ISO TETKĐK SÜRESĐ BELĐRLEME VE ÜCRETLENDĐRME TALĐMATI

Transkript

1 1.0. AMAÇ Tetkik tipleri ve kuruluş yapısı dikkate alındığında tetkikler için harcanacak adam/gün sayılarını ve ücretlerini belirlemektir KAPSAM Belgelendirme, gözetim, yeniden belgelendirme, takip ve özel denetimleri kapsamaktadır 3.0. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından Denetim Planlama Sorumlusu, Baş Tetkik Görevlileri, Tetkik Görevlileri, Belgelendirme Müdürü sorumludur UYGULAMA 4.1. Tetkik için harcanacak olan zaman, a) Đlgili yönetim sistem standardının şartları, b) Büyüklüğü,karmaşıklığı,vardiya sayısı c) Teknolojisi ve mevzuat bağlamı, d) Yönetim sistemi kapsamında yer alan her bir dış kaynaklı faaliyeti, e) Önceki tetkiklerin sonuçları, f) Sahaların sayısı ve çoklu sahalara ilişkin hususlar. g) Ürünler, prosesler ya da kuruluşun faaliyetleri ile ilgili riskleri, h) Birleşik, ortak ve entegre tetkikler olmasına bağlıdır g) Yerleşim özelliklerine, h) Kuruluşun çevre mevzuatı ve diğer şartları karşılayabilme yeterliliğine j) Çevre boyutlarının yapısı ve önemine bağlıdır Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için,başlangıç noktası; firma sektörünün risk kategorisi (Tablo-1) ve kuruluşta çalışan sayısıdır. (Tablo-2) Bir tetkikçi olarak atanmayan herhangi bir ekip üyesi tarafından harcanan zaman (yani, teknik uzmanlar, çevirmenler, tercümanlar, gözlemciler ve tetkik eğitimi alanlar) tetkik süresi olarak sayılmaz. Çevirmenlerin, tercümanların kullanımı, ek tetkik süresi gerektirebilir. Tahsis edilen tetkikçi günü sayıları planlama safhasında çalışma günü başına daha uzun saat programlayarak azaltılamaz TL-25 Sayfa No: 1/7

2 4.2.1 Đş sektörleri ve Karmaşıklık Kategorilerinin Çevresel Etkileri Arasındaki Đlişkiler Tablo 1 Karmaşıklık Kategorisi Đş Sektörü Madencilik ve taşocakçılığı Petrol ve gaz çıkarma Dericilik Yüksek Kağıt hamuru ve kağıt geri dönüşüm Petrol arıtma Kimyasallar ve ilaç Ham mamüller - metaller Metal olmayan ürün işleme-seramik ve çimento. Kömür bazlı elektrik üretimi Sivil inşaat ve yıkım Tehlikeli ve tehlikesiz atık işleme, çöp yakma. Orta Balıkçılık / tarım / ormancılık Dericilik hariç tekstil ve konfeksiyon Ahşap ve ahşap ürünlerinin işlenmesi Kağıt üretimi ve baskı (kağıt hamuru hariç) Metal olmayan kaplama ürünler (cam,kil,kireç). Metal sanayi için kaplama ve kimyasal işlem (hammadde hariç) Mekanik sanayi için kaplama ve kimyasal işlem Elektronik endüstri için açık baskı devre kartı üretimi Taşımacılık ekipmanları imalatı-kara,demiryolu,hava ve deniz Kömür bazlı olmayan elektrik üretimi ve dağıtımı Gaz üretimi, depolaması ve dağıtımı(çıkarma işlemi yüksektir) Su çıkarma, arıtma ve dağıtımı(nehir yönetimi dahil) (atık su yüksektir) Fosil yakıt toptan ve perakende satışı Gıda ve tütün - işleme Taşımacılık ve dağıtım deniz, hava, kara Ticari emlak acenteleri, emlak komisyonculuğu, endüstriyel temizlik,hijyenik temizlik, kuru temizleme Geri dönüşüm, kompostlama,çöp toplama (tehlikesiz atıklar) Teknik testler ve laboratuarlar Sağlık / hastaneler / veterinerler Tatil hizmetleri ve personel hizmetleri (otel ve restorantlar hariç) Oteller / restoranlar Ahşap ve ahşap ürünleri (işleme hariç) Kağıt ürünler (baskı,hamur ve kğıt yapımı hariç) Düşük Lastik ve plastik enjeksiyon kalıplama, dizme ve montaj (lastik ve plastik ham maddeleri üretimi hariç) TL-25 Sayfa No: 2/7

