eğitim-Öğretim Komisyonu M Mazeret sınavı evraklarının komisyon üyeleri tarafından Ömer Halisdemir Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 39. Maddesi gereğince incelenmesi ve tutanak hazırlanması Komisyondan gelen tutanağa istinaden Fakülte Yönetim Kurulu toplantısı için Dekanlık Makamına yazı hazırlanması 5 Hazırlanan yazının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Fakülte Yönetim Kurulu Üyeleri M Komisyondan gelen raporun Ömer Halisdemir Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 26/g maddesi gereğince uygun olup olmadığının incelenip karara bağlanması Özel Kalem İmzalatılan Fakülte Yönetim Kurulu ve hazırlanan üst yazının sisteme 15 eklenerek Daire Başkanlığına gönderilmesi ve Gereği için Bürosuna havale edilmesi Ara Sınav Mazeret Sınav Programının Dekanlık Makamı aracılığıyla ders öğretim elemanlarına havale edilmesi 15

11 Birimi Erasmus, Farabi, Mevlana ve Değişim Programları İşlemleri (a- Ders Eşleştirmesinin Yapılması) 9 25 Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından gönderilen yazı gereğince, Erasmus + programı kapsamında yurtdışına gidecek olan öğrencilerin ders eşleştirmelerinin yapılması amacıyla Bölüme ya da Bölümlere gönderilecek olan yazının hazırlanıp iş akışına sunulmasıı 10 Bölüm Kurulu Yurt dışına öğrenim görmeye gidecek olan öğrencilerimiz için ders eşleştirmesinin yapılması amacıyla Bölüm Kurulu Kararı alır 4 Bölüm Sekreteri Ders eşleştirmeleri yapılan öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını Dekanlık Makamına üst yazı ile gönderir 5 Fakülte Kurulu Ders eşleştirmeleri yapılan öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını inceleyerek Fakülte Kurulu Kararı alır 5 Özel Kalem Ders eşleştirmesi ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Uluslararası İlişkiler Ofisi ne üst yazı ile gönderir ve bu yazıyı bilgi amaçlı Fakültemiz öğrenci işleri personeline EBYS sistemi üzerinden havale eder 5 Özel Kalemin kendisine havale etmiş olduğu yazıyı öğrencilerimizle ilgili açılmış olan Erasmus dosyasının içerisine takar 5

12 Birimi Erasmus, Farabi, Mevlana ve Değişim Programları İşlemleri (b- Not Sayıştırmasının Yapılması ) 9 25 Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından gönderilen yazı gereğince, Erasmus + programı kapsamında yurtdışında öğrenim gören öğrencilerin dersleriyle ilgili not sayıştırmasının yapılması amacıyla Bölüme ya da Bölümlere gönderilecek olan yazının hazırlanıp iş akışına sunulmasıı 10 Bölüm Kurulu Yurt dışında öğrenim görmüş olan öğrencilerimizin not sayıştırmasının yapılması amacıyla Bölüm Kurulu Kararı alır 4 Bölüm Sekreteri Not sayıştırmaları yapılan öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını Dekanlık Makamına üst yazı ile gönderir 5 Fakülte Kurulu Not sayıştırmaları yapılan öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını inceleyerek Fakülte Kurulu Kararı alır 5 Özel Kalem Not sayıştırması ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Uluslararası İlişkiler Ofisi ne üst yazı ile gönderir ve bu yazıyı bilgi amaçlı Fakültemiz öğrenci işleri personeline EBYS sistemi üzerinden havale eder 5 Özel Kalemin kendisine havale etmiş olduğu yazıyı öğrencilerimizle ilgili açılmış olan Erasmus dosyasının içerisine takar 5

13 Birimi Erasmus, Farabi, Mevlana ve Değişim Programları İşlemleri (c- Ekle Sil İşlemleri) 9 25 Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından gönderilen yazı gereğince, Erasmus + programı kapsamında yurtdışında öğrenim görecek olan Fakültemiz öğrencilerinin alacakları derslerde yapılan değişiklik nedeniyle ders eşleştirmelerinin cellenmesi için Bölüme ya da Bölümlere gönderilecek olan yazının hazırlanıp iş akışına sunulmasıı 10 Bölüm Kurulu Yurt dışına öğrenim görmeye gidecek olan öğrencilerimizin ders eşleştirmelerinin cellenmesi amacıyla Bölüm Kurulu Kararı alır 4 Bölüm Sekreteri Ders eşleştirmeleri cellenen öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını Dekanlık Makamına üst yazı ile gönderir 5 Fakülte Kurulu Ders eşleştirmeleri cellenen öğrencilerimiz için alınan Bölüm Kurulu Kararını inceleyerek Fakülte Kurulu Kararı alır 5 Özel Kalem Ders eşleştirmesinin cellenmesi ile ilgili alınmış olan Fakülte Kurulu Kararını Daire Başkanlığı ile Uluslararası İlişkiler Ofisi ne üst yazı ile gönderir ve bu yazıyı bilgi amaçlı Fakültemiz öğrenci işleri personeline EBYS sistemi üzerinden havale eder 5 Özel Kalemin kendisine havale etmiş olduğu yazıyı öğrencilerimizle ilgili açılmış olan Erasmus dosyasının içerisine takar 5

