BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM & POZİSYON TANIMLARI

Transkript

1 BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM & POZİSYON TANIMLARI ŞİLE BELEDİYESİ-2014 AKGEM Aktif Kurumsal Gelişim Merkezi tarafından hazırlanmıştır

2 İÇİNDEKİLER 1. MÜDÜRLÜK TANITIMI ORGANİZASYONEL YAPI GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 5 Yayın Tarihi : Sayfa No : 2 / 12

3 1. MÜDÜRLÜK TANITIMI: Şile Belediyesinin tanıtımını yazılı ve görsel medyayı kullanarak yapması, sosyal belediyecilik anlayışı ile vatandaşın memnuniyetini arttırmak için öneri ve şikâyetlerin kısa zamanda çözüme ulaştırılmasının sağlanması, vatandaşın belediyenin yaptığı hizmetler ile ilgili farkındalığının arttırılması, kültürel, sosyal ve teknik anlamda hizmetlerinin tanıtımı için görsel materyallerin oluşturulması amacıyla kurulmuştur. Belediye Başkanlık makamının kısa ve uzun vadeli vizyon ve hedeflerinin belirlenmesinin ardından, vizyon ve hedefler iletişim bazında sayısal performans kriterlerine çevrilir. Bu performans kriterlerine bağlı olarak senelik hedefler, bir kurumsal medya/iletişim ajansının danışmanlığında yürütülür. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bu ajans ile birlikte çalışarak medya iletişiminin koordinasyonunu sağlamakla yükümlüdür. 2. ORGANİZASYONEL YAPI: 2.1. Basın Yayın Birimi: Kurumsal iletişimin sağlanması, ajanslar, ulusal ve yerel basınla iletişimin koordine edilmesi; Başkanlık makamına, Belediyenin tüm müdürlüklerine, ilçemizdeki tüm STK lar ve Derneklerine, tüm Kamu Kurumlarına ve muhtarlıklara ait faaliyetler, etkinlikler ve proje çalışmaları ile ilgili basın hizmetleri ile CD kayıt, fotoğraf çekimi, kamera çekimi, çekilen fotoğrafların çoğaltılması, tanıtıcı video sunum ve reklam, tanıtım filmi hazırlanması/hazırlatılması, basılı tanıtım materyallerinin (billboard, raket pano, afiş, broşür, el ilanı, kitap ve kitapçık, davetiye vb.) hazırlanması/hazırlatılması dağıtılması ve arşivlenmesi, belediyenin kurumsal web sitesi, sosyal medya tanıtım, duyuruları ile haber akışı bu birim tarafından yürütülmektedir. H.İbrahim ATASAYAN Müdür Neşe KAYA VHKİ Yiğit SERÇE Sosyal Medya Sorumlusu Ogün YILDIZ Grafiker/Sorumlu WEB ve Grafik Tasarım Burç CİVAN Fotoğrafçı/Kameraman Doğan KECECİ Grafiker/Yardımcı Yayın Tarihi : Sayfa No : 3 / 12

4 2.2. Halkla İlişkiler: Şile Belediyesi için kamuoyu oluşturulması, vatandaşın düşüncelerinin alınıp, vatandaşı bilgilendirmek adına halk toplantılarının yapılması, ev ziyaretleri, esnaf dernek ziyaretlerinin düzenlenmesi, kültürel ve sosyal tüm programların duyurulması, daveti, organizasyonların takibi ve basılı malzemelerden oluşan hediyelerin temini ve kültür ve sosyal işlere dağıtım için teslimi ve takibinin yapılması bu birim tarafından yürütülmektedir. Bu birime bağlı olan Beyaz Masa nın tamamen vatandaş odaklı bir anlayışla yaklaşıp, buraya müracaat eden vatandaşın (yüz yüze-telefonla-internet) isteklerini, şikâyetlerini en kısa zamanda çözüme ulaştırılmasının sağlanması da bu birimin sorumluluğundadır. o Beyaz Masa- Vatandaş Hizmetleri Çözüm Merkezi (Vatandaşı Karşılama/Yönlendirme-Yüz yüze iletişim) o Beyaz Masa- Vatandaş Hizmetleri Çağrı Merkezi (Gelen çağrıları yönlendirme, Vatandaşı telefonla bilgilendirme, şikâyetleri takip ve kontrol, Özel Kalem e bilgi vb.-telefonla İletişim) başkanlık makamının ve ilçemizde yapılan tüm etkinliklerin davetlerinin yapılması. (Gelen mailleri yönlendirme, cevapları takip ve kontrol, Özel Kalem e bilgi vb.- E-posta İletişimi) İbrahim ATASAYAN Müdür F.Betül AŞIK Sorumlu Halkla İlişkiler Birimi BEYAZ MASA VATANDAŞ HİZMETLERİ ÇÖZÜM MERKEZİ Yeşim DURAN Yağmur ÖZBEK Nursaç HARMANKAYA- Danışma ÇAĞRI MERKEZİ Hizmet Alımı 0850 li Hat (Inbound/Outbound) Yayın Tarihi : Sayfa No : 4 / 12

