CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ Tıp Fakültesi Görev Tanımı ve İş Akış Şemaları. Sayfa No

Transkript

1 0

2 1 1. Baskı Celal Bayar Üniversitesi Uncubozköy Sağlık Kampüsü Yunusemre/Manisa

3 2 İçindekiler Tablosu... 5 GENEL GÖREV TANIMLARI Dekan Görev Tanımı Dekan Yardımcısı Görev Tanımı Fakülte Sekreteri Görev Tanımı Bölüm Başkanlığı Görev Tanımı Anabilim Dalı Başkanlığı Öğretim Üyesi Asistan Yönetici Sekreteri Görev Tanımı Öğrenci İşleri Görevlisi Görev Tanımı Bölüm Sekreteri Görev Tanımı Mutemet Görev Tanımı Personel İşleri Görevlisi Görev Tanımı Satın Alma Görevlisi Görev Tanımı Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Görev Tanımı Yazı İşleri Görevlisi Görev Tanımı Ölçme Değerlendirme Görevlisi Görev Tanımı Teknik Servis Görevlisi Görev Tanımı Ulaştırma Görevlisi Görev Tanımı Koruma ve Güvenlik Görevlisi Görev Tanımı Bilişim ve Tasarım Görevlisi Görev Tanımı Ders Araçları Görevlisi Görev Tanımı Yazı İşleri Şefi Görev Tanımı Personel İşleri Şefi Görev Tanımı FAKÜLTE İŞ AKIŞ ŞEMALARI Öğrenci İşleri Faaliyetlerine İlişkin Mevzuat Öğrenci İşleri Yeni Kayıt İş Akış Şeması Öğrenci İşleri Kayıt Yenileme İş Akış Şeması Öğrenci İşleri Kayıt Silme İş Akışı Öğrenci İşleri Mezuniyet İşlemleri İş Akışı... 33

4 Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Şeması Öğrenci Temsilcisi Seçimi İş Akış Şeması Mali Faaliyetler İş Akış Şemaları Maaş Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Geçici Görev Yolluğu Ödemesi İş Akış Şeması Ek Ders Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Doğum Yardımı Ödemesi İş Akış Şeması Doğrudan Temin İş Akış Şeması Elektirik-Su Doğal Gaz Faturalarının Ödenmesi Personel İşleri Faaliyetleri İş Akış Şemaları Personel Göreve Başlama İş Akış Şeması Personel Görevden Ayrılma İş Akış Şeması Personel Terfi İşlemleri İş Akış Şeması Yıllık İzin İş Akış Şeması Yurtdışı İzin Onayı İş Akış Şeması Mazeret /Hastalık İzinleri İş Akış Şeması Akademik Personel Sicil İşlemi iş Akış Şeması Personel Disiplin Soruşturması İş Akış Şeması Öğretim Yardımcıları Görev üresi Uzatım Süreci İş Akış Şeması Bölüm Başkanı Seçimi İş Akış Şeması Anabilim Dalı Başkanı Seçimi İş Akış Şeması Asistanı Görev üresi Uzatım Süreci İş Akış Şeması Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları Satın Alınan Taşınırın Muayene Kabul ve Giriş Kaydı İş Akış Şeması Bağış Yoluyla Edinilen Taşınırların Kaydı İş Akış Şeması Bedelsiz Devir Kayıt İşlemi İş Akış şeması Tüketim ve Kullanım Suretiyle Taşınır Çıkışı İş Akış Şeması Taşınırların Kayıtlardan Çıkarılması İş Akış Şeması Teknik Hizmetler İş Akış Şemaları Periyodik Bakım İş Akış Şeması Tamirat/Onarım İşlemi İş Akış Şeması Organizasyon ve İş Akış Şemaları... 64

5 Dekanlığı Organizasyon Şeması Dekanlığı Misyon ve Vizyonu Fakülte Kurulu İş Akış Şeması Fakülte Yönetim Kurulu İş Akış şeması Dekanlığa Vekâlet İş Akış Şeması Fakülte Sekreterliği Vekâlet İş Akış Şeması Gelen Evrak İş Akış Şeması Giden Evrak İş Akış Şeması Resmi Yazışma İş Akış şeması Kurul Sınavları İş Akış şeması Fakülte Sekreteri onay/havale işlemleri iş akış şeması... 75

6 5

7 6 GENEL GÖREV TANIMLARI 1.

8 Dekan Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Dekan 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Rektör 2. GÖREVİN KAPSAMI Yönetimi altında bulunan Fakültede verilen eğitim öğretim hizmetlerinin en üst düzeyde yürütülmesini sağlamak için gerekli iş ve işlemleri yürütmek. 3. YETKİ VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Fakülte kurullarına başkanlık etmek ve bu kurullarda alınan kararları uygulamak, 3.2 Fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, 3.3 Harcama Yetkiliği görevini yürütmek, 3.4 Fakülte ödenek ihtiyaçlarını Rektörlüğe bildirmek, Fakülte Yönetim Kurulu onayını da alarak fakülte bütçesini Rektörlüğe sunmak, 3.5 Fakülte kadro ihtiyaçlarını Rektörlüğe bildirmek, 3.6 Fakülte birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek, disiplini sağlamak, 3.7 Fakültenin diğer birimler, kuruluşlar ve üst yönetim ile ilişkilerini düzenlemek, temsil görevini yerine getirmek, 3.8 Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak. 4. SORUMLULUK LİSTESİ 4.1 Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi, 4.2 Fakültede gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, 4.3 Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması, 4.4 Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi,

9 Dekan Yardımcısı Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Dekan Yardımcısı 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI Celal Bayar Üniversitesi nde verilen eğitim öğretim hizmetlerinin en üst düzeyde yürütülmesini sağlamak için gerekli iş ve işlemleri yürütmek. 3. YETKİ VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Dekana, görevi başında olmadığı zamanlarda vekâlet etmek. 3.2 İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen görevleri yapmak. 3.3 Göreviyle ilgili evrak, eşya, araç ve gereçleri korumak ve saklamak. 3.4 Fakülteye alınacak ya da diğer birimlerde yaptırılacak araç, gereç ve malzemelerle ilgili olarak o birim amirleri ile görüşmelerde bulunmak, onların görüş ve önerilerini almak. 3.5 Görev alanına giren konularda komisyonlar kurmak, komisyon çalışmalarının takibini yapmak ve süresi içinde sonuçlandırılmalarını sağlamak. 3.6 Her türlü burs ve staj işlemleri ile ilgilenmek, bunlar için kurulacak komisyonlara başkanlık yapmak. Çalışma odaları ve dersliklerle ilgili ihtiyaçların belirlenmesi, hazırlıkların gözden geçirilmesi ve çalışmaların denetlenmesini sağlamak. 3.7 Laboratuvarlarla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerinin alınmasını sağlamak. 3.8 Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlamak. 3.9 Bölümler tarafından yapılan ders görevlendirmelerinin denetimini yapmak Bölüm Başkanlıklarınca çözüme kavuşturulamayan öğrenci sorunlarını Dekan adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak Bölümler tarafından yapılan ders görevlendirmelerinin denetimini yapmak Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği gözden geçirmek, denetlemek ve kontrolünü sağlamak.

