ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ PROSEDÜRLER

Transkript

1 KYS AMAÇ İşletmenin ihtiyacı olan hammadde/mamul, ekipman, yardımcı malzeme/ambalaj, hizmet ve yatırım satın alımının onaylı tedarikçiler listesinden, en uygun kalite ve maliyette yerine getirilmesini sağlamak için yöntem belirlemektir. 2.0 KAPSAM VE GEÇERLİLİK Firmadaki satın alımların, planlanması, şartnamelerin hazırlanması, tedarikçi firma değerlendirmesi ve sözleşme yapılarak satın alımların gerçekleştirilmesini ve izlenmesini kapsar. İşletmenin tüm satınalma faaliyetlerinde ve yatırımlarında geçerlidir. 3.0 REFERANSLAR VE İLGİLİ DÖKÜMANLAR TS EN ISO 9001:2008 Madde 7.4 Malzeme Talep Formu KYS.04/00 F001 Onaylı Tedarikçi Listesi KYS.04/00 F002 Tedarikçi Değerlendirme Raporu KYS.04/00 F003 Depo Talep Formu KYS.04/00 F004 Tedarikçi Belirleme Kriterleri Formu KYS.04/00 F005 Tedarikçi Memnuniyeti Değerlendirme Anketi KYS.04/00 F006 Tedarikçi Tetkik Raporu KYS.04/00 F007 Yardımcı Malzeme Haftalık Sipariş Formu KYS.04/00 F008 Sipariş Yazısı 4.0 TANIMLAR T.G.K. : Türk Gıda Kodeksi 5.0 SORUMLULAR Satınalma sorumlusu bu prosedürün hazırlanması, Satınalma müdürü gözden geçirilmesi, takibinden ve kontrol edilmesinden, onayından sorumludur. Uygulanmasından Süt Alım Sorumlusu,süt alım müdürü,, ve ve Genel Müdür sorumludur. 6.0 UYGULAMA EKER in ürün kalitesini etkileyen tüm girdileri onaylı tedarikçi listesinden temin edilir. Bir tedarikçinin onaylı tedarikçi listesine alınabilmesi için Tedarikçi Belirleme Kriterlerine uyması gerekir. Tedarikçi belirleme kriterleri aşağıda belirtildiği gibidir. 1. Tedarikçi, tecrübeli ve tanınmış olmalıdır. 2. Tedarikçinin, sektörünün kabul ettiği sertifikalara sahip olması tercih nedenlerinden biridir. 3. Tedarikçi, işletmemizin yönetim ilkelerini bilmeli ve sürekli iletişim içinde olmalıdır. 4. Tedarikçinin teknik standartları yüksek olmalı ve teknolojik gelişmeleri takip edebilmelidir. 5. Tedarikçi kendisinden talep edilen hammadde ve/veya ürünleri temin edebilmeli ve ürünleri belirlenmiş kalite kriterlerine ve yasal zorunluluklara uygun olmalıdır. 6. Tedarikçi, Tedarikçi Belirleme Kriterlerine uygun olmalıdır.

2 KYS.04 çalışılma ihtimali olan tedarikçileri değerlendirir ve tedarikçi belirleme kriterleri formuna kaydeder. Acil satınalma durumunda firmanın sektörde tanınırlığı, referansları, mevcut kalite belgeleri ivedi temin edilerek, satınalma tarafından numune alınır. Kalite ve üretim departmanı tarafından kontrol ve üretime uygunluğu onaylanarak satınalma departmanına bilgi verilir. Uygunluk durumunda o partiye ilişkin belgeler (sistem belgeleri ve analiz (migrasyon-pestisit-vb.) sertifikaları) temin edilerek satınalma tarafından tedariği gerçekleştirilir. Bu tedarikçiyle çalışılmaya karar verilirse satınalma prosedürüne göre gereklilikler yerine getirilir. Tüm tedarikçiler için risk değerlendirmesi yapılarak tedarikçiden gelebilecek risklerin büyüklüğüne göre performans değerlendirme kriterleri saptanır. Yeni seçilen tedarikçiler ile çalışılmaya başlanıldığında tedarikçiler OTL ye hemen eklenmez, yeni tedarikçi performans takip listesine alınarak 3 aylık performans takibi yapıldıktan sonra uygun iseler OTL ye ilave edilirler. tarafından firma için gerekli olan tüm ambalaj ve yardımcı malzemeleri tedarik eden firmaların listesi onaylı tedarikçi listesine kaydedilir. Tedarikçilerin değerlendirilmesinde kullanılan kriterler Tablo-1 ve Tedarikçi Değerlendirme Raporunda gösterilmiştir. TEDARİKÇİ DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ TABLOSU KRİTERLER PUAN Ürünlere direkt teması olan malzemelerin TGK uygun olması ZORUNLU Kalite Değerlendirmesi 35 Zamanında Teslim 15 Vade 15 Uygun Fiyat 20 Miktara Uygunluk 15 TOPLAM 100 Tablo-1 Yukarıda belirlenen kriterler doğrultusunda onaylı tedarikçi listesi tarafından oluşturulur ve yılda iki defa revize edilir, yönetimin gözden geçirmesi toplantılarına raporlanır. Her hangi haklı bir sebepten dolayı (tekel, yurtdışı vb.) tedarikçi seçme ve değerlendirmesi yapılamayan tedarikçilerin haklı sebepleri ve alternatif değerlendirme metodları OTL de belirtilir. Tedarikçi sınıflama yöntemi, aşağıdaki gibidir:

3 KYS.04 Sınıflama Yöntemi Puan arası A Puan arası A Puan arası B Puan arası C Puan arası D Puan arası E Puan arası F Hedef A+, A ve B sınıfı tedarikçilerle çalışmaktır. C sınıfı tedarikçilerle alternatifi olmaması durumunda çalışılır. D ve altı puan alan tedarikçilerle (şartlı olduğu dönemler hariç) çalışılmaz. Yılda bir defa tarafından onaylı tedarikçi listesindeki tedarikçilerimizin memnuniyeti ölçülür. Bu amaçla tedarikçi memnuniyeti değerlendirme anketi hazırlar. Anket, onaylı tedarikçi listesinden örnekleme yöntemi ile seçilen tedarikçilere faks yoluyla ulaştırılarak katılım sağlanır. Anket sonuçları ve Operasyondan Sorumlu Genel Müdür tarafından değerlendirilerek yönetimin gözden geçirmesi toplantılarına raporlanır. Belirtilen sayıdaki tedarikçiler Satınalma Bölümü ve Kalite Bölümü tarafından belirli dönemlerde denetlenir ve denetim sonuçları Satınalma departmanı tarafından yönetimin gözden geçirmesi toplantılarına raporlanır. Bölge Müdürleri kendi bölgelerinde gerçekleştirdikleri Satınalma faaliyetlerinde onaylı tedarikçi listesi oluştururlar ve güncel durumlarını na bildirirler. 6.1 Hammadde Alımı (Süt) Eker Süt Ürünlerinde kullanılan hammadde cinsi bakımından süt ve süttozu girdisi olarak iki çeşit hammadde girdisi bulunmaktadır. Bunlarla ilgili satınalma faaliyetleri sırasıyla; Süt Alımı EKER Süt Ürünleri fabrikasında yıllık bütçe çalışmaları sonucunda firmanın ihtiyacı olan süt miktarı belirlenir. Belirlenen süt miktarı dönemsel artış ve azalışlar dikkate alınarak, hangi bölgelerden nasıl ve ne şekilde temin edileceği İşletmeden Sorumlu Genel Müdür ve Genel Müdür tarafından belirlenir. Belirlenen miktarlar Süt Alım Talimatına uygun satın alması yapılarak işletmenin süt kabul departmanına nakledilmesi sağlanır. Süt Alımı ile ilgili kriterler ve detaylar süt alım talimatında ayrıntılı olarak anlatılmıştır Süt Tozu Temini EKER Süt Ürünleri fabrikasında süt tozu temini iki şekilde yapılır. A) Satın Alma Yoluyla : İşletme için gerekli miktar, EKER in stoklarında mevcut değil ise, onaylı tedarikçi firmalar listemizde bulunan, kuruluşlardan satın alma prosedürü doğrultusunda temin edilir. B) Fason Üretim Yoluyla: Fabrika Müdürü ve/veya İşletmeden Sorumlu Genel Müdür, EKER Süt Ürünlerinde satıştan ve süt arzında ki mevsimsel dalgalanmalar sonucunda meydana gelen süt

