BİLGİ SİSTEMLERİNDE OLUMSUZ SENARYOLAR VE ÇAYKUR UYGULAMASI

Transkript

1 Ege Akademik Bakış / Ege Academic Review 7(2) 2007: BİLGİ SİSTEMLERİNDE OLUMSUZ SENARYOLAR VE ÇAYKUR UYGULAMASI NEGATIVE SCENARIOS IN INFORMATION SYSTEMS AND IT S APPLICATION OF ÇAYKUR Yrd. Doç. Dr. Abdullah NARALAN, Atatürk Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, İşletme Bölümü, anaralan@atauni.edu.tr ÖZET Bilgi sistemlerinde birtakım olumsuzlukların ortaya çıkması durumunda meydana gelecek zarar ve kayıpların asgari düzeyde olmasını sağlamak için muhtemel olumsuzlukların tespit edilmesi gerekir. Önem seviyelerine göre belirlenen olumsuzlukların belirli bir periyotta gerçekleģme ihtimali ve sebep olacakları zararlarına göre sıralanarak çeģitli senaryolar üretilir. Herhangi bir senaryonun iģlemeye baģlaması durumunda öngörülen adımların uygulanması ile en az zarar veya zararsız bir Ģekilde olumsuzluktan çıkılıp normale dönülmesi için karar vericilerin bunları önceden planlamıģ olması gerekmektedir. Bu çalıģmada Çay ĠĢletmeleri Genel Müdürlüğüne bağlı yaģ çay iģleme fabrikalarında bilgi sistemindeki olumsuzluklar ile ilgili durum tespiti amacıyla anket çalıģması Ģeklinde inceleme yapılmıģtır. Sonuçlar değerlendirilmiģ ve önerilerde bulunulmuģtur. Anahtar Kelimeler: Senaryo, Senaryo Planlama, Bilgi Sistemleri ABSTRACT It is necessary to determine the probably negativenesses to keep the occurred damages and losses in minimum in case of some negativenesses occurred in information systems. Different scenarios are produced by arranging the negativenesses determined in according to the level of significance in according to probable of realization in certain period and damages to which it causes. The decision makers must plain the suitable behaviour to get out from negativenesses with less harm or harmless before any scenario occurs. In this study, the examination as the public survey was performed in order to determine the case related to negativeness in information systems at fresh tea factories in Çaykur Company. The results were evaluated and suggestions were made. Key Words: Scenario, Scenario Planning, Information Systems 595

2 Abdullah Naralan 1. GİRİŞ Geleneksel iģletme yapısında yöneticilerin bilgi toplaması iģlemesi ve yararlanılabilir Ģekle dönüģtürmesine ihtiyaçları bugünkü kadar değildi. ĠĢletme içi ve dıģı ile bilgi alıģ veriģi genellikle biçimsel ve çoğu kez yazılı olan, yapısal süreçleri birinci planda tutan geleneksel iģletme ve yönetim anlayıģının etkisindeydi (ġimģek, 1998; 189). Teknolojik geliģmelerin hız kazanması, ekonomik ve siyasal globalleģme çabalarının yoğunlaģması, küresel rekabet, iģletmelerin pazar paylarının arttırılması, yeni ürünler üretmek, kısalan ürün hayat eğrilerinin takip edilmesi, hızla değiģen siyasal ve ekonomik ortamlara uyum sağlamak gibi konular geleneksel iģletme düģünce yapısını değiģtiren faktörler olmuģlardır. Karar verme, yönetim, kalite, istihdam, üretim gibi iģletme faaliyetlerinde bilgi sistemlerinden yararlanma günümüzde bir gereklilik haline gelmiģtir. Emek yoğun iģletmelerden, bilgi ve teknoloji yoğun iģletmelere geçiģin hız kazandığı 21. yüzyılda, bilgi sistemleri hayati öneme sahiptir. Her iģletmenin kendine özgü kuralları, stratejileri çevresel faktörleri vardır. Buna bağlı olarak kullanılan bilgi teknolojilerinin seçiminde, sistem yazılımları, saklama üniteleri, iletiģim teknolojileri konularında titiz araģtırmalar yapılmalıdır. BiliĢim sistemleri, iģletme fonksiyonlarını yerine getirebilmek için gerekli olan bilgiyi üretecek verilerin toplanması, düzenlenmesi, iģlenmesi ve saklanması gibi iģlevleri yerine getiren sistemler bütünü olarak adlandırılır. ĠĢletmelerin faaliyet alanları ve büyüklükleri ile doğrudan iliģkili olarak kullanılan bilgi sistemleri farklılık gösterdiği gibi iģletme içerisinde farklı seviyelerde kullanılan sistemler de aynı değildir. Tepe yöneticileri sistemden sadece çıktı alma yönü ile yararlanırken, alt düzey yönetici ve kullanıcıların sistemden yararlanma Ģekilleri daha çok bilgi giriģi Ģeklinde olmaktadır. ĠĢletmelerin hiyerarģik durumunu gösteren klasik piramit yapısı aslında bir açıdan da bilgi sistemlerinin bilgi niteliği açısından hangi düzeyde kullanıldığını da göstermektedir. Bu durum ġekil 1. deki gibi gösterilebilir (Laudon 1998; 37). 596

