Ü niversitemize Hoş Geldiniz

Transkript

1 Ü niversitemize Hoş Geldiniz Göreve Yeni Başlayan Personelimiz İçin BİLGİLENDİRME DOSYASI.

2 Konular; 1. Üniversitemize hoş geldiniz Üniversitemizi tanıyalım Başlarken; Atama/görevlendirme işlemleri nasıl yapılır? İşe başlatma sürecinde yapmam gerekenler nelerdir? İş sözleşmesi nedir ve nasıl yapılır? Sigorta işlemleri ne zaman ve nasıl yapılır? Personel Kimlik Kartı nedir, nasıl alabilirim? Üniversitemiz tarafından sunulan sağlık hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Genel Sağlık Sigortası (GSS) Primi Ödemem Gerekiyor mu? Hastalanmam Halinde Neler Yapmalıyım? İş Görmezlik Ödeneğimi (Rapor Parası) Nasıl Alabilirim? İş görmezlik Ödeneği (Doğum Parası) Alma İşlemleri Nasıl Yapılır? İş Sağlığı ve Güvenliği Konusunda Yapmam Gereken İşlemler Nelerdir? Üniversitemizin ulaşım/servis hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Yemekhane ve kafeterya hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Sağlıklı yaşam merkezinden nasıl faydalanabilirim? Otopark hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Kütüphane hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Yaptırmam gereken banka işlemi var mıdır? Üniversitemizde Maaş Hesaplamaları Hangi Üsul İle Yapılmaktadır? Üniversitemizde Asgari Geçim İndirimi (AGİ) Ne Şekilde Ödenmektedir? Maaş ödemeleri ne zaman ve nasıl yapılmaktadır? Ek ders işlemleri nasıl yürütülmektedir? Bilimsel Etkinliklere Katılım ve Bilimsel Yayınları Teşvik Yönergesi Nedir, Nasıl Üygulanır? Üniversitemizde Kurum Dışı Ders Ücretli Görevlendirmeler Nasıl Yapılmaktadır? İzin taleplerimi kime ve nasıl yapmalıyım? Üniversitemizde çalışma saatleri nasıldır? Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl öğreneceğim? Personel Bilgi Sistemi (PBS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl temin edeceğim? Kurumsal e-posta hesabını nasıl açtırabilirim, şifremi nasıl öğrenebilirim? Gediz Üniversitesi telefon rehberine nasıl kayıt yaptırabilirim? Oda ve demirbaş eşya tahsisi nasıl yapılmaktadır?

3 33. Kırtasiye malzemesi taleplerimi kimden ve nasıl yapmalıyım? Bakım-onarım / arıza bildirimlerini kime ve nasıl yapmalıyım? Masa üstü bilgisayar/ diz üstü bilgisayar tahsisleri hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır? Dahili telefon tahsisi ve kurulumu hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır? Üniversitemizde internet erişimi imkanları nelerdir? Üniversitemizde fotokopi ve yazıcı imkanları nelerdir? İnsan Kaynakları Biriminden İhtiyaç Duyduğum Belgeleri Nasıl Talep Edebilirim? Kadrolu Yabancı Üyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? a. Üniversitemizde ilk defa görev alacağınız zaman; b. Görev Süreniz Üzatılacağı Zaman; Misafir Yabancı Üyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? a. Üniversitemizde ilk defa görev alacağınız zaman; b. Görev Süreniz Üzatılacağı Zaman; Türk Soylu Yabancı Üyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? Yabancı Üyruklu Personel Çocuklarının İkamet İzni, Nüfus ve SGK Kayıtları İçin Yapılması Gereken İşlemler Nelerdir?

4 1. Üniversitemize hoş geldiniz Gediz Üniversitesi Ailesine katılan sevgili arkadaşımız, Gediz Üniversitesi bilimin, araştırma ve gelişmenin, yeni buluşların adresi olacak uluslararası marka bir üniversite olma ideali ile kuruldu. Güçlü ve geniş bir kadro ile yola çıkan üniversitemiz, bölgesel ve küresel ölçekte akademik faaliyetler yapmak ve uluslararası akademik kültüre katkıda bulunmak vizyonuyla hızla ilerliyor. Gediz Üniversitesi Ailesinin yeni bireyi olan sizlerin, 21. yüzyılın sahne olduğu küresel değişim sürecinde dünyanın ve Türkiye nin yeniden yapılanmasında önemli rol oynayacak vasıfta bireyler yetişmesine önemli katkılarınız olacağı inancındayız. Türk milletinin elinde tuttuğu meş ale müspet ilim meş alesidir. Sözüyle yol gösteren Ülu Önder Atatürk ün izinde Cumhuriyet ve demokrasinin erdemlerini idrak etmiş çevreye duyarlı, araştırmacı, özgüvenli, girişimci ve yenilikçi bir öğrenci, akademisyen ve idari kadro ile yarının Türkiye sine katkıda bulunacağınızdan kuşkumuz yok. Gediz Üniversitesi yolculuğunda ışık tutacağını umduğumuz Göreve Yeni Başlayan Personelimiz İçin BİLGİLENDİRME DOSYASI el kitabını aramıza yeni katılan siz arkadaşlarımız için hazırladık. Üniversitemiz ve işleyişi hakkında bilgi sahibi olmanızı, görevinizi yerine getirirken dikkat etmeniz gereken hususlar hakkında bilinçlenmenizi ve kısa adreslerle detaylı bilgilere ulaşabilmenizi sağlamak amacıyla, başvuru kaynağı olarak hazırlanan bu kitap ile vizyon ve misyonumuza paralel şekilde sizlerin adaptasyonunu arttırmak hedeflenmiştir. Sizlerden alacağımız güç sayesinde yeni gelişen kurumumuzu hep birlikte ileriye götürmek dileğiyle çalışmalarınızda başarılar dilerim. 3