10 Sınıf temsilcileri ve fakülte temsilcisi seçimlerini düzenlemek bu temsilcilerle yapılacak toplantılara başkanlık etmek Yeni öğrencilerin oryantasyon etkinliklerinin organizasyonunu sağlamak Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek, bu soruşturmalar ile ilgili kurulacak komisyonlara başkanlık etmek Yatay geçiş, dikey geçiş, çift ana dal, yan dal, yabancı uyruklu öğrenci kabulü ile ilgili her türlü çalışmaları ve takibini yapmak, programların düzenlenmesini sağlamak ERASMUS ve FARABİ programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak, bölümlerle koordinasyonu sağlamak Fakülte WEB sayfasını düzenlemek ve sürekli takibini yapmak Bilirkişilik görevlendirmelerini sağlamak Fakülte tarafından düzenlenecek konferans, panel, toplantı, sempozyum, seminer, yemek, gezi, teknik gezi gibi etkinlikleri organize etmek Mezuniyet töreni ile ilgili çalışmaları düzenlemek Arşiv, istatistik ve veri tabanı çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak Fakültede açılacak kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek Ek ders formlarını kontrol etmek ve denetlemek Her türlü burs işlemleri ile ilgilenmek, bunlar için kurulacak komisyonlara başkanlık yapmak Yıllık akademik Faaliyet Raporlarının, stratejik planların, uyum eylem planları ve denetim raporlarının hazırlanması ve denetiminin yapılmasını sağlamak Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

11 Fakülte Sekreteri Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Fakülte Sekreteri 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI Fakültenin idari, teknik ve destek birimlerinin işleyişinin amaca uygun olarak yürütülmesi için gerekli işleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Fakültede görev yapan idari personelin yönetim, denetim ve gözetim görevini yerine getirmek, 3.2 Fakültede işleyişin aksamaması için her türlü ihtiyacı zamanında tespit etmek, sağlanması için gerekli tedbiri almak, 3.3 Fakültenin güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri almak, bu tedbirlerin uygulanmasını izlemek, 3.4 İdari birimlerden çıkan her türlü yazışma ve diğer evrakı kontrol etmek, idari işlerin gerektiği gibi yapılmasını sağlamak, 3.5 Fakültede kullanılan her türlü tesis ve cihaz ve eşyanın bakım ve onarım işlerinin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.6 Fakülte binalarının tadilat ve onarımlarının zamanında yapılmasını sağlamak, 3.7 Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulunda raportörlük görevini yürütmek, 3.8 Kanun, tüzük ve yönetmeliklerle verilen diğer görevler ile amirleri tarafından verilen görevleri yapmak.

12 Bölüm Başkanlığı Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Bölüm Başkanlığı 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI 2547 Sayılı Kanununun 21 inci maddesinde belirtilen hususlar 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Bölüm kurullarına başkanlık etmek. 3.2 Fakültenin misyon ve vizyonunun gerçekleştirilmesini sağlamak. 3.3 Bölümün ihtiyaçlarını Dekanlık Makamına yazılı ve sözlü olarak bildirmek. 3.4 Fakülte Dekanlığı ile kendi bölümü arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak. 3.5 Bölüme bağlı Anabilim dalları arasında eşgüdümü sağlamak. 3.6 Bölümüne bağlı öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılmasında bölüm görüşünü yazılı olarak Dekanlık Makamına bildirmek. 3.7 Bölümün ders dağılımının öğretim elemanları arasında dengeli bir şekilde yapılmasını sağlamak. 3.8 Bölümde eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. 3.9 Bölümü temsil etmek üzere Fakülte Kurulu Toplantılarına katılmak Bölümde görevli öğretim elemanlarının görevlerini yapıp yapmalarını izlemek ve denetlemek Sınav programlarının hazırlanmasını, sınavların düzenli ve zamanında yapılmasını sağlamak Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında hazırlanmasını sağlamak Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek. Bölüm öğrencilerinin eğitim-öğretime yönelik sorunlarıyla yakından ilgilenmek, gerekirse toplantılar yapmak Bölümün eğitim-öğretimle ilgili sorun ve taleplerini tespit ederek Dekanlığa iletmek Laboratuvarlarla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerinin alınmasını sağlamak Bölümün değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütmek, raporları Dekanlığa sunmak.

13 Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak, bölümdeki öğretim elemanları arasında bir iletişim ortamının oluşmasına çalışmak Fakülte Akademik Genel Kurulu için bölüm ile ilgili gerekli bilgileri sağlamak Bölümündeki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danışmanlarla toplantılar yapmak Öğretim elemanlarının derslerini düzenli ve zamanında yapmalarını sağlamak Bölümün ERASMUS ve Farabi programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlamak Her öğretim yılı sonunda Bölümün geçen yıldaki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile ilgili raporu ve gelecek yıl için çalışma plânını dekana sunmak Bölümdeki sınıfların, dersliklerin, çalışma odalarının, atölyelerin, laboratuvarların ve ders araç-gereçlerinin korunmasını, verimli, etkili, düzenli ve temiz olarak kullanılmasını sağlamak Bölüm öğrencilerinin kültürel, sosyal ve bilimsel etkinlikler düzenlemelerini teşvik etmek ve bu konuda onlara yardımcı olmak Bölümün her düzeydeki eğitim-öğretim ve araştırmalarından ve bölümle ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini, kaynakların etkili bir biçimde kullanılmasını sağlamak Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