3 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması ġekil 1: HiyerarĢik Düzende Bilgi Sistemi Kullanım Düzeyleri 2. SENARYO PLANLAMA Stratejik planlama ve karar verme sürecinde bir takım hataların olması kaçınılmazdır. Bu hatalar iki kategori altında açıklanır. Birincisi, karar vericinin basitçe açıklanabilecek hata ve yanlıģlıkları (hasta olması ve bazı Ģeyleri yapmayı unutması veya karar verememesi gibi). Ġkincisi ise; alıģılmamıģ bir takım olayların aniden ortaya çıkması ve bir takım açıklanamayan sebeplerden dolayı olağan davranıģ biçimlerinin kaybolmasıdır. Birinci kategorideki hatalar, en azından bir süre çalıģılarak düzeltilebilen, istatistiksel bakımdan rasgele geliģen hatalar kabul edildiğinden üzerlerinde fazlaca durulmaya gerek yoktur. Ġkinci kategorideki hatalar ise mantıksal olarak açıklanamayan ve beklenmeyen hatalar olduğundan karar teorisyenlerinin, psikologların, iģletme yöneticilerinin, devlet politikası analizcilerinin oldukça ilgilerini çekmektedir (Chermack, 2004; 296). Bu ikinci tür hataların asgari düzeye indirilmesi için karģılaģılması olası durumlara karģı uygun davranıģ biçimlerinin ortaya konulması gerekmektedir. Bunun için de gelecekte olması muhtemel olayların daha Ģimdiden öngörülmesine ihtiyaç vardır. Mantıksal olarak yapılan bu yaklaģım aslında senaryo kelimesinin neredeyse tam bir tanımıdır. Senaryo, gelecekteki alternatif ve belirsiz çevre ile ilgili öngörülen düzenlemeler, Senaryo Planlama ise, performansı arttırmak, iģletmenin geliģmesini sağlamak, karar vermeyi kolaylaģtırmak amacıyla gelecekteki olası alternatif çevreyi ve durumları bugünden düģünüp hazırlanma süreci Ģeklinde tanımlanabilir. Senaryo ve senaryo planlamasının geçmiģi, II. Dünya savaģından sonra bilgisayar simülasyonu yardımıyla atom bombasının patlama etkisinin tahminlerinin yapıldığı 597

4 Abdullah Naralan Manhattan Projesine kadar uzanır (Miller ve Waller, 2003: 94). Ġlk olarak kapsamlı bir Ģekilde ortaya konulan senaryo, 1950 li yıllarda, nükleer savaģ olması durumunda BirleĢik Devletler ordusunun neler yapması gerektiğinin planlamasını yapan Herman Kahn tarafından oluģturulmuģtur. Herman Kahn ın 1960 yılında On Thermonuclear War isimli kitabını yayınlamasına kadar senaryo planlamasının içeriği ve metodolojisi ile ilgili yayın bulmak çok güçtü. Rand Corporation adına çalıģan Kahn buradan ayrılarak Hudson Institute yü kurdu ve senaryo metodolojisini kamusal politikalar ve sosyal tahminlere uygulamaya baģladı. Ardından yalnız olarak ve baģka yazarlarla birlikte gelecek senaryoları üzerine makale, magazin ve bazı gazete yazıları kaleme aldı. Bunlar içinde en tartıģmalı olanı 1967 yılında yayınlanan A. J. Wiener ile birlikte yazdığı TheYear 2000: A Framework for Speculation on the Next Thirty-Three Years isimli kitabıdır. Herman Kahn literatürde senaryo planlamasının babası olarak bilinir (Bradfield, George, v.d., 2005; 798-9). En çok bilinen senaryo 1970 li yılların baģlarında Royal Dutch/Shell ortaklığı tarafından, petrol fiyatlarındaki dalgalanma ve doğal gaz fiyatlarındaki Sovyet Rusya nın olumsuz etkilerini dikkate alarak geliģtirilenidir yıllarında fazla gündeme gelmeyen senaryo planlama, değiģen Ģartlar ve stratejik anlamda belirsizliklerin artması, globalleģme çabaları ve rekabetin artması ile 1990 lı yıllarda yönetsel anlamda yeniden ön plana çıkmıģtır (Miller ve Waller, 2003: 94) Senaryo Planlama Aşamaları Yönetsel anlamda karar vericilerin etkili olmaları için senaryo planlamanın birbiriyle iliģkili 8 aģamasını ayrıntılı bir Ģekilde ortaya koymaları gerekir. Bu aģamalar; 1. SenaryolaĢacak konunun belirlenmesi, 2. Senaryoların üretilmesi, 3. Senaryoların önem sırasına konulması, 4. Senaryolara karģı geliģtirilecek davranıģ Ģekillerinin belirlenmesi, 5. Senaryolarda kayıpların belirlenmesi, 6. Senaryonun iģletilmesi, 7. Senaryolara tepkilerin ölçülmesi, 8. Değerlendirme ve geliģtirme, Ģeklinde sıralanır (O Brien, 2004; 716). Bunların kısaca açıklanmasında yarar vardır. 1- Konunun Belirlenmesi; gelecekte olmasından endiģe duyulan durumlardan hangileri için senaryolar oluģturulacağının belirlendiği aģamadır. Belirlenecek konular, gerçekleģmesi halinde en çok kayba ve olumsuzluğa neden olacağı beklenen durumlar olacaktır. 598