5 3. GÖREV VE SORUMLULUKLAR: 3.1. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri - Basın kuruluşlarıyla ilişkilerin yürütülmesini sağlamak, - Belediye ve Şile ile ilgili basında ve internet sitelerinde çıkan haberleri ve ülke gündemini takip etmek, Başkan ve Başkan Yardımcılarını bilgilendirmek, - Belediye birimlerinin her türlü hizmet ve faaliyetlerini Belediyenin internet sitesi, sözlü, yazılı basın yayın ile bütün imkânlarını kullanarak medya ile tanıtmak. - Kitle iletişim araçlarında belediyemiz hizmet ve faaliyetlerini ilgilendiren konulardaki haberlerin takibini ve tespitini yapmak. - Belediyemiz faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulmasını sağlamak. - Basın Yayın organlarında yer alan bütün haberlerin Belediyemiz ve Başkanlıkla ilgili haberleri temin ederek arşivlemek. - Başkanlığımız faaliyetleri ile ilgili basın bildiri ve bültenleri hazırlamak ve fotoğraflarla birlikte basın organlarına dağıtmasını sağlamaktır. - Basının, hizmet ve faaliyetlerimizle ilgili bilgi ve isteklerini ilgili birimlerden sağlamak ve kamuoyuna duyurmak amacıyla basına vermek. - Basın Yayın organlarına ve mensuplarına ait isim, adres listesini düzenleyerek değişiklikleri takip etmek, - Belediyemizin hizmetleri konusunda kamuoyunu aydınlatmak amacıyla tanıtıcı, basılı, görsel ve sesli yayınlar çıkartmak, - Basın mensupları ve kamuoyunda etkinliği olan kurum, kuruluş ve kişiler ile belediyemizin ilişkilerini geliştirmek amacıyla karşılıklı ziyaret ve görüşmelerde bulunmak. - Belediyemizin faaliyetlerinin geniş halk kitlelerine duyurulması ve toplantılarda dağıtılması için bastırılan broşür, kitapçık gibi materyallerin planını hazırlayarak dağıtılmasını sağlamak. - Belediyenin tüm çalışma ve organizasyonlarını takip etmek, kamuoyunun bilgilendirilmesi için basın bültenlerini fotoğraflı ve görüntülü olarak hazırlamak, yazılı ve görsel basın kuruluşlarına iletmek, - Basında çıkan yanlış ya da eksik bilgileri takip etmek, ilgili müdürlüklerden doğru bilgileri alıp hukuk birimine tekzipleri iletmek, - Gerekli zamanlarda yapılacak basın toplantılarını, plan, proje ve belediye hizmetlerinin anlatıldığı toplantıları organize etmek, - Başkanlık Makamının basın kuruluşlarıyla gerçekleşecek olan faaliyetlerini organize etmek, - Belediye nin süreli ve süresiz yayınlarını hazırlamak, hazırlatmak, halka ulaştırmak ve arşivlenmesini sağlamak, Yayın Tarihi : Sayfa No : 5 / 12

