İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İNSAN KAYNAKLARI FAALİYETLERİ RİSK KONTROL MATRİSİ

Transkript

1 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İNSAN KAYNAKLARI FAALİYETLERİ RİSK KONTROL MATRİSİ FAALİYETLER / SÜREÇLER SSK-BAĞKUR-Askerlik, İntibak, Derece, Kademe ve Terfi değerlendirilmesi işlemlerinin mevzuata uygun Rektörlük kadrosunda olan 657 personelin SGK Tescil İşlemlerinin mevzuata uygun Mecburi Hizmet ataması (Uzman Tabip-Tabip, Eczacı, Diş tabibi ) ataması işlemlerinin mevzuata uygun Açıktan (KPSS Engelli Personel, Terörle Mücadele atamaları, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu )atama işlemlerinin mevzuata uygun Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği işlemlerinin mevzuata uygun Kadroların dolu-boş, derece ve, iptal ve ihdas işlemlerinin mevzuata uygun Yükseköğretim Kurulu Ortak Veri Tabanı programına (YÖKSİS) veri girişi Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığının kayıt sistemine (e-devlet) kayıtlarının Birim, Unvan ve Kadro Derecesi Değişikliği işlemlerinin mevzuata uygun Puanı İlgili evrakların zamanında gönderilmemesi İşe giriş bildirgesinin süresi içerisinde S.G.K Birim, Unvan ve Kadro Derecesi Değişikliği işlemlerinin otomasyona yanlış işlenmesi Evrakların zamanında gönderilmemesi Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği işlemlerinin yürürlükte olan yönetmelik yerine eski yönetmelik üzerinden Evrakların ve Boş Kadroların ilgili yerlere gönderilmemesi Veri girişinin yapılmaması halinde, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının talimatının yerine getirilmemiş olması ve eksik bilgiye sebebiyet vermek Veri girişinin yapılmaması halinde, Başbakanlık talimatının yerine getirilmemiş olması ve eksik bilgiye sebebiyet vermek Birim, Unvan ve Kadro Derecesi Değişikliği işlemlerinin otomasyona yanlış işlenmesi ün

2 Akademik, İdari ve İşçi olarak çalışan personelin emeklilik Evrakların Zamanında gönderilmemesi işlemlerinin mevzuata uygun 375 SKHK uyarınca Sözleşmeli Bilişim Personel alımının mevzuata İşe giriş bildirgesinin süresi içerisinde S.G.K uygun 657 Sayılı Kanunun 4/B maddesi uyarınca Sözleşmeli Personel İşe giriş bildirgesinin süresi içerisinde S.G.K alımının mevzuata uygun Rektörlük Teşkilatı kadrosunda olup, nakil ve emeklilik nedeniyle ayrılan personelin Sosyal Güvenlik Kurumundan işten ayrılış bildirgesini düzenlemek İşe giriş bildirgesinin süresi içerisinde S.G.K Puanı Şube Şube Şube Şube Şube Şube ün Göreve başlayan ve ayrılan işçilerin Sosyal Güvenlik Kurumundan işe giriş ve çıkış bildirgelerinin hazırlanması İşe giriş bildirgesinin süresi içerisinde S.G.K Şube Şube Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği uyarınca Yurt Dışı denklik işlemlerinin Evrakların Zamanında gönderilmemesi Şube Şube

