KULLANICI KILAVUZU. Copyright (c) Net Bilişim Hizmetleri

Transkript

1 KULLANICI KILAVUZU

2 Verimliliğinizi artırın by Pınar SAYILIR DYS programından en yüksek verimi elde edebilmeniz gayretiyle bu kullanım kılavuzunu hazırladık. Umarız bu kılavuz ile DYS'nin farkında olmadığınız veya kullanmakta zorlandığınız özelliklerini keşfeder verimliliğinizi en yüksek noktaya ulaştırırsınız.

3 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Bu kılavuzun tüm hakları Net Bilişim Hizmetleri'ne aittir. Net Bilişim'in yazılı izni olmaksızın kısmen veya tamamen alıntı yapılamaz, hiçbir şekilde kopya edilemez, çoğaltılamaz, yayımlanamaz. Basım Tarihi: Haziran 2005 Yayınlayan Net Bilşim Hizmetleri Editör Pınar SAYILIR Kapak Tasarımı Cemil SUNGURAY

4 I DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 İçerik 0 Önsöz Bölüm I Dershane Yönetim Sistemi Ayarlar Program Ayarları... 4 Dönemler Kullanıcı Tanımları Personel Kayıtları Şube Kodları Okul Kodları Branş Kodları... Girişi 18 Sınıf Kodları Girişi Hedef Okul Kodları Çıkış İşlemler Öğrenciler Yoklama Fişleri Öğrencilere Sınıf... Atama 33 Web İçin Dosya... Hazırlama 34 Potansiyel Öğrenciler Tahsilat Girişi Rehberlik Görüşmeleri Muhasebe Gelir / Gider Türleri Kasa Kasalar Kasa İşlemleri Kasa İşlemleri... Listesi 43 Cari Hesap Cari Hesap... Kayıtları 45 Cari Hesap... İşlemleri 47 Cari Hesap... Bakiye Listesi 49 Banka Banka Hesapları Banka İşlemleri Fatura Faturalar Fatura Listesi Tahsilat Girişi Personel Maaş... Tahakkuku 59 4 Rapor Alacak Raporu Tahsilat Raporu Öğrenci Listeleri Sınıf Listeleri Devamsızlık Listeleri Personel Listleri Ders Raporları... 86

5 Contents II Rapor Tasarımı Sınavlar Sınav Parametreleri Sınav Bilgileri ÖSS Parametreleri LGS Parametreleri Kitapçık Soru... Karşılıkları 90 Optik Okuma... Dosyası Şablonları 91 Salon Atama Öğrenci Yerleştirme Salon Listeleri Sonuç Bilgileri Sınav Değerlendirme ÖSS Raporları Sınav Sonuç... Listeleri ve Karne 103 Derse Göre... Başarı Listesi 106 Seçenek... Frekans Raporu 107 Sınıf Okul... Başarı Grafiği 109 Öğrenci... Başarı Raporu 111 LGS Raporları Sınav Sonuç... Listeleri ve Karne 114 Derse Göre... Başarı Listesi 119 Seçenek... Frekans Raporu 120 Tercih Yardımcısı Mesaj Mesaj Merkezi Sevis Uyarı Kütüğü Veri Tutarlılık... Kontrolü 124 İndeks Bakımı Yedek Alma İntenetten Yeni... Sürüm Kontrolü 127 İntenetten Destek... Programını Başlatma Yardım Yardım Konuları Programınızı... Kaydettirme 130 Net Bilişim Web... Sitesi 131 Program Hakkında Bölüm II Net Bilişim Lisans Bilgisi Net Bilişim İndeks 135

6 Bölüm I

7 Dershane Yönetim Sistemi Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Picture size 460 x 460 pixels, scaled to 30% DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 DYS, üniversite ve kolej sınavlarına hazırlık kursları veren dershanelere sahip olduğu özellikler ve sağladığı kolaylılar ile rakip dershanelere karşı rekabet üstünlüğü kazandırır. DYS ile öğretmenler ve danışmanlar öğrencileri hakkındaki bilgilere hızla ulaşırken, yöneticiler mali durumlarını anlık olarak takip edebilir ve isterse bu bilgileri benzersiz raporlama olanaklarıyla dış ortamlara aktarabilirler. 1.1 Ayarlar Bu bölüm, dershanenize özel bilgilerin ve ayarların programa kaydedildiği bölümdür Program Ayarları Bu bölümde program ile ilgili ayarlar ve programın kullanımına ilişkin tercihler kaydedilir. Kullanım kolaylığı açısından bu bölümdeki ayarlar gruplara ayrılmıştır. Ana Bilgi: Bu bölüme dershaneniz ile ilgili bilgiler kaydedilir. "Dershane Amblemi"'ne kendi ambleminizi yüklerseniz tüm standart rapor tasarımlarının sol üst köşesinde bu amblem görünür. Yetkili adı belirtmeniz durumunda bazı raporların yetkili bölümüne buradaki ad otomatik olarak yazılır.

8 5 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Gerekli Evraklar: Öğrenciden kayıt için istenenecek belgeler bu alana kaydedilir. Buraya girilen belge listesi öğrenci kayıt ekranında görünür.

9 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 İndirim Türleri: Öğrencilere uygulanabilecek indirim çeşitleri buraya kaydedilir. Öğrenci kaydı yaparken, kaydı yapılan öğrenciye bir indirim uygulanacaksa bu indirim ne çeşit bir indirim olduğu buraya girilen indirim çeşitlerinden seçilebilir. 6

10 7 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Ders Adları: Eğitimi verilen ders isimlerinin kaydedildiği bölümdür.

11 Dershane Yönetim Sistemi Yedekleme Ayarları: DYS, otomatik yedek alma özelliğine sahiptir. Alınacak yedeklerin hangi klasöre konulacağı, yedekleme işleminin otomatik yapılıp yapılmayacağı gibi tercihler bu bölümde belirlenir. En son yapılan yedekleme tarihi de bu bölümden gözlenebilir. Web Bağlantısı: DYS'nin web bağlantı özelliği sayesinde öğrencilere ait deneme sınavı, devamsızlık ve cari hesap bilgileri internetteki web sitenize otomatik olarak kopylanabilir. Bu işlem için gerekli web sitenize bağlantı ayarları buradan girilebilir.

12 9 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Mesaj Merkezi: DYS ile gecikmiş ödemeler, deneme sınavı sonuçları ve devamsızlık bigilerini veli veya öğrencinin cep telefonlarına SMS olarak veya internetteki posta kutularına e-posta olarak gönderebilirsiniz. Bu işlemlerin yapılabilmesi için gerekli ayarlar buradan yapılabilir. Internet üzerinden SMS gönderebilmek için bir SMS operatöründen hizmet almanız ve kendi kullanıcı adı ve şifrenize sahip olmanız gerekir. E-Posta gönderebilmek için de SMTP desteği olan bir e-posta adresine sahip olmanız gerekir. Hotmail, Yahoo, MyMail gibi ücretsiz e-posta servislerinin SMTP desteği yoktur. Eğer TTnet, Adsl, Superonline, Kablonet, E-Kolay gibi ücretli bir internet bağlantı aboneliğiniz varsa bu servis sağlayıcıların size verdiği mutlaka bir veya daha çok SMTP desteği olan e-postanız var demektir.

13 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Muhasebe: Muhasebe ile ilgili temel tanımlar yapılır. 10

14 11 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Ders Gelir Türü : Öğrencilerden yapılacak tahsilatların muhasebe modülünde hangi gelir türü olarak işleneceğini buradan seçebilirsiniz. Öğrenciler Cari Hesap Adı: Öğrencilerden yapılacak tahsilatların muhasebe modülündeki hangi cari hesaba işleneceğini buradan seçebilirsiniz. Nakit Tahsilat Kasa Öndeğeri: Bir öğrenciden tahsilat yaparken ödeğer olarak gelecek kasa kodunu buradan seçebilirsiniz. Banka Havalesi Hesap Öndeğeri: Öğrencilerden banka havalesi yoluyla alınan/alınacak tahsilatın hangi banka hesabına işleneceğini buradan seçebilirsiniz. Son Kasa Fiş No: Bu alanda, yapılan son kasa işleminin fiş numarası yer alır. Yeni kasa işlemi yaparken de DYS, fiş numarası olarak, bu alanda yazılı olan fiş numarasından sonraki numarayı otomatik olarak verir. Son Cari Fiş No: Bu alanda, yapılan son cari işlemin fiş numarası yer alır. Yeni cari hesap işlemi yaparken de DYS, fiş numarası olarak, bu alanda yazılı olan fiş numarasından sonraki numarayı otomatik olarak verir. Son Banka Fiş No: Bu alanda, yapılan son banka işleminin fiş numarası yer alır.yeni banka işlemi yaparken de DYS, fiş numarası olarak, bu alanda yazılı olan fiş numarasından bir sonraki numarayi otomatik olarak verir. Diğer: Yukarıdaki ayarlar dışındaki ayarların yapıldığı bölümdür. Yuvarlama Miktarı: Öğrenci ücretleri taksitlere bölünürken kaç TL'ye göre yuvarlama yapılacağı buradan belirlenir. Yuvarlamadan sonra ortaya çıkan küsuratlar toplanıp ilk taksit tutarına eklenir. Taksit Sayısı: Öğrenci ücreti taksitlendirilirken burada belirtilen değer taksit sayısı öndeğeri olarak görüntülenir. KDV Oranı: Fatura kesilirken kullanılacak KDV oranı öndeğeri buradan belirlenebilir. Gec. Zammı Oranı: Son ödeme tarihinden sonra ödenen taksitlere uygulanacak gecikme zammı oranı

15 Dershane Yönetim Sistemi buradan belirlenebilir. Son Fatura No: Bu alanda, oluşturulan son faturanın numarası yer alır. Yeni bir fatura oluşturulurken de DYS, bu alanda yazılı olan numaradan sonraki numarayı fatura numarası olarak otomatik verir. Son Ödm.Mak.No: Öğrencilerden alınan son ödemenin makbuz numarası bu alanda yer alır. Alınan yeni bir ödemede de DYS, bu alanda yazılı olan numaradan bir sonraki numarayı makbuz numarası olarak otomatik verir Dönemler DYS ile birden fazla öğrenim döneminin aynı anda takibi yapılabilir ve çalışma esnasında dönemler arası geçiş yapılabilir. Yeni dönem oluşturulduğu zaman bu döneme ait öğrenci, sınav bilgileri diğer dönemlerden ayrı olur. Muhasebe ve ayar bilgileri ise dönemler arası geçiş yapsanız da aynı kalır. Yeni dönem oluşturma, var olan dönemin özelliklerini değiştirme ve dönemler arası geçiş yapma işlemlerini bu bölümden yapabilirsiniz. Dönem Kodları Girişi ekranındaki alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Dönem Kodu: Buraya dönem için vermiş olduğunuz kod yazılır. Dönem kodu en fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Dönem kodu için harf veya rakam kullanabilirsiniz. Dönem Açıklaması: Buraya dönem için vermiş olduğunuz ad yazılır. Dönem Açıklaması 30 karakterden uzun olamaz. Dönem Açıklaması için harf veya rakam kullanabilirsiniz. Bağlantı Tipi: Normal ya da İstemci / Sunucu seçenekleri vardır. Data Klasörü: Döneme ait bilgilerin tutulacağı data klasörünün adının yazıldığı alandır. Bu kısma.\klasör_adı yazarsanız program otomatik olarak DYS'nin bulunduğu klasörün içine klasör_adı adlı bir

16 13 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 klasör oluşturup döneme ait bilgileri buarada oluşturacaktır. Sunucu Adı: Bağlantı Adı: Kullanıcı Adı: Şifre: Son Ögr.No (Oss): Bu alanda, kaydedilen son ÖSS öğrencisinin numarası yer alır.yeni öğrenci kaydederken de DYS, ÖSS öğrenci numarası olarak, bu alanda yazılı olan numaradan bir sonraki numarayı otomatik olarak verir. Her yeni ÖSS öğrencisi kaydında bu alandaki numara güncellenir. Son Ögr.No (Lgs): Bu alanda, kaydedilen son LGS öğrencisinin numarası yer alır.yeni öğrenci kaydederken de DYS, LGS öğrenci numarası olarak, bu alanda yazılı olan numaradan bir sonraki numarayı otomatik olarak verir. Her yeni LGS öğrencisi kaydında bu alandaki numara güncellenir. Son Ögr.No (Diğ.): Bu alanda, Öss ve Lgs dışında kalan kurslarda öğrenim gören öğrencilerinizden programa son kaydedilen öğrenci numarası yer alır. Yeni öğrenci kaydederken de DYS, diğer grubuna giren öğrencileriniz için bu alanda yazılı olan numaradan bir sonraki numarayı otomatik olarak verir. Her yeni diğer grubundan öğrenci kaydında bu alandaki bilgiler güncellenmektedir Kullanıcı Tanımları Bu bölümde dershanede programı kullanacak her kişi için bir giriş kodu oluşturulur. Ayrıca her kullanıcının yapabileceği ve yapamayacağı işlemlerle ilgili tercihler burada belirtilir. Kullanıcı kendisine verilen giriş kodu ve şifre ile programa girdiği zaman eklediği ve değiştirdiği tüm kayıtların son değiştiren alanında bu kullanıcı giriş kodu görünür. Ayrıca o kullanıcın yapmış olduğu kritik işlemler (Öğrenci iptali, ödeme iptali, fatura iptali, cari hesap işlemi iptali vb.) değiştirilmesi ve silinmesi mümkün olmayan bir dosya olan Kritik İşlemler Kütüğü ekranında görünür. Böylece yöneticilerin, kritik veri değişikliklerini takip edebilmesi sağlanmıştır.

