9 ~ 9 T.C. IZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SATINALMA DA İRESİ BAŞKANLIĞI MALALIMLARİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI LİAKKINDAYÖNERGE

Transkript

1 T.C. IZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI SATINALMA DA İRESİ BAŞKANLIĞI MALALIMLARİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI LİAKKINDAYÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve Kapsam MADDE 1- (1) Bu Yönerge, İzmir Büyük şehir Belediyesi, Mal Al ımlar ı Şube Müdürlü ğünün Çal ışma Usul ve Esaslar ı ile Görev, Yetki ve Sorumluluklar ın ı belirlemektedir. Dayanak MADDE 2- (1)BuYönerge, 4734 say ılı Kamu Ihale Kanunu, 4735 say ılı Kamu İhaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ılı Belediyeler Kanunu, 5216 say ıl ı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ı l ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Mal Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karar ile Izmir Büyük şehir Belediye Meciisinin tarih ve say ı l ı karar ı ile uygun görülüp onaylanan Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı Çal ışma Usul ve Esaslar ı Hakkında Yönetmeli ğe dayan ılarak haz ırlanm ıştır. 'ftn ımlar MADDE 3- (1) Bu Yönergede ifade edilen; a) Başkanl ık/ust Yönetim: Izmir Büyük şehir Belediye Ba şkanl ığını, b) Belediye/Kurum: Izmir Büyük şehir Belediyesini, c) Üst Yönetim: Ba şkanl ık, Genel Sekreterlik ve Genel Sekreter Yard ımc ılıkların ı, ç) Daire Ba şkan ı : Sat ınalma Dairesi Ba şkanm ı, d) Şube Müduru: Mal Al ım ı Şube Müdürünü e) Kurum Personeli: Büyük şehir Belediyesi Ba şkanl ığı bünyesinde çal ışan personeli, Şef (ler) : Mal Al ımlar ı Şube Müdürlüğü Şefini g) Daire Personeli: Satmalma Dairesi Ba şkanl ığında çal ışan personeli, ğ) Personel: Memur, Sözle şmeli Personel, i şçi ve Diğer Destek Hizmet Çal ışanlar ın ı, h) Yönetmelik: Bu Yönergenin dayana ğı olan Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı Yönetmeliğini, ı) Yönerge: Bu Yönergeyi, i) Kanun: Bu Yönergenin dayana ğı olan Kanunu, j) Kurul: E ğer var ise, Te şkilat yap ısındaki Kurul/Kurullar ı, k) Meclis: İzmir Büyük şehir Belediye Meclisi'ni, 1) Encümen: İzmir Büyük şehir Belediyesi Encümeni'ni, m) R.G.:Resmi Gazeteyi, n) KIK: Kamu Ihale Kurumunu, o) EKAP: Elektronik Kamu Al ımlan Platfonnunu, ü) Mal: Sat ın al ınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile ta şmır ve ta şınmaz mal ve haklar ı tan ımlar. IKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Organlar, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Teşkilat MADDE 4- (1) Mal Al ımlar ı Şube Müdürlü ğünün te şkilat yap ısını içerir. a) Mal Al ımlan Şube Müdürlüğü, Sat ınalma Dairesi Ba şkanl ığı 'na bağl ı olarak Mal Al ımlar ı!hale Servisi Şefliğinden oluşmaktad ır. b) Müdürlüğün Personel kadrosu; Şube Müdürü, Şube Şefi ve Mal Al ımlar ı, İhale Servis Şefliğinde görev yapan personellerden olu şmaktad ır. 9 ~ 9

2 Mal Alımlar ı Şube Müdürü Görev, Yetki ve Sorumluluklar ı MADDE 5- (1) Şube Müdürünün görev, yetki ve sorun ıluluklar ın t içerir. a) Büyükşehir Belediyesine ba ğlı birimlerin ihtiyac ı olan mal ın sat ın al ınmas ı sürecindeki tüm işlemlerin yürütülmesi ile ilgili olarak ihale mevzuat ına, birimin çal ışma plan ve program ına uygun şekilde Daire Ba şkan ı tarafından verilen görevleri yerine getirmek, b) Şube Müdürlüğüne bağl ı birimlerin; 657 sayılı Devlet Memurlar ı Kanunu, 4734 say ıl ı Kamu!hale Kanunu, 4735 say ıl ı Kamu İhaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ı l ı Belediyeler Kanunu, 5216 say ıl ı Büyük şehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ılı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Mal Al ımlarmda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karar mevzuatlar ına uygun olarak çal ışmas ını denetlemek ve uygunlu ğunu kontrol etmek, e) İşlerin