5 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması 2- Senaryoların Üretilmesi; belirlenen konuyu doğrudan veya dolaylı olarak etkileyecek olması az veya çok olası tüm alternatif durumların ortaya konulduğu aģamadır. Gelecekle ilgili olumlu düģünceler genellikle, geliģme, büyüme, hedef gibi kelimelerle ifade edilirken bu günkü olumlu gidiģin ileriye yönelik olarak devam edeceği varsayımından hareket edilir. Bu ilerlemeyi beklenmedik ve istenmeyen bir Ģekilde yavaģlatacak, duraklatacak ve en kötü olasılıkla sona erdirecek durumların ortaya konulması Senaryo Üretme iģlemidir. Herkes bulunduğu konumla ilgili olarak senaryolar üretebileceği gibi ilgili alanların dıģında da senaryolar üretebilmesi mümkündür. Senaryo üretmek için baģ vurulacak yöntemler; KiĢisel senaryolar Beyin fırtınası Uzman görüģleri Ģeklinde sıralanır. KiĢisel senaryolar; kiģinin öncelikle yakın ilgi alanından baģlayarak düģünebildiği her türlü olumsuzluklar için senaryolar üretmesi iken, beyin fırtınası; aynı alanda çalıģan kiģilerin grup halinde, öncelikle ilgili alanından baģlamak üzere karģılıklı konuģma ve tartıģma Ģeklinde olumsuzlukları ortaya koymalarıdır. Uzman görüģleri ise, genelde kurum dıģından, alanında yeterli deneyime sahip kimselere danıģılmasıdır. Ortaya konulan olumsuzlukların gerçekleģme olasılıkları çok düģük olabilir. Ancak düģük olasılıklı da olsa hiçbir senaryo atlanmamalıdır. 3- Senaryoların Önem Sırasına Konulması; üretilen senaryoların meydana gelme olasılıkları hemen hemen aynı değildir. Ġç faktörlerden kaynaklanan olumsuzlukların gerçekleģme olasılıkları dıģ faktörlere göre daha yüksektir. Ancak dıģ faktörlerden kaynaklanan problemlerde kayıplar daha yüksek olabilir. Anlamlı bir senaryo planlaması yapmak için, gerçekleģme olasılıkları ile önem seviyeleri birlikte dikkate alınmalıdır. 4- Senaryolara KarĢı GeliĢtirilecek DavranıĢ ġekillerinin Belirlenmesi; senaryonun gerçekleģmesi halinde meydana gelen olumsuz durumdan en çabuk ve en az kayıpla çıkılacak hareket tarzlarının ve iģleyiģ Ģeklinin ne olacağının belirlendiği, bireyler veya kurum olarak sorumluluk ve yetki prosedürlerinin açıkça belirtildiği aģamadır. 5- Senaryolarda Kayıpların Belirlenmesi; olumsuz durumdan çıkıncaya kadar meydana gelecek kayıplar ve sisteme olan etkilerinin nasıl olacağının hesaplandığı aģamadır. 599

6 Abdullah Naralan 6- Senaryonun ĠĢletilmesi; zaman içerisinde gerçekleģmesi beklenen senaryoların kontrollü bir Ģekilde oluģturularak veya çıktığı varsayılarak senaryoda olması beklenen durumların gerçeğe en yakın Ģekilde benzetilmesi diğer bir ifade ile simülasyon aģamasıdır. 7- Senaryolara Tepkilerin Ölçülmesi; simüle edilen senaryoda 4. aģamada belirlenen davranıģ Ģekilleri ve önlemlere uyulup uyulmadığının, duruma tepki sürelerinin ve aksayan yönlerin ve nedenlerinin çıkarıldığı aģamadır. 8- Değerlendirme ve GeliĢtirme; senaryonun sonunda elde edilen sonuçların değerlendirildiği, yetersiz görülen ve aksayan durumların sebeplerinin ve daha doğru davranıģ Ģekillerinin ortaya konulduğu gerekirse senaryoya karģı geliģtirilecek davranıģ Ģekillerinin yeniden düzenlendiği aģamadır. GeliĢen Ģartlara bağlı olarak önceden belirlenen çözümlerin yetersiz kalması veya yeni tekniklerin ortaya konulmasıyla problemin giderilmesi daha kısa sürede ve kolaylıkla yapılabilir. Bunun yanında meydana gelecek yapısal değiģlik veya Ģartların değiģmesiyle ortaya çıkacak yeni senaryolar olumsuzluk önem sıralamasında değiģikliğe neden olabileceği gibi çözüm yollarını da değiģtirebilecektir Olumsuzlukların Tetiklemesi ve Çöküş Senaryoları Senaryo planlaması yapılırken bazı olayların olumsuzlukları tetiklemesi sonucu oluģacak ardıģık senaryo sıralamasının ortaya çıkması diğer bir ifade ile çöküģ senaryoları ayrıca yapılmalıdır. Genelde önem sıralamasında ilk sırada bulunan olayların iki veya daha fazlasının bir anda gerçekleģmesi çöküģün baģlangıcı kabul edilebilirken, her zaman böyle olmayabilir. GerçekleĢme olasılığı düģük olan bir senaryonun iģlemeye baģlamasıyla, ortaya çıkacak diğer senaryolar iģletmenin faaliyetinin durmasına neden olabilir. Karar vericilerin çöküģ senaryoları yapması ve uygun planlar geliģtirmesi iģletmenin muhtemel kayıplarının en aza indirilebilmesi için gereklidir. ÇöküĢ senaryoları, standart senaryo planlamasında belirtilebileceği gibi, baģlı baģına bir çalıģma ile de detaylandırılabilir. 3. BİLGİ SİSTEMLERİNDE OLUMSUZ SENARYOLAR Bilgi sistemi kullanıcılarının karģılaģmak istemedikleri durumlar, iģletme için bilgisayarın önem seviyesi ile yakından ilgilidir. ĠĢletme için hayati öneme sahip olmayan bir bilgi sistemindeki olumsuzluk baģka iģletme için ciddi kayıplara neden olacak bir durum olabilir. Bu nedenle bilgi sistemlerinde olumsuzluklar, iģletmeye özgü bir yapıdadır. Örneğin, hizmet üreten bir iģletme için virüsler ciddi bir problem sayılırken, sanayi girdisi üreten baģka bir iģletme için elektrik kesintisi çok daha büyük bir problem olabilir. 600