3 Puanı ün Disiplin soruşturmalarının (ifade alınması, ek sürelerin takibi, raporun hazırlanması, son savunma istenilmesi, cezanın verilmesi ve tebliğler) ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Soruşturma sonucunda verilen cezanın uygulanabilmesi için ilgili birimlere ve ilgiliye bilgi verilmemesi halinde cezanın uygulanamaması Soruşturma sonucu soruşturmacı tarafından hazırlanan rapor ve dosyanın Rektörlüğümüze intikali üzerine, * Soruşturmanın mevzuat hükümlerine uygun yapılıp yapılmadığına ilişkin dosya üzerinden kontrolün, * Cezanın yürürlüğe girebilmesi için gerekli tebliğ işlemlerinin başlatılması: * İlgililerin görev yerlerinde yapılacak tebligatların, imza karşılığı "teslim alındığına" dair tutanak ile ve tutanağın dosyaya eklenmesi, * Görev yerinde tebligatın kabul edilmediği durumlarda, ilgilinin Adres Kayıt Sisteminde mevcut adresine "iadeli-taahhütlü" olarak posta yoluyla tebliğ ve evrakın postaya verildiğine dair sistem çıktısının dosyada muhafazasının sağlanması, * Evrakın iadeli-taahhütlü olarak resmi adrese gönderilmesine rağmen postadan geri iade olması durumunda, Tebligat Kanunun Uygulanmasına 2- Disiplin İşlemleri Şube Dair Yönetmeliğin 31. maddesi gereğince muhtara tebliğ, bu tebliğlerde Adres Kayıt Sisteminde aynı gün kayıtlı olan adresine gidildiği gün, yönetmeliğin sözü edilen madesinde belirtilen tebliğ mazbatasının adreste doldurulması, ilgilinin adresinin kapısına bırakılacak olan "ihtarnamenin" 3 nüsha olarak hazırlanarak, birinin kapısına, diğerinin muhtara ve son nüshasının da (tarih, muhtar imzası ve mühür taşıyan nüsha) mazbata ve o güne ait adres çıktısı ile birlikte dosyada muhafaza edilmesi, * İlgilinin adresinin yanlış olduğu (Adres kayıt sistemindeki adres dahi olsa) veya ilgilinin tanınmadığının tespit edildiği durumlarda, konuya ilişkin tutanağın doldurularak dosyada muhafaza edilmesi ve Emniyet Müdürlüğünden ilgilinin nüfus kayıt bilgileri ve kayıtlı son adresinin gönderilerek adres tespitinin istenilmesi, * Adres tespitinin yapılamadığı hallerde 48. madde uyarınca "ilanen tebliğat". Disiplin Amirlerinin konu

4 Ceza soruşturmalarının (ifade alınması, fezleke hazırlanması, Bilirkişi tespiti, Yetkili Kurul kararları, tebliğler ve Danıştay işlemleri) ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Görevden uzaklaştırma ihtiyati tedbirinin ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Rektörlük aleyhine açılan idari davalara ilişkin Mahkemelerce talep edilen bilgi ve belgelerin süresi içinde Hukuk Müşavirliğine iletilmesi Adli Birimlerden gelen bilirkişi taleplerinin belirtilen süre içerisinde ilgili birimlere iletilmesi Haciz işlemi olan personelin İcra Müdürlüğünden gelen yazılarının 7 gün içerisinde ilgilinin maaş aldığı birime gönderilmesi Bilgi edinme başvurularına yanıt verilmesi Soruşturma sonucunda yargılanma izni verilip verilmemesine ilişkin kararların ilgili birim ve kişilere bildirilmemesi halinde soruşturmanın sonuçlanamaması Tedbirin süresinin uzatılmaması veya tedbirin kaldırılması durumunda ilgilinin görevine yeniden başlatılmaması durumlarında mevzuata aykırı olarak hak kaybının oluşması İstenilen bilgi ve belgelerin süresi içinde gönderilmemesinin yapılacak savunmayı aksaklığa uğratması Bilirkişi isimlerinin süresi içerisinde bildirilmemesi durumunda duruşma ve keşifin aksayabileceği 7 günlük süre içinde yapılmaz ise, işlemin geciktirilmesine sebep olan personel mevzuat hükümleri gereğince işlem