5 2. Üniversitemizi tanıyalım Gediz Üniversitesi, 2008 yılında Sipahi Eğitim Sağlık ve Spor Vakfı tarafından kurulmuştur akademik yılında eğitim öğretim faaliyetlerine başlayan üniversitemiz İzmir in 7. üniversitesidir. İkinci yılında yüzde 80 doluluk oranıyla İzmir in en çok tercih edilen vakıf üniversitesi olmayı başarmıştır. Üniversitemiz, akademik ürün ve kaliteli öğrenim hizmetleriyle Türkiye nin önde gelen vakıf üniversiteleri arasında yerini almak için, yüksek öğrenim kurumları için küresel çapta öngörülen kalite standartlarının yerine getirilmesini amaç edinmiştir. Öğrenci merkezli eğitime odaklanan üniversitemizde eğitim programları Bologna Kriterleri kapsamında düzenlenmektedir. Üniversitemiz; araştıran, sorgulayan, sanatsal duyarlılığa ve toplumsal sorumluluğa sahip değişim ve dönüşüm liderleri yetiştirmeyi hedeflemektedir. Beyin göçünü tersine çevirmek için kaliteli eğitim olanakları sunan ve yurt dışındaki başarılı akademisyenleri ülkemize kazandıran üniversitemiz, dünya standartlarında eğitimi toplumumuza sunmaktadır. Bilgiyi ve bilimin üretilmesini ön planda tutarak gerçek bir araştırma üniversitesi olmak, üniversitemizin önceliklerindendir. Üniversitemizin ön lisans ve lisans ve bazı yüksek lisans programlarının yanı sıra Rektörlük binamızın da yer aldığı Seyrek Yerleşkesi öğretim yılında hizmete girmiştir. Hedeflenen kaliteli eğitimin sunumu için her türlü imkanın düşünüldüğü yerleşkemiz Çiğli- Menemen arasında bulunan Seyrek bölgesinde kurulmuştur. Sürekli Eğitim Merkezi ve bazı lisansüstü programlarımızın yer aldığı Çankaya Yerleşkemiz ise İzmir şehir merkezi Çankaya da faaliyet göstermektedir. Yabancı Dil Hazırlık Sınıflarımızın bulunduğu ek hizmet binamız yine Seyrek te öğretim yılında hizmete alınmıştır. Ayrıca Çiğli de kurulması planlanan Çiğli Sağlık Yerleşkemizin proje ve hazırlık çalışmaları sürdürülmektedir. Halen Üniversitemizde Hukuk, Mühendislik ve Mimarlık, İktisadi ve İdari Bilimler, Fen-Edebiyat ve Sağlık Bilimleri olmak üzere 5 fakültede 21 bölüm faaliyet göstermektedir. Meslek Yüksekokulumuz bünyesinde toplam 11 farklı program faaliyet göstermektedir. Ayrıca, toplam 14 yüksek lisans ve 4 doktora programını yürüten Sosyal Bilimler Enstitüsü ve Fen Bilimleri Enstitüsü de faaliyetlerini sürdürmektedir. 4