14 Birimi Bilgi Edinme İşlemleri 3 40 dk İlgili Birim Üniversitemiz Bilgi Edinme Birimine, BİMER e yada Cumhurbaşkanlığı Bilgi Edinme Birimine başvuran öğrencilerinin başvuruları Rektörlük Makamı tarafından Fakültemize üst yazı ile gönderilir. Personeli Başvuru sahibinin istemiş olduğu bilgi veya belgeler tarafımızca karşılanabiliyor mu? E H Başvuru sahibine veya Rektörlük Makamına süresi içerisinde üst yazı ile gönderilir. 20 dk Personeli Söz konusu başvuru ilgili Bölüm Başkanlığına üst yazı ile gönderilir. 20 dk Personeli Bölüm Başkanlığından gelen bilgi ve belgeler başvuru sahibine veya Rektörlük Makamına süresi içerisinde üst yazı ile gönderilir. 3

15 Birimi Kayıt Dondurma İşlemleri 2 1 saat 15 İlgili Öğrenci İzin (kayıt dondurma) isteği için başvuru dilekçesine mazeret belgesini ekler ve öğrenci işleri birimine müracaatını yapar. 1- Dilekçe 2- Mazeret Belgesi 5 Personeli Öğrenci kimliğinin kontrol edilmesi sonucunda; 1- Fakültemiz öğrencisi mi? 2- Zamanında müracaat etti mi? 3- Daha önce kayıt dondurdu mu? 4- Belgesi tam mı? H E Personeli Dilekçe ve ekleri EBYS üzerinden kaydedilir ve Fakülte Sekreterine havale edilir. 10 Fakülte Sekreteri Yönetim Kurulu demine alınır. Yönetim Kurulunun toplanması beklenir. 2 Fakülte Sekreteri Yönetim Kurulu ile karara bağlanır. 20 Personeli Yönetim kurulu kararı olumlu mu? H Sonucu öğrenciye yazılı olarak bildirilir. 20 E Personeli Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile öğrenciye ve Daire Başkanlığına bildirilir ve kararın bir nüshası öğrencinin dosyasına konulur. Otomasyon sisteminde öğrencinin durumu kısmı Kayıt Dondurdu haline getirilerek öğrencinin kayıt dondurma süreleri otomasyon sistemine yazılır. 20

16 Birimi Öğrenci Kontenjanı Belirleme İşlemi (a-ör Öğretim Kontenjanı Belirleme İşlemi) 3 30 Personeli Bölüm Başkanlıklarından ör öğretim kontenjanlarının belirlenmesi üst yazı ile istenir. 5 dk Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarınca belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulu Kararı alınmak üzere Dekanlık Makamına gönderilir. 5 dk Personeli Belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulunca incelenerek karara bağlanır. Kurulun toplanması beklenir. 3 Personeli Alınan Fakülte Kurulu Kararı Üst Yazı ile Rektörlük Makamına gönderilir. 20 dk

17 Birimi Öğrenci Kontenjanı Belirleme İşlemi (b-yatay Geçiş Kontenjanı Belirleme İşlemi) 3 30 Personeli Bölüm Başkanlıklarından yatay geçiş kontenjanlarının belirlenmesi üst yazı ile istenir. 5 dk Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarınca belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulu Kararı alınmak üzere Dekanlık Makamına gönderilir. 5 dk Personeli Belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulunca incelenerek karara bağlanır. Kurulun toplanması beklenir. 3 Personeli Alınan Fakülte Kurulu Kararı Üst Yazı ile Rektörlük Makamına gönderilir. 20 dk

18 Birimi Öğrenci Kontenjanı Belirleme İşlemi (c-yabancı Uyruklu Kontenjanı Belirleme İşlemi) 3 30 Personeli Bölüm Başkanlıklarından yabancı uyruklu kontenjanlarının belirlenmesi üst yazı ile istenir. 5 dk Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarınca belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulu Kararı alınmak üzere Dekanlık Makamına gönderilir. 5 dk Personeli Belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulunca incelenerek karara bağlanır. Kurulun toplanması beklenir. 3 Personeli Alınan Fakülte Kurulu Kararı Üst Yazı ile Rektörlük Makamına gönderilir. 20 dk