7 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması Problemlerin temelinde aslında önlem alınmamıģ olması yatmaktadır. Her olası durum için önlem almak bir iģletme için maliyet demektir. Olasılıkların önlemini almak ise senaryo planlaması ile mümkündür. Aniden gerçekleģmesi halinde ortaya çıkacak kayıplar senaryo planlama ile asgari düzeye indirilebilir. Bilgi sistemlerinde ortaya çıkması muhtemel olumsuzluklara, doğrudan veya dolaylı Ģekilde neden olacak çok sayıda faktör vardır. Diğer bir deyiģle olumsuzluklar iç ve dıģ faktörlerden kaynaklanmaktadır. Sistemin kendisinden kaynaklanan olumsuzluklar iç, sistem dıģından kaynaklanan olumsuzluklar ise dıģ faktörler olarak adlandırılır. Bu faktörlerden bazıları sistemin bütününü belki iģletmenin çalıģmasını aksatacak düzeyde gerçekleģebilir. Bu nedenle tüm faktörlerin senaryo planlaması kapsamında değerlendirilmesi gerekmektedir. Ġç Faktörler: Bilgi sistemlerinde, donanım arızaları, bilgisayar yetersizliği, program hataları ve kiģisel hatalar gibi olumsuzluk durumlar iç faktörlerden kaynaklanan olumsuzluklardır. Ġç faktörlerin tespiti ve senaryolarının planlanması dıģ faktörlere göre daha kolay olduğundan genelde, iç faktörlerden kaynaklanan olumsuzlukların senaryo planlaması yapılması yönüne gidilmektedir. Ancak bu yeterli olmayacaktır. DıĢ Faktörler: Bilgi sisteminden kaynaklanmayan ancak sistemin çalıģmasını etkileyen olumsuzluklardır. Elektrik kesintileri, sabotaj, yangın, virüs bulaģması, iletiģim ağındaki sorunlar, doğal afetler gibi problemler bilgi sistemi için dıģ kaynaklı olumsuzluklardır. 4. ÇAY İŞLETMELERİ FABRİKALARI BİLGİ SİSTEMİNDE OLUMSUZ SENARYO ARAŞTIRMASI AraĢtırma, 1971 yılında Çay Kurumu adı ile kurulup 1973 yılında Çay Kurumu Genel Müdürlüğü 1983 yılında da Çay ĠĢletmeleri Genel Müdürlüğü (çaykur) adını alan faaliyetlerinde özerk ve sermayesi ile sınırlı bir Kamu Ġktisadi KuruluĢu na bağlı yaģ çay iģleme ile aynı kuruma bağlı bir çay paketleme fabrikasında gerçekleģtirilmiģtir. Kurum her yılın Mayıs ve Ekim ayları arasında yaģ çay iģleme sezonunda toplam ton/gün iģleme kapasiteli 46 yaģ çay iģleme ve 3 paketleme fabrikası ile sektörde üretim yapmaktadır yılı sonu itibariyle kurumda 395 memur, 590 sözleģmeli personel, sürekli, geçici iģçi istihdam edilmiģtir. Sezonluk iģçilerle bu rakam yıl içinde kiģi/ay olmuģtur ( 4.1 Amaç ve Yöntem ÇalıĢma, senaryo planlaması aģamalarından ilk dördünün kurumsal bazda incelenmesi Ģeklinde yapılmıģtır. Son dört aģama ise uzun dönem planlaması ve 601

8 Abdullah Naralan uygulaması sonucu elde edilecek verilerin değerlendirilmesine bağlı bulunduğundan bu çalıģmada değinilmemiģtir. AraĢtırmada, Çaykur fabrikalarının bilgi sistemlerinde meydana gelmesi muhtemel olumsuzlukların neler olduğu ve önem seviyelerinin kullanıcılar tarafından ne Ģekilde sıralandığının görülmesi amaçlanmıģtır. Durum tespiti bağlamında bir çalıģma olmasından, iģletmelerde çalıģan tüm bilgisayar kullanıcılarına ulaģılmaya çalıģılmıģ, çalıģır durumdaki toplam 45 yaģ çay iģleme fabrikasından 41 inde ve 1 paketleme fabrikasında anket uygulaması Ģeklinde gerçekleģtirilen çalıģmada bilgisayar kullanan toplam 313 kiģi ile görüģülmüģ ve değerlendirmeleri alınmıģtır. ÇalıĢmaya katılan kiģilerin sürekli veya geçici çalıģıyor olmaları dikkate alınmayıp kurum içinde bilgisayar kullanıcısı olmaları Ģartı aranmıģtır. Ankette sorulan sorularla; 1. Kullanıcıların demografik özellikleri, 2. Bilgisayar eğitim seviyeleri, 3. Bilgisayarı kullanma alanları, 4. Kurum için bilgisayarın gerekliliği, 5. Alternatif bilgi iģleme yöntemleri, 6. Bilgi sisteminde istenmeyen durumların önem sıralaması, 7. Bilgi sistemi ve iģleyiģi konusunda görüģ ve düģünceleri, ile ilgili bilgi toplanması ve analiz edilmesi amaçlanmıģtır Senaryolaştırılacak Konunun Belirlenmesi Çaykur iģletmelerinde üretim, pazarlama, personel, stok ve muhasebe gibi çeģitli alanlarda etkin bir Ģekilde kullanıldığı ve birtakım nedenlerden dolayı kullanılamaması durumunda ise iģletmede ciddi kayıplara ve aksaklıklara neden olacağı düģünülen bilgi sistemleri, üzerinde senaryolar üretilecek konu olarak belirlenmiģtir Senaryoların Üretilmesi Bir bilgi sisteminin çalıģmasını etkileyebilecek meydana gelmesi olası durumlar iç ve dıģ faktör ayrımı yapılmadan Tablo 1 de gösterildiği gibi sıralanmıģtır. Belirtilen olumsuz senaryolar, herhangi bir bilgisayar kullanıcılarının sıklıkla karģılaģtığı olumsuz durumlar ile anket çalıģmasından önce bir fabrikada yapılan pilot çalıģmada kurum içi kullanıcıların belirttiği olumsuzluklardan oluģmaktadır. 602