4 KYS.04 fazlasını, onaylı tedarikçi firmalar listesinde bulunan, fason süt tozu üretimi yapan firmalara süt tozu yaptırır. Fabrika Müdürü ve/veya İşletmeden Sorumlu Genel Müdür, üretim fazlası sütü daha önceden yapmış olduğu fason üretim sözleşmesi gereğince ilgili firmaya gönderir. Belirlenen kriterlere uygun olarak üretilen süt tozunu 25 kg lık torbalara doldurtarak, firma bünyesindeki yardımcı malzeme deposunda getirilmesini ve istiflenmesini sağlar. Süt tozu ile ilgili teknik şartnameler ve bilgiler ayrıntılı olarak fason süt tozu üretim sözleşmesinde anlatılmıştır. 6.2 Ambalaj ve Yardımcı Malzeme Alımı Ambalaj ve yardımcı malzemeler, üretimde direkt olarak kullanılan üretim girdileridir. Lojistik Sorumlusu haftanın ilk günü yardımcı malzeme deposundaki ürünlerin stok miktarlarını Satınalma Sorumlusuna getirir. tarafından daha önceden ERP PROGRAMINDA belirlenen optimum stok seviyeleri göz önüne alınarak gerekli görülen siparişler yardımcı malzeme haftalık sipariş formuna Lojistik Sorumlusu tarafından yazılır ve na iletir. yardımcı malzeme haftalık sipariş formunda talep edilen ürünleri ERP PROGRAMIYLA kontrol ederek onaylı tedarikçi firma listesinde bulunan firmalara faksla, e veya telefonla sipariş verir. Gelen siparişin girdi kabul kriterlerine (teknik şartnameler ) uygunluğu Yrd. Mlz Depo Sorumlusu ve/veya Lab. Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Değerlere uygun ise Kabul, değil ise Red edilir. Şartlı kabul söz konusu ise Kalite ve/veya Fabrika Müdürü tarafından kontrol edilerek kabul edilir. onaylı sipariş formunu, yardımcı malzeme depo sorumlusundan malı teslim aldığına ve ERP PROGRAMINDA siparişin kapandığına dair onaylı irsaliyeyi ve malın faturasını kontrol ederek (fiyat ve miktar) önce İşletmeden Sorumlu Genel Müdür na imzalatır, daha sonra muhasebe departmanına gönderir. Yeni ürün için gerekli olan siparişlerde, gerekli olan ürünü onaylı tedarikçi firma listesinde yer alan tedarikçilerden temin edebiliyorsa, numune ister. Eğer listede yer alan firmalardan yeni ürünü tedarik edemiyorsa ilgili ürüne ilişkin firma araştırır ve yeni tedarikçi listesine ekler. Numune geldikten sonra, numuneyi Dolum Mühendisi ve Fabrika Müdürü ile birlikte test eder ve onaylar. Numune onaylandıktan sonra yukarıda belirtilen işlemler sırası ile izlenerek ürün satın alımı gerçekleştirilir. İşletme bünyesindeki tüm yardımcı malzeme alımlarından yetkili kişi ve İşletmeden Sorumlu Genel Müdür dır. Talep edilen ürünün tutarı, nun görev-yetki sorumluluk kartında ve 6.7 de yetkiler kısmında belirlenen satınalma yetkisini aşarsa İşletmeden Sorumlu Genel Müdür nın onayı, onunda yetkisini aşarsa Genel Müdür onayı gerekir. 6.3 Sarf Malzeme Alımı Sarf Malzemeler; işletme içerisinde pazarlama, üretim, laboratuar, muhasebe ve bakım-onarım departmanların da kullanılan malzemelerdir. (Ör: Temizlik Malzemeleri, laboratuar kimyasalları, kırtasiye malzemesi, irsaliye, kaynak teli, bilgisayar kartuşu v.b)

5 KYS.04 Bakım-Onarım Ünitesi için gerekli olan malzemeler için, bakım müdürü gerekli parçalar için malzeme talep formunu doldurur (ıslak veya elektronik ortamda) na verir. Satınalma Sorumlusu yukarıda anlatılan satınalma prosedürü gereklilikleri doğrultusunda alımı gerçekleştirir Diğer departmanların sorumluları ve sekreter ihtiyacı olan malzemelerin listesini malzeme talep formuna yazarak na teslim eder. Tüm satınalma işlemlerinde daha önceden anlatılan satınalma prosedürü gereklilikleri yerine getirilir. Sarf malzemelerin alımında da sipariş formu ve siparişi veren birimin teslim aldığı irsaliye ve fatura tarafından kontrol edilerek, İşletmeden Sorumlu Genel Müdür na onaylatıldıktan sonra muhasebe departmanına gönderilir. Muhasebe departmanına gelen faturaların mutlaka İşletmeden Sorumlu Genel Müdür tarafından onaylanması ve irsaliye ile birlikte sipariş formunun ve/veya fiyat teklifinin olması gerekmektedir. Aksi durumda ödeme gerçekleşmez. 