Sağlık Kuruluşlarında Yalın Değer. Prof. Dr. Nevzat Kahveci Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi

Transkript

1 Sağlık Kuruluşlarında Yalın Değer Prof. Dr. Nevzat Kahveci Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi

2 Değer Hizmet (satın) alanın bedelini ödemeye hazır olduğu hizmet ile bu hizmete özellik ve nitelik katan faaliyetlerdir. İsraf Hizmet (satın) alan açısından bakıldığında, verilen hizmet veya üretilen ürünlere değer katmayan her türlü aktivitedir.

3 Değer/İsraf/Zorunlu İsraf 5 DEĞER ZORUNLU İSRAF İSRAF Genellikle toplam hizmet süresinin %95 i değer yaratmayan aktivitelerden oluşmaktadır.

4 Güncel Durum Değer Akış Haritası Gelecek Durum Değer Akış Haritası

5 Değer mi?/israf mı?/ Zorunlu İsraf mı? DEĞER EVET Yaptığınız iş değer yaratıyor mu? HAYIR İSRAF Bu işi nasıl daha iyi yaparım? EVET Tamamen ortadan kaldırabilirmiyim? HAYIR UYGULA EVET Kısmen kaldırabilirmiyim? ZORUNLU İSRAF

6 İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 1 BEKLEMELER Hastaların, çalışanların ve tıbbi cihazların faaliyetsiz durması Hastanın doktoru, odayı ve yatağı beklemesi Hastanın imza, onay ve bilgi beklemesi Çalışanların iş arkadaşını beklemesi Ameliyathanede cerrahın veya anestezistin beklenmesi Cerrahın ameliyat için oda, hasta veya malzeme beklemesi 2 GEREĞİNDEN FAZLA İŞLEM Gereksiz işlem Hizmet formlarda gereğinden fazla bilgi isteme Toplanan kullanılmayan veriler Hasta kimlik bilgileri, tanı gibi aynı verinin birden fazla yere kaydedilmesi 3 TAŞIMA Hastaların ve tıbbi cihazların gereksiz taşınması, malzemelerin gereksiz sıralanması veya tasnifi Hastanın yataktan sedyeye aktarılması Hastanın ameliyata ve radyolojiye götürülme süreci Numune tüplerinin laboratuvara taşınması İlaçların servis dolabına anlamsız bir şekilde dizilmesi

7 İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 4 GEREKSİZ ÇALIŞAN HAREKETİ Çalışanların yerleşim yeri nedeniyle gereksiz yürüme ve hareketleri İlaç ve malzeme almaya gitmek Hasta odaları arasında mekik dokumak Çıkış işlemleri için doktor/hemşire/bilgi işlem arasında dolaşmak Doktoru aramak veya soru sormaya gitmek 5 HATALAR İlk seferde doğru olarak yapılmayan her türlü iş, düzeltme, kontrol ve onaylar Eksik malzeme içeren cerrahi set Laboratuvar çıktılarında beklenmeyen sonuçlar Aynı testin tekrar yapılması Hatalı dosya ve faturalar Yanlış ilaç ve malzeme kullanımı Hatalı doz uygulanması Hastaya yanlış diyet verilmesi 6 İNSAN POTANSİYELİ Çalışanların yeteneklerinden yararlanmamak Uygun işe uygun eleman çalıştırmamak Önerilerini dikkate almamak İşin iyileştirilmesine katkılarını istememek

8 İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 7 İHTİYAÇTAN FAZLA ÜRETİM İhtiyaçtan önce ve gereğinden fazla yapılan iş Fazla malzeme, numune tüpleri ve ilaç talep edilmesi Fazladan evrak doldurulması ve kopyalanması Gerekmeyen radyolojik tetkikler ve testler İşlemin çalışan veya ekipman yüküne göre planlanan zamandan erken yapılması 8 FAZLA STOK İşlem görmeyi bekleyen veya gerekenden fazla miktarda olan nesneler Kullanım fazlası alınan malzemeler Alındıktan sonra tercih edilmeyen ve tarihi geçmiş malzemeler Test edilmeyi bekleyen numuneler Hazırlanmayı bekleyen reçeteler Çıkış işlemleri için bekleyen dosyalar 9 KAFA KARIŞIKLIĞI Bilgi eksikliği veya anlama eksikliği Bu talep ne anlama geliyor? Burada ne yazıyor? Peki ben şimdi ne yapmalıyım? ler neredeydi?

9 Zorunlu İsraflar Değer yaratmayan ancak hizmetin gerçekleşmesi için zorunlu olan işler Ameliyat odasının temizliği Ameliyathanenin hazırlanması Cihazların hazırlanması Cerrahi setin hazırlanması....

