18 Şubat 2014 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır

Transkript

1 GRUP COMDATA MESLEKÌ AHLAK KURALLARI 18 Şubat 2014 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır İçindekiler 1. Amaҫ Referanslar Yűkűmlűlűkler - Tanimlar Yükümlülükler Beyan EtÌk Ìlkeler Ve Ìtìbarin DeğerÌ Değerler Müşteriye yönelik Tutku İlişkilerde Şeffaflık İşbirliği ve Takım Çalışması Sonuçlara göre Kişilerin gelişimi Dinleme ve Sorumluluk Yönetmelìğìn Uygulanmasina daìr Yönetmeliğin Muhataplarının Yükümlülükleri Yönetmeliğin Üçüncü Kişiler açısından Bağlayıcılığı Referans, Uygulama ve Kontrol Yapıları Genel EtÌk Ìlkeler Dürüstlük ve Kukuka Uygunluk Profesyonellik Tarafsizlik Çıkar Çatışması Durumunda Doğruluk Gizlilik Faaliyet ve Bilgi Yönetiminde, İşlem Kayıtlarında ve Kontrol Edilebilirliğinde Şeffaflık ve Doğruluk Sözleşmelerin Müzakere ve İcra Edilmesinde Özen ve Hakkaniyet Adil Rekabet İşyeri İlişkilerinde İşbirliği ve Karşılıklı Saygı Üçüncü taraflarla Ìlişkiler İş Davranış Kriterleri Müşteriler ile İlişkiler Tedarikçiler ile İlişkiler Çalışanlarla İlişkiler Ticaret Kurumlar ile İlişkiler Sınai ve Fikri Mülkiyetin Korunması Kamu Ìdaresì Ìle Ìlìşkìler Kamu İdaresi ile İlişkiler Genel Yönetim Kriterleri Eşantiyonlar, Hediyeler ve Faydalar Siyasi Partiler Şeffaf Muhasebe ve iç Kontroller Pazara yönelik Şeffaflık Muhasebe Kayıtları Kara Para Aklama ile Mücadele Şirket Sermayesinin, Alacaklılar ve Pazarın Korunması Şirket Bildirimleri, Broşürler ve Raporlar Şirket Sermayesinin Bütünlüğü Şirketleri Düzenli İşleyişi Denetim Fonksiyonlarının Korunması Personel Politikaları İnsan Kaynakları Çalışanların Görevleri Bilgi Yönetimi Çıkar Çatışması Kurumsal Varlıkların Kullanılması Eşantiyonlar, Hediyeler ve Faydalar Bìlgìlerìn Korunmasi ve Gìzlìlìk Gizlilik Politikası Sağlık, Güvenlik ve Çevre Kanunlaştırma, Güncellemeler ve/veya Mesleki Ahlak Kurallarında Değişiklikler Yasa Etkinliği ve Ihlalinin Sonuçları Tarih: 2014/02/18 Sayfa 1 / 14

2 1. AMAҪ Comdata SpA Yönetim Kurulu tarafından oybirliğiyle onaylanan işbu belge, toplumun sorumluluğunu oluşturan suçların önlenmesine katkıda bulunmak için bu prensiplerde çalışan herkese gerekli bir dizi önlemleri getirmeyi sağlayan iş akışı esnasında tanınan ve uygulanan Group Comdata değerlerini temsil eder. 2. REFERANSLAR YŰKŰMLŰLŰKLER - TANIMLAR UNI EN ISO 9000:2005 UNI EN ISO 9001:2008 Kanun Hük. Karar. 231/2001 M.O.C. 2.1 Yükümlülükler Kalite yönetimi sistemleri - Temelleri ve Lugat Kalite yönetimi sistemleri - Gereksinimler Yurtdışında Denetlenenleri kapsayan olası haksız muameleler nedeniyle de İtalyan Lidere tatbik edilebilir olan şirket sorumluluğu konusundaki yasa Yurtdışında Denetlenenleri kapsayan olası haksız muameleler nedeniyle de İtalyan Lidere tatbik edilebilir olan şirket sorumluluğu konusundaki yasa gereğince Organizasyon, Yönetim ve Denetim Modeli İşbu belgeye taraf olan organizasyon birimleri, belgenin doğru şekilde uygulanmasından sorumludur. 3. BEYAN Comdata Grubu (metnin devamında kısaca Comdata ya da Grup olarak anılacaktır), şirket muhatapları ile, başka bir ifade ile destekleri Comdata nın misyonunun gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan ya da bu misyonun gerçekleşmesinden çıkarı bulunan kişi, kurum ve kuruluşlar ile bir güven ilişkisi tesis etmeyi ve sürdürmeyi amaçlar. Ortaklar, şirket yönetimi, çalışanlar, hizmet sunucuları, müşteriler, tedarikçiler ve iş ortakları gibi şirketin yönetilmesinde çıkarı bulunan kimseler şirket muhatapları olarak tanımlanmaktadır. Etik yönelim, mezkur güven ilişkisinin varlığı, Comdata nın kurumlar, ortaklar, müşteriler ve genelde faaliyet gösterdiği sivil ve ekonomik, ulusal ya da uluslararası çaplı ortam nezdinde sergilediği davranışların inandırıcılığı açısından temel bir değerdir. 4. ETÌK ÌLKELER VE ÌTÌBARIN DEĞERÌ İş ve faaliyetlerin yürütülmesi çerçevesinde etik olmayan davranışlar, Comdata ile elzem maddi olmayan bir kaynağı temsil eden şirket muhatapları arasındaki güven ilişkisini zedelemektedir. Bunun yanı sıra temel öneme sahip değerler çekirdeğinin uygulanması, Comdata nın itibarını artırmakta ve 2001 yılına ait 231 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameye (metnin devamında KHK 231/2001 olarak anılacaktır) göre Grup Şirketlerine sorumluluk yükleyebilecek olan suçların önlenmesine yönelik faaliyetlerin ilk aşamasını temsil etmektedir. Ahlak Yasası Modeller ve Comdata tarafından hazırlanmış olan protokollerin bir bölümünü teşkil eden bu yasa aşağıdakilerden oluşmaktadır: Şirket muhatapları ile ilişkileri düzenleyen genel etik ilkeleri; Şirket muhatapları nezdinde, etik olmayan davranış riskini önlemeye uygun davranış ilkeleri; Şirket sorumluluğu konusunda öngörülen suçların işlenmesini önlemeye açıkça yönelik olan davranış esaslarından; Mesleki Ahlak Kurallarının uygulanması, sürekli olarak geliştirilmesine yönelik kontrol sistemini ve buna bağlı ceza sistemini tarif eden uygulama mekanizmaları. Grup Şirketlerinin faaliyetlerine iştirak eden çalışan ve hizmetlilerin tamamı, işbu Mesleki Ahlak Kurallarını tanımak ve uygulanmasına aktif şekilde katkı sağlamakla mükelleftir. Comdata, Yönetmeliğin kullanıcılar arasındaki tanınmışlığını artırmayı, en uygun araçları kullanarak azami düzeyde yaymayı taahhüt eder. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 2 / 14