zaman ında, doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesini sa ğlamak, bu konuda personeli yönlendirmek, karar vermek, uyumlu ve koordineli çal ışmay ı ç) Şube Müdürlüğüne bağl ı personelin disiplin ve düzenini i ş bölümü yapmak, çal ışmalar ı izleyip denetlemek, eğitim ve yeti ştirilmesini d) ilgili kanun ve mevzuatlar ı takip etmek ve uygulanmas ın ı gerektiğinde görüş bildirmek, e) Hizmetlerin geliştirilmesi yönünde uygulamada kar şıla şılan sorunlar ın ortadan kald ırılmas ına yönelik tekliflerde bulunmak, t) Diğer Müdürlüklerle görev ve sorumluluk alan ına giren konularda koordinasyon sa ğlamak, sağl ıkl ı bilgi al ış veri şini yürütmek, g) Kurumun vizyon, misyon, politikalar ve ilkelerine uygun stratejik plan kapsam ındaki çal ışmalar ı yürütmek, ğ) Şube Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alan ına giren Kamu Kurum ve Kurulu şlar ı ile gerçek ve tüzel ki şilerden gelen yaz ılara Bilgi Edinme Hakk ı Kanunu gere ğince yasal süreler içinde cevap vermek, h) 5018 say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyar ınca, Müdürlüğü ile ilgili harcamalarda gerçekle ştirme görevlisi olarak, tahakkuk ve ba ğl ı evraklar ı düzenleyerek harcama yetkilisine sunmak, ilgili yıl ve takip eden iki y ı l ın tahmini bütçesini haz ırlamak ve uygulamnas ın ı ı) Şube Müdürlüğünün görev alan ında kullan ılacak malzemelerin ve hizmetlerin vs. sat ın al ınmas ı için gerekli uygulamalar ı yürütmek ve kontrol etmek, i) Şube Müdürlüğüne ait görev ve i şlerle ilgili rapor, bilgi vb. düzenleyerek Daire Ba şkan ına sunmak, Şube Müdürlüğü ile ilgili tüm verilerin kay ıt, kontrol ve muhafazas ın ile güncel tutulmas ın ı j) t9 ve d ış yaz ışmalar yapmak, gelen ve giden evraklann düzenli bir şekilde kay ıt alt ına al ın ıp arşivlenmesini k) 657 say ı l ı Devlet Memurlar ı Kanununa göre personel özlük haklar ı ile ilgili (rapor, sosyal haklar, izin, disiplin cezas ı vb.) yetkisi dahilindeki i şlemleri yürütmek ve personelin i şe düzenli gidi ş geli şini 1) Daire Ba şkan ı tarafından verilen diğer benzer görevleri yerine getirmek, m) Şube Müdürü; Şube Müdürlüğü'nün yönetimindeki yetkili ve sorumlu ki şi olup Müdürlük bünyesinde görev yapan tüm personelin amiridir. Şubesine ili şkin görev ve hizmetlerin, ihale mevzuat ına ve diğer ilgili mevzuatlara, Kurumun amaç ve ilkelerine, Daire Ba şkanm ın emirlerine uygun olarak verimli ve etkin şekilde yürütülmesinden ve denetlenmesinden Daire Ba şkan ına kar şı sorumludur. Mal Al ımları Şube Şefi Görev, Yetki ve Soru ınluluklan MADDE 6- (1) Şube şefinin görev, yetki ve sorumluluklar ını içerir. a)!hale mevzuat ına uygun olarak ihale öncesi ve ihale sonras ı tüm i ş ve i şlemlerin yap ılmas ın ı, yapt ırılmas ını ve kontrolünü sa ğlamak, b) Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini şeflik düzeyinde yerine getirmek, c) Kendine verilen yetki ve sorumluluk dahilinde; şeflikte yürütülen faaliyetleri yönlendirmek, koordine etmek, hatas ız ve zaman ında bitirilmesi için çal ışmak, gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak. Birimde yürütülen faaliyetler hakk ında her an bilgi ve görü ş bildirecek şekilde i şlere hakim olmak, ç) Birimi ile ilgili çal ışmalar ı takip ve kontrol etmek, belirli bir i ş takvimine göre gerçekle ştirilen i ş ve i şlemlerini ba şlatmak, i şlerin doğnıluğunu her aşamada kontrol ederek takibini yapmak ve Şube Müdürüne bilgi vermek. d) Birimindeki çal ışmalar ın, çal ışma ile ilgili evrak ve raporlar ın, eksiksiz düzenlenmesini ve "19 <~ 2