3 Sıcak ve soğuk dizim ve metal üretme (yüzey işleme ve kimyasal işlemler ve ham metal hariç) Genel mekanik montajı (yüzey işleme ve kimyasal işlemler hariç) Toptan ve perakendecilik Sınırlı Özel Durumlar Kurumsal aktiviteler ve yönetim, merkezi yönetim ve holding yönetimi Taşımacılık ve dağıtım yönetim servisleri (herhangi bir filo yönetimi olmadan) Telekominikasyon Genel iş hizmetleri,ticari emlak acenteleri, emlak komisyonculuğu, endüstriyel temizlik,hijyenik temizlik, kuru temizleme hariç Nükleer Nükleer ve elektrik üretme Çok sayıda tehlikeli materyallerin depolanması Kamu yönetimi Yerel yönetimler Çevreye duyarlı ürünler veya hizmet organizasyonları Finansal kurumlar Yukarıdaki tabloya göre riski belirlenen firmanın toplam çalışan sayısına göre tablo 2 ye göre denetim süresi belirlenir. Tablo 2. Tetkik süresi,karmaşıklık ve efektif personel sayısı arasındaki ilişki (Başlangıç Tetkiki Đçin) Not 1: Yüksek,orta,düşük ve sınırlı karmaşıklık tetkik süresi gösterilmiştir.s. Not 2: Tablo ÇYS 1 deki işçilerin sayıları basamaklı değişkenden ziyade aralıksız bir bütün olarak görülmelidir Not 3: UDK prosedürü kişiyi aşan sayı için tetkik süresini sağlayabilir. Bu tarz bir tetkik süresi Tablo ÇYS 1 deki ilerlemeyi,tutarlı olacak şekilde, takip etmelidir Kuruluşta çalışan sayısına göre tetkik gün sayısı ve tetkikçi sayısının planlama sorumluları tarafından belirlenmesini takiben, Baş Tetkik Görevlileri tarafından kuruluşa ait bilgilerden, gerçekleştirilecek tetkik için gün sayısını azaltacak veya arttıracak faktörler varsa bunlar Aşama I de tespit edilir. TL-25 Sayfa No: 3/7

4 Eğer ürün veya servis gerçekleştirme süreci vardiya sistemi olarak gerçekleştiriliyor ise her bir vardiyanın denetlenmesi her bir vardiyada gerçekleştirilmekte olan süreçlere göre değişir. Ve müşterinin uygulanmakta olan her bir vardiyasındaki sürecini ne dereceye kadar kontrol ettiğini göstermesine bağlıdır. Her bir vardiyanın denetlenmemesi ile ilgili sebep Filemaker da kayıt edilmelidir Kuruluşta vardiyalı çalışma düzeni mevcutsa, tetkik gününe esas alınacak çalışan sayısı aşağıdaki formüle göre hesaplanacaktır. A=toplam çalışanların sayısı A = B + { C / (D-1) } B=vardiya dışında çalışanların toplam sayısı C=vardiyalı çalışanların sayısı D=Vardiya sayısı Aşama I tetkiki BTG tarafından (gerek görüldüğünde TG ile birlikte) yapılır. Denetim süresi hesaplanırken, risk kategorisi, karmaşıklık kategorisinden birlikte yararlanılır. Belirlenen denetim süresi içerisinde; saha denetimi, toplam denetim süresinin %80 ini kapsar. Eğer planlama ve /veya rapor yazma için ek bir zaman gerekecek ise bu durum herhangi bir denetim de sahada denetim zamanını azaltıcı bir faktör olarak kabul edilmemelidir 4.3. Belgelendirme tetkikleri için; tetkik süresine ilave veya daha az tetkik zamanı gerektirebilecek olan faktörler aşağıda özetlenmiştir. Denetim süresini arttırıcı faktörler: Karmaşık lojistik içerik ya da birden fazla binada ya da yerde iş yapılması, örn. Ayrı yerlerde tasarım merkezleri denetlenmelidir; Birden fazla dil konuşan personel (tercüman gereksinimi ya da tetkikçilerin kendi başlarına çalışmalarını önlemesi); Personel sayısı için çok büyük alan (örn. orman); Yüksek dereceli düzenlemeler (örn. Gıda,ilaç,havacılık,nükleer enerji vb); Aşırı karışık süreçler veya kendine has çok sayıda ilintili aktiviteler kapsayan bir sistem; Sertifikasyon konu olan yönetim sisteminde kalıcı alan aktivitelerini doğrulamak için geçici alanların ziyaretini gerektiren durumlar. Sadece ÇYS için: Endüstri sektörü için tipik konuma kıyasla alıcı ortamın yüksek hassasiyeti; Đlgili tarafların bakışları; Tetkik zamanının uzamasını zorunlu kılan dolaylı yönler; Sektör için beklenmeyen ya da ilave çevresel görünümler veya ayarlanmış koşullar. TL-25 Sayfa No: 4/7