6 3. Başlarken; Öncelikle Gediz Üniversitesi ailesine katılmakta olduğunuz için tebrik ediyoruz. Elinizde bulunan bu dosya, İnsan Kaynakları Müdürlüğümüz tarafından, işe başlama işlemleriniz ve Gediz deki ilk günlerinizde Sizlere yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. Dosyada yapılması gereken işlemler, mevcut uygulamalar, müracaat edebileceğiniz birimler hakkında bilgiler yer almaktadır. Dosyada cevabını bulamadığınız ya da ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyduğunuz her türlü konuda bizlere danışabilirsiniz. Başarı dileklerimizle. GEDİZÜNİVERSİTESİ İnsan Kaynakları Müdürlüğü 4. Atama/görevlendirme işlemleri nasıl yapılır? Atama/görevlendirme işlemleriniz görev yapacak olduğunuz birim ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından birlikte yürütülmektedir. Atama/görevlendirme yazınızın Rektörlük Makamınca onaylanmasının ardından tüm özlük işlemleriniz başlatılacaktır. Üniversitemizde atama ve yükseltme işlemleri 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, personel maaş ve diğer özlük işlemleri 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuat esasında yürütülmektedir. Atama/görevlendirme işlemleri akademik ünvanınız ve görev yapacağınız kadro esasında farklılıklar gösterebilmektedir. Atama/görevlendirme süreciniz hakkında birim sekreterliğiniz/birim amirliğiniz ya da İnsan Kaynakları Müdürlüğümüzden bilgi edinebilirsiniz. 5. İşe başlatma sürecinde yapmam gerekenler nelerdir? Sizden isteğimiz; biriminiz ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından talep edilen bilgi ve belgeleri zamanında ve tam olarak ilgilisine teslim etmenizdir. Bu dosya ekinde verilen Personel Özlük Dosyası Evrak Listesinde, mevzuat gereği, personel özlük dosyanızda bulunması gereken evrakların listesi bulunmaktadır. Yine dosya ekinde sunulan Asgari Geçim İndirimi Formu (AGİ) maaşınıza ek olarak ödenecek vergi indirimi miktarının tespiti ve belgelendirilmesi için kullanılacaktır. Ünutmayalım ki; eksik bilgi ve belge ile işlem yapılamayacak ve işe başlamanız ancak; tüm atama/görevlendirme ve özlük işlemlerinizin tamamlanmasının ardından yapılabilecektir. Ek: Personel Özlük Dosyası Evrak Listesi AGİ formu 5

7 6. İş sözleşmesi nedir ve nasıl yapılır? İş Kanunu gereğince, Üniversite Mütevelli Heyetimiz ile personeli arasında, çalışma şartları ve alınacak maaşında yazıldığı bir iş sözleşmesi yapılmaktadır. Sözleşme örneğini İnsan Kaynakları Müdürlüğünden temin ederek inceleyebilirsiniz. Atama/görevlendirmenizin Rektörlük Makamınca onaylanmasının ardından, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından iş sözleşmeniz hazırlanarak imzalamanız talep edilecektir. İş sözleşmesi iki nüsha olarak tanzim edilmektedir. Sözleşmenin bir nüshasını Rektörümüz ve Mütevelli Heyeti Başkanımızın onayının ardından İnsan Kaynakları Müdürlüğümüzden alabilirsiniz. 7. Sigorta işlemleri ne zaman ve nasıl yapılır? Atama/görevlendirmenizin Rektörlük Makamınca onaylanması ve iş sözleşmesini imzalamanızın ardından, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından SGK sigorta girişiniz yapılacaktır. Dilerseniz sosyal sigorta işlemlerinizin başlatıldığına dair Sigortalı İşe Giriş Bildirgesinin bir nüshasını İnsan Kaynakları Müdürlüğünden alabilirsiniz. 8. Personel Kimlik Kartı nedir, nasıl alabilirim? Personel Kimlik Kartı Üniversitemizdeki görevinizi ve görev yaptığınız birimi gösteren bir manyetik karttır. Bu kartı aynı zamanda giriş turnikelerinden geçiş yapmak ve Üniversitemizin yemekhane/fastfood hizmetlerinden faydalanmak için de kullanabilirsiniz. Kartınızı işe başlamanızı takip eden iş günü içerisinden görevli bulunduğunuz birim sekreterliği/amirliğinden teslim alabilirsiniz. Üniversitemizde ders saati ücretli görev yapan personelimize öğretim yılı sonuna kadar geçerli olan misafir personel kartı verilmektedir. Bu kartlar da aynı şekilde giriş turnikelerinden geçiş yapmak ve Üniversitemizin yemekhane/fastfood hizmetlerinden faydalanmak için kullanılmaktadır. Yıl içerisinde kartınızın zayi olması, kırılması, arızalanması vs. durumlarda, mevcut kartınızın iptali ve yeni kart hazırlanması için lütfen İnsan Kaynakları Müdürlüğünü acilen bilgilendiriniz. Bu durumda mevcut kartınız iptal edilecek ve hazırlanan yeni kart sonraki iş günü içerisinde birim sekreterliği/amirliğine teslim edilecektir. iletişim: 6

