MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ

Transkript

1 MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2008 YILI FAALĐYET RAPORU

2 ĐÇĐNDEKĐLER SUNUŞ...3 I- GENEL BĐLGĐLER...4 A. MĐSYON VE VĐZYON...4 B. YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR...4 C. ĐDAREYE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Đnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi...11 II- AMAÇ VE HEDEFLER...12 STRATEJĐK AMAÇ 1 - ARŞĐVDE BULUNAN MALZEMENĐN AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐNĐN BĐTĐRĐLMESĐ STRATEJĐK AMAÇ 2 AYIKLAMA VE DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐ BĐTĐRĐLMĐŞ MALZEMENĐN KAYIT ĐŞLERĐNĐN YAPILMASI...13 STRATEJĐK AMAÇ 3 MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETĐRĐLMESĐ STRATEJĐK AMAÇ 4 MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞĐVLERĐNĐN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI. BU AMAÇ ALTINDA BELĐRLENEN HEDEFLERE MĐLLĐ ARŞĐV YASASI GEÇTĐKTEN SONRA ULAŞILMASI KARARLAŞTIRILMIŞTIR STRATEJĐK AMAÇ 5 ARŞĐV MALZEMESĐNĐN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI STRATEJĐK AMAÇ 6 ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELĐ OLMAKSIZIN BĐLGĐ KAYNAKLARIMIZA ERĐŞĐMLERĐNĐ KOLAYLAŞTIRMAK STRATEJĐK AMAÇ 7 NĐTELĐK VE NĐCELĐK AÇILARINDAN YETERLĐ, MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ NĐN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN ĐNSAN GÜCÜNE SAHĐP OLMAK STRATEJĐK AMAÇ 8 HĐZMET ALANLARINI ERGONOMĐK BĐR DURUMA GETĐRMEK III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER...17 A- MALĐ BĐLGĐLER Bütçe Uygulama Sonuçları...18 B- PERFORMANS BĐLGĐLERĐ Faaliyet Bilgileri...18 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ...25 A- ÜSTÜNLÜKLER...25 B- ZAYIFLIKLAR...25 C-DEĞERLENDĐRME...25 V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER

3 SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan sivil toplum örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların toplum için yaptıklarını günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevi üstlenen arşivlerin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sisteminin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sisteminin, 2006 yılında devreye konması için çaba gösterilmiş ve tüm devlet dairelerinde kullanımı sağlanmıştır ve 2007 yıllarında kopyalama için hazırlanan projeler ile sağlanan, A2 boyutuna kadar belgeleri sayısal ortama alabilen iki adet tarayıcı ile el yazması eserler, defterler, nadir eserler ve yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına başlanmıştır. Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti konusunda, Türkiye den gelen uzman tarafından, üç gün süreli standart dosya planları hazırlanmasına ilişkin eğitim verilmiş ancak, eylem planı eleman yetersizliği nedeniyle 2009 yılına ertelenmiştir. Personel sayısının az olması dezavantajına karşın mevcut personelin çabası ile hedeflere ulaşılmaya çalışılmıştır. Bu vesile ile tüm personele ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle teşekkür eder, azim ve motivasyonlarının artarak devamını dilerim. Gökhan ŞENGÖR Müdür

4 I- GENEL BĐLGĐLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapmak, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak, arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır. Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formatta oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşiv ile ilgili yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasların ve standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek, ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemizin ilgi alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç bizlere yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir.

5 C. Đdareye Đlişkin Bilgiler Milli Arşiv, 1971 de Cephanelik Burcu ile Girne Kapısı arasında kalan sur üzerine inşa edilen Cumhur Başkan Muavinliği binalarında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra 1 Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesi nde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, 1992 yılında I No lu Depo, 1997 yılında Özel Oda (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile) ve 2000 yılında II No lu Depo ilave edilmiştir. Đdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Bu binada, gazeteler, Türkçe ve Đngilizce kitap ve bazı belgeler, Enformasyon Dairesi dosyaları, dergiler, haritalar, basın bültenleri ile basın özetleri yer almaktadır. Depolar Đdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası bulunan ve buradan demir kapı ile girilebilen 840 metre raf uzunluğuna sahip depomuzdur. Bu binanın depo kısmında, dönemi Mahkeme dosyaları düzenlenmiştir. Küçük odalar ile çalışma odalarından bir tanesi raflanmış ve buraya dönemi mahkeme dosyaları yerleştirilmiştir. Diğer küçük oda, çalışma odası ve depo arkasında inşa edilen baraka da, dönemi Mahkeme dosyaları yıllarına ayrılmış olarak muhafaza edilmektedirler. Đdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar ve gazeteler, tab edilmiş mikro film çıktıları, döneminde Bakanlar Kurulu na sunulan Önergeler ile Osmanlı ve Đngiliz dönemi defterleri bulunmaktadır. Đdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, Girne Kaymakamlığı ndan alınan 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Kaymakamlık idari dosyaları ve Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi, Girne Liman Reisliği, Yüksek Öğrenim ve Dış Đlişkiler Dairesi ve Bakanlar Kurulu Genel Sekreterliği dosyaları bulunmaktadır. Ayrıca, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri ile I nolu depoya sığmayan üç yıllık mahkeme dosyası bulunmaktadır. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise Maliye Bakanlığı ambarından alınan dosyalar bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada da, su baskınından etkilenmiş olan Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ve kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman çok artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 20 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmektedir. Diğer salon ise (5

