BİRİM GÖREV TANIMLARI

Transkript

1 BAĞLI OLDUĞU GÖREVİN KISA TANIMI: Keles Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Yüksekokul Müdürü Üniversite Rektörü tarafından atanmış Yüksekokul Müdürü birimin en üst idare amiridir. Yüksekokulda görev yapan personellere, yürütülen faaliyetlerin niteliğiyle uyumlu görev ve yetki dağılımını yapar, Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu ve diğer kurulların çalışmalarına başkanlık yapar, Kurumsal görev üstlendiği personelinin alanlarında deneyim kazanması, bilgi ve beceri edinmesi amacıyla hizmet içi eğitimlere tabi tutar, Yürütülen faaliyetlerin başlangıç ve sonuçlandırılmasında yasa ve yönetmeliklere uygunluğunu takip eder, Birime ait varlıkların ve tahsis edilen hizmetlerin doğruluk, dürüstlük ve şeffaflık ilkeleriyle etkin ve verimli kullanılmasını korunmasını sağlar, gözlemler ve denetler, Kanun ve Yönetmelikleri ihlal eden yasaklara aykırı olumsuz fiil ve davranışlarda bulunan personel ve öğrenciler hakkında disiplin önetmeliği gereğince disiplin soruşturması açar ve sonucunu Rektörlüğe gönderir, Birimin Harcama Yetkilisi olarak Yüksekokul bütçesinden harcama yapmak üzere görevlilere harcama talimatı verir. Verilen harcama talimatının Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Mevzuat hükümlerine uygun olmasından ödeneklerin ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur, Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek, Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personelin üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

2 BAĞLI OLDUĞU GÖREVİN KISA TANIMI: Keles Meslek Yüksekokulu Sekreterliği Keles Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü / Genel Sekreterlik Yüksekokul Sekreteri GÖREVLERİ 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51 / b, c maddelerine uymak, Yüksekokuldaki idari birimlerin yasalara uygun ve düzen içerisinde çalışmasını sağlamak, Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek, Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini müdürün talimatları doğrultusunda hazırlamak ve ilgililere duyurmak, Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu karar ve tutanaklarını yazmak, Yüksekokul Disiplin Kurulu Kararlarını gerekli yerlere bildirmek, Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulması için gerekli bakım ve onarım işlerinin takip etmek ve yaptırmak, Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makina ve techizatın periyodik bakım ve onarımını yaptırmak, Yüksekokul hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırılmasını sağlamak, Yüksekokul bina ve eklentilerinin ısınma ve aydınlatma hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak, Yüksekokula gelen ilan ve duyuruları yaptırmak, Yüksekokul ile ilgili istatistikî bilgilerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak, Yüksekokul tarafından düzenlenen tören, toplantı v.b. organizasyonları koordine etmek, Yüksekokul bütün tüketim demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi sağlamak, Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak, Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip etmek, İdari personelin sicil işlemlerini yürütmek, Tahakkuk bölümünden gelen her türlü evrakı kontrol etmek ve onaylamak, Personelin izin ve raporlarını takip ederek, ilgili yere kayıt etmek ve bildirmek, Akademik personelin ve varsa yabancı uyruklu personelin görevlendirmeleri, süre yenilemeleri ve diğer özlük işlerini yürütmek, Resmi evrakları tasdik etmek, Yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlamak, Yüksekokulun Mali Yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanımında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirmek, Dikey geçiş başvuru formlarının kontrolü imzalanması, teslim alınması, listelenmesi, başvuru formlarını ve dekontlarını ÖSYM ye gönderilmesini sağlamak, Yüksekokulun güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak ve kontrol etmek, Yüksekokula ait demirbaşların kayıtlarının tutulmasını, ambar giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlamak, Müdürün vereceği diğer görevleri yapmak,

3 BAĞLI OLDUĞU Keles Meslek Yüksekokulu Keles Meslek Yüksekokulu Sekreterliği GÖREVİN KISA TANIMI: Öğrenci İşleri Ön Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, Öğrenci işleri ile ilgili günlük olağan yazışmaları hazırlar, Öğrencilerin askerlik tecil işlemlerini, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, dokümanları hazırlar. Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyeti ile ilgili için gerekli belgeleri hazırlar. Öğrencilerin transkirpleri ve ilişik kesme belgelerini takip eder. Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar, dekontlarını toplar ve Strateji Daire Başkanlığına bildirir. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin dosya tanzimini ve her türlü yazışmalarını yapar. Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar. Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar. Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar. Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlemesini yapar. Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder. Yatay Geçiş İşlemleri için, İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10 a girenlerin tespitini yapar. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir. Öğrencilerin Staj İşlemlerini yapmak Öğrencilerin (SGK) Staj Girişlerini yapmak Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur

