PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI 2014 Yılı Faaliyet Raporu

Transkript

1 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI 2014 Yılı Faaliyet Raporu

2 İÇİNDEKİLER BİRİM AMİRİNİN SUNUŞU GENEL BİLGİLER..4 A- Misyon ve Vizyon 4 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar.4 C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Bütçe Uygulamaları.6 3- Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi AMAÇ ve HEDEFLER.15 A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler 16 B- Zayıflıklar.16 C- Değerlendirme ÖNERİ VE TEDBİRLER İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 17

3 BİRİM AMİRİNİN SUNUŞU Personel Daire Başkanlığı birimimiz; Daire Başkanı ile birlikte bir Şube Müdürü, bir Şube Müdür Vekili, yedi Bilgisayar İşletmeni ve bir şirket personeli olmak üzere on çalışanıyla en etkin ve en verimli bir şekilde kamu hizmeti sunmaya çalışmıştır. Birimimizde çalışmalarımız; keyfi uygulamalardan uzak ve mevzuata dayalı, takım ruhuyla, koordineli, işbölümü ve uzmanlaşmanın esas tutulduğu, dikey ve yatay bilgi akışkanlığının tam olduğu, kararlara aktif katılımın sağlandığı bir ortamda yürütülmektedir. Birimimizde; özverisi, samimiyeti ve gayretiyle hizmetlerini ve çalışmalarını başarıyla sürdüren personelimizin, bundan sonraki çalışmalarını da başarıyla devam ettireceğine inanıyorum. Birimimiz 2014 yılı Faaliyet Raporu 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlara dayandırılarak hazırlanmış olup Üniversitemizin misyon ve vizyonuna uygun, hukuki, çağdaş ve bilimsel değerlerini geliştirmeye yönelik hedeflerle düzenlenmiş ve sunulmuştur. Hızır İlyas ERDEM Personel Daire Başkanı 3

4 1- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon İnsan gücü planları yapmak, personel politikalarını belirlemek, yönetime personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak, eğitim ve programlar ile personeli geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak, personelimizin görevini yerine getirirken yüksek moral ve motivasyon içerisinde çalışmalarını sürdürmelerini sağlamak. Vizyon Çağdaş bir idari yapı oluşturmak, sorumluluk bilinci ile etik anlayış içinde verimli ve hızlı hizmet sunmak. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar 29 Mayıs 2007 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe giren 5662 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununda ve Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde kararnameye Ekli cetvellerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun ek 80. maddesiyle kurulan Artvin Çoruh Üniversitesinin bünyesinde yer alan daire başkanlığımızın kuruluş gerekçesi 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararnamenin 26.maddesinde tanımlanan Üniversite idari teşkilatına dayanır. Görev ve Sorumluluklar: *Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak. *Personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak. *Üniversite personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak. *İdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimi programlarını düzenlemek ve uygulamak. *Verilecek benzeri görevleri yapmak. 4

5 Hesap Kodu I. Düzey Kodu II. Düzey Kodu C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1. Taşınır Malzeme Listesi DAYANIKLI TAŞINIRLAR Ölçü Birimi Miktar 255 Demirbaşlar Grubu Adet Büro Makineleri Grubu Adet Bilgisayarlar ve Sunucular Adet Teksir ve Çoğaltma Makineleri Adet Haberleşme Cihazları Adet Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Adet Mobilyalar Grubu Adet Büro Mobilyaları Adet İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı İdari Oda Çalışma Odası Toplam Arşiv Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Arşiv 1 19 Toplam

6 2- Bütçe Uygulama Sonuçları 2.1. Bütçe Giderleri EKONOMİK DÜZEYDE ÖDENEK KULLANIM DURUMU BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ TOPLAM ÖDENEK GİDER TOPLAMI GERÇEK. ORANI % BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI PERSONEL GİDERLERİ SGK DEVLET PRİMİ GİDERLERİ MAL VE HİZMET ALIMI GİDERLERİ , , ,31 69, , , ,59 99, , , ,99 99, , , ,73 72,22 CARİ TRANSFERLER , , ,00 53,63 6