9 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması Tablo 1: Bilgi Sisteminde Olumsuz Senaryolar Olumsuz Senaryolar Elektrik Kesintisi Program Hatası Yangın Donanım Arızası Hırsızlık Yetkisiz KiĢilerin Müdahalesi Olumsuz Senaryolar Ağ ĠletiĢimi Problemi Virüs Tehlikesi Güç Kaynağı Arızası Program Yetersizliği Bilgisayar Yetersizliği Doğal Afetler Senaryoların Önem Sırasına Konulması Ankete katılan kullanıcılara bilgi sistemleri ile ilgili Tablo 1 de belirtilen on iki farklı olumsuzluk sayılarak önem seviyesine göre sıraya koymaları ve gerçekleģme sıklıklarını belirtmeleri istenmiģtir. Belirtilen olumsuz durumlar, iç veya dıģ faktör ayrımı yapılmadan karıģık olarak verilmiģtir. Kullanıcıların listede bulunmayan durumlar için de seçim yapabilmesi için diğer seçeneği de oluģturulmuģ ancak bu seçeneği kullanan olmamıģtır. Belirtilen olumsuz durumların yapılan sıralamasında virüs tehlikesinin ilk sıraya konulduğu görülmüģtür. Ardından elektrik kesintileri ikinci sırada gelmektedir. Olumsuz durumların sıralaması Tablo 2 de verildiği gibidir. Tablo 2: Olumsuzlukların Önem Sıralaması Önem Sırası Olumsuzluk 1 Virüs Saldırısı 2 Elektrik Kesintisi 3 Güç Kaynağı Arızası 4 Bilgisayar Yetersizliği 5 Program Hatası 6 Donanım Arızası 7 Program Yetersizliği 8 Yetkisiz KiĢilerin Müdahalesi 9 Ağ ĠletiĢimi Problemi 10 Yangın 11 Hırsızlık 12 Doğal Afetler Ankete katılan kullanıcıların olumsuz durumları önem sırasına koymalarının yanı sıra olumsuzlukların gerçekleģme sıklıklarını da belirtmeleri istenmiģtir. Belirtilen gerçekleģme sıklıkları aylık ortalama olarak Tablo 3 de verilmiģtir. 603

10 Abdullah Naralan Olumsuzlukların gerçekleģme sıkılıklarına göre yapılan sıralama, önem sıralamasıyla aynı olması verilen cevapların tutarlı olduğunu göstermektedir. Tablo 3: Olumsuzlukların GerçekleĢme Sıklığı Sıra Olumsuzluk Aylık Ortalama GerçekleĢme 1 Virüs Saldırısı 6,4 2 Elektrik Kesintisi 6,1 3 Güç Kaynağı Arızası 5,4 4 Bilgisayar Yetersizliği 5,3 5 Program Hatası 5,2 6 Donanım Arızası 3,7 7 Program Yetersizliği 2,9 8 Yetkisiz KiĢilerin Müdahalesi 2,6 9 Ağ ĠletiĢimi Problemi 1,3 10 Yangın - 11 Hırsızlık - 12 Doğal Afetler - Çaykur bilgi sistemindeki olumsuz senaryoların oluģturulması ve sıralaması anketine katılan kullanıcıların sosyal ve eğitim profili ile ilgili cevapların değerlendirilmesinde elde edilen göstergeler de aģağıda belirtildiği Ģekilde olmuģtur Kullanıcıların Demografik Özellikleri Ankete katılan kullanıcıların eğitim durumu sorusuna cevap verenlerin sayısı 305 tir. Bu cevaplara göre kullanıcıların %73,1 gibi büyük bir çoğunluğu üniversite mezunu eğitimli kiģilerdir. Cevap verenlerin %23,9 u lise, %2,3 ü ise ilkokul mezunudur. Lisansüstü öğrenime sahip olanların oranının ise %0,7 olduğu görülmüģtür (Tablo 4). Tablo 4: Kullanıcıların Öğrenim Durumu Öğrenim Durumu Frekans Yüzde Ġlköğretim 7 2,3 Lise 73 23,9 Üniversite ,1 Lisansüstü 2 0,7 Toplam ,0 604

