EĞĠTĠM PROSEDÜRÜ. Yönetmelik No: GEN YO 002 Revizyon No: 00 İlk Yayın Tarihi: Mayıs 2014 Revizyon Tarihi :

Transkript

1 1. AMAÇ: Genel Merkez ve Mağazalarda gerçekleştirilen eğitim sürecinin ve sorumlularının tanımlanması. 2. KAPSAM: Roberto Bravo Mağazacılık ve Genel Merkezde gerçekleştirilen eğitimler. 3. TANIMLAR: Ġç Eğitmen: Yıllık eğitim planı çerçevesinde yer alan eğitim konularının, uzmanı olan ilgili merkez departman yöneticileri ya da çalışanları ile HR Business Partner tarafından belirlenmiş olan mağazacılık çalışanlarını kapsamaktadır. Görev tanımı gereği, eğitmenlik yapan pozisyonları kapsamamaktadır (HR Business Partner gibi). Eğitim Değerlendirme Formu: Eğitim bitiminde, eğitimin memnuniyet düzeyini ölçmek için katılımcılar tarafından doldurulan formdur. Eğitim Değerlendirme Raporu: Eğitim Değerlendirme Formlarının, aritmetik ortalamasının alınması ile oluşturulan ve genel memnuniyet puanının oluşmasını sağlayan rapordur. 4. NOTLAR: 1 ) Eğitim Ġhtiyaçlarını Belirleme ve Planlama 1- Yeni yıl planlama döneminde, HR Business Partner, Genel Müdür ve Mali Ġşler ve Ġnsan Kaynakları Direktörü nün öngörüleri doğrultusunda, eğitim konuları belirlenir. HR Business Partner tarafından, çalışanlar ve departman yöneticilerinden eğitim talepleri alınır. Öngörülen eğitim ihtiyaçları ile birleştirilip, HR Business Partner tarafından Yıllık Eğitim Planı hazırlanır. 2- Yıllık Plan hazırlanırken; HR Business Partner, planlanan eğitim içeriklerini değerlendirir. Dış kaynaklardan temin edilmesi gereken eğitimleri öngörür. Eğitimi sağlayabilecek firmalar, Mali Ġşler ve Ġnsan Kaynakları Direktörü nün onayı ile araştırılır, teklifler alınır. Eğitim teknik bir içerikteyse, konunun uzmanı sayılabilecek departman yöneticisinin görüşü alınır. Fiyat avantajı ve içeriğin, ihtiyacı karşılaması faktörleri göz önünde bulundurularak, eğitim hizmeti alınacak firma belirlenir. 3- HR Business Partner Yıllık Eğitim Planı çerçevesinde, dış kaynaklardan temin edilecek eğitimlerin tahmini bütçesi, mevcut öngörülen faaliyetlerin tahmini bütçelerini birleştirerek, Yıllık Eğitim Bütçesi ni hazırlar. Eğitim Bütçesi içerisine, yıl boyunca ortaya çıkabilecek plansız eğitimlere ait tahmini bedeller de eklenir. 4- Yıllık Eğitim Planı nda yer almayan terfi, iş süreçlerindeki değişiklik, performans düşüklüğü vb. nedenlerle yıl içerisinde doğan eğitim ihtiyaçları, departman yöneticileri tarafından, HR Business Partner a iletilir. HR Business Partner, talepleri değerlendirerek, ek bütçe gerekmesi durumunda, Genel Müdür onayı ile uygulamaya alır. 5- Yıllık Eğitim Planı ile Yıllık Eğitim Bütçesi, Genel Müdür onayı ile her yıl Aralık ayı içerisinde, bir sonraki yıl için yürürlüğe girer.

