YÖNETİM KURULU ÜYE SEÇİMİ RİSK MATRİSİ

Transkript

1 YÖNETİM KURULU ÜYE SEÇİMİ RİSK MATRİSİ Hedef: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üye Seçimi Riskler: Risk 1: Yüksekokulu Yönetim Kurulu nun zamanında toplanmaması Risk 2: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üye Seçiminde 3 yıl süresinin aşılması Risk 3: Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üyelerinin görev sürelerinin bitmesine rağmen, görevlerine devam etmeleri Risk 4:

2 Yüksekokulu Yönetim Kurulu Üyelerinin bildiri yazılarının zamanında yazılmaması. RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK

3 KURULLARIN TOPLANMA SÜRECİ Hedef: Riskler: Yüksekokul Yönetim Kurulu-Disiplin Kurulu Akademik Genel Kurul Toplantı Süreci Risk 1: Yüksekokul Müdürlüğü toplantı gündemi, gündeme ilişkin konuları, toplantı gün ve saatini zamanında belirlememesi Risk 2: Risk 3: Toplantı gün ve saatinin üyelere tebliğinin yapılmaması veya zamanında yapılmaması Toplantının ilgili gün ve saatte yapılmaması. Risk 4: Toplantının gündem dışı yapılması

4 Risk 5: Alınan kararların yazılı hale getirilmemesi Risk 6: Alınan kararların ilgili birimlere bildirilmemesi / üst yazısız bildirilmesi / imzasız bildirilmesi RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK

5 BÖLÜM BAŞKANI ATAMASI Hedef: Bölüm Başkanı Ataması İş Süreci Riskler: Risk 1: MYO Müdürü ilgili Bölümlerdeki Öğretim elemanlarının görüşlerini almadan Bölüm Başkanı adayını belirlemesi. Risk 2: Risk 3: Müdür tarafından Bölüm Başkan adayının Rektör Oluruna zamanında sunulmaması Rektör Onayı ile Bölüm Başkanı atamasının MYO Müdürlüğüne zamanında bildirilmemesi. Risk 4: İlgili atama kararının Bölüm Başkanına geç bildirilmesi.

6 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK DERS PLANLARI Hedef: Riskler: Risk 1: Ders Planları ve İçeriklerinin Güncellenmesi Belirlenen Program Yeterliliklerine Göre Bölüm Başkanlıkları Tarafından yeni ders planı ve içeriklerinin zamanında hazırlanmaması. Risk 2: Hazırlanan Yeni Ders Planı Ve İçerikleri Bölüm Kurulunda Görüşülmeden Eğitim Öğretim koordinatörlüğüne sunulması

7 Risk 3: Eğitim Öğretim Koordinatörlüğü İnceleme yapmadan Yüksekokul Müdürlüğüne Sunulması Risk 4: Hazırlanan Yeni Ders Planı Ve İçerikleri Yüksekokul Kurulunda Görüşülür eksikler varsa bölümlere iade edilerek eksikler giderilir ve onaylanmadan ÖİDB na gönderilmesi. Risk 5: Risk 6: Risk 7: ÖİDB lığının ders içeriklerini senato onayına sunmaması. Rektörlük Onayı olmadan (Senato) Ders Plan Ve İçeriklerinin Yürürlüğe Girememesi. Yeni Ders Planı Ve İçeriklerinin Bilgi Sistemine zamanında girilememesi

8 Risk 8: Yeni Ders Planı Ve İçeriklerinin Her Yıl Gözden Geçirilmemesi. Etki=5 (5*1=5) Risk Puanı=5 RİSK HARİTASI ETKİ OLASILIK

9 ÖĞRENCİ DANIŞMANI BELİRLENMESİ VE DANIŞMANLIK İŞLEMLERİ RİSK MATRİSİ Hedef: Akademik danışmanlık yapılan öğrencilerin derse yazılma işlemlerini Üniversite Yönetim Kurulunun belirleyeceği esaslar çerçevesinde denetlemek ve öğrencinin sosyal ve kültürel durum ve faaliyetlerinin başarısını olumsuz etkilememesi için gerekli yönlendirmeleri yapmak. Riskler Risk 1. Yeni kayıt yaptıran öğrencilere zamanında akademik danışman atanmaması Yeni kayıt yaptıran öğrencilere ilgili bölüm başkanlığı tarafından, derslerin başlamasını takip eden onbeş gün içerisinde akademik danışman ataması yapılmalıdır. ETKİ: Zamanında danışman ataması yapılmayan öğrenciler bazı durumlarda ne yapacağını bilemezler. Danışmanlık mekanizmasının olduğunu üst dönem öğrencileri aracılığı ile öğrenirler. Derslerine giren öğretim elemanlarına sorarlar. Yönlendirmeler sonucu ilgili bölüm başkanlığına bu bilgi ulaşmış olur. Bunun sonucunda ilgili bölüm başkanı, gereken akademik danışman atamasını yapar

