T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL GÖREV/İŞ TANIMLARI VE İŞ GEREKLERİ

Transkript

1 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL GÖREV/İŞ TANIMLARI VE İŞ GEREKLERİ Kasım,

2 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU TEŞKİLAT ŞEMASI, 2016 MÜDÜR YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI Eğitim-Öğretim İşleri MÜDÜR YARDIMCISI İdari ve Mali İşler BÖLÜMLER YÜKSEKOKUL SEKRETERİ 2

3 MÜDÜR V. Doç. Dr. Serkan HAZAR Yüksekokul Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu Antrenörlük Eğitimi Doç. Dr.Rüçhan İRİ Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Doç.Dr. Serkan İBİŞ Spor Yöneticiliği Yrd.Doç. Dr. Ercan POLAT Rekreasyon Yrd.Doç.Dr. Hüdaverdi MAMAK 3

4 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU İDARİ ORGANİZASYON ŞEMASI, 2016 MÜDÜR V. Doç. Dr. Serkan HAZAR Özel Kalem Zeynep ORUL YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI Eğitim-Öğretim İşleri Yrd.Doç.Dr. C. Berkan ALPAY YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Nihal DEMİRCİ MÜDÜR YARDIMCISI İdari ve Mali İşler Yrd.Doç.Dr. Sedef KURT Personel İşleri Birimi İsmail BAYİZİT Öğrenci İşleri Birimi Serpil SEÇEN Serap ÖZBAKİ Emine KAYA Bölüm Sekreterlikleri Ender KARAGÜLLE Nihat ÇAVANA Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Ahmet Burhan ÇETİNER Tahakkuk ve Satınalma Birimi İbrahim SOLMAZER Teknik Hizmetler Birimi Ramazan ÖZÜK Nihat YEL Koruma ve Güvenlik Birimi Tahsin ARIKAN Bayram MUTLUSAN Ender GÜRSOY Hüseyin YALIN Zeynel YILDIRIM Yardımcı Hizmetler Birimi Atilla MUT Canan YALÇIN Duran AYDIN Funda ORUL Oktay ÇAMUR Mustafa DOĞAN Turgut BAŞ 4

5 BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU BİRİMLER VE İDARİ PERSONEL LİSTESİ SIRA ALT BİRİMİ/ STATÜSÜ NO KONUMU UNVANI GÖREVİ ADI VE SOYADI 1 - Memur Doç.Dr. Müdür Serkan HAZAR 2 YÜKSEKOKUL KURULU 3 YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU 4 MÜDÜR YARDIMCISI Cemal Berkan Memur Yrd.Doç.Dr. Müdür Yardımcısı (EĞİTİM-ÖĞRETİM) ALPAY 5 MÜDÜR YARDIMCISI (İDARİ VE MALİ İŞLER) Memur Yrd.Doç.Dr. Müdür Yardımcısı Sedef KURT 6 BÖLÜM BAŞKANLIKLARI 7 ANA BİLİM DALI BAŞKANLIKLARI 8 YÜKSEKOKUL Yüksekokul Memur SEKRETERİ Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Nihal DEMİRCİ 9 ÖZEL KALEM Bilgisayar Memur SEKRETERLİĞİ İşletmeni Özel Kalem Sekreteri Zeynep ORUL 10 PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Memur İsmail BAYİZİT 11 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Şef Serpil SEÇEN 12 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Memur Serap ÖZBAKİ 13 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Memur Emine KAYA 14 TAŞINIR KAYIT VE Taşınır Kayıt-Kontrol Ahmet Burhan Memur Ambar Memuru KONTROL BİRİMİ Yetkilisi ÇETİNER 15 Tahakkuk ve Satın TAHAKKUK VE Satın Alma İbrahim Memur Alma İşlemleri SATIN ALMA BİRİMİ Memuru SOLMAZER Yetkilisi 16 TEKNİK HİZMETLER Memur Teknisyen Teknisyen Ramazan ÖZÜK BİRİMİ TEKNİK HİZMETLER BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ Memur Teknisyen Teknisyen Nihat YEL Memur Memur Memur Memur Memur Memur Memur Memur Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Özel Güvenlik Memur Memur Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Memur/Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Bölüm Sekreteri Memur/ Spor Yöneticiliği Bölüm Sekreteri Tahsin ARIKAN Bayram MUTLUSAN Hüseyin YALIN Zeynel YILDIRIM Ender GÜRSOY Pınar ÖZKAN Ender KARAGÜLLE Nihat ÇAVANA 5