6 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar olmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari binamız ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorun düzenleme ve yeni gelecek malzeme için yer bulunmamasıdır. Kurum kuruluşların malzeme verme istekleri depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmektedir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu Đdari Bina 4 8 I no depo metre II no lu depo metre Özel Oda metre Toplam metre 1.2- Araştırmacı salonu Kapasitesi Araştırma Salonu 45 m 2 13 Araştırmacı Toplam Depo Alanları Depo Sayısı: 3 Adet Depo Alanı: 270 m Atölyeler Atölye Sayısı: 3 Adet (Cilt Atölyeleri dahil) Atölye Alanı: 35 m 2

7 2- Örgüt Yapısı

8 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (5), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (1) (5 users), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (2) 3.2- Bilgisayarlar Server Sayısı : 1 Adet Masa üstü bilgisayar Sayısı: Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı: 1 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scanner (Indus 5002 C.) 2 A3 Scanner 1 A4 Scanner 1 Fotokopi Makinesi 1 Fotokopi + Printer 1 Faks + Scan. + Renkli Print. 2 Printer 2 Isısal Cilt makinesi 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 8 PT*+5 SU*+1 Merkezi Kamera - Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 1 Harici Bellek 1 TB 1 Harici Bellek 500 GB 3 Switch 16 port 2 Hub 8 port 1 * PT = Pencere Tipi *SU = Split Unit

9 4- Đnsan Kaynakları 4.1- Personel Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini S. Belgin BARDAK Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik Đşler 1-1 Münhal Memuru Mütercim Ebru KAYIMZADE Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZĐTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D Hüseyin UÇAR Osman KAYMAK Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen 2-2 Münhal Münhal I. Sın. Katip 1-1 Münhal Katip Yardımcısı Soley YAPRAHĐ Odacı 1-1 Münhal Toplam Đşçi Hakkı ÇETĐNKAYA Nazemin GELEN Nuh AKDENĐZLĐ Denkay SEZGĐN (Bekçi) Gülter KIVANÇ Sözleşmeli Personel 3-3 Münhal Münhal Münhal TOPLAM Kuruluş yasasında yer almayan personel II. Sınıf Katip (Terfi sonucu kadro dışında kalmıştır.) Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel Beria ONBAŞI Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recail BEYZADE (Bekçi)

10 4.2- Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Personelin Yaş Đtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu Đlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2008 yılında hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir.

11 5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2008 K.K.T.C. T.C. Diğer Lise ve altı Lisans Lisans üstü TOPLAM Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık TOPLAM Đdari Hizmetler Stratejik plan çerçevesinde belirlenen 2008 yılı hedeflerine ulaşmak için gerekli yönlendirme ve ihtiyaçların saptanarak temini ayrıca ortaya çıkan sorunların giderilmesi, yeni deponun yapılabilmesi için gerekli olan projenin hazırlanması çalışmaları, güvenlik sisteminin artırılması için proje hazırlanması, Performans Değerlendirme Sistemin 2008 yılı uygulamaları, Milli Arşiv Kurulu nun üç kez toplanıp 8 karar üretmesi, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, araştırmacı ve personelin mali olanaklar çerçevesinde ihtiyaçlarının (çalışma masası, bürosit, (3) bilgisayarlar vb.) sağlanması, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefi ile dairedeki malzemenin 4 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması, Bütçe Taslağının hazırlanması, 2008 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. 6- Yönetim ve Đç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak, (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durulur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, kişisel ve ticari gizlilikleri açıklamama, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık, Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma.

12 Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur. Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. Đşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 - Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin 2008 yılı Haziran sonuna kadar bitirilmesi. Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi; Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi; Faaliyet 9 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin 2008 yılı sonuna kadar ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 2 Farklı yıllar içinden ve mahkeme arşivi içinden çıkan Mahkeme Dosyalarının yerlerine yerleştirilmesi işlemlerinin tamamlanması; Faaliyet 3 Mahkeme Dosyalarının düzenlenmesi; Proje 1 En az üç bin adet arşiv kutusunun temin edilmesi. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Faaliyet 5 Depo arkasındaki barakada bulunan Çalışma Dairesi malzemesinin düzenlenmesi; Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığından gelen malzemenin ayıklanması Faaliyet 4 Alsancak Belediyesinin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin düzenlenmesi

13 Stratejik Amaç 2 - Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydı Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyaları ile Kuyu Đzin Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması; Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması; Faaliyet 4 Rumca Dergilerin katalog kayıtlarının tamamlanması; Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması; Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması; Hedef 4 Özel Odada bulunan bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; Faaliyet 3 Vakıflara ait dosyaların tasniflerinin yapılması; Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması; Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasniflerinin yapılması; Stratejik Amaç 3 - Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Stratejik Amaç 4 - Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması.