17 Dershane Yönetim Sistemi Kullanıcı tanımlama ekranındaki alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Kod: Buraya kullanıcı için vermiş olduğunuz kod yazılır. Kullanıcı kodu en fazla 10 karakter uzunluğunda olabilir. Kullanıcı kodu için harf veya rakam kullanabilirsiniz. Kullanıcı Adı: Buraya kullanıcının adı yazılır. Kullanıcı adı 30 karakterden uzun olamaz. Kullanıcı adı için harf veya rakam kullanabilirsiniz. Şifre: Buraya kullanıcıya verdiğiniz şifre yazılır. Şifre en fazla 10 karakter uzunluğunda olabilir. Şifre için harf veya rakam kullanabilirsiniz. Yetki Seviyesi: Yönetici ve Normal Kullanıcı olmak üzere 2 seçenek vardır. Normal Kullanıcı seviyesindeki kullanıcılar, tüm yetkilendirmeler yapılmış olsa bile kullanıcı kaydı, program ayarları değiştirme, yedek alma gibi yönetimsel işlemleri yapamazlar. Son Giriş Trh. ve Saati: Kullanıcının programa son giriş tarihi ve saati bu alanlarda yazar. Kullanıcı programa her giriş, çıkışında bu alandaki bilgiler güncellenmektedir. Yetkiler Alanı: Kullanıcının yapabileceği ve yapamayacağı işlerin seçiminin yapıldığı alandır.bu alandaki ana başlıklar (Genel İşlemler, Öğrenci İşlemleri, Muhasebe İşlemleri, Rapor, Servis İşlemleri) seçili değilse kullanıcı ağaç menüde, bu başlıkları göremez.

18 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Personel Kayıtları DYS ile personelinizin cari hesabını (tahakkuk eden maaşlar ve ödenen avanslar) takip edebilir, yoklama fişleri yolu ile maaşının otomatik işlenmesini sağlayabilirsiniz. Bu işlemleri gerçekleştirmeniz için öncelikle her personel için (öğretmen, hizmetli, idari personel vs.) bu bölümde bir kayıt oluşturmanız gerekir. Personel kayıt ekranındaki alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir. 1- Detaylar: Personel Kodu: Dershanenizde görev yapan personelin dershane içindeki kodudur. Personel kodu 20 karakterden uzun olamaz. Personel kodu için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Özel Kod 1, 2 : Personelleri, kendinize özel gruplara ayırmak için kullanılır. Adres ve Telefon Bilgileri: Personelinizin iletişim bilgilerinin işlendiği alandır. Personele ait cep telefonu veya e-posta bilgilerini girerseniz programın çeşitli bölümlerindeki SMS gönderme veya eposta gönderme olanaklarından yararlanabilirsiniz. Personel Grubu: Öğretmen, İdari Personel, Diğer olmak üzere 3 seçenek vardır. Yönetici konumunda olan, örneğin Kurucu Müdür, Dershane Müdürü, Müdür Yardımcısı, Sekreter, Muhasebeci İdari Personel olarak işlenebilir. Hizmetli, Kantin Elemanı vb. elamanlarınızı Diğer olarak işleyebilirsiniz.

19 Dershane Yönetim Sistemi Görev: Personelin görevinin işlendiği alandır. Buraya öğretmenlerinizin branşını, yöneticilerin konumunu, diğer personelin görevini yazabilirsiniz. Cari Hesap Kodu: Bu personelin hesap bilgisinin muhasebe modülündeki cari hesaplardan hangisi altında takip edileceğini bu alanda seçebilirsiniz. Seçim butonuna (üzerinde yanyana 3 nokta bulunan buton) tıklandığı zaman karşınıza cari hesapların bir listesi gelir ve bu listeden seçim yapabilirsiniz. Eğer personelinizin maaşının program tarafından hesaplanmasını istiyorsanız, her bir personel için bir cari hesap kaydı oluşturmalısınız. Ücret Tipi: Bu alanda Aylık ve Saatlik olmak üzere 2 seçenek vardır. Saat karşılığı çalışan öğretmenler için Saatlik seçeneğini seçmelisiniz. Bu sayede DYS, aylık maaş hesaplama ekranında yoklama fişlerine bakarak bu öğretmenin belirtilen tarihler arasında kaç saat derse girdiğini hesaplayabilir ve bu sayıyı saat ücretiyle çarptıktan sonra otomatik olarak öğretmenin cari hesabına işleyebilir. Ücreti: Personelin aldığı maaşı işleyeceğiniz bölümdür. Personel maaşını programın hesaplamasını istiyorsanız, girilmesi zorunlu alanlardan biridir. 2- C/H Durumu: Bu personele ait cari hesap hareketlerini bu bölümden izleyebilirsiniz. Bu bölüm sadece kayıtları izlemek içindir. Yeni kayıt girme, kayıt silme ve kayıtları değiştirme işlemlerini "Muhasebe" menüsü altındaki "Cari Hesap İşlemleri" bölümünden yapabilirsiniz Şube Kodları Dershanenizin başka bir adresteki şubelerini de bu programdan takip edebilirsiniz. Bu işlem için iki şube arasında ağ bağlantısı gereklidir. Şubelerdeki bilgisayarlarda DYS programının ikinci bir kopyası yüklenmişse bu bölümü kullanmanız gerekmez.

20 17 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Şube kayıt ekranındaki alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Şube Kodu: En fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Şube kodu için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Adres ve Telefon Bilgileri: Şubelerinizin iletişim bilgilerinin girildiği alandır. Şubelerinize ait cep telefonu veya e-posta bilgilerini girerseniz programın çeşitli bölümlerindeki SMS gönderme veya eposta gönderme olanaklarından yararlanabilirsiniz. Şubeleriniz arasında bir ağ bağlantısı varsa, şubelerinizin işlemlerini de izleyebilirsiniz Okul Kodları Bu bölümde öğrencilerinizin eğitime devam ettikleri/mezun oldukları okullar kodlanır. Okul kayıt ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Okul Kodu: En fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Okul kodu için OSYM Tercih Kılavuzundaki okul kodlarını kullanabilirsiniz. Bu sayede öğrencilerinize, tercih formunu doldurma işleminde daha hızlı bir şekilde yardımcı olabilirsiniz. Adres ve Telefon: Okula ait adres, telefon ve e-posta adreslerini girebileceğiniz alanlardır.

21 Dershane Yönetim Sistemi Branş Kodları Girişi Dershanenin eğitim verdiği alanların (sayısal, sözel vs.) tanımlandığı ve öğrencileri gruplamada kullanılacak bölümlerin tanımlandığı bölümdür. Öğrenci kaydederken bu bilgi sorulacağı için kullanıcının işini hızlandırır. Branş kayıt ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Branş Kodu: Branşa ait kodun işlendiği alandır. Branş kodu en fazla 10 karakter uzunluğundadır. Harf ya da sayı kullanabilirsiniz. Örneğin Eşit Ağırlık branşı için EA ya da TM; Sayısal branşı için SA, SAY ya da MF; Sözel branşı için SÖZ, TS; Lise Giriş Sınavı'na hazırlanan öğrencileriniz için LGS branşını verebilirsiniz. Branş kodunun kısa olması ve branşı anımsatacak bir kod verilmesi, işlerinizi kolaylaştırır. Lise Giriş Sınavı için branş kodunun sadece LGS olarak kaydedilmesi yeterlidir. Branş Adı: Branşın adının işlendiği alandır. ÖSS/LGS: Branşın hangi sınav türüne ait olduğunun seçildiği alandır Sınıf Kodları Girişi Öğrencileri guruplarının belirli mevcutlarla tanımlanarak programa kaydedildiği bölümdür. Öğrenci kaydederken bu bilgi sorulacağı için kullanıcının işini hızlandırır.

22 19 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınıf Kodları Girişi ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınıf Kodu: Dershane içerisindeki sınıflara ait kodun işlendiği alandır. Sınıf Kodu en fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Bu alan ders adının özeti gibidir. Örneğin; Derslik 1'de öğrenim gören ve Lgs'ye hazırlanan öğrencileriniz için D1LGS kodunu verebilirsiniz. Sınıf Adı: Sınıfın adının işlendiği bölümdür. Sınıf adı en fazla 30 karakter uzunluğunda olabilir. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Örneğin; hafta sonu sabah öğrenim gören sayısal öğrencileriniz için HS SAY ÖĞLEN adını verebilirsiniz. Kapasite: Sınıfın kaç kişilik olduğunun işlendiği alandır. Sınıf kapasitesi işlediğiniz takdirde, Öğrencilere Sınıf Atama işlemi yaparken, kapasiteyi aşarsanız program sizi uyaracaktır. Danışman Öğretmen: O sınıfla ilgilenen öğretmenin işlendiği alandır. Bu kısma danışman öğretmen işlenirse; öğrenci bilgileri ekranında Danışman Öğretmen alanında da görünür. Şube Kodu: Açılan sınıfın Merkez ya da varsa Şube'de olup olmadığının seçildiği alandır. OSS/LGS: Sınıfın, hangi sınava yönelik olduğunun seçildiği alandır. Branş: Sınıfın hangi branşa yönelik olduğunun seçildiği alandır. Aktif Ders Programı: Dys programında 10 değişik ders rogramı hazırlayabilirsiniz.

23 Dershane Yönetim Sistemi Ders Programı Hazırlama Bölümü: Saat, Gün, Ders ve o derse giren Öğretmen'in seçildiği alandır. Ders programını işlemenin bazı yararları vardır. Örneğin "Yoklama Fişleri" işlenirken o sınıfa ait ders programı otomatik olarak yüklenebilir. Bu sizi dersi, ders saatini, o derse giren öğretmeni seçme zahmetinden kurataracaktır. Ayrıca buraya işlenen ders programı "Öğrenci Bilgileri" ekranında "Dersler" bölümünde de görünecektir. Ders programını derslik kapılarına asmak ya da öğrenciye/veliye vermek için de kullanabilirsiniz. Aşağıda ders programıyla ilgili "Raporlar" menüsünden alınmış bir rapor örnek olarak verilmiştir Hedef Okul Kodları Genel kabul gören üniversiteleri ya da öğrencilerinizin oralarda okumalarından onur duyacağınız ve kendinize hedef olarak gördüğünüz üniversitelerin kaydının yapıldığı alandır.

24 21 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Hedef Okul Kodları girişi Net Bilişim tarafından hazırlanmaktadır. Tercih Yardımcısı bu bölüm üzerinden çalışır. Bilgiler her sene OSYM'nin açıkladığı bir önceki yılın taban puanları olarak Net Bilişim tarafından güncelenmektedir. Bu kısım sizin kullanımınıza da açıktır. Yeni kayıt ekleyebilir, kayıt silebilir ya da mevcut kayıtları değiştirebilirsiniz Çıkış Bu seçenek ile DYS'yi kapatabilirsiniz. 1.2 İşlemler Günlük işlemlerin takip edildiği bölümdür Öğrenciler Kayıtlı bir öğrencinin bilgilerini görmek veya yeni bir öğrenci kaydetmek için kullanılan bölümdür. Öğrencinin senet, ödeme ve fatura bilgileri rehberlik, sınav, devamsızlık bilgileri de bu bölümden takip edilebilir.

25 Dershane Yönetim Sistemi Öğrenci kayıt ekranındaki alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Öğrenci Tipi: ÖSS, LGS ve DİĞER olmak üzere 3 seçenek vardır. Bu kısım öğrencinin hazırlandığı sınava göre doldurulur. DİĞER seçeneği ÖSS ve LGS dışında kalan kurslar (Açık Öğretim Dershaneleri, Dil Dershaneleri vb.) içindir. Öğrenci Kayıt No: Bu kısım derhanenize kayıtlı olan öğrencilerin dershane içerisindeki numarasıdır. İlk kayıttan sonraki her kaydın Öğrenci Kayıt No'su otomatik olarak gelir. Öğrencinin Fotoğrafı: Öğreniciye ait fotoğrafı, bilgisayardaki mevcut dosyanızdan alabileceğiniz gibi, doğrudan tarayıcı veya kameradan da alabilirsiniz. Buraya yüklenen fotoğraflar doğrudan programın kendi bünyesinde depolandığı için daha sonra sabit diskinizdeki dosya silinse bile program içerisindeki fotoğraf bundan etkilenmez. Özel Kod: Öğrenciler arasında kendinize özel gruplamalar yapmak için kullanılır. Örneğin şehir dışından gelen öğrenciler için "Özel Kod 1" alanına "ŞD" işaretini koyarsanız raporlar kısmından öğrenci listesi alırken sadece "Özel Kod 1" alanı "ŞD" olan kayıtları listeleyebilirsiniz. 1- Ana Bilgiler: Adres ve Telefon Bilgileri: Öğrencinin adresi ve telefonu işlenir. Nüfus Cüzdanı Bilgileri: Bu hücrenin yanındaki 3 Noktayı tıklayıp, Nufüs Cüzdanı Bilgileri ekranına girdikten sonra bilgiler uygun şekilde işlenir.vatandaşlık numarası kısmı ön ekranda görünecektir.