3 Yönetmelik aynı zamanda da Comdata nın iş ilişkisinde bulunduğu tüm muhatapların bilgisine sunulacak olup, ihtiva ettiği ilkeler doğrultusunda mezkur ilişkilere ilham vermek ve düzenlemek için kullanılacaktır. İşbu Mesleki Ahlak Kuralları, Alıcılar olarak tanımlanan Grup Şirketlerinin muhatapları açısından bağlayıcı nitelik taşımaktadır. 4.1 Değerler Değerler, müşteriler, mesai arkadaşları, hedeflenen sonuçlar ve çevre bağlamında Comdata çalışanlardan ve partnerlerinden beklenen günlük davranış şeklini tarif etmektedir Müşteriye yönelik Tutku Müşteri Memnuniyetine karşı sergilenen özen ile Müşterinin beklentilerini karşılayacak hizmetlerin sunulması, Comdata nın Şirket Vizyonunun temelini oluşturmaktadır. Faaliyet Kalitesinin değerlenmesi, verimlilik ve Müşteri memnuniyeti açısından önemli bir faktördür. Bunun yanı sıra, sunulan hizmetin geliştirilmesi aracı olarak Müşterinin geri bildirimlerinin toplanmasını, değerlendirilmesini ve yönetimini de kapsamaktadır İlişkilerde Şeffaflık Şirket ilişkileri açık ve basit kurallara dayanmaktadır: şeffaflık, adalet ve profesyonellik, sunulan hizmetlerin katma değerini artırmaya yönelik yegane ve etkin unsurları teşkil etmektedir. Huzurlu, profesyonel ve teşvik edici bir çalışma ortamını sağlamak, hedeflere ulaşabilmek adına asgari ve elzem şartı temsil etmektedir İşbirliği ve Takım Çalışması Comdata takım çalışması desteklemektedir ve teşvik etmektedir. Sonuçların başarısının tüm çalışanlara adil ve açık bir profesyonel katkısı bulunmaktadır. Mesai arkadaşları arasında sürekli işbirliği ve hedeflerin paylaşılması, faaliyetlere katılımı ve özeni, Müşterinin beklentilerine olan hassasiyeti teşvik eden ve güçlendiren pozitif bir şirket ortamının oluşturulması açısından temel öneme sahiptir Sonuçlara göre Kişilerin gelişimi Comdata, Ortaklardan, Müşterilerden, çalışanlardan, danışmanlardan, tedarikçilerden ve harici kurumlardan gelen tüm bilgi ve verilerin dikkatli ve eleştirisel şekilde dinlenmesine inanmaktadır. Dinleme inşaat ve Müşteri Memnuniyeti başarı için çok önemlidir. Işçi ve çalışanların sorumlulukları, kurumsal hedeflere ulaşılmasına katkıda ödüllendirici bir faktördür Dinleme ve Sorumluluk Comdata, Ortaklardan, Müşterilerden, çalışanlardan, danışmanlardan, tedarikçilerden ve harici kurumlardan gelen tüm bilgi ve verilerin dikkatli ve eleştirisel şekilde dinlenmesine inanmaktadır. Dinleme inşaat ve Müşteri Memnuniyeti başarı için çok önemlidir. Işçi ve çalışanların sorumlulukları, kurumsal hedeflere ulaşılmasına katkıda ödüllendirici bir faktördür. 5. YÖNETMELÌĞÌN UYGULANMASINA DAÌR Comdata, aşağıda sıralanan hususları garanti etmektedir: Yönetmeliğin şirket yöneticiler, çalışanlar ve iş ortakları nezdinde azami seviyede yaygınlaştırılması; Yönetmeliğin güncellemesi; Tarih: 2014/02/18 Sayfa 3 / 14