14 Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, Üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması. Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. Stratejik Amaç 5 - Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 1 Đdari Binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması; Faaliyet 3 Bozkurt Gazetesi negatif arşivinin sayısal ortama aktarılması; Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı Đzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. (Faaliyet 1 ve 2 Dosyaların tasnifi aşamasında sayısal ortama aktarılacak) Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılma (Dosyaların tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı Faaliyet 1 Elektronik Đmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak

15 elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacak (ör. DoSeNet) (Yaklaşık USD) Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinliklerinin artırılması; üst düzey yöneticiler dahil tüm personele eğitim verilmesi Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Stratejik Amaç 6 - Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması. Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması. Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması. Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında Đngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak.

16 Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının onların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Hedef için çalışma yapılamamıştır. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi. Hedef 4 Yeni Arşiv Sitesi Projesinin gerçekleşmesi için elden gelen tüm çabanın harcanması. Hedef 1 Planlama Đnşaat Dairesi nin uygulama projesini tamamlaması. Hedef 2 Uygulama Projesinin finansal kaynağının temini. Hedef 3 Planın uygulamaya konması ve etaplar halinde projeler (Đklimlendirme, güvenlik, mefruşat, depolama üniteleri, teknik teçhizat, kablosuz iletişim vd.) için yeni finans kaynakları sağlanması. (AB ve UNDP den ör. CALIMERA Projesi) Stratejik Amaç 7 - Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 Đdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi Stratejik Amaç 8 - Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Faaliyet 2 Mahkeme Dosyalarının yerleştirildiği kutuların sıkıştırılarak yer elde edilmesi. (Yaklaşık 30 metre raf kazandıracaktır.) Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Faaliyet 1 Rafları yenilenmesi ve uygun olanların onarımı

17 Hedef 2 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi Performans göstergesi: Ciltlenen yayın sayısı. Malzemenin zararlılar etkisinde olmaması Hedef 3 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi Performans göstergeleri: Kullanıcı / personel memnuniyeti Hedef 4 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. III- FAALĐYETLERE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐ VE DEĞERLENDĐRMELER A- Mali Bilgiler 2008 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri bölümünde Temel Maaşlarda hayat pahalılıkları ve baremiçi artışlar nedeniyle artış olmakla beraber Sosyal Güvenlik Kurumları Yatırımlarında öngörülen Sözleşmeli Personel istihdamı gerçekleşmediği için düşüş görülmüştür. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde, Elektirik Alımları kaleminde, elektrik ücretlerine yıl içinde gelen artış nedeniyle eksilme meydana geldiğinden, (harcama : 2007 yılı Kws, 2008 yılı Kws) YTL aktarma yapılmak suretiyle dengelenmiştir. Bu bülümde öngörülmeyen Tip Bakanlık Đnşaası Projesi kalemi, Bina Projesinin hazırlanması için gerekli zemin etüdünün ödenmesi için ilave edilerek 6.283,72 YTL ödenek tahsis edilmiştir. Projeler bölümünde, öngörülen Özel Arşiv Kutusu alımı, depo yapımının gerçekleşmemesi nedeniyle düzenleme yeri oluşmadığından devreye konamamıştır. Bina projesi hazırlandığı halde ilgili ödenekte bulunan YTL bizden kaynaklanmayan bazı nedenlerden dolayı bloke edilememiştir. Mal ve Hizmet Alımları bölümünde YTL olan bütçenin ,50 YTL kısmı harcanmış 6.631,50 YTL kısmın harcaması gerçekleşmemiştir. Bu gerçekleşmemede Maliye Bakanlığının uyguladığı 20% lik blokeden bazıları açılmış ve açılamayan 2.966,80 YTL kalmıştır. Bunun dışında kırtasiye alımları kaleminde 293,74 YTL, Girne Belediyesinin Mahkemelik olan bölgeye su faturası vermemesi nedeniyle su bedelinin ödenememesinden dolayı 355 YTL, Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti çalışmasının başlatılamaması ve Bakanlık tarafından tahsis edilen telefonun kullanım sorunu olmasından dolayı Telefon Abonelik ve Kullanım Ücretleri kaleminde 443,17 YTL, yer olmaması nedeniyle arşiv

18 malzemesi kabulü yapılmadığından dolayı Yük Taşıma Giderleri kaleminde 200 YTL, bina projesinin ihalesine çıkılmadığı ve personel alımına yetki alınamadığı için ilan verilmediğinden dolayı Đlan Giderleri kaleminde 800 YTL, kiralanan makinenin sahibinin ücret istememesinden dolayı Đş Makinesi Kiralama Giderleri kaleminde 320 YTL, Menkul Mal Alım Giderleri kalemlerinde 465,94 YTL ve Makine Teçhizat Bakım ve Onarım Giderleri kaleminde kalan 114,11 YTL alım için yetersiz kaldığından dolayı ve diğer kalemlerde kalan küçük rakamlar ise öngörünün gerçekleşmesine yetmemesi veya öngörünün gerçekleşmesinden fazla olması nedenleri ile harcanamamıştır. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri MĐLLĐ ARŞĐV VE ARAŞTIRMA DAĐRESĐ 2008 MALĐ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (YTL) TADĐL BÜTÇE (YTL) HARCANAN (YTL) 1 Personel Giderleri , ,17 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna , ,75 Devlet Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım , ,50 Giderleri 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler Sermaye Giderleri Sermaye Transferleri 8 Borç Verme 9 Yedek Ödenekler GENEL TOPLAM ,00 YTL ,42 YTL ,42 YTL B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet Bilgileri 1.1. Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin strateji planında yer alan hedeflerinin altında bulunan faaliyetlerden 2008 döneminde tamamlanmış olan çalışmalar: FAALĐYET TÜRÜ Faaliyet raporlarının düzenlenmesi; Çatı katında bulunan malzemenin ayıklanması; o Çatı katından indirilen gazete, dergi, basın bültenleri ve belgelerin ayıklama, düzenleme çalışması yapılmıştır.

