T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TASNİF İŞLEMLERİ REHBERİ Hizmete Özel ANKARA-2014

2 Proje Yöneticisi Doç. Dr. Uğur ÜNAL Devlet Arşivleri Genel Müdürü Proje Sorumluları Hüsnü ÖZER Devlet Arşivleri Genel Müdür Yardımcısı Nurullah İŞLER Daire Başkanı Azmi GÜLER Tasnif İşleri Şube Md. Koordinatörü Hazırlayan Azmi GÜLER Halil ATABEY Gültekin ŞEN T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Gayret Mah.95.Sk.No: Yenimahalle /ANKARA Telefon: /15 hat

3 ÖNSÖZ Devletlerin hafızaları konumunda olan arşivler, içerisinde bulunduğu ülkenin geçmişi hakkında bilgi edinmemizi sağlayan, kişi haklarının ispatı, tarihi araştırmalar gibi hususlarda belgeleri devletin, hukukun ve kamunun hizmetine sunan önemli kurumlardır. Bu kurumlar kamuda biriken belgeleri devralarak çeşitli arşiv iş ve işlemlerinden geçirir. Belgelerin muntazam bir şekilde koruma altına alınması ve bunların tasnifinin yapılması, bu iş ve işlemlerin en önemlileri arasında yer alır. Arşiv malzemesinin hızlı ve kolay bulunup kullanılabilmesi için bir fonun veya fon içerisindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemini ifade eden tasnifin kendi içerisinde hususiyetleri vardır. Arşiv malzemesi herhangi bir düzene sahip değilse, en kolay şekilde faydalanabilmek için önceden tespit edilen bir sistem üzere belgelerin tasnifi gerçekleştirilir. Zira, dağınık bir halde bulunan, tasnifi yapılmamış arşiv malzemesinden yararlanmak imkansız denecek kadar güçtür. Tasnifi yapılmamış belgelerin yer aldığı arşiv depolarını bir kağıt deposu olarak niteleyebiliriz. Bu sebeple, tasnif işi arşivin esasını teşkil etmektedir. Tarihi süreç içerisinde çeşitli tasnif sistemleri geliştirilmiştir. Bunları, sistematik, kronolojik ve organik metot olarak sıralamak mümkündür. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü de, bu sistemler içerisinde yer alan ve evrakın aslına uygun olarak düzenlenmesini öngören provenance prensibini esas alan bir tasnif sistemini benimsemiştir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek evrakın nasıl devredileceği ve bu evrakın tasnifi konusunda hükümler bulunmaktadır. Buna rağmen 3473 Sayılı Kanun kapsamında yer alan kamu kurum ve kuruluşlarından Genel Müdürlüğümüze devredilen fonların çoğunlukla düzenli olmadığı gözlemlenmektedir. Bununla ilgili olarak tasnif çalışmalarında birlik ve bütünlüğü sağlamak, farklı uygulamaların önüne geçmek amacıyla tasnif iş ve işlemlerinin bütününü kapsayacak bir rehber hazırlanmasına ihtiyaç duyulmuştur.

4 Rehberde, tasnif iş ve işlemleri bir bütün olarak ele alınarak tüm iş süreçleri aşama aşama anlatılmıştır. Rehber, dört ana bölümden meydana gelmektedir. Birinci bölümde tasnif ve tasnif sistemleri, ikinci bölümde tasnif iş süreçleri, üçüncü bölümde dijitalleştirme, dördüncü bölümde restorasyon faaliyetleri yer almaktadır. Daha önce değişik dönemlerde hazırlanmış tasnif rehberleri olsa da zaman içerisindeki gelişmelere bağlı olarak farklı uygulamalar ortaya konmuştur. Ayrıca, bir mesleğin gelişmesinde, o meslekle ilgili yayınların ve bilgi kaynaklarının fazlalığının ve güncellenmesinin önemi ve değeri büyüktür. Bu nedenle hem farklı uygulamaların giderilmesi ve hem de tasnif çalışmalarında mevzuat çerçevesinde arşiv malzemesinin tasnif süreçlerinin bir standarda oturtulması amacıyla bu rehber güncel bilgiler ışığında hazırlanmıştır. Bu çalışmadan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü çalışanlarının yanı sıra kurum ve kuruluşların arşiv iş ve işlemlerinde görev ve sorumluluk alan her kademedeki yöneticileri ve arşiv çalışanları büyük ölçüde yararlanabilecektir. Arşiv personelinin ve ilgililerin tasnif çalışmalarında başvuracakları bir müracaat kaynağı olma niteliğindeki bu çalışmanın hazırlanmasında emeği geçenlere teşekkür eder ilgililere faydalı olmasını dilerim. Doç. Dr. Uğur ÜNAL T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürü

5 İÇİNDEKİLER Sayfa ÖNSÖZ... I İÇİNDEKİLER... III A- TASNİF - TASNİF SİSTEMLERİ Alfabetik Tasnif Sistemi Kronoloik Tasnif Sistemi Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi Nümerik Tasnif Sistemi Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi... 3 B- TASNİF İŞLEMLERİ Planlama ve Ön Araştırma Safhası Tasnif Safhası... 8 a-aslî Düzen Kontrolü ve Kaba Tasnif... 9 b-kopyaların Ayrımı c-tarihleme d-kodlama e-dosyalama ve Kutulama f-damgalama g-sayfa Numarası Verilmesi h-dosya Üzeri Bilgilerin Yazılması ve Kutu Etiketleme ı-özet Yapma ve Bilgisayara Aktarma C- DİJİTALLEŞTİRME Dijitalleştirmede Amaç a-seçme... 37

6 b-dönüştürme/oluşturma c-kalite Kontrol d-teknik Alt Yapı Sistemi e-dijitalleştirilecek Malzeme Türleri Dijitalleştirme Evreleri Arşivlerde Dijitalleştirme Uygulamaları Dağıtım/Sunum Saklama/Dijital Koruma D- ARŞİV MALZEMESİNİN RESTORASYON İŞLEMLERİ Bakım Tedavi Onarım E-ARAŞTIRMA VASITALARI VE DEPO YERLEŞİMİ 67 EKLER EK-1 Kurumların Devlet Arşiv Kodları EK-2 Kurum-Kuruluş Kısaltmaları EK-3 Kelime Kısaltmaları

7 A-TASNİF-TASNİF SİSTEMLERİ Tasnif kelime olarak, sınıflara ve takımlara ayırma, sıralama, bölümleme ve tertip etme anlamındadır. Terim olarak ise: belgelerin konu numarasına göre veya kronolojik, alfabetik ve coğrafik olarak sıraya konulması işlemi veya bir fonun, fon içindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemidir. Tasnifte amaç; -Bir kuruma ait belgeleri kurumsal yapıya ve fonksiyonlara göre tanımlamak, -Belgelere adresler tanımlayarak belge erişimini sağlamak ve kolaylaştırmak, -Mevcut belgelerdeki fazlalıklar (mükerrer, boş sayfalar gibi ), belgeye zarar verebilecek unsurları ( toplu iğneler, ataş ve tel gibi ) temizlemek, -Belgeleri en doğru ve en seri bir şekilde tasnif edip, kataloglayarak araştırmaya hazır hale getirmek; ilmin, idarenin, hukukun ve fertlerin yararlanmasını sağlamaktır. Arşiv malzemesi daha oluşurken, kurumların dosyalama planlarına göre tasnif edilmektedir. Bu arşiv malzemesinin asli düzenidir. Evrakın dosyalanmasındaki amaç, belge aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için, belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıralanması, bir düzene konulması ve muhafazasının sağlanmasıdır. Tasnif işlemlerinde en fazla uygulanan dosyalama sistemlerini şöyle sıralayabiliriz: 1-Alfabetik Tasnif Sistemi, 2-Kronolojik Tasnif Sistemi, 3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi, 4-Nümerik Tasnif Sistemi, 5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi. Bu dosya tasnif sistemlerinin bilinmesi tasnif çalışmalarında kolaylık sağlayacağından bunları tek tek ele alalım.

8 1-Alfabetik Tasnif Sistemi: Bu tasnif sistemi kolay, güvenli ve basit bir sistemdir. Ancak sistemin uygulanacağı dosyaların isimlerle ilgili olmasını gerektirir. Dosyalardaki isimler alfabetik sıraya göre yerleştirilir. Genellikle personel ya da iş sahibi dosyaları bu sisteme s göree tasnif edilebilir. Alfabetik Tasnif Sistemine göre şahıs dosyalarının dosya gruplarının oluşturulupup klasöre yerleştirilmesi ATABEY, Halil İNCE, Ahmet KOÇ, Hasan ŞEN, Gültekin YAMAN, Gürkan A-Y 2014 Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili veya aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir

9 2-Kronolojik Tasnif Sistemi: Bir tarih esasına göre kullanma özelliği bulunan dosyalar d bu u sisteme göre yerleştirilir. Kullanma ihtiyacına göre yıl, ay ve günler esas alınır. Banka ve işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde belli günlerde yoklama, çağrıı ve sevk yapma mecburiyeti vs. işlerde bu sistem s kullanılmaktadır. Belge yoğunluğu dikkate alınarak kronolojik sıralamsı yapılann arşiv malzemesi, dosya ve klasörlere ayrı ayrı veya birlikte müteselsilen yerleştirilir Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.