8 9. Üniversitemiz tarafından sunulan sağlık hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Üniversitemiz Seyrek Yerleşkesinde görev yapmakta olan işyeri hekimimiz ve revirden acil sağlık ihtiyaçlarınızda faydalanabilirsiniz. Revir mesai gün ve saatlerinde açık bulunmaktadır. İşyeri hekimimizin çalışma programı için önceden bilgi edinmeniz faydalı olacaktır. İşe giriş işlemleriniz için gerekli olan sağlık raporu işyeri hekimimiz tarafından verilmektedir. Ayrıca adınıza bir periyodik dosya oluşturulacak ve periyodik kontrolleriniz de işyeri hekimimiz tarafından takip edilecektir. Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince her çalışanımızın SGK Sağlık Sigortası primleri Üniversitemiz tarafından ödenmektedir. İlgili kanun gereği 30 günlük prim ödemenizin yapılmasının ardından tüm kamu sağlık kurumlarından sağlık hizmeti alabilir, kanunun sağladığı diğer haklardan faydalanabilirsiniz. Sağlık kurumlarından faydalanabilmeniz için gerekli sağlık aktivasyonu kendiniz, sağlık güvencesi olmayan eşiniz ve 18 yaşından küçük çocuklarınız için SGK sistemi tarafından otomatik yapılmaktadır. Sağlık hizmetlerini Sizin üzerinizden alacak anne, baba vb. için ise; lütfen sağlık aktivasyonu nuzu zamanında yaptırmayı unutmayın. Bu işlemi Size en yakın SGK Müdürlüğüne müracaat ederek yaptırabileceğiniz gibi internet sayfasından da online olarak yaptırabilirsiniz. Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince çalışanlarımız kamu sağlık kuruluşlarından mevzuat gereğince tanınan her türlü sağlık hizmetinden ücretsiz olarak yararlanabilmektedir. Ancak; özel sağlık kuruluşlarında yaptırılan tedaviler için bu kuruluşlarca alınan ücret/ ücret farkı vs. her türlü gider çalışanımız tarafından karşılanmaktadır. Üniversitemizin özel sağlık kuruluşlarında yapılan harcamaların iadesi şeklinde bir uygulaması bulunmamaktadır. Üniversitemiz tarafından çalışanlarımızın SGK Sağlık Sigortası primleri karşılanmakta olup halen hiçbir özel sağlık kuruluşu ya da sigorta şirketi ile anlaşması bulunmamaktadır. Bu amaçla bir anlaşma yapılması durumunda ayrıca bilgilendirilirsiniz. Üniversitemizde kısmi zamanlı (ders saati ücretli) olarak görev yapan ve başka bir sebeple sağlık güvencesi olmayan personelimizin, sağlık primlerin kendilerince 30 güne tamamlanması gerekmektedir. Bu durumda iseniz, lütfen İnsan Kaynakları Müdürlüğünden ayrıntılı bilgi alınız. iletişim: 7

9 10. Genel Sağlık Sigortası (GSS) Primi Ödemem Gerekiyor mu? Üniversitemizde tam zamanlı olarak görev yapmakta olan tüm personelin Genel Sağlık Sigortası (GSS) primleri tarafımızca ödenmektedir. Ancak; Üniversitemizde kısmi zamanlı/ders ücretli olarak görev yapmakta olup, başka bir kurum/iş yerinden sigortası tam zamanlı olarak ödenmeyen personelimiz için GSS prim borcu doğmaktadır. Bu konuda ayrıntılı bilgi ve yapılacak işlemler için ikamet ettiğiniz bölgenin bağlı olduğu SGK Müdürlüğüne müracaat edebilirsiniz. Sosyal Güvenlik Kurumunun internet ortamında hizmet sunan ve E-HİZMETLER sayfasına kimlik bilgilerinizle giriş yaparak da genel sağlık sigortası ve prim ödenme durumunuzu kontrol edebilirsiniz. E-hizmetler sayfasına ulaşmak için lütfen internet bağlantısını tıklayınız

10 11. Hastalanmam Halinde Neler Yapmalıyım? İş Görmezlik Ödeneğimi (Rapor Parası) Nasıl Alabilirim? Yaşadığınız bir sağlık sorunu nedeni ile doktor raporu almanız halinde öncelikle, mümkün olan en kısa süre ve yöntemle, bağlı bulunduğunuz birim amirliğini konu hakkında bilgilendirmeniz gerekmektedir. Yürütmekte olduğunuz görevlerin en az kayıpla sürdürülebilmesi için gerekli düzenlemeler yapılacaktır. Adınıza bir doktor tarafından istirahat raporu (İş Görmezlik Belgesi) düzenlendiğinde, bu durum ilgili hastane tarafından, elektronik olarak, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ve Üniversitemize bildirilir. Mevzuat gereği, personelin raporlu olduğu günlerde çalıştırılması mümkün olmamaktadır. Raporlu bulunduğunuz süredeki maaşınız (iş görmezlik ödeneği olarak) SGK tarafından karşılanır. Bu süre için Üniversitemiz tarafından maaş ve sigorta primi ödemesi yapılmaz. Sosyal Güvenlik Kurumundan (SGK) iş görmezlik ödeneği alabilmeniz için lütfen aşağıda gösterilen hususlara dikkat ediniz: Lütfen raporun aslı ya da bir fotokopisini göreve başladığınızda, özlük dosyanıza konulmak üzere, İnsan Kaynakları Birimine iletiniz. Hangi durumlarda rapor parası alınabileceği, kimlerin rapor parasına hak kazandıkları ilgili mevzuatta açıklanmıştır. Raporlu bulunduğunuz dönem için gerekli bordro düzenlemesi İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yapılır. SGK tarafından yapılan kontrol ve hesaplama işlemleri yaklaşık gün sürmekte ve ödeme takip eden ayın 8 ile 14 ü arası Ziraat Bankası şubelerinden alınabilmektedir. Rapor parasının hesaplanarak bankaya bildirilme süresi; tedavi şekli, tedavi görülen hastane ve kurumun iş yoğunluğuna bağlı olarak değişiklik gösterebilmektedir. Bu durumda, ödemenin bankaya gönderilme durumunun, internet adresinden kontrol edilerek hareket edilmesi daha uygun olacaktır. Adınıza gönderilen ödemeyi T.C. Nüfus Cüzdanınızı ibraz etmek suretiyle Ziraat Bankasının herhangi bir şubesinden teslim alabilirsiniz. Yasal süresi içinde alınmayan rapor ücretleri, bir sonraki ayın 8 ile 14 ü arasında alınabilmektedir. Banka havale ya da ödemelerinde yaşanabilecek sorunlar için ikametinizin bulunduğu yerdeki SGK Müdürlüğünün rapor servisiyle görüşülmesi gerekmektedir. 9