10 Güncel Değer Akış Haritasından Problemi Belirle

11 Problem Çözme (Analiz) Teknikleri PUKÖ Döngüsü Beyin Fırtınası 5N ve 1K Tekniği Sebep-sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı Etkinlik Analizi İlgi Diyagramı İlişki Diyagramı Pareto Analizi Ağaç Diyagramı Akış Diyagramı Kuvvet/Güç Alanı Analizi Nominal Grup Tekniği Altı Şapkalı Düşünme Tekniği Delphi Tekniği Histogramlar Dağılım Diyagramı İşletim Şemaları Kontrol Çizelgesi Kontrol Yaprakları Radar Diyagramı

12 YALIN ARAÇLAR Hücre Tipi Değer Akış Analizi

13 Kaizen nedir? KAI = DEĞİŞİM ZEN = İYİ SÜREKLİ İYİLEŞME

14 Kaizen hedefleri nedir? MUDA Sürekli iyileştirme MUDA ları sıfırlamak veya en aza indirmek

15 Kaizen STATUKO (var olan durumu olduğu gibi korumak) Bu işi nasıl daha mükemmel yapabilirim? Bir lokma bir hırka Küçük olsun benim olsun Azıcık aşım kaygısız başım Hiç Bir Şey Mükemmel Değildir

16 Kaizen STATUKO (var olan durumu olduğu gibi korumak) Bu işi nasıl daha mükemmel yapabilirim? İki günü denk olan zarardadır Damlaya damlaya göl olur Bin adıma da bir adımla başlanır Dağ ne kadar yüce de olsa, yol üstünden aşar Hiç Bir Şey Mükemmel Değildir

17 Kaizen Türleri Kaizen Yöntemi Sorunların Kapsamı Süre Örnekler Önce/Sonra Kaizen Küçük Saatler ya da günler Hemşire malzeme dolabının 5S ile düzenlenmesi Kaizen Çalıştayı Sistem Kaizen Orta Yaklaşık bir hafta MR devir süresinin kısaltılması, tüm hemşire malzeme dolaplarının standartlaştırılması Büyük 3-6 ay Bir kliniğin yerleşiminin ve hizmet sürecinin yeniden yapılandırılması

18 Kaizen Sürekli İyileştirmenin Yararları Kurumun tüm faaliyetlerinde canlılık Bütün personelin aynı amaca yönelmesi Sorunlara kısa sürede çözüm bulunması Rekabet edebilme becerisinde hızla üst basamaklara çıkış

19 YALIN ARAÇLAR STANDART İŞ

20 Standart İş Her iş ve her çalışan için üzerinde anlaşılmış, en iyi ve güvenilir yöntemlerdir.

21 Standart İş Takt zamanı, çevrim süresi, mevcut yerleşim, malzeme akışı, işlem sırası, kalite, iş güvenliği, israf ve ergonomi faktörleri ayrı ayrı değerlendirilir ve tanımlanır.

22 Standart İş Hizmet, kalite, stok ve maliyet konularında değişkenliği azaltma, Hizmet süresini kısaltma, Çalışanın harcadığı iş gücünü azaltma, Çalışan güvenliği ve çalışan sağlığı açısından tehlikeli ve riskli durumları azaltma, Kaliteyi arttırma.

23 YALIN ARAÇLAR 5S (DÜZEN ve TEMİZLİK)

24 5S (Düzen ve Temizlik) Bütün süreç iyileştirmelerinin başladığı noktadır. Seiri - Sort = Elimine Etme (Gereksiz olanı ortadan kaldırmak) Seiton - Straighten = Organize Etme (Düzenlemek) Seiso - Shine = Temizleme / Denetleme (Kirliliğin Kök-Neden Analizini Yapmak) Seiketsu - Standardize = Standartlaştırma (Bakım ve temizliği planlama) Shitsuke Sustain = Devamı sağlama, ilerleme (5S i çalışma felsefesi yapmak)

25

26

27 5S (Düzen ve Temizlik) Katerler nerede? Çarşaflar nerede? Neden tıbbi malzeme/ilaç ararken bu kadar zaman kaybediyoruz? İsrafı azaltır. İş güvenliği, kalite ve verimliliği yükseltir.

28 YALIN ARAÇLAR GÖRSEL YÖNETİM

29 Görsel Yönetim Anormali normalden ayırarak daha çabuk algılama sağlar. Çalışanlar için problemleri görünür kılarak, hızla müdahale etmeyi sağlar.

30 Görsel Kontrol Andonlar (Işıklı Uyarı Sistemleri) Durumu haber veren sesli, ışıklı uyaranlardır.

31 Görsel Performans Yönetimi

32 YALIN ARAÇLAR KANBAN VE ÇEKME SİSTEMİ

33 Kanban ve Çekme Sistemi Kanban: Çekme sisteminde kullanılan stok kontrol kartıdır. Çekme Sistemi Bir sonraki aşamada yer alan iç veya dış müşteri istemeden hiçbir koşulda ürün veya hizmetin üretilmemesidir. Çekme sistemlerinde sonraki süreç önceki süreçten sadece kullandığı hız, miktar ve zamanda talepte bulunur ve değeri çeker. Bu sistemde sınırlı miktarda stok tutulur.

