plan müşteri isteklerine göre projeyi başarıyla içerir. Prof. Dr. Üzeyme DOĞAN - IS4017 Proje Yönetimi

Transkript

1 Proje Planlama PY inde iyi i planlama l çok önemlidir.planlamaya l yeterli zaman ayrılmalıdır. Planlamaya l ne kadar çok zaman ayrılırsa, uygulamaya o kadar az zaman harcanır. Planlamada l takımın ne yapacağı, ğ ne zaman yapılacağı, projenin istenen çıktıları için ne gibi kaynaklar gerekeceği belirtilir. Aynı zamanda plan müşteri isteklerine göre projeyi başarıyla tamamlamak için gerekli zaman ve maliyeti de içerir.

2 PROJE PLANLAMA VE KONTROL AKIŞ ŞEMASI Amaçlar Proje grubunun oluşturulmasış Projenin tanımı Başarı ölçütleri -zaman, -maliyet Proje Planlaması Proje Planı Kaynak temini -işgücü -malzeme Programlama teknikleri -Çubuk(Gantt ) şemaları -PERT ve CPM teknikleri Proje Programlaması -makine, ekipman -finansal kaynaklar Proje Programı Proje denetimi -izleme -revizyon ve güncelleştirme

3 Plan sadece bir kestirimdir, belirsizlik ve risk ortamında yapılır. Risk payı ayrılmalıdır. Plan işin nasıl izlenip kontrol edileceğini de içermelidir. Proje planı birçok şekilde (formda) olabilir. Proje planı master plan adını alabilir. Master plan, yapılacak işleri, programı (kaynak ve personelle birlikte) bir liste gibi gösterirse eylem planı (action plan) adını alır. İstenirse eylem planı başka formlarda da olabilir.

4 İş açılımı (WBS-Work W Breakdown Structure) eylem planının daha özel bir şeklidir. WBS: Tüm proje faaliyetlerinin komple listesidir. Proje ana görevlere, ana görevler alt görevlere ve daha da alt görevlere (iş paketlerine ve iş ünitelerine) ayrılır. Programlar, kaynaklar, bütçe hesap no.ları vs WBS de gösterilebilir. WBS ile proje eylem planı tamamen aynı olabilir.

5 Lineer sorumluluk l şeması (LRC-lineer responsibility chart) eylem planının bir diğer özel farklı görünümüdür. Sorumluluklara odaklanır. Master plan genelde kapsamlı ve karmaşık bir dokümandır. PY. Hız kazanmak için, daha basit eylem planı, WBS ve LRC ler kullanır.

6 Proje planlama süreci örgütten örgüte değişir.proje planlama sürecinin çıktısı proje planı (master plan) dır. Plan hazırlanıp onaylanınca ilişkili olanlara dağıtılmalıdır. ğ

7 Proje planı (master plan) şu elemanları içermelidir: Projeye genel bakış Amaçlar İzlenecek genel yaklaşım (teknik ve yönetsel yaklaşım, diğer ğ projelerle ilişkiler) Sözleşmelere ilişkin konular WBS, LRC, proje ağı Programlar Kaynak gereksinimleri Personel Değerlendirme-kontrol sistemleri Potansiyel problemler, l risk alanları l

8 Proje başlangıç toplantısı Bazı toplantılar bir probleme çözüm amacı taşır. ş Örneğin, ğ üst yönetimin, insan kaynaklarından, işgören devrini azaltmaya yönelik bir program hazırlamasını istediğini düşünelim. HR müdürü, üst yönetim ve departman müdürlerine bir toplantı düzenler. Toplantıda grubun önerdiği fikirlerin her biri bir proje olur. (brainstorming)

9 Program başlangıç toplantısı çıktısı Programın amacı: işgücü devrini %60 dan %40 a düşürme Program yöneticisi: insan kaynakları müdürü Amaç 1. işgücünün moralini artırma Eylem ayrılanlarla, çalışanlarla görüşmeler, anket,vs Çalışanlarla kişilik tipleri ve çalışma tarzları hakkında seminerler Çalışanlara spor salonu yapma Çocuk kreşi...

10 Amaç Eylem 2.İşe İ alma çabalarının iyileştirilmesi İşe alma çabalarını artır, ilan verme, iş fuarları İşe alma personeli kullan İnternet ilanları Emeklilik planları uygula...