6 YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ Memur Hizmetli Fotokopi Turgut BAŞ Memur Hizmetli Hizmetli Atilla MUT Memur Hizmetli Hizmetli Mustafa DOĞAN Memur Hizmetli Hizmetli Funda ORUL Memur Hizmetli Hizmetli Oktay ÇAMUR Memur Hizmetli Hizmetli Canan YALÇIN Memur Hizmetli Hizmetli Duran AYDIN 6

7 BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU AKADEMİK PERSONEL LİSTESİ UNVANLAR/BÖLÜMLER/GÖREVİ SIRA NO ALT BİRİMİ 4 Antrenörlük Eğitimi 5 Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği 6 Spor Yöneticiliği 7 Rekreasyon 8 Antrenörlük Eğitimi 9 Antrenörlük Eğitimi 10 Antrenörlük Eğitimi 11 Antrenörlük Eğitimi 12 Antrenörlük Eğitimi 13 Antrenörlük Eğitimi 14 Antrenörlük Eğitimi 15 Antrenörlük Eğitimi 16 Antrenörlük Eğitimi Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği 24 Spor Yöneticiliği 25 Spor Yöneticiliği 26 Spor Yöneticiliği STATÜSÜ UNVANI GÖREVİ ADI VE SOYADI Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Eğitim Öğretim Hizmetleri Doç. Dr. Müdür Serkan HAZAR Yrd. Doç. Dr. Müdür Yardımcısı Cemal Berkan ALPAY Yrd. Doç. Dr. Müdür Yardımcısı Sedef KURT Doç. Dr. Bölüm Başkanı V. Rüçhan İRİ Doç. Dr. Bölüm Başkanı V. Serkan İBİŞ Yrd. Doç. Dr. Bölüm Başkanı V. Ercan POLAT Yrd. Doç. Dr. Bölüm Başkanı V. Hüdaverdi MAMAK Yrd. Doç. Dr. Öğretim Üyesi Gürkan YILMAZ Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Ali TUNÇ Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Mustafa KILIÇ Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Mehmet EMİROĞLU Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Tevfik EMRE Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Celal GÖRGÜLÜĞER Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Dilek KOCA Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Mehmet Can ÇETİN Öğr. Gör. Öğretim Elemanı İrfan Güray YÜKSEL Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Ahmet PIRTIK Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Ahmet KESKİN Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Kamil CESUR Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Süleyman TUZCU Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Fatih UYAN Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Mehmet BALÇIN Arş. Gör. Öğretim Elemanı Meryem ALTUN Yrd. Doç. Dr. Öğretim Üyesi İbrahim Ümran AKDAĞCIK Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Nedim URCAN Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Gülsüm GÖKTÜRK 7

8 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Müdürlüğü STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI DOÇ. DR. MÜDÜR Eğitim-Öğretim Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR REKTÖR Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Niğde Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen vizyon, misyon, amaç ve ilkeler doğrultusunda; Yüksekokulun vizyon ve misyonunu gerçekleştirmek için eğitim-öğretimin ve idari işlerin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak. Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosunda temsil etmek. Yüksekokul Kuruluna, Yüksekokul Yönetim Kuruluna, Disiplin Kuruluna ve Akademik Kurula başkanlık etmek ve kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak. Yüksekokul faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul akademik ve idari personelinin faaliyetlerini Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde yerine getirmesini sağlamak. Yüksekokulun teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. Gerek Yüksekokul birimleri arasında, gerekse Üniversitenin diğer birimleriyle eşgüdümü ve koordinasyonu sağlayarak bir düzen içinde çalışılmasını sağlamak. Her eğitim-öğretim yılı başında Akademik Kurul toplantısı yapmak. Yüksekokulun misyon ve vizyonunu belirlemek, tüm akademik ve idari personel ile paylaşmak ve gerçekleşmesi için onları motive etmek. Üniversitenin Stratejik Planına uygun Yüksekokul Stratejik Planını hazırlatmak; stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak. Yüksekokul personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek. Yüksekokul öz değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Yüksekokuldaki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını ve yürütülmesini sağlamak. Dış paydaşlarla etkili bir iletişim ve işbirliği içinde, Üniversite-Kent işbirliği ile projeler üretilmesini teşvik etmek. Paydaşların memnuniyetine yönelik çalışmalar yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Yüksekokulda mezun takip sistemi oluşturulmasını ve mezunlarla sıkı bir işbirliği içinde olunmasını sağlamak. Yüksekokulun akademik ve idari personelini denetlemek ve ilgili konularda direktifler vermek. 8