14 Anabilim Dalı Başkanlığı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Anabilim Dalı Başkanlığı 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Bölüm Başkanı, Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI 2547 sayılı kanunla belirlenen hususlar 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Anabilim dalı kuruluna başkanlık etmek, kurul kararlarını yürütmek. 3.2 Anabilim dalı ders dağılımlarını dengeli bir şekilde yaparak bölüm başkanına önermek. 3.3 Anabilim dalında öğretim elemanları arasında eşgüdümü sağlamak. 3.4 Bölüm Başkanlığı ile kendi anabilim dalı arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 3.5 Anabilim dalında genel gözetim ve denetim görevini yapmak, anabilim dalında eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. 3.6 Anabilim dalının eğitim-öğretimle ilgili ihtiyaç ve sorunları tespit ederek bölüm başkanlığına iletmek. 3.7 Anabilim dalının stratejik planını hazırlamak. 3.8 Bölüm kuruluna katılmak. 3.9 Anabilim dalında araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlamak Anabilim dalı değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütmek Anabilim dalının çıktı yeterliliklerinin belirlenmesini sağlamak Anabilim dalının öz değerlendirme raporunu hazırlamak Anabilim dalının değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarını hazırlamak ve bölüm başkanlığına sunmak Fakülte Akademik Genel Kurul için anabilim dalı ile ilgili gerekli bilgileri sağlamak Her eğitim-öğretim yarıyılında anabilim dalının seminer programlarını hazırlamak, bölüm başkanlığına sunmak Her dönem başında ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılmasını sağlamak.

15 Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danışmanlarla toplantılar yapmak Ders notlarının düzenli bir biçimde otomasyon sistemine girilmesini sağlamak Derslik kapı programları ile öğretim elemanı kapı programlarının hazırlanmasını sağlamak Öğretim elemanlarının hazırlayacakları ders öğretim programlarının internet ortamında ilan edilmesini ve öğrencilere duyurulmasını sağlamak Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak ERASMUS programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlamak Anabilim dalında European Credits Transfer System (ECTS- AKTS) dikkate alınarak diploma ekinin hazırlanmasını sağlamak Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

16 Öğretim Üyesi 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Öğretim Üyesi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı, Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI 2547 sayılı kanunla belirlenen hususlar 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Akademik takvimde belirtilen görevleri zamanında uygulamak. 3.2 Bilimsel araştırmalar ve yayımlar yapmak. 3.3 Bölüm içinde oluşturulan kurullarda ve Bölüm Başkanının diğer görevlendirmeleri ile ilgili işlerde kendisine düşen görevi yapmak. 3.4 Dekanın öngördüğü toplantılara fakülteyi temsil için katılmak. 3.5 Ders programlarını hazırlamak, planlamak ve eksiksiz yürütülmesini sağlanmak. 3.6 Eğitim-öğretim yılı sonunda bir yıllık akademik performans göstergelerini kapsayan (eğitim- öğretim, yayın, bildiri, proje, teknik gezi vb.) faaliyetleri bölüme sunmak. 3.7 Fakülte ile diğer birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak. 3.8 Her yarıyıl sonunda verdiği derslerle ilgili ders dosyalarının tamamlayarak Bölüm Başkanlığına sunmak, sınav evraklarını ve ödevlerle ilgili bilgilerin bölüm arşivine iletilmesini sağlamak. 3.9 Her yılsonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrenciler tarafından doldurulan ders sorumlusu değerlendirme formu sonuçlarına göre iyileştirme çalışmaları yapmak Öğrenci rehberlik ve danışmanlığı yapmak, 3.11 Öğrencilerin fakülteye ve çevreye oryantasyonlarını sağlanmak Sorumlusu olduğu derslerde yapılacak değişiklikler ve onay için Bölüm Başkanlığına başvurmak Üyesi bulunduğu kurul toplantılarına katılmak Yarıyıl başlarında lisansüstü programlarda okutacağı derslerle ilgili olarak Bölüm Başkanlığına bilgi vermek Sorumlu olduğu derslerin sınav değerlendirme sonuçlarının süresi içinde Öğrenci İşlerine iletmek/iletilmesini sağlamak Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak 3.17 Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

17 Asistan 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Asistan 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı, Dekan 2. GÖREVİN KAPSAMI 2547 sayılı kanunla belirlenen hususlar 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 4.1 Bölüm içi eğitim-öğretim faaliyetlerine yardımcı olmak. 4.2 Bölüm içi ilgili komisyonlarda görev almak ve yerine getirmek. 4.3 Dekan ve bölüm başkanının öngördüğü toplantılara katılmak. 4.4 Fakülte ile diğer birimler arası koordinasyonunda katkı sağlamak. 4.5 Öğrenci rehberlik ve danışmanlığına katkı sağlamak. 4.6 Öğrencilerin Fakülteye ve çevreye oryantasyonlarını sağlanmak. 4.7 Kurul-Staj-Final-Bütünleme sınavlarında gözetmen olarak görev yapmak. 4.8 Bilimsel araştırmalar ve yayımlar yapılmasında katkı sağlar. 4.9 Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

18 Yönetici Sekreteri Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Yönetici Sekreteri 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birim Yöneticisinin yönetsel faaliyetlerini daha etkin yürütebilmesi için görüşmelerini ve işlerini belli bir plan dahilinde yapmasına yardımcı olmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Yöneticinin günlük çalışma programını oluşturmasına yardımcı olmak, bu programa uymak, 3.2 Yöneticinin randevularını ayarlamak, gerekli iletişim bilgilerini kayıt etmek, görüşmelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.3 Gelen telefonları uygun bir şekilde cevaplamak, yöneticinin telefon görüşmelerini yapmasını sağlamak, 3.4 Yöneticinin sözlü ve yazılı talimatlarını ilgililerine iletmek, gelen yazı, mesaj ve elektronik postaları yöneticiye iletmek, gerektiğinde cevaplamak, 3.5 İmza dosyalarını yöneticiye sunmak, imzalanan dosyaları ilgili yerlerine iade etmek, 3.6 Yöneticinin ve kendi görev alanını temiz ve düzenli tutmak, 3.7 Yönetici tarafından verilecek diğer işleri yapmak.