6 - Belediye çalışmalarının kamuoyunda yansımasını ölçmek için belirli zaman aralıklarında kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak, - Önemli günler ve kuruluş yıldönümlerinde yapılacak faaliyet ve çalışmaları Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde organize etmek, - Belediyenin web sitesindeki haberlerini güncellemek, - Potansiyel hedef kitlenin kullandığı sosyal medya ağlarını belirleyerek, uygun iletişim stratejisi ile Şile Belediyesi ve Başkanın dijital ortamda gerçekleşen ya da gerçekleşecek aktivite/etkinlik gibi konularının tanıtımını yapmak, İnternette haber takibi yapmak. - Belediyenin yapmış olduğu bütün faaliyet ve organizasyonları (alt yapı, üst yapı, kültürel etkinlik, toplantı, seminer vb.) dijital olarak kayıt altına almak, gerekli birimlere iletmek ve görsel arşiv oluşturmak. - Gelen raporların incelemesini ve takibini gerçekleştirmek, tanıtım ve kültürel eserlerin yayımı ve bunların arşivlenmesini yapmak, genelge ve duyuruları tüm personele iletmek ve genelgeleri dosyalamak, gerekli durumlarda diğer birimlere destek vermek - Belediye ve Belediye Başkanının eylem, faaliyet ve projelerinin tanıtım çalışmalarında kullanılmak üzere gereken tüm basılı ve dijital dokümanları hazırlamak. - Tüm faaliyetleri planlarken, tanıtım ve dağıtımını yaparken ilgili müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak, - Yukarıda belirtilen tüm maddelerin yürütmek, takip ve kontrol etmek Basın Yayın ve Halkla İlişkiler müdürlüğünün görevleridir Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görevleri Sorumluluk Alanı: Başkanın basınla olan ilişkisini düzenlemek, Belediyenin basın organlarıyla olan ilişkileri düzenlemek, Belediye içi çalışmaları duyurmak ve tanıtmak, Başkan hakkında ulusal ve yerel basında çıkan haberleri arşivleyerek Başkan a sunmak. Görevleri: - Belediye hizmet ve faaliyetlerini tanıtmak, - Belediyenin halk ve basın karşısında imajını güçlendirmek, - Belediye faaliyetlerini ve halkı bilgilendirici broşür, kitap, kitapçık vb. yapılmasını sağlamak, - Belediyenin sosyal Medya ilişkilerini ve web sayfasını yönetmek, - Belediyeye çeşitli yollarla ulaştırılan şikâyet ve önerilerin en kısa zamanda çözümlenmesini sağlamak, - Belediyenin diğer birimlerince yapılan çalışmaları duyurmak ve tanıtmak, - Belediye Başkanının basınla ilişkilerini düzenlemek, - Belediyenin basınla ilişkilerini koordine etmek, - Ulusal ve yerel basınla ilişkileri geliştirmek, Yayın Tarihi : Sayfa No : 6 / 12