7 3- Örgüt Yapısı Başkanlığımızın idari örgütlenmesi aşağıdaki şekildedir. Hızır İlyas ERDEM Personel Daire Başkanı Figen HASANOĞLU İdari Şube Müdür V. Kemal BÜLBÜL Akademik Şube Müdürü Bünyamin BAHADIR Bilgisayar İşletmeni Kadir KAMA Bilgisayar İşletmeni Fatma AKYILDIZ Bilgisayar İşletmeni Ömer AKTAŞ Bilgisayar İşletmeni İmran AKGÖNÜL Bilgisayar İşletmeni Çağdaş YILMAZ Bilgisayar İşletmeni Ayda TOPBAŞ (Şirket Personeli) Orhan SERTKAYA Bilgisayar İşletmeni 7

8 3.1- İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Sınıfı Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde - - % 30 % İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 0 1 Yıl 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl Kişi Sayısı Yüzde % 10 % 40 % 20 % 10 % İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde - % 60 % 10 - % 30-8

9 4- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4.1. Yazılımlar ve Bilgisayarlar Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı Araştırma Toplam (Adet) (Adet) Amaçlı (Adet) Yazılım 1 1 Masa Üstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Projeksiyon Slayt makinesi Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Baskı makinesi 1 Fotokopi makinesi 1 Faks 2 Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar 2 Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) 9

10 5- İnsan Kaynakları 5.1. Akademik Personel Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Kadroların İstihdam Şekline Göre Dolu Boş Toplam Devamlı Statü Kısmi Statü Profesör Devamlı - Doçent Devamlı - Yrd. Doçent Devamlı - Öğretim Görevlisi Devamlı - Okutman Devamlı - Çevirici Devamlı - Eğitim- Öğretim Devamlı Planlamacısı Araştırma Görevlisi Devamlı - Uzman Devamlı Yabancı Uyruklu Akademik Personel Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanları Unvan Geldiği Ülke Çalıştığı Bölüm Profesör - - Doçent - - Yrd. Doçent UKRAYNA FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ Öğretim Görevlisi - - Okutman - - Çevirici - - Eğitim-Öğretim Planlamacısı - - Araştırma Görevlisi - - Uzman - - Toplam

11 5.3- Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel ( md.dahil) Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel Unvan Bağlı Olduğu Bölüm Görevlendirildiği Üniversite Profesör - - Doçent - - Yrd. Doçent Eğitim Fakültesi Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Öğretim Görevlisi Okutman - - Çevirici - - Eğitim Öğretim Planlamacısı - - Uzman - - Araştırma Görevlisi - - Toplam Başka Üniversitelerden Üniversitemizde Görevlendirilen Akademik Personel Başka Üniversitelerden Üniversitemizde Görevlendirilen Akademik Personel Unvan Çalıştığı Geldiği Üniversite Kişi Sayısı Fakülte/Yüksekokul -Bölüm Profesör - Doçent - Yrd. Doçent İlahiyat Fakültesi Recep Tayyip Erdoğan 2 Üniversitesi Öğretim Görevlisi - Uzman - Araştırma Görevlisi - Toplam Sözleşmeli Akademik Personel Sözleşmeli Akademik Personel Sayısı Profesör - Doçent - Yrd. Doçent - Öğretim Görevlisi - Uzman - Okutman - Sanatçı Öğrt. Elm. - Sahne Uygulatıcısı - Toplam - 11

12 5.6- Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % 5.57 % % % % % İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu Kişi Sayısı İlköğretim Lise İdari Personelin Eğitim Durumu 4 Yıllık Lise Ön Lisans 3 Yıllık Yüksek Öğrenim Lisans 5 Yıllık Lisans Yüksek Lisans Yüzde % 2.31 % % 1.85 % % 0.46 % % 0.46 % İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 0 1 Yıl 2 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 ve üzeri Kişi Sayısı Yüzde % % % % 6.9 % 7.41 % 6.9 % İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % 8.8 % 39.8 % 24.1 % 8.8 % 15.3 %