11 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması Kullanıcıların yaģlara göre dağılımı Tablo 5 de görülmektedir. Cevap verenlerin %13,5 i yaģ arasında, %51,3 ü yaģ arasında, %28,9 u yaģ arasındadır. 51 yaģ üstü olanların oranı ise %6,3 olarak bulunmuģtur (Tablo 5). Tablo 5: YaĢlara Göre Dağılım YaĢ Frekans Yüzde arası 41 13, arası , arası 88 28,9 51 ve üstü 19 6,3 Toplam ,0 Kullanıcıların cinsiyetlerine göre dağılımı ise %67,7 bay, %32,3 bayan Ģeklindedir (Tablo 6). Tablo 6: Cinsiyetlerine Göre Kullanıcılar 4.3. Bilgisayar Eğitim Seviyeleri Cinsiyet Frekans Yüzde Bay ,7 Bayan ,3 Toplam ,0 Ankete katılanlardan 304 ünün cevap verdiği bu soruya göre %46,4 ünün kurum dıģında bilgisayar eğitimlerinin olmadığı, %43,8 inin özel kurslarda eğitim aldığı, %9,8 inin ise bilgisayar eğitimini mezun oldukları okullarda almıģ oldukları görülmüģtür (Tablo 7). Tablo 7: Kullanıcıların Bilgisayar Eğitim Seviyeleri Bilgisayar Eğitimi Frekans Yüzde Okul 30 9,8 Özel Kurs ,8 Yok ,4 Toplam ,0 Kullanıcıların %47,9 unun kurum içi bilgisayar eğitimi aldıklarını, ancak bunlardan %31,3 ü aldıkları eğitimlerin yeterli olmadığını belirtirken, %52,1 i ise kurum içi bilgisayar eğitimi almadıklarını belirtmiģlerdir (Tablo 8). 605

12 Abdullah Naralan Tablo 8: Kurum Ġçi Bilgisayar Eğitimi Kurum Ġçi Bilgisayar Eğitimi Alma Frekans Yüzde Evet Yeterli 51 16,6 Evet Yetersiz 96 31,3 Hayır ,1 Toplam , Bilgisayar Deneyimleri ve Çalışma Süreleri 303 kullanıcının cevap verdiği bilgisayar deneyimi süresi sorusuna göre, yıl gibi uzun süreli deneyime sahip kullanıcıların oranı %4,6, yeni sayılabilecek 1-3 yıllık deneyime sahip kullanıcıların oranı %9,9, 4-6 yıllık deneyime sahip kullanıcıların oranı %31, 7-9 yıllık deneyimli kullanıcıların oranı %23,8 ve yıllık deneyime sahip kullanıcıların oranı ise %30,7 olarak belirlenmiģtir (Tablo 9). Tablo 9: Bilgisayar Deneyimleri Deneyim Frekans Yüzde 1-3 yıl 30 9,9 4-6 yıl 94 31,0 7-9 yıl 72 23, yıl 93 30, yıl 14 4,6 Toplam ,0 Günlük bilgisayar baģında geçen çalıģma saatlerinin ne kadar olduğu sorusuna 299 kiģiden cevap alınmıģtır. Bu cevaplara göre kullanıcıların %46,2 oranında 1-3 saat, %43,8 oranında 4-6 saat, %8 oranında 7-9 saat, %1,3 oranında saat ve %0,7 oranında ise saat bilgisayar baģında çalıģma yaptıkları görülmüģtür (Tablo 10). Tablo 10: Günlük ÇalıĢma Süreleri Günlük ÇalıĢma Süresi Frekans Yüzde 1-3 saat ,2 4-6 saat ,8 7-9 saat 24 8, saat 4 1, saat 2 0,7 Toplam ,0 606

13 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması 4.5. Bilgisayarı Kullanım Alanları Farklı kullanım alanlarından hangileri için bilgisayardan yararlanıldığı sorusuna kullanıcılar birden fazla alan belirterek cevap vermiģlerdir. Tablo 11 de kullanım alanlarının iģaretlenme yoğunluklarına göre frekans ve yüzdeleri verilmiģtir (Tablo 11). Tablo 11: Bilgisayar Kullanım Alanları Kullanım Alanı Frekans Yüzde Veri GiriĢi ,4 Bilgi ÇıkıĢı ,8 Üretim Kontrol ,3 Stok Kontrol 94 30,0 Personel Takip 89 28,4 Muhasebe ve YazıĢma 80 25,6 ĠletiĢim 71 22,7 Kalite Kontrol 38 12,1 Halkla ĠliĢkiler 23 7,3 Pazarlama 8 2, Kurum İçin Bilgisayarın Gerekliliği Kullanılan bilgi sisteminin kurum içindeki önemini ortaya koymak için sorulan bu soruya 305 kiģi cevap vermiģtir. Cevap verenlerin %82 i bilgisayar olmasının gerekliliğini %18 i ise bilgisayarın kurum için bir gerekliliği olmadığını belirtmiģtir (Tablo 12). Tablo 12: Kurum Ġçin Bilgisayarın Gerekliliği Kurum Ġçin Bilgisayar Gerekli mi? Frekans Yüzde Evet ,0 Hayır 55 18,0 Toplam ,0 Bilgisayar sistemini kullanmadan kurum içi iģlemlerin yerine getirilmesini sağlayacak alternatif bir bilgi iģleme yönteminin olup olmadığı sorusuna ise verilen cevaplar ve yüzdeleri, bilgisayarın kurum için olmazsa olmaz veya olabilir diyenlerin Tablo 12 de verilen oranlarıyla oldukça tutarlıdır. Bu durum Tablo13 de belirtilmiģtir. 607