4 Yönetmeliğin ihlal edildiği yönünde kesin bulguların bulunması halinde kontrollerin yürütülmesi; İhlalin doğrulanması halinde uygun cezai müeyyidelerin uygulanması. 5.1 Yönetmeliğin Muhataplarının Yükümlülükleri Yönetmeliğin Muhataplarının tamamı, kendi sorumluluk alanları çerçevesinde, zikredilen ilkelere uymak ve uyulmasını sağlamakla mükelleftir. Özellikle de şirketin her mensubu, Yönetmelik hükümlerini bilmek ve aşağıda belirtilen hususları yerine getirmekle mükelleftir: Mezkur hükümlere aykırı davranışlardan kaçınmak; Yönetmeliğin uygulanmasına dair usuller ile ilgili tereddütlerin hasıl olması durumunda üstlerine ya da aşağıda tanımlanan Denetim organına başvurmak. 5.2 Yönetmeliğin Üçüncü Kişiler açısından Bağlayıcılığı Yönetmeliğin muhatapları olan tüm Comdata çalışanları ve partnerleri, yetkileri çerçevesinde, üçüncü kişileri kendilerini bağlayıcı olan Yönetmeliği içeriği hakkında bilgilendirmekle mükelleftir. 5.3 Referans, Uygulama ve Kontrol Yapıları Grup lideri Comdata Spa şirketi, etik kuralların etkinliğini ve uygulanmalarını izlemekle görevli bir Denetim Kurumu teşkil etmiştir. Denetim Kurumuna aşağıda sıralanan fonksiyonlar tevdi edilmiştir: Yönetmeliğin Alıcılar nezdinde bilinirliğini ve yaygınlığını teşvik etmek; Yönetmeliğin Alıcılar tarafından uygulanmasını takip etmek; Yönetmelikte yer alan ilke ve hükümleri ihlal edici davranış ve/veya eylemleri Denetim Kurumuna bildirmeleri halinde Alıcıların olası baskıdan, sindirme hareketlerinden ya da misillemelerden korumak; Bildirimleri incelemek ve doğruluklarını teyit etmek; Şirketin değişen realitesinde ve yasal mevzuatta meydana gelebilecek olası değişimler ışığında Yönetmeliğin güncellenmesine dair teklifleri hazırlamak ve bunları Yönetim Kuruluna sunmak. Asıl şirkete gönderebileceğiniz SB referansları aşağıda gösterilmektedir: Yönetmeliğe karşı potansiyel ya da fiili ihlallere dair ihbarlar; İhbar edilecek davranışların şüpheli ya da anlaşılması zor mevzuat ya da hükümlere uygunluğu hakkında meydana gelen tereddütlere dair açıklama talepleri: Denetim Kurumu Comdata SpA Adres: Via Kuliscioff 33 Milano 6. GENEL ETÌK ÌLKELER Comdata nın tüm faaliyetleri, Comdata nın faaliyetlerini icra etme sırasında muhatap olduğu müşterilere, çalışanlara, partnerlere, hissedarlara, ticari ve finansal ortaklara, kamu kurumlarına ve topluma karşı dürüstlük ve yasalara uygunluk, profesyonellik, tarafsızlık, doğruluk, gizlilik, şeffaflık, ihtimam çerçevesinde yürütülmelidir. Grup faaliyetlerinin referans etik değerleri teşkil eden bu ilkeler, işbu Yönetmelik çerçevesinde aşağıda belirtilen şekilde uygulanmaktadır. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 4 / 14

5 6.1 Dürüstlük ve Kukuka Uygunluk Comdata davranış şeffaflığın teşvik etmekte, grubun çıkarlarının hedeflenmesinin hiç bir surette dürüst olmayan davranışları meşru kılmayacağını beyan etmektedir. Tüm şirket yetkilileri, mesleki faaliyetlerini yerine getirirken, yürürlükteki yasalara ila mevzuatlara ve içtüzük ila mesleki ahlak kurallarına kesinlikle uymalıdır. 6.2 Profesyonellik Comdata nın tüm faaliyetleri, profesyonel gayret ve titizlikle, tam bir karşılıklı saygı ve işbirliği çerçevesinde yürütülmelidir. Yönetmeliklerin tüm muhatapları Comdata ya, yürütülen göreve uygun seviyede hizmet sağlamalıdır. 6.3 Tarafsizlik Comdata nın faaliyetlerini, personel ve üçüncü şahıslar ile olan ilişkileri düzenleyen kararlarda yaş, cinsiyet, kişisel ve sosyal şartlar, ırk, dil, milliyet, siyasi ve sendikal görüş, dini inanç temeline dayanan hiç bir ayrımcılık yapılamaz. 6.4 Çıkar Çatışması Durumunda Doğruluk Faaliyetlerin yürütülmesinde, her türlü şirket sürecine dahil olan kişilerin çıkar çatışmasına taraf oldukları durumlardan daima kaçınılmalıdır. Özellikle de, işgal edilen konumun Comdata nın çıkarları ile çatılan çıkarların temin edilmesi amacı ile kullanılmasından, Yönetmelik muhataplarının aile bireyleri ya da ortakları ile sözleşmelerin neticelendirilmesinden ya da pazarlıkların yürütülmesinden kaçınılmalıdır. 6.5 Gizlilik Comdata gizliliği, etik ilke olarak kabul etmektedir. Comdata elinde bulunan tüm bilgilerin gizliliğini sağlar ve yürürlükteki hukuk kurallarına açık ve bilgilendirilmiş rıza ve uyum durumları dışında üçüncü şahıslarla gizli veri paylaşımı talebinden kaçınacaktır. Faaliyetleri sırasında çalışanlar ve partnerler tarafından toplanan ya da işlenen bilgi, birikim ve veriler Comdata ya ve/veya Müşterilerine ait olup, amirin ve/veya Müşterinin açık rızası olmadan kullanılamaz, açıklanamaz ya da yayınlanamaz. Yönetmeliğin Muhatapları Comdata nın çıkarlarının gizliliğini korumak ve Grubun gizli bilgilerini kendi faaliyetlerinin icrası ile bağlı olmayan amaçlar çerçevesinde kullanmamakla mükelleftir. Şirketin üretim organizasyonu ve yöntemleri konusunda bilgi ifşa etmek ya da bu bilgilere zarar verecek şekilde kullanmak Kanunu'nun tüm alıcılarına yasaktır. Özellikle, gizliliğin yükümlülüğü satın alma ve geliştirme işlemleri ile ilgili bilgilere ilişkindir. Kazara da olsa bu bilgileri temin eden kimse gizliliği muhafaza etmek ve mezkur bilgiler ile kaynağını Yönetim Birimi İnsan Kaynaklarına bildirmekle mükelleftir. 6.6 Faaliyet ve Bilgi Yönetiminde, İşlem Kayıtlarında ve Kontrol Edilebilirliğinde Şeffaflık ve Doğruluk Genel olarak faaliyetlerin icra edilmesinde gerçekleştirilen tüm eylemler, işlemler, müzakereler ve davranışlar, yürürlükte bulunan mevzuat ve iç prosedürler çerçevesinde azami işletme doğruluğuna, Tarih: 2014/02/18 Sayfa 5 / 14