19 Öğrenci İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Öğrenci İşleri Memuru 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Öğrencilerin eğitim öğretim faaliyetleri ile ilgili idari iş ve işlemlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 İlk kayıt ve kayıt yenileme tarihlerini uygun araçlarla ilan etmek, 3.2 Birim tarafından ilan edilmesi gereken kontenjanları (yatay geçiş, lisansüstü, vs.) ilan etmek, 3.3 Öğrencilerin yatıracağı katkı payı ve öğrenim ücretleri tutarlarını ilan etmek, 3.4 Öğrencilerin kayıt işlemlerini ve evraklarını kontrol etmek, usulüne uygun olarak saklamak, uygunsuzlukları birim yöneticisine bildirmek, 3.5 Öğrenci kayıtları ve diğer istatistiki bilgileri zamanında Öğrenci Daire Başkanlığı na göndermek, 3.6 Öğrencileri, Öğrenci Bilgi Sisteminin kullanımı konusunda bilgilendirmek, şifreleri ile ilgili işlemleri yapmak, 3.7 Öğrencilerin kimliklerini teslim etmek, öğrencilerin okulla ilişiğini kestiği durumlarda geri almak, 3.8 Erkek öğrencilerin askerlik ile ilgili işlemlerini yapmak, 3.9 Öğrencilerin bursları ile ilgili işlemleri yapmak, yazışmaları yürütmek, 3.10 Öğrencilerin stajları ile ilgili yazışmaları yürütmek, 3.11 Öğrencilerin, öğrenime ara verme ile ilgili taleplerini almak, Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Birim Sekreterine iletmek, 3.12 Öğrencilerin disiplin soruşturması ve cezaları ile ilgili evraklarını usulüne uygun olarak teslim almak, gereğini yapmak, saklamak,

20 Bölüm Sekreteri Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Bölüm Sekreteri 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri-Bölüm Başkanı 2. GÖREVİN KAPSAMI Bölüm başkanlığının Fakülte Yönetimi ve diğer bölümler ile ilişkilerini, öğrencilerin ve öğretim elemanlarının Bölümün yetki alanı içerisinde olan idari işlerini yerine getirmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Bölüm Başkanı nın direktifleri doğrultusunda Bölümün resmi yazılarını kaleme almak, Bölüm Başkanına imzalatmak, kayıt etmek ve ilgili yere gönderilmesini sağlamak, 3.2 Bölüme gelen yazıları kayıt etmek, Bölüm Başkanına sunmak, havale edilenleri ilgilisine iletmek, 3.3 Bölümün yazışma evraklarını usulüne uygun olarak dosyalamak, arşivlemek, 3.4 Bölüm ün ders ve sınav programlarını Dekanlığa/Müdürlüğe bildirmek, 3.5 Bölüm öğrenci ve öğretim elemanlarına yönelik duyuruları yapmak, 3.6 Bölüme gelen telefonları cevaplamak, gerekirse not almak, ilgilisine iletmek, 3.7 Bölüm Başkanı tarafından verilecek diğer işleri yapmak.

21 Mutemet Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Mutemet 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef-Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimde çalışan personelin maaş ve diğer ödemelerinin yapılması için gerekli iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Kadrolu, sözleşmeli ve geçici pozisyonda çalışan personelin maaşlarını hazırlamak, maaşların zamanında ödenmesini sağlamak, 3.2 Staj yapan öğrencilerle ilgili iş ve işlemleri yapmak, 3.3 Giyecek yardımı ödemeleri ile ilgili evrakları hazırlamak, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.4 Ek ders ödemelerine ilişkin evrakları tanzim etmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.5 Yolluk ödemelerine ilişkin evrakları tanzim etmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.6 Personel ödemelerine ilişkin ödeme emri belgelerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek, 3.7 Birimin bütçesini takip etmek, bütçe hazırlanması ile ilgili amirler tarafından verilecek iş ve işlemleri yapmak, 3.8 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

22 Personel İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Personel İşleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimde çalışan personelin özlük işlerinin takibi ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birimde kadrolu, geçici görevli, sözleşmeli ve geçici pozisyonda bulunan tüm personelin özlük haklarına ilişkin yazışmaları yürütmek, 3.2 Personelin özlük dosyalarını tutmak, özlük dosyalarının güncelliğini sağlamak, 3.3 Personelin yıllık, mazeret, sağlık, aylıksız izin, vb. tüm izinlerini takip etmek, izin dosyasına işlemek, 3.4 Personellerin birim içi veya dışı, sürekli veya geçici görevlendirilmelerine ilişkin yazışmaları yapmak, 3.5 Akademik personelin sicil işlemlerini takip etmek, 3.6 Personelin mal bildirimleri ile ilgili işleri yapmak, 3.7 Personelle ilgili istatistiki bilgileri tutmak, istenildiğinde üst makamlara sunmak, 3.8 Personellerin kıdem terfilerini, izinlerini, sicil ve mal bildirimlerini, görev başlayış ve ayrılışlarını ve diğer istenilen bilgileri Personel Daire Başkanlığına bildirmek, 3.9 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

23 Satın Alma Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Satın Alma Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef, Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Biriminin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin piyasadan temin edilmesini sağlamak için gerekli iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birimlerden ve yönetimden gelen satın alma taleplerini değerlendirmek, 3.2 Satın alınmasına karar verilen mal ve hizmetlerin yaklaşık maliyetlerini tespit etmek, 3.3 Satın alınmasına karar verilen ve doğrudan temin limitini aşmayan mal ve hizmetleri Kamu İhale Kanunu Hükümlerine göre piyasadan veya diğer kurumlardan temin etmek, 3.4 Doğrudan temin limitini aşan mal ve hizmet alımları için ihale süreçlerini hazırlamak, ihale evraklarını tanzim etmek, ihale komisyonu kararlarına göre ihaleyi sonuçlandırmak, 3.5 Satın alınan mal ve hizmetlere ilişkin ödeme emri belgelerini hazırlamak, bu belgeleri mevzuatına uygun olarak Strateji Geliştirme Birimine teslim etmek, 3.6 Aboneliğe bağlı giderlerin (elektrik, telefon, su, vb.) ödeme emirlerini hazırlamak, zamanında ve mevzuatına uygun olarak Strateji Geliştirme Birimine teslim etmek, 3.7 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

24 Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birime ait taşınır malların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetim hesabının verilmesine yönelik iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, 3.2 Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, 3.3 Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, 3.4 Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, 3.5 Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, 3.6 Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, 3.7 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, 3.8 Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, ayrımlarını yapmak ve yaptırmak, 3.9 Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, 3.10 Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

25 18 4. SORUMLULUK LİSTESİ 4.1 Sorumluluğunda bulunan ambarlarda kast, kusur, ihmal veya tedbirsizliği nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur, 4.2 Görevi herhangi bir nedenle sona erdiği zaman, sorumluluğunda bulunan ambarların devir ve tesliminden sorumludur.