19 Dairede bulunan Đngilizce dergi koleksiyonu yeni eklenenler ile ayıklama ve düzenleme çalışmasına alınarak, koleksiyon politikasına uymayan dergiler, Milli Kütüphane ve üniversite kütüphanelerine verilmek suretiyle imha edilmişlerdir. Mahkeme arşivi dosyalarının ayıklama işlemleri; Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişebilir hale getirilmesi Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin Strateji Planında yer alan hedeflerden gerçekleştirilmesi için çalışmalara başlanmış fakat henüz tamamlanmamış olan hedefler: Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi. - Bu faaliyet çerçevesinde ilk bölümün kaba ayrımı yapılarak basın bülteni ve özetleri ayrılmış, sınıflanmış ve kontrolleri yapılarak düzenleme ve fazlalıkların imhası işlemleri gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Çalışma halen devam etmektedir. Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi bu çalışma çerçevesinde Đdari bina üst katta bulunan 80 metre raf uzunluğuna sahip malzemenin 50 metrelik kısmı parça parça Özel Oda girişine taşınmış, kabaca temizlenmiş ve konularına göre ayrılarak raflara konmuştur. Çalışma devam etmektedir. Farklı yıllar içinden ve mahkeme arşivi içinden çıkan Mahkeme Dosyalarının yerlerine yerleştirilmesi işlemlerinin tamamlanması. Hedeflenen çalışma tamamlanmıştır. Ancak 1986 ve 1987 yılı mahkeme dosyalarının arkasında bir yığın geçmiş yıllara ait dosya bulunduğu için yeniden hedefe konulmuştur.. Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması. Çalışma başlatılmış 797 kitap kaydedilmiştir. Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; - Çalışma devam etmektedir. Vakıflara ait dosyaların tasniflerinin yapılması; - Çalışma devam etmektedir. Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Devlet sırrı ve gizlilik kodu konularında sonuç sağlanamadığı için hedefe ulaşılamamıştır. Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması. YDÜ ile protokol yapılarak onlardan gelen personel ile çalışma başlatılmıştır. Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. - Çalışma devam etmektedir. Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Çalışma devam etmektedir. Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. 3 adet 500 GB ve 1 adet 1 TB lık harici bellek sağlanmıştır. Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi.- Katalog kayıtlarının sunumu olarak tamamlanan çalışmanın içerik olarak da testlerine başlatılmış ancak hizmet verilmeye başlanmamıştır. Đngilizce kitapların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması; Đdari binada bulunan malzemelerin kayıt işlemlerinin yapılması; Böceklenmeye karşı ilaçlama yapılmıştır. Milli Arşiv Teşkilat Yasa tasarısı.

20 1.2. Stratejik Plan Dışında Yapılan Çalışmalara Đlişkin Bilgiler Ayıklama - Düzenleme dönemi Bütçe ve taslakları düzenlenerek listelenmiş ve kutulanmıştır. Bakanlar Kurulu Genel Sekreterliği nden dönemine ait önergeler gelmiş ve ayıklama düzenleme çalışması tamamlanmıştır. Basın özetleri ve basın bültenlerinin düzenlenmesine başlandı. CD koleksiyonda bulunan Đngilizce CD ler tekrar gözden geçirilmiş ve ek bilgilerle yeniden düzenlenmiştir. Cumhurbaşkanlığı, TC Elçiliği ve TAK tan her ay gazeteler alınmış, kaba tasnifi yapılmış ve Daire için 1 set yerel, 1 set Rum basını oluşturulmuştur. Girne Kaymakamlığı malzemesi konularına göre ayrılmıştır. GKRY bölgesinde yayınlanan gazeteler yer sıkışıklığı nedeniyle yeniden düzenlenmiştir. I No lu depoda yer alan 1988, 1989 ve 1990 yıllarına ait mahkeme dosyaları bulundukları yerlerden alınarak raflara taşınmıştır. Bu dosyaların arkasından çıkan malzeme ayıklanarak ilgili oldukları yerlere gönderilmiştir. Đdari bina üst katta bulunan mahkeme defterleri depoya taşınmaya ve taşınanlar temizlenerek konularına göre ayrılmaya başlanmıştır. II nolu depoda yer alan inşaat izni dosyalarının bir kısmının kontrolü yapılmış ve kuyu izni dosyalarının da kontrolüne başlanmıştır. Đngilizce kitap kataloğunun kontrol edilerek bilgisayar ortamına aktarılmasına devam edilmektedir. Koleksiyon politikasına uymayan adet Yunanca kitap YDÜ Büyük Kütüphanesine verilmiştir. Kuzey Kıbrıs ( ), Kıbrıs ( ), News Bulletin ve Northern Cyprus Monthly ( ) isimli eserler ayıklanarak düzenlenmiştir. Mahkeme dosyalarının aralardan çıkan yılı dosyaları yerlerine yerleştirilmiş, 1968 yılına ait olanlar yerleştirme için hazırlanmıştır. Bu çalışma sırasında dosyalar aralarından çıkan değişik yıllara ait ( ve ) mahkeme dosyalarının ayırımı ve yerlerine yerleştirilmesi yapılmıştır. Mehmet Ali Đzmen isimli araştırmacımızın bağışladığı malzemenin kaydı yapıldı. Resmi gazetelerin ve faaliyet raporlarının ayıklanması ve düzenlenmesi yapıldı. Rumca dergilerin kontrolleri yapılarak kutulara yerleştirildi. Rumca Resmi Gazete lerin yılları kontrol edildi. TAK tan alınan Resmi Gazeteler kontrol edilerek dairemizdeki setlerin eksikleri tamamlanmıştır. Türkçe kitap kaydı devam etmektedir. Uygun ortamda olmayan Tapu Defterleri düzenlendi. Yüz adet el yazması düzenlenmiş, bunların 45 adedinin temizliği yapılmıştır. Kopyalama 1 adet Mutasarrıflık defteri, 13 adet Osmanlıca gazete, 161 nolu Tapu Defteri ve 1881 yılı Nüfus Sayım Defteri nin 19 sayfasının çekimi yapılmıştır yıllarına ait Yüksek Mahkeme Kararları sayısal ortama aktarıldı yıllarına ait Blue Book lar sayısal ortama aktarıldı yılları arasını kapsayan döneme ait Cyprus Gazette ler sayısallaştırılmıştır. 2 adet sicil, 5 adet elyazması, 6 adet Report of Census ( ) kitabı sayısal ortama alınmıştır.