10 3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi: Bu sistemde kurumun çalışma, iş ve ilgi alanına girenn coğrafi bölgeler esas alınır. Buna göre kurumun dosyaları kıta, ülke, il, ilçe, köy veya mahallelerle ilgili olabilir. Coğrafik esasa göre tasnif sistemindee de coğrafii bölgeler alfabetik olarak sıralanır. Coğrafik Tasnif Sistemine göre dosya gruplarının oluşturulup klasöre yerleştirilmesi 1. Ayaş ANKARA 27 1 V Çankaya ANKARA 271 V Keçiören ANKARA 271 V Polatlı ANKARA 271 V Yenimahalle ANKARA 271 V V A-Y 2014 Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi utulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır.

11 4-Nümerik Tasnif Sistemi: Nümerik tasnif sistemi, serial ve desimal olmak üzere ikiye ayrılır. a-serial Tasnif Sistemi: Bu sistemin uygulanacağı dosyaların sayı ile aranılacak nitelikte olmasını gerektirir. Özlük ve emeklilik dosyaları gibi. b-desimal Tasnif Sistemi: Ondalık Sistem de denilen bu dosyalama biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılmasıdır. Onlu gruplar, alt ondalık gruplara ayrılır. Bu sistemdeki dosyalar nümerik sistemde olduğu gibi ana konuların ve alt grupların numaraları esas alınarak tasnif edilir. 5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi: Bu dosya tasnif sistemi desimal tasnif sistemine benzer, ancak genel ana konular ve gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Bu tasnif sisteminde her dosya bir konuyu kapsar. Başka bir ifade ile bir dosya içine tek konu ile ilgili belge konur. Uygulamada kolaylık sağlanması için çoğu zaman birkaç sistemin bir arada kullanıldığını söyleyebiliriz.

12 B-TASNİF İŞLEMLERİ Arşive intikal eden arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi için yapılacak ilk iş, bu malzemenin temizlenmesinden sonra tertip ve düzeninin sağlanmasıdır. Yani kısaca evrakı tasnif edip, kolayca bulunabilecek hale getirmektir. Tasnife başlamadan önce; 1- Öncelikle Dosya Plânı nın oluşturulması gerekmektedir. 2- Belgeler ilk oluşumlarını müteakip, dosya plânı çerçevesinde aldıkları Konu (dosya) Numarası doğrultusunda kümelendirilerek, dosya ve klâsörlere yerleştirilmeli ve bir Seri oluşturulmalıdır. Bu seriler, belgelerin Aslî Düzeni ni meydana getirir. Bir seri tek başına bir fonu oluşturabileceği gibi, birden fazla seri bir araya gelerek bir fon oluşturabilir. Bir seriden oluşan fonlar serinin konusu ile isimlendirilirler. (Harita Fonu, Özlük Fonu, Bakanlar Kurulu Kararları Fonu, Yargıtay Kararları Fonu gibi.) Birden fazla seriden oluşan fonlar Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Bakanlık isimleriyle adlandırılırlar (MEB Fonu, Başbakanlık Özel Kalem Müdürlüğü Fonu, Diyanet İşleri Başkanlığı Fonu, Orta Öğretim Genel Müdürlüğü Fonu gibi). Fonları açık ve kapalı olmak üzere ikiye ayırabiliriz. Kapalı fonların tasnifi kolay olur. Çünkü bu fonlara artık evrak gelmeyecektir. Açık fonların tasnifi ise daha karışıktır. Arşive o fonla ilgili evrak gelmiştir. Bu fon ile ilgili ilerde ne kadar ve ne özellikte evrak üretileceği ve arşive intikal edeceği belli değildir. Tasnif işlemlerinde; Metot olarak, konulara göre belgelerin ayrılması ve her konuya ait belgelerin de kendi içinde tarih ve sıra numarasına göre sıralanması esasına dayanan Sistematik Metot, arşive karışık ve dağınık halde intikal eden belgelerin, konusuna ve ait olduğu birimine bakılmaksızın tarih sırasına göre tasnifini öngören Kronolojik Metot ve kaynak, aslına dönüş anlamına gelen Organik (Provönans) Metot tasnif çalışmalarında yol olarak izlenmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, dünyada genel kabul gören, Organik Metot (Provenance) adı verilen tasnif sistemini benimsemiştir. Bu tasnif sistemi; Arşiv malzemesinin teşekkül ettiği aslî düzeni içerisinde, fonların parçalanmadan tasnif edilmesi esasına dayanır. 3- Belgeler, aslî düzenleri içerisinde serileri veya fon bütünlükleri bozulmadan birim arşivine ve oradan da kurum arşivine devredilmeli; ilk muhafaza ortamları ile birim ve kurum arşivlerinde yine aynı düzenleri bozulmadan muhafaza edilmelidir.