6 bilgilerin tam ve şeffaflığına, meşruiyete, muhasebe kayıtlarının açık ve doğruluğuna dayandırılmalı, kontrol edilebilir olmalıdır. Yönetmeliğin tüm Muhatapları eksiksiz, şeffaf, anlaşılabilir ve özenli bilgi vermekle mükellef olup, şirket muhataplarının ilgili çıkarların, alternatiflerin ve bunlara bağlı sonuçların farkında olarak özerk kararlar almalarını sağlamalıdır. Tüm eylem ve işlemler yeterince kaydedilmeli, karar, yetki ve uygulama sürecini doğrulamak mümkün olmalıdır. Her an için işlemin özelliklerini belgeleyebilecek kontrollerin gerçekleştirilebilmesine ve farklı sorumluluk seviyelerinin tespitine imkan verecek uygun belgelerin her işlem için hazır bulunması şarttır. 6.7 Sözleşmelerin Müzakere ve İcra Edilmesinde Özen ve Hakkaniyet Netilendirilecek sözleşmelerin tanzim edilmesinde Comdata, varlığı ve içeriği karşı tarafa da iletilecek olan işbu Yönetmelikle hükme bağlanan ilkelere uyacaktır. Üçüncü şahıslar ile akdedilen sözleşmeler ve görevlendirmeler, tarafların bilerek mutabık kaldığı hususlar çerçevesinde icra edilecektir. 6.8 Adil Rekabet Comdata adil rekabet değerini korumayı, aldatıcı ve hileli davranışlardan kaçınmayı amaçlanmıştır. Rakipler bir şirketin gelişimini belirleyecek tercihleri ve stratejileri düşünüp taşınmak için geliştirilen değişkenler birleşiminin parçasıdır. Bu nedenle, bu durum Mesleki Ahlak Kurallarının ilkelerini koruyarak, ele alınmalıdır. Bu amaçla, Comdata aşağıdaki temel kurallara uyan hakkını saklı tutan ulusal ve Topluluk mevzuatı tarafından onaylanmış adil rekabet ilkelerine bağlıdır: Fiyatlandırma, satış koşulları ve şartları, iş stratejileri ve pazarlama ile ilgili kararlar bağımsız bir şekilde piyasa koşulları, üretim maliyetleri ve Comdata stratejileri doğrultusunda alınmalıdır. Bu durumların bir Rakip ile tartışılması için hiçbir meşru sebep yoktur; Ticari davranışları ile Comdata nın faaliyet gösterdiği pazardaki serbest rekabet ortamını etkileyebilecek tedarikçiler ile sözleşme imzalanmamalıdır; Asıl ya da yegane amacı bir Rakibi engellemek olan davranışlar sergilenmemelidir; Bu tür bir ifşa gizlilik ve tarafsızlık yükümlülüklerini ihlal ediyorsa, asla eski işveren, müşteri ya da iş ortakları hakkında bilgi edinmek için çalışanlarımıza soru sormayın. 6.9 İşyeri İlişkilerinde İşbirliği ve Karşılıklı Saygı Comdata mevcut düzenlemelere göre istihdam sözleşmelerini, idareyi ve işbirliğini sürdürür ve sona erdirir. İşçiler ve çalışanlar arasındaki her düzeydeki ilişki, tarafsızlık, işbirliği, sadakat ve karşılıklı saygı ilkelerine dayalı olmalıdır. 7. ÜÇÜNCÜ TARAFLARLA ÌLIŞKILER 7.1 İş Davranış Kriterleri Comdata tarafından tesis edilen ilişkiler sadakat, doğruluk, şeffaflık, verimlilik ve piyasanın açıklık ilkelerine dayandırılmaktadır: bu ilkelere, Grup nam ve hesabına ya da çıkarına üçüncü kişiler ile iş ilişkisi tesis edecek olan herkes - personel ya da partner - uymalıdır. Rüşvet, kayırma, hile, dorudan ve/veya üçüncü kişiler aracılığı ile talepte bulunma, kendi ya da başkaları adına şahsi ya da kariyer kolaylıkları talep etme kesinlikle yasaktır. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 6 / 14

7 Özellikle, Yönetmeli Muhatapları açısından mutlak surette yasak olan hususlar: Tedarik etmekle yükümlü olunan faaliyetlerin icra edilmesi ya da edilmemesi için her türlü karşılığın ya da faydanın sağlanması ya da kabul edilmesi; Olağan düşük değerli eşantiyonlar hariç olmak üzere, doğrudan ya da dolaylı şekilde hediye, eşantiyon, konaklama hizmeti sağlamak ya da kabul etmek. Olağan nezaket kuralları ile bağdaşmayan hediye ya da sair faydaları kabul eden şirket personeli, bahse konu hediye ya da faydayı reddetmek için gerekli olan tüm girişimlerde bulunmak ve durumu Denetim Kurumuna bildirmekle mükelleftir. 7.2 Müşteriler ile İlişkiler Comdata, adil rekabeti koruyan tüm kurallara uygun olarak, rekabet koşullarında kaliteli ürün ve hizmet sunmak sureti ile pazardaki iş başarısını sürdürmektedir. Bu Mesleki Ahlak Kurallarının Muhataplarının yükümlülükleri: Müşteriler ile ilişkilerin yönetilmesinde iç prosedürleri izlemek; Sözleşme hükümlerinin sınırları çerçevesinde, Müşterilerin makul beklentilerini karşılayacak yüksek kalitede ürün ve hizmet sağlar; Müşterinin bilinçli kararlar vermesini sağlamak amacı ile sunulan hizmet ve ürünler hakkında detaylı, doğru ve eksiksiz bilgi vermek. 7.3 Tedarikçiler ile İlişkiler İhale, satın alma ve genelde mal ve/veya hizmet tedariki ilişkilerinde Yönetmelik Muhataplarının yükümlülükleri: Seçim ve tedarikçi ilişkileri yönetimi için şirket içi kurallara uyun, Comdata için tedarikte bulunacak herhangi bir tedarikçiyi engellemeyin; Şeffaf bir şekilde, seçim objektif değerlendirme kriterleri alınacak; En sıkı iş uygulamaları doğrultusunda, tedarikçilerle mutabakat ve diyalog çerçevesinde adalet ilkeleri ve iyi niyetle yönlendirilir. 7.4 Çalışanlarla İlişkiler II Mesleki Ahlak Kuralları, aynı uygulanabilir bölümlere bağlanmış olan çalışanlarının dikkatine sunulur. Comdata sadece sözleşmede belirtilen performansla orantılı olarak ödeme yapar ve ayrıca ödeme uygun bir şekilde hazırlanmış ve usulüne göre kaydedilmiş gerekli belgelerle (fatura vb.) desteklenmelidir. Ödemeler hiçbir zaman sözleşmedeki tarafların haricindeki bir kişiye veya üçüncü bir ülkeye yapılamaz. 7.5 Ticaret Kurumlar ile İlişkiler Comdata adına ya da yerine ister bilimsel, kültürel isterse de endüstriyel olarak aynı Comdata komitelerine çalışanların veya işçilerin katılımı, şirket iç prosedürlerine uygun olarak üst yönetim tarafından yetkilendirilmiş olmalıdır. 7.6 Sınai ve Fikri Mülkiyetin Korunması Comdata ticari markalar, patentler ve telif hakkı ile ilgili yasalara saygılıdır. Bu nedenle değiştirilmiş ya da sahte markaların ürünlerinin ve/veya yarı mamullerin kullanımına ve bununla birlikte halihazırda üçüncü taraflarca patentlenmiş ürünlerin veya menşei, kaynağı ve kalitesi hakkında yanlış bilgi veren Comdata nın üzerinde hiçbir telif hakkı olmadığı ürünlerin geliştirilmesine, pazarlanmasına ve dağıtılmasına izin verilmemektedir. Fikri mülkiyetin korunması birincil öneme sahiptir ve bu nedenle Tarih: 2014/02/18 Sayfa 7 / 14