14 Abdullah Naralan Tablo 13: Bilgi Sisteminin Alternatifi Bilgi Sisteminin Alternatifi Var mı? Frekans Yüzde Evet 53 17,8 Var ama yetersiz 74 24,7 Hayır ,5 Toplam ,0 5. SONUÇ VE ÖNERİLER Gelecekteki belirsizliklerin ve olumsuzlukların önceden tespit edilerek önlem alınması noktasından hareketle, senaryo planlamanın kurumsal düzeyde ele alınması araģtırmanın temelini oluģturmuģtur. AraĢtırma için Çay ĠĢletmeleri Genel Müdürlüğüne bağlı fabrikaların seçilmiģ olması, üretim tesislerinin birbirine yakın olmaları avantajını kullanarak çok sayıda anket uygulamak ve oldukça eski sayılabilecek bir geçmiģe sahip olan kurumdaki bilgi sistemlerinin olumsuz durum senaryolarının sıralamasını görmektir. ÇalıĢma, faaliyetine devam eden 45 fabrikanın 41 inde ve aynı bölgede bulunan bir 1 paketleme fabrikasında gerçekleģtirilmiģ, aynı istikametteki 4 fabrikaya ise toprak kayması ve yolun kapalı olması nedeniyle gidilememiģtir. ÇalıĢma yapılan tüm fabrikalarda bilgisayar kullananların tamamına ulaģılmaya çalıģılmıģ ve toplam 313 anket uygulanmıģtır. Kullanıcıların bilgi sistemlerini kurumun olmazsa olmaz bir parçası olarak görmeleri ve aynı zamanda büyük çoğunluğunun üniversite eğitimli olmaları sisteme verilen önemi göstermektedir. Sistemin yoğun olarak veri giriģi ve bilgi çıkıģı için kullanılması üretim yapılan iģletmeler olması nedeniyle normaldir. Kullanıcıların yarıdan fazlasının dört yıldan daha fazla deneyime sahip olması ve büyük çoğunluğunun günde altı saate yakın bilgisayar baģında çalıģıyor olması iģlerin yoğunluğunun bir göstergesidir. ÇalıĢmaya katılan kullanıcıların yaptıkları olumsuzluklar sıralamasında ilk sırasında virüs tehdidi bulunmaktadır. Günümüz bilgisayar kullanıcılarının en çok yakındıkları durumun da aynı olması virüs tehdidinin ilk sırada olmasını açıklamaktadır. Bu durum bilgisayarlarda anti virüs programlarının bulunmadığı veya gerekli güncellemelerin yapılmadığı Ģeklinde yorumlanabilir. Vereceği zararlar dikkate alındığında bilgilerin ve sistemin belirli periyotlarla yedeklerinin alınması karģılaģılacak kayıpları azaltacaktır. Önlem olarak, lisanslı, güncel ve düzenli olarak güncellenen anti virüs yazılımları kullanılması gerekmektedir. Önem sıralamasında elektrik kesintisi ikinci sırada yer almıģtır. Fabrikaların bir kısmının iç kesimlerde olması, altyapı eksikliği ve bölgenin tabiat Ģartları çok sık elektrik kesintisinin baģlıca nedenidir. Kurum içinden kaynaklanmayan bu durumun önlemlerinin alınması çok zor değildir. Kısa süreli elektrik kesintilerine 608

15 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması güç kaynakları çözüm olabilirken, uzun süreli kesintiler için yeterli güçte jeneratör en iyi seçenektir. Üçüncü önem sırasında güç kaynağı arızası bulunmaktadır. Bir önceki olumsuzlukla doğrudan bağlantılı olan bir durumdur. Elektrik kesintisi durumunda güç kaynakları devreye girmektedir. Ancak kesintilerin uzaması durumunda güç kaynakları da iģ görmemektedir. Ayrıca bu durum artan bilgisayar sayısına karģın güç besleme ünitelerinin arttırılmadığı ve gerekli bakımlarının yapılmadığı Ģeklinde de yorumlanabilir. Dördüncü sırada öneme sahip olduğu düģünülen bilgisayar yetersizliği için bir önlem yerine, makinelerin ihtiyacı karģılayacak Ģekilde donanımların güncelleģtirilmesi veya tümüyle yenilenmesi önerilir. Önem sıralamasında altıncı sırada da donanım arızasının bulunması, eski olan makinelerin zaman zaman arızalandıklarını ve yenilenmeleri gerektiğini doğrulamaktadır. Program hatası beģinci önem sırasında bulunmaktadır. Kullanılan programın Genel Müdürlük bilgisayar programcıları tarafından geliģtirildiği ve profesyonelce hazırlanmadığı için zaman zaman hata verdiği, kullanıcıların yazmıģ oldukları görüģlerden de anlaģılmaktadır. Diğer bir açıdan değerlendirildiğinde program ile ilgili hizmet içi eğitimlerin yetersiz olduğu bu nedenle kullanımdan kaynaklanan hataların program hatası olarak algılanabileceği sonucuna da ulaģılabilir. Donanım arızası, önem sıralamasında altıncı olmasına karģın dördüncü sıradaki bilgisayar yetersizliği ile birlikte değerlendirildiğinde önemli bir sorun olarak görülmektedir. Demode olmuģ ve fiziksel ömrünü neredeyse tamamlamıģ bilgisayarlar yerine, yeni teknoloji modern makineler alınması ile bu sorun, bilgisayar yetersizliği sorunu ile birlikte çözülmüģ olacaktır. Yedinci önem sırasında bulunan program yetersizliği sorunu, beģinci sıradaki program hatası ile birlikte düģünüldüğünde ciddi bir olumsuzluk olarak ön plana çıkmaktadır. Kullanıcı görüģleri ve fabrika gereksinimleri doğrultusunda kullanılan programın yeniden revize edilmesini veya profesyonel destek alınması gerektiğini söylemek yanlıģ olmayacaktır. Yetkisiz kiģilerin sisteme müdahalesi alt sıralarda öneme sahip bir sorun olarak görülmektedir. Ancak yapılacak yanlıģ bir müdahalenin sistemin tamamının devre dıģı kalmasına neden olacağı göz ardı edilmemelidir. Sisteme yetkisiz kiģilerin müdahalesinin önlenmesi, fiziksel güvenlik tedbirleriyle olabileceği gibi Ģifreleme, parola kullanma ve manyetik kart gibi elektronik önlemler ile de yapılabilir. Doğu Karadeniz in dağlık yapısından ve altyapı yetersizliğinden telekomünikasyon hatlarında meydana gelen kesintiler dokuzuncu önem sırasında belirtilen ağ iletiģim probleminin temelini oluģturmaktadır. Bu sorun fabrikanın içindeki iletiģim ağı problemi olmayıp Genel Müdürlük sistemlerine bilgi aktarımı sırasında kullanılan ağdaki iletiģim sorunudur. Önemli bir sorun 609