19 Birimi Öğrenci Kontenjanı Belirleme İşlemi (d-çift Anadal Yandal Kontenjanı Belirleme İşlemi) 3 30 Personeli Bölüm Başkanlıklarından Çift Anadal Yandal kontenjanlarının belirlenmesi üst yazı ile istenir. 5 dk Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarınca belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulu Kararı alınmak üzere Dekanlık Makamına gönderilir. 5 dk Personeli Belirlenen kontenjanlar Fakülte Kurulunca incelenerek karara bağlanır. Kurulun toplanması beklenir. 3 Personeli Alınan Fakülte Kurulu Kararı Üst Yazı ile Rektörlük Makamına gönderilir. 20 dk

20 Birimi Geçici Mezuniyet Belgesi 1 saat Personeli Mezun olacak öğrenci Birimimize müracaat eder. Öğrenciye ait Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınıp alınmadığı kontrol edilir. H Karar yoksa öğrenciye mezun olmadığı sebebiyle bildirilir. 5 dk E Personeli Mezuniyet İşlemleri başlatılır. Kütüphane, kep, cübbe, araç sticker borçlarının olup olmadığı kontrol edilir varsa ödemesi için yönlendirilir. 5 dk Personeli Otomasyon sisteminden öğrenci arşivlenerek transkript belgesi çıkarılır. Öğrencinin dosyasından lise diploması çıkarılır. 20 dk Personeli Geçici mezuniyet belgesi hazırlanarak imza ve onay işlemleri takip edilir. 20 Personeli İmzalanan geçici mezuniyet belgesi ve diğer belgeler öğrenciye imza karşılığında teslim edilir. 10

21 Birimi Mezuniyet İşlemleri 5 20 dakika Personeli Bürosu dönemin genel sınavları, bütünleme sınavları ve tek ders sınavı sonunda notların tamamı girildikten sonra mezun durumda olabilecek 240 AKTS yi tamamlayan öğrencinin evraklarını hazırlar ve üst yazı ile ilgili bölüm başkanlıklarına bildirir. Not durum belgesi 1 Mezuniyet Komisyonu Öğrencilerin mezuniyet durumları Mezuniyet Komisyonu tarafından incelenir. Mezuniyet Komisyonunun toplanması beklenir. 1 Mezuniyet Komisyonu Mezuniyet komisyonu tarafından mezuniyetinde herhangi bir aksaklık bulunmayan öğrenciler Bölüm Kurulu Kararı ile Dekanlığa bildirilir. 20 Personeli Mezun durumundaki öğrenciler Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınarak, otomasyon sistemi üzerinde arşivleme işlemi yapılır. Transkriptleri çıkartılır. Diplomalarının basılması için Rektörlük Makamına üst yazı ile bildirilir. Yönetim Kurulunun toplanması beklenir. 3

22 Birimi Öğrenci Disiplin İşlemleri 1 1 saat 10 İlgili Kişi veya Birim İşlenen suçla ilgili her türlü delil, tutanak şikayet dilekçesine eklenerek Dekanlığımıza teslim edilir. 5 dk Personeli Disiplin Amirinin belirttiği Öğretim Elemanı soruşturmacı olarak görevlendirilir. Öğrencinin daha önceden almış olduğu ceza varsa bildirilmesi 20 dk Personeli Soruşturmacının ilave olarak talep ettiği bilgi ve belgeler hazırlanarak teslim edilir.gerek görüldüğü takdirde Disiplin Amiri tarafından Rapörtör görevlendirlir. Fakülte Disiplin Kurulu Kararı beklenir. 20 dk Fakülte Sekreteri Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu demine alınır. 1 Personeli Ceza sonucu üst yazı ile ilgili öğrenciye ve Rektörlük Makamına bildirilir. 20 dk Personeli Soruşturma Dosyası ilgili öğrencinin dosyasında saklanır. Disiplin Amiri Kararı Disiplin defterine yapıştırılır. 5