26 Yazı İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Yazı İşleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birime gelen ve giden evrakların akışının hızlı ve doğru bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birime gelen her türlü evrakı teslim almak, Evrak Kayıt Defterine ve Evrak Kayıt Otomasyon Programına kayıt etmek, evrakı bağlı olduğu birim yöneticisine sunmak, havale edilen evrakı ilgilisine imza karşılığı teslim etmek, 3.2 Giden evrakları Giden Evrak Kayıt Defterine ve Evrak kayıt Otomasyon Programına kayıt etmek, sayı ve kayıt numaralarını vermek, gerekli ise Kurum kayıt numarası almak, ilgilisine uygunluğuna göre elden, kargo veya posta yolu ile teslim etmek, 3.3 Amirleri tarafından yazılması istenen yazıları yazmak, tutanakları düzenlemek, yazışmaları yürütmek, 3.4 Amirleri tarafından verilen diğer işleri yapmak, 3.5 Gizlilik derecesine sahip olan evrakların ifşa edilmemesini sağlamak.

27 Ölçme Değerlendirme Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Ölçme Değerlendirme Görevlesi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI ölçme değerlendirme birimine ait işlerin ve doğru bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Dönemlere ait sınav sorularını basmak 3.2 Eğitim-Öğretim Yılı başladığında Dönem sınıflarındaki öğrencilerin liste kontrollerini yapmak. 3.3 Dönemlere ait final ve bütünleme sınavlarına ilişkin gerekli belgeleri ve düzenlemeleri yapmak 3.4 Dönem sınavlarını optik okuyucudan okutmak, 3.5 Sınavlara ilişkin not dökümü ve analiz çıktısı vermek. 3.6 Sınav için gerekli düzenlemeleri yapmak, oluşturulan sınav kitapçığının çıktılarını basmak 3.7 Sınav için gerekli belgeleri düzenlemek ve basmak 3.8 Fakülteye ait Stratejik Plan ve Birim Faaliyet Raporlarının hazırlanmasında ortak çalışma yapmak, gerekli bilgileri temin ve teslim etmek, 3.9 Fakülte Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

28 Teknik Servis Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Teknik Servis Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimin binaları ile birimde bulunan makine ve aletlerin bakımı ve onarımı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Çalıştığı birimde bulunan kapı, pencere vb. doğramaların bakımını ve tamirini yapmak, 3.2 Çalıştığı birimin temiz ve pis su sisteminde meydana gelebilecek arızaları gidermek, 3.3 Çalıştığı birim binalarına ait boya-badana işlerini yapmak, 3.4 Çalıştığı birimde meydana gelebilecek elektrik arızalarını gidermek, 3.5 Çalıştığı birimde bulunan elektrik panolarının bakımını yapmak, rutin kontrollerini gerçekleştirmek, 3.6 Çalıştığı birimin tüm aydınlatma sistemlerinin çalışır durumda olmasını sağlamak, 3.7 Birimde bulunan tüm alet ve makinelerin bakım onarımlarını yapmak, birim olanaklarıyla yapılamayacak bakım ve onarımlarla ilgili rapor tutmak, raporu amirine iletmek, 3.8 Amirleri tarafından verilebilecek diğer benzer işleri yapmak.

29 Ulaştırma Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Ulaştırma Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birime ait hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak, taşıtların bakımlı ve temiz tutulmasını sağlamak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Sorumluluğu altında bulunan taşıt ile görev belgesinde yazılı kişileri veya eşyaları görev belgesinde yazılı yere götürmek veya getirmek, 3.2 Sorumluluğu altında bulunan taşıtı trafik kurallarına uygun olarak kullanmak, talimatlara uymak, 3.3 Sorumluluğu altında bulunan taşıtın vize, muayene, sigorta, vb. işlemlerini yaptırmak veya yaptırılmasını sağlamak, 3.4 Sorumluluğu altında bulunan taşıtın periyodik bakımının yapılmasını sağlamak, arıza durumunda amirine haber vermek, 3.5 Sorumluluğu altında bulunan taşıtta meydana gelebilecek basit arızaları gidermek, taşıtın temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak, 3.6 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

30 Koruma ve Güvenlik Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Koruma ve Güvenlik Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki koruma ve güvenlik hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Nöbet noktalarında bulunan talimatları yerine getirmek, 3.2 Nöbet hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak, 3.3 Görevli olduğu alana girenlerin kimlik kontrolünü yapmak, 3.4 Görev alanındaki her türlü arıza, aksaklık ve olay ile ilgili form, tutanak vb. düzenlemek ve amirlerine haber vermek, 3.5 Görev süresince olabilecek her türlü gelişmeye karşı hazır bulunmak, 3.6 Görev alanına giren çıkan araçların denetimini yapmak, 3.7 Terk edilmiş ve bulunmuş eşyaları emanete almak, 3.8 Gerektiğinde 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunun 7 nci maddesi ile verilmiş yetkileri kullanmak, 3.9 Amirleri tarafından verilen diğer benzer işleri yapmak.