yürütülmesi Başvurulara süresi içinde yanıt verilmemesi durumunda, gecikmeye sebep olan personel mevzuat hükümleri gereğince işlem yürütülmesi Puanı Soruşturma sonucu soruşturmacı tarafından hazırlanan fezleke ve dosyanın Rektörlüğümüze intikali üzerine, Soruşturmanın mevzuat hükümlerine uygun yapılıp yapılmadığına ilişkin dosya üzerinden kontrolün, * Bilirkişi tespiti gereken durumlarda diğer Üniversitelerden Bilirkişi raporu temin edilmesi, * Dosyanın Yetkili Kurula sevki ve alınan karar üzerine dosyanın Danıştay a sevki öncesinde ilgililere tebliğ işlemlerinin tamamlanması: * İlgililerin görev yerlerinde yapılacak tebligatların, imza karşılığı "teslim alındığına" dair tutanak ile ve tutanağın dosyaya eklenmesi, * Görev yerinde tebligatın kabul edilmediği durumlarda, ilgilinin Adres Kayıt Sisteminde mevcut adresine "iadeli-taahhütlü" olarak posta yoluyla tebliğ ve evrakın postaya verildiğine dair sistem çıktısının dosyada muhafazasının sağlanması, * Evrakın iadeli-taahhütlü olarak resmi adrese gönderilmesine rağmen postadan geri iade olması durumunda, Tebligat Kanunun Uygulanmasına Dair Yönetmeliğin 31. maddesi gereğince muhtara tebliğ, bu tebliğlerde Adres Kayıt Sisteminde aynı gün kayıtlı olan adresine gidildiği gün, yönetmeliğin sözü edilen madesinde belirtilen tebliğ mazbatasının adreste doldurulması, ilgilinin adresinin kapısına bırakılacak olan "ihtarnamenin" 3 nüsha olarak hazırlanarak, birinin kapısına, diğerinin muhtara ve son nüshasının da (tarih, muhtar imzası ve mühür taşıyan nüsha) mazbata ve o güne ait adres çıktısı ile birlikte dosyada muhafaza edilmesi, * İlgilinin adresinin yanlış olduğu (Adres kayıt sistemindeki adres dahi olsa) veya ilgilinin tanınmadığının tespit edildiği durumlarda, konuya ilişkin tutanağın doldurularak dosyada muhafaza edilmesi ve Emniyet Müdürlüğünden ilgilinin nüfus kayıt bilgileri ve kayıtlı son adresinin gönderilerek adres tespitinin istenilmesi, * Adres tespitinin yapılamadığı hallerde 48. madde uyarınca "ilanen tebliğat". ** Ayrıca Müşteki ve ilgililerin itiraz hakkının bulunduğu durumlarda, yapılan tebligatlar sonucu 10 günlük kanuni itiraz süresinin beklenmesi ve 2- Disiplin İşlemleri Şube 2- Disiplin İşlemleri Şube Görevden uzaklaştırma süresinin uzatılması durumunda dosya üzerinden sürenin takibinin 2- Disiplin İşlemleri Şube Talep edilen bilgi ve belgelerin özlük dosyalarından veya ilgili birimlerinden temin edilmesi 2- Disiplin İşlemleri Şube 8 2 Bilirkişi taleplerine verilecek yanıtlar İlgili birimlerce Mahkemelere 16 bildirilirken, bilgi için de Rektörlüğümüze bildirilmektedir. 2- Disiplin İşlemleri Şube Haciz işlemi ilgili personelin maaş aldığı maaş bürolarınca yürütülmektedir Başvuru konusuna göre yapılan işlemler incelenip, başvuru şartlarının uygun olup olmadığının kontrolü yapılarak süre geçirilmeden ilgiliye yazılı yanıt verilir. 2- Disiplin İşlemleri Şube ün Disiplin Amirlerinin konu Disiplin Amirlerinin ve görev yerinin konu İcrası olan personelin maaş aldığı birim haciz işlemini yürütmektedir Başvuru konusunun başka bir birimi ilgilendirmesi halinde koordineli olarak işlem tesis edilmektedir.