9 Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yaptırmak. Her yıl Yüksekokul bütçesinin, gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını, Rektörlük makamına sunulmasını ve uygulanmasını sağlamak. Yüksekokulun kadro ihtiyaçlarını planlamak ve Rektörlük Makamına sunmak. Yüksekokulda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokulun eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunlarını tespit etmek, çözüme kavuşturmak, gerektiğinde Rektörlüğe iletmek. Eğitim-öğretime ilişkin dünyadaki ve Türkiye deki son gelişmeleri takip etmek ve Yüksekokulda uygulanmasını sağlamak. Yüksekokulun makine/teçhizat ve bilgisayar ihtiyaçlarını belirlemek ve Rektörlük makamına sunmak. Yüksekokulda çözülemeyen arızaların Rektörlük Yapı İşlerine bildirilmesini sağlamak. Yüksekokul bilgi sistemini (yüksekokul sayıları, akademik performans, danışmanlık ve anket yazılımları) oluşturmak ve aktif olarak çalıştırılmasını ve güncel tutulmasını sağlamak. Öğrenciler ile toplantılar düzenlemek, Yüksekokul ile ilgili taleplerini dinlemek ve çözümler üretmek. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sunmak ve katılımlarını teşvik etmek. İlgili mevzuat çerçevesinde, kısmi zamanlı (part-time) çalışan öğrencilere ilişkin iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak. Yüksekokulda öğrenci katılımlı bilimsel faaliyetler yapılmasını teşvik etmek. Öğrencilerin araştırma faaliyetlerinde aktif görev almalarını teşvik etmek. Yüksekokul bünyesinde öğrenci proje yarışmaları düzenletmek. Yüksekokulun tanıtımının yapılmasını sağlamak, güncel tanıtım kitapçığı ve broşürü hazırlatmak. Yeni gelen öğrencilere bölümler tarafından oryantasyon programı uygulanmasını sağlamak ve oryantasyon el kitapçığını hazırlatmak. Yüksekokul dergisinin düzenli olarak yayınlanmasını sağlamak, gerekli koordinasyonu sağlamak. Yüksekokulun Faaliyet Raporunun hazırlanmasını sağlamak. Gelişmelere göre yeni komisyonlar kurmak. Yüksekokul hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak. Akademik ve idari personel için ihtiyaç duyulan alanlarda kurs, seminer ve konferans gibi etkinlikler düzenleyerek Yüksekokulun sürekli öğrenen bir organizasyon haline gelmesini sağlamak. Yüksekokulda araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokulun fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak. Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesini, kullanılmasını ve muhafazasını; kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan Yönetim Hesabının verilmesini sağlamak. Yüksekokulda gerekli güvenlik ve engellilerle ilgili tedbirlerin alınmasını sağlamak. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin, mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Yüksekokul faaliyetlerine ilişkin, yönetmelik ve yönergeler hazırlatmak ve Rektörlüğe sunmak. Yüksekokul akademik ve idari personelinin yıllık izin, sıhhi izin, emeklilik, rapor vb. işlemlerin işleri aksatmayacak şekilde yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun internet sayfasının düzenlenmesini ve güncellenmesini sağlamak. Yüksekokula hibe yoluyla verilen malzemelerin kayıt altına alınmasını sağlamak. Yüksekokulun her türlü satın alma ve ayniyat işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak. Temsil, yönetme, personel seçimi, imza, harcama vb. yetkilerini Yüksekokulun çıkarlarını ve menfaatini gözeterek kullanmak. Kanun ve Yönetmelikleri ihlal eden, yasaklara aykırı olumsuz fiil ve davranışlarda bulunan personel ve öğrenciler hakkında Disiplin Yönetmeliği (hükümleri) gereğince disiplin soruşturması açmak ve sonucunu Rektörlüğe bildirmek. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokuldaki çalışmalar, Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. Yüksekokulun sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Yüksekokuldaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Rektörün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Müdür, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Rektöre karşı sorumludur. 9

10 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Doç.Dr.Serkan HAZAR ONAYLAYAN (Rektör) 10

11 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu/Müdür Yardımcılığı STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI YRD. DOÇ. DR. MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim-Öğretim İşleri) Eğitim-Öğretim Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Yüksekokulun vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma faaliyetlerinin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi için Müdüre yardımcı olunması, Müdür görev başında olmadığı zamanlarda Müdüre vekalet edilmesi ve Müdür adına işler yürütülmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak için Müdüre yardımcı olmak. Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdüre birinci derecede yardımcı olmak. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda temsil etmek. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Kurullarına ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına başkanlık etmek. Müdürün katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Yüksekokulu temsil etmek ve ikili ilişkileri yürütmek. Yüksekokulda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokuldaki eğitim-öğretim faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul faaliyetlerine ilişkin, eğer gerekiyorsa, yönetmelik ve yönergeler hazırlama hususunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulun eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit edilmesinde, çözüme kavuşturulmasında Müdüre yardımcı olmak. Eğitim-öğretime ilişkin dünyadaki ve Türkiye deki son gelişmeleri takip etmek ve Yüksekokulda uygulanması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yapmak. Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirilmesinde Müdüre görüş bildirmek. Yüksekokuldaki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasında Müdüre yardımcı olmak. Öğretim elemanlarına Öğretim Süreci Değerlendirme Anketlerinin uygulanmasını sağlamak. Yüksekokul bilgi sisteminin (yüksekokul sayıları, akademik performans, danışmanlık ve anket yazılımları) oluşturulmasında, aktif olarak çalıştırılmasında ve güncel tutulmasında Müdüre yardımcı olmak. Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak. 11