3 kay ıtlar ın ın tutulmas ın ı sağlamak. Bilgisayar ve evrak üzerindeki kay ıtlar ı e şle ştirilerek varsa hatalar ın düzeltilerek bilgisayara girilmesini sa ğlamak, e) Birim personeli aras ında görev payla şımın ı, i ş akışın ı ve i ş birliğini düzenlemek. Biriminde bulunan personeli hizmete ili şkin i şlemler konusunda ayd ınlatmak, i şlerin verimliliğini arttırmak için yöntemler i geli ştirmek, birimin verimli çal ışmas ı için kurum içi kaynaklar ın kullan ılmas ın ı f) Birimi ile ilgili bilgi, belge ve diğer dokümanlar ın derlemnesini ve korunmas ın ı birimden ç ık ışı yap ılan her türlü yaz ıl ı belgenin doğruluğunu takip etmek, g) Kullan ımlar ına verilen demirba ş e şyay ı korumak ve korunmas ın ı ğ) Birimde kullan ılacak malzemelerin ve hizmetlerin vs. sat ın al ınmas ı için gerekli ihale ve sat ın alma evrak ını düzenlemek ve sat ın al ınan malzemelerin ve hizmetlerin uygunlu ğunu kontrol etmek, h) Geli şmeleri takip ederek, çal ışmalar için ara ştırma yapmak ve varsa öneri sunmak, ı) Yetkisini a şan konularda bağl ı olduğu Müdürden talimat, görü ş, yorum alarak i şlerin devaml ıl ığını i) Görevlerin yürütülmesinde ve denetlenmesinde Şube Müdürüne yard ımc ı olmak, gerektiğinde vekalet etmek, j) ilgili mevzuat çerçevesinde, Şube Müdürü tarafından verilecek di ğer benzer görevleri yürütmek, k) Şube Şefi; Şube Müdurune bağl ı olup, yapmakla yükümlü oldu ğu görevler ile kendisine verilecek diğer görevleri zaman ında düzenli olarak yapmak ve yapt ırmakla Şube Müdürüne kar şı sorumludur. Mal Al ımları ihale Servisi Şefliği Personelinin Görev, Yetki ve Sorumluluklar ı MADDE 7- (1) Mal Al ımları!hale Servisi Şefliği Personelinin Görev, Yetki ve Sorumluluklar ını içerir. a)!hale mevzuat ına uygun olarak ihale dokümanlar ın ı haz ırlamak, b) ihtiyaç duyulmas ı halinde Yakla şık Maliyet Tespiti, piyasa ara şt ırmas ı yapmak. c) lale doküman sat ışı, ihale öncesi ve ihale sonras ı yap ılmas ı gereken i şlemleri, yaz ışmalar ı, tebligatları yapmak, ihale sözle şmelerini haz ırlamak, kontrolünü yapmak ve ilgili dosyan ın birimine gönderilmesini ç) Komisyonlarda görev yapmak, d) Mal ın sat ın al ınmas ı sürecindeki diğer iş ve i şlemleri ihale mevzuat ı ve ilgili diğer mevzuat ına uygun yürütmek, e) Müdürlüğün görev alan ında kullan ımlar ına verilen demirba ş e şyay ı korumak ve korunmas ın ı say ıl ı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyar ınca, ödeme, harcama, tahakkuk ve ba ğl ı evrakları düzenlemek, g) 657 say ı l ı Devlet Memurlar ı Kanunu ve ilgili mevzuat ına göre çal ışmak ve gerekti ğinde personel özlük haklar ı ile ilgili (rapor, sosyal haklar, izin vb.) evraklar ı düzenlemek, ğ) Çal ışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, geli şmeleri ve mevzuat ı takip ederek, ara şt ırma yapmak ve varsa öneri sunmak, h) Herhangi bir nedenle görevden ayr ılmas ı durumunda, korumak ve saklamakla görevli oldu ğu evrağı/evrakları kendisinden sonra ba şlayan personele devretmek, ı) Şefinin mevcut bulunmad ığı hallerde onun görev alan ındaki tüm görev ve sorumluluklar ı Müdürün görevlendirmesine uygun şekilde yerine getinııek, i) ilgili mevzuat çerçevesinde, Şube Müdürü, Şube Şefi tarafından verilecek diğer görevleri yürütmek, j) Mal!hale Servis Şefliği personeli; Şube Müdürüne bağl ı olup, yapmakla yükümlü oldu ğu görevler ile kendisine verilecek di ğer görevleri zaman ında, tam, noksans ız ve düzenli olarak yapmakla Şube Müdürüne ve Şube Şefine kar şı sorumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Mal Al ımları Şube Müdürlü ğünün Çal ışma Usul ve Esaslar ı Mal Alımları Şube Müdürlüğünün Çal ışma Usul ve Esaslar ı MADDE 8 - (1) 4734 say ıl ı Kamu!hale Kanununun 4. Maddesi (Sat ın al ınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile ta şımr ve taşınmaz mal ve haklar ı) kapsam ında yer alan, mal al ımlar ını, talepte bulunan t 3