26 23 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Ayrıca bu kısma Anne ve Baba Adı bilgileri işlenirse bu bilgiler Veli Bilgileri ekranına otomatik olarak yansır. Gerekli Belgeler: Öğrencinin teslim ettiği belgeler, istenilen evrağın yanındaki kutucuk işaretlenerek seçilir. Bu sayede öğrencinin eksik evraklarının takibi sağlanır. Buradaki evrak listesi "Program Ayarları" bölümünden düzenlenebilir. Sınıf: Bu kısıma öğrencinin dershane içerisindeki bulunduğu sınıf, hücrenin yanındaki 3 nokta tıklanmak suretiyle açılan ekrandan seçilir. Kayıt Tarihi: Öğrencinin dershanenize kayıt olduğu tarih yazılır. Kayıt Silinme Tarihi: Öğrenci kaydını sildirdiği takdirde bu kısıma kaydını sildiği tarih işlenir. Kayıt silinme tarihi işlendiği takdirde Öğrenci Ana Ekranında o öğrenci, mavi bir zemin üzerinde görünür. Branş: Öğrencinin eğitim görüdüğü alan seçilir. Öss Öğrencileri için Eşit Ağırlık/Sözel/Sayısal/Dil ; Lgs Öğrencileri için sadece Lgs Branşının açılması yeterlidir. Aday No 1, 2, 3 : Öğrencinin gireceği sınavlar için almış olduğu Aday numaraları işlenir. Okulu: Öğrencinin okumakta olduğu ya da mezunlar için bitirmiş oldukları okullar seçilir. Bu alandaki bilgileri işlediğiniz takdirde, öğrencilerine ait okul bazında liste alabilir, sınav değerlendirirken okullara göre başarı karşılaştırması yapabilirsiniz. Son Okul Durumu: Öğrencinin öğrenim görmekte olduğu sınıf seçilir. Mezunlar için Lise Mezunu şeçeneği seçilir. Yine bu kısmın doldurulması ile; son okul durumuna göre öğrencilerinizi listeleyebilirsiniz. 2- Veli Bilgileri: Veliye ya da velilere ait meslek, iş adresi, telefon, e-posta adresi gibi bilgilerin girildiği ekrandır. Nufüs Cüzdanı Bilgileri işlenmişse Baba Adı ve Anne Adı kısmı otomatik olarak gelir. Veliye ait cep telefonu veya e-posta bilgilerini girerseniz programın çeşitli bölümlerindeki SMS gönderme veya e-posta

27 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 gönderme olanaklarından yararlanabilirsiniz. 3- Senet&Ödeme Bilgileri : Öğrencinin taksitleri ile ödeme bilgilerini takip edebileceğiniz; senet, tahsilat makbuzu, fatura yazdırabileceğiniz bölümdür. 24

28 25 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Senet&Ödeme ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Kurs Ücreti: Velinin ödemeyi taahhüt ettiği toplam rakam girilir. İndirim: O öğrenci için indirim uygulanmışsa bu kısma işlenir. Ödeme Şekli: Nakit, Taksit Kart, Banka Havalesi, Kredi Kartı seçenekleri vardır. Uygun olan seçenek seçilir. Banka Kodu: Veli ödemeyi Taksit Kart, Banka Havalesi ya da Kredi Kartı olarak yapacaksa bu kısıma mevcut banka hesabınız seçilir. Taksit Kart seçeneğinde taksit tarihi gelen ödemeleri listeleyebilir ve otomatik olarak muhasebe bölümündeki banka hesabınıza işlenmesini sağlayabilirsiniz. Taksitler: Taksit kısmı ödemenin kaç taksitle alınacağının, varsa peşinatın, işlendiği bölümdür. Eğer taksit tarihleri ve rakamlar aynı ise Otomatik Böl Seçeneği ile işleminizi kolaylaştırabilirsiniz.taksit tarihleri ve ödenecek rakamlar birbirine uymuyor ise yeni kayıt ekle seçeneği ile teker teker taksilendirmeler yapılır. Taksit ayarlamasınde eğer bir hata yaptıysanız program sizi uyaracaktır.

29 Dershane Yönetim Sistemi Otomatik Taksitlendirme ekranında peşinat işlenirse, alınan peşinatın makbuzu otomatik olarak ödemeler kısmına yansır.öğrencinin ödeme yapmadığı bir taksidi varsa, bu taksit veya taksitler mavi zemin üzerinde görünür. Ödemeyi taksitlendirdikten sonra Senet yazdırabilirsiniz. Bunun için "Taksitler" bölümünde "Yazıcıdan Senet Yazdır" seçeneğini tıklamanız yeterlidir. Önce önizleme ekranını göster seçeneği seçili ise yazdırmadan önce senetlerinizi görebilirsiniz. Faturalar: Bu bölümde öğrenciye fatura hazırlayıp yazdırabilirsiniz. Elle ya da yazar kasa ile kesilip verilen faturalarda bu alana işlenebilir. Bu sayede hangi öğrenciye ne kadarlık fatura kestiğinizi takip edebilirsiniz. Fatura çift tıklanırsa fatura ayrıntısı görüntülenir. Bu alan işlenen faturalar "Muhasebe" menüsünün altındaki "Faturalar" bölümüne de yansır.

30 27 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Ödemeler: Her bir ödeme için "Yeni Bir Ödeme Ekle" seçeneğini seçiniz. Ödemeyi işledikten sonra öğrenciye makbuz verebilirsiniz. Bunun için "Tahsilat Fişi Yazdır" seçeneğine tıklmanız yeterlidir. Peşinat için "Peşinat Tahsilat Makbuzu", taksit için "Taksit Tahsilat Makbuzu" seçeneğini seçmelisiniz. Yazıcı çıktısı almadan önce önizleme ekranından makbuzu görebilirsiniz. Toplam Borç: Kurs Ücreti (indirim düşüldükten sonra) bu kısımda görülür. Tahsil Edilen: Öğrenciden yapılan tahsilatlar toplamı bu kısımda görülür Borç Bakiyesi: Yapılmamış tahsilatlar toplamı bu kısımda görünür.

31 Dershane Yönetim Sistemi Rehberlik: Rehberlik görüşmelerinin kaydedildiği ve öğrencinin devamsızlıklarının takip edildiği bölümdür. Rehberlik ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Görüşme Notları: Rehberlik öğretmeninin öğrenci ile yapmış olduğu görüşmelerin kaydedildiği ekrandır. Görüşme özel bir görüşme ise Özel görüşme kısmı işartelenir. Özel görüşme olarak işaretlenmiş görüşmeler, görüşmeyi kaydeden kullanıcı haricindeki kullanıcılara görünmez. Diğer Bilgiler: Öğrencinin ya da velinin deneme sınavları sonuçları, devamsızlıkları, ödeme durumu gibi bilgileri internetten takip edebilmesi için; bu öğrenci bilgilerinin intenette görünüp görünmeyeceğinin belirlendiği ve öğrenciye şifre veren bölümdür. Danışman öğretmen de bu alanda yazar.

32 29 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Devamsızlıklar: Öğrencinin yapmış olduğu devamsızlıklar, bu ekranda görünür. Bu bölümdeki bilgiler "Yoklama Fişleri" ekranından gelir. Buraya doğrudan kayıt ekleyemezsiniz. 5- Deneme Sınavları: Öğrencinin girmiş olduğu tüm sınavlar bu ekrandan takip edilebilir. Mevcut sınavlar çift tıklanırsa, o sınavla ilgili bütün ayrıntılara ulaşabilirsiniz.

33 Dershane Yönetim Sistemi Dersler: Ders programının ve o derse giren öğretmeninin adı bu ekranda görünür. Bu ekran sınıf kodları üzerinden çalışır. Bu sebeple ders programının ve ders öğretmeninin adının görünmesi için Sınıf Kodları Giriş ekranına ders programı ve ders öğretmeni girilmelidir. 30

34 31 DYS - Dershane Yönetim Sistemi Açıklama: Öğrenciyle ilgili muhtelif bilgileri gireceğiniz ekrandır.

35 Dershane Yönetim Sistemi Yoklama Fişleri Öğrenci devamsızlıklarının sınıf sınıf girilebildiği bölümdür. Devamsızlılar Yoklama Fişlerine işlendiği takdirde Öğrenci Kartında, Rehberlik bölümünde öğrencinin devamsızlıkları görünür. Öğrenciye ait devamsızlık Genel Durum Raporu alınırken de görünecektir. Ayrıca bu devamsızlıkları girmekle öğretmenlerin puantajlarının da otomatik olarak hesaplanması sağlanır.

36 33 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Yoklama Fişi ekranında sınıf seçildikten sonra program ders programını otomatik yüklemek isteyip istemediğinizi soracaktır. Evet seçeneğini seçtiğiniz takdirde o sınıfın haftanın o gününe ait ders programı Yoklama Fişi'ne otomatik olarak gelir. Bu işlemden sonra öğrenciler seçilir. Öğrenci seçme ekranında gelen listede sadece o sınıfta kayıtlı öğrenciler bulunur. Burada öğrenciyi numaraya, ada veya soyada göre arayabilirsiniz. Devamsızlık yapan öğrenci seçildikten sonra Durum belirtilir. "Mazeretli", "Mazeretsiz", "Geç Geldi" olmak üzere 3 durum vardır. Bunlardan uygun olanı seçilir ve kaydedilir Öğrencilere Sınıf Atama Öğrencilerin sınıfları kayıt esnasın da belli olmadığından, sonradan öğrencilerin toplu olarak sınıflarını belirlemenizi sağlayan bölümdür.

37 Dershane Yönetim Sistemi Öğrencilere Sınıf Atama ekranı 2 kısımdan oluşur. Sol taraftaki bölümde dershanenizde öğrenim gören öğrencilerinizin listelendiği alan bulunur. Bu alanda daha önce bir sınıfa yerleştirilmiş öğrencileriniz mavi bir zemin üzerinde görünür. Eğer sadece sınıfı olmayanları göster seçeneğini tıklarsanız dershane içerisinde henüz bir sınıfa yerleştirlmemiş öğrencilerinizi görüntüleyebilirsiniz. Sağ tarafta, sınıf kodunu seçtiğiniz ve eğer varsa seçilen sınıfta öğrenim gören öğrencilerin listelendiği ekran bulunur. Öğrencilere Sınıf Atama İşlemi: Sol sütundan öğrenci numarasına, ada ya da soyada göre arama yaparak sınıf atamak istediğiniz öğrenciyi seçiniz. Daha sonra sağ bölümden öğrenciyi yerleştirmeyi düşündüğünüz sınıfı seçerek, orta bölümde bulunan kırmızı renkli sağ yön tuşuna tıklamak suretiyle öğrencinizi, kararlaştırdığınız sınıfa atayabilirsiniz Web İçin Dosya Hazırlama İnternetteki web sitenize göndermek üzere dosya hazırlamaya ve göndermeye yarayan modüldür.

38 35 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Bu modül ile DYS mevcut datalarınızı bir dosya haline getirir ve bu dosyayı ftp aktarım kurallarını kullanarak web sitenize kopyalar. Bu dosya gönderildikten sonra web siteniz üzerinden öğrenci bilgilerine bakan veli ve öğrenciler yeni verileri görürler. Web aktarım dosyas hazırlanırken öğrencilerin internet sitesi giriş şifreleri de bu dosyaya yazılır. Her öğrencinin internet sitesi giriş şifresi Öğrenciler ana ekranındaki Rehberlik bölümünden ayarlanabilir. Oraya bir şifre girilmemişse şifre olarak öğrencinin T.C. Kimlik Numarası, kimlik numarası girlmemişse doğum tarihi, doğum tarihi de girilmemişse aday numarası şifre olarak atanır Potansiyel Öğrenciler Daha sonraki yıllar için dershaneye kaydolması muhtemel öğrencilerin kaydının tutulduğu bölümdür.

39 Dershane Yönetim Sistemi Tahsilat Girişi Sadece Öğrenci numarası veya adı soyadı girilerek o öğrencinin toplam borç durumu ile ödediği taksitlerin görülebildiği ve yeni tahsilatların yapılabildiği alandır 36

40 37 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Tahsilat Girişi ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Öğrenci No, Adı, Soyadı: Bu alanlar tahsilat yapılacak öğrencinin seçimin yapıldığı alanlardır. Bu alanlardan herhangi biriyle seçim yaparsanız diğer alanlar otomatik olarak gelir. Ayrıca öğrencinin adresi de ekranda görünür. Ödeme Tarihi: Program ödeme tarihi olarak, günün tarihini alır. Ödeme farklı bir tarihde alınmışsa tarihi değiştirebilirsiniz. Ödeme Tutarı: Program ödeme tutarı olarak kişinin gecikmiş ödemesini otomatik olarak bu ekrana getirir. Tahsil edilecek rakam farklı ise ödeme tutarını değiştirebilirsiniz. Makbuz Numarası: Program makbuz numarasını otomatik olarak verir. Tahsilat Şekli: Nakit, Banka Havalesi, Kredi Kartı, Taksit Kart olmak üzere 4 seçenek vardır. Uygun olan ödeme şekli seçilir. Eğer bankayla ilgili bir ödeme şekli (Banka Havalesi, Kredi Kartı,Taksit Kart) belirtilirse "Kasa Kodu" alanı "Banka Kodu" olarak değişecektir. Kasa kodu / Banka Kodu: Yapılan tahsilatın şekline göre alınan paranın işleneceği kasanın /