12 Sınav tarih, saat ve yerlerini belirlenmesini, gözetmenlerin tayin edilmesini ve sınavların düzenli olarak yapılmasını sağlamak. Müdür adına öğretim elemanlarının dersleri düzenli olarak yürütmelerini sağlamak, kontrol etmek. Yüksekokulda Erasmus, Mevlana, Farabi, ikili anlaşma vb. programların Müdürlük bünyesinde etkin yürütülmesini sağlamak. Yüksekokulun uluslararası ilişkilerinin artırılması ve yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. Yeni gelen öğrencilere, bölümler tarafından oryantasyon programı uygulanması ve oryantasyon el kitapçığının hazırlatılması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Öğrencilere yönelik sosyal hizmetlerin belirlenmesi çalışmalarını yapmak. Yüksekokulda öğrenci katılımlı bilimsel faaliyetler ve öğrenci proje yarışmaları yapılması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Öğrencilerin araştırma faaliyetlerinde aktif görev almaları hususunda Müdüre yardımcı olmak. Her türlü burs işlemi ile ilgilenmek. Mazeret sınav isteklerinin değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Öğrenci disiplin olayları ile ilgili işlemlerin yönetmenliklere uygun olarak yapılmasını sağlamak. Öğrencilerin sportif ve kültürel etkinlikler kapsamındaki izinlerini değerlendirmek ve ilgili birimler tarafından gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak. Öğrencilerin kayıt dondurma isteklerinin değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Öğrencilerin ders muafiyetlerinin değerlendirilmesini ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak. Değişik nedenlerle ortaya çıkan öğrenci ders intibakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak. Öğrenciler tarafından sınav sonuçlarına yapılan itirazların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Yüksekokul bünyesinde bölüm/anabilim dalı bazında ders dağılımlarının dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlamak. Yatay/dikey geçiş, çift ana dal/yan dal, yabancı uyruklu öğrenci kabulü ile ilgili her türlü çalışmaları ve takibini yapmak, programların düzenlenmesini sağlamak. Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliğin kontrolünü ve denetimini yapmak. Bölüm Başkanlıkları tarafından çözüme kavuşturulamayan öğrenci sorunlarını Müdür adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak. Yüksekokul tarafından öğrenciye yönelik düzenlenecek konferans, panel, toplantı, sempozyum, seminer, yemek, gezi, teknik gezi gibi etkinlikleri organize etmek. Bölüm temsilcileri ve yüksekokul temsilcisi seçimlerini düzenlemek, bu temsilcilerle yapılacak toplantılara başkanlık etmek. Bölümler tarafından yapılan ders görevlendirmelerinin denetimini yapmak. Mezuniyet töreni ile ilgili çalışmaları düzenlemek. Yüksekokulda mezun takip sistemi oluşturulması ve mezunlarla sıkı bir işbirliği içinde olunmasının sağlanmasında Müdüre yardımcı olmak. Staj işlemlerinin zamanında ve etkin bir şekilde yapılmasını sağlamak. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun eğitim-öğretim durumuna ilişkin Müdüre rapor vermek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Diğer Müdür yardımcısının (İdari-Mali İşler) görevi başında bulunmadığı zamanlarda onun görevlerini yapmak. Müdürün görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapmak. Müdür Yardımcısı, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 12

13 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Yrd.Doç.Dr.Cemal Berkan ALPAY ONAYLAYAN Doç.Dr.Serkan HAZAR (Müdür) 13

