Eğitim İhtiyacı Analizi

Transkript

1 Eğitim İhtiyacı Analizi 1 Eğitim İhtiyacı Analizi Öğretim Amaçlarının Belirlenmesi Eğitim Değerlendirme Ölçütleri Değerlendirme Biçiminin Seçilmesi Öğrenme Ortamının Tasarlanması Eğitim Araç ve Yöntemlerinin Belirlenmesi Eğitim Programının Gerçekleştirilmesi Eğitim Programının Değerlendirilmesi ve Maliyet Yönünden Etkinliğinin Belirlenmesi 2 1

2 Eğitim İhtiyacı Analizi İşletme düzeyinde, İşletme düzeyinde analizi ile başlar. mevcut problem ve ihtiyaçların Gelecekte ortaya çıkacak problem ve ihtiyaçların analizi ile devam eder. İş düzeyinde, Görev tanımları, prosedürler, yönergeler, normlar, talimatlar ve sektördeki uygulamalar incelenerek standartlar belirlenir. Çalışan düzeyinde, Personelin standartları sorgulanır. karşılayıp karşılamadığı 3 Eğitim Programı Geliştirme Çalışanların, Hangi konuda, Nerede, Ne zaman eğitim alacakları belirlenir. İşler aksamamalıdır. Eğitim alacak çalışanların motivasyonları sağlanmalıdır. İnsan kaynakları birimi ile eğitime katılacak birim arasında koordinasyon sağlanmalıdır. 4 2

3 Eğitim Programını Değerlendirme Etkinlik ve verimlilik ölçülür. Eğitim için yapılan harcamalar dikkate alınır. Karşılığında ulaşılan sonuçlara bakılır. Bununla birlikte, bütüncül bakıldığında, kişilerin tutum ve davranışlarındaki olgunluk, kişiler arasındaki iletişimin iyileşmesi, işletmeye direkt olarak yalnızca parasal sonuçlar sağlamaz. Örgüt kültürünü de geliştirir. Sonraki eğitim programlarında kullanılmak üzere geribildirim alınır. 5 Eğitim İhtiyacı Analizi Sürekli gelişen teknolojik sistemler nedeniyle mevcut personelin yetersiz kalması, bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesi gereği, Oryantasyon çalışmalarının işletmede yeni çalışmaya başlayan personelin işe alışmaları için çok önemli olduğunun anlaşılması, Personelin farkına varılmayan ve kullanılmayan potansiyel becerilerinin ortaya çıkarılarak geliştirilmesinin işletmeye önemli katkılar sağlaması, Uluslararası rekabet ortamında, eğitimli personelin işletmenin gücünü attıran önemli bir faktör olarak ortaya çıkması eğitim ihtiyacı doğuran ana unsurlardır. 6 3

4 Eğitim İhtiyacı Analizi Örgütün ihtiyaçları ve işin gerekleri ile çalışan niteliklerini eşleştirmek, Örgütün sürdürülebilir olmasını sağlamak ve değişime uyum sağlamak, Teknolojik gelişmeler, Örgütsel karmaşıklık, İnsan ilişkileri, Atama ve terfiler ise eğitim ihtiyacının ortaya çıkmasına yol açan diğer unsurlardır. 7 Eğitim İhtiyacı Analizi İşletme Sonuçları =Eğitim x Çalışma Ortamı Bu nedenle, Üst yönetimin sürekli eğitimi benimseyerek, örgütsel kültürün bir parçası haline getirmesi, Mevcut personelin bilgi ve beceri düzeyinin sürekli yükseltilmesi, İhtiyaca yönelik eğitimlerin gerçekleştirilmesi, Eğitimin, somut işletme hedeflere yönelik yapılması, İşletmenin bütününde aşama aşama yapılması, Eğitim için gerekli kaynaklarınsağlanması, Yeterli zaman diliminin ayrılması gerekir. 8 4