41 Dershane Yönetim Sistemi bankanın seçildiği alandır. Açıklama: Açıklama yazabileceğiniz alandır. Örneğin ödemeyi yapanın adını yazabilirsiniz. Tahislat ekranında yeşil zemin üzerine görünen bilgiler öğrencinin ödemeyi taahhüt ettiği taksitlerdir. Eğer o taksit ödenmiş ise bu alandaki yazılar italik hale gelir ve altında mavi bir zemin üzerinde yaptığı ödeme görünür. Yeşil zemin üzerinde kalın yazıyla görünen taksit, ödeme günü günü geçtiği halde ödemesi yapılmamış olan taksittir Rehberlik Görüşmeleri Tüm rehberlik görüşmelerinin tutulduğu ve rehberlik görüşmelerinin ayrıntılarına ulaşılabilen alandır. Buraya işlenen rehberlik görüşmeleri öğrenci kartına, öğrenci kartından kaydedilen rehberlik görüşmeleri bu ekrana yansır. Rehberlik görüşmeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Öğrenci No: Görüşme yapılan öğrencinin seçiminin yapıldığı alandır.öğrenci numarası biliniyorsa direkt bu alana yazılabilir. Eğer öğrenci numarası bilinmiyorsa hücrenin yanındaki 3 nokta simgesine

42 39 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 tıklanarak "Öğrenciler" ekranına geçilir. Bu ekranda ada ya da soyada göre arama yaparak öğrenci seçilir. Öğrenci Adı: Bu kısım otomatik olarak gelir. Tarih: Tarih alanında otomatik olarak günün tarihi gelir. Görüşme farklı bir tarihte yapılmışsa tarihi değiştirebilirsiniz. Özel Görüşme: Görüşme özel bir görüşme ise "Özel Görüşme" kısmı işartelenir. Özel görüşme olarak işaretlenmiş görüşmeler, görüşmeyi kaydeden kullanıcı haricindeki kullanıcılar tarafından görülemez. Görüşmeyi Yapan: Görüşeyi yapan kişi, programa kendi kullanıcı kodu ile girmişse, bu alanda ismi otomatik olarak görünür. Farklı bir kullanıcı kodu ile girilmişse İsim değiştirilir. Notlar: Yapılan görüşmenin ayrıntılarının işlendiği alandır. 1.3 Muhasebe Muhasebe ile ilgili işlemlerin yapıldığı bölümdür Gelir / Gider Türleri Dershanenin temel gelir ve giderlerinin tanımlandığı alandır. Örnek vermek gerekirse, tüm dershanelerin kurs geliri ve personel gideri olmaktadır; bu giderler bu alandan tanımlanır. Gelir / Gider Kodu: Gelir ya da gider kodunun yazıldığı alandır. Gelir / Gider kodu 20 karakterden uzun olamaz. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Hareket Tipi: Gelir ve Gider olmak üzere 2 seçenek vardır. Ödemeler için Gider hareket tipini, Tahsilatlar için Gelir harket tipini seçmelisiniz. Gelir/Gider Açk: Gelir ya da giderinize ait anımsatıcı açıklamayı yazdığınız alandır. Örneğin personelinize yaptığınız maaş ödemeleri için "PERSONEL MAAŞ ÖDEMELERİ" gibi bir açıklama yazabilirsiniz. Bu alan en fazla 30 karakter uzunluğundadır. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz Kasa Kasa tanımının yapıldığı, tüm kasa işlemlerinin takip edilip istenilen özelliklerde dökümünün alınabildiği alandır.

43 Dershane Yönetim Sistemi Kasalar Kasa tanımının yapıldığı bölümdür. Kasa hareketleri de buradan takip edilir. 1- Ana Bilgi: Kasa Kodu, Kasa Açıklaması, Adres bilgilerinin işlendiği; Borç Toplamı, Alcak Toplamı ve

44 41 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Bakiye'nin izlenebildiği ekrandır. Kasa Kodu: En fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Kasa kodu için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Kasa Açıklaması: Kasanın adının yazıldığı alandır. En fazla 50 karakter uzunluğundadır. Kasa açıklaması için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Adres: Borç Toplamı, Alcak Toplamı, Bakiye: Kasa durumunun izlendiği alandır. Bu alana bilgi girişi yapılamaz. Bu alan bilgileri "Kasa İşlemleri" bölümünden alır. 2- Kasa Harketleri: Kasa işlemlerinin izlenebildiği ekrandır. Bu bölüme bilgi girişi yapılmaz. Bu bölüm, bilgileri "Kasa İşlemleri" bölümünden alır Kasa İşlemleri Yapılan her kasa işleminin işlendiği bölümdür. Nakit Giriş, Cari Hesaptan Tahsilat, Nakit Ödeme, Cari Hesaba Ödeme, Bankaya Yatıralan, Bankadan Çekilen gibi kasa işlemleri bu bölüme işlenir.

45 Dershane Yönetim Sistemi Kasa İşlemleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Kasa Kodu: Kasa işleminin gerçekleştirileceği kasanın seçildiği alandır. Tarih: İşlem tarihinin yazıldığı alandır.bu alana günün tarihi otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir tarihde gerçekleşmişse tarihi değiştirebilirsiniz. Gelir/Gider Türü: Gelir/Gider türünün seçildiği alandır. İşlem Tipi: "Nakit Giriş", "Cari Hesaptan Tahsilat", "Bankadan Çekilen", "Nakit Çıkış", "Cari Hesaba Ödeme", "Bankaya Yatırılan" olmak üzere 6 işlem tipi bulunmaktadır. Yapılan işleme göre uygun işlem tipi seçilir. Örneğin personel maaş ödemelerinde Cari Hesaba Ödeme işlem tipi seçilir. Fiş No: Program fiş numrasını ilk kayıttan sonra, otomatik olarak verir. Dilerseniz işlem tipine göre tahsilat ya da tediye makbuzlarınızın numarasını da verebilirsiniz. Cari Hesap Kodu: Ödemeyi ya da tahsilatı yatığınız cari hesabı seçtiğiniz alandır. Bu alanda banka ile ilgili bir işlem (Bankadan Çekilen, Bankaya Yatırılan) yapacaksanız "Cari Hesap Kodu", "Banka Hesap Kodu" olarak değişecektir. Nakit İşlemlerde (Nakit Giriş, Nakit Çıkış) bu alan işlevsiz olacaktır. Cari Hesap Adı: Cari hesap kodunu seçtiyseniz o koda ait cari hesap adı ya da banka işlemiyse banka adı bu alana otomatik olarak gelir.

46 43 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Tutar: Yapılan işleminin tutarının yazıldığı alandır. Açıklama: Açıklama yazabileceğiniz alandır. Örneğin Personel Maaş Ödemesi için maaşın hangi aya ait olduğunu belirtebilirsiniz. "Mayıs Ayı Maaş Ödemesi " gibi bir açıklama yazabilirsiniz Kasa İşlemleri Listesi Yapılan kasa işlemlerinin belirtilen tarih aralığında ve belirtilen işlem türlerinde dökümünü almak için kullanılır. Kasa İşlemleri Listesi ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Kasa Kodu: Birden fazla kasanız varsa, kasa işlemlerini listelemek istediğiniz kasanın seçildiği alandır. Eğer bu alanda seçim işlemi yapmazsanız mevcut tüm kasalarınıza ait işlemleri listeleyecektir. Tarih: Liste alınacak tarih aralığının yazıldığı bölümdür. Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelir. Dilerseniz tarih aralığını değiştirebilirsiniz. İşlem Tipi: Tamamı,Tahsilatlar, Ödemeler olmak üzere 3 seçenek vardır. Tahsilatlar seçeneği yalnız yapılan tahsilatları; Ödemeler seçeneği yalnız yaptığınız ödemeleri; tamamı ise hem Tahsilat hem de ödemelerinizi listeler. Gelir/Gider Türü: Gelir/Gider türünü seçerek de listeleme yapabilirsiniz. Bu alanda seçim yapmazsanız gelir/gider türlerinizin hepsi listelenecektir.

47 Dershane Yönetim Sistemi Gruplama: Tarihe Göre ve Gelir/Gider Türüne Göre olmak üzere 2 seçenek vardır. Tarihe Göre seçeneğini seçerseniz işlemleriniz tarih sıralı şekilde listelenecektir. İşlem Tipine Göre seçeneğini seçerseniz, tahsilatlarınız ve ödemeleriniz ayrı sayfalarda listelenecektir. Ayrıca işlem tipine göre sıralamada Ay Toplamı, Gün Toplamı başlıkları Tür Toplamı olarak görünecektir. Liste: Bu alan işarelenirse, yapılan tahsilat ya da ödemelerin ayrıntısı da görünür. Örneğin Fiş Numarası, Tarih, İşlem Tipi, Adı, Ünvanı, Gelir/Gider Türü, Açıklama bilgileri liste seçeneği işaretliyse görüntülenir. Gün Toplamı: Bu seçenek seçili ise günlük kasa işlemlerinin altına gün toplamı alır. Ay Toplamı: Bu seçenek seçili ise verilen tarih aralığında olan ayların toplamını alır. Örneğin tarih aralağımız 01/08/ /10/2004 ise; Ay Toplamlı liste alırken 8. aya ait bütün işlemleri listeledikten sonra, listelene işlemlerin altına ay toplamını yazar. Aynı işlemi bütün aylar için uygular. Genel Toplam: Bu seçenek seçili ise yazdığınız tarih aralığındaki tüm işleleri listeledikten sonra listenin altında Liste Toplamı başlığı gelir ve o tarih aralığındaki tüm işlemlerin toplamı yazar. Göster: Uygun bilgiler belirtildikten sonra "Göster" butonunu tıklarsanız liste ekranına geçerseniz.

48 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Cari Hesap Cari hesap kaydı oluşturmak, incelemek ve rapor almak için kullanılan modüldür Cari Hesap Kayıtları Kullanılacak olan cari hesapların tanımlandığı bölümdür.

49 Dershane Yönetim Sistemi Cari Hesap Kayıtları ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: 1- Ana Bilgi: Cari Hesap Kodu, Adı ve Cari Hesap kaydı açılan kişinin iletişim bilgilerinin girildiği ekrandır. Öğrenilerinizin tümü için bir cari hesap kaydı oluşturmanız yeterlidir. Öğrenciler dışında cari hesabını takip etmek istediğiniz her kişi, kurum ve kuruluş için cari hesap kaydı açmalısınız. Örneğin personelinize yaptığınız ödemeleri takip etmek istiyorsanız her bir personeliniz için cari hesap kaydı oluşturmanız gerekmektedir. C/H Kodu: Cari Hesap Kodu en fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Adı: Cari hesap kaydı oluşturacağınız kişi, kurum ya da kuruluşun adını yazdığınız alandır. İlgili Kişi: Varsa ilgilinin adının ve soyadının yazıldığı alandır. Adres Bilgileri: Kaydını tuttuğunuz kişinin iletişim bilgilerinin girildiği ekrandır. Posta adresi, telefon bilgileri, e-posta adresi bu alanda bulunur. VD / VN: Vergi Dairesi Numarası ve adının yazıldığı alandır. Özel Kod: Cari hesap kayıtlarını gruplamak için kullanılır. 2- Açıklamalar: Açıklama yazılan bölümdür. 3- Hareketler: Cari hesaba ait işlemlerin izlendiği ekrandır.hareketler ekranında bilgi girişi yapılamaz.

50 47 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Bu bölüm, bilgileri "Cari Hesap İşlemleri" bölümünden alır Cari Hesap İşlemleri Dershanenin Borç / Alacaklarını kaydettiği bölümdür.

51 Dershane Yönetim Sistemi Cari Hesap İşlemleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. C/H Kodu: İşlem yapılacak kişinin seçim işleminin yapıldığı alandır. Müşteri Adı: Cari Hesap Kodu ile seçim yapılan kişinin adı bu alanda yazar. Cari hesap işlemi yapılacak kişi Cari Hesap Kodu yerin bu alandan da seçilebilir. Bu durumda da seçilen müşteriye ait cari hesap kodu "C/H Kodu" alanında yazacaktır. Gelir / Gider Türü: Yapılan işlemin gelir mi, gider mi olduğunun seçiminin yapıldığı alandır. Tarih: İşlemin yapıldığı tarihin yazıldığı alandır. Bu alanda günlük tarih otomatik olarak gelir. İşlem başka bir tarihe ait ise işlem tarihini değiştirebilirsiniz. Saat: İşlemin yapıldığı saatin yazıldığı alandır. Bu alanda günün saati otomatik olarak gelir. Dilerseniz saati değiştirebilirsiniz. İşlem Tipi: "Cari Hesap Borç", "Nakit Ödeme", "Gönderilen Banka Havalesi", "Cari Hesap Alacak", "Nakit Tahsilat", "Gelen Banka Havalesi" olmak üzere 6 işlem tipi vardır. Yapılan işleme göre uygun işlem tipi seçilir. Örneğin personelinizin aylık maaşını tahakkuk ettirmek isteseniz, Cari Hesap Alacak seçeneğini seçmelisiniz. Fiş No: Program fiş numrasını ilk kayıttan sonra, otomatik olarak verir. Dilerseniz işlem tipine göre Tahsilat ya da Tediye Makbuzlarınızın numarasını da verebilirsiniz. Karşı Hes.Kodu/Kasa Kodu/Ban.Hes.Kodu: Bu bölümün isimleri işlem tipine göre değişir. İşlem tipi olarak Cari Hesap Borç ya da Alacak seçili ise "Karşı Hesap"; Nakit Ödeme, Nakit Tahsilat seçili ise "Kasa Kodu"; Gönderilen Banka Havelesi, Gelen Banka Havalesi seçili ise "Ban.Hes.Kodu" olarak değişir. Cari Hesapla ilgili işlemlerde (Cari Hesap Borç, Cari Hesap Alacak) Karşı Hesap No kısmı seçimsizdir. Çünkü Cari Hesap Kodu kısmı zaten Karşı Cari Hesap Kodu'nu temsil eder.