11 Project Management Activities Planning Objectives Resources Work break-down schedule Organization Scheduling Project activities Start & end times Network Controlling Monitor, compare, revise, action

12 Project Planning, Scheduling, and Controlling Figure 3.1 Before project Start of project Timeline During project

16 Project Planning, Time/cost Scheduling, estimates Budgets and Controlling Engineering diagrams Cash flow charts Material availability details Budgets Delayed activities report Slack activities report CPM/PERT Gantt charts Milestone charts Cash flow schedules Figure 3.1 Before project Start of project Timeline During project

17 Project Planning Establishing objectives Defining gproject Creating work breakdown structure Determining resources Forming organization

18 Work Breakdown Structure Level 1. Project 2. Major tasks in the project 3. Subtasks in the major tasks 4. Activities (or work packages) to be completed

19 Work Breakdown Structure Level Level ID Number Activity Develop/launch Windows Longhorn OS Development of GUIs Ensure compatibility with earlier Windows versions Compatibility with Windows ME Compatibility with Windows XP Compatibility with Windows Ability to import files Figure 3.3

20 Project Scheduling Identifying precedence relationships Sequencing activities Determining activity times & costs Estimating material and worker requirements Determining critical activities

21 Purposes of Project Scheduling 1. Shows the relationship of each activity to others and to the whole project 2. Identifies the precedence relationships among activities 3. Encourages the setting of realistic time and cost estimates for each activity 4. Helps make better use of people, money, and material resources by identifying critical bottlenecks in the project

22 Project Management age e Techniques Gantt chart Cii Critical lpath hmethod (CPM) Program Evaluation and Review Technique (PERT)

23 A Simple Gantt Chart Design Prototype Test Revise Production Time J F M A M J J A S

24 Service For A Delta Jet Passengers Baggage Fueling Cargo and mail Galley servicing Lavatory servicing Drinking water Cabin cleaning Cargo and mail Flight services Operating crew Baggage Passengers Figure 3.4 Deplaning Baggage claim Container offload Pumping Engine injection water Container offload Main cabin door Aft cabin door Aft, center, forward Loading First-class section Economy section Container/bulk loading Galley/cabin check Receive passengers Aircraft check Loading Boarding Minutes

25 THE CONTENTS OF A PROJECT PLAN

26 Elements of Project Master Plan Overview brief description of project deliverables milestones expected profitability and competitive impact intended for senior management Objectives detailed description of project s deliverables project mission statement

27 Elements of Project Master Plan General Approach continued technical and managerial approaches relationship to other projects deviations from standard practices Contractual Aspects agreements with clients and third parties reporting requirements technical specifications project review dates

28 Elements of Project Master Plan continued Schedules outline of all schedules and milestones Resource Requirements estimated project expenses overhead and fixed charges Personnel special skill requirements necessary training legal requirements

29 Elements of Project Master Plan Evaluation Methods concluded evaluation procedures and standards procedures for monitoring, collecting, and storing data on project performance Potential Problems list of likely potential problems

30 THE PLANNING PROCESS

31 PM s First Job Understand the expectations that the organization has for the project. Identify who among senior managers has a major interest in the project. Determine if anything about the project is atypical.

32 Developing Invitation List At least one representative from senior management. Managers from functional areas that will contribute to the project. Perhaps highly specialized technical experts.

33 The Launch Meeting Senior Management Introduces PM PM Chairs Meeting develop general understanding of the functional inputs the project will need may brainstorm the problem may develop preliminary plan Important Results scope understood and temporarily fixed functional managers understand their responsibilities and have committed to developing the initial plan

34 Sorting Out the Project Hierarchical Planning Process begin with project s objectives list major activities needed to achieve objectives (Level 1 Activities) delegate level 1 activities to individuals or functional areas to develop list of Level 2 activities degree of detail should be same within a given level

35 Figure 3-1 Three Levels of Detail in Hierarchical Planning

36 The Project Action Plan Project activities identified and arranged in successively finer detail (by levels). Type and quantity of each required resource identified for each activity. Predecessors and durations estimated for each activity. it Milestones identified. Individual or group assigned to perform the work identified for all activities.

37 Using the Project Action Plan Project Master Schedule created by combining milestones, durations, and predecessors used to compare actual and planned performance Use of Templates

38 Project Planning

39 THE WORK BREAKDOWN STRUCTURE

40 Simple Approach for Creating the WBS Gather Project Team Provide Team Members with Pad of Sticky-Notes Team Members Write Down all Tasks They can Think of. Sticky-Notes Placed and Arranged on Wall

41 Figure 3-4 A Partial WBS (Gozinto Chart) for an Annual Tribute Dinner Project

42 Project Planning

43 Figure 3-5 A Linear Responsibility Chart

44 Simplified Linear Responsibility Chart

45 düzey Hiyerarşik açılım tanım 1 Proje Tüm proje 2 çıktılar Ana çıktılar Alt çıktılar En alt çıktılar Maliyet hesapları İş paketi Destekleyici çıktılar En alt yönetim sorumluluk düzeyi İlerleme ve sorumluluğu izleme için iş paketlerini gruplama Tanımlanabilir iş faaliyetleri