16 Abdullah Naralan olmasına karģın gün içinde sınırlı olarak kullanıldığından önem sıralamasında sonlarda yer almıģtır. Kurumun böyle bir sorun için geliģtireceği çözüm, fabrikalar ile Genel Müdürlük arasında karasal veya kablosuz özel ağ kurması olabilir. Ancak çok yüksek bir maliyet söz konusu olduğundan kısa sürede çözüme kavuģturulması beklenmemektedir. Önem sıralamasında son sıralarda yer alan bir diğer olumsuzluk da yangın tehlikesidir. GerçekleĢme sıklığı belirtilmemiģtir, diğer bir ifadeyle Ģimdiye kadar bu tehlike ile karģılaģılmamıģtır. Ancak sebep olacağı kayıplar düģünüldüğünde önlem alınması gereken önemli bir durumdur. Son sıralarda yer alması gerekli önlemlerin alındığının bir göstergesi kabul edilebilir. Olumsuzluk önem sıralamasında en olumlu sayılabilecek bulgu hırsızlık beklentisinin sondan ikinci sırada yer almasıdır. Fabrika giriģlerinin kontrollü ve güvenlikli olması ile kurum çalıģanlarının kötü niyetli olmadıkları Ģeklinde değerlendirme yapılmakla birlikte, hırsızlık olaylarının bundan sonra olmayacağı anlamına gelmemektedir. Bu nedenle gerekli fiziksel ve elektronik güvenlik önlemlerinin alınmasını önermek doğru bir yaklaģım olacaktır. Doğal afetlerin, zamanını ve boyutunu tahmin etmek güçtür. Sık karģılaģılan bir durum olmadığından önem sıralamasında en son sırada yer almıģtır. Öngörülemeyen zaman ve boyutta olması önlem alınması önündeki engel olmakla birlikte, sorun kuruluģ yeri seçimi ile yakından ilgilidir. Çaykur iģletmelerine, belirtilen olumsuzluklar için yapılan öneriler ve değerlendirmeler tam bir senaryo planlaması olmayıp daha çok yol gösterici ve planlamanın yapılması yürütülmesi için temel oluģturmaktır. Planlamayı yapacak olan üst ve stratejik yönetim kademesidir. Bu çalıģmada ortaya konulmaya çalıģılan nokta muhtemel olumsuzlukların belirlenmesi ve uygun çözümlerin neler olabileceğini tartıģmaya açmaktır. Göz önünde bulundurulması gereken diğer bir nokta da olumsuzlukların önem sırlamalarının ve planlamaların iģletmeye özgü bir yapıda olacağıdır. GerçekleĢmesi olası senaryoların planlamasını yapmak iģletmeye bir maliyet getirebilir. Ancak planlanmamıģ bir senaryonun ortaya çıkması halinde iģletmenin kaybının daha fazla olabileceği unutulmamalıdır. KAYNAKÇA BRADFIELD Ron, WRITH George, v.d. (2005): The Origins And Evolution of Scenario Techniques in Long Range Business Planning, Futures, 37: CHERMACK Thomas J. (2005): Studying scenario planning: Theory, Research Suggestions, and Hypotheses, Technological Forecasting and Social Change,

17 Bilgi Sistemlerinde Olumsuz Senaryolar ve Çaykur Uygulaması (2004): Improving Decision Making With Scenario Planning, Futures, 36: 296. COATES Joseph F. (2000): Scenario Planning, Technological Forecasting and Social Change, 65: LAUDON Kenneth, L., Jane P. (1998): Management Information Systems New Approaches to Organization and Technology, New Jersey, Prentice Hall Inc. LESSARD Gene (1998): An adaptive Approach to Planning and Decision- Making, Landscape and Urban Planning, 40: MILLER D. Kent, WALLER H. Gregory (2003): Scenarios, Real Options and Integrated Risk Management, Long Range Planning, 36: 94. O BRIEN F. A. (2004): Scenario Planning-Lessons for Proactice From Teaching and Learning, European Journal of Operational Research,152: 716 (2000): Scenario Planning as a Networking Process, Technological Forecasting and Social Change, 65: ROUBELAT Fabrice (2006): Scenarios to Challenge Strategic Paradigms: Lessons from 2025, Futures, 38: 267 ġġmġek ġerif (1998): Yönetim ve Organizasyon, Konya, s: 189. ÇAY ĠġLETMELERĠ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (2006), ( ) 611