8 herhangi bir kullanımı için, herhangi bir şekilde, herhangi bir amaçla, herhangi bir yetkisiz dağıtımı, çoğaltılması, kullanılması, satışı yasaktır. 8. KAMU ÌDARESÌ ÌLE ÌLÌŞKÌLER 8.1 Kamu İdaresi ile İlişkiler Genel Yönetim Kriterleri Görevlerinin yürütülmesinde Muhataplar, Grup içindeki ve dışındaki ilişkilerin tamamında, bazıları aşağıda sıralanmış olan ulusal ve uluslararası rüşvetle mücadele mevzuatı çerçevesinde, en yüksek seviyede ahlaki bütünlük standartlarına uymayı, daima şeffaflığa ve dürüstlük, doğruluk ve iyi niyet değerlerine uygun davranışlar sergilemeyi taahhüt eder, Uluslararası ticari işlemlerde yabancı kamu görevlilerine rüşvet verme ile mücadeleye dair OECD Sözleşmesi, Avrupa Konseyi Strasbourg Sözleşmesi; Merida BM Sözleşmesi; İtalyan 231/2001 sayılı KHK, ABD de yayınlanan Foreign Corrupt Practices Act "FCPA"; Birleşik Krallık ta yayınlanan UK Bribery Act; Bu husustaki benzer ulusal yönetmelikler. Yönetmeliğin Muhatapları, kendi ya da Comdata ile çalışan kişiler adına çıkar ya da avantaj sağlamaya yönelik davranışları sergilemekten ya da sergilemeye çalışmaktan kaçınmalıdır. İşbu Yönetmelik çerçevesinde Kamu İdaresi terimi ile, İtalya da ve/veya yurt dışında bir kamu hizmeti görevlisi ya da yöneticisi sıfatı ile hareket eden herhangi bir kamu kuruluşu, idari ajans, gerçek ya da tüzel kişi kastedilmektedir. Kamu İdaresi ile herhangi bir iş görüşmesinin, talebin ya da ilişkinin söz konusu olması durumunda görevli personel, Kamu İdaresi nam ve hesabına müzakerede bulunan ya da karar alan yetkililer dahil olmak üzere karşı tarafın kararlarını usulsüz şekilde etkilemeye çalışmamalıdır. 8.2 Eşantiyonlar, Hediyeler ve Faydalar Yukarıda sıralanan davranış kriterleri ile ilgili olarak, Kamu İdaresine ait bir kararın ya da bir icraatın oluşması, hızlandırılması ya da ödüllendirilmesi amacı ile Kamu İdaresine, Kamu İdaresi nam ve hesabına ya da buna bağlı olarak hareket eden gerçek ve tüzel kişilere, bu kişilerin akrabalarına doğrudan ya da aracılar vasıtası ile eşantiyon, hediye ya da faydaların verilmesi, vaat edilmesi ya da teklif edilmesi veya aynı şahıslar üzerinde meşru olmayan baskıların kurulması kesinlikle yasaktır. Aynı şekilde, bir hukuk, cezai ya da idari sürecin bir kısmının teşvik edilmesi ya da zarar verilmesi için benzeri davranışlarda bulunmak, bu şekilde Comdata ya dolaylı ya da doğrudan fayda sağlamak kesinlikle yasaktır. Şayet şirket temsilcileri Kamu İdaresi tarafından yani şubelerde ya da bu Kamu İdaresi için çalışan gerçek ya da tüzel kişiler tarafından herhangi bir açık veya üstü kapalı menfaat talepleri alırlar ise, derhal her türlü ilişkiyi kesmeli ve Yurtdışında Denetlenenleri kapsayan olası haksız muameleler nedeniyle de İtalyan Lidere tatbik edilebilir olan şirket sorumluluğu konusundaki yasa gereğince Düzenleyiciyi bilgilendirmelidir. İşbu Yönetmeliğin Muhatapları, farklı ekonomik ya da hukuki vs. kisveler altında işbu mevzuatın yasakladığı amaçların aynısını güden değişik yardım ya da katkı şekillerine başvurmak sureti ile yukarıda hükme bağlanan hususları ihlal etmemelidir. Yukarıda zikredilen hükümler, olağan ve mantıklı temsil harcamalarına ya da ilişkiler çerçevesindeki normal uygulamalara uyan mütevazi değere sahip eşantiyonlara uygulanmaz. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 8 / 14