31 Bilişim ve Tasarım Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Bilişim ve Tasarım Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki koruma ve güvenlik hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Dekanlık ve Fakülte içinde yapılan Panel ve toplantılar için Afiş tasarımı 3.2 Dekanlık ve Fakülte içinde yapılan Panel, kurs ve toplantılar için katılımcılara verilmek üzere hazırlanan Sertifikaların tasarımı Mart Tıp Bayramı, Mezuniyet Töreni ve bu tür etkinlikler için Davetiye tasarımı 3.4 E-poster gönderimleri 3.5 Panel, kurs, sempozyum seminer toplantılarda resim çekmek ve yayına uygun na uygun formatta düzenlenmesi 3.6 Grup mail ve duyurulara eklenecek afiş ve bilgilerin bilgisayar ortamına aktarılması 3.7 Web sayfası ve sosyal medya duyuru içeriklerini ve grafiklerinin hazırlanması 3.8 Web sayfası güncellemelerinin yapılması 3.9 Sosyal Medya güncellemelerinin yapılması

32 Ders Araçları Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Ders Araçları Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Ders yapılacak amfi ve beceri laboratuvarlarında kullanılacak malzemelerin organizasyonlarını yapmak 3.2 Öğrencilere tahsis edilen malzemelerin dağıtımı ve zimmetlenmesi. 3.3 Amfiler ve beceri laboratuvarları geneli mevcut arıza ve eksikliklerin ilgili birimlere iletilmesi ve takibini yapmak 3.4 Fakülte Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

33 Yazı İşleri Şefi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Yazı İşleri Şefi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Yıl Sonu Faliyet raporlarını ı yapmak 3.2 Rapor ve İzinlerinin takibi 3.3 Kongre görevlendirme sürelerinin takibini yapmak 3.4 Yurtdışına görevli çıkan personelin Rektörlük ilgili birime bildirilmek 3.5 YHS terfilerinin yapılması 3.6 Tezleri dijital ortamda Yüksek Öğretim Kurumuna göndermek

34 Personel İşleri Şefi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Fakülte 1.2 Görevin Adı : Personel İşleri Şefi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Fakülte Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Yolluklu yevmiyeli görevlendirmeleri yapmak 3.2 Görev süreleri takibini yapmak, onaylarının bölümlere yazılması 3.3 Fakülte Yönetim Kurulu kararlarının yazılması 3.4 Atama kararnamelerinin bölümlere bildirilmesi 3.5 Akademik personel sicillerinin hazırlanması 3.6 Raporların izne çevrilmesi 3.7 Rotasyonlar 3.8 Soruşturmalar 3.9 Uzmanlık sınavı evraklarının yazımı ve kontrolünü yapmak 3.10 Askerlik tecilleri ile yazışmaları ve kontrolleri yapmak 3.11 Akademik ve İdari personel mal bildirimleri evraklarını almak

35 28 2. FAKÜLTE İŞ AKIŞ ŞEMALARI 2.1. Öğrenci İşleri Faaliyetlerine İlişkin Mevzuat

36 29 Öğrenci İşleri Faaliyetlerine İlişkin Başlıca Mevzuat 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Öğrenci Kayıt, Kayıt Yenileme ve Mezuniyet İşlemleri Celal Bayar Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Celal Bayar Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Celal Bayar Üniversitesi Eğitim- Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Öğrenci Disiplin İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği

37 Öğrenci İşleri Yeni Kayıt İş Akış Şeması Yeni Kayıt İşlemi İş Akış Şeması Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Akademik Birim Öğrenci İşleri Bürosu Öğrenci Danışman Akademik Takvime / YÖK Genelgesine Uygun Olarak Kayıt Tarihleri ve Katkı Payı / Öğrenim Ücreti Tutarlarının İlan Edilmesi Kayıt Tarihleri ve İstenilen Belgelerin Uygun Araçlarla (Web Sayfası, Panolar) İlan Edilmesi Katkı Payı / Öğrenim Ücretinin Bankaya Yatırılması ÖSYM den Alınan Veriler Doğrultusunda Yeni Kayıt Yaptıracak Öğrenci Listelerinin Oluşturulması Öğrencinin Evraklarının ve Bilgi Sisteminde Yaptığı İşlemin Kontrol Edilmesi Öğrenci Bilgi Sisteminden Ders Seçimi Yapılması Öğrencinin Yaptığı İşlemlerin ve Seçtiği Derslerin Öğrenci Bilgi Sistemi Üzerinden Kontrol Edilmesi Yeni Kayıt Yaptıracak Öğrenci Listelerinin ve Alınacak Katkı Payı / Öğrenim Ücretlerinin Anlaşmalı Bankaya Bildirilmesi Yeni Kayıt Yaptıracak Öğrencilerin Kimlik Kartlarının ve Dosya Etiketlerinin Matbaa Biriminde Bastırılması Uygunsuzluk Var mı Öğrenci ve Danışmana Uygunsuzlukların Bildirilmesi Kayıt Yenileme İşleminin Onaylanması Öğrencinin Kayıt Formunu ve İstenilen Diğer Belgeleri Öğrenci İşleri Birimine Teslim etmesi Uygunsuzluk Var mı? Uygunsuzlukların Giderilmesi İçin Öğrencinin ve Öğrenci İşleri Biriminin Uyarılması Öğrencinin Yaptığı İşlemlerin Sistem Üzerinden Onaylanması Kimlik Kartları, Hazırlanan Öğrenci Dosyaları ve Rehberlerin Akademik Birimlere Dağıtımının Yapılması Öğrenciye Kimlik Kartının Teslim Edilmesi Erkek Öğrencilerin Askerlik Şubelerine Bilgi Verilmesi Ek Kontenjan Talepleri ve Açık Kalan Kontenjanların ÖSYM ye Bildirilmesi İşlem Sonu Emniyet Bilgi İzleme Formu Oluşturularak Emniyet Müdürlüğüne Gönderilmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Kayıt Yapılan Öğrenci Listesinin Gönderilmesi Aşama

38 Öğrenci İşleri Kayıt Yenileme İş Akış Şeması Kayıt Yenileme İşlemi İş Akış Şeması Öğrenci İşleri Birimi Bölüm Başkanlığı Öğrenci Danışman Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından Kayıt Yenileme Tarihlerinin Öğrenilmesi, Öğrencilerin Yatıracağı Katkı Payı / Öğrnim Ücretlerinin Öğrenci Bilgi Sistemine (UBS) Girildiğinin ve Bankaya Bildirildiğinin Teyit Edilmesi Her bir Öğrenci İçin Danışman Atanması Katkı Payı / Öğrenim Ücreti Tutarının Bankaya Yatırılması Öğrenci Bilgi Sisteminden Ders Seçimi Yapılması Öğrencinin Yaptığı İşlemlerin ve Seçtiği Derslerin Öğrenci Bilgi Sistemi Üzerinden Kontrol Edilmesi Uygunsuzluk Var mı? Uygunsuzlukların Giderilmesi İçin Öğrencinin ve Öğrenci İşleri Biriminin Uyarılması Öğrencinin Evraklarının ve Bilgi Sisteminde Yaptığı İşlemin Kontrol Edilmesi Öğrencinin Kayıt Formunu ve İstenilen Diğer Belgeleri Öğrenci İşleri Birimine Teslim etmesi Öğrencinin Yaptığı İşlemlerin Sistem Üzerinden Onaylanması Uygunsuzluk Var mı Öğrenci ve Danışmana Uygunsuzlukların Bildirilmesi Kayıt Yenileme İşleminin Onaylanması İşlem Sonu Aşama