13 4- Ayıklama ve imha çalışmalarını müteakip arşiv malzemesi vasfındaki belgelerin yine aynı düzenleri bozulmaz ve bu düzen içerisinde tasnife tâbi tutulur. Bu temeller üzerine oturtulmuş arşiv belgeleri üzerinde yapılacak tasnif işleminden maksat, ayıklama ve imha çalışmaları sonucu fon içerisinden bir takım belge, dosya veya klâsörlerin imhaya ayrılmasından doğan sıralamadaki müteselsiliyetin bozulması sebebiyle, fona yeniden müteselsil sıra numarası verilmesi ve aşağıda açıklanan bir takım işlemlerin tatbik edilmesidir. Böyle bir düzen üzerine oturtulmamış belgeler, düzensiz olacağından, belgeler aslî düzeni oluşturularak tasnif edileceği için, tasnif çalışmaları zor olacak ve çok vakit alacaktır. Tasnif işlemleri, ayıklama ve imha komisyonlarının yaptıkları çalışmalar sonucunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilmesine karar verilen Arşiv Malzemesi için yapılır. Tasnif, fon içerisindeki işlem bütünlüğü oluşturması bakımından en temel unsur olan evrak bazında Analitik Tasnif veya konu itibariyle aynı olan evrakın bir araya getirildiği dosya (veya klâsör) bazında Dosya Usulü Tasnif olmak üzere iki şekilde yapılabilir. Tasnif faaliyetleri aşağıdaki safhalarda icra edilmektedir: 1. Plânlama ve Ön Araştırma Safhası Tasnif edilmesi gereken fonun tespit çalışması Millî Arşiv Politikasının esasları arasında yer almalıdır. Tasnif edilecek fon; yakın gelecekte ve araştırmacının hizmetine sunulduğu tarihten itibaren milletin ve devletin hukuk, siyaset, ilim, kültür ve tarih alanlarında ihtiyacını giderecek nitelikte olmalıdır. Tasnif edilmesi gereken fonların tespiti çalışması Genel Müdürün Başkanlığında ilgili Daire Başkanı ve Şube Müdürleri, Grup Başkanları ile Merkez Kalite Yönetim ve AR-GE Koordinatörünün yapacağı toplantıda, belirlenir. Tasnif edilecek fon ile ilgili Ön Çalışma Grubu kurulur. Tasnif çalışmasına başlamadan önce Ön Çalışma Grubu nun oluşturulmasındaki gaye tasnif işlemlerinin daha düzenli yürütülmesi, hata oranının azaltılması, verimliliğin artırılması, yapılan iş ile ilgili sorumlu olan bir grubun teşekkülünün sağlanmasıdır. Ön Çalışma Grubu Tasnif Koordinatörünün talebi, Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanının teklifi ve Genel Müdürün onayı ile oluşur. Daire Başkanı ile Tasnif Hizmetleri Koordinatörünün

14 gözetiminde, Tasnif Hizmetleri Koordinatörlüğü nden 1 Grup Başkanı, tasnifte çalışan 2 personel, evrakla ilgili rehberlik hizmetini yürüten ve Arşive intikalini sağlayan Kurumlarla İlişkiler Koordinatörlüğünden yeterli sayıda personel, Bilgi İşlem Koordinatörlüğünden bir personel, gerek duyulduğunda fonla ilgili ihtisası olan personelden oluşur. Ön Çalışma Grubu nun görevi; fonla ilgili doküman ve elde edilen ön bilgilerin değerlendirilmesi, tasnifi yapılacak fona ait kurumun genel idari yapı şemasının çıkartılması, fonun tahmini belge sayısı ve belgelerin fiziki durumu tespit edilerek tasnif çalışmasının alacağı tahmini süre, çalışanlar için mesai ve diğer kriterlerin belirlenmesi gibi ön hazırlık çalışmasına dair raporu hazırlayarak ilgili Daire Başkanına sunar. Daire Başkanı'nın Tasnif çalışmalarına başlanabilir onayından sonra tasnif çalışmalarına başlanır. Bu şekilde Ön Çalışma Grubunca hazırlanmış bir rapor örneği aşağıdadır:

15 DEVLET PLANLAMA TEŞKİLATI MÜSTEŞARLIĞINDAN DEVRALINAN EVRAKIN TASNİFİ İLE İLGİLİ ÖN ÇALIŞMA GRUBU RAPORU Müsteşarlık evrakı yılları arasını kapsayan 1178 klasörden oluşmaktadır. Evrak, DPT Müsteşarlığının faaliyet sahasıyla ilgili olan çeşitli konulardaki yazışmaları kapsamaktadır. Dosya ve klasörlerin konuları faklılıklar arz etmektedir. Dosya Planı temin edilemediği için evrak geldiği şekliyle tasnif edilecektir. Ancak fonun son kısmında yer alan evrak, envanter sırasında değil kronolojik sırasında tasnif edilecektir. Bazı klasörlerde oldukça hacimli, bazılarında ise normal hacimde evrak bulunmaktadır. Evrak tasnif edilirken: 1. Tasnif Talimatnamesi esas alınacak, 2. Evrakın asli düzeni korunacak, 3. Evrakta fiziki temizlik yapılacak; zımba teli, ataş, toplu iğne vb.den ayıklanacak, 4. Arşiv malzemesi olmayan, tamamlanmayan imzasız evrak dosyalanmayacak, evraktaki fazla nüsha, zarf, fotokopi, kulakçık, resmi gazete, tekit yazısı vb. malzeme ayıklanacak, 5. Plan, proje, kitap vb materyal belge grubunun sonuna konulacak, 6. Belgeler belge gömleği ne konulacak, dosya ve kutu grupları yeniden oluşturulacak, 7. Belge gömleğine dosyanın tarihi, konusu ve sayısı yazılacak, 8. Gizli olan belgeler için belge gömleğine GİZLİ ifadesi yazılacak, 9. Belgenin tarihi yazılırken evrakın işlem gördüğü son tarih yazılacak, Belgelere Sayfa Numarası Verme ve Yer Damgası Basma 10. Sayfa numarası belgelerin ön yüzünün sağ alt köşesine, yukarıdan aşağıya (en büyük belgenin numarası 1 den başlamak üzere) verilecek, 11. Sayısal ortama aktarılacak, her sayfa numaralanacak, 12. Belge içindeki toplam sayfa sayısı 1 numaralı sayfanın sol alt köşesine yazılacak, 13. Yer Damgası belgenin ilk ve son sayfasıyla belge gömleğinin ön yüzüne, sayfanın altındaki boş kısma basılacak,

16 Belgelerin Özet ve İndeksini Hazırlama 14. Özet yapılırken ana konu kısa ve özlü ifadelerle yapılıp, yorum katılmayacak ve ifadelerde tekrardan kaçınılacak, 15. Araştırmacıyı belgedeki konuya ulaştırmada anahtar görevi yapmayan yer, şahıs ve müessese adları indeks olarak alınmayacak, 16. Yerleşim birimleri yazılırken köy-ilçe-il sırasıyla yazılacak ve aralarına (-) işareti konulacak, 17. Kurum, yer ve ülke adları evrakın teşekkülündeki adlar olacak, değişiklik varsa orijinal addan sonra parantez içerisinde yeni ad veya durum yazılacak, 18. Yabancı yer adlarından Türkçe ye geçmiş olanlar aynen, diğerleri ise orijinal yazılışları ile kaydedilecek, (Örneğin: Londra-İngiltere) 19. Kişi adları yazılırken önce soyadı büyük harflerle yazılacak, virgülden sonra şahsın adı küçük harflerle (baş harfi büyük) yazılacak, 20. Birleşik isimler bitişik olarak yazılacak, 21. Restorasyona ihtiyacı olan belgeler, özet formunda sayfa numarasıyla belirtilecek, 22. Kişi başına günlük ( ) klasörün tasnifi, ( ) belgenin özeti yapılacaktır.