23 Birimi Kayıt Silme İşlemleri 50 dk Öğrencinin doldurup ilgili birimlere imzalattığı Kayıt Sildirme, İlişik Kesme Formunu kontrol edip EBYS sistemi üzerinde gelen evrak olarak kayıt altına alınması ve yazının üst makama havale edilmesi 5 Dekanlık Makamı tarafından verilen talimatlar doğrultusunda, kayıt sildirme ve ilişiğini kesmek isteyen öğrencinin Dekanlık Makamı aracılığıyla Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmek üzere yazısının hazırlanması 10 Hazırlanan yazının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden Daire Başkanlığına havale edilmesi 5 Kaydı silinen öğrencin, öğrenci otomasyon sisteminde arşiv durumuna getirilmesi 2 Kaydı silinen öğrencin kimliğinin tutanakla Daire Başkanlığına 20 tutanakla elden teslim edilmesi

24 Birimi Haftalık Ders Programı İşlemi (a- Daire Başkanlığına Gönderilen) 1 38 Senato tarafından ilan edilen akademik takvime göre yarıyıl başlarında, Eğitim- Öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısına sunmak üzere bölümlerin haftalık ders programını hazırlaması 1 Dekan Yardımcısı Ders programını kontrol ederek varsa gerekli değişiklikleri yapıp Personeline ders programının en son halini vermesi 15 Ders programının çıktısını alıp Dekan Yardımcısına imzalatması ve öğrencilere duyurmak amacıyla Fakültemiz web sayfasından sorumlu kişiye programın elektronik ortamda gönderilip web sayfasında yayınlatılmasının sağlanması ve panoya asılması 10 Hazırlanan ders programının Form 2 formatında sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden Daire Başkanlığına gönderilmesi 5

25 Birimi Haftalık Ders Programı İşlemi (b-bölümlere Gönderilen) 13 Hazırlanan haftalık ders programının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden Bölüm Sekreterine gönderilmesi 5

26 Birimi Sınav Programı İşlemi (a- Daire Başkanlığına Gönderilen) sn. Senato tarafından ilan edilen akademik takvime göre yarıyıl başlarında, Eğitim-Öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısına sunmak üzere bölümlerin sınav programını hazırlaması 1 Dekan Yardımcısı Sınav programını kontrol ederek varsa gerekli değişiklikleri yapıp Personeline sınav programının en son halini vermesi 15 Sınav programının çıktısını alıp Dekan Yardımcısına imzalatması ve öğrencilere duyurmak amacıyla Fakültemiz web sayfasından sorumlu kişiye programın elektronik ortamda gönderilip web sayfasında yayınlatılmasının sağlanması ve panoya asılması 10 Hazırlanan sınav programının Form 5 formatında sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusun da yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakın sistem üzerinden Daire Başkanlığına gönderilmesi 10 sn.

27 Birimi Sınav Programı İşlemi (b-bölümlere Gönderilen) 13 Hazırlanan sınav programının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden Bölüm Sekreterine gönderilmesi 5

28 Birimi Tek Ders Sınavı İşlemleri 1 5 saat 20 İlgili Öğrenci Mezuniyet İçin Tek Dersten Başarısız Olan Öğrencinin Tek Ders Sınavına Girebilmesi İçin Bürosuna Dilekçesini Verir 5 Genel Akademik Ortalaması 3.00'ın Üzerinde Olan Öğrenciler TB Notu İle Başarılı Sayıldığından Tek Ders Sınavına Girmeyebilir. Personeli Müracaat Eden Öğrencilerin OGRİS Otomasyon Sisteminden Not Durumları İncelenir. Birden Fazla Dersten Başarısız Olanlara Sınava Giremeyecekleri Bildirilir. Sınava Girme Koşulunu Sağladığı Ve Başarısız Olduğu Tek Dersten Genel Not Ortalaması İle Beraber Dekanlık Makamına Bildirilir Sınav Yönetmeliği nin 26/d maddesi 4 saat Dekanlık Makamı Yönetim Kurulu Karar Sonuçları Öğrenci İşlerine Bildirilir 30 Personeli Fakülte Yönetim Kurulu Kararı İle Sınava Alınacak Öğrenci Listesi İlan Edilir 15 İlgili Öğretim Elemanı Akademik Takvimde Belirtilen Süreler İçerisinde Tek Ders Sınavlarına Giren Öğrencilerin Sınav Sonuçları Bürosuna Teslim Edilir 1 Personeli Tek Ders Sınav Sonuçları OGRİS Otomasyon Sistemine Girilmek Üzere Rektörlük Öğrenci İşleri Bürosuna Bildirilir 30

29 Birimi Teknik Gezi İşlemi 13 Fakültemiz Dekanlık Makamı nın Rektörlük Makamından Talep Etmiş Olduğu Teknik Gezi İle İlgili Rektörlük Makamı nın Bu Talebe Karşılık Göndermiş Olduğu Teknik Gezi Olur Yazısına İstinaden Şehirlerarası Görev Araç Talep Formunun Düzenlenmesi 2 Teknik Gezi (Araç Talep Formu) Konulu Yazının Sisteme Eklenip Onaya Sunulması 3 Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi Dekan Onay 3 Onaylanan Evrakın Sistem Üzerinden Genel Evrak Birimine Havale Edilmesi 5