4 birimlerin teknik şartnameleri ve Ba şkanl ık Makam ı Oluru gereğince, 4734 say ı l ı Kamu!hale Kanunu, 4735 say ıl ı Kamu Ihaleleri Sözle şmeleri Kanunu, 5018 say ılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 say ıl ı Belediyeler Kanunu, 5216 say ı l ı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5490 say ıl ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Mal Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karardan gelen yetkileri do ğrultusunda saydaml ığı, rekabeti, e şit muameleyi, güvenirlili ği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçlar ın uygun şartlarla ve zaman ında kar şılanmas ını ve kaynaklar ın verimli kullan ılmas ın ı sağlayacak şekilde sonuçland ırınak. (2) 4734 say ılı Kamu!hale Kanununa ve 5490 say ı l ı Nüfus Hizmetleri Kanununun Geçici 2.Maddesi Kapsam ında Yap ılacak Mal Al ımlar ında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakk ında Karara göre yap ılan mal al ımı ihalelerinin mevzuata uygun bir şekilde gerçekle şmesini sağlamak üzere; a) Ihale onay ın ı almak, b)!hale yetkilisinden onay al ınır al ınmaz Kamu!hale Kurumundan EKAP üzerinden!hale Kay ıt Numaras ın ı (11(N) almak, c) işin yaklaşık maliyetine göre süresi ve yay ın yeri belirtilen ihale ilan ın ı haz ırlamak, ç)!hale ilan ın ı ve ön yeterlilik ilan ı hazırlamak, d)!hale ve ön yeterlilik doküman ı haz ırlamak (Tip şartname ve sözle şmeler esas al ın ır.) e) En az 5 ve tek say ıda üyeden ( İkisi uzman, biri maliye memuru/mali i şlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir.) olu şan ihale komisyonunun görevlendirilmesini haz ırlamak, t) ihale işlem dosyas ını hazırlamak, g)!hale i şlem dosyas ının bir yaz ı ekinde ihale komisyon üyelerine tebli ğ etmek, ğ)!hale doküman ın ın sat ılmas ına ili şkin belgeleri dosyalamak, h) İhaleye ili şkin tarih ve saatte!hale Komisyonunun toplanmas ın ı ı) İsteklileree süresi içinde verilen teklif zarflar ıııı tutanakla teslim almak, i) ihale sürecine ili şkin olarak ihale mevzuat ı kapsam ında, teklif zarf ı, ihaleye ili şkin belge inceleme ve teklif de ğerlendirme çal ışmalarını yürütmek, j)!hale komisyon karar ını düzenlemek, k)!hale kararlar ı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan isteklinin yasakl ı olup olmad ığın ı teyidini almak, 1) Ihale karar ını!hale Yetkilisinin onay ına sunmak, m) Kesinle şen ihale karar ını ihale üzerinde b ırak ılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirmek. lale kararlar ın ın ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere ayn ı şekilde bildirim yapmak, n) 4734 say ılı Kamu!hale Kanununun 41 inci maddesinde belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yap ı lmas ı gereken hallerde ise bu kontrolün tamamland ığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde b ırak ılan istekliyi sözle şmeye davet etmek, o)!hale üzerinde kalan istekli ile sözle şme imzalamak, p)!hale sonucunun sözle şmenin imzalanmas ından sonra Kamu!hale Bülteninde yay ımlamnas ını r)!hale i şlemi tamamlanan mal al ım dosyas ını sözle şme imzalanmas ın ı müteakip ilgili birimine göndermek, i ş ve i şlemlerini yürütmek. Denetim MADDE 9 - (1) Müdürlük çal ışmalar ı ve sonuçlar ı, Müdürlüğün bağl ı bulunduğu Genel Sekreter Yard ımc ısı tarafından denetlenir. Gerekli görülen durumlarda denetim, Genel Sekreter veya Belediye Başkan ı tarafından da yap ılabilir. (2) Müdürlük, üst yönetimin talimat ı üzerine, çal ışmalar ı ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür. (3) Belediyenin denetleme organ ı tarafından yap ılacak inceleme ve denetim yaln ızca şefliğin i şlemleri, defter ve kay ıtlar ı ile bunlara ili şkin idari ve mali sonuçları kapsar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 94 4

5 Çeşitli ve Son Ilükümler Yürürlükten Kalkan Yönerge MADDE 10 (1)BuYönerge, yürürlü ğe girdi ği tarihten itibaren, bundan önceki Yönerge yürürlükten kalkm ış olur. Yürürlük MADDE 11 (1) Bu Yönerge Üst Yönetici taraf ından onayland ığı tarihten itibaren yürürlü ğe girer. Yürütme MADDE 12 (1) Bu Yönergenin hükümlerini Üst Yönetici ad ına Sat ınalma Dairesi Ba şkan ı yürütür. OLUR :I.s