17 2- Tasnif Safhası 1-Aslî düzen kontrolü ve kaba tasnif 2-Kopyaların ayrımı 3-Sıraya koyma 4-Tarihleme 5-Kodlama 6-Dosya ve kutu grubu hazırlama 7-Etiketleme 8-Damgalama 9-Sayfa-Sıra numarası verme 10-Özetleme ve bilgisayara aktarma a)özetleme b)indeks çıkarma c)konu başlıklarının tespiti d) Belge özelliklerinin tespiti (Türü, dili, gizlilik durumu, nitelik ve fiziki durumu) 11-Tashih etme ve katalog hazırlama 12-Dijitalleştirme Tasnif Analitik Tasnif veya Dosya Usulü Tasnif olarak yapılabilir. Analitik tasnif; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 24. Maddesi nde ifade edildiği gibi, evrakın tek tek tasnif işlemine tâbi tutulduğu ayrıntılı tasnif şeklidir. Tüm belgelerin ayrı ayrı özetinin ve bilgilerinin çıkarılması esasına dayanır. Dosya usulünde ise; konu esaslı tasnif veya sistematik tasnif olarak da adlandırılmaktadır. Dağınık gelen belgelerin numerik, tematik, kronolojik esaslı dosya bazında tasnifinin yapılmasıdır. Tasnif aşamalarını tek tek inceleyelim:

18 a-aslî Düzen Kontrolü vee Kaba Tasnif Aslî düzen kontrolünde öncelikle belgenin hangi birime ait olduğu tespit edilir. Arşive devredilen birim evrakının bütünlüğü bozulmadan belge türleri teşkilât şemasına göre ayrılır. Ayırma işlemi; tasnifi yapılacak belgenin klâsör, dosya d ve evrak olarak tek tek elden geçirilmesi ile yapılır. Ancak, birimler dikkate alınmadan, konulara göre merkezî bir şekilde dosyalama yapılmış ve evrak müşterek teşekkül ettirilmişse, birimlere göre dosyaların ayrımı yapılmaz. Ayırma işlemi neticesinde, aslî düzeni bozuk olan belgeler dosya plânı veya basit de olsa evrak bir plân çerçevesinde teşekkül etmişse, bu çerçevede belgeler konuları itibariyle bir arayaa getirilir. Şayet, teşekkülü safhasında evrak üzerinde hiçbir dosya plânı uygulanmamışsa, bugün uygulamada olan tarih ve B.02.0.ARV /5129 sayı ile yayımlanan Başbakanlık Genelgesi ve yine Devlet Arşivlerii Genel Müdürlüğüncee onaylanann dosya plânları çerçevesinde, konuları itibariyle bir araya getirilir. Böylece, birimlerine b ayrılan evrak, kendi içinde konuları itibariyle bir arayaa getirilmişş olan belgeler veya dosyalar, kronolojik, tematik, alfabetik, coğrafik ve nümerik olarak dizilmek suretiyle ilk aşamada kaba k bir tasnifi oluşturulmuş olur. Aslî düzen kontrolünde evrakın; ; Birimi, İşlem yılı, Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindekii kronolojik, coğrafik, alfabetik, tematik ve nümerik sıralaması dikkate alınacaktır. Resim 1: Asli Düzen Kontrolü

19 b-kopyaların Ayrımı Aslî düzenin oluşturulmasından sonra klâsör ve dosya içerisindeki kopyalar ve gereksiz evrak çıkarılır. Bu işlemler yerine getirilirken, zarflar ve mükerrer nüshalar arşiv malzemesinden ayrılacaktır. c-tarihleme Belgeler kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konulur. Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan belgeleri sıralamada, belgenin sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. Eski harfli belgelerdeki hicri ve rumi tarihler, miladi tarihe çevrilerek alınır. Bazı eski harfli belgelerde, tarihler ay olarak üç parçaya bölünerek; Evail, Evasıt ve Evahir tabirleriyle kullanıldığından Evail yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, Evasıt yazılı olanlar,ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya, Evahir yazılı olanlar ise ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Defter tarihleri başlangıç ve bitiş olarak alınır. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazışma tarihi olmayan ve tahmini tarihlemesi de yapılamayan belgeler, ait olduğu belge grubunun sonuna yerleştirilir. Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan belgeler de, ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan belgeler arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli ([]) parantez içinde gösterilir.