21 Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli kitap ve gazetelerden bölümler Đndus da sayısal ortama alınmıştır. Bakanlar Kurulu Genel Sekreterliğine ait bazı dosyalar sayısal ortama aktarılmıştır. Daireye bağış olarak getirilen kitapların sayısal ortamda listesi çıkarıldı. Federasyon dosyalarının listesi bilgisayara aktarıldı. Gazeteler ve dergilerin isimleri ile bazılarının çıkış süreleri yazılmıştır. Horia kai Polities tis Kiprou adlı kitabın sayısal ortama aktarılmasına devam edildi. Đmhaya ayrılan Rumca kitapların bilgisayarda listesinin hazırlanması tamamlamıştır. Đngilizce kitap kataloğunun kontrol edilerek bilgisayar ortamına aktarılmasına devam edilmektedir. Kıbrıs ta yayınlanan Osmanlıca gazetelerin haber indeksi stajyerler tarafından yazılmaya başlanmıştır. Nearhos Klerides in yazdığı Kıbrıs Köy ve Şehirleri isimli Rumca kitabın Türkçe çevirisi bilgisayara aktarılmaya başlanmıştır. YDÜ Büyük Kütüphanesi ile yapılan protokol çerçevesinde Yerel gazetelerin sayısal ortama alınmasına devam edilmiştir. YDÜ Büyük Kütüphanesi nden alınan KOHA Programına Rumca kitapların bibliyografik kimlikleri girilmeye başlanmıştır. Yeni alınan harici belleğe, sadece DVD lerde bulunan malzeme kopyalanarak çoğaltılmaya başlanmıştır. CD ve DVD koleksiyonu düzenlenmektedir. Yüksek Mahkeme ile yapılan sözlü antlaşma çerçevesinde Yasaları sayısal ortama aktarıldı. Araştırma ve Çeviri Çalışmaları Uluslararası Arşivcilik Konseyi nin (ICA) Mesleki Ahlak Kuralları (Code of Ethics) adlı eserinin Đngilizce den Türkçe ye çevirisi yapılmıştır. Hayvancılık Dairesi nin talebi üzerine Rum yönetiminin Balıkçılık Yasası ve altında hazırlanan tüzükleri Türkçe ye çevrilmiş ve CD olarak gönderilmiştir. Girne Polis Müdürlüğü nün talebi üzerine Girne Polis teşkilatı ve binası hakkında tarihsel araştırma yapılmıştır. Milli Kütüphane'den talep edilen Yunanca kitapların katalog bilgilerinin transkripsiyonları yapıldı. Dünyadaki arşivler ve araştırma merkezleri hakkında araştırmalar yapıldı. Mısır Kütüphanesinde bulunan hidiv eserler için araştırma yapıldı. Büyük han, Bedesten, Selimiye hakkında araştırma yapıldı. Historic Cyprus tan iki köyün çevirisi yapıldı Kıbrıs'ta izciliğin tarihi ile ilgili olarak talep edilen Yunanca metnin çevirisi yapıldı. Maliye Bakanlığı'ndan talep edilen Yunanca metnin çevirisi yapıldı. Hayvancılık dairesinden talep edilen Yunanca afişin çevirisi yapıldı. ICA stratejik direktiflerinin Đngilizce den çevirisi yapıldı. Đki araştırma talebi çerçevesinde Rumca ve Đngilizce gazeteler taranmıştır. Osmanlıca Defter-i Nüfuslar araştırmacı talepleri çerçevesinde taranmıştır. Girne Belediyesi talebi ile Rumca ve Đngilizce çeviri yapılmıştır. 16 araştırmacıya Osmanlıca, 4 araştırmacıya Rumca defter ve belge incelemesinde yardım edilmiştir. Bir vatandaşın verdiği Berat kopyasının transkripsiyonu yapılmıştır. Baf metropoliti Leontios un anıları incelenmeye başlandı.