2 6- HR Business Partner, onaylanan Yıllık Eğitim Planı nı kaydeder ve takibini yapar. 7- HR Business Partner yıllık olarak planlanmış eğitimlerin organize edilmesi ve eğitimin verilmesinden sorumludur. Kayıtlar, aylık olarak Eğitim Takip ve Eğitim Değerlendirme dosyalarında tutulur. 2 ) Eğitimin Uygulanması 1- Eğitimle ilgili bilgiler (katılımcı listesi, eğitim salonu, takvimi vb.), HR Business Partner tarafından, eğitim öncesinde Eğitmen e iletilir. 2- Eğitmenler, eğitim başlangıç saatinden önce, bilgisayar ile projeksiyon cihazının bağlantısını yapar, sunuma hazır duruma getirir ve salonun ışık - ısı durumunu kontrol eder. 3- Eğitimin toplam süresinin 1,5 saatten uzun olması durumunda, saatte bir 15 dakikalık molalar verir. 4- Eğitimin başlangıç - bitiş saatine ve mola sürelerine uyum gösterilir. 5- Gerçekleşen her eğitim sonrasında Eğitmen katılımcılara Eğitime Katılım Formu ve Eğitim Değerlendirme Formu doldurtur 6- Kayıtlar, HR Business Partner tarafından aylık olarak Eğitim Takip ve Eğitim Değerlendirme dosyalarında tutulur. 3 ) Eğitimin Değerlendirilmesi Eğitimin etkinliği üç düzeyde ölçülmektedir: 1. Düzey - Memnuniyet Ölçümü; Katılımcıların, eğitimden ne kadar memnun kaldıklarının değerlendirilmesi, Eğitim Değerlendirme Formu ile yapılır. Dışarıdan alınan eğitimlerde, ilgili firmanın değerlendirme formunun, içerik açısından yeterli görülmesi durumunda, tekrar form doldurtulmaz. 2. Düzey Öğrenme: Eğitim yapısında tanımlı ise; katılımcıların, eğitimde anlatılan konuları öğrenerek, hedeflenen noktaya ulaşıp ulaşılmadıklarını ölçmek amacıyla, eğitim öncesi ve sonrasında test-sınav yapılır. 3.Düzey Davranış Değişikliği; Eğitim kapsamında, eğitim süreci içerisinde ara değerlendirme formları ile; eğitim sonunda ise yetkinlik bazlı uygulama sınavı ile katılımcıların davranış değişiklikleri ölçülür.

3 4 ) Eğitim Sonrası Faaliyetler; 1- Eğitimin yapısında mevcut ise; eğitimin etkinliğini ölçmeye dönük, eğitim sonrasında yapılacak faaliyetler, HR Business Partner tarafından takip edilir, kayıtları yapılır ve Eğitim Değerlendirme Raporu hazırlanır. 2- Eğitim Memnuniyet Ölçümü ve Eğitim Ücreti Hesabı: a. HR Business Partner, Eğitim Değerlendirme Formlarını Eğitimin Ġçeriği ve Eğitmenin Performansı alanlarına ait kriterler için aritmetik ortalama alarak; rapor haline getirir ve Ġç Eğitmen in 100 üzerinden memnuniyet puanını hesaplar. Raporu, ilgili Ġç Eğitmen ile yazılı olarak paylaşır, varsa geliştirilmesi gereken alanlar ile ilgili faaliyetlerde bulunur. b. Eğitim Ücreti Tutarı Hesaplaması: Ödül tutarı, her bir eğitim için eğitim memnuniyet puanının en az 90 olması koşulu ile; 4 saate kadar ( 4 saat dahil ) tüm eğitimler için sabit 25,00 TL, 4 saati aşan eğitimlerde, sabit ücret üzerine ilave olarak her saat için 10,00 TL dir. HR Business Partner tarafından yayımlanan eğitim programında yer alan eğitim başlangıç ve bitiş saati dikkate alınarak, toplam eğitim saati hesaplanır ve ilk 4 saate kadar 25,00 TL, üzeri her saat için saat başı ücret 10,00 TL ile çarpılarak, toplam ödül tutarı bulunur. (Örneğin; Eğitim başlangıç saati 10:00, bitiş saati 18:00 olarak bildirilen programda toplam eğitim süresi 8 saattir. Ödül tutarı = 25,00 TL (ilk 4 saat için ) + 4*10,00 TL ( diğer 4 saat için ) = 65,00 TL c. Eğitim Ücretinin Maaşa Yansıtılması: Eğitim Memnuniyet Puanı 90 ve üzeri olan eğitimler için, eğitmen ve hak ettiği ödül tutarı bilgisi Ġnsan Kaynakları bölümü tarafından e-posta yoluyla Muhasebe bölümüne iletilir. Ayrıca eğitim değerlendirme raporu e-posta ile ilgili eğitmene gönderilir.