20 d-kodlama Birim ve kurum arşivlerinde dosyalar veya belgeler, dosya numaraları ve tarihleri yardımı ile bulunmaktadır. Aynı arama unsuru, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünde de geçerliliğini devam ettirir. Bu bilgiler, belgenin ön yüzüne belgenin oluşumu esnasında kaydedilir.aramada kolaylık sağlamak üzere Devlet Arşivi Tasnif Sisteminde de bu bilgilere yer verilmiştir. Aşağıda Etiketleme bölümünde görüleceği gibi Doya ve Kutu etiketlerinin 7 ve 8 inci bölümlerinde bulunan İşlem Yılı ve Belgelerin müteselsil sıra numaralı hanelerine bu bilgiler yazılır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilen belgeler asli düzenlerinde aranılacaksa, buradaki bilgilerden faydalanılacaktır. Ancak bu arama unsurları arşivdeki yeri belirlememektedir. Bu sebeple ikinci derecede belgeye erişim için kullanılmaktadır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nde esas belgeye erişim, teşkilat kodları ve bunlara bağlı olarak tasnifte oluşturulan kutu, dosya ve belge sıra numarası ile olmaktadır. Akla Neden ikinci bir arama unsuru olarak kutu, dosya ve sıra numarası ile belgeye erişim sistemi getirilmiştir? sorusu gelebilir. Bu sorunun cevabını şöyle açıklamak mümkündür; Kurumların dosyalama sistemlerinin farklı oluşu, ve bunların sık sık değiştirilmeleri sebebiyle, her belge için tek bir şekilde belgeye erişim sağlayan bu sistem tercih edilmiştir. Kodlamanın amacı, ilgili arşiv malzemesinin arşiv depolarındaki yerleşimini sağlamaktır. Arşiv malzemesini tasnif etmek ve kimliğini tanımlamak amacıyla kullanılan semboller bütününden oluşur. Bir takım rakamlar, harfler veya rakam-harf bileşikleri vasıtasıyla evrak ve dosyaların kimliğini tanıtma işlemi olarak kodlamayı tanımlayabiliriz. Kodlama şu şekillerde yapılabilir; 1-Alfabetik Kodlama: Kodlaması yapılacak olan kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının sadece harflerle yapıldığı kodlamadır. Harflerin seçimi kurum ve kuruluş adının kısaltması, baş harflerinin seçilmesi suretiyle yapılır. Örnek: BB PTT : Başbakanlık : Posta Telefon ve Telgraf Genel müdürlüğü

21 2-Nümerik Kodlama: Kodlaması yapılacak kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının rakamlarla yapıldığı kodlamadır.bu sistemde her kuruma karşılık gelecek bir kod verilir. Örnek: 030 :Başbakanlık 011 :Yargıtay Başkanlığı 3-Karma Sistem: Kodlaması yapılacak olan kurum veya kuruluşun semboller tanımlamasının harf ve rakamlarla ortaklaşa yapıldığı sistemdir. Bu sistemde semboller, harf veya rakamlarla başlamak suretiyle yapılır Örnek: 271V25 130Y :Erzurum İl İskan Müdürlüğü :Dışişleri Bakanlığı Yurt Dışı Teşkilatı Kodlamanın Faydaları: 1-Uzun kurum ve birim sistemleri kısaca ifade edilebilmektedir. 2-Kurum ve kuruluş isimlerinde yapılan değişiklikler kodları etkilememektedir. 3-Kodlar sayesinde depo yerleşimi ve depodaki malzemelere ulaşım daha kolay olmaktadır. Kurum ve Kuruluşların Kodlanması: 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun kapsamındaki kurum ve kuruluşlarla arşiv malzemesinin tasnifinde esas teşkil

22 edecek Kodların Tespiti ve Uygulaması çalışmalarını yürütür. Bu hususta, kurum ve kuruluşların devlet arşiv hizmetleri ile ilgili kodlar aşağıdaki şekilde tespit edilmiştir: Yargı Organları Yürütme Organları (Başbakanlık, Bakanlıklar, Bağlı ve ilgili Genel Müdürlükler ve Müstakil Başkanlıklar) Bankalar Sigortalar Kamu İktisadi Teşekkülleri İç teşkilatların kodlanmasında birliğin sağlanması için aşağıdaki standart kodlara uyulur. 01 Özel Kalem 05 Kurullar Ana Hizmet Birimleri Danışma ve Denetim hizmetleri Yardımcı Hizmetler 90 Münhal Kodlar Alt Birim Kodu ile ilgili olarak, alt birimlere inilmediği taktirde, bu iki karakter (00)rakamı ile kodlanmış sayılır. Dosya numarası ve hizmet kodu ile arşiv malzemesi ayrılıyorsa alt birim kodunun kullanılmasına ihtiyaç duyulmaz. Örnek: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün alt birimlerinin kodlanması; Kurum Kuruluş Kodu: 030 Başbakanlık Birim Kod : Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