30 Birimi Danışman Atama ( Daire Başkanlığına Form 1 Formatında Gönderilen) 10 dk Bölüm Başkanlıklarının belirlediği danışman öğretim elemanı isimlerinin Daire Başkanlığına Form 1 formatında gönderilmek üzere yazının hazırlanması ve sisteme sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan evrakın sistem üzerinden Genel Evrağa havale edilmesi 2

31 Birimi Kredi ve Burs İşlemleri (a-yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünden Burs Alan Öğrencilerimizin İşlemleri) 3 25 Personeli KYK internet sayfasından Fakültemize ait burs ve öğrenim kredisi alan öğrencilerin listesi alınır. 5 dk Personeli Burs alan her bir öğrencinin başarı durumu otomasyon sisteminden kontrol edilir. Üçten fazla başarısız dersi olan öğrenciler başarısız olarak belirlenir. 3 Personeli Başarısız olan öğrencilerin bilgileri tabloya aktarılarak üst yazı ile Rektörlük Makamına bildirilir. 20 dk

32 Birimi Kredi ve Burs İşlemleri (b- Daire Başkanlığına Aylık Gönderdiğimiz Yazı) 12 dk Fakültemizden Kaydını Sildiren, Yatay Geçiş Yapan, İlişiği Kesilen, Mezun Olan V.b. Nedenlerle İlişiği Kesilen Öğrencilerin Öğrenim Durumlarında Değişiklik Olması Durumunda Bu Öğrencilerin Yükseköğretim Kredi Ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün Web Sayfası Adresinden Burs Ya Da Öğrenim Kredisi Alıp Almadıklarının Kontrol Edilmesi 5 Her Ayın İlk Haftası Gönderdiğimiz Burs, Kredi Yazısının Hazırlanıp İş Akışına Sunulması 2 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan Evrakın Sistem Üzerinden Rektörlük Daire Başkanlığına Gönderilmek Üzere Genel Evrak Birimine Havale Edilmesi 2

33 Birimi Kredi ve Burs İşlemleri (c-ayhan Şahenk Vakfı Burs Talep Etme İşlemleri) 2 32 dakika 10 saniye Fakültemiz Lisans ve Lisansüstü yerli ve uluslararası öğrencilere, Eğitim- Öğretim Yılı başlamadan önce Burs Başvuru Formunun verilmesi ve öğrencinin bilgilendirilmesi 5 Öğrenci Burs Başvurusu için gerekli evrakları Birimine getirmesi 1-2 Öğrencinin burs evraklarının Ayhan Şahenk Vakfının burs alma şartlarına uygun olup olmadığının kontrol edilmesi 2 dk Öğrencinin burs başvuru evraklarını imza karşılığı teslim alması 2 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Öğrencinin burs başvuru evraklarının biriktirilmesi 5 Toplu halde lisans ve lisansüstü öğrencilerin burs başvuru evraklarının Ayhan Şahenk Vakfına Daire Başkanlığı aracılığıyla gönderilmesi için yazının hazırlanması ve onaya sunulması 10 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakların sistem üzerinden Genel Evrağa havale edilmesi 10 sn.

34 Birimi Kredi ve Burs İşlemleri (d-ayhan Şahenk Vakfı Burs Kesme İşlemleri) 1 hafta 8 10 sn. En az 3 dersten başarısız ve devamsız olan öğrenciler ile zorunlu hazırlık sınıfında devamsız ve başarısız olan öğrencilerin burslarının kesilmesi gerektiğinden yarıyıl sonlarında Personelinin derslerden devamsız ve başarısız olan öğrencileri tespit etmesi 1 hafta Bursları kesilmesi gereken öğrencilerin durumlarının Ayhan Şahenk Vakfına Daire Başkanlığı aracılığıyla bildirilmesi için yazının hazırlanması ve onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakların sistem üzerinden Genel Evrağa havale edilmesi 10 sn.