4 5) Oryantasyon Programları; Aktivite Ne Zaman Kim Özel plan gerektiren pozisyonlar için kişiye özel oryantasyon programı hazırlanır. İşbaşı yapmadan önce İK Adayın ihtiyacı olan bilgisayar, telefon, masa, mail adresi vb. ihtiyaçlar için ilgili departmanlar bilgilendirilir. İşbaşı yapmadan önce İK Adayın Helper'ı belirlenir. İşbaşı yapmadan önce İK Adaya "Hoşgeldiniz" maili gönderilir. İşbaşı yapmadan önce İK Aday karşılanır, İK Ofis'e alınır. İlk İş Günü İK Hoş geldin Kiti,kartviziti ve Multineti verilir. İlk İş Günü İK Gerekli evrakları imzalar (imzalamadıysa). İlk İş Günü İK Oryantasyon Rehberi - Pusula adaya teslim edilir. İlk İş Günü İK Aday ile birlikte şirket gezilir. İlk İş Günü Helper Aday Helper ile tanıştırılır. İlk İş Günü İK Aday departman yöneticisi ile tanıştırılır. İlk İş Günü İK Adaya, Helper ve yöneticisine süreç ile ilgili bilgilendirme maili iletilir. İlk İş Günü İK Adayın bilgisayar, kırtasiye ihtiyaçları karşılanır. İlk İş Günü Helper Aday sınıfiçi oryantasyon eğitimine katılır. ( 3 Gün ) İlk 2 ay içinde İK Aday mağaza ziyareti yapar. İlk 1 ay içinde İK Adaya ve adayın dept yöneticisine işe başladıktan sonra 45.gün bilgi maili gönderilir. 45. gün IK Uzman ve altı pozisyonlar için; Uzman ve altı pozisyonlar "oryantasyon bitirme raporu" hazırlar gün Aday Uzman ve altı pozisyonlar için aday ve yöneticisi rapor üzerinden görüşür gün Aday&Yönetici Yönetici ilgili raporla kendi görüşlerini ekleyip raporu İK'ya iletir gün Yönetici İK raporu ve yönetici görüşünü inceler, uygunsa program tamamlanır gün İK Adayın programı tamamladığına dair bilgi yöneticisine iletilir gün İK Adayın pozisyonuna ataması yapılır. Oryantasyon bitirme raporu özlük dosyasına eklenir. 60.gün İK Müdür, Müdür Üstü, Stratejik önem taşıyan pozisyonlar için; Müdür, Müdür Üstü, Stratejik önem taşıyan pozisyonlar "oryantasyon bitirme sunumu" hazırlar gün Aday Aday, yöneticisi ve İnsan Kaynakları ile sunum tarihi belirler gün Aday Sunum Genel Müdür, departman yöneticisi ve İK 'ya yapılır gün Aday&Yönetici&İK Yönetici "oryantasyon bitirme formu" doldurup İK'ya iletir gün Yönetici İK raporu ve yönetici görüşünü inceler, uygunsa program tamamlanır gün İK Adayın pozisyonuna ataması yapılır. Oryantasyon bitirme raporu özlük dosyasına eklenir gün İK Oryantasyon Bitirme Raporu&Sunumu başarısız olursa; GENEL MERKEZ ORYANTASYON PROGRAMI SÜRECİ İK aday ve yöneticisi ile görüşür, gelişim alanları konusunda hemfikir kalınır gün İK Aday için ihtiyacına uygun "kişisel gelişim planı" hazırlanır gün İK Aday ve yöneticisi programı uygular gün Aday&Yönetici Gelişimi gözden geçirmek için toplantı yapılır. (tutanak altına alınır) gün Aday&Yönetici&İK Sonuç olumluysa atama için bilgilendirme yapılır, adayın ataması gerçekleşir. 90.gün İK Sonuç olumsuzsa iş akdi feshi için bilgilendirme yapılır, iş akdi feshi gerçekleşir. 90.gün İK