5 Tetkik süresinde azalma: Müşterinin tasarımdan sorumlu olmaması veya diğer standart esasları kapsam dışı(kys için); Düşük riskli ürünler ve süreçler(çys için bu Tablo ÇYS 1 de gösterilmektedir.) Personel sayısı için çok küçük alan (örn. Ofis karmaşası için); Yönetim sisteminin olgunluğu; Entegre edilmiş iki veya daha fazla yönetim sisteminin birleştirilmiş şekilde denetimi; Müşterinin yönetim sisteminin önceden bilinmesi (örn. Başka bir standarttan aynı UDK ndan sertifikalı müşteri); Müşterinin sertifikasyon hazırlığı (örn. 3.parti taraflarca tanınmış veya sertifikalandırılmış); Düşük karmaşıklık aktiviteleri, Örn. Yalnızca bir sosyal aktivite içeren süreçler (örn., hizmet); Önceki denetimlerde her vardiyada yapılan eş işlemlerin yeterli kanıtlarla aynı performansı göstermesi (iç denetim veya UDK denetimi); Personelin benzer basit görevleri yapmasındaki önemli pay. Dış sahada çalışan personelin olması durumunda(satış ekibi,şoförler ve servis elemanları vb.) ve bu personelin aktivitelerinin kayıtlarla bakılarak uygun olması durumunda. Müşteri sisteminin,süreçlerinin ve ürün/hizmetlerinin tüm özellikleri düşünülmeli ve tetkikçinin etkin şekilde tetkik yapabileceği zamanın bu faktörlere göre azalıp artacağı ispat edilmelidir. Ek faktörler dış kaynaklı faktörlerce karşılanabilir Çevre yönetim sistemi denetimleri için düşük karmaşıklıkta süreçler IAF MD5:2013 tablo ems 1 de ele alınmıştır. Entegre yönetim sistemi denetim süresi hesaplarken göz önünde bulundurulacak ek faktörler IAF MD-11:2013 de detaylandırılmıştır Tetkik zamanını azaltan faktörler bir araya gelse de, belgelendirme tetkiki için belirlenen zaman bu faaliyetlerin etkisiyle toplam olarak %30 den fazla azaltılmaz 4.5- Bütün belgelendirme tetkikleri 2 aşamalı olarak yapılır. Özel Durumlar, Yüksek Risk ve Orta Risk gruplarının Aşama I tetkikleri sahada yapılır. Diğer risk gruplarında gerek görüldüğü takdirde Aşama I tetkiki sahada yapılabilir. 4.6 Kuruluşun çevre boyutlarına ilişkin olarak, tetkik süresini etkileyen başlıca beş karmaşıklık kategorisi dikkate alınır. High environmental aspects with significant nature and gravity (typically manufacturing or processing type organizations with significant impacts in several of the environmental aspects); Medium environmental aspects with medium nature and gravity (typically manufacturing organizations with significant impacts in some of the environmental aspects); Low environmental aspects with low nature and gravity (typically organizations of an assembly type environment with few significant aspects); Limited environmental aspects with limited nature and gravity (typically organizations of an office type environment); Special these require additional and unique consideration at the audit planning stage TL-25 Sayfa No: 5/7