35 Birimi Kredi ve Burs İşlemleri (e-bursiyer Sigorta Primleri) 48 dk Fakültemiz Öğretim Üyeleri Tarafından Yürütülen Projelerde Çalıştırılan Bursiyer Öğrencilerin İş Kazası Ve Meslek Hastalıkları Sigorta Primleri Ve Genel Sağlık Sigorta Primleri İle İlgili Bursiyer Prim Bildirge Bordrosunun Excel Formatında Hazırlanması 15 Hazırlanan excel formatındaki Bursiyer Öğrencilerin Bursiyer Prim Bildirge Bordrosundaki bilgiler kullanılarak Tahakkuk Fişi ve Sigortalı Hizmet listesinin SGK ya e-bildirge üzerinden bildirilmesi 15 Bursiyer Prim Bildirge Bordosu, Tahakkuk Fişi, Sigortalı Hizmet Listesi nin Çıktısının Alınıp Fakülte Sekreterine İmzalatılması ve Bu Belgelerin Taranması 5 Bursiyer Sigorta Primleri Primleri konulu yazının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakın sistem üzerinden Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü gönderilmek üzere genel evrak birimine havale edilmesi 5

36 Birimi Staj İşlemleri (a-staj Süreçleri) 43 1 saat 11 İlgili Öğrenci İşyeri staj başvuru formunun çıktısını Fakültemiz web sayfasından alarak formu doldurur ve iş yeri staj kabul formunu ilgili bölüm başkanına imzalatır. İş Yeri Staj Kabul Formu Dekan Yardımcısı İlgili form doğru ve eksiksiz doldurulmuş mu? 2 E 1 Bölüm başkanı tarafından onaylanır H İlgili Öğrenci Form yeniden doldurulur Bölüm Staj Kurulu 2 H Form staj yapılacak olan iş yerine onaylatılmış mı? 2 Bölüm Staj Kurulunun ilgili üyesi tarafından onaylanır. E 1 İlgili Öğrenci 40 İş yerine teslim edilir ve staja başlanır. 5 Staj sorumlusundan iş yeri değerlendirme formu ve stajyer öğrenci aylık puantaj cetveli alınır. 5 Form staj bürosuna teslim edilir. İlgili Öğrenci 20 Fakültemiz web sayfasından çıktısı alınacak olan staj defteri her için ayrı ayrı doldurulur ve iş yeri yetkilisine onaylatılır İşyeri her ayın sonunda stajyer öğrenci aylık puantaj cetvelini doldurur ve takip eden ayın ilk haftasında Fakültemize ulaştırır. (öğrenci takip eder) 20 Stajın sonunda işyeri yetkilisi tarafından stajyer değerlendirme formu (stajyer değerlendirme raporu) doldurulur onaylanır ve kapalı zarf içerisinde öğrenciye teslim edilir. Yetkili Personeli Staj yapan öğrencilerin staj başlangıç ve bitiş tarihleri zamanını aksatmadan SGK sistemine işlenir. Öğrencilerin puantaj formlarına göre her ay SGK sistemine bildirimleri yapılır. Rektörlük Makamına üst yazı ile bildirilir. Hazırlanan dosya stajyer değerlendirme formu ile birlikte Bölüm Sekreterliğine teslim edilir.

37 Birimi Staj İşlemleri (b-staj Sigorta Primleri) 48 Fakültemiz Öğrencilerinin İş Kazası ve Meslek Hastalıkları Sigorta Primleri ve Genel Sağlık Sigorta Primleri ile ilgili Staj Prim Bildirge Bordrosunun Excel Formatında Hazırlanması 15 Hazırlanan excel formatındaki Stajyer Öğrencilerin Staj Prim Bildirge Bordrosundaki bilgiler kullanılarak Tahakkuk Fişi ve Sigortalı Hizmet listesinin SGK ya e-bildirge üzerinden bildirilmesi 15 Staj Prim Bildirge Bordosu, Tahakkuk Fişi, Sigortalı Hizmet Listesi nin Çıktısının Alınıp Fakülte Sekreterine İmzalatılması ve Bu Belgelerin Taranması 5 Öğrenci Stajları konulu yazının sisteme eklenip onaya sunulması 5 Dekan Evrakın onay/red işlemi Onay Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onaylanan evrakın sistem üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına gönderilmek üzere genel evrak birimine havale edilmesi 5

38 Birimi Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri 2 25 Sınav notuna itiraz eden öğrencinin dilekçesinin EBYS sistemi üzerinde kayıt altına alınması 10 Öğrencinin sınav evrakının Üniversitemiz Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği nin 28. Maddesi gereği maddi hata yönünden incelenmesi ve öğrencinin notunun bağıl değerlendirme yönergesinin 15. maddesine göre değerlendirilebilmesi amacıyla komisyon üyelerine teslim edilmesi 10 Komisyon Üyeleri Komisyon üyelerinin, öğrencinin notu ile ilgili değerlendirmelerini ve sınav evrağını tutanak halinde Birimine elden teslim etmesi 2 Öğrencinin sınav evrağını teslim alması, öğrenciye sonucu tebliğ etmesi ve komisyon tutanağını öğrencinin dosyasına takması. 5