39 Öğrenci İşleri Kayıt Silme İş Akışı Kayıt Silme İşlemi Akış Şeması Öğrenci İşleri Birim Sekreteri Birim Yönetim Kurulu Öğrencinin İlişiğinin Kesilmesi İle İlgili Yazı veya Talebin Alınması Kayıt Silme Talebinin Yönetim Kuruluna Gönderilmesi Yazının Öğrenci İşleri Birimine Havale Edilmesi Kayıt Silme Talebinin İncelenmesi ve Konu Hakkında Karar Verilmesi Yönetim Kurulu Kararının Öğrenciye Tebliğ Edilmesi Kararın Öğrenci İşleri Birimine Havale Edilmesi Kararın Sekreterliğe Bildirilmesi Yönetim Kurulu Kaydın Silme Talebini Onayladı mı İşlem Sonu Öğrencinin Durumunun Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenmesi Öğrencinin Durumunun Burs Aldığı Kurumlara, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına, Erkek Öğrenciler İçin Askerlik Şubesine Bildirilmesi İşlem Sonu Aşama

40 Öğrenci İşleri Mezuniyet İşlemleri İş Akışı Mezuniyet İşlemleri İş Akış Şeması Birim Öğrenci İşleri Birim Sekreteri Birim Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Her Yarıyıl Sonunda Mezun Durumundaki Öğrenciler Belirlenir ve Liste Hazırlanır Gelen Liste İncelenerek Eksiklik / Hata Olup Olmadığı Kontrol Edilir Hazırlanan Liste Birim Yönetim Kuruluna Sunulmak Üzere Birim Sekreterine Gönderilir Eksiklik / Hata Var mı? Liste Yeniden Düzenlenmek Üzere Öğrenci İşleri Birimine Gönderilir Mezuniyet Kararları Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir Mezun Olan Öğrenciler Burs Aldıkları Kurumlara, Sosyal Güvenlik Kurumuna ve Erkek Öğrenciler İçin Askerlik Şube Başkanlıklarına Bildirilir Liste Görüşülmek Üzere Yönetim Kuruluna Sunulur Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci İşleri Birimine Havale Edilir Mezun Olabilecek Öğrencilerin Durumları Yürürlükteki Mevzuat Hükümleri Doğrultusunda İncelenerek Mezun Olamaya Hak Kazananlar Belirlenir Geçici Mezuniyet Belgeleri Düzenlenir ve Talep Eden Öğrencilere İlişik Kesme Belgesi ile Kimlikleri Alınarak Teslim Edilir Diplomalar Yürürlükteki Mevzuat Hükümleri Çerçevesinde Kontrol Edilir Mezun Olan Öğrencilerin Diplomaları Hazırlanarak Dekana / Müdüre İmzalatılır ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Gönderilir Uygun Olan Diplomalar Rektöre İmzaya Sunulur, Uygun Olamayanlar Birime İade Edilir Teslim Alınan Diplomalar Kayıt Edilerek İlgili Öğrencilere Teslim Edilir Rektör Tarafından İmzalanan Diplomalar Soğuk Mühürleri Basılarak İlgili Birime Teslim Edilir Aşama İşlem Sonu

41 Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Şeması Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Şeması Soruşturmacı / Soruşturmacılar Disiplin Amiri Disiplin Kurulu Üniversite Yönetim Kurulu Disiplin Soruşturması Açılması Gereken Olayın Öğrenilmesi Soruşturmanın Onay Tarihinden İtibaren 15 Gün İçinde Tamamlanması Gerekli İse Disiplin Amirinden Ek Süre İstenmesi Soruşturmayı Bizzat Yürütmek veya Soruşturmacı / Soruşturmacılar Tayin Etmek Disiplin Soruşturmasının Kesif, Bilirkişi, Tanık vb. Araçlardan Faydalanarak Yürütülmesi Öğrencinin Savunmasının Alınması Ceza Verilmesi Gerekiyor mu? Sonucun Soruşturulan Öğrenciye ve Varsa Şikayetçiye Bildirilmesi İşlem Sonu Soruşturmanın Tamamlanarak Soruşturma Raporunun Yazılması ve Raporun Disiplin Amirine İletilmesi Uyarma, Kınama veya Bir Aya Kadar Uzaklaştırma Cezasının Bizzat Disiplin Amiri Tarafından Verilmesi Bir veya İki Yarıyıl Uzaklaştırma veya Çıkarma Cezaları İçin Teklifin Yetkili Disiplin Kuruluna Gönderilmesi Disiplin Kurulunun Toplanarak Kararını Vermesi Verilen Disiplin Cezasının İlgili Kişi ve Kuruluşlara Bildirilmesi Kararın Disiplin Amirine İletilmesi Verilen Disiplin Cezasına İtiraz Edilirse, İtirazın Karara Bağlanması İşlem Sonu Aşama

42 Öğrenci Temsilcisi Seçimi İş Akış Şeması Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları olusturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından Fakülte temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere Fakülte temsilcisi olarak seçilir

43 Mali Faaliyetler İş Akış Şemaları Mali Faaliyetlere İlişkin Başlıca Mevzuat Personel Ödemeleri İşlemleri Satın Alma, İhale İşlemleri 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2489 Sayılı Kefalet Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 3843 Sayılı Yükseköğretim Kurumlarında İkili Öğretim Yapılması Hakkında Kanun 4505 Sayılı Temsil Tazminatı Ödenmesi Hakkında Kanun 4688 Sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu 5434 Sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 6245 Sayılı Harcırah Kanunu 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 631 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 2000/457 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2005/8681Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10344 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10808 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/13694 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/14012 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 161 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 162 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 2012/1 Sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı Yabancı Dil Tazminatı Miktarlarının Tespitine İlişkin Esaslar 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ

44 Maaş Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Maaş Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Mutemet Gerçekleştirme Görevlisi / Harcama Yetkilisi Maaş Ödemesine Esas Personel Listesinin Oluşturulması Muhasebe Memeuru Tarafından Say 2000i Sisteminde Gerekli Güncellemelerin Yapılması Birim Maaşının Say 2000i Sistemi Üzerinde Hesaplanması Personel Bilgilerinin Kontrol Edilmesi ve KBS Maaş Uygulamasına Girilmesi Gereken Bilgilerin Varsa Gerekli kayıtların Yapılması Personelin Say 2000i Sisteminden Güncellenmesi Gereken Bilgilerinin Tespit Edilmesi KBS Maş Uygulaması Üzerinden Ödeme Emri Belgesi ve Diğer Ek Belgelerin Çıktısının Alınması Maaş Dosyasının Kontrol Edilerek İmzalanması ve Gerçekleştirme Görevlisine Gönderilmesi Maaş Bordroları ve Diğer Evraklar Gerçekleştirme Görevlisi Tarafından Hesap ve Mevzuat Açısından Kontrol Edilir Hata veya Mevzuata Aykırılık Var mı? Maaş Evrakı, Hatalar Düzeltilmek Üzere Mutemete Geri Gönderilir Ödeme Emri Belgesi İmzalanır ve Belge Harcama Yetkilisine Gönderilir Ödeme Emri Belgesi Maaş Evrakı Ödeme İşlemi İş Akış Şemasına Göre Kontrol Edilir ve Say 200i Sistemi Üzerinden Onayanır Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Kontrol Edilmek ve Ödenmek Üzere Teslim Edilir Harcama Yetkilisi Tarafından Ödeme Emri Belgesi Kontrol Edilerek Onaylanır KBS Maaş Uygulaması Üzerinden Banka Listesi Bankaya Gönderilir İşlem Sonu Aşama

45 Geçici Görev Yolluğu Ödemesi İş Akış Şeması Geçici Görev Yolluğu Ödemesi İş Akış Şeması İlgili Personel Gerçekleştirme Görevlisi / Harcama Yetkilisi Mutemet Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Görevlendirme Onayına Uygun Olarak Yurtiçi ve Yurtdışı Geçici Görevin Yapılması Geçici Görev Yolluğu Bildiriminin Düzenlenmesi Bildirimin Mevzuata Uygunluğunun Kontrol Edilmesi Bildirim Mevzuata Uygun mu? Bildirim Gerekli Düzeltmelerin Yapılması İçin Geri Gönderilir Ödeme Emri Belgesi Düzenlenerek İmzalanır ve Belge Harcama Yetkilisine Gönderilir Harcama Yetkilisi Tarafından Ödeme Emri Belgesi Kontrol Edilerek İmzalanır Ödeme Emri Belgesi Harcama Yönetim Sisteminden Say 2000i Sistemine Gönderilir. Ödeme Emri Belgesine Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde Belirtilen Evraklar Eklenir Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Kontrol Edilmek ve Ödenmek Üzere Teslim Edilir Diğer Ödeme Emri Belgeleri İş Akış Şemasına Göre İşlem Yapılır İşlem Sonu Aşama

46 Ek Ders Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Ek Ders Ödeme Emri Belgesi Hazırlama İş Akış Şeması Öğretim Elemanları Mutemet Gerçekleştirme Görevlisi / Harcama Yetkilisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Akademik Takvime ve Haftalık Ders Programına Uygun Olarak Ders Yükü Bildirim Formu Hazırlanır, ABD/ Bölüm Başkanı ile Dekan/Müdür İmzası Alınır Yükseköğretim Ek Ders Ücreti Çizelgesi Oluşturulur ve Dekan/Müdür İmzası Alınır Gerçekleştirme Görevlisi Tarafından Ödeme Emri Belgesi, Bordro, Ek Ders Çizelgesi ve Ders Yükü Bildirim Formları Tutarlılık ve Mevzuata Uygunluk Yönünden Kontrol Edilir Yükseköğretim Ek Ders Çizelgesine Uygun Olarak Puantajın KBS Sistemi Ek Ders Modülüne Girilmesi Sistem Üzerinden Ek Ders Bordrosu, Banka Listesi ve Ödeme Emri Belgesi Düzenlenir; Gerçekleştirme Görevlisine Gönderilir Uygunsuzluk Var mı? Gerekli Düzeltmelerin Yapılması İçin Evraklar İade Edilir Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri İmzalanır ve Belge Harcama Yetkilisinin Onayına Sunulur Harcama Yetkilisi Tarafından Ödeme Emri Belgesi Kontrol Edilerek İmzalanır Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Kontrol Edilmek ve Ödenmek Üzere Teslim Edilir Ödeme Emri Belgesi Sistem Üzerinden Say 2000i Sistemine Gönderilir Ek Ders Evrakı Ödeme İşlemi İş Akış Şemasına Göre Ödeme Yapılır İşlem Sonu Aşama

47 Doğum Yardımı Ödemesi İş Akış Şeması Doğum Yardımından Faydalanacak Olan Personelin Resmi Doğum Raporunu ve Talebini Bir Dilekçe İle İletmesi Dilekçenin Kayıt Edilmesi ve Muhasebe Personeline Havale Edilmesi Devlet Memurları Kanununda Belirtilen Gösterge ve Katsayı Rakamı Üzerinden Bordro Düzenlenmesi Bordro ve Eklerinin Onaylanmak Üzere Gerçekleştirme Görevlisine Gönderilmesi Bordronun Onaylanarak Muhasebe Personeline Geri Gönderilmesi Mevzuata Aykırılık Var mı? Talebin Reddedilmesi veya Eksikliklerin Giderilmesi İçin Evrakın Geri Gönderilmesi Harcama Yapılacak Bütçe Kaleminde Ödenek Olup Olmadığının Kontrol Edilmesi Ödenek Aktarımı veya Ek Ödenek İstenir Ödenek Var mı? Harcama Yönetim Sistemi Üzerinden Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesinin Harcama Yetkilisince Kontrol Edilerek Onaylanması Ödeme Emri Belgesine Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde Belirtilen Evraklar Eklenir ve Muhasebe Birimine Teslim Edilir. Ödeme Emri Belgesi Harcama Yönetim sisteminden Say 2000i Sistemine Gönderilir. İşlem Sonu