11 12. İş görmezlik Ödeneği (Doğum Parası) Alma İşlemleri Nasıl Yapılır? Gebe olan personelimizin gebeliğinin 32. haftasının başında muhakkak doktoruna görünmesi ve doktorundan durumunu belgelendirmesi gerekmektedir. Doktorunuz gebeliğin durumu ve talebinizi göz önünde bulundurarak; iş görebilir ya da iş göremez şeklinde bir rapor düzenleyecektir. Bu raporun, zaman geçirmeden, İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslimi gerekmektedir. Doktorunuzun iş göremez şeklinde bir rapor düzenlemesi; doğum izninizin başladığı ve artık çalışmanızın uygun olmayacağı anlamına gelmektedir. Doktorunuzun iş görebilir şeklinde bir rapor düzenlemesi halinde; gebeliğin 37.haftasına kadar çalışmanızda bir sorun olmayacaktır. Ancak; bu 5 haftalık süre içerisinde çalışma talebinizden vazgeçebilir ve doktorunuza başvurarak doğum izninizi başlatabilirsiniz. 37. Haftaya kadar çalışan gebe personelimizin, bu tarihte doğum iznine ayrılması kanunen zorunludur. Bu durumda olan personelimiz doktoruna müracaat ederek, gerekli sağlık kontrollerini yaptırmalı ve doktorundan aldığı iş göremezlik raporunu İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim ederek iznine başlamalıdır. 39,40. Hafta da gerçekleşen doğum ile daha önce düzenlenmiş olan iş göremez (doğum öncesi rapor) doğumun gerçekleştirildiği hastane tarafından kapatılır (sonlandırılır). Hastane başhekimliği ve Üniversitemizden yetkili kişi 5 gün içinde işlemi onaylar. SGK Müdürlüğü rapor servisi tarafından doğum öncesi rapor parası (3-8 haftalık) hesaplanır ve personelimize banka havalesi olarak gönderilir. Doğum raporlu olan personelin hangi durumlarda rapor parası alabileceği, kimlerin rapor parasına hak kazandıkları ilgili mevzuatta açıklanmıştır. Gebe personelin, 8 hafta doğum öncesi, 8 hafta doğum sonrası olmak üzere toplam 16 haftalık doğum raporlu izin hakkı bulunmaktadır. Doğum öncesinde 8 haftadan daha az izin kullanan personel kullanmadığı izin hakkını doğum sonrasına aktarabilmektedir. Doğum sonrası iznini bitiren personel, doğumun gerçekleştiği hastaneye müracaat ederek, doğum sonrası raporunun sonlandırılmasını talep eder. Doğum sonrası rapor doğumun gerçekleştiği hastane tarafından kapatılır (sonlandırılır). Hastane başhekimliği ve Üniversitemizden yetkili kişi 5 gün içinde işlemi onaylar. SGK Müdürlüğü rapor servisi tarafından doğum sonrası rapor parası (8-13 haftalık) hesaplanır ve personelimize banka havalesi olarak gönderilir. Rapor parasının hesaplanarak bankaya bildirilme süresi; tedavi görülen hastane ve kurumun iş yoğunluğuna bağlı olarak değişiklik gösterebilmektedir. Bu durumda, ödemenin bankaya gönderilme durumunun, internet adresinden kontrol edilerek hareket edilmesi daha uygun olacaktır. Adınıza gönderilen ödemeyi T.C. Nüfus Cüzdanınızı ibraz etmek suretiyle Ziraat Bankasının herhangi bir şubesinden teslim alabilirsiniz. İhtiyaç duyulması halinde; doğum raporları, rapor parası, banka havale ve ödeme işlemlerinde yaşanabilecek sorunlar için ikametinizin bulunduğu yerdeki SGK Müdürlüğünün rapor servisiyle görüşülmesi faydalı olacaktır