39 Birimi Uluslararası Öğrenci Durum Takip İşlemi 16 dakika 15 sn. Güz ve Bahar Yarıyıllarında kayıt yenileme döneminin sona ermesi itibari ile ders kaydı yapmayan Güz ve Bahar Yarıyılları sonunda mezun olan, İlişiği kesilen, kendi isteği ile ayrılan uluslararası öğrencilerin OGRİS otomasyon sisteminde tespit edilmesi 10 Dekan Yardımcısı Kayıt Yenileme Döneminde Kayıt Yaptırmadığı Tespit Edilen Öğrencilerin Listesinin Hazırlanıp Eğitim Öğretimden Sorumlu Dekan Yardımcısına İmzalatılması 1 Uluslararası Öğrencilerin Yazısının Hazırlanıp İş Akışına Sunulması 2 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusun da yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan Evrakın Sistem Üzerinden Rektörlük Daire Başkanlığına Gönderilmek Üzere Genel Evrak Birimine Havale Edilmesi 15 sn.

40 Birimi Yatay Geçiş İşlemleri (a-ek Madde 1 Kapsamında Yatay Geçiş) 16 3 saat 5 Öğrenci Yatay geçiş başvuru dilekçesine istenen belgeleri ekler ve öğrenci işleri birimine müracaatını yazılı olarak yapar. 1- Dilekçe 2- Onaylı Öğrenci Belgesi 3- Onaylı Ders İçerikleri 4- Onaylı Not durum belgesi 5- LYS Sonuç Belgesi (İnternet Çıktısı) 5 Personeli 1- Akademik Takvimde belirtilen süreler İçerisinde müracaat etti mi? 2- İstenen belgeler tam mı? 3- Öğretim Dili %100 İngilizce Olan Bölümden mi Gelmiş? H E Personeli Dilekçe ve ekleri EBYS üzerinden kaydedilir ve Fakülte Sekreterine havale edilir. 20 Fakülte Sekreteri İlgili Bölüm Başkanlığına havale edilir. Akademik takvimde belirtilen son müracaat tarihi beklenir. 5 Bölüm Sekreterliği Personeli Uygulama esasları ve yönerge doğrultusunda alınan komisyon kararı Bölüm Kurulu Kararıda alınarak Dekanlık Makamına bildirilir. 30 Fakülte Sekreteri Bölüm Kurulu Kararı Yönetim Kurulu demine alınır. Yönetim Kurulunun toplanması beklenir. 1 Fakülte Sekreteri Yönetim Kurulu ile karara bağlanır. 30 Personeli Yönetim kurulu kararı ilan edilmek üzere üst yazı ile Daire Başkanlığına bildirilir. 20 Personeli Akademik takvimde belirtilen tarihlerde kabul edilen öğrencilerin kayıtları yapılır. 30 Personeli Kayıt yaptıran her bir öğrenci için öğrenci dosyası hazırlanır. Öğrencinin geldiği Üniversite veya nden şahsi dosya ve muhteviyatı üst yazı ile istenir. Öğrenciye ait şahsi dosyaların gelmesi beklenir. 15 Personeli Öğrencilere ait gelen şahsi dosya ve muhteviyatları daha önce hazırlanan dosyalarında muhafaza edilir. 20

41 Birimi Yatay Geçiş İşlemleri (b-öğrenci Başarı Puanına Göre Yatay Geçiş İşlemi) 16 3 saat 5 Öğrenci Yatay geçiş başvuru dilekçesine istenen belgeleri ekler ve öğrenci işleri birimine müracaatını yazılı olarak yapar. 1- Dilekçe 2- Onaylı Öğrenci Belgesi 3- Onaylı Ders İçerikleri 4- Onaylı Not durum belgesi 5- LYS Sonuç Belgesi (İnternet Çıktısı) 5 Personeli 1- Akademik Takvimde belirtilen süreler İçerisinde müracaat etti mi? 2- İstenen belgeler tam mı? 3- Öğretim Dili %100 İngilizce Olan Bölümden mi Gelmiş? H E Personeli Dilekçe ve ekleri EBYS üzerinden kaydedilir ve Fakülte Sekreterine havale edilir. 20 Fakülte Sekreteri İlgili Bölüm Başkanlığına havale edilir. Akademik takvimde belirtilen son müracaat tarihi beklenir. 5 Bölüm Sekreterliği Personeli Uygulama esasları ve yönerge doğrultusunda alınan komisyon kararı Bölüm Kurulu Kararıda alınarak Dekanlık Makamına bildirilir. 30 Fakülte Sekreteri Bölüm Kurulu Kararı Yönetim Kurulu demine alınır. Yönetim Kurulunun toplanması beklenir. 1 Fakülte Sekreteri Yönetim Kurulu ile karara bağlanır. 30 Personeli Yönetim kurulu kararı ilan edilmek üzere üst yazı ile Daire Başkanlığına bildirilir. 20 Personeli Akademik takvimde belirtilen tarihlerde kabul edilen öğrencilerin kayıtları yapılır. 30 Personeli Kayıt yaptıran her bir öğrenci için öğrenci dosyası hazırlanır. Öğrencinin geldiği Üniversite veya nden şahsi dosya ve muhteviyatı üst yazı ile istenir. Öğrenciye ait şahsi dosyaların gelmesi beklenir. 15 Personeli Öğrencilere ait gelen şahsi dosya ve muhteviyatları daha önce hazırlanan dosyalarında muhafaza edilir. 20