4 Keles Meslek Yüksekokulu BAĞLI OLDUĞU Keles Meslek Yüksekokulu Sekreterliği GÖREVİN KISA TANIMI: Personel Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı ve değişiklikleri takip eder ve arşivler. Akademik ve idari personel istihdamı sürecinde gerekli işlemleri yapar. Akademik ve idari personel ile ilgili bilgilerin HİTAP ta arşivlenmesini yapar. Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapar. Akademik ve idari personelin terfi işlemlerini takip eder ve gerekli yazışmaları yapar. Akademik ve idari personelin göreve atanma, görevde yükseltilme ve görev yenileme işlemlerini takip eder. Akademik ve idari personelin izin işlemlerini takip eder. Akademik ve idari personelin görevden ayrılma ve emeklilik işlemlerini takip eder ve sonuçlandırır. Akademik ve idari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerini takip eder. Akademik ve idari personelin izin işlemlerinin yazışmalarını yapar. Akademik ve İdari Personelin almış oldukları sağlık raporlarının süresinin bitiminde göreve başlatma, gerekli kesintinin yapılması için tahakkuk birimine bilgi verir, kadrosu başka birimlerde olanların birimleriyle yazışma işlemlerini yapar. Akademik ve idari personelin mal bildirim işlemlerini takip eder ve arşivler. Akademik ve İdari personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yazışmalarını yapar. Akademik ve idari personelin doğum, evlenme, ölüm vb. özlük haklarını takip eder Koruma ve Güvenlik Görevlilerinin aylık Nöbet çizelgesini hazırlar. Birimde görev yapan idari personelin ve Şirket Elemanlarının listelerini hazırlar ve güncel tutulmasını sağlar ve periyodik olarak her ay Personel Daire Başkanlığına gönderir

5 BAĞLI OLDUĞU Keles Meslek Yüksekokulu Keles Meslek Yüksekokulu Sekreterliği GÖREVİN KISA TANIMI: Tahakkuk Yüksekokulun tahakkuk servisini ilgilendiren tüm konularda gelen ve giden evrakların takibini yapar. Öğretim Elemanlarının ek ders çizelgelerini (Örgün ve İkinci Öğretim) hazırlar ve Strateji Geliştime Dairesi Başkanlığına gönderir, Akademik personelin ek ders sınav ücretlerinin hesaplamasını yapar ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Akademik ve İdari Personelin, geçici veya sürekli görev yolluğu harcırahlarını yapar ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderir. Akademik ve İdari personelin Maaş evraklarını hazırlar ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Akademik Personele ait periyodik olarak her ay Geliştirme Ödeneklerini hazırlar, ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. 31. madde ile görevlendirilen Ögretim görevlilerinin SGK Giriş ve çıkışlarını yapar, Akademik ve İdari Personel ile Dışarıdan gelen Öğretim elemanlarının (31.madde) Kesenek bildirimlerini yapar, Yüksekokul bütçesinin hazırlanması aşamasında Personel Giderleri (Akademik ve İdari Personele ait maaş, sosyal Güvenlik Giderleri vs) ile Yolluk yevmiye, ek ders harcamalarının yıl bazında hesaplanmasında yardımcı olur. Satınalma ve Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisinin görevlerine destek verir, Personel Görevlisine destek olarak, Personel Otomasyonu, HİTAP girişleri ve Personel Görevlendirmelerinden sorumludur. Yüksekokul Sekreterinin görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapar. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur.

6 BAĞLI OLDUĞU Keles Meslek Yüksekokulu Keles Meslek Yüksekokulu Sekreterliği GÖREVİN KISA TANIMI: SATINALMA VE TAŞINIR KAYIT KONTROL Tüketim ve demirbaş ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin 4734 Sayılı Kanunun 22/d ve 3/e maddesi gereğince satın alma işlemlerini yapar. Gerektiğinde, merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans ve kredi belgelerini hazırlar. Hizmet alımı ile ilgili işlemleri yürütür. Yüksekokulun tüketim ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarının tespiti için; birim içindeki ihtiyaç taleplerini belli periyotlarda İdari ve Akademik personel den talep eder, Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin Muayene Raporu ve TİF işlemlerini hazırlayarak, Muayene Komisyonunun ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilinin imzasına sunar. Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına alarak ambar girişini yapar. Taşınırların yıl sonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir. Taşınır işlem fişi, hibe, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve SGB de arşivlenmesini sağlar. Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir. Yüksekokul bütçelesinin hazırlanmasında yardımcı olur. Harcama Kalemi bazında yapılan harcamaları EKAP a aylık olarak girer ve Strateji Geliştirme Avans ve Kredi işlemlerini Avans ve Kredi işlemlerini Daire Başkanlığına gönderir. Performansa verilerinin hazırlanması ile ilgili, satınalmaları, faaliyetleri, öğrenci sayılarını, akademik ve idari personele ait sayı ve göstergeleri vs. takip eder ve 3 aylık

7 periyodlar halinde güncelleyerek performans veri tabanının hazırlanmasında Yüksekokul Sekreterine yardımcı olur. Ambar memuru bulunmadığı için ambar memurunun görevlerini yapar. Yüksekokul Sekreterinin; görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur

8