5 Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim açığı (ihtiyacı), bir işin gerektirdiği bilgi ve yetenek ile işi yapan kişinin sahip olduğu bilgi ve yetenek arasında işgören aleyhine var olan fark olarak tanımlanabilir. Sadece bugün ile sınırlandırılmamalıdır. Gelecekle ilgili bir durum da ortaya çıkabilir 9 Eğitim İhtiyacı Analizi İşletme açısından, İşe yeni başlayan personelin işe alıştırılması, Yetersizliklerden arınarak işletmenin faaliyetini devam ettirmesini sağlaması, Becerikli ve nitelikli bir işgücünün geleceğe hazırlanması, Ekonomik, sosyal ve hukuki gelişmelere ayak uydurulması, İşletme personelinin potansiyelini kullanmak için motivasyon sağlaması, Kamuoyunun saygınlığının ve güveninin kazanılması gibi yararlar sağlar. 10 5

6 Eğitim İhtiyacı Analizi Personel açısından, Personelin yetersizliğinin giderilmesi, Daha iyi ve cazip bir işin hazırlanması, Planlı bir kariyer yolunun takip edilmesi, Personelin işletme ile bütünleştirilmesi, İlişkilerin iyileştirilmesi gibi yararları mevcuttur. 11 Personelin Eğitim İhtiyacı Üstün Yetersiz Yetersiz alanı belirle Eğitim ver Yeterli Üst yeterliliğe hazırla Sorumluluğu arttır, Terfi, atama yap, Yeni görevler ver 12 6

7 Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Örgütsel Strateji ve Performansın Değerlendirilmesi Eğitimin Değerlendirilmesi Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi Eğitimin Uygulanması Eğitim Önceliklerinin Planlaması 13 Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Örgütsel Strateji ve Performansın Belirlenmesi Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim Önceliklerini Planlama Eğitimin Uygulanması Eğitim Değerleme Piyasa payı Kârlılık Rekabet gücü Hedef piyasalar Çevre değişikliği Sorunlar Departman Unvan İşletmenin tamamı İşletme bölümü Kısa dönem Uzun dönem Beceri Bilgilendirme İnsan ilişkileri Uyum Etkinlik Verimlilik İşbaşı / işdışı Departman Unvan Mesleki / teknik Oryantasyon Örgüt / birim Performans İlişkiler Tatmin Şikayetler Yeni planlar Yeni öneriler 14 7

8 Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Personel İçin Performans Standardı Eğitimle Kazanılacak Bilgi ve Beceri Eğitimle Kazanılamayacak Bilgi ve Beceri Personelin Mevcut Performansı Personelin Performans Açığı Eğitimin Odaklandığı Kısım 15 Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Eğitim İhtiyacı = Şimdi Olması Gereken Performans + Gelecekte Olması Gereken Performans + Gelecekteki Yatırımlarla İlgili İhtiyaçlar - Mevcut Performans MEVCUT DURUM İşletme performansı İşlerin gerçekleşme düzeyi Personelin performansı OLMASI GEREKEN DURUM İşletmenin hedeflediği standartlar İşlerin başarı standardı Personel için başarı standardı Eğitim Açığı 16 8

9 Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Sorular Eğitim programına başlamadan önce bir problemle ilgili ne kadar bilgi toplarsanız o kadar iyidir. Bölüm ve kısım amirleri eğitim ihtiyacını en iyi belirleyecek kişilerdir. Eğitim ihtiyaçları analizine genel bir araştırma ile başlayınız. Olması gereken ile gerçekleşen performans arasındaki açığın belirlenmesi ihtiyaç analizinin esasıdır. Personelin duygu ve düşüncelerini dikkate almadan sadece davranışlarını eğitim ihtiyaç analizinde dikkate almalıyız. Doğru Yanlış 17 Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim ihtiyacı analizine ön hazırlık aşamasında, Muhtemel sorunların farkında olunmalıdır. Bilgi edinimi esnasında birden çok yöntem kullanılmalıdır. Bir iş hakkında bilgi toplanırken mümkün olduğunca farklı gruplardan görüş alınmalıdır. Elde edilen bilgiler kaydedilerek sonraki eğitim uygulamaları için saklanmalıdır. 18 9