52 49 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Nakit Ödeme, Nakit Tahsilat gibi kasanızı ilgilendirilen işlemler "Kasa İşlemleri" bölümüne yansır. Gönderilen Banka Havalesi, Gelen Banka Havalesi gibi, banka hesabınızı ilgilendiren işlemler de "Banka İşlemleri" bölümüne yansır. Karşı Hes. Adı/ Kasa Adı / Hesap Adı: Bu alan adı da işlem tipine göre değişir. Karşı Hes.Kodu/Kasa Kodu/Ban.Hes.Kodu seçtiyseniz bu alan seçim yapılan kodun adını otomatik olarak alır. Tutar: İşlem tutarının yazıldığı alandır. Açıklama: Açıklama yazabileceğiniz alandır. Örneğin personelinize yaptığınız maaaş ödemesi için "AĞUSTOS AYI MAAŞ ÖDEMESİ" ya da kira giderleriniz için "AĞUSTOS AYI KİRA BEDELİ" gibi açıklamalar yazabilirsiniz Cari Hesap Bakiye Listesi Cari hesapla ilgili raporların alındığı bölümdür. Cari Hesap Raporları ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Adı (İlk / Son) : Alacağınız raporun isim olarak aralığını gösterir. Adı ilk kısmının A, Son kısmın ZZZZZ olması demek; adı A-Z arasında olanların, yani tüm cari hesapların listelenmesi demektir. Cari Hesap Kodu (İlk / Son): Cari Hesap Koduna göre arlık belirtmek istediğinizde kullandığınız alandır. Örneğin ilk cari hesa kodunuz 1 son cari hesap kodunuz 100 ise ; Cari hesap Kodu İlk alanına 1, Crai Hesap Kodu Son alanına 50 yazarsanız size cari hesap kodu 1 ile 50 arasındaki olan cari hesapları listeleyecektir. Yine bu alanlarda O-ZZZZZZZZZZ yazaması tüm kayıtların listeleneceği anlamındadır.

53 Dershane Yönetim Sistemi Özel Kod1/2 : Cari hesap kayıları oluştururken bir gruplama yapıp, özel kod belirttiyseniz; bu alanlara verdiğiniz özel kodları yazarsanız sadece o özel koda sahip cari hesapları listeler. Borç Bakiyesi (İlk / Son): Borç bakiyesi aralığı belirtilen alandır. Örneğin Borç Bakiyesi İlk'e , Borç Bakiyesi Son'a yazarsanız size borç bakiyesi bir milyon ile bir milyar arasında olan kişileri listeler. Alacak Bakiyesi (İlk / Son): Alacak bakiyesi aralığı belirtilen alandır. Örneğin Alacak Bakiyesi İlk'e , Alacak Bakiyesi Son'a yazarsanız size borç bakiyesi bir milyon ile bir milyar arasında olan kişileri listeler. Şehir: Şehir bazında liste alabileceğiniz alandır. Bu alana cari hesap kaydı oluştururken yazdığnız şehirlerden birini yazarsanız yalnızca o şehirde olan kişiler listelenecektir. Sıralama Şekli: Sıralamanın ne şekilde yapılacağının belirtildiği alandır. "Koda Göre" ve "Ada Göre" olmak üzere 2 seçenek vardır. Tarih (İlk / Son): Tarih aralığı belirttiğiniz alandır. Bu alana tarih yazmazsanız bütün işlemleriniz listelenecektir. Tarih İlk ve Tarih Son alanlarına bir tarih verirseniz yalnızca o tarihler arasındaki Cari Hesap işlemlerini listelersiniz. Borç Listesi: Bu buton belirttiğiniz aralıklara göre Cari Hesap Bakiye Listesini verir. Ekstre Dökümü: Bu buton Cari Hesap Ekstresi Dökümünü yapar.

54 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Banka Banka hesaplarının ve işlemlerinin tutulduğu alandır.

55 Dershane Yönetim Sistemi Banka Hesapları Kayıtlı banka hesapları, bu hesaplardan yapılan hareketler ve yeni banka hesabı oluşturma ile hesap silme işlemlerinin yapıldığı alandır.

56 53 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Banka Hesapları ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. 1- Ana Bilgi: Hesap Kodu, Hesap No, Banka Adı, Şube, iletişim bilgilerinin işlendiği; Borç Toplamı, Alcak Toplamı ve Bakiye'nin izlenebildiği ekrandır. Hesap Kodu: En fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Hesap kodu için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Hesap No: Banka hesap numaranızı yazdığınız alandır. Banka Adı: Banka adının yazıldığı alandır. En fazla 50 karaketer uzunluğundadır. Banka adı için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Şube: Banka şubesinin yazıldığı alandır. En fazla 20 karakter uzunluğundadır. Şube için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Adres Bilgileri: Bankanın adresinin yazıldığı alandır. Telefon: Telefon bilgilerinin yazıldığı alandır. İlgili: Bankada varsa sizinle ilgilenen kişinin adının yazıldığı alandır. Borç Toplamı: Bankaya Yatan, Kasadan Yatan, Havale Alma, Çek Tahsilatı gibi banka hesabınıza giren paraların toplamının göründüğü alandır.

57 Dershane Yönetim Sistemi Alacak Toplamı: Bankadan Çekilen, Kasaya Çekilen, Havale Gönderme, Çek Ödemesi gibi banka hesabından çıkan paraların toplamının göründüğü alandır. Bakiye: Borç - Alacak Bakiyesi farkıdır. Yani bankanızda var olan paranızın göründüğü ekrandır. 2- Hareketler: Banka işlemlerinin izlenebildiği ekrandır. Bu bölüme bilgi girişi yapılmaz. Bu bölüm, bilgileri "Banka İşlemleri" bölümünden alır Banka İşlemleri Bankalarla yapılan tüm işlemlerin elektronik makbuzlarının tutulduğu alandır.

58 55 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Banka İşlemleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Hesap Kodu: Banka işlemi yapılacak hesap kodunun seçildiği alandır. Hesap kodu seçiminden sonra hesap adı otomatik olarak "Hesap Adı" alanında yazar. Tarih: İşlem tarihinin yazıldığı alandır. Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelir. İşlem farklı bir tarihteyse tarihi değiştirebilirsiniz. Saat: İşlem saatinin yazıldığı alandır. Bu alana saat bilgisi otomatik olarak gelir. Dilerseniz saati değiştirebilirsiniz. İşlem Tipi: "Bankaya Yatan", "Kasadan Yatan", "Havale Alma", "Çek Tahislatı", "Bankadan Çekilen", "Kasaya Çekilen", "Havale Gönderme", "Çek Ödemesi" olmak üzere 8 işlem tipi vardır. Yapılan işleme göre uygun işlem tipi seçilir. Örneğin banka havalesi yaptıysanız, Havale Gönderme işlem tipini seçmelisiniz. Karşı Hesap / Kasa Kodu / Cari hesap Kodu : Bu alanın isimleri işlem tipine göre değişir. İşlem tipi olarak Bankaya Yatan, Bankadan Çekilen, Çek Ödemesi Çek Tahsilatı seçilirse bu alanın adı "Karşı Hesap"; Kasadan Yatan ve Kasaya Çekilen seçilirse "Kasa Kodu"; Havale Gönderme ve Havale Alma olursa "Cari Hesap Kodu" olarak değişir. Bankaya Yatan ve Bankadan Çekilen işlem tiplerinde Karşı Hesap alanları işlevsizdir. Kasadan Yatan ve Kasadan Çekilen işlem tipinde bir işlem gerçekleştirilirse, seçilen kasaya gerçekleşen işlemi yansıtır. Havale Alma ve Havale Gönderme işleminde seçilen cari hesaba gerçekleşen işlemi yansıtır.

59 Dershane Yönetim Sistemi Fatura Faturalar üzerinde bir muhasebe programıyla çalışıyormuşçasına etkin yetkilere sahip olunan alandır Faturalar Dershanenin faturalarını kestiği bölümdür.

60 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Fatura Listesi Kayıtlı faturaların listesinin alındığı ekrandır Tahsilat Girişi İşlemler modülünün alt menüsü olan tahsilat girişi sekmesiyle aynı işi yapar.

61 Dershane Yönetim Sistemi Tahsilat Girişi ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Öğrenci No, Adı, Soyadı: Bu alanlar tahsilat yapılacak öğrencinin seçimin yapıldığı alanlardır. Bu alanlardan herhangi biriyle seçim yaparsanız diğer alanlar otomatik olarak gelir. Ayrıca öğrencinin adresi de ekranda görünür. Ödeme Tarihi: Program ödeme tarihi olarak, günün tarihini alır. Ödeme farklı bir tarihde alınmışsa tarihi değiştirebilirsiniz. Ödeme Tutarı: Program ödeme tutarı olarak kişinin gecikmiş ödemesini otomatik olarak bu ekrana getirir. Tahsil edilecek rakam farklı ise ödeme tutarını değiştirebilirsiniz. Makbuz Numarası: Program makbuz numarasını otomatik olarak verir. Tahsilat Şekli: Nakit, Banka Havalesi, Kredi Kartı, Taksit Kart olmak üzere 4 seçenek vardır. Uygun olan ödeme şekli seçilir. Eğer bankayla ilgili bir ödeme şekli (Banka Havalesi, Kredi Kartı,Taksit Kart) belirtilirse "Kasa Kodu" alanı "Banka Kodu" olarak değişecektir. Kasa kodu / Banka Kodu: Yapılan tahsilatın şekline göre alınan paranın işleneceği kasanın /

62 59 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 bankanın seçildiği alandır. Açıklama: Açıklama yazabileceğiniz alandır. Örneğin ödemeyi yapanın adını yazabilirsiniz Personel Maaş Tahakkuku Bütün personellerin maaş ödemelerinin aynı anda yapılabileceği ve personellerin ödeme durumlarının görülebileceği alandır. Personel Maaş Tahakkuku ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Tahakkuk Tarihi: Tahakkuk işleminin yapıldığı tarih yazılır. Bu alanda günün tarihi otomatik olarak gelir. İsterseniz tarihi değiştirebilirsiniz. Gider Türü: Daha önce Gelir/Gider kodları ekranında tanımlanmış olan gider türlerinden uygun olanı seçilir. Örnek olarak Personel Maaş Ödemeleri gibi bir gider türü oluşturduysanız Personel Maaş Tahakkuku için uygun olan gider türü "Personel Maaş Ödemeleri"dir.

63 Dershane Yönetim Sistemi Ders Saatlerinden Ücret Hesaplama: Saatlik ücret alan öğretmenlerinizin ücretini hesaplamak için kullanılır. Bu butona tıklarsanız karşınıza maaş tahakkuku alacağınız tarihi yazadığınız ekran gelir. Uygun aralık yazıldıktan sonra "Hesapla" butonu tıklanarak hesaplama yaptırılır. Personel maaş hesaplaması yapabilmek için: 1- Personel kayıdı açılmalı. 2- Personele ait cari hesap kodu açılmalı ve personel kartında cari hesap kodu alanına yazılmalı 3- Personel kaydında maaş alanına maaşın aylık mı saatlik mi olduğu ve kaç lira olduğu yazılmalı 4- Yoklama fişleri düzenli olarak işlenmelidir. (Devamsız öğrenci olmasa dahi, yoklama fişi ders programı aktarılarak kaydedilmelidir.) İşle: Bu buton hesaplamaları cari hesaba aktarır. Yani ekranda görülen rakamları personelin cari hesabına alacak olarak kaydeder. 1.4 Rapor DYS ile ilgili tüm raporların alındığı bölümdür Alacak Raporu Belirtilen aralıklarda (bunlar: tarih, öğrenci numarası, kayıt durumu, okul durumu veya sınıflara göre değişebilen arama kriterleridir), ödenmemiş taksitler listesi, ödeme oranı dökümü ve ödeme ihbarnamesi raporlarına ulaşılan modüldür.

64 61 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Alacak Raporu ekranındaki alanların açıklması aşağıdaki gibidir. Öğrenci No (İlk / Son) : Belli aralıktaki öğrencilere ait alacakları listelemek için kullanılır. Örneğin Öğrenci Numarası İlk alanına 1; Öğrenci Numarası Son alanına 100 yazarsanız yalnızca 1 ile 100 arasındaki öğrencilere ait alacakları listelerseniz. Tarih (İlk/Son): Alacak raporunu almak istediğiniz tarih aralığını belirttiğiniz alandır. Bu alana bir sonraki ayın ilk ve son günleri otomatik olarak gelir. Sınıf Kod (İlk/Son): Sınıf bazında alacak raporu amak istediğinizde kullanılır. Sınıf kodunu belirtmek şartıyla, belirttiğiniz sınıfa ait alacak raporunu alabilirsiniz. Okul Durumu: Okul durumu bazında alacak raporu almak istediğinizde kullanılır. Tamamı, İlköğretim1,..., Lise Mezununa kadar her öğretim basamağına ait rapor alabilirsiniz. Örneğin Lise Mezunu seçeneğini seçerseniz yalnızca dershanenizde öğrenim gören Lise Mezunu öğrencilerinizin alacak raporunu listelemiş olursunuz. Kayıt Durumu: Devam Edenler, Kaydı Silinenler, Devam Edenler ve Kaydı Silinenler olmak üzere 3 seçenek vardır. Sıralama Şekli: Öğrenci adına ya da numarasına göre sıralama yapabilirsiniz. Rapor Türü: Ödenmemiş Taksitler Listesi (Tarihe Göre Sıralı), Ödeme Oranı Dökümü (Tarihe Göre Sıralı), Ödeme İhbarnamesi, Ödenmemiş Taksitler Listesi (Öğrenci Bazında) olmak üzere 4 seçenek vardır. Ödenmemiş Taksitler Listesi (Tarihe Göre Sıralı): Öğrencinin ödeme günü geldiği halde ödemediği taksitlerin tarih sırasına göre alındığı listedir. Tarih olarak bir sonraki ayın tarihi yazılıysa bir sonraki ay öğrencilerinizden yapacağınız tahsilatı listelersiniz.