42 Birimi Yaz Okulu İşlemleri 4 40 Öğrenci başarısız olduğu dersi alacağı üniversitenin ders içeriklerini getirerek Öğrenci işleri bürosuna başvurusunu yapar 5 Öğrencinin ders alacağı üniversite ismi Üniversitemiz senatosunca belirlenen üniversiteler içerisinde olup olmadığı kontrol edilir. H 5 E Ders içeriği incelenmek üzere öğrencinin bölümüne gönderilir 10 Bölüm Kurulu Bölüm kurulu kararı dekanlık makamına bildirilir 1 Fakülte Yönetim Kurulu Fakülte yönetim kurulu karar alır H 1 E Alınan Fakülte yönetim kurulu kararı öğrenciye bildiriir 1 İlgili Öğrenci Öğrenci uygun görülen üniversiteden almış olduğu notları getirerek başvurusunu öğrenci işleri bürosuna yapar 5 Fakülte Yönetim Kurulu Fakülte yönetim kurulu karar alır 1 Alınan Fakülte yönetim kurulu kararı Rektörlük Daire başkanlığına bildiriir 15

43 Birimi Öğrenci Sayıları Takip İşlemi 11 dakika 15 sn. Fakültemizden Ayrılan Ya Da Fakültemize Gelen Öğrencilerin Durumlarının Her Ay Takip Edilerek Excel Formatında Öğrenci Sayılarının Güncelleştirilmesi 5 Excel Formatında Hazırlanan Öğrenci Sayıları Belgesinin Eğitim-Öğretimden Sorumlu Dekan Yardımcısına İmzalatılması 1 Her Ayın İlk Haftası Gönderdiğimiz Öğrenci Sayıları Yazısının Hazırlanıp İş Akışına Sunulması 2 Dekan Evrakın onay/red işlemi Red Dekanın talimatı doğrultusunda yazının düzeltilmesi 3 Onay Onaylanan Evrakın Sistem Üzerinden Rektörlük Daire Başkanlığına Gönderilmek Üzere Genel Evrak Birimine Havale Edilmesi 15 sn.

44 Birimi Öğrenci Belgesi ve Not Durum Belgesi İşlemi (a-öğrenci Belgesi İşlemi) 45 sn. Personeli Öğrenci otomasyon sistemine girerek öğrenciye öğrenci belgesi vermesi ve belgenin altına imzayı atması 30 sn. Fakülte Sekreteri Öğrencinin getirdiği öğrenci belgesini mühürleyip öğrenciye vermesi 15 sn.

45 Birimi Öğrenci Belgesi ve Not Durum Belgesi İşlemi (b-not Durum Belgesi İşlemi) 45 sn. Öğrenci otomasyon sistemine girerek öğrenciye not durum belgesini vermesi ve öğrenciyi Fakülte sekreterine yönlendirmesi 30 sn. Fakülte Sekreteri Öğrencinin getirdiği not durum belgesini mühürleyip imzalaması ve öğrenciye vermesi 15 sn.

46 Birimi %10'a Giren Öğrencilerin Belirlenmesi İşlemleri 1 1 saat Eğitim öğretim sonunda öğrencilerin OGRİS otomasyon sisteminde not durumları incelenir 1 Excel formatında öğrencilerin notları listelenir 15 dk Öğrencilerin not ortalamalarına göre yukarıdan aşağıya sıraya dizilir 5 Dekanlık Makamına bildirilir ve yönetim kurulu kararı alınır Alınan yönetim kurulu kararı Rektörlük makamına bildirilir ve öğrenciye ilan edilir