13 6- Sunulan Hizmetler 6.1-İdari Hizmetler ATAMALAR: * 2014 yılında ilan, başvuru, sınav, atama ve göreve başlama süreçlerinden geçerek 62, başka kurumlardan Üniversitemize naklen 21 ve yeniden atama 2 olmak üzere 85 Akademik Personel ataması yapıldı. * 2014 yılı içerisinde 7 açıktan, 1 yeniden, 5 naklen 1 Engelli ve Kanun Kapsamında olmak üzere 15 İdari Personel Ataması yapıldı. Yapılan bu atamalarla 449 akademik 216 idari olmak üzere toplam 665 personel sayısına ulaşıldı. AYRILANLAR: * 2014 yılı içerisinde 22 Akademik Personel kurumumuzdan ayrıldı. * 2014 içerisinde 21 İdari Personel kurumumuzdan ayrıldı. ÖZLÜK: * Akademik ve İdari personellerimizin özlük işlemleri titizlikle takip edildi ve herhangi bir hak kaybı olmaması için gerekli özen gösterildi. * 2014 yılı içerisinde öğrenim durumu değişen personelimizin öğrenim değerlendirmeleri, geçmiş yıllarda diğer kurumlarda çalışmış personelimizin hizmet değerlendirmeleri yapıldı. * Süreli atanan personellerimizden 2014 yılında görev süresi dolanların görev süresi uzatma işlemleri yapıldı. SINAVLAR: 2013/1 ve 2013/2 KPSS sonucuna göre kurumumuza atanan aday memurlara yönelik Temel Eğitim ve Hazırlayıcı Eğitim i sınavları yapılmıştır. Sınavda başarılı olup staj eğitimini de tamamlayan adaylardan 13 personelin adaylıkları kaldırılmıştır tarihinde Unvan Değişikliği Sınavı yapılmış olup sınavda başarılı olan personel Teknik Hizmetler Sınıfındaki kadrolara atamaları yapılmıştır. 13

14 ÖYP: * Yükseköğretim Kurulu ile birlikte yürüttüğümüz çalışmalarla 2014 yılı içerisinde 12 ÖYP Araştırma Görevlisi ataması yapıldı. * 2014 yılı öncesinde atamaları yapılan 14 kişi, 2014 yılında ataması yapılan 5 kişi ile toplamda 19 ÖYP Araştırma Görevlisi lisansüstü öğrenimi için 35. Madde kapsamında görevlendirmeleri yapıldı. * 2014 yılı ÖYP kapsamında ataması yapılanlardan 13 ÖYP Araştırma Görevlisi Yabancı Dil Eğitimi için çeşitli Dil Merkezlerinde görevlendirildi. DİĞER İŞLEMLER: * Devlet Personel Başkanlığına Kadro ve Pozisyonlarla ilgili 3 aylık tablolar hazırlanarak gönderildi. * Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına Kadro ve Pozisyonlarla ilgili aylık tablolar hazırlanarak gönderildi. * 2014 yılı içerisinde Devlet Personel Başkanlığı, Maliye Bakanlığı ve Yükseköğretim Kurulu ile birlikte yürütülen Kadro Tenkis Tahsis işlemleri tamamlandı. * 2014 yılı içerisinde Üniversitemiz tutuklu ve dolu kadrolarının Kadro İptal-İhdas işlemleri tamamladı. * 35. Madde kapsamında görevlendirilen personellerimizin işlemleri yapıldı. * Maliye Bakanlığının talep ettiği (BUMKO) 3 aylık güncellemeler yapıldı. * YÖKSİS veri girişleri tamamlanarak güncellemeler yapıldı. * Personel Otomasyon Programının maksimum düzeyde ve etkin bir şekilde kullanılması için çalışmalar yapıldı. * Personel Daire Başkanlığı Ağ Sayfasında yer alan formlarda gerekli güncellemeler yapıldı. 7- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Başkanlığımıza atama ve görevlendirme işlemleri Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamı tarafından gerçekleştirilmektedir. Üniversitemizce ihtiyaç duyulan akademik ve idari 14