46 Project Planning

47 Level 1 2 Vendor, software, applications Mouse, keyboard, voice Personal computer prototype Disk storage units Microprocessor unit More items 3 ~ ~ Floppy Optical ~ ~ Hard Internal memory unit BIOS (basic input/output system) 4 ROM RAM I/O File Utilities ~ ~ ~ ~ ~ 5 Lowest manageable subdeliverables Motor Circuit board Chassis frame Read/write head WP-1M WP-1 CB WP-1 CF WP-1 RWH WP-2 CB WP-2 CF WP-2 RWH WP-3 CB WP-3 CF WP-3 RWH WP-4 CB WP-4 RWH WP-5 CB WP-5 RWH WP-6 CB WP-7 CB Work packages

48 Integration of WBS and OBS Figure 3-5 Level Personal computer prototype Vendor, software, applications Mouse, keyboard, voice ~ ~ Floppy Disk storage units Optical ~ ~ Hard Microprocessor unit Internal BIOS (basic memory input/output unit system) More items ROM RAM I/O File Utilities 5 Organization Lowest manageable subdeliverables Motor Circuit Chassis Read/write board frame head Design Cost Manufacturing account Production Cost Cost account account Cost Cost Test account account Cost Purchasing account Cost Software account ~ ~ ~ ~ ~ Cost account number Work packages WP WP WP Budget by period Irwin/McGraw-Hill The McGraw-Hill Companies, 2000 Time

49 Read/Write Head Design Figure 3-8 Work package cost estimate Cost Direct Costs Low Average High Design engineers $ 80 $100 $150 Proto engineers Materials Equipment rental Total direct costs $260 $300 $485 Irwin/McGraw-Hill The McGraw-Hill Companies, 2000

50 Three Views of Cost Figure 3-9 $6,000 5,000 4,000 Co osts 3,000 2,000 Committed Actual cost 1,000 Scheduled budget Project Duration Irwin/McGraw-Hill The McGraw-Hill Companies, 2000

51 Project Master Schedule e

52 Örnek Olay (mantel vd.,2005,, 92) Vern Toney bir işletmenin küçük bir IT grubunu yönetmektedir. Amiri, IT grubunun maliyetini azaltma konusunda Vern i desteklemektedir. Amiri, Vern in1veya2elamanını elamanını azaltarak aynı hizmet düzeyini sağlayabileceğini düşünmektedir. Vern, sürekli olarak, yardım hattı telefonlarına cevap verme süresi için şikayet almaktadır. Telefonlara 2 kişi cevap vermektedir ve 3 kişide ş problemlerin çözümüne destek vermektedir. Vern bir şeyler yapmak zorundadır. Yardım masası fonksiyonunu, outsource yaparak para tasarrufu yapabileceğini düşünür. Birkaç tedarikçi ile görüşür, hepsi para kazandırabileceklerini söylerler. Vern, bunun yardım masası telefonlarına cevap verme süresini kısaltacağından emin değildir. Karar vermeden önce biraz araştırma yapmaya y karar verir. Araştırma ş için proje planı oluşturması ş gerektiğine ğ karar verir.

53 Kapısını kapatarak bilgisayarının başına oturur ve tüm satıcıları arayıp teklif vermelerini söylemeden önce MS Project ile tüm yapması gereken adımları saptamaya çalışır. Bu araştırma bir sır olmalıydı, çünkü elamanları iş güvencesinden kuşku duymaktaydı. d Önce, Vern Departmanın mevcut hizmet düzeyini belirlemeye karar verdi. Bu: a hâlihazırdaki konuşmaların (başvuruların) miktarını bilmesi gerekiyordu. b bir destek elamanına bağlanıncaya kadar geçen süreyi bilmek gerekiyordu c telefon kapanıncaya (bir başvuruyu tamamlama) kadar geçen süreyi bilmek gerekiyordu Tüm bunları 1 haftada tamamlayabileceğini düşündü. 3 adımı aynı anda yapacaktı. Hizmet süresini belirledikten sonra, tüm firma yöneticileri ile IT grup hizmetlerinden ne beklediklerini / neleri iyileştirebileceklerini informal olarak öğrenmek istedi. Tüm telefon görüşmeleri için 2 günün gerekli olduğuna karar verdi.

54 Daha sonra finans departmanını arayabilir, şimdiki maaş durumunu öğrenebilir, tüm elemanlarının maaşlarını ve fazla mesailerini öğrenirdi. Şimdi ararsa, 1 gün sonra cevap alacağını düşündü. Vern şekildeki diğer IT yöneticilerini arayarak, bir kıyaslama (benchmarking) hizmet düzeyi oluşturabileceğini düşündü. Bu adım 1 hafta alırdı ve ancak mevcut hizmet düzeyini bulduktan sonra gerçekleşebilirdi. Nihayet tüm adımlar tamamlandıktan sonra Vern IT outsource satıcılarına tekliflerini yollamak üzere bir istek yazısı yollayabilirdi. Bu istek yazısını hazırlamak 1 haftasını alırdı. Bu planlama projesine hemen başlamaya karar verdi.

55

56 Ev İyileştirme Projesi İçin WBS

57 Proje Maliyeti Tahmini için WBS