65 Dershane Yönetim Sistemi Ödeme Oranı Dökümü (Tarihe Göre Sıralı): Öğrencilerden yapılmış olan tahsilatın yapılması gereken tahsilata oranıdır. Örneğin yapmanız gereken tahsilatın tümü yaptıysanız bu oran %100 olur. Yapmanız gerekn tahsilatları yapamadıysanız oran %0 olur.

66 63 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Ödeme İhbarnamesi: Geçikmiş ödemeleri bulunan öğrencilere gönderilmek üzere hazırlanmış dökümandır.

67 Dershane Yönetim Sistemi Ödenmemiş Taksitler Listesi (Öğrenci Bazında): Öğrenci Bazında ödenmemiş taksitleri listeleyen ekrandır.

68 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Tahsilat Raporu Belirtilen öğrenci no ve tarih aralığındaki tüm tahsilatları, tarih sırasına göre liste halinde gösterebilen modüldür.

69 Dershane Yönetim Sistemi Tahsilat Raporu ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Öğrenci No (İlk Son): Tahsilat raporu almak istediğiniz öğrenci aralığı belitrilen alanlardır. Örneğin Öğrenci No İlk alanına 1, Öğrenci No Son alanına 100 yazarsanız belirtilen tarih aralığında 1 ile 100 numara arasındaki öğrencilerinizden yaptığınız tahsilatı listelersiniz. Tarih (İlk / Son) : Bu alana içinde bulunan aydan bir önceki ayın ilk ve son günleri otomatik olarak gelir. Farklı bir tarih aralığına ait tahsilat raporu almak istiyorsanız tarihleri değiştirebilirsiniz. Yalnız Peşinatlar: Öğrencilerden yaptığınız tahsilatlardan yalnızca alınan peşinatları listelemek istiyorsanız bu alana seçmelisiniz Öğrenci Listeleri Öğrencilerin ad, soyad, sınıf, numara veya borç durumları gibi aralıklardaki özellikleri belirlenerek arama yaptırılan alandır. Yapılan aramalar sonucunda öğrenci listesi, kimlik kartı, mektup etiket dosyası, borç listesi, genel yazı veya genel durum raporu listelerine ulaşılabilir.

70 67 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Öğrenci Listeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir: Öğrenci Adı (İlk/Son): Öğrenci adına göre aralık belirttiğiniz alanlardır. Örneğin Öğrenci Adı İlk alanına "AYŞE" ; Öğrenci Adı Son alanına "AYŞE" yazarsanız adı Ayşe olan öğrencilerinizi listelersiniz. Öğrenci Soyadı (İlk / Son): Öğrenci soyadına göre aralık belirttiğiniz alanlardır.örneğin Öğrenci Soyadı İlk alanına "DOĞAN"; Öğrenci Soyadı Son alanına "DOĞAN" yazarsanız yalnızca soyadı DOĞAN olan öğrencilerinizi listelersiniz. Öğrenci No (İlk / Son): Öğrenci numarasına göre aralık belirttiğiniz alanlardır. Örneğin Öğrenci Numarası İlk alanına 1; Öğrenci Numarası Son alanına 100 yazarsanız yalnızca numarası 1 ile 100 arasında olan öğrencilerinizi listelersiniz. Sınıf Kodu (İlk / Son): Sınıflara göre aralık belirttiğiniz alanlardır. Örneğin Sınıf Kodu İlk alanına 8A ; Sınıf Kodu Son alanına 8A yazarsanız yalnızca 8A sınıfının öğrencilerini listelersiniz. Özel Kod 1/2: Özel koda göre aralık belirtilen alandır. Öğrencileri kaydederken grulama yapıp özel kod verdiyseniz bu alana verdiğiniz özel kodu yazarsanız yalnızca o özel koda sahip öğrencileri listelersiniz.

71 Dershane Yönetim Sistemi Borç Miktarı (İlk / Son) : Borç bakiye aralığı belirtilen alandır. Örneğin Borç Miktarı İlk alanına ; Borç Miktarı Son alanına yazarsanız listede borç bakiyesi bir milyon ile bir milyar arasında olan öğrencileriniz yer alır. Kayıt Tarihi (İlk / Son): Kayıt tarihine göre aralık belirttiğiniz alandır. Örneğin Kayıt Tarihi İlk alanına " "; Kayıt Tarihi Son alanına " " tarihlerini yazarsanız yalnızca Ağustos ayında dershanenize kayıt yaptıran öğrencilerinizi listersiniz. Aldığı Dersler: Öss ve Lgs hazırlık dershaneleri için Tamamı seçeneği işaretlenmelidir. Diğer seçenekler lise ve üniversite hazırlık dershaneleri dışında kalan dershaneler ( AÖF, Yabancı Dil Dershaneleri vb.) içindir. Kayıt Durumu: "Devam Edenler", "Kaydı Silinenler", "Devam edenler ve Kaydı Silinenler" olmak üzere 3 sçenek vardır. Devam Edenler seçeneği dershanedeki öğrenimi devam edenleri listeler. Kaydı Silinenler seçeneği dershaneden kaydını almış olan öğrencileri listeler. Devam edenler ve Kaydı Silinenler seçeneği, hem öğrenimine devam eden hem de kaydını sildiren öğrencilerinizi listeler. Sıralama Şekli: Numaraya Göre, Ada Göre, Soyada Göre, Sınıfa Göre olmak üzere 4 seçenek vardır. Özel Şart: Raporlama menülerinde yer almayan bazı listelerin alınmasını sağlayan şartın yazıldığı ekrandır. Bunlardan bazıları; Öğrencileri Branşa Göre Listeleme: BRANS="X" (X yerine branş kodu yazılacak ) Örneğin eşit ağırlık branşı için branş kodu EA olarak açılmışsa BRANS="EA" yazdığınızda yalnızca eşit ağırlık branşındaki öğrencileri listeler. Öğrencileri Geldikleri Okula Göre Listeleme: OKUL="X" (X yerine okul kodu yazılacak) Örneğin Gazi İlköğretim Okulu için okul kodu 100 olarak verilmişse OKUL="100" yazdığınızda yalnızca Gazi İlköğretim Okulu öğrencileri listelersiniz. Okul Durumuna Göre Listeleme: OKULDURUM="X" (X yerine 1'den 12'ye kadar -ki bunlar ilköğretim 1.sınıftan lise mezununa kadar olan durumların rakamsal karşılığıdır.- bir rakam yazınız.) Örneğin İlköğretim 7. sınıfı öğrencilerini listelemek istiyorsanız OKULDURUM=7; lise mezunu öğrencilerinizi listelemek istiyorsanız OKULDURUM=12 yazmalısınız. Yalnızca LGS veya Yalnızca OSS Öğrencilerinin Listesinin Alınması: TUR=0 (OSS Öğrencileri) TUR=1 (LGS Öğrencileri) Rapor Türü: Öğrenci Listesi, Mektup Etiketi, Borç Listesi, Özel Koda değer İşleme, Kimlik Kartı, Genel Yazı, Genel Durum Raporu olmak üzere 7 rapor türü vardır. Öğrenci Listesi: Belirtilen şartlara göre öğrenci listelerinin alındığı rapor türüdür. Mektup Etiketi: Mektup etiketi almayı sağlayan rapor türüdür. Bu rapordaki orijinal tasarım 3 sutuna 7 satır olarak ayarlanmıştır. Farklı bir etiket kullanıyorsanız etiket ayarlarını yapmalısınız. Rapor tasarımı yapılması detaylı bir şekilde "Rapor Tasarımı" bölümünde anlatılmıştır. Borç Listesi: Öğrencilerin kalan borcunu toplam olarak veren rapor türüdür. Özel Koda Değer İşleme: Toplu olarak özel kod veren bölümdür. Ayrıca bu seçenek ile daha önce oluşturmuş olduğunuz özel kodları da toplu olarak silebilirsiniz. Kimlik Kartı: Öğrencilere kimlik kartı hazırlayan seçenektir.

72 69 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Genel Yazı: Çeşitli amaçlarla kullanabileceğiz rapor türüdür. Örneğin Dershanenin Kuruluş Yıldönümlerinde velilere gönderilmek üzere bir davetiye hazırlayabilirsiniz.

73 Dershane Yönetim Sistemi Genel Durum Raporu: Öğrencilerin varsa devamsızlıklarının, rehberlik görüşmelerinin, girdiği deneme sınavlarının sonuçlarının ve gecikmiş borçlarının yer aldığı genel bir rapordur.

74 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınıf Listeleri Sınıfların günlük ve haftalık yoklama raporları ile sınıflardaki mevcut durumunu ve öğrencileri listeleyen raporların alındığı modüldür.

75 Dershane Yönetim Sistemi Sınıf Listeleri Dökümü ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınıf Kodu (İlk / Son): Listesi alınmak istenen aralıktaki sınıfların seçildiği alanlardır. Sınıf kodları aralığını belirtilmesi halinde yalnızca o aralıktaki sınıfları listelersiniz. Özel Kod 1/2: Özel Kodu olan öğrencilerin sınıf listelerini almak için kullanılır. Kayıt Durumu: "Devam Edenler", "Kaydı Silinenler", "Devam Edenler ve Kaydı Silineneler" olmak üzere 3 seçenek vardır. Sıralama Şekli: "Numaraya Göre", "Ada Göre" olmak üzere 2 seçenek vardır. Listelemenin hangi esasa göre yapılacağının seçildiği alandır. Rapor Türü: "Sınıf Mevcutları Listesi", "Sınıf Öğrenci Listesi", "Sınıf Yoklama Listesi (Günlük)", "Sınıf Yoklama Listesi (Haftalık)", "Sınıf Haftalık Ders Programı" olmak üzere 5 seçenek vardır. Sınıf Mevcutları Listesi: Bu seçenek seçilirse sınıflara ait mevcutlar listelenir.

76 73 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınıf Öğrenci Listesi: Öğrencilerin öğrenim gördükleri sınıfa göre listelendiği rapor türüdür.

77 Dershane Yönetim Sistemi Sınıf Yoklama Listesi (Günlük): Sınıflarda günlük yoklama yaparken kullanılmak üzere hazırlanmış listedir.

78 75 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınıf Yoklama Listesi (Haftalık): Sınıflarda yoklama yaparken kullanılmak üzere bir haftalık zamana göre hazırlanmış listedir.

79 Dershane Yönetim Sistemi Sınıf Haftalık Ders Programı: Sınıfa ait haftalık ders programının olduğu listedir. Bu listeyi derslik kapılarına asmak, öğrenciye / veliye vermek üzere kullanabilirsiniz.

80 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Devamsızlık Listeleri Devamsızlık durumlarının liste, bildiri yazısı veya sms olarak öğrenci velilerine ya da dershane yöneticilerine iletilmesini sağlayan alandır

81 Dershane Yönetim Sistemi Devamsızlık Listeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Tarih (İlk / Son): Devamsızlık listesi alınacak tarih aralığının belirtildiği alanlardır. Örneğin Tarih İlk alanına Tarih Son alanına yazarsanız yalnızca Ağustos ayına ait devamsızlık listelerini alırsınız. Öğrenci No (İlk / Son): Devamsızlık listesi alınacak öğrenci aralığının belirtildiği alanlardır. Bu aralığa öğrenci numaraları girmeniz halinde yalnızca o aralıktaki öğrencileri listelersiniz. Sınıf Kodu: Sınıf aralığı belirtilen alandır. Bu alana sınıf kodları gireseniz yalnızca belirttiğiniz aralıktaki sınıflara ait devamsızlık listelerini alırsınız. Özel Kod 1/2: Özel koda göre listeleme yapabileceğiniz alandır. Rapor Türü: Liste ve Bildiri Yazısı olmak üzere 2 seçenek vardır. Rapor Türü "Liste" olarak seçildiğinde devamsızlık yapan öğrencilerinizi belirtilen şartlara göre liste olarak alırsınız.

82 79 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Liste Türü olarak "Bildiri Yazısı" seçilirse öğrenci velilerine gönderilmek üzere hazırlanmış, öğrencinin yaptığı devamsızlıkları gösterir raporu görüntülersiniz.

83 Dershane Yönetim Sistemi Personel Listleri Personellerin takibi için onlar hakkında liste, genel yazı veya kimlik biçiminde raporların alınmasını sağlayan alandır

84 81 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Personel Listeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Personel Adı (İlk / Son): Personel adına göre aralık belirtilen alanlardır. Örneğin Personel Adı İlk alanına "ALİ"; Personel Adı Son alanına "ALİ" yazarsanız yalnızca ALİ adındaki persoenlinizi listelersiniz. Personel Kodu (İlk / Son): Personel koduna göre aralık belirttiğiniz alanlardır. Özel Kod 1 /2 : Özel koda sahip personelinizi listelemek istediğinizde kullanacağınız alanlardır. Personel Grubu: Tamamı, Öğretmen, İdari Personel ve Diğer olmak üzere 4 seçenek vardır. Tüm personelinizin listesini almak istiyorsanız "Tamamı" seçeneğini seçmelisiniz. Eğer sadece öğretmenlerinizi listelemek isterseniz "Öğretmen" seçeneğini seçmelisiniz. Sıralama Şekli: Sıralama yapacağınız ölçütü seçtiğiniz alandır. "Koda Göre" ya da "Ada Göre" sıralama yapabilirsiniz. Rapor Türü: "Liste", "Genel Yazı", "Kimlik", "Haftalık Ders Programı" olmak üzere 4 rapor türü vardır. Rapor türü olarak "Liste"yi seçtiğinizde verdiğiniz ölçütlere göre personel listesini alırsınız.