22 Araştırmacı tarafından gelen talep doğrultusunda Matyat köyü ile ilgili bilgiler araştırılarak çevirisi yapılmıştır. Kurumların talep etmiş oldukları Bakanlar Kurulu Karar ve Önergeleri bulundu ve talep sahiplerine fakslandı. Đdari Đşler ve Bakım - Onarım Çalışmaları Đdari Đşler Depo yapımı ile ilgili projenin hazırlanması aşamasında Planlama Đnşaat Dairesi ile çalışıldı ve binanın yapılması hedeflenen alanın zemin etüdü yaptırıldı. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağı felsefesiyle hareket eden kurumumuz, 19 Mayıs TMK tarafından gelen talep doğrultusunda bir personelimizi okulun kütüphanesini düzenlendirmek için görevlendirmiştir. Bilgi ve belge yönetimi ile ilgili düzenlenen ÜNAK 08 etkinliğine katılınmıştır. Dairemizden 3 personel MEKB ile Personel Dairesinin düzenlediği bilgisayar kurslarına katılmış, 2 personel KOHA programı ile ilgili bilgi almak için iki gün YDÜ Büyük Kütüphanesinde eğitim almıştır. Ayrıca, YDÜ Büyük Kütüphanesi Kataloglama Koordinatörü Sayın Emre Karahasan dairemize gelerek 5 personelimize KOHA programı ile ilgili tazeleme ve yeni bilgiler konularında eğitim vermiştir. Daire personeli Aralık ayı boyunca Sivil Savunma tarafından düzenlenen kurslara katılmıştır. Dairemizin daha üst düzeyde güvenliğinin sağlanması için rapor hazırlanmış ve sağlanması düşünülen sistem için gerekli olan malzemenin teknik özelliklerinin neler olması konusunda araştırma yapılıp rapor hazırlanmıştır. Dairenin KamuNet üzerinden ADSL bağlantısı sağlanmıştır. Araştırmacı salonuna ve scan odasına birer bilgisayar daha eklenmiştir. Osmanlıca malzemenin kaydı için bilgisayar, masa ve sandalye temin edilmiştir. Gümrük ve Rüsumat Dairesi ne arşiv programı verildi, Dışişleri Bakanlığı arşivinin gelen ve giden evraklarının sayısal ortamda muhafazası ve erişilebilirliği için çalışma yapıldı arşiv programı verildi Tarım Bakanlığı Bakanlık arşivine gelen giden evraklar ile ilgili bilgisayar dosyası verilmiş, personele kullanımı ile ilgili bilgi verilmiştir. Ayrıca, gelen evrakların bilgisayara aktarımı ve erişim için düzenlenmesi ile ilgili bilgi verilmiştir. Sivil Havacılık Dairesine bağlı Ercan Havaalanı arşivi incelenmiş, belge ömür tespiti ve imha yöntemi konularında bilgi verilmiştir. Milli Arşiv Kurulu üç kez toplanarak çeşitli konularda 8 karar üretmiştir. Personel Kütüphane Haftası etkinlikleri çerçevesinde düzenlenen etkinliklere katılmıştır. T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden bir uzman gelmiş ve Standart Dosya Planlarının hazırlanması konusunda personelimize eğitim vermiştir. Teşkilat yasası ile ilgili yapılacak görüşme için şema çizildi. Teşkilat yasasında olmasını düşünülen pozisyonlar hakkında çalışma yapıldı. Türk Maarif Koleji 9. Sınıf öğrencileri dairemizi ziyaret etmişler ve dairemiz hakkında bilgi almışlardır. Üç personelin adaylık sürelerinin bitmesi nedeniyle Performans Değerlendirme Formları kapatılmış ve üç aylık yeni değerlendirme formu doldurulmuştur. Vakıflar Genel Müdürlüğünün önderliğinde gerçekleşen Şer-i Sicillerin çevirisi ve dublikasyonu çalışması sonucu oluşan dublikasyon malzemesi sağlanan yanmaz kasa ile dairemizde de muhafaza edilmeye başlanmıştır.