9 8.3 Siyasi Partiler Comdata siyasi katılımı sınırlamakta ve hükümet yetkilileri ile ilişkileri düzenlemektedir. Muhataplar, Comdata nam ve hesabına siyasi partileri alenen destekleyemez, seçim kampanyalarına katılamaz. 9. ŞEFFAF MUHASEBE VE IÇ KONTROLLER 9.1 Pazara yönelik Şeffaflık Comdata, şirket hakkında bilgilendirmelerin hem mevzuata uygunluk hem de iletişim içerikleri ve şekilleri açısından tam bir şeffaflık içinde gerçekleşmesini sağlayarak kendi misyon hedeflerine ulaşmayı amaçlamaktadır. 9.2 Muhasebe Kayıtları Muhasebe değerlendirme ve yönetim faaliyetleri açısından, ilgili kayıtlara ait temel bilgilerin iletilmesinde gerçeklik, doğruluk ve bütünlük ilkeleri geçerlidir Hesapların değerlendirilmesi ve yönetimi bakımı. Çalışan ve partnerleri gibi Comdata da, idari olayların muhasebe kayıtlarına doğru ve vakit kaybetmeden temsil edilmesi için aktif çaba sergilemektedir. Her işlem kayıt altına alınmalı, muhasebe işlemlerinin ve kayıt altına alınan olayın detaylı şekilde anlaşılması için destekleyici belgeler ile donatılmalıdır. Her kayıt, destekleyici belgelerde yer alan bilgileri aynen yansıtmalıdır. Çalışanlar ve partnerler, belgelere kolayca erişilebilmesi ve mantıklı kriterlere göre düzenlenmesi için katkı sağlamakla mükelleftir. Muhasebe kayıtlarının dayandırıldığı belgelerde ya da muhasebe işlemlerinde eksiklik, sahtecilik ya da ihmal bulunduğunu bilen Comdata çalışanları, kendi görevleri çerçevesinde tespit etmiş oldukları hususları Denetleme Organına bildirmekle mükelleftir. 9.3 Kara Para Aklama ile Mücadele Comdata çalışanları ve partnerleri, ticari işlemlerde şeffaflığı ve dürüstlüğün temin edilmesi için gerekli olan tüm araçları ve tedbirleri almakla mükelleftir. Özellikle: Nakit ödemeler/tahsilatlar yapılmamalı; Comdata ekonomik / mali çıkarlarını takip eden hizmet şirketleri ve/veya gerçek kişilere tevdi edilen görevler yazılı olarak düzenlenmeli, içeriği ve mutabık kalınan ekonomik koşulları belirtilmelidir; İlgili birimler muhataplara yapılan ödemelerin düzenli olmasını temin etmeli, siparişin hamili olan kişi ile ödemeleri tahsil eden kişinin aynı olmasına dikkat etmelidir; Grup şirketleri ile olan ilişkileri konu alan mali hareketler (ödemeler/grup içi işlemler) kontrol edilmelidir; Teklif değerlendirme kriterleri tespit edilmelidir; Tedarikçilerin ve iş ortaklarının ticari/profesyonel güvenirliği ile ilgili olarak, doğru durum tespiti için gerekli olan bilgilerin tamamı talep edilmeli ve temin edilmelidir. 10. ŞIRKET SERMAYESININ, ALACAKLILAR VE PAZARIN KORUNMASI Comdata nın icraatını etik olarak tanımlayan ve itibarının ile güvenilirliğinin gelişmesine katkı sağlayan ana hususlardan bir tanesi, şirket sermayesinin bütünlüğünü, Grup ile ilişki tesis eden alacaklıların ve Tarih: 2014/02/18 Sayfa 9 / 14

10 üçüncü şahısların korunmasını, pazarın olağan gidişatının düzenlenmesini ve genelde ekonomik ve mali yönden Comdata nın faaliyetlerinin şeffaflığını ve doğruluğunu garanti edilmesini amaçlayan davranış ilkelerine uyulmasıdır. Bu değerler, suç teşkil eden örneklerin aynı Gruba ait Şirketlerin menfaatinde ya da yararında gerçekleştiği, sorumluluk kaynakları teşkil edebilen cezai yönetmelikler tarafından da korunmaktadır. Comdata, bu nedenle, Yurtdışında Denetlenenleri kapsayan olası haksız muameleler nedeniyle de İtalyan Lidere tatbik edilebilir olan şirket sorumluluğu konusundaki yasa tarafından öngörülen suçların işlenmesini önleme amacıyla da, yukarıda sözü edilen değerlerin korunmasına yönelik davranış esaslarının yayılmasını ve bunlara riayet edilmesini sağlamayı amaçlamaktadır. Bu amaçla, şirket mensuplarının aşağıda belirtilen davranışlarda bulunması yasaklanmıştır: İşletme yararına suçların entegrasyonunu sağlayacak şekilde davranışların yerine getirilmesine ya da ekonomik-mali suçların işlenmesine ortak olmak ya da sebebiyet vermek; Her ne kadar yukarıda zikredilen suç tarifini dahil olmasalar dahi, böyle bir potansiyele sahip olabilecek davranışlar sergilemek, işbirliğinde bulunmak ya da sebep olmak. Belirtilen etik değerlerin şirket faaliyetleri çerçevesinde somut şekilde korunması ile suçların önlenmesi, ilgili şirket prosedürlerinin de dayandırıldığı ve aşağıda izah edilen davranış ilkelerine uyumakla mümkündür Şirket Bildirimleri, Broşürler ve Raporlar Bilançonun ve yasaların ortaklara ya da kamuya yönelik şirket bildirimlerinin oluşturulması, Grubun ekonomik, mali ve mal varlığı durumunun doğru ve eksiksiz şekilde izah edilmesi amacını güden faaliyetlerin tamamında Comdata nın tüm şirket yetkilileri ve çalışanları, yasal mevzuat ve iç şirket prosedürlerine uygun olarak, dürüst, şeffaf ve işbirlikçi bir tutum sergilemekle mükelleftir. Bu amaçla, şirket bildirimleri terimi ile yasaların öngördüğü ve ortaklara ya da kamuya yönelik olan bildirimler anlaşılmalıdır Şirket Sermayesinin Bütünlüğü Alacaklıların ve genelde üçüncü kişilerin teminatlarını zedelememek adına Comdata nın tüm şirket yetkilileri ve çalışanları, şirket sermayesinin bütünlüğünü ve etkinliğini korumaya yönelik yasaları harfiyen uygulamakla, bu normlara dayanan şirket iç prosedürlerine uygun şekilde hareket etmekle mükelleftir Şirketleri Düzenli İşleyişi Yasalarla öngörülen her türlü kontrol şeklini, genel kurul iradesinin hür ve doğru şekilde tecelli etmesini temin ve teşvik etmek sureti ile Comdata, Grup Şirketlerinin ve şirket organlarının düzenli şekilde işlemesini garanti eder. Bu amaçla, işbu Yönetmeliği muhataplarının aşağıda belirtilen faaliyetlerde bulunması yasaktır: Belgelerin saklanması ya da engel teşkil edebilecek her türlü hileli aracın kullanılması sureti ile, Murakıplar Kurulunun ya da Denetim Şirketinin kontrol ve denetim faaliyetlerinin fiilen gerçekleşmesine imkan vermeyecek davranışlarda bulunmak; Kurul iradesinin oluşmasını engelleyecek hileli ya da sahte eylemler aracılığı ile Genel Kurulun kararlarını etkilemek ya da içeriklerini yönlendirmek Denetim Fonksiyonlarının Korunması Comdata, Grubun faaliyet gösterdiği sektörlerde denetim görevini yürüten Kamu Makamlarının görevlerini icra etmelerine engel olacak eylem ya da ihmallerin meydana gelmesine izin vermez. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 10 / 14