10 Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim ihtiyacı analizinde kullanılacak ölçütler, Tepe yönetimin katılması, Personelin katılması, Yeterli zamanın ayrılması, Mali destek sağlanması, İlgili ve ölçülebilir bilgi edinilmesi, Ön analiz planının hazırlanması, Ön analiz sonrası geribildirim yapılması biçimindedir. 19 Eğitim İhtiyacı Analizi Ön araştırmalar kısmında, İşletmenin stratejik planları gözden geçirilir. Gelecekteki ihtiyaçları analiz edilir. Mevcut başlıca sorunları tespit edilir. Analiz düzeyine karar verilir

11 İşletme Düzeyinde Analiz İşletme düzeyinde analiz aşamasında, Çevre faktörlerinin değişim durumu, Değişen çevre faktörlerinin işletmeveçalışanların bilgi, beceri ve tutumlarına etkisi, Genel kârlılık düzeyi, İyileştirme ve geliştirme alanları, Kâr, gelir ve maliyet unsurları, Kaynakların, strateji, yapı ve kültürle uyumu, Çevreyle uyum düzeyi, Bilgi ve beceri yönünden işletmenin güçlü ve zayıf yönleri, Yönetim becerileri, kariyer planları ve eğitim sistemleri incelenir. 21 İşletme Düzeyinde Analiz İşletme düzeyinde analiz aşamasında, Misyon, vizyon, strateji ve amaçları analiz edilir. Politik, yasal, ekonomik, teknolojik, demografik, uluslar arası, sosyokültürel, ekolojik çevre unsurları incelenir. İşletmenin etkinlik ve verimlilik düzeyleri analiz edilir. İşgücü maliyetleri, üretim, satış, kalite, esneklik, tatmin, yenilik, vb. İşletme kültürü ve iklimi analiz edilir. Devamsızlık, işgücü devir oranı, şikayet oranı, kaza sıklığı, öneri sisteminin etkinliği, vb. İnsan kaynakları sistemi incelenir

12 İş Düzeyinde Analiz İş düzeyinde analiz aşamasında, İş analizleri gerçekleştirilir. Soru formu, (göz, video, vb. aracılığıyla) gözlem, görüşme gibi tekniklerinden bir ve/veya birkaçından yararlanılarak iş analizi yapılır. İş tanımları ortaya çıkarılır. İş gerekleri belirlenir. Kişisel, bedensel, zihinsel, yönetsel yetenekler ortaya konur. Deneyim, sorumluluk ve çalışma koşulları tespit edilir. İş tanımlarından ve/veya iş gereklerinden eğitim ihtiyaçları belirlenir. 23 İş Düzeyinde Analiz İş düzeyinde analiz aşamasında, İş analizleri gerçekleştirilir. Yerine getirilmesi gereken görevler, Görevler yerine getirilirken içinde bulunulan koşullar, Hangi sıklık ve zamanlarda görevlerin yapıldığı, Nitelik ve nicelik bağlamında gerekli performans düzeyi, Görevleri yerine getirebilmek için gerekli bilgi ve beceri, Söz konusu becerilerin en iyi nerede ve nasıl kullanılacağı incelenir

13 Bölümler Düzeyinde Analiz Bölümler düzeyinde analiz aşamasında, Personelin eğitimleri, mesleki bilgi, yetenek ve beceri durumları, Mevzuata hakim olma dereceleri, özellikle hangi mevzuat konularını yakından bilmeleri gerektiği, Sıkyapılan yanlışlar ve hatalar, Personelin istatistik ve raporlama sistemleri konusundaki yeterlilikleri, Mesleki açıdan hangi bilgilerin kendilerine sürekli olarak verilmesi gerektiği soruşturulur. 25 Unvan Grupları Düzeyinde Analiz Unvan grupları düzeyinde bakıldığında, Yöneticilerin, yönetim becerilerini geliştirme, mesleki ve teknik gelişme, sosyal ve kültürel gelişme ve kişisel gelişme ilgili eksikleri olabilir. Bu konudaki ihtiyaç belirtileri, Aldığı ve beklediği sonuçlardan tatmin olmama, Akran ve meslektaş eleştirileri, Akran ve meslektaşların önegeçmesivebukonudapasif kalma, Meslektaşları ile rekabet ve arayı açma isteği, Sektörde ve piyasada lider olma isteği biçiminde gözükür