14 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu/Müdür Yardımcılığı STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI YRD. DOÇ. DR. MÜDÜR YARDIMCISI (İdari-Mali İşler) Eğitim-Öğretim Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Yüksekokulun vizyonu ve misyonu doğrultusunda idari ve mali işlerinin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi için Müdüre yardımcı olunması, Müdür görev başında olmadığı zamanlarda Müdüre vekalet edilmesi ve Müdür adına işler yürütülmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak için Müdüre yardımcı olmak. Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdüre birinci derecede yardımcı olmak. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosu ile Yönetim Kurulunda temsil etmek. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Kurullarına ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına başkanlık etmek. Müdürün katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Yüksekokulu temsil etmek ve ikili ilişkileri yürütmek. Yüksekokulda idari ve mali işlerin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokulda idari ve mali işlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul idari ve mali işlerine ilişkin, yönetmelik ve yönergeler hazırlanması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulun idari ve mali işleri ile ilgili sorunların tespit edilmesi, çözüme kavuşturulmasında Müdüre yardımcı olmak. Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yapmak. İdari ve mali işlerin daha etkin ve verimli olmasına yönelik politikalar ve stratejiler ile ilgili Müdüre görüş bildirmek. Yüksekokulun Stratejik Planı nın hazırlanmasında Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokul Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmalarının yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmaları için kurulların oluşturulmasını ve çalışmalarını sağlamak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarının hazırlanmasını ve Müdürlüğe sunulmasını sağlamak. 14

15 Ders ücret formlarının düzenlenmesini ve kontrolünü sağlamak. Dilek ve öneri kutularının düzenli olarak açılmasını sağlamak ve değerlendirmesini yapmak. Yüksekokulun yürüteceği tüm organizasyonlarda (Kongre, Seminer, Panel, Sempozyum, Yemek vb.) Yüksekokul Sekreteri ile koordineli çalışarak organizasyonları yapmak, basın yayın kuruluşları ve kamu kuruluşları ile irtibata geçmek. Yüksekokulun, personel (özlük hakları, akademik personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma vb.) işlerinin koordinasyonunu sağlamak ve yürütmek. Akademik ve idari personelin kadro, izin ve diğer özlük işlemlerini takip etmek ve personelin isteklerini dinlemek, çözüme kavuşturmak. Sivil savunma hizmetlerinin ve güvenlik hizmetlerinin takibini yapmak, mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Çalışma ortamlarında ve laboratuvarlarda, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak, önlemlerin alınmasını sağlamak. Bilirkişilik görevlendirmelerinin yapılmasını sağlamak. Arşiv, istatistik ve veri tabanı çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak. Yüksekokulda açılacak kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek. Çevre, temizlik, bakım-onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek. Yıllık İdari Faaliyet Raporlarının hazırlanmasını sağlamak. Yüksekokul İç Kontrol Uyum Eylem Planı nın hazırlanmasını, denetimini ve ilgili birimlere sunulmasını sağlamak. Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaları denetlemek ve sonuçlandırmak. Teknik/Teknolojik/Fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak. Tahakkuk, taşınır kayıt ve kontrol, satın alma, bütçe ve ödenek durumlarının takibini yapmak. Baskı, fotokopi vb. işlerin düzenli yapılmasını sağlamak. Yüksekokula alınacak araç, gereç ve malzemelere ilişkin ilgililerle görüşmeler yapmak, onların görüş ve önerilerini almak. Çalışma odaları, derslikler, amfiler ile ilgili ihtiyaçların belirlenmesini, hazırlıkların gözden geçirilmesini ve çalışmaların denetlenmesini sağlamak. Dersliklere ait ders araç-gereç ihtiyaçların belirlenmesi ve teminini sağlamak. Laboratuvarlardaki araç-gereç ihtiyaçlarının tespitinin ve giderilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Teknik hizmetleri denetlemek. Binalar ve çevre düzeni ile ilgili birimlerin ve işlerin denetimini yapmak. Tüketim malzemelerinin dönem çıkış raporlarının takibini yapmak. Taşınır devirleri ve hurdaya ayırma çalışmalarını yapmak ve bu konuda Müdüre görüş bildirmek. Engelliler ile ilgili düzenlemelerin tespitinin ve takibinin yapılmasını sağlamak. Yüksekokul dergisinin düzenli olarak yayınlanmasını ve gerekli görevlendirmelerin yapılması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulun tanıtımının yapılmasını sağlamak, tanıtım kitapçığı ve broşürü hazırlatmak. Yüksekokul internet sayfasının düzenlenmesini, güncellenmesini ve sürekli takibinin yapılması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulda araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanması ve sürdürülmesini sağlanması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Yapılan tüm idari ve mali işlerde tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun idari ve mali durumuna ilişkin Müdüre rapor vermek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Diğer Müdür yardımcısının (Eğitim-Öğretim İşleri) görevi başında bulunmadığı zamanlarda onun görevlerini yapmak. Müdürün görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapmak. Müdür Yardımcısı, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 15

16 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Yrd.Doç.Dr. Sedef KURT ONAYLAYAN Doç.Dr.Serkan HAZAR (Müdür) 16