6.4 Hizmet Satın Alımı EKER Süt Ürünlerinde hizmet alımları üç şekilde yapılmaktadır; Reklam Harcamaları Reklam ile ilgili konularda, işletmede satınalma faaliyetlerini Pazarlama ve Satıştan sorumlu Genel Müdür yardımcısı yürütmektedir. Pazarlama ve Satıştan Sorumlu Genel Müdür yardımcısı Eker genelinde gerekli olan reklam ihtiyaçlarını yıllık bütçe çalışmaları sonucunda ayrılan paya göre planlar ve gerekli firmalarla görüşmelerini yapar. Reklam harcamaları Pazarlama ve Satıştan sorumlu Genel Müdür yardımcısının görev-yetki ve sorumluluk kartında belirlenen yetkileri çerçevesinde alımlar yapar, yetki sınırları dışındaki harcamalar için Genel Müdürden onay alması gerekmektedir Bakım İşletme içerisinde ve bölge müdürlüklerinde bakım için gerekli saptamaları, ilgili birimlerin sorumluları bakım müdürü arasında yapıldıktan sonra bakım müdürü malzeme talep formunu hizmet alımı ile ilgili siparişi onaylayarak na verir. hizmet ile ilgili onaylı tedarikçi firma listesinde yer alan firmalardan teklif alarak gerekli hizmet için siparişi verir. Alınan hizmet gerçekleştirilirken mutlaka Eker den bir personel refakatçı olarak bulundurulmalıdır. Hizmet alımı sağlandıktan sonra ve fabrika müdürü, ilgili birimin sorumlusu ve bakım müdürü ile alınan hizmeti yerinde kontrol eder. sipariş formunu ve bakım faturasını onayladıktan sonra İşletmeden Sorumlu Genel Müdür na onaylatır ve muhasebe servisine gönderir. Araç bakımları; genel merkezdeki bakımlar ve bölgedeki araç bakımları olmak üzere iki şekilde yapılır. Bölgelerdeki araç bakımları ayrıntılı olarak 6.5.Bölge Müdürleri Satın Alımı bölümünde anlatılmıştır. Genel merkezdeki araç bakımları için Genel Müdürlük Araç Bakım Sorumlusu, araçla ilgili bakım teklifi alır, İşletmeden Sorumlu Genel Müdür teklifi inceler onaylar. Onayladıktan sonra araca ilişkin

6 KYS.04 bakım faaliyetlerinin tüm aşamaları Genel Müdürlük Araç Bakım Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Yapılan araç bakımının faturası ve teklifi Genel Müdürlük Araç Bakım Sorumlusu tarafından onaylanır. İşletmeden Sorumlu Genel Müdür Yardımcına onaylatılır ve fatura (teklif, genellikle servisle sözleşme yapılır) muhasebe departmanına gönderilir Diğer Hizmet Alımları A-Kalibrasyon Hizmeti B-Danışmanlık Hizmeti C-Çalışanların Kıyafetleri D-Laboratuar Hizmetleri E- Soğuk Zincir ve Sevkiyat F- Atık Yönetimi G- Pest Kontrol vb. Yukarıda belirtilen satınalma faaliyetlerinde izlenen yöntem Bakım bölümündeki gibidir, ancak hizmet satınalımlarını ilgili bölümün sorumlusu talep eder Tüm hizmet satın almalarında alınan hizmet Eker bünyesine gerçekleştirilecek ise Hizmet tedarikçisine sözleşme esnasında hizmeti yerine getirirken Eker hijyen gerekliliklerine ve kurallarına uygun olarak hareket edeceğine gıda güvenliği ve yasallığının tehlikeye atmayacağına dair deklarasyon imzalatılır. 6.5 Bölge Müdürlerinin Satın Alma Faaliyetleri Bölge Müdürlüklerindeki tüm alımlardan Bölge Müdürleri sorumludur. Bölgesi için gerekli olan sarf malzeme, kırtasiye, araç bakım ve diğer alımlar için Bölge Müdürleri görev-yetki sorumluluk kartlarında yer alan yetki sınırları içerisindeki tüm alımları yapma yetkisine sahiptirler. Bölge müdürlerinin yetki sınırlarını aşan satınalma faaliyetlerinde, malzeme talep formu doldurularak na gönderilir, satınalma faaliyeti genel merkez tarafından gerçekleştirilir. Bölge müdürleri bölgesinde mevcut bulunan araçların bakımlarını yapmakla sorumludur. Ancak görevyetki kartlarında belirtilen yetkilerinin aşılması durumunda, teklif genel merkeze