12 13. İş Sağlığı ve Güvenliği Konusunda Yapmam Gereken İşlemler Nelerdir? Sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı oluşturmak önceliğimizdir. Göreve başlamadan önce işyeri hekimimize müracaat ederek sağlık raporu almanız gerekmektedir. Lütfen işyeri evrak listesi nde belirtilen tahlilleri önceden yaptırınız ve muayene öncesi işyeri hekimimize teslim ediniz. İşyeri Hekimimiz Sizin için bir şahsi dosya oluşturacak, tahlillerinizi muhafaza edecek ve gerekli hallerde güncellenmesini talep edecektir. İşyeri hekimi tarafından, işlemlerinizin tamamlanmasının ardından, adınıza bir sağlık raporu düzenlenecektir. Bu raporu, diğer belgelerinizle birlikte, atama işlemlerinizde esas alınmak üzere İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim ediniz. Mevzuat gereği tüm çalışanların Temel İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi alma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu eğitim Üniversitemiz İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi tarafından verilmekte ve belgelendirilmektedir. İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi miz personelden gelen talepler doğrultusunda Temel İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi düzenlemekte ve belgelendirmektedir. Bu durumda lütfen İş Güvenliği Uzmanımızla iletişime geçerek talebinizi iletiniz. İlgili birim tarafından planlama yapılarak en kısa sürede tarafınıza bir eğitim günü bildirilecektir. Eğitim sonunda adınıza bir katılım belgesi düzenlenecektir. Lütfen Temel İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimine Katılım Belgesi ni diğer belgelerinizle birlikte, atama işlemlerinizde esas alınmak üzere İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim ediniz. Belgelerin geçerlilik süresinin 3 (üç) yıl ile sınırlandırılmış olduğunu hatırlatmak isteriz. iletişim: isgb@gediz.edu.tr İşyeri Hekimi Dr. Serpil ÇAKIR oda no: A-121 dahili tel: 1092 serpil.cakir@gediz.edu.tr İş Sağlığı ve Güv.Uzm. Bahtiyar ÖZTÜRK oda no: A-121 dahili tel: 1092 bahtiyar.ozturk@gediz.edu.tr 11

13 14. Üniversitemizin ulaşım/servis hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Üniversitemiz tarafından tüm personelimiz tarafından faydalanılabilen personel servisi hizmeti sunulmaktadır. Servislerden faydalanabilmek için Ülaştırma Birimimize adresiniz ve servis güzergahınızı bildirmeniz yeterli olacaktır. Talebinize en uygun aracımıza servis kaydınız yapıldıktan sonra Size bilgi dönülecektir. Bu işlem için adresinden e- posta ile de talepte bulunabilirsiniz. Ayrıca; Hızlı Trenin (İZBAN) Ülukent İstasyonu ile Seyrek yerleşkemiz arasında düzenli olarak ring seferleri yapılmaktadır. Yerleşkemize hızlı tren ile gelmeniz halinde, istasyondan çıkış yönünde sağ taraftan çıkarak bekleme yerimiz ve servislerimize ulaşabilirsiniz. ESHOT Ülukent Aktarma Merkezinden hareket eden 750 ve 850 numaralı belediye otobüs hatları ile de Seyrek yerleşkemiz ve Yabancı Dil Hazırlık Sınıfları binamıza ulaşabilirsiniz. Üniversitemiz tarafından sağlanan servis hizmetleri personelimize ücretsiz olarak sunulmaktadır. Çankaya Yerleşkemizde görev yapan personelimiz için servis hizmetimiz bulunmamaktadır. iletişim: ESHOT otobüs saatleri: 12

14 15. Yemekhane ve kafeterya hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde öğrenci ve personelimize hizmet sunan yemekhane, fastfood salonları ve kafeteryalar bulunmaktadır. Ayrıca, sadece personelimiz ve misafirlerine hizmet veren personel yemek salonu da E blok 2. katta yer almaktadır. Size verilmiş olan Personel Kimlik Kartı aynı zamanda yemek kartı olarak kullanılmaktadır. Bu karta her ayın ilk işlem gününde otomatik olarak 26 kontür yüklenmektedir. Bu kontürler ile genel yemekhane ve personel yemek salonunda yemek yiyebilir ayrıca fastfood salonlarının sunmuş olduğu sabit menülerden istifade edebilirsiniz. Yemek kartları ile aylık toplamı 26 yı geçmeyecek şekilde günde 1 ya da 2 kontür kullanılabilmekte, kullanılmayan kontürler ay sonunda silinmektedir. Çankaya yerleşkemizde yemekhane bulunmamaktadır. Burada görev yapan personelimize anlaşmalı restoran ve kafeteryalarda kullanabilecekleri ayrı bir yemek kartı (SETCARD) verilmektedir. Bu yemek kartlarına da yine her ayın ilk işlem gününde Üniversitemizce belirlenmiş tutarda para yüklemesi yapılmaktadır. Personelimiz bu kartları kullanarak SETCARD ile anlaşması bulunan restoran ve kafeteryalardan yemek hizmeti almaktadırlar. 13