17 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Genel İdare Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Üniversite üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim-öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm idari ve akademik faaliyetlerin etkililik, verimlilik ve etik ilkelere uygun olarak yürütülmesinin sağlanması. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak, Yüksekokulun akademik ve idari anlamda etkin ve uyumlu bir biçimde çalışması için Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokul hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak. Yüksekokul idari personelinin Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesi hususunda Müdüre yardımcı olmak. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı ve değişiklikleri sürekli takip etmek, edilmesini sağlamak. Birimlerden çıkan ve birimlere giren her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek. Kurum/kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların havalesini yapmak ve cevabi yazıların kontrolünü yapmak. Elektronik Belge Yönetim Sistemin (EBYS) de birim evrak sorumlusu olarak gelen evrakın ilgili Yüksekokul birimlerine yönlendirmesini ve gereği ile cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Birim personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek ve Müdürlüğe bilgi vermek. İdari personelin teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. İdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, uyumlu ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak, personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevlerini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanlarını ve birimlerini düzenlemek. Faaliyet Raporu, İç Denetim, Üniversitenin Stratejik Planına uygun Yüksekokul Stratejik Planını hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarını takip ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak. Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını ve ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak. Performans çalışmaları sonucuna göre gösterge tablolarını hazırlamak. 17

18 Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulunda Raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. Yüksekokulun tanıtımının, basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini; resmi açılış, protokol, ziyaret, öğrenci etkinlikleri ve tören işlerini düzenlemek ve gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun bütçe çalışmalarını yapmak ve rapor halinde Müdüre sunmak. Yüksekokulda gerekli güvenlik tedbirlerini almak, aylık nöbet çizelgelerini düzenlemek ve Müdüre imzaya sunmak. Yüksekokulda eğitim-öğretim etkinlikleri ile sınavların (ÖSYM, AÖF vb.) güvenli ve sağlıklı bir biçimde yapılabilmesi için gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak. Yüksekokuldaki Kurulların gündemlerini hazırlatmak; alınan kararların yazdırılması ve kontrolünün yapılarak ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlamak. Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. İdari personelin mesaiye devamlarını takip etmek, izinlerini Yüksekokuldaki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenlemek. Bilgi Edinme Yasası çerçevesinde, her türlü bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap vermek. Yüksekokul öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Öğretim elemanlarının gereksinimi olan ders araç-gereçlerini sağlamak, bakım ve onarımını yaptırmak. Öğretim üyelerinin döner sermaye üzerinden yaptıkları proje, danışmanlık vb. işlerinin yazışmalarının yapılması ve takibini sağlamak. Her eğitim-öğretim dönemi başında dersliklerin teknik anlamda bakım ve onarımlarını yaptırtmak ve bununla ilgili gerekli yazışmaları hazırlamak. Bina bakım-onarımı ile ilgili işlerin tespitini yapmak, ilgili birimlere iletmek ve takip etmek. Yüksekokulun ısınmasıyla ilgili gerekli tedbirleri almak. Yüksekokulun fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeler hazırlamak ve Müdüre sunmak. Yüksekokulda meydana gelebilecek teknik arızaların onarımının ve bakımının yapılmasını sağlamak. Yüksekokuldaki temizlik hizmetlerinin yapılmasını sağlamak ve denetlemek. Üst makamlarca istenildiğinde, öğrencilere ilişkin bilgileri danışmanlardan alarak ilgili makama sunmak. Yüksekokul için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında, taşınır kayıt kontrol yetkilisi ile eşgüdümlü çalışmak. Yüksekokula ait mal ve malzemelerin demirbaş kayıtları ile ambar giriş ve çıkışlarının yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Yüksekokulun kırtasiye, demirbaş vb. ihtiyaçlarını belirleyerek Müdüre sunmak ve gerekli satın almaları gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak. Yüksekokula alınan her türlü hizmet ve malzemeye ait evrakların tahakkukunu gerçekleştirme görevlisi olarak incelemek, imzalamak ve Müdüre sunmak. Akademik ve idari personelin maaş, ek ders ve fazla mesai işlemlerinin muhasebeleştirilmesini gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak. Yüksekokulun idari ve temizlik personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek. Yüksekokul idari personelinin işi ile ilgili kurs, eğitim vb. katılımını sağlamak. Yüksekokul bünyesinde birim arşivi oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzeninin sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak. Öğrencilerin Yüksekokul ile ilgili her türlü sorunlarının çözümünde yardımcı olmak, bununla ilgili görüşmeler yapmak. Öğrencilerden gelen sağlık raporlarının ilgili bölüme ve komisyona ulaştırılmasını sağlamak. Öğrencilerin Not Durum Belgeleri ve Diplomalarını kontrol etmek, imzalamak, talep olduğu takdirde Diploma suretlerini aslı gibi yapmak. Yüksekokul içinde etkin bir kayıt ve dosyalama sistemi kurulmasını, yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlamak. Rektörlük tarafından organize edilen toplantılara katılmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Müdürün görev alanı ile üstlerin vereceği diğer işleri yapmak. 18