gönderilir, genel müdür araç bakım sorumlusu ve İşletmeden Sorumlu Genel Müdür teklifi inceleyerek onaylar, bakımın bölgesinde yada Bursa genel merkezde mi yapılacağı Bölge Müdürlerine bildirilir. Aracın bakım faaliyetlerini bölge müdürleri takip eder, bakım faaliyeti tamamlandıktan sonra araç-bakım sorumlusu ve bölge müdürü bakım teklifini ve faturayı kontrol ederek onaylar ve muhasebe departmanına gönderir. Bölge müdürlüklerinde yetki çerçevesindeki satınalma faaliyetleri için her bölge müdürü onaylı tedarikçi listesi hazırlar. Bölge Müdürleri satınalma işlemlerini satınalma prosedürün gerekliliklerini yerine getirerek yaparlar. Bölge Müdürlüklerinde yukarıda anlatılan Tedarikçi Sistematiğinin aynısı Bölge Müdürleri tarafından oluşturulur. Bölgelerde yapılan satınalma faaliyetlerinde onaylı sipariş fişleri, malın irsaliyesi ve faturası birlikte olacak şekilde muhasebe departmanında saklanır. Bölge denetlemelerinde onaylı tedarikçi firma listeleri

7 KYS.04 ve tedarikçi değerlendirmeleri Kalite Yönetim Sorumlusu tarafından, diğer satınalma faaliyetinin irsaliye ve faturaları genel merkezdeki muhasebe departmanı tarafından denetlenir. 6.6 Yatırımlar EKER Süt Ürünlerinde yapılacak olan yatırımlara ilişkin, yönetim kurulunun almış karar doğrultusunda üst kurul tarafından planlanır. 3 tipte yatırım bulunmaktadır; Dolap Yatırımı İşletme genelinde ki dolap alımlarını; yönetim kurulunun onayladığı yıllık bütçe doğrultusunda, işletmeden sorumlu genel müdür yardımcısı yapar. Gerekli dolap miktarlarının belirlenmesi ve yıllık planlamanın yapılması sonucunda firmalardan teklifler alınır. Tekliflerin değerlendirilmesi, tedarikçi firma listelerinin oluşturulması işletmeden sorumlu genel müdür yardımcısı tarafından yapılır. Sipariş onaylandıktan sonra, irsaliye ve faturaları onaylayarak muhasebe departmanına gönderir. Tedarik edilen dolapların göstergelerinin kalibrasyon sertifikaları satınalma esnasından tedarikçiden talep edilir. Talep edilen sertifikanın ulaslar arası izlenebilirliği olmalıdır. Görev-yetki ve sorumluluk kartında belirtilen yetki sınırları aşımında siparişleri genel müdür onaylar Araç Yatırımı Yönetim kurulu, işletme bünyesinde bulunan araçlara ilişkin yenileme veya yeni araç alınması kararı aldıktan sonra, işletmeden sorumlu genel müdür yardımcısı ve araç sorumlusu teklif alarak, genel müdüre sunarlar. Genel müdür, yönetim kurulunun vermiş olduğu yetki doğrultusunda araçların nasıl alınacağı ve ödemelerin nasıl yapılacağı konularını planlar ve uygulanmasını sağlar Amortisman Yatırımı EKER Süt Ürünlerindeki tüm yatırımlar yönetim kurulu kararı ile yapılır. Yönetim kurulunun almış olduğu karar doğrultusunda yatırımla ilgili araştırma çalışmaları işletmeden sorumlu genel müdür yardımcısı ve/veya fabrika müdürü tarafından yapılarak, rapor haline getirilir. Rapor genel müdüre sunulur, yönetim kurulunun onaylaması sonucunda yatırımla ilgili çalışmalar başlar. Tüm satınalma faaliyetlerinde satınalma prosedürünün gereklilikleri yerine getirilir. 6.7 Yetkiler Eker Süt Ürünlerinde satınalma faaliyetlerindeki yetkiler aşağıda belirtilmiştir. Yardımcı malzeme Yatırım Bölge Müdürü : TL : TL : TL TL S.P.S.G.M.Y. : TL bütçede belirlenen tutarda O.S.G.M.Y. : TL YTL Genel Müdür : sınırsız YTL Not: ve Bölge Müdürü yetkilerini onaylı tedarikçi listesinde bulunan tedarikçilerde kullanmak zorundadır. 7.0 DAĞITIM VE DOSYALAMA Bu prosedürün uygulanmasından doğan kayıtlar, kayıtların kontrolü prosedürüne göre saklanır.