7 - Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmek, - Başkanın STK lar ve meslek grupları ile olan ilişkilerini düzenlemek, - Başkanın her türlü toplantısının organize edilmesini sağlamak, - Başkanlığı temsilen toplantılara katılmak, - Müdürlüğün çalışmalarını düzenlemek, çalışanlar arasında görev paylaşımı yapmak, - Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında iletişimi sağlamak, - Belediye ve Başkanın tanıtımı konusunda yeni fikirler, projeler geliştirmek, - Belediye faaliyetlerinin tanınması, halkın Belediyeye ait görüş ve düşüncelerinin ölçülmesi adına anket çalışması yapılmasını sağlamak, - Belediyenin her türlü etkinlik, konser, organizasyonuna davet ve vatandaş katılımının sağlanması adına organizasyon çalışması yapmak, - Bu faaliyetler için davetiye, afiş vb. hazırlanmasını sağlamak - Bu materyallerin dağıtılmasını Kültür Müdürlüğü ile beraber organize etmek, - Tanıtıcı sms atılmasını ve duyuru anonsu yapılmasını sağlamak, - Toplantı ve etkinliklerde Belediye faaliyetlerini tanıtan video sunumlar hazırlanmasını sağlamak, - İlçemizdeki Mahalle muhtarlarını düzenli ziyaret ederek bölge sakinlerinin dilek ve şikâyetlerini yerinde tespit etmek değerlendirmeye tabi tutup ilgili birimlere ulaştırmak, - Vatandaşlardan gelen her türlü talep ve şikâyetleri değerlendirmek ve ilgili birimlerle koordine olarak sorunların çözümlenmesini sağlamak ve vatandaşla çözümü paylaşmak. - İlçe halkının sorunlarını yerinde tespit etmek, halkın istek ve şikâyetlerine yerinde çözümler üretmek. - Beyaz Masa aracılığıyla belediyeye ulaşan şikâyet, talep ve önerileri değerlendirerek, kayıt altına almak, ilgili birim ya da müdürlüğe ulaştırmak, çözüme kavuşturulmasını sağlamak, - Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek, - Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek, - SMS listelerini hazırlamak, güncellemek, davet etmek, tebrik ve taziye mesajlarının hazırlanarak gönderilmesi için Bilgi İşlem birimine iletmek, - Etiket listelerini hazırlamak, güncellemek ve etiket çıktılarının almak, yapıştırmak, dağıtımının takibini ve raporlamasını yapmak (Zabıta ve Kültür Sosyal İşler ile organize edilerek) /yaptırmak (Hizmet Alımı), - Programlara katılımcı listelerini hazırlamak, katılanların tespitini yapmak ve raporlamak, - Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek - Ulusal ve yerel basında Belediye ve Başkana ait tüm görsel ve yazılı haberlerin toplatılarak arşivlenmesini sağlamak, - Dijital ortamda Şile, Belediye ve Başkana ait çıkan haberlerin arşivlenerek, Başkan ve yardımcısına rapor halinde sunulmasını sağlamak,7 Yayın Tarihi : Sayfa No : 7 / 12

8 - Belediye hizmetleri ve Başkana ait tüm görsel verinin bilgisayar ortamında arşivlenmesini ve korunmasını sağlamak. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Başkan ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısının verdikleri görevleri yerine getirmek. Yukarıda belirtilen tüm maddelerin yürütülmesi, takip ve kontrol edilmesi, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler müdürünün görevidir Halkla İlişkiler Sorumlusunun Görevleri - Müdürlükçe kendisine verilen işleri yapmak ve çalışanları vasıtasıyla yaptırmak, - Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde Müdürüne öneriler getirmek, - Vatandaştan gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verilmesini sağlamak, - Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütmek, - Birime telefon veya şahsen iletilen şikâyet talep ve isteklerin kısa zamanda çözüme kavuşturulması için çalışmak ve belediye ile halk arasında köprü vazifesi yürütmek. - Çağrı merkezi ve çözüm masası personeli tarafından düzenlenen şikâyet formlarının bilgisayar ortamında kayda alınması işlerini ve buna bağlı olarak, vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yapılarak bilgilendirilmesini sağlamak, - Çözüm masa formlarını müdürlükler bazında sınıflandırarak, tarih sırasına göre arşivlemek, - Vatandaş başvurularını günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak hedefler bazında raporlamak ve müdürünü sürekli bilgilendirmek, - yoluyla gelen talepleri, basın yayın müdürlüğüne göndermek, çözüm masa formu düzenlemek ve ilgili müdürlüklere iletilmesini ve bunların takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, - Çözüm Masasına gelen vatandaşların kurum içi ve dışı yönlendirmelerini sağlamak, - Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı halk günlerinin organizasyonunu yapmak, - Halkın bilinçlendirilmesi amaçlı halk toplantılarının organizasyonunu ve koordinasyonunu sağlamak, - Kendisine bağlı bulunan personelin çalışmasına nezaret ve kontrol etmek, destek olmak, - Görev unvanına uygun olan ve müdürünün istediği diğer işleri yapmak, - Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek, Yayın Tarihi : Sayfa No : 8 / 12