19 Yüksekokul Sekreteri, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az lisans mezunu olmak; İşletme, İktisat, Maliye, Kamu Yönetimi, İnsan Kaynakları, İş İdaresi vb. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Gerekmiyor. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği ile 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nun 68/b maddesi şartlarını taşımaları gerekmektedir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. Sorgulayıcı. Sabırlı. Kendine güvenen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Yoğun tempoda çalışabilen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Nihal DEMİRCİ ONAYLAYAN Doç.Dr.Serkan HAZAR (Müdür) 19

20 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu /Özel Kalem STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI BİLGİSAYAR İŞLETMENİ MEMUR/ÖZEL KALEM SEKRETERİ Genel İdare Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI Müdürün sekreterlik hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Müdürlüğün sekreterlik hizmetlerini (telefon aktarma, not alma, randevu ayarlama, faks çekme vb.) yapmak. Müdürün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenleyerek günlük iş takibini yapmak. İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Müdürü bilgilendirmek. Müdür odasına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Müdür olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak. Yüksekokul Müdürlüğünün günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak. Gerektiğinde çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak. Islak imzadan gelen yazıları ilgililere dağıtmak ve takibini yapmak. Yapılacak toplantıları personele duyurmak. Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gibi önemli toplantıların gün ve saatini Müdüre hatırlatmak. Öğrencilerle ilgili hususlarda Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu kararlarını hazırlamak ve kararları karar defterlerine yapıştırmak. Yüksekokulun; Yüksekokul, Yönetim ve Disiplin Kurulları toplantı bilgilerini ilgililere duyurmak ve alınan kararları kurul üyelerine imzalatmak, ilgili birimlere göndermek. Çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek. Müdürlüğe ve Müdüre ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek. Müdüre ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak. Müdürün ihtiyaç duyduğu araç-gereç ve diğer malzemeyi önceden tespit ederek teminini sağlamak. Müdürlüğe gelen misafirleri, görüşme taleplerine göre, gerekirse diğer ilgililere yönlendirerek Müdürün zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak. Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak. Gerekli görülmesi halinde, Müdürün ziyaretçilerini günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, ayrıca telefonla arayanları aynı şekilde kaydetmek. Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek. 20

21 Müdür makam odasının temizliğini takip etmek ve teknik problemlerini ilgililere iletmek. Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak. Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak. İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Yüksekokul Sekreterinin ve Müdürün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Özel Kalem Sekreteri, yaptığı iş/işlemlerden dolayı Yüksekokul Sekreterine ve Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan b) İş Riski Yok 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az ön lisans mezunu olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Alanı ile ilgili eğitim almış olmak veya Bilgisayar İşletmeni Sertifikası na sahip olmak. 1 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Gerekmiyor. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri geçerlidir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Pozitif bakış açısına sahip. İletişimi iyi ve güler yüzlü. Dikkatli, temiz ve düzenli. Düzgün konuşma yeteneğine sahip. Gizliliğe önem veren. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Zeynep ORUL ONAYLAYAN Doç.Dr.Serkan HAZAR (Müdür) 1 Yalnızca Bilgisayar İşletmeni kadrosuna atananlar için geçerlidir. 21

22 PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ 22

23 KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ GÖREV/İŞ TANIMI FORMU Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu /Personel İşleri Birimi STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI MEMUR MEMUR/PERSONEL İŞLERİ Genel İdare Hizmetleri REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI Yüksekokul akademik ve idari personelinin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerinin (terfi, atama, görevlendirme, intibak, emeklilik vb.) ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirilmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLARI YÖK, Senato, Üniversite Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu vb. kararları takip etmek, uygulamasını yapmak, Göreve başlayan (açıktan-naklen) personele ait bilgileri, bakmakla yükümlü olduğu aile bireylerine ilişkin beyannamelerini almak, göreve başlama yazılarını yazmak ve takip etmek. Emekli olan ve/veya başka kurumlara naklen atanan, ücretsiz izine ayrılan personelin ilişik kesme ve yazışma işlerinin yürütülmesi. Akademik ve idari personelin yıllık izin belgelerini düzenlemek ve takip etmek. Akademik ve idari personelin almış oldukları sağlık raporlarını sıhhi izine çevirerek Rektörlük Makamına bildirmek. Akademik ve idari personelin Rektörlük Makamından gelen kıdem derece terfilerini takip etmek, ilgili kişilere havalesi yapılarak dosyalarına takılmasını sağlamak. Yüksekokul bünyesinde bulunan akademik personelin görev sürelerini takip etmek. Bölüm Başkanlarının görev sürelerinin yenilenmesi ile ilgili yazışmaları yapmak. Öğretim Üyesi ve Öğretim Elemanlarının başvurdukları kadrolara atama işlemleri için gerekli dosyaları hazırlamak ve yazışmaların yapmak. Yüksekokulun Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Disiplin Kurulları için gerekli yazışmaları yapmak alınan kararları ilgili birimlere bildirmek. Resmi Kurumlara ve ilgili kişilere gidecek evrakların zimmet defterine kaydının yapılması. Müdürlüğe ve kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi koruyarak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek. Yasal mevzuat ile ilgili akademik ve idari personeli bilgilendirmek ve yönlendirmek. Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak. İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Yüksekokul Sekreterinin ve Müdürün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Görevden ayrılan akademik ve idari personelin ilişik kesme formu, SGK çıkış belgelerini hazırlamak, Aday memurlarının asaletlerinin onayına ilişkin yazışmaların yapılması, Akademik ve idari personelin ücretsiz izin, istifa ve askerlik hizmetleri ile ilgili yazışmaların yapılması, Akademik ve idari personelin terfi yazılarının özlük dosyalarına takılması, 23