11 Bu amaçla, şirket yetkililerinin tamamına yasa ve yönetmelikler ile kamu denetim makamlarına yapılması gereken bildirimlerin zamanında yapılması hususunda talimat verilmiş olup, bahse konu makamların görevlerinin engellenmemesi hususunda uyarılmıştır. 11. PERSONEL POLITIKALARI 11.1 İnsan Kaynakları İnsan kaynakları, bir şirketin varlığı, gelişimi ve başarısı için önemli bir faktörü temsil eder. Comdata çalıştıkları ortamda tüm enerji ve yaratıcılıklarını yansıtmak, ticari hedeflere ulaşmak, kişiliklerini ve şirketin önemli değerlerine dönüştürmek için çalışanlarının becerilerini ve kabiliyetlerini geliştirmeyi amaçlar. Comdata işçilerinin ve çalışanlarının, şirketin iç tüzüğünü ve yönetmeliklerini belirli sağlayıcı türleri için kararlaştıran bu Yasa'da yer alan davranış standartlarına uyması gerekir. Özellikle, tüm işçiler ve çalışanlar görevlerini ifasında tarafsızlık, iyi niyet ve çalışkanlık konusunda hukuk yükümlülüklerine tabidir Çalışanların Görevleri Çalışanlar ve ortaklar, sözleşmede uygun görülen tüm zorunluluklara ve Mesleki Ahlak Kurallarınca tanınan kurallara veya gereken hizmetleri garanti eden diğer şirket ilişkilerine sadık kalmalıdır. Ayrıca, işçilerin ve çalışanların gerçekleştirdikleri faaliyetlerle alakalı olarak Comdata nın çıkarlarına ve/veya imajına zarar verebilecek durumlara sebebiyet vermemek adına en uygun değerlendirmeleri yapmaları gerekmektedir Bilgi Yönetimi İşçi ve/veya çalışan gizliliği korumak için bilgi bütünlüğünü, gizliliğini ve kullanılabilirliğini sağlamak için kurumsal politikaların farkında olmalı ve uygulamalıdır. İş arkadaşlarının, yöneticilerinin ya da diğer şahısların aynı şeyleri yapmasına izin veren sade bir dil, hedef ve kapsam kullanarak belgelerini hazırlamalıdır. Şirket güvenlik politikalarınca müsaade edilen amaçlar dışında bilgisayar kaynaklarının açıkça kullanılması yasaktır. Özellikle, aşağıdakiler yasaktır: Bilgisayar veya telekomünikasyon sistemine yetkisiz erişim; telekomünikasyon sistemlerine veya bilgisayarlara yetkili ve yetkisiz erişim kodlarının ifşası; bilgisayar veya telekomünikasyon sistemini bozmak veya sekteye uğratmak için tasarlanmış ekipman, cihaz veya programların dağılımı; Bilgisayarların veya elektronik iletişimlerin durdurma, engelleme ve kesintileri; Bilgi, veri ve bilgisayar programları ile bilişim ya da iletişim sistemlerine zarar verilmesi. Comdata yazılım açıkça ruhsatlı veya ruhsatsız veya yasadışı kökenli değil kullanılmasını engeller Çıkar Çatışması Comdata çalışanı, önceki paragraflarda öngörüldüğü üzere çıkar çatışmasına neden olabilecek durumlardan kaçınmalıdır. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 11 / 14