23 Dairemizde bulunan 19 adet Berat ın sergi amaçlı baskısı yaptırılmıştır. Bakım - Onarım Arızalanan telefon santralı, üç adet bilgisayar, su motoru,klimalar, çim makinesi ve resmi hizmet aracı tamir ettirilmiş tamiri aşamasında resmi hizmet aracının servisi de yaptırılmıştır. Arızalı arşiv kutuları tamir edilmiş ve kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Arka bahçede bulunan havuz temizlenip izolasyon yapılmıştır. Araç park yeri dozerle düzeltilerek çakıl döküldü. Bahçede budama yapılmış ve ağaçların köklerinin çapalanmasına başlanmıştır. Bahçe düzenlemesi için dozer getirildi. Kuru ağaç dalları toplatılarak atıldı. Bayrak direklerinin çürüyen kısımları ile patlayan su borusu tamir edildi. Bilgi Đşlem odası antistatik zemin kaplaması ile döşenmiştir. Fiber optik kablo gelişine yönelik kazı, yapım ve düzenleme çalışmaları yapılmış, bilgisayar alt yapısı, gelecek olan Fiber Optik kablo ve yeni alınan Rack Kabine göre yeniden organize edilmiştir. Binaların damları ve olukları temizlenmiş bazı kısımlara izolasyon yapılmıştır. Daire girişinde bulunan amblem yeniden boyanmıştır. Daire nin demirbaş sayımı yapılmıştır. Hizmet aracının muayenesi, servisleri ve tamirleri yaptırılmıştır. Đdari bina üst katına personelin uygun ortamda çalışabilmesi için klima alınmıştır. Đdari bina ve II nolu depoda raf düzenlemesi yapılmıştır. Đmhalık kitaplar ve gazeteler imhalık malzemenin konulduğu yere taşınmış ve bu yer tertiplenmiştir. Klimaların ısısının arşiv malzemesine zarar vermemesi için düzenleme yapılmıştır. Köpeklerin kulübesinin sık sık temizliği yapılmış, üç kez kene ilaçlaması ile yıllık aşıları yaptırılmıştır. Su motoru ve boruların tamiri ve bakımı yapılmıştır. Taşınan defterlerin kabaca temizlikleri yapıldı. Tüm binaların rutin iç temizliği, havalandırılması ve bakımı yapılmıştır. Vakıflar Genel Müdürlüğünde bulunan bir miktar malzeme ilaçlanmıştır. Yapılması hedeflenen depo için zemin etüdü amacıyla sondaj yapılmıştır. Yıpranmış kitaplardan 31 adedinin tamiri yapıldı. 4 adet cilt yapıldı Proje Bilgileri 2008 yılı içinde Arşiv Depo Projesi üzerinde çalışılmıştır. Planlama ve Đnşaat Dairesi yoğun çalışmaları arasında Nisan ayında başlatabildiği çizimleri Aralık ayında tamamlamış ve keşif raporlarını da sunmuştur. KamuNet ile dairenin fiber optik bağlantısı ve bunun için gerekli olan malzeme ve işçilik saptanarak gerekli malzeme alınmış, işler yapılmış sistem hazır hale getirilmiştir. Dairenin güvenliğinin artırılmasına yönelik kamera sistemleri projesi hazırlanmıştır. Đdari bina bakım onarımı için firmalar davet edilmiş keşif talep edilmiş ancak detaylı keşif talebimize yanıt gelmemiştir. Arşiv malzemesinin uygun şekilde muhafazası ve gelecek kuşaklara aktarılması için restorasyon malzemesi sağlanmasına yönelik araştırma yapılmış ve bulunan malzemenin alımı gerçekleştirilmiştir.

24 1.4 Sunulan Hizmet Bilgileri Kitap Dergi Gazete Defter Belge CD Yazma Dosya Toplam HĐZMETE SUNULAN MALZEMENĐN DAĞILIMI Belge 41% Yazma 1% CD 1% Dosya 0% Defter 2% Kitap 19% Gazete 27% Dergi 9% HĐZMET VERĐLEN ARAŞTIRMACI ÇĐZELGESĐ UYRUK CĐNSĐYET ÖĞRENĐM DURUMU KKTC TC Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans Lisans Üstü TOPLAM

25 IV- KURUMSAL KABĐLĐYET ve KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A- Üstünlükler -38 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, B- Zayıflıklar -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, bütçeden ayrılan ödeneklerin yıldan yıla azalması, -Malzeme sağlanacak, eğitilecek ve denetlenecek arşivlere uzak olunması, -Paydaşlardan ve ilgili kurumlardan geri bildirimlerin azlığı, - Görsel-işitsel cihazların kapasitesi, araçların yeterli sayıda olmaması ve yenilenmesi ve güncellenmesindeki zorluklar, -Bilimsel, sosyal ve kültürel etkinliklerinin istenen düzeyde olmaması, -Araştırma salonlarının yetersiz olması, -Arşivcilik alanında yeterli eğitimin verilememesi, -Bilgi ve belge yönetimiyle ilgili olarak arşiv çalışanları ve özel kuruluşlara yeterince danışmanlık / rehberlik hizmeti verilememesi, -Ulusal ve uluslararası ortak proje / çalışma / işbirliğinin azlığı, -Kırtasiyeciliğin bilgisayar ve internete rağmen sürmesi, -Personelin teşkilat yasası ile ilgili kaygısı, -Sivil toplum örgütleri ile yeterince işbirliği yapılamaması, C-Değerlendirme Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin dönemini kapsayan strateji planı bağlamında 2008 amaç ve hedefleri belirlenmiştir. Amaçlanan hedeflerden bir kısmının sonucuna varılmış, bazı hedefler yarım kalmış, bazısı için de çalışma başlatılamamıştır. Hedeflerin bir kısmının tamamlanamaması, personelin yıllık izinlerini kullanması veya rahatsızlığından dolayı işe gelememesi, düzenlenecek olan malzelemenin yerleştirilmesi için gerekli yerin olmaması (yer sıkıntısı), geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersiz olması, bazı işlerin uzman olmayan kişiler tarafından yerine getirilmesi, performans denetiminin olmaması, malzemeden kaynaklanan sağlık sorunlarının oluşması, personelde dönemsel motivasyon eksikliğinin meydana gelmesi ve internet ile aşırı ilgilenme nedenlerine bağlanmaktadır. Đnternet ve motivasyon düşüşü hakkında görüşmelere ve sözlü uyarılara rağmen motivasyon arzulanan seviyeye yükseltilememiştir. Ayıklama ve düzenleme işlerinin bitirilmesi hedefimiz, malzemenin muhafaza edilebileceği alanların yeterli olmaması nedeniyle gerçekleştirilememiştir. Bu nedenle kayıt işleri de amaçlanan düzeyde yapılamamıştır. Bunun dışında yapılması hedeflenen en önemli amaç Belge Yönetim Sistemi ile standartlaşmanın sağlanması ve kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaşmasıydı. Bu amacımıza bilgi birikimimizin yetersizliği nedeniyle