6 NOT: Her ne kadar kimya sektöründeki bir kuruluşun Yüksek Karmaşıklık kategorisinde sınıflandırılması gerekse de, kimyasal reaksiyondan ya da emisyondan ve/veya ticari işlemlerden uzak, yalnızca karıştırma işi olan bir kuruluş orta hatta düşük karmaşıklık kategorisinde sınıflandırılabilir. Aşama 1 denetimini gerçekleştiren BTG tarafından risk grubu da dikkate alınarak karmaşıklık katagorisine göre denetim süresinde indirim veya yükseltme yapılabilir Gözetim tetkikleri için ise; belgelendirme tetkiki için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3 ü, yeniden belgelendirme tetkikleri için 2/3 ü ayrılmalıdır. (Bu süre belirlenirken ilk belgelendirme tetkikinde gerekçeli bir azaltma yapılmış olsa bile gözetim ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde süre belirlenirken planlama, tiplerine göre tetkik uygulama çizelgesinde belirtilen süre esas alınarak yapılmalıdır) Bu süreleri arttırabilecek veya azaltabilecek faktörler varsa BTG tarafından dikkate alınmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Yeniden belgelendirme denetimleri için, müşterinin sistem performans gözden geçirilmesi toplam denetim süresinin bir parçasının oluşturmamaktadır. Ohsas karmaşıklık kriteri; ilk belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerimlerinde de göz önünde bulundurulur. 4.8-Tetkik için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, Tiplerine Göre Tetkik Uygulama Çizelgesinde verilen toplam sürenin %20 sinden fazla yer tutmamalıdır. 4.9 ÜCRETLENDĐRME 1. Aşama Denetim(Adam/gün) 1250,00 Başvuruda ödenecek 2. Aşama Denetim(Adam/gün) 1250,00 Başvuruda ödenecek Yıllık Belge Ücreti 1250,00 Gözetim Randevusunda ödenecek Gözetim Denetimi (Adam/gün) 1250,00 Başvuruda ödenecek İsteğe bağlı ön denetim (Adam/gün) 1250,00 Denetim tarihi öncesinde Çift Belge Ücreti (Alm./Ing) 100,00 Başvuruda ödenecek Son 24 Saat önce Randevu iptallerinde, müşteri denetim ücretini ödemek zorundadır. Başka dilde ek belge, belge basım ücreti 100,00 Başvuruda ödenecek Seyahat Masrafı (Denetim/gün) 300,00 Denetim tarihi öncesinde Son 24 Saat önce Randevu iptallerinde, müşteri denetim ücretini ödemek zorundadır. TL-25 Sayfa No: 6/7

7 Belgenin kapsamının genişletilmesi Ön Değerlendirme 1250,00 Başvuruda ödenecek Denetimin gerçekleştirilmesi (Adam/gün) 1250,00 Başvuruda ödenecek Seyahat Masrafı (Adam/gün) 300,00 Denetim tarihinde Son 24 Saat önce Randevu iptallerinde, müşteri denetim ücretini ödemek zorundadır GEÇICI SAHA, ÇOKLU SAHA VE ENTEGRE DENETĐMLER Entegre denetimlerde sure indiriminin belirlenmesinde; Entegre Denetimlerde Entegrasyon Orani Ve Süre Đndirimi Belirleme Formu kullanılır. Geçici saha, Çoklu Saha ve Entegre denetimler ile ilgili ayrintili bilgi PR-09 da mevcuttur ĐLGĐLĐ DOKÜMANLAR PR-19 ISO 14001:2004 Belgelendirme Prosedürü PR-09 Tetkik ve Belgelendirme Prosedürü 6.0. REFERANSLAR: ISO/IEC ve ilgili DAKKS kılavuzları IAF MD 5 :2013 Duration of QMS and EMS Audits IAF MD 11:2013 IApplication of ISO/IEC for Audits of Integrated Management Systems (IMS) IAF MD 1:2007 Certification of Multiple Sites Based on Sampling 7.0. REVĐZYON DURUMU Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Yapılan Madde Açıklama Đlk yayın TL-25 Sayfa No: 7/7

8 ISO TETKĐK SÜRESĐ BELĐRLEME VE ÜCRETLENDĐRME TALĐMATI TL-25 Sayfa No: 8/7