12 Çıkar çatışmasının meydana gelebileceği şüphesinin bulunduğu hallerde dahi çalışan durumu, her seferinde gerekli değerlendirmeleri yapacak olan kendi amirine ve/veya İnsan Hakları Bölge Müdürüne iletmekle mükelleftir Kurumsal Varlıkların Kullanılması Şirketin varlıklarını kullanan her işçi ya da çalışan: Gayretli olmalı; Kullanımlarına uyum sağlamalı ve prosedürler çerçevesinde davranışlarından sorumlu olmalı; Gereken veya talep edilen belgelerin kullanımında duyarlı olunmalı; Aksi bir durumda şirket çıkarlarıyla ters düşüleceğinden, hasara veya etkinliğinde azalmaya yol açabilecek yanlış kullanımdan kaçınmalıdır. Bilhassa bilgisayar uygulamalarından yararlanırken, her çalışanın İnternet ve şirket e-posta kullanımlarında iç yönetmeliğe riayet etmesi gerekmektedir Eşantiyonlar, Hediyeler ve Faydalar Normal iş uygulamalarına ya da nezakete bağlı olarak takdir veya hediyelere izin verilmez. 12. BÌLGÌLERÌN KORUNMASI VE GÌZLÌLÌK 12.1 Gizlilik Politikası Yürürlükteki mevzuata göre gizlilik ve kişisel kimlik açısından tüzel kişilerin ve şirketlerin kişisel verilerine yapılan muamele saygı, bireysel özgürlük ve insan haysiyeti çerçevesinde olacaktır. Yasaların öngördüğü haller haricinde, ilgili tarafların rızası olmadan Comdata, kendi çalışanlarına, iş ortaklarına ve üçüncü şahıslara ait olan ve faaliyetlerin yürütülmesi esnasında üretilen ya da temin edilen bilgileri yaymamayı, bahse konu bilgilerin usulsüz şekilde kullanmamayı taahhüt eder. Şirket yetkililerinin gizliliği hakkı, şirketin talep edebileceği bilgileri tanımlayan standarda ve buna dair kullanım ve muhafaza usullerine dayanmaktadır. Fikirlere, tercihlere, kişisel zevkler ve özel yaşama tahkikat yapılmayacaktır. Yasalarda belirtilen durumlar dışında, ön muvafakat olmadan kişisel bilgilerin ifşa etmek / yaymak da yasaktır. Comdata, gizliliği koruma kanunları çerçevesinde her kişi ile ilgili izleme prosedürlerini düzenlemek amacıyla adımlar atmıştır. 13. SAĞLIK, GÜVENLIK VE ÇEVRE Comdata, çalışma koşullarını düzenleyen ilgili mevzuata uygun olarak faaliyetlerini tatbik etmektedir. Faaliyetleri çerçevesinde Comdata, işveren ve şirket hiyerarşisi aracılığı ile risk farkındalığını geliştirmek ve çalışanların, iş ortaklarının ve müşterilerin emniyetini ve sağlığını garanti ederek tüm kaynakları kullanmak sureti ile emniyet kültürünü yayma yönünde çaba sarf etmektedir. Bu nedenlerle Comdata, çevrenin korunması, muhafaza edilmesi ve etkilerinin azaltılması konulu yürürlükte olan mevzuata uymakta, emniyet ve güvenliği temin edici teknik ve organizasyon araçlarını kullanmakta, gerekli olan bilumum bilgi ve ekonomik kaynakları hiyerarşilerin hizmetine sunmaktadır. Comdata çalışanları ve iş ortakları, kendi görevleri dahilinde, risklerin önlenmesine, kendilerine, meslektaşlarına ve üçüncü şahıslara ait sağlık ve emniyetin korunmasına katkı sağlamakla mükelleftir. Comdata, risklerin değerlendirilmesi prosedürlerinin uygulandığının kontrolüne yönelik spesifik bir kurumsal model kullanmakta, buna dair belgeyi tanzim etmekte, güncellenmesini ve uygulanmasını temin etmektedir. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 12 / 14

13 Grup ayrıca, sürdürülebilir kalkınmayı ve çevrenin korunmasını garanti edebilecek faaliyetleri teşvik etmekte, çevresel ve sosyal fayda sağlayan ürün ve hizmetlerde yenilikçi gelişmeleri desteklemektedir. Bu bağlamda işbu Etik Yönetmeliğin Muhatapları, sürdürülebilir küresel gelişim ve biyo-çeşitliliğin muhafaza edilmesi konularında derinlemesine bilgi sahibi olmalı, günlük hayatlarında, işyerinde ve şirket bünyesinde bu yönde girişimlerde bulunmalı, çevrenin korunmasına yönelik olarak başlatılan proje ve eylemlerde rol almalıdır. 14. KANUNLAŞTIRMA, GÜNCELLEMELER VE/VEYA MESLEKI AHLAK KURALLARINDA DEĞIŞIKLIKLER İşbu Mesleki Ahlak Kuralları, Ana Şirketin Yönetim Kurulu tarafından 18 Şubat 2014 tarihinde derhal yürürlüğe girecek şekilde tatbik edilmiştir. Comdata, etkili ve uygun araçlar ile Mesleki Ahlak Kuralları nda yer alan ilkeleri tüm alıcılara bildirme amacına bağlıdır. Mesleki Ahlak Kuralları na yapılan her güncelleme, tadil veya ilave, kılavuz görevi gördüğü yerlerde bağlamdaki değişiklikler ve gelişimler için etkinliğini ve cevaplanabilirliğini güvence altına alır. Gerekli olabilecek güncellemelerin ve/veya ilave tadillerin Yönetim Kurulu tarafından onaylanması gerekmektedir. 15. YASA ETKINLIĞI VE IHLALININ SONUÇLARI Yasa hükümleriyle uyum, işçilere istinaden akitten doğan yükümlülüklerin ve sanat etkisinin önemli bir kısmıdır. Medeni Kanunu madde Yasa hükümlerinin ihlali, sanat tarafından sağlanan prosedürler gereğince istihdamın asli vecibesine uymamayı veya disiplin suçunu teşkil eder. 7. İşçi Statüsü, tüm yasal sonuçlarıyla, istihdam ilişkisini sürdürmek ve oradan doğan hasarlar için tazminat sonucunu doğurabilir. Etik Yönetmelik kurallarının çalışanlar, iş ortakları, danışmanlar, tedarikçiler, sözleşme akdedilmiş taraflar ve geçici de olsa Comdata ile ortak hedeflere ulaşmak amacı ile ilişki tesis etmiş olan gerçek ya da tüzel kişiler tarafından ihlal edilmesi, ilişkinin fesih edilmesi için yeterli neden teşkil etmektedir. Tarih: 2014/02/18 Sayfa 13 / 14

14 Bireysel Taahhüt Beyanı Aşağıda imzası bulunan, doğum yeri ve ikamet eden, Comdata nın Mesleki Ahlak Kuralları nın bir kopyasını aldığını ve içinde yer alan hükümlerin farkında olduğunu beyan eder. Ayrıca iş arkadaşları ve ortakları arasında uyumu ve saygıyı teşvik etmeyi görev edinir., [Yer] [Tarih] [İmza] Tarih: 2014/02/18 Sayfa 14 / 14