26 ulaşamadık, Mart ayında Türkiye den gelen uzmanın verdiği Standart Dosya Planlarının hazırlanması eğitimi, içeride yapılacak işlerin çokluğu nedeniyle dışarıya açılamamamız nedeniyle uygulamaya konamamıştır yılı içinde hazırlanan proje sayesinde ikinci sayısallaştırma cihazına kavuşmamıza karşın teknik personel olmadığı için çalışma çok yavaş ilerlemektedir. Personelimizin özverisi ve yapılan sözlü ortak çalışma protokolleri ile kopyalama işlemleri devam edebilmektedir. Araştırmacıların bilgiye erişimi konusunda internet sayfamıza bir takım yayınlar ve listeler koymakla beraber, YDÜ Büyük Kütüphanesi yardımı ile KOHA kütüphane programı sisteme dahil edilmiş, eğitimler alınmış ve Rumca kitapların kayıtları başlatılmıştır yılında Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yukarıda belirtilen zayıf yanlarını telafi etmeye çalışarak, Stratejik Planda belirtilen hedeflerin daha büyük bir kısmını yerine getirecektir. V- ÖNERĐ VE TEDBĐRLER Arşivcilik açısından ülkemizdeki en büyük sorunlardan bir tanesi Benden önce yapılanlar önemli değildir. anlayışıdır. Bu anlayış nedeniyle kurum kuruluşlara atanan sorumlu kişiden önce üretilen bilgi taşıyıcılar ambarlara aktarılmakta ve aktarma esnasında da erişim ve koruma için gereken önem verilmemektedir. Arşiv malzemesini koruma ve düzenleme amaçlı malzemenin (raf, kutu, düzenleme etiketleri) kullanılmaması nedeniyle belgeye istendiğinde ulaşılamaması ve yok edici etkenlerle (su baskını, toz, böcek ve kemirgen saldırıları vs.) karşı karşıya bırakılması söz konusu olmaktadır. Vatandaşın devlete, devletin de vatandaşına karşı yükümlülüklerini isbatlanır şekilde muhafaza etmek, devlet olma yükümlülüğünü yerine getirmektir. Ulaşılamayan bilgi nedeniyle bu yükümlülüğü yerine getirememe yanında ulaşılamayan bilginin tekrar oluşturulması gerekmekte bu da zaman, emek ve para kayıplarına yol açmaktadır. Đkinci sorun ise, bazı kurum ve kuruluşların arşiv malzemelerini kendilerinin muhafaza etme arzuları olması ve bu çerçevede yapılarında büyük arşiv alanları ayırmaları veya kapasiteli arşiv sistemleri alım yoluna gitmeleridir. Kuruluş amacı farklı dallarda hizmet sunmak olan kurum kuruluşların arşivlik malzemelerini muhafaza etme arzuları; gereksiz malzemelerin muhafazası yanında kopyalamaya neden olmakta (diğer kurum kuruluş arşivlerindeki benzer malzemenin tutulması) bu da muhafazası gereken malzemenin büyümesi ve ekstra yer ihtiyacı doğmasına, belgelerin yani bilgilerin dağınık yerlerde olması erişim sorunu yaşanmasına ve arşivcilik hizmetlerinin (belge muhafaza, bakım, koruma) yerine getirilememesine neden olarak mali yönden olduğu kadar belge yani bilgi kaybına da yol açarak manevi zararlar oluşturmaktadır. Üçüncü sorun, eleman sıkıntısıdır. Bu güne kadar mevcut personel ile ağırlıklı olarak ayıklama düzenleme çalışması yapılmıştır. Ancak geldiğimiz noktada bir yandan ayıklama düzenleme çalışmaları yapılırken bir yandan da; 1) kopyalama, 2) tasnif, 3) Belge Yönetim Sistemi çerçevesinde Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbitleri nin yapılması (ki bu işlem için kurum arşivlerinin bir bir gezilmesi gereklidir.), 4) e-belge ve e-arşiv oluşumu için gerekli hazırlıkların yapılması, 5) araştırma (kurum kuruluşların veya toplumun ihtiyaç duyduğu alanlarda rapor, makale veya kitap hazırlama çeviriler yapma) görevlerini yerine getirmeye çalışan daire bu görevleri yerine getirmekte zorlanmakta ve öncelikler sırasına dayanarak bazı görevleri yerine getirememe durumunda kalmaktadır.