85 Dershane Yönetim Sistemi Öğretmenelere herhangi bir bildirimde bulunmak istediğinizde "Genel Yazı" seçeneğini kullanabilirsiniz.

86 83 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Kimlik rapor türü personelinize kimlik kartı hazırlayan seçenektir.

87 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Haftalık Ders Programı, 84

88 85 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1

89 Dershane Yönetim Sistemi Ders Raporları Rapor Tasarımı 86 Kullanıcının istek ve ihtiyaçları doğrultusunda yeni raporlar oluşturulması bu alanda sağlanır. Yaratılacak olan raporlar şekilsel olarak oluşturulduktan sonra diskete kaydedilebileceği gibi, disketten de rapor yüklenebilir.

90 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınavlar Sınav modülü sınavlarla ilgili işlemlerin yapıldığı bölümdür Sınav Parametreleri Sınavlarla ilgili temel bilgilerin girildiği alandır Sınav Bilgileri Yeni sınav kodu girişi ile kitapçık türlerinin ve bu kitapçıklardaki hangi sorulardan itibaren hangi derslerin başladığının girildiği alandır.

91 Dershane Yönetim Sistemi Sınav Bilgileri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Yapılacak sınava ait kodun girildiği alandır. Sınav Kodu en fazla 20 karakter uzunluğunda olabilir. Sınav Kodu için harf ya da rakam kullanabilirsiniz. Tarih: Sınavın yapılacağı tariin işlendiği alandır. Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelir. Sınav tarihini değiştirebilirsiniz. Sınav Türü: Yapılacak sınavın hangi sınav türüne yönelik olduğunun seçimin ayapıldığı alandır. Cevap Anahtarı Öğrenci No: Optik okuyucudan geçecek olan cevap kağıtlarından biri cevap anahtarıdır. Bu alana cevap anahtarı olan kağıdın numarası girilir. Katılımcı Sayısı Çarpanı: Ders Konuları: Ders ve konuların girildiği alandır. Bu alana bilgi girişi yapmadan önce sınavı kaydetmelisiniz. Sınavı kaydetmeden önce konular alanına geçerseniz program sizi uyaracaktır.

92 89 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Onay verdiğiniz takdirde sınav kaydedilir. Sınav kaydedildikten sonra program standart ders konularının yüklenmesi konusunda da sizden onay isteyecektir. Onay vermeniz halinde standart dersler otomatik olarak yüklenir. Otomatik yüklmeden sonra standart derslerin altına o derse ait konuları işleyebilirsiniz ÖSS Parametreleri ÖSYM'nin belirlediği taban puanları ve alana göre derslerin katsayılarının girildiği kısımdır. Bu kısmı sınav sistemi değişmediği sürece bir defa doldurmak yeterlidir.

93 Dershane Yönetim Sistemi LGS Parametreleri Aynı şekilde LGS için belirlenen katsayıların ve standart puanların kaydedildiği alandır Kitapçık Soru Karşılıkları Sınav soru kitapçıklarındaki her sorunun doğru cevabı buraya girilerek dershanenin genelinde veya herhangi bir öğrencinin durumundaki zayıf olan dersin zayıf olunan konusu saptanabilir (bunun yapılabilmesi için her sorunun konusunun sınav bilgileri alanından tanımlanmış olması gereklidir).

94 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Optik Okuma Dosyası Şablonları Optik okuma dosyasındaki verilerin programa doğru aktarılması için frekansların girildiği bölümdür.

95 Dershane Yönetim Sistemi Salon Atama Öğrencileri sınav salonlarına yerleştirme ve salonların durumu ile ilgili rapor alma amaçlı kullanılan modüldür Öğrenci Yerleştirme Bu bölüm deneme sınavları öncesi sınava girecek öğrencilerin sınavın yapılacağı salonlara gruplar halinde ve karışık şekilde dağıtılması için kullanılır.

96 93 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Öğrenci Yerleştirme ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Öğrencileri Sınav Solonlarına yerleştirme ekranı 2 bölümden olumuştur. Sol tarafta sınav yapılacak salonların girildiği "Sınav Salonları" bölümü; sağ tarafta sınava girecek öğrencilerin girildiği "Öğrenciler" bölümü bulunur. Sınav Kodu: Salon yerleştirme işlemi yapılacak sınavın seçildiği alandır. Bu alanda "Sınav Bilgileri" ekranında kaydı yapılan son sınavın kodu otomatik olarak gelir. SINAV SALONLARI: Sınav yapılacak salonların tanımlandığı alandır. Bu alanda bulunan Sınıfları Yükle) butonuna tıklayarak otomatik olarak mevcut sınıflarınızı aktarabilirsiniz. (Tanımlı

97 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 ÖĞRENCİLER: Sınava girecek öğrencilerin tanımlandığı alandır. Bu alanda Yükle) butonuna tıklayarak kayıtlı öğrenilerinizi otomatik olarak aktarabilirsiniz. 94 (Kayıtlı Öğrencileri Dershane dışından sınava girecek öğrencileri de "Yeni Kayıt Ekle" seçeneği ile bu listeye dahil edebilirsiniz. Eğer sınav aynı gün iki grup halinde yapılacaksa özel kod alnına uygun bir özel kod yazılmalıdır. ÖĞRENCİLERİ OTOMATİK YERLEŞTİRME İŞLEMİ: Öğrencileri alanında bulunan (Öğrencileri Otomatik Yerleştir) butonu ile sınava girecek öğrencilerinizi tanımlamış olduğunuz sınıflara otomatik olarak yerleştirebilirsiniz. Bu butonu tıkladıktan sonra karşınıza onay ekrana gelir.

98 95 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Eğer aynı sınavla ilgili daha önceden bir yerleştirme yapıp, sınav salon listesi ya da sınav giriş kartı yazdırdıysanız; yeni yapılan sınav yerleştirme işlemi eski yerleştirmeleri iptal eder. Bu durumda eski sınav salonu listeleriniz ve sınav giriş kartlarınız geçersiz olur ve yeni yerleştirme işlemine göre sınav listeleri ve dınav giriş kartı çıktısı almanız gerekir. Daha önceden bu sınavla ilgili bir yerleştirme yapmadıysanız veya eski işlemi iptal etmek istiyorsanız "Evet" butonuyla işleme devam edebilirsiniz. Onay verdiğiniz takdirde karşınıza sınav daha önce "Salonlar" alanında tanımlamış olduğunuz sınıfların bulunduğu ekran çıkar. Bu alandan sınav salonlarını işaretleyerek ve sınav aynı tarihte iki grup halinde yapılacaksa; o salonlarda sınava girecek öğrencilere ait özel kodu yazarak otomatik dağıtma işlemini yapabilirsiniz. Yerleştirme işlemi yapılan öğrenci sayısı, salon kapasitelerinden fazla ise program sizi uyaracaktır.

99 Dershane Yönetim Sistemi Yine de evet butonu ile işleme devam etmeniz halinde sınıf kapasitesi kadar öğrenci sınıflara yerleştirilir. Dağıtma işlemi bittikten sonra salonlar alanında sınav salonları üzerinde ilerlerseniz hangi salona kimler yerleştirilmiş izleyebilirsiniz. Öğrecenci Yerleştirmede Dikkat Edilecek Hususlar: Öğreneci yerleştirme işlemini yapanilmeniz için öncelikle bütün öğrencilerinizin sınıf atama işleminin yapılmış olması gerekmektedir. Yani sınıfı olmayan herhangi bir öğrencinizin olmamalıdır. Dışardan sınava katılacak öğrencilerinizi ise "Yeni Kayıt Ekle" seçeneği ile kaydetmelisiniz. Salonlar açısından dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır: Tanımlı sınıfları yükleme işleminde, mevcut sınıflarınıza ait kapasiteler beliritilmiş olmalıdır. Eğer sınıflarını tanımlarken sınıflarınıza kapasite girmediyseniz ya da salon sizin belirttiğiniz kapasiteden fazla öğrenci alabiliyor ve sizde sınıfın barındırabileceği kadar öğrenciyi o sınıflara yerleştirmek istiyorsanız sınıfları aktardıktan sonra kapasiteleri değiştirmelisiniz. Aynı sınava ait birden fazla yerleştirme işlemi yatığınızda, her yeni işlem bir önceki yerleştirme işlemini iptal eder. Bu durumda daha önceki yerleştirme işlemlerine ait sınıf öğrenci listesi ya da sınav giriş kartı çıktıları geçersiz kalacaktır. Yapılan son yerleştirmeye göre sınav salon listelerini ve giriş kartlarını yeniden yazdırmalısınız Salon Listeleri Sınav salonlarının listesinin alınmasını sağlayan bölümdür.

100 97 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Salon Listeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Listesi alınacak sınavın seçildiği alandır. Salon Kodu: Listesi alınacak salonun seçildiği alandır. Bu alan boş geçilirse tüm salanların listesi alınır. Sınıf Kodu: Sınıf koduna göre listeleme yaptığınız alandır. Öğrenci No: Tek öğrenci için rapor almak istediğiniz zaman kullandığınız alandır. Rapor Türü: "Salon Listesi", "Salon Öğrenci Listesi", "Sınav Giriş Kartı", olmak üzere 3 seçenek vardır. Salon Listesi; sınav saatinin, sınav yapılacak salonların, salon görevlisinin adının ve kaç öğrencinin o salonda sınava girdiğinin yazdığı listedir.

101 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Salon Öğrenci Listesi; salonlarda sınava girecek öğrencilerin listelendiği ekrandır. 98

102 99 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınav Giriş Kartı öğrencilerinize sınava girerken verilmek üzere tasarlanmış kimliklerdir.

103 Dershane Yönetim Sistemi Sonuç Bilgileri Yapılan sınavların sonuçlarının kullanıcının görebilmesini sağlayan bölümdür. 100

104 101 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Yapılan her sınavın sonuçlarına bu alandan ulaşılabilir. Sol tarafta yapılan sınavlar, ekranın sağında ise o sınav giren öğrenciler ve sonuç bilgileri bulunur. Sonucu izlenmek istenen öğrenci çift tıklanarak bilgilerine ulaşılabilir.

105 Dershane Yönetim Sistemi Sınav Değerlendirme Sonuç Bilgilerin de okunan optik okuyucudan çıkan dosya bu bölümde değerlen dirilerek öğrencinin puanının hesaplandığı bölümdür.

106 103 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınav Derğerlendirme ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Değerlendirme işlemi yapılacak sınavın seçildiği alandır. Sınav Tarihi: Bu alanda seçilen sınavın tarihi otomatik olarak gelir. Sınav Türü: Seçilen sınava ait tür bilgisi bu alanda otomatik olarak gelir. Sadece Yabancı Dil Hesapla: Yabancı dil sınavında yalnızca yabancı dile ait hesaplama yapmak isteniyorsa bu alan seçilir. Cevap Anahtarı Öğrenci No: Bu alanda seçilen sınava ait cevap anahtarı no otomatik olarak gelir ÖSS Raporları Sınav sonuçlarının değişik şekillerde raporlarının alınmasını sağlayan modüldür Sınav Sonuç Listeleri ve Karne Değerlendirilen sınavların sonuçlarını listelemede kullanılan bölümdür. İstenilen sıralamada ve guruplarda liste almak mümkündür. Sınav Sonuç Listeleri ve Karne ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir.

107 Dershane Yönetim Sistemi Sınav Kodu: Sonucu alınacak sınavın seçildiği alandır. Sınıf Kodu: Sınav sonuçlarını sınıf bazında almanızı sağlayan alandır. Bu alan boş geçilirse bütün sınıflara ait sınav sonuçları listelenir. Okul Kodu: ÖSS raporlarını okul bazında almanızı sağlayan alandır. Şube Kodu: Varsa diğer şubelerinizdeki sınavları listelemenizi sağlayan alandır. Özel Şart: Bazı değerlere göre liste almanızı sağlayan alandır. Bu alanla ilgili bilgiler daha "Öğrenci Listeleri" ekranında detaylı olarak anlatılmıştır. Örneğin yalnızca "Eşit Ağırlık" branşı için döküm almak istiyorsanız "Özel Şart" alanına BRANS="EA" yazarsanız yalnızca Eşit Ağırlık branşında olan öğrencilerin sınav sonuçlarını alırsınız. Gruplama: Sınav Sonuçlarını gruplamak amacıyla kullanılan alandır. "Genel", "Dershane", "Sınıf", "Grup1", "Grup 2" olmak üzere 5 seçenek vardır. Genel seçeneği tüm sınav sonuçlarını listeler. "Dershane " seçeneği Sıralama: Sıralamanın yapılacağı ölçütün belirtildiği alandır. "Öğrenci Numarası", "Öğrenci Adı", "Sözel Puan", "Sayısal Puan", "Eşit Ağırlık Puan", "Yabancı Dil Puan" olmak üzere 7 seçenek vardır. Rapor Türü: "Liste", "Karne (Normal", "Karne Ayrıntılı", Karne (Derse Göre)", "Sms Gönderme" olmak üzere 5 seçenek vardır. Rapor türü "Liste" olarak seçerseniz verdiğiniz ölçütlere göre sınav sonuçları listesini alırsınız.

108 105 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Karne (Ayrıntılı) Öğrencilerinize verilmek üzere tasarlanmış ayrıntılı bir karnedir.normal Karne'den farkı öğrencinin dershane içerisindeki durumunu grafik olarak vermesidir.