5 Personel Bilgi Yönetim Sistemine soruşturma kayıtlarına ilişkin veri girişi Yükseköğretim Kurulu Ortak Veri Tabanı programına (YÖKSİS) veri girişi Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığının kayıt sistemine (e-devlet) ceza kayıtlarının Personelin maaşsız izinlerinin (doğum, askerlik, 5 hizmet yılını doldurması, eş durumu nedeniyle, bakıma muhtaç aile fertlerine refakat etmesi) ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Hususi pasaportların ilgili mevzuata uygun olarak tam ve uygun şekilde Taşınırların teslim alınması, korunması ve kullanım yerlerine teslimi, Veri girişinin yapılmaması halinde, cezaların mahiyetine göre ilgili birimce yürütülecek işlemlerde eksik bilgi olmasına sebep olmak Veri girişinin yapılmaması halinde, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının talimatının yerine getirilmemiş olması ve eksik bilgiye sebebiyet vermek Veri girişinin yapılmaması halinde, Başbakanlık talimatının yerine getirilmemiş olması ve eksik bilgiye sebebiyet vermek Tekliflerin geç gönderilmesi nedeniyle kişilere maaş yatırılması Tekliflerin geç gönderilmesi nedeniyle yollukyevmiye ödemelerinde sorun çıkması Kadro derecelerinin yanlış yazımı veya alınan pasaportun 60 gün içinde emniyete geç tesliminde yaşanan sorunlar Taşınırların teslim alınması, korunması ve kullanım yerlerine tesliminin yanlış sonucu: Kamu zararına sebebiyet verme riski, Taşınırların şahsi kullanım riski, İhtiyaç fazlası talepte bulunma riski, Puanı Cezanın kesinleşmesinin akabinde sisteme anında giriş Cezanın kesinleşmesinin akabinde sisteme anında giriş Cezanın kesinleşmesinin akabinde sisteme anında giriş Tekliflerin geç gönderilmemesi için genelgelerle birimlere gerekli uyarı yapılmıştır. 2- Günü geçmiş olan bir teklif geldiğinde personelin hesabına maaşının yatırılıp yatırılmadığı ilgili birim aranılarak bilgi alınır. -Maaş yattı ise kişiden faizi ile geri istenir. -Maaş yatmamış ise teklifi gönderen birim uyarılarak sebebi bilgi istenir. 3-SGK Kesenek bilgi sistemine 10 günden geç bildirildiği için gerekli ceza ugulanır. 1- Tekliflerin geç gönderilmemesi için genelgelerle birimlere gerekli uyarı yapılmıştır. 1- Pasaportların doldurulma şekli ve Emniyet Müdürlüğünün yaptığı değişiklikler genelgeler ile birimlere duyurulmuştur. Yeterli bilgi ve deneyimi olmayan personelin eğitime tabi tutulması sağlanacak, eğitim sonrası yapılan işlemlerin mevzuata uygunluğu ve eksikliğinin kontrolü personelin bir üst amiri tarafından sağlanacak 2- Disiplin İşlemleri Şube 2- Disiplin İşlemleri Şube 2- Disiplin İşlemleri Şube 2- İzin-Görevlendirme Bürosu Şube 3-İzin Görevlendirme Bürosu Şefi 4- İzin Görevlendirme Bürosu 2- İzin-Görevlendirme Bürosu Şube 3-İzin Görevlendirme Bürosu Şefi 4- İzin Görevlendirme Bürosu 2- İzin-Görevlendirme Bürosu Şube 3-İzin Görevlendirme Bürosu Şefi 4- İzin Görevlendirme Bürosu 2- Şube 3- Taşınır Kayıt Yetkilisi ün Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi, Taşınırların teslim alınması, Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesinde yanlış sonucu: Kamu zararına sebebiyet verme riski, Taşınırların şahsi kullanım riski, İhtiyaç fazlası