9 - Davetiye, afiş, bülten, broşür ve tanıtıcı malzemelerin dağıtımını organize etmek ve dağıtımının zamanında yapılmasını sağlamak, - Belediye ve Başkanla ilgili her türlü anons, sms metnini hazırlamak ve zamanında duyurulmasını sağlamak, - Anons ve sms metinlerini sosyal medya görevlisi ile paylaşarak sosyal medya duyurusunun da eş zamanlı yapılmasına destek vermek, - Web haberlerinin oluşturulmasına katkıda bulunmak, web için haber yazarak, sosyal medya sorumlusuna ulaştırmak, - Her türlü Belediye organizasyonuna katılmak ve Başkanın toplantılarına aktif olarak dahil olmak, - Kendisine bağlı olarak çalışan Çözüm Masasını denetlemek. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Bağlı olduğu Başkan Yardımcısı ve Müdürünün verdikleri görevleri yerine getirmek Vatandaş Hizmetleri Çözüm Merkezi Sorumlusunun Görevleri - Vatandaşın talepleri doğrultusunda, vatandaşı ilgili müdürlüklere yönlendirmek. - Beyaz Masa Bürosu na şahsen gelen vatandaşları, şikâyetleri ve dilekleri konusunda ilgili Müdürlüklere yönlendirmek, Özel Kaleme bilgisini verip, takibini yapmak. - İlçe halkının Belediye ile ilgili talep, sorun ve dileklerini dinleyip onları ilgili Müdürlüklere ileterek çözümlenmesini sağlamak. - Sünnet ve evlilik şöleni vb. gibi organizasyonlarda vatandaşların kayıtlarını almak. - Gelen şikâyet ve önerilerle ilgili olarak haftalık raporlama yapmak. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Bağlı olduğu Müdürü ve Halkla İlişkiler Sorumlusunun verdikleri görevleri yerine getirmek Vatandaş Hizmetleri Çağrı Merkezi Sorumlusunun Görevleri (Hizmet Alımı) - Beyaz Masa Bürosu na telefonla gelen şikâyetler ve dileklerle ilgili Müdürlüklere ve Özel Kaleme iletmek ve takibini ve kontrolünü yapmak. - Belediyemiz etkinliklerine vatandaşların telefonla davetini yapmak. - Gelen çağrılarla ilgili olarak aylık raporlama yapmak. - Beyaz Masa Bürosu na ve web sayfamızdan gelen şikâyetleri ilgili Müdürlüklere ve Özel Kaleme iletmek, takibini ve kontrolünü yapmak. - Müdürlük leri ve BİMER den gelen bilgileri ilgili birime göndermek, cevaplandırmak ve belgelerini dosyalamak. - Gelen maillerle ilgili olarak haftalık raporlama yapmak. Yayın Tarihi : Sayfa No : 9 / 12

10 - Sözleşme dâhilinde belirlenen tüm görevleri yerine getirmek. Hizmet alımı ile yürütülecek Çağrı Merkezi nin sorumluluğu Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürüne ve Halkla İlişkiler Sorumlusuna aittir Sosyal Medya Sorumlusunun Görevleri - Sosyal medyayı kullanan potansiyel hedef kitleyi belirlemek, - Potansiyel hedef kitlenin yoğun olarak kullandığı dijital mecra ve sosyal ağları belirlemek, - Sosyal medya ağlarını takip etmek, - Sosyal medya ağlarındaki takipçi sayısını artıracak çözümler üretmek, - Sosyal medya ağlarında belediye ve başkan hakkındaki farklı kişi ve kurumlar tarafından oluşturulan uygun olmayan içerik, durum ve izlenimleri belirlemek, - Uygun olmayan içerik, durum ve izlenimlere gerektiğinde müdahale etmek, - Sosyal medyada çıkacak haberleri oluşturmak, içerikleri hazırlamak ve yayımlamak, - Yazılı basında çıkan haberlerin sosyal medya çerçevesinde duyurulmasını sağlamak, - Sosyal medya vasıtası ile yapılan şikâyetleri Beyaz Masa birimine yönlendirmek, ilgili şikâyetin Beyaz Masa birimine iletildiğini cevaben paylaşmak. - Sosyal medyada yayınlanan habere yorum yapan kişilere yetkili/bilgili olduğu alan kadar cevap verip, yetkisi/bilgisi olmayan konularda ilgili birimden bilgi alıp cevap vermek. - Daha fazla takipçi kazanmaya yönelik çalışmalar yapmak, - Web sitesini düzenli olarak takip etmek ve güncellemek, - Sosyal medya, web ve basılı çalışmaların metinlerini redakte etmek. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek Fotoğrafçının Görevleri - Başkanın katıldığı programları fotoğraflamak, - Belediyenin yapmış olduğu alt yapı, üst yapı çalışmalarını fotoğraflamak, - Kültürel ve sosyal faaliyetleri fotoğraflamak (toplantı, konser, tiyatro, seminer vb.) - Belediye faaliyetlerinin tanıtım sunumlarını hazırlamak, - Belediyenin kültürel programlarının reklam ve tanıtım jingle'nı hazırlamak. - Meclis, ihale gibi kayıt olması gereken etkinliklerin kaydını yapmak - Belediyenin tüm görsel arşivini oluşturmak. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek. Yayın Tarihi : Sayfa No : 10 / 12