15 16. Sağlıklı yaşam merkezinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde tüm personel ve öğrencimizin kullanımına açık, modern bir sağlıklı yaşam merkezimiz bulunmaktadır. Bu merkezimizde boş zamanlarınızı serbest olarak spor yaparak değerlendirebileceğiniz gibi profesyonel fitness antrenörü ve profesyonel plates-step-aerobic eğitmeni eşliğinde gerçeklerştirilen programlara da katılabilirsiniz. E Blok zemin katta yer alan sağlıklı yaşam merkezinden faydalanabilmek için aynı yerde bulunan Spor Yönetim Ofisine müracaat ederek üyelik işlemini yaptırmanız ve aylık aidatlarınzı düzenli olarak ödemeniz gerekmektedir. Üyelik için gerekli şartlar ve aidatlar ve merkez kullanım koşulları hakkında ayrıntılı bilgiyi ilgili birimden edinebilirsiniz. iletişim: sks@gediz.edu.tr 17. Otopark hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde tüm personel, öğrenci ve misafirlerimizin kullanımına açık iki genel otopark ve sadece personelimizin kullanabileceği bir personel otoparkı bulunmaktadır. Otopark hizmetlerimiz ücretsizdir. Personel otoparkından faydalanmak için gerekli olan kapı uzaktan kumandasını (ücretlidir) İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğümüzden temin edilebilir. iletişim: muhasebe@gediz.edu.tr 14

16 18. Kütüphane hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Çalışanlarımız kütüphanemizin doğal birer üyesi olarak kabul edilmektedir. Rektörlük binamız 2.katında yer alan kütüphanemizden dilediğiniz zaman faydalanabilirsiniz. Ayrıca, Personel Kimlik Kartınızı ibraz ederek ödünç kitap ve görsel materyal verme hizmetlerinden de yararlanabilirsiniz. Üniversitemizin internet sayfasında bulunan katalog tarama hizmeti ( aradığınız kaynaklara daha kolay ulaşmanızda yardımcı olacaktır. İhtiyaç duyduğunuz kaynakların kütüphanemizde bulunmaması halinde; yine kütüphanemiz aracılığıyla anlaşmalı üniversite kütüphanelerinden ödünç olarak talep edebilirsiniz. Bu durumda gerekli talep ve kargo işlemleri Kütüphane Müdürlüğümüz tarafından gerçekleştirilir ve talep etmiş olduğunuz kitap kütüphanemize ulaştığında bilgilendirilirsiniz. Ayrıca, kütüphanemizde bulunan randevulu çalışma odalarından, kişisel PBS sayfanızdan randevu almak koşuluyla dilediğiniz zaman faydalanabilirsiniz. iletişim: Katalog tarama: 15

17 19. Yaptırmam gereken banka işlemi var mıdır? Üniversitemizin personel maaş ödemeleri konusunda Yapı Kredi Bankası Alsancak Şubesi ile anlaşması bulunmaktadır. Maaş ödemelerinizin zamanında ve hatasız yapılabilmesi için anılan şubede hesap açtırmanız ve hesap numaranızı dosya ekinde sunulan banka hesabı beyan formuna eksiksiz olarak yazdıktan sonra çalışmaya başladığınız ayın 20. gününe kadar formu İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim etmeniz gerekmektedir. Hesap açılması için şube tarafından; üzerinde T.C. Kimlik Numarası yazılı nüfus cüzdanının aslı talep edilmektedir. Hesap açılma işlemlerinde; lütfen banka personeline Gediz Üniversitesi nde göreve başladığınızı ve maaş hesabı açtırmak istediğinizi belirtiniz. Banka kartı ve kredi kartı hesap açma işleminde beyan edilen adrese gönderilmektedir. Banka kartı henüz gelmemiş olan personelimiz nüfus cüzdanları ile de herhangi bir Yapı Kredi Bankası şubesinden havale ücreti ödemeksizin maaşlarını alabilmektedir. Yapı Kredi Alsancak Şubesi Şube Kodu: 0772 Adres: Plevne Bulvarı No:21 Konak/İZMİR Telefon: (0 232) Faks : (0 232) Çağrı Merkezi: / Ek: Hesap numarası beyan formu İletişim: insan.kaynaklari@gediz.edu.tr