15 personel alımının teklifi ve gerçekleştirilmesi Daire Başkanlığımız tarafından yapılmakta olup; atamaya yetkili kişi Rektör dür. 2- AMAÇ ve HEDEFLER A.İdarenin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Birim Performans Amacı-1 Kurumsal gelişimin sağlanması Stratejik Amaç-2 Stratejik Hedefler Hedef-1-Başkanlığımızca sunulan hizmetlere erişim kolaylığının sağlanması Hedef-2 Başkanlığımızca sunulan hizmetlerin kalitesi ve sürekliliğinin arttırılması Hedef-3-Çalışan personelin memnuniyet düzeyinde her yıl artış sağlanması Hedef-1 Hedef-2 Hedef-3 B. Temel Politikalar ve Öncelikler * Akademik ve idari ve diğer personelimizin mevcut ve muhtemel beklentilerini karşılamaya yönelik hizmet sunmak ve çözümler üretmek. * Birim çalışanlarının Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde devam ettirilmesi ve birim imajı kurum imajıyla tutarlı kılmak. * İşimizi geliştirirken kurum içi ve kurum dışı dinamikleri göz önüne almak. * Başarı yönelimini, kurumsal hedefler doğrultusunda yönlendirmek, araştırmacı ve yenilikçilik kültürünün geliştirilmesine katkıda bulunmak. * Kişilerle iletişimde Kurumsal ve toplumsal nezaket ve görgü kurallarının bilincine varmak. *Düşünce ve ifade özgürlüğünün sağlanmasına katkıda bulunmak. * Üstün hizmet, Kişiye özel ilgi ve samimi yaklaşım ilkeleriyle akademik, idari ve diğer çalışanlarımızın memnuniyetini arttırmak. * Birim altyapı ve fiziksel olanakların standartlarla karşılaştırmasını yaparak mekan iyileştirme ve dönüştürme planının oluşturulmasını sağlamak. * Tüm süreçlerimizi ve hizmet kalitemizi sürekli iyileştirmek. 15

16 3- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A.Üstünlükler * Başkanlığımızca yürütülen hizmetler deneyimli, güvenilir, özverili, eğitim seviyesi yüksek, görev bilincine sahip sistemli çalışan az sayıda personel ile yürütülmektedir. * Kanun ve yönetmeliklerinin uygulanması konusunda danışmanlık hizmetleri verebilecek kadar bilgi ve deneyimli personele sahip olmak. * Bilgisayar sayısının yeterli olması. B. Zayıflıklar * Yeni Kurulan bir Üniversite olmamız nedeniyle; * Personel sayısının azlığı. * Çalışma odası sayısının azlığı. C. Değerlendirme *Başkanlığımız ve çalışanları topyekün olarak yukarıda arz edilen stratejik amaçlarımıza ulaşabilmek için tüm personeli ile birlikte her türlü zorluğa karşı fedakarca çalışmaktadır. Teknik makine tesisat, donanımı, yazılım ve maddi destek konusunda da verilecek destek ve yardımlarla stratejik amacına ulaşmaya üst seviyede görev anlayışı olarak telakki etmektedir. *Üniversitemiz Personel Dairesi Başkanlığı Üniversitemizde fiilen görev yapan Akademik ve İdari tüm personelin özlük işlemlerini (atanmasından emekliliğe kadar her türlü işlemlerini ) manüel olarak bilgisayarda büyük bir gayret ve azim ile sürdürmektedir. 4 - ÖNERİ VE TEDBİRLER Başkanlığımız strateji amaçlarını yerine getirebilmek için tüm personeli ile yoğun bir şekilde çalışmaktadır. Verilecek destek ve yardımlarla (teknik destek, personel desteği, performansı artırıcı destek vb.) birlikte stratejik amacımıza ulaşacaktır. Başkanlığımız personel, oda, fiziki mekân, demirbaş ve büro malzemesi temini, insan kaynakları ihtiyaçlarının karşılanarak teşkilatlanmasının tamamlanması, personeline eğitim verilmesi ile daha iyi işler başaracağı düşüncesindeyiz. 16

17 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Hızır İlyas ERDEM Personel Daire Başkanı 17