talepte bulunma riski, Yeterli bilgi ve deneyimi olmayan personelin eğitime tabi tutulması sağlanacak, eğitim sonrası yapılan işlemlerin mevzuata uygunluğu ve eksikliğinin kontrolü personelin bir üst amiri tarafından sağlanacak 2- Şube 3- Taşınır Kayıt Yetkilisi Kadro kayıtlarının mevzuata uygun tutulması Kadro kayırlarının tutulmaması veya hatalı tutulabilme olasılığı Tüm personelin kadrolarının ve boş kadrolar ile saklı kadro kayıtlarının tutulması, yedeklerinin düzenli olarak alınması. 2.Otomasyon sisteminde kayıtların güncel olarak tutulmasının sağlanması

6 Puanı ün Kadro izin işlemlerinin mevzuata uygun Kadro izin işlemlerinde hata İlan işlemleri mevzuata uygun İlan işleminde oluşulabilecek aksamalar Görev süresi uzatımı işlemleri mevzuata uygun Görev süresi uzatma işleminin aksaması sayılı kanun - 35.madde işlemlerinin mevzuata uygun 35 madde ile görevlendirme işlemlerinin aksaması nedeniyle oluşabilecek hak kayıpları Doçentlik sınav jüri üyeliği işlemlerinin mevzuata uygun Sınav Juri Görevlendirme yazılarının geç gelmesi Birimlerin kadro ihtiyaçlarının belirlenmesi amacıyla birimlere yazı gönderilir. 2. Birimler Bölüm Başkanlıklarından gelen talepler doğrultusunda ihtiyaçları personel daire başkanlığına iletir. 3. Uygun görülen talepler için Üniversite Yönetim Kurulu Kararı alınır. 4. Formlar ve Üniversite Yönetim Kurulu Kararı Yükseköğretim Kuruluna kadro kullanım izni almak üzere gönderilir. 5. Yükseköğretim Kurulu tarafından kullanım izni verilen kadrolar Rektörlük Makamına bildirilir ve söz konusu bilgi Rektörlük Makamınca Personel Daire Başkanlığı'na iletilir. 1.İzinli kadrolar ilan edilir. 2.İlan süresi içerisinde başvurular alınır. 3.Unvanlara göre atamaya ilişkin Yönetim Kurulu kararı alınır. 4.Atanacak olanlardan başka kurumlarda çalışanlar için muvafakat istenir. 5.Atama evrakı tamam olan adayların ataması yapılır. 1. Görev süresi uzatılacak öğretim elemanlarının görev uzatma formu bölüm başkanlığının görüş ve onayı ile Dekan/Müdür görüş ve onayı ile doldurulur. 2. İlgili birim, görev süresi uzatım formundaki görüş doğrultusunda Yönetim Kurulu Kararı alır. 3.Yönetim Kurulu Kararı ve görev süresi uzatım formu Personel Daire Başkanlığına Başkanlığı'na iletilir. 4. Personel Daire Başkanlığı Rektörlük Makamının onayına sunar. 5. Rektörlük Oluru ilgilinin birimine gönderilir. 1.İlgili lisansüstü eğitim yapmak istediğine dair dilekçe ve gerekli evraklar ile birimine başvurur. 2. Birim, ilgilinin başvurusu ile ilgili Yönetim Kurulu Kararı alarak kişinin başvuru evrakı ile birlikte Personel Daire Başkanlığına iletir. 3.Üniversite Yönetim Kurulu Kararı alınarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına teklifte bulunulur. 4.Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının uygun görüşü doğrultusunda ilgilinden Senet alınır. 1.Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı tarafında gönderilen görevlendirme yazıları ilgili öğretim üyelerine bildirilir ve takip edilir 2.Öğretim üyeleri tarafından hazırlanan raporlar ÜAK' a gönderilir ve takip edilir. 2- Doçentlik ve Kayıt Bürosu Şube 3- Doçentlik ve Kayıt Bürosu Şefi 4- Doçentlik ve Kayıt Bürosu