24 Bölümlere bağlı akademik personelin görev sürelerinin uzatılmasının takibi ve yeniden atanma ile ilgili yazışmaların yapılması, görev süresi uzatılan akademik personelin kararnamelerinin tebliğ edilerek özlük dosyalarına kaldırılması. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ X ] ZİHİNSEL ÇABA [ ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az ön lisans mezunu olmak ( İşletme, İktisat, Maliye, İstatistik, Hukuk, Kamu Yönetimi,, Coğrafya, Türk Dili ve Edebiyatı vb.) 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Yok. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri geçerlidir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Araştırmacı. Güvenilir. İyi iletişim kurabilen. Sorunlara pratik çözümler üretebilen. Mevzuata hakim olan ve yorum yapabilen. Dikkatli. Sabırlı. Empati kurabilen. Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: İsmail BAYİZİT ONAYLAYAN Doç.Dr.Serkan HAZAR (Müdür) 24

25 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ 25

26 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu /Öğrenci İşleri Birimi STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI ŞEF MEMUR/ÖĞRENCİ İŞLERİ Genel İdare Hizmetleri KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI Niğde Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak Yüksekokulun gerekli tüm faaliyetlerinim etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla öğrencilerin kayıt, mezuniyet ve ilişik kesme işlemleri ile talep ve ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik faaliyetlerin planlanması, koordine edilmesi ve denetlemesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Niğde Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile Yönetmelik değişikliklerini takip etmek, duyuruların yapılmasını sağlamak. Öğrenci İşleri ile ilgili aylık/dönemlik yazışmaları hazırlatmak ve Müdürlük Makamına sunmak. Yüksekokula yeni kayıt yaptıran/kayıtlı bulunan öğrencilerin her türlü yazışmaların yapılmasını sağlamak. Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü talepleri incelemek ve gerekli cevapların verilmesini sağlamak. Yüksekokul Yönetim Kurullarında öğrencilerle ilgili alınan kararları otomasyon sisteminden kontrol etmek ve bir suretlerinin öğrencilerin dosyalarına kaldırılmasını sağlamak. Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yaptırmak. Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yaptırmak, kontrollerini sağlamak. Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarını geldikleri Üniversitelerden yazı ile istetmek ve alındığına dair bilgilendirme yazışmalarını yaptırmak. Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yaptırmak. Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecini takip etmek ve onaylarını kontrol etmek. Mezun ve kaydı silinen öğrencilerden dilekçe ile gelen talepleri aldırmak ve cevap verilmesini sağlamak. Mezuniyet işlemlerine ilişkin hazırlanan yazı ve belgelerin dilekçe sahiplerine teslimini yaptırmak. Talep eden mezunlar için diploma ve diploma eki fotokopilerinin ASLI GİBİDİR onayını yapmak. Arşivleme işlemlerini yaptırmak ve arşivi düzenlettirmek. Azami öğrenim süresini dolduran öğrencilerin öğrenim durumlarını takip etmek. Programlarda %10 a giren öğrencilerin tespitini yapmak. Öğrenci İşleri Bürosu ile ilgili her türlü ihtiyaçları belirlemek ve karşılanmasını sağlamak. Diploma kaybı başvurularında diplomanın ikinci nüshasını düzenletmek ve kontrol etmek. Kredi Yurtlar Kurumundan burs, öğrenim kredisi alan öğrencilerin öğrenim durumlarını Kredi Yurtlar Kurumuna bildirmek. Öğrencilere ilişkin diğer iş/işlemlerin yapılmasını sağlamak. Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. 26