10 ve ilgili öğrencileri bilgilendirir. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, sadece dönem başlarında olur. Etki durumu: 5 OLASILIK: Zamanında danışman atanmaması olasılığı iş yoğunluğu, ihmal edilmesi, unutulması gibi nedenler ile olabilir. Ancak gerçekleşme ihtimali: 2 Etki=5 Olasılık=2 (5*2=10) Risk 2. Sürekli aynı kişinin akademik danışman olarak atanması Akademik danışmanlık görevlendirmesi, akademik personel arasında rotasyon ile yapılmalıdır. Personel yetersizliği olan bölümlerde aynı kişiler sürekli danışmanlık görevi yapmaktadırlar. Ancak akademik personel fazlalığı olan bölümlerde rotasyona dikkat edilmeli ve bir kısım akademik personel dinlendirilirken, bir kısmı görevlendirilmiş olunmalıdır. Bu amaçla bölüm başkanlıkları bünyesinde danışmanlık görev dağılım takip listesi düzenlenmelidir. ETKİ: Personel yetersizliği olan bölümlerde aynı kişilerin sürekli akademik danışman olarak görevlendirilmeleri konusunda alınabilecek bir önlem yoktur. Bu personel bu durumu bilir ve kabullenir. Ancak personel fazlası olan bölümlerde sürekli aynı kişinin görevlendirilmesi memnuniyetsizlik ve huzursuzluğa sebebiyet verir. Bunun sonucunda akademik danışmanlık görevinin layıkı ile ifa edilmesinde sorunlar yaşanabilir. Bazı öğrenciler akademik danışmanını ilgisiz kalması ile suçlayabilir. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bu tür görevlendirmeler devam ettikçe ve rotasyon yapılmadıkça sorun devam eder. Etki durumu: 9 OLASILIK:

11 Rotasyon yapılmaması bölüm başkanınca bazı kişileri korumak, bazı kişileri ise kasıtlı olarak yormak amacıyla uygulanabilir. Bölüm başkanının objektifliği ile ilgili bir durumdur. Bölüm başkanı bu tür görevlendirmelerde, akademik personelin görev yükünü de dikkate almalıdır. Gerçekleşme ihtimali: 6 Etki=9 Olasılık=6 (9*6=54) Risk Puanı=54 Risk 3. Sonradan gelen öğrencilere akademik danışman atanmaması Yeni kayıt dönem başı haricinde; ek kontenjan, yatay geçiş, af kapsamında bulunup dönem başından sonra gelmiş öğrenciler bulunabilmektedir. Bu tür öğrencilerin kayıt-kabul işlemleri sonrasında öğrenci işlerince ilgili bölüm başkanlığına yönlendirilmesi gerekir. Ayrıca bölüm başkanlıklarınca da bölüm-otomasyan sistemi üzerinden periyodik kontrol ile yeni gelmiş öğrencilerin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bu şekilde gelen bir öğrenci için, ilgili sınıfa ait akademik danışman kim ise, aynı kişi üzerine ekleme yapılmalıdır. İlgili öğrenci de bu danışmana yönlendirilmelidir. ETKİ: Sonradan gelen öğrenciler başlangıçta adaptasyon sorunu çekebilirler. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bir hafta gibi bir süre şeklinde gerçekleşir. OLASILIK: Etki durumu: 6 Bu durum nadiren de olsa yaşanabilmektedir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Etki=6 (6*1=6) Risk Puanı=6 Risk 4. Akademik danışmanın, ilgili öğrencilerce tanınmaması