23 Alt Birim Kodu : Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı 10 Kurumlarla İlişkiler Şube Müdürlüğü 11 Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü 12 Tasnif İşleri Şube Müdürlüğü 13 Araştırma Hizmetleri Şube Müdürlüğü Bilgisayara kurumun kodu girildiğinde, kurumun adı açık olarak gelir. Kurum kodu, adı veya kurum, birim, alt birim seviyelerinde bu kayıtlara erişim mümkündür. Mükellef kurumların Devlet Arşiv Kodları için Bknz. EK-1 e-dosyalama ve Kutulama Dosyalama sisteminin özelliğine göre belgeler, küçük tarihten büyük tarihe doğru yıl veya yıl gruplarına göre kronolojik sıraya konulur. Nümerik, coğrafik, tematik veya alfabetik düzene konulan arşiv malzemesi ise hacmi ve hususiyeti dikkate alınarak eski tarihli belgeden, yeni tarihli belgeye doğru sıralanarak dosyalara konulur. Dosyadaki belgelere, birden başlamak üzere, en üstteki belgeden en alttaki belgeye doğru sıra numarası verilir. Tasnifi yapılan belgelerden, aynı konudaki bir belge grubunun tek dosyaya sığmaması durumunda dosyalar üzerine içlerinde bulunan belgelerin başlangıç ve bitiş sayfaları yazılır. (Örnek: Birinci dosyaya 1-50; ikinci dosyaya ise gibi.) Dosyalar üzerine öncesi veya sonrası olduğuna dair not düşülür. İlk oluşum şekline uygun olarak yeniden tanzim edilen belgeler, bu düzeni bozulmadan dosya gömleklerine, bir dosyanın alabileceği oranda (Bu oran belgelerin hacmine göre değişebilir.) konularak, dosya grupları teşkil edilecek ve oluşturulan dosya gömleklerinin üzerine ilk dosyadan başlanılmak suretiyle son dosyaya kadar müteselsil dosya sıra numarası verilecektir.

24 Gömleklemedeki amaç; belgenin muhafaza altına alınması, dosya ve kutu etiketlemede amaç; belgeye ulaşmada kolaylık sağlanmasıdır. Dağılma ihtimali olan belgeler gömlek içerisinde muhafaza edilir. Gömlek içerisinde yer alan belgelerle ilgili gerekli bilgiler (tarih, sayfa adedi vb.) gömlek üzerine yazılır. Dosya ve kutu gruplarının seri sonları, yıl gruplarına göre, ya da birimler düzeyinde fonun evrak yoğunluğuna göre tespit edilir. Dosya gömleklerinin ön yüz sağ üst köşesine Dosya Etiketi tatbik edilir. Dosya etiketi üzerine; Kurum ve Birim Kodu, Kutu (Klâsör) Sıra Numarası, "Dosya Sıra Numarası", Dosya içindeki belgelerin başlangıç ve bitiş tarihi ve Yıl veya Yıl Grupları kaydedilir. Yine, aynı şekilde kutu (veya klasör) sırtına, Klasör Etiketi uygulanır ve bu etiket üzerine; Kurum ve Birim Kodu, Kutu (Klasör) Sıra Numarası, kutu (klasör) içindeki dosyaların ilk ve son Dosya Sıra Numarası, klasör içindeki belgelerin ilk ve son tarihleri ile Yıl veya Yıl Grupları kaydedilir. Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece devam ettirilir. Dosyalama işlemleri sonucunda oluşturulan dosyalar, bağcıklı klâsörlere veya arşiv kutularına, bir klâsörün alacağı oranda (Bu oran dosyaların hacmine göre değişebilir.) konularak, kutu veya klâsör grupları teşkil ettirilir ve oluşturulan klâsörlerin sırtına ilk klâsörden başlanılmak suretiyle son klâsöre kadar müteselsil kutu veya klâsör sıra numarası verilir. Evrakı tahrip etmeyecek, dayanıklı ve kullanımı pratik, standart bir dosya ebadı tespit edilir ve bu standart dosyalar kullanılır (TS-İSO nun belirlediği standartlarda olması gerekir.)

25 Resim 2: Belge gömleklerii Resim 3: Belge gömleklerinin muhafazaa edildiği dosyalar

26 BELGELERİN DÜZENLENMESİ VE DOSYALANMASI ÖRNEĞİ (Konu İfadesi)

27

28 1) Kurum Kodu 2) Birim Kodu 3) Alt Birim Kodu 4) Hizmet Türü Kodu 5) Kutu veya Klasör Sıra Numarası 6) Dosya Sıra Numarası 7) İşlem Yılı 8) Evrakların Müteselsil Sıra Numarası ( Şeklinde) 9) Yıl Grupları

29 Satır: Kurum ve Birim Kodu, 2.Satır: Klasör Numarası, 3.Satır: Dosya Numaralar, 4.Satır: Kutu içindeki belgelerin başlangıç ve bitişş tarihleri. 5.Satır: Varsa, Kutu içindeki belgelerin müteselsil sıra numaraları 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları Resim 4:Tasnif işlemleri tamamlanann belge klasörleri