109 Dershane Yönetim Sistemi Derse Göre Başarı Listesi Sınav daki derslere göre başarı listelerinin alındığı bölümdür. Bu bölümdeki listeler derse, sınıfa, öğrencilerin geldikleri okula göre alınabilir. 106

110 107 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Derse Göre Başarı Listesindeki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Listesi alınacak sınavın seçimin yapıldığı alandır. Bu alanda kaydetmiş olduğunuz son sınav otomatik olarak gelir. Sınıf Kodu: Sınıfa göre listeleme yapmak istediğiniz takdirde bu aladan sonucu alınmak istenen sınav seçilir. Bu alanın boş olması durumunda kayıtlı tüm sınıflarınıza ait ders başarı listesini alırsınız. Okul Kodu: Öğrencilerin geldikleri okula göre listeleme yapmak istediğinizde bu alandan sonucu alınmak istenen okul seçilir. Bu sayede o aynı okuldan gelen öğrencilerinizin başarılarını öğrenebilirsiniz. Şube Kodu: Varsa diğer şubelerinizde öğrenim gören öğrencilerinizin listelenmesini sağlayan alandır. Bunun gerçekleşebilmesi için şubeleriniz arasında ağ bağlantısı olması gerekir. Sıralama: Sıralamın yapılcağı ölçütün belirlendiği alandır. Sözel, sayısal, eşit ağırlık puanına ve ders net sayısına göre sıralam yapabilirsiniz. Ders Adı: Tek ders için liste alınacağı durumlarda, listesi alınmak istenen ders adının yazıldığı alandır. Rapor Türü: "Liste (Tek Ders)" ve "Liste (Tüm Dersler)" olmak üzere 2 seçenek vardır Seçenek Frekans Raporu Hangi kitapçığın kaçıncı sorusunda öğrencilerin verdiği toplam doğru ve yanlış sayısı ile en çok işaretlenen seçeneklerin görülmesine imkan sağlayan rapordur. Bu rapor sayesinde öğrencilerin hangi derslerde veya hangi konularda yetersiz eğitildikleri görülerek önceden önlem alınması sağlanabilir. Raporlama seçenekleri tüm dershane öğrencilerini kapsayabileceği gibi sadece bazı okullardan gelen öğrencileri veya dershanenin kimi sınıflarını kapsayabilir.

111 Dershane Yönetim Sistemi

112 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Sınıf Okul Başarı Grafiği Sınıfların veya okulların ana ders başlıklarına göre başarı grafiklerinin alındığı alandır. Sınıf/Okul Başarı Listeleri ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Listesi alınacak sınavın seçiminin yapıldığı alandır. Liste Türü: "Sınıf Listeleri" ve "Okul Listeleri" olmak üzere iki seçenek vardır. Sınıf Listeleri sınıf ile dershane genelinin karşılaştırılmasıdır.

113 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Okul Başarı Grafiği o okudan gelen öğrenciler ile dersahne genelinin karşılaştırılmasıdır. 110

114 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Öğrenci Başarı Raporu Bir öğrencinin girmiş olduğu tüm sınavların sonuçlarını listeleyen ve gelişimini gösterir rapordur.

115 Dershane Yönetim Sistemi Öğrenci Performans Raporu ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Öğrenci No (İlk/Son): Rapor alınmak istenen öğrenci aralığının belirlendiği alanlardır. Sınıf Kodu (İlk/Son): Rapor alınmak istenen sınıf aralığının belirlendiği alanlardır. Özel Kod 1/2: Özel koda sahip öğrencileri listelemek için kullanılan alandır. Sınavlar: Bu alanda programda kaydı olan her sınav seçimli olarak yer alır. Sıralama Şekli: Listenin hangi sıralam ölçütüne göre yapılacağının belirlendiği alandır."numaraya Göre", "Ada Göre", "Soyada Göre", "Sınıfa Göre" olmak üzere 4 seçenek vardır. Rapor Türü: "Öğrenci Bazında Rapor" ve "Yatay Liste" olmak üzere 2 rapor türü vardır. Öğrenci bazında rapor, öğrencinin girdiği bütün sınavlarılisteler ve öğrencinin bu sınavlarda aldığı Sözel, Sayısal, Eşit Ağırlık puanlarını karşılaştırarak gelişimini grafik halinde gösterir.

116 113 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 "Yatay Liste" LGS Raporları ÖSS raporları alanının daha daraltılmış biçimi olarak düşünülebilir.

117 Dershane Yönetim Sistemi Sınav Sonuç Listeleri ve Karne Sınav sonuçlarının liste, karne veya derse göre karne olarak alınabildiği alandır. 114

118 115 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 LGS Sınav Sonuçları ekranındaki alanların açıklaması aşağıdaki gibidir. Sınav Kodu: Sonucu alınacak sınavın seçildiği alandır. Sınıf Kodu: Sınav sonuçlarını sınıf bazında almanızı sağlayan alandır. Bu alan boş geçilirse bütün sınıflara ait sınav sonuçları listelenir. Okul Kodu: ÖSS raporlarını okul bazında almanızı sağlayan alandır. Şube Kodu: Varsa diğer şubelerinizdeki sınavları listelemenizi sağlayan alandır. Özel Şart: Bazı değerlere göre liste almanızı sağlayan alandır. Bu alanla ilgili bilgiler daha "Öğrenci Listeleri" ekranında detaylı olarak anlatılmıştır. Gruplama: Sınav Sonuçlarını gruplamak amacıyla kullanılan alandır. "Genel", "Dershane", "Sınıf", "Grup1", "Grup 2" olmak üzere 5 seçenek vardır. Genel seçeneği tüm sınav sonuçlarını listeler. "Dershane " seçeneği Sıralama: Sıralamanın yapılacağı ölçütün belirtildiği alandır. "Öğrenci Numarası", "Öğrenci Adı", "TASP", "FASP" olmak üzere 4 seçenek vardır. Rapor Türü: "Liste", "Karne" "Karne (Derse Göre)" olmak üzere 3 rapor türü vardır. Liste seçeneği sınava giren öğrencilerinizi ve puanlarını liste halinde hazırlayan rapor türüdür.

119 Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Karne rapor türü sınav sonuçlarını karne şeklinde hazırlayan seçenektir. 116

120 117 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Karne (Derse Göre) rapor türü derse göre hazırlanmış ayrıntılı karnedir.

121 Dershane Yönetim Sistemi

122 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Derse Göre Başarı Listesi Her ders için ayrı ayrı veya tüm dersler için topyekün başarı raporu alınabilen raporlar bu alanda bulunur.

123 Dershane Yönetim Sistemi Seçenek Frekans Raporu ÖSS raporlarındaki seçenek frekans raporunun LGS'ye uyarlanmış halidir Tercih Yardımcısı Tercih Yardımcısı 120

124 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Mesaj E-posta ve SMS gönderimi yapılan bölümdür.

125 Dershane Yönetim Sistemi Mesaj Merkezi Sms ve gönderilebilecek, gönderilen sms ya da e-postaların takip edildiği ekrandır. SMS GÖNDERİMİ Mesaj Kimlik No: Bu alandaki numarayı, kayıt kaydedildikten sonra sistem otomatik olarak verir.

126 123 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Telefon No: Mesaj gönderilecek kişinin numarasının yazıldığı alandır. Alıcı Adı: Alıcının adının yazıldığı alandır. Gönderme Tarihi: Bu alanda günün tarihi otomatik olarak gelir. Mesajın başka bir tarihte gönderilmesini istiyorsanız tarihi değiştirebilirsiniz. Gönderme Saati: Bu alanda saat otomatik olarak gelir. Mesajın başka bir saatte gönderilmesini istiyorsanız saati değiştirebilirsiniz. Durum: Bu alan mesajın durumunu gösterir. Mesaj İçeriği: Mesajı yazdığınız alandır. Bu alanda en fazla 160 karakter kullanabilirsiniz. 1.7 Sevis Bakım, sürüm kontrolü, yedek alma gibi servis işlemlerinin olduğu bölümdür Uyarı Kütüğü Ödeme iptali, yoklama fişi, öğrenci ve sınav iptali gibi idarecilerin bilmesi gereken kritik işlem iptallerinin tutulduğu alandır. Bu ekrana bilgi girişi yapamazsınız. bu ekrandaki bilgilerin değiştirilmesi ya da silimesi mümkün değildir. Yöneticilerin yapılan kritik işlemleri takip edebilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Kritik İşlemler Kütüğüne işlenen kritik işlemler şunlardır: Öğrenci İptali, Ödeme İptali, Kasa İşlemi İptali, Yoklama Fişi İptali, Banka Hesabı İptali, Cari Hesap İptali,... vb. iptal işlemleridir.

127 Dershane Yönetim Sistemi Veri Tutarlılık Kontrolü Programın içerisindeki verileri birbirleriyle karşılaştırılarak yanlışlıkları bulmamızı sağlar İndeks Bakımı Elektrik kesintilerinden veya başka bir sebepten dolayı dataların indekslerinde bozulmalar meydana gelebilir. Bu bölüm sayesinde indekslerin yeniden düzenlenmesi sağlanır.

128 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Yedek Alma Kullanıcının program datalarının yedeğini almasını sağlar.

129 Dershane Yönetim Sistemi Yedek Alma ekranındaki alanlaın açıklaması aşağıdaki gibidir: 1- Yedek Alma Yedek Alınacak Dönem: Yedek almayı düşündüğünüz dönemeleri seçtiğiniz alandır. Mevcut dönemleriniz bu alanda listelenir. Yedek Alınacak Yer: "Program Ayarları" ekranında "Yedek Klasörü" alanına belirttiğiniz yedek klasörleri bu alanda seçilmiş olarak listelenir. Dilerseniz "Diğer Klasör" alanına yeni bir yedek klasörü yazarak, bilgisayarınızda 3 farklı yere aynı anda yedek alabilirsiniz. E-Posta Olarak Gönder: Yedeklerinizi e-posta adresinize de gönderebilirsiniz. Yukarıdaki alanlar doldurulduktan sonra "Başla" düğmesine tıklayarak yedekleme işlemini başlatabilirsiniz. Program yedekleri standart zip formatında otomatik olarak sıkıştırdığından sabit diskinizin aşırı dolmasını da engeller. Yedek alınacak dönem ve yedek klasörleri belirtildikten sonra "Başla" düğmesine tıklarsanız program yedek alma işlemini başlatır. Yedek alınacak yer alanı "Program Ayarları" menüsünde "Yedek Alma" ekranında beliritlmiş olan klasörlerdir.

130 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 İntenetten Yeni Sürüm Kontrolü Bu seçenek ile internetten, otomatik olarak, yeni sürüm olup olmadığı kontrol edilip bilgisayara yüklenebilir. Yeni sürüm kontrolü yapabilmeniz için "Yeni Sürüm Kontrolü" ekranında "Başla" düğmesine tıklamınız yeterlidir. Diğer işlemler için program sizi yönlendirecektir. Başla düğmesine tıkladıktan sonra, öncelikle program adresine giderek yeni bir sürüm olup olmadığını kontrol eder. Eğer yeni bir sürüm bulursa aşağıdaki uyarıyı verir. Bu ekranda "Evet" butonunu tıklamanız halinde, karşınıza programdaki yenilikler hakkında bilgi veren aşağıdaki ekran çıkar.

131 Dershane Yönetim Sistemi Bu ekranda "Tamam" butonuna tıkladıktan sonra program güncelleştirme işlemine başlar. Yeni sürüm internetten yüklendikten sonra eski sürümün yerine yeni sürümün gelebilmesi için programı

132 129 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 kapatmanız gerekecektir. Eğer internetten yükleme işi bitmişse ve dys açıksa, program sizi açık olan dys programını kapatmanız konusunda uyaracaktır. Açık olan dys'yi kapatıp "Tamam" a tıklayın. Güncelleştirmenin tam olarak tamamlanması için yapmanız gereken son işlem "İndeks Bakımı"nı çalıştırmaktır. İndeks bakımı yapılırken karşınıza yapılan güncelleştirmelerle ilgili bilgi ekranı gelir. Gelen bu ekranlarda "Tamam" butonunu tıklamalısınız İntenetten Destek Programını Başlatma Net Bilişim internet destek hizmetlerini başlatan modüldür. Bu modül aracılığıyla, firmamızın kısa zamanda ulaşamayacağı dershanelerimizin, internet üzerinden, programlarına destek verme imkanı sağlanmıştır.

133 Dershane Yönetim Sistemi Yardım Programla ilgili destek bölümlerine buradan ulaşabilirsiniz Yardım Konuları Yardım konularının kategorilere göre listelendiği ekranıdr. Bir kategorideki konuları görmek için kitap simgesini çift tıklatın. Konuyu görüntülemek için, önce konuyu sonra görüntüleyi tıklatın. Bu ekranda "Bul" seçeneği ile yardım almak istediğiniz konu adını yazarak da bilgi edinebilirsiniz Programınızı Kaydettirme Program lisanslama işlemi için kullanılan bölümdür. Bildirilecek kod alanındaki bilgiler Net Bilişim yetkilisine bildirilir. Net Bilişim Yetkilisinin vereceği lisans kodu ise Yetki kodu alanına yazılır. Böylece programınız lisanslanmış olacaktır.

134 DYS - Dershane Yönetim Sistemi 3.1 Net Bilişim Web Sitesi Bu seçenek ile otomatik olarak Net Bilişim web sitesine bağlanabilirsiniz Program Hakkında Bu bölümden programınızını sürüm bilgisi, lisans sahibi bilgisi ve telif hakkı sahibi bilgileri gözlenebilir.

135 Dershane Yönetim Sistemi