12 Öğrenci-otomasyon sistemi üzerinde, akademik danışmanının kim olduğuna dair bilgilendirme mevcuttur. Ancak yeni gelen öğrenciler danışmanlarını ismen bilebilir, şahsen tanımayabilirler ve tanışmak için danışmanını aramamış olabilirler. Bu durumlar sık yaşanır. Bu nedenle bölüm başkanlıklarının takibi ile ilgili danışmanın kendini bu öğrencilere tanıtması, okul ve bölüm hakkında bilgi vermesi, iletişim bilgilerini paylaşması, öğrencilere hangi konularda yardımcı olabileceğini belirtmesi gerekir. Bu amaçla öğrencilerin toplandığı güz dönemi başlangıcını takip eden ikinci hafta uygundur. ETKİ: Öğrenciler başlangıçta adaptasyon sorunu çekebilirler. Bunun haricinde akademik danışmanlık konusu hakkında bilgilenmemiş olurlar. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, bir hafta gibi bir süre şeklinde gerçekleşir. OLASILIK: Etki durumu: 8 Yeni gelen öğrenciler açısından bu durum sık yaşanır. Gerçekleşme ihtimali: 9 Etki=8 Olasılık=9 (8*9=72) Risk Puanı=72 Risk 5. Yeni olmayan öğrencilerin, ders yazılımı yapmaması Öğrenciler, akademik takvimde belirtilen zamanda öğrenci-otomasyon sistemi üzerinden ders yazılımı yapmak zorundadırlar. Danışmanın sorumluluğu bu yazılımların doğru yapılıp yapılmadığını kontrol etmektir. Eksik yapılan yazılımların sorumluluğu öğrenciye aittir. Dönem içerisinde danışmanlık faaliyetleri adı altında bu konularda öğrencilere bilgilendirme yapılmalıdır. Yeni dönem başladığında da öğrencilerin alması gereken dersleri kontrol etmesi ve eksikliklerin olması durumunda akademik danışmanına başvurması konusunda yönlendirilmesi gerekir. ETKİ: Zamanında ders yazılımı yapmamış ya da eksik yazılım yapmış bir öğrenci derslerinden geri kalacaktır. Bu hatanın fark edilememesi durumunda öğrenci zamanında mezun olamaz ve dönem kaybı yaşar. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, akademik danışmanlık faaliyetinin yetersiz yapılması şeklindedir.

13 OLASILIK: Etki durumu: 10 Bu durum her yeni dönem başında hangi dersleri alması gerektiği konusunda bilgi sahibi olmayan öğrenciler nedeniyle sık sık yaşanır. Halbuki okulun bölüm-internet sayfalarında gerekli tüm detaylar mevcuttur ve öğrenciler bu konularda sık sık uyarılır. Gerçekleşme ihtimali: 4 Olasılık=4 (10*4=40) Risk Puanı=40 Risk 6. Akademik danışmanın, ders yazılımı kontrolü yapmaması: Her dönem başında akademik danışman, danışmanı olduğu öğrencilerin ders yazılımını doğru bir şekilde yapıp yapmadığını kontrol etmelidir. Yapılan kontrollerde görülen eksikliği olan öğrenciler duyuru panoları aracılığı ile uyarılmalı ve eksikliğini gidermelidir. Akademik danışman bunun takibini yapmalıdır. Ancak danışman bu konuda ihmalkar davranabilir. ETKİ: Eksik ya da hatalı ders kaydı yapan öğrenci ilgili dersi alamaz, sınavlarına giremez, zamanında mezun olamaz. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, akademik danışmanlık faaliyetinin yetersiz yapılması şeklindedir. Etki durumu: 10 OLASILIK: Bu durum nadiren yaşanabilir. Gerçekleşme ihtimali: 1 Risk 7. Öğrenci sorunlarının çeşitliliği:

14 Çok çeşitli sorunlar nedeniyle öğrenciler danışmanlık hizmetine ihtiyaç duyabilirler. Akademik danışmanlık ile danışmanlık kelimeleri aynı anlamda değildir. Akademik danışmanlık bir rehberlik danışmanlığı ya da psikolojik danışmanlık anlamlarına gelmez. Öğrencilere akademik anlamda danışmanlık yapıldığı konusunda açıklama yapılmalıdır. Bu konuda KTÜ önlisans yönetmeliği açık hükümler içerir. Akademik danışmanlık, öğrencinin derse yazılım işlemleri ve öğrenci başarısını etkileyen faktörler ile ilgilidir. Akademik danışman kendisini aşan konularda öğrencilere ilgili yönlendirmeyi yapar. Gerekirse bölüm başkanına bilgi verir. ETKİ: Akademik konuları aşan sorunlar, akademik danışman tarafından çözülemez. Örneğin maddi sıkıntı çekilmesi, arkadaşlık ilişkileri, aile ile olan ilişkiler gibi. Bu durumun hedef üzerine olumsuz etkisi, öğrenci başarısının düşmesi yönünde olabilir. OLASILIK: Etki durumu: 7 Öğrenciler akademik olmayan sorunları nedeniyle başarısızlık sorunu ile karşı karşıya gelebilirler. Gerçekleşme ihtimali: 5 Etki=7 Olasılık=5 (7*5=35) Risk Puanı=35 ETKİ RİSK HARİTASI OLASILIK

15