5 MAĞAZA ÇALIŞANLARI ORYANTASYON PROGRAMI SÜRECİ Aktivite Ne Zaman Kim Özel plan gerektiren pozisyonlar için kişiye özel oryantasyon programı hazırlanır. İşbaşı yapmadan önce İK Adayın ihtiyacı olan bilgisayar, telefon, masa, mail adresi vb. ihtiyaçlar için ilgili departmanlar bilgilendirilir. İşbaşı yapmadan önce İK Adayın Helper'ı belirlenir. İşbaşı yapmadan önce İK Adaya "Hoşgeldiniz" maili gönderilir. İşbaşı yapmadan önce İK Aday mağazada Mağaza Müdürü tarafından karşılanır. İlk İş Günü Mağaza Md. Hoş geldin Kiti ve varsa kartviziti ve Multineti verilir. İlk İş Günü Mağaza Md. Gerekli evrakları imzalar (imzalamadıysa). İlk İş Günü Mağaza Md. Oryantasyon Rehberi - Pusula ve oryantasyon programı adaya teslim edilir. ( Eğitim Checklistleri ) İlk İş Günü Mağaza Md. Aday Helper ile tanıştırılır. İlk İş Günü Mağaza Md. Adaya mağaza tanıtılır. İlk İş Günü Helper Adaya, Helper ve yöneticisine süreç ile ilgili bilgilendirme maili iletilir. İlk İş Günü İK Eğitim Checklistlerinin uygulanmasının takibi 2 ay Boyunca Mağaza Md. Aday sınıfiçi oryantasyon eğitimine katılır. ( 3 Gün ) İlk 2 ay içinde İK Aday farklı mağaza ziyareti yapar. İlk 1 ay içinde Mağaza Md. Adaya ve adayın dept yöneticisine işe başladıktan sonra 45.gün bilgi maili gönderilir. 45. gün IK Müdür ve altı pozisyonlar için Müdür ve altı pozisyonlar "oryantasyon bitirme raporu" hazırlar gün Aday Müdür ve altı pozisyonlar için aday ve yöneticisi rapor üzerinden görüşür gün Aday&Mağaza Md. Mağaza Müdürü ilgili raporla kendi görüşlerini ekleyip raporu İK'ya iletir gün Mağaza Md. İK raporu ve Mağaza Müdürü görüşünü inceler, uygunsa program tamamlanır gün İK Adayın programı tamamladığına dair bilgi Mağaza Müdürüne iletilir gün İK Adayın pozisyonuna ataması yapılır. Oryantasyon bitirme raporu özlük dosyasına eklenir. 60.gün İK Müdür ve stratejik önem taşıyan pozisyonlar için; Müdür ve stratejik önem taşıyan pozisyonlar "oryantasyon bitirme sunumu" hazırlar gün Aday Aday, yöneticisi ve İnsan Kaynakları ile sunum tarihi belirler gün Aday Sunum Genel Müdür, departman yöneticisi ve İK 'ya yapılır gün Aday&Yönetici&İK Yönetici "oryantasyon bitirme formu" doldurup İK'ya iletir gün Yönetici İK, raporu ve yönetici görüşünü inceler, uygunsa program tamamlanır gün İK Adayın pozisyonuna ataması yapılır. Oryantasyon bitirme raporu özlük dosyasına eklenir gün İK Oryantasyon Bitirme Raporu&Sunumu başarısız olursa; İK, aday ve yöneticisi ile görüşür, gelişim alanları konusunda hemfikir kalınır gün İK Aday için ihtiyacına uygun "kişisel gelişim planı" hazırlanır gün İK Aday ve yöneticisi programı uygular gün Aday&Yönetici Gelişimi gözden geçirmek için toplantı yapılır. (tutanak altına alınır) gün Aday&Yönetici&İK Sonuç olumluysa atama için bilgilendirme yapılır, adayın ataması gerçekleşir. 90.gün İK Sonuç olumsuzsa iş akdi feshi için bilgilendirme yapılır, iş akdi feshi gerçekleşir. 90.gün İK 5. REFERANS DOKÜMANLAR: EĞĠTĠM PLANI EĞĠTĠM BÜTÇESĠ EĞĠTĠM KATILIM FORMU EĞĠTĠM DEĞERLENDĠRME FORMU ORYANTASYON ANKETĠ ORYANTASYON BĠTĠRME RAPORU

6