14 Unvan Grupları Düzeyinde Analiz Unvan grupları düzeyinde bakıldığında, Profesyonellerin ve teknik uzmanların eğitim ihtiyacı da yöneticilere benzer bir yapı arz eder. Hangi grup daha öncelikli? Hangi tür eğitim biçimi uygun? Büro personeli ise başarı gerekleriyle doğru orantılı biçimde eğitim almalıdır. Okuma, yazma, konuşma/dinleme, matematik, sayı algısı, klavye kullanma, kelime işlemci, tablolama yazılımlarının kullanımı, vb. 27 Kişi Düzeyinde Analiz Kişi düzeyinde analiz gerçekleştirilirken, Değerler incelenir. Mesleki faaliyetler değeridir. sonucu beklenen doyum meslek Zaman içerisinde değişebilir. İhtiyaçlara bakılır. İfade edilmiş ihtiyaçlar Eleman, bilgisayar, vb. Gizli ihtiyaçlar Süreç, teknoloji, vb. değişimi Hissedilen ihtiyaçlar Hedef performans Gerçek performans arasındaki algı farkıdır ve ihtiyaçların en önemlisidir. Mevcut performans değerlendirilir

15 Kişi Düzeyinde Analiz Kişi düzeyinde analiz gerçekleştirilirken, Potansiyel performans ölçülür. Kişisel kariyer geliştirme planlarına bakılır. İşletmenin ve personelin planları uyumlaştırılır. Beceri ve yetenek analizleri yapılır. Soyut ve zihinsel beceriler, Kişiler arası ilişki ve davranış becerileri, Teknik ve mesleki beceriler, Uyum becerileri, Yönetim becerileri 29 Bilgi Toplama Araçları Personeli gözleme, Teknik el kitapları, Konusunda uzman kişilerden yararlanma, Görüşme, Anketler, Üst yönetimin istekleri, Mülakatlar, Odak grupları, Performans değerlendirme sonuçları, Testler, İş analizleri, vb. sayılabilir

16 Bilgi Toplama Araçları Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, Ne, niçin, nasıl, kim ve ne zaman soruları sorulur. Problem durumu açık ve net biçimde ortaya konur. Sorunun nedenleri belgelenir. Sorunla ilgili düşünce ve duygular öğrenilir. Fikirler ile gerçekler birbirinden ayrılır. 31 Bilgi Toplama Araçları Anket yönteminde, Ankette yer alan ifadeler, anketin amacına uygun olmalıdır. Seçilen sözcükler ve kullanılan dil açık ve anlaşılır olmalıdır. Anket biçim açısından uygun olmalıdır. Kişisel bilgilere dikkat gösterilmelidir. Olumlu ve olumsuz ifadeler dengeli dağıtılmalıdır. Bir ifade de bir soru sorulmalıdır. İfadeler yönlendirici olmamalıdır. Sosyal kabul olgusuna dikkat edilmelidir

17 Bilgi Toplama Araçları Anket yönteminde, Kısa sürede çok kişiye ulaşılır. Nispeten ucuz olarak veri sağlanır. Cevaplayıcı genellikle endişesiz ve baskı altında olmaksızın cevap verir. Elde edilen verileri değerlendirmek daha kolaydır. Öte yandan, Yalnızca anket soruları ile sınırlısınızdır. Ankette gerçek düşünceleri almak zor ve büyük beceri gerektiren bir iştir. 33 Bilgi Toplama Araçları Gözlem yönteminde, Doğal iş ortamında izlemek esastır. Dışarıdan gözlem ve katılarak gözlem yapılabilir. Personel ve iş akışı etkilenmemesine, ortam doğrudan gözlendiği için sağlıklı bilgi elde olasılığının yüksekliğine karşın, gözlemcinin yetenekli olmasını gerektirir ve gerçek ihtiyaçtan çok gözlenen ihtiyaç ortaya çıkabilir