34 Çekme Sistemi ve Kanban Tasarımı Tedavi için ilaca gerek var" Tedarikçi kanbanı İlaçları yerine koymam gerekiyor" Talep kanbanı ilaç istiyorum" Çekme kanbanı Tedarikçi Satın alma Hastane Eczanesi Hemşire

35 Çekme Sistemi ve Kanban Tasarımı Tedarikçi (Donör) Kanban Sinyali Kanban Sinyali Kanban Sinyali Kullanıcı (Servis) Kan Bankası Hastane Kan Bankası Deposu Tedarikçi (Donör) Kanban Sinyali Malzeme Hareketi Kanban Sinyali Kullanıcı (Servis)

36 YALIN ARAÇLAR HAZIRLIK SÜRESİNİ KISALTMA (SMED, Single Minute Exchange of Dies)

37 Hazırlık Süresini Kısaltma Birinci işin bitiminden ikinci işin başlamasına kadar arada geçen sürenin kısaltılması İsrafının azaltılması Kaynağın daha verimli kullanımı Daha fazla hasta veya çalışana zaman Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık süresini 10 dakikanın altına indir

38 Hazırlık Süresini Kısaltma Hazırlık sürecindeki her eylem listelenir. Her eylem israf ve zorunlu israf açısından ele alınır. İsrafın ortadan kaldırılması, zorunlu israfın azaltılması konusunda çalışma yapılır.

39 YALIN ARAÇLAR HATA ÖNLEYİCİ DÜZENEKLER (POKA-YOKE)

40 Hata Önleyici Düzenekler (POKA-YOKE) Hata yapmayı önleyen, hataya imkan vermeyen tasarım ve yöntemler Hatalar; Unutkanlık Yanlış anlama Tanımlama, algılama hataları Tecrübesizlik Kuralları boş vermek Dalgınlık Yavaş hareket Şaşkınlık Bilerek yapılan hatalar

41 Hata Önleyici Düzenekler (POKA-YOKE) Etiket üzerine doğru yönü gösteren okun çizilmesinden sonra etiketin ters yapıştırılması sonucu ortaya çıkan hatalar %45 den %7 ye düşüyor. Dosya sırasının karıştırılması sonucu ortaya çıkan hatalar bir çizgi ile ortadan kaldırılabilir. Karışmaması ve aynı yerde bulunması gereken şişelerin faklı renk şekilde olması

42 YALIN ARAÇLAR A3 RAPORU

43 A3 Raporu A3 ismi Toyota da kullanılan rapor sistematiğine verilen addır. Kullanılan rapor kağıdı, 297mm x 420mm genişliğinde ISO standartlarındaki A3 olarak adlandırıldığından bu raporlama tekniğinin adı A3 olarak anılmaktadır. A3, üst yönetime yapılan sunuşların yanında; problem çözme, problem analizi, durum raporları başta olmak üzere bütün detayların sığdırıldığı ve bunun üzerinden tartışıldığı bir raporlama tekniğidir.

44 A3 Raporu Kime Kimden Tarih 1. KONU Konuyu açık olarak anlatın. 2. GİRİŞ Konuyu tam olarak anlatmaya yarayacak bilgileri verin. Problemin kurum hedef ve değerlerini nasıl etkilediğinin belirtin. 5. HEDEF DURUM Önerilen sürecin nasıl çalışacağını açıklayıcı bir şema ekleyin. Ana problemleri çözecek önlemleri işaretleyin veya listeleyin. Gelişim sonrası tahmini fayda/tasarrufu rakamsal olarak belirtin. 3. MEVCUT DURUM Mevcut çalışma şeklini gösteren şema ekleyin. Şemayı herkesin anlayabileceği şekilde açıklayın. Önemli problemleri işaretleyin. Konuyla ilgili verileri/grafikleri ekleyin. 6. UYGULAMA PLANI Hedefe ulaşmak için yapılması gerekenleri, sorumlu ve bitiş süresini içerecek şekilde sıralayın. Gerekli ise maliyeti belirtin. 4. ANA NEDEN ANALİZİ Ana problemleri listeleyin. Ana nedene ulaşıncaya kadar 5 kez neden sorusunu sorun. Her bir neden sorusuna verilen cevapları yazın. 7. TAKİP Etkinlik göstergelerini, sorumlularını ve ölçüm tarihini belirtin. Ölçüm sonuçları sütununu ve takip faaliyetini doldurun.

45 Teşekkürler...