11 Grafikerin Görevleri - Belediye icraatları ve Şile tanıtımlarında kullanılacak tüm basılı evrakı görsel olarak hazırlamak - Yeni medya fikirlerini geliştirmek. - Hazırlanan görsel dokümanların basımını organize etmek ve baskı sürecini takip etmek. - Web sitesinde ve sosyal medya hesaplarında kullanılacak görselleri hazırlamak. - Belediye çalışmalarının tanıtımı, Proje bilgilendirmeleri, özel gün ve hafta kutlamaları için Outdoor Reklam Tasarımları yapmak, - Basın yayın tarafından haberleştirilen dokümanların görsel tasarımlarının yapılarak bülten haline getirmek - Bir yıl içerisinde gerçekleştirilen tüm çalışmaların derlenerek yılsonu faaliyet kitabını hazırlamak - Senelik hazırlanan masaüstü takvimin görsel çalışmalarını yapmak - Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından aktarılan verilerin derlenerek senelik faaliyet raporunu oluşturmak - Mevcut web sitesi ve sosyal medya hesaplarına görsel ve içerik desteği sunmak - Yerel basın reklam çalışmalarını yapmak - Afiş, 50*70, vinil, tasarımlarını yapmak. - Belediye davetiye, broşür, promosyon ürünleri ve plaket tasarımlarını yapmak - Başkanın yönlendirmesi ile STK lardan gelen taleplerin grafik tasarım çalışmalarını yapmak (broşür, logo, etiket, davetiye, afiş vs.. ) - Raket pano, billboard ve diğer görünür tanıtım materyallerinin düzenli şekilde güncellenmesini sağlamak. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak.4 - Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek VHKİ Görevleri - Birimin kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yapmak, - Diğer kurumlardan gelen yazılara cevap vermek - Doğrudan temin dosyası gibi müdürlüğün tüm satın almalarının ilgili birime aktarılmasını sağlamak - Beyaz Masa üzerinden gelen raporları inceleyip, takibini yapmak - Halkla İlişkiler biriminin görevi olan etiket listelerini hazırlamak, güncellemek ve etiket çıktılarını almak, yapıştırmak, dağıtımının takibi ve raporlamasını yapmak (Zabıta ve Kültür Sosyal İşler ile organize edilerek) /yaptırmak (Hizmet Alımı), Yayın Tarihi : Sayfa No : 11 / 12

12 - Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için yapılan organizasyonları Halkla İlişkiler Birimi ile birlikte düzenlemek, - Müdürlük tanıtım malzemelerinin yayımı, kültürel etkinlik vs. eserlerin yayımı ve bunların arşivlenmesini sağlamak.. - Medyada belediye ile ilgili çıkan her türlü haber, yayın bilgiyi günlük olarak takip etmek. - Müdürlüklerle gerekli koordinasyonu kurarak basın bültenleri içindeki bilgileri incelemek, cevap verilmesi gereken hususlarda taslak hazırlayarak, müdürüne sunmak. - Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak, - Müdürlüğün randevularını organize ederek, önemli gün, hafta, özel günleri takip etmek, Müdür ve çalışanları bilgilendirmek. - Müdürlük, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutmak. - Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlamak, - Gereken durumlarda Halkla İlişkiler sorumlusuna ve çözüm masasına destek vermek. - Tüm görevleri yerine getirirken üst yönetimi bilgilendirmek ve onayını almak. - Bağlı olduğu Müdürünün verdiği görevleri yerine getirmek. Yayın Tarihi : Sayfa No : 12 / 12