18 Bilgi Toplama Araçları Görüşme / Mülakat yönteminde, Yönetici veya danışman personelle görüşür. Yüz yüze, telefonla, işbaşında veya iş dışında yapılabilir. Doğrudan görüşme olduğu içinsadecebilgiler değil, duygu ve düşünceler de edinilir. Değerlendirilmesi uzun sürer. Etkinliği, mülakatı yapan kişiye bağlıdır. Personel kayıtları analiz edilerek de bilgi toplanabilir. 35 Bilgi Toplama Araçları Testler Testlerden elde edilecek veriler de anket formunda toplananlara benzer. Anketler bilgi ve tutumu ölçerken, testler, bilgi, tutum, beceri ve yeteneği de ölçebilir. Sonuçları elde etmek ve değerlemek kolaydır. Nesneldir. Yetenek ve becerileri ölçecek test geliştirmek zordur. Grup problem analizleri Diğer yöntemler 36 18

19 Çözümleme Etkin ve verimli bir eğitim programı için oluşturulacak eğitim planının net bir biçimde, Eğitim konusu, Eğitimciler, Uygulama düzeyi, Eğitim yeri, Eğitim süresi, Eğitim notları, Katılımcılar, Eğitim yöntemleri, Öğrenme ilkeleri, Eğitim zamanı, Eğitim değerleme şekli, Eğitim takip sorumlusu konularını içermelidir. 37 İhtiyaç Belirleme Yöntemlerinin Karşılaştırılması Yöntem Avantajlar Dezavantajlar Gözlem Anketler Mülakatlar Odak Grupları İş ortamına ilişkin bilgi sağlar. İşin en az düzeyde kesilmesini sağlar. Maliyeti düşüktür. Çok sayıda kişiden bilgi toplanabilir. Bilgi kolay raporlanır. Eğitim ihtiyacı ve problemlerin, neden ve çözümlerinin ayrıntılarını belirlemede iyidir. Beklenmeyen durumlarda iyidir. Soruları değiştirilebilirsiniz. Tek bir kişinin araştıramayacağı veya uğraşamayacağı konulara uygundur. Sorular kestirilemeyen sorunlara yönelik olarak değiştirilebilir. Usta gözlemci gerektirir. Personel davranışı gözlem altında değişir. Zaman alır. Düşük geri dönüş alınır. Ayrıntılar eksik kalır. Zaman alır. Analizi zordur. Mülakat yapanın becerisi önemlidir. Planlaması zordur. Zaman alır. Analiz edilmesi zordur. Beceri sahibi görüşmeci gerektirir

20 İhtiyaç Belirleme Yöntemlerinin Karşılaştırılması Yöntem Avantajlar Dezavantajlar Teknik El Prosedürler açısından iyidir. Teknik dil anlaşılmayabilir. Kitapları ve Objektiftir. Materyaller eski olabilir. Kayıtlar Yeni işler için iyi bir bilgi kaynağıdır. Konularında Uzman Kişilerle Görüşme Online Teknoloji (Yazılım) Eğitim ihtiyaçlarının ayrıntılarını ve sorunların neden ve çözümlerini açığa çıkarmak adına uygundur. Objektiftir. İşin kesintiye uğramasını azaltır. Sınırlı insan katılımı gerektirir. Zaman alır. Analiz edilmesi zordur. Beceri sahibi görüşmeci gerektirir. Yönetici bilgiyi eğitmekten çok cezalandırma için kullanabilir. Müşterilerle bilgisayarla veya telefonla etkileşim kurmayı gerektiren işlerle sınırlıdır. 39 Çözümleme Kişilerin ihtiyacı, Hemen karşılanması gereken ihtiyaç, Biçimsel eğitim faaliyetini gerektiren ihtiyaç, İş başında eğitim gerektiren ihtiyaç, İşletmenin kendi içerisinde karşılayabileceği ihtiyaç, Bir kişinin diğerleri ile görüşerek giderebileceği ihtiyaç Grubun ihtiyacı, Gelecekte karşılanması gereken ihtiyaç, Biçimsel olmayan eğitim faaliyetini gerektiren ihtiyaç, İş dışında eğitim gerektiren ihtiyaç, İşletmenin dış kaynak yoluyla karşılayabileceği ihtiyaç, Bir kişinin yalnız başına giderebileceği ihtiyaç 40 20