18 20. Üniversitemizde Maaş Hesaplamaları Hangi Usul İle Yapılmaktadır? Personelimizin maaş düzenlemeleri, Üniversite Mütevelli Heyeti ile personel arasında yapılan Personel İş Sözleşmesi ile yapılmaktadır. Ödenecek maaş miktarı sözleşmede net olarak belirtilmektedir. Brüt ücretin aylık hesaplamalarında vergi dilimlerinin yükselmesinden kaynaklanan vergi artışları, ödenen net maaş miktarına yansıtılmamakta ve Üniversitemiz tarafından ayrıca karşılanmaktadır. Talep eden personelimiz için; maaş hesaplamanın ayrıntılarını gösteren, Ücret Hesap Pusulası birimimiz tarafından hazırlanmakta, e-posta ile ya da basılı olarak iletilmektedir. Ücret Hesap Pusulası talebinizi, kişisel Personel Bilgi Sistemi (PBS) hesabınızda bulunan; SARF DEMİRBAŞ HİZMET/ İK Belge Talep menüsünden yapabilirsiniz. 21. Üniversitemizde Asgari Geçim İndirimi (AGİ) Ne Şekilde Ödenmektedir? Personelimize mevzuat gereği verilmesi gereken Asgari Geçim İndirimi (AGİ) tutarları, maaşlar ile birlikte banka hesaplarına ödenmektedir. AGİ tutarınızın hesaplanmasında tarafınızca İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim edilmiş olan AGİ formundaki veriler esas alınmaktadır. Bu formda yer alan bilgilerde meydana gelebilecek değişikliklerin (doğum, ölüm, evlenme, boşanma, eş çalışma durumunda değişiklik vb.) İnsan Kaynakları Müdürlüğüne zamanında bildirilmesi, formun zamanında güncellenmesi ve formdaki bilgilerin doğruluğu Sizin sorumluluğunuzda bulunmaktadır. Lütfen AGİ formunu, ortaya çıkarabileceği mali ve hukuki kayıpları göz önünde bulundurarak, dikkatlice doldurunuz, ilgilisine teslim ediniz ve gerekli hallerde güncellemeyi unutmayınız. Tarafınıza ödenmekte olan AGİ miktarını ücret hesap pusulanızda görebilirsiniz. Ek: AGİ formu 17

19 22. Maaş ödemeleri ne zaman ve nasıl yapılmaktadır? Üniversitemizde tam zamanlı olarak çalışan personelimizin maaşları, teamülen, çalışmış oldukları ayın son gününde ödenmekte ve personelimiz takip eden gün maaşlarını alabilmektedirler. Üniversitemiz maaş ödemelerindeki yasal süre hakkını saklı tutar. Ders saati ücretli olarak görevlendirilmiş kısmi zamanlı ve misafir öğretim elemanlarımızın ders saati ücretleri ile tam zamanlı öğretim elemanlarımızın ek ders ücretleri takip eden ayın 15. günü ödenmekte ve personelimiz takip eden gün ders ücretlerini alabilmektedirler. Maaş ödemelerimiz Yapı Kredi Bankası Alsancak Şubesi kendi adınıza açtıracak olduğunuz maaş hesabına yapılmaktadır. Çalışanlarımız hesaplarına, yerleşkemizde bulunan bankamatik ya da nüfus cüzdanlarını ibraz etmek koşuluyla herhangi bir Yapı Kredi Bankası şubesinden ulaşabilmektedirler. Üniversitemizde ders saati ücretli görev yapan öğretim elemanlarımızın ders ücreti ödemeleri kendi adlarına açılmış herhangi bir banka hesabına yapılabilmektedir. Hesap numarası bildirilmediği için yapılamayan ödemeler bir sonraki ödeme dönemine aktarılmaktadır. Maaş hesaplamanızın ayrıntısını gösteren hesap ücret pusulası talep etmeniz halinde e-posta adresinize ya da basılı olarak birim sekreterliğinize iletilmektedir. iletişim: 18

20 23. Ek ders işlemleri nasıl yürütülmektedir? Öğretim elemanlarının girmiş olduğu dersler birim sekreterlikleri tarafından planlanmakta ve takibi yapılmaktadır. Ders sayıları haftalık olarak gözden geçirilmekte ve haftalık ders yükünü aşan öğretim elemanlarımız bir liste (puantaj) şeklinde hazırlanmakta ve İnsan Kaynakları Müdürlüğüne bildirilmektedir. Rektörlüğümüz tarafından tespit edilmiş ek ders ücretleri esasından ücretlendirilen ek dersler personelimizin maaş bordrolarına eklenmekte, tahakkuk işlemleri yapılmakta ve banka ödeme talimatı hazırlanmaktadır. İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğümüze iletilen ödeme talimatları esasında ve ek ders ücreleri ödeme tarihinde, tarafınızca bildirilmiş banka hesabına ödenir. Haftalık ders yükünüz, haftalık ek ders sayınız, tarafınıza yapılacak ödeme miktarı konularında birim sekreterliğinizden bilgi alabilir ya da hata olduğunu düşünüyorsanız hataların düzeltilmesini talep edebilirsiniz. iletişim: fakülte/myo/enstitü sekreterliği 24. Bilimsel Etkinliklere Katılım ve Bilimsel Yayınları Teşvik Yönergesi Nedir, Nasıl Uygulanır? Üniversitemizde personeli bilimsel yayın ve faaliyet yapmaya teşvik etme ve bu tür faaliyetleri ödüllendirme amacıyla bir teşvik yönergesi uygulanmaktadır. Yönerge metnine üniversite internet sayfamızdan ve birim sekreterliklerinden ulaşabilirsiniz. Bu yönerge kapsamına girdiğini düşündüğünüz bir yayın ya da faaliyetiniz olduğunda bu talebinizi bir dilekçe ile birim amirliğinize iletmelisiniz. Fakülte/MYO Müdürlüğü tarafından Yayın ve Konferans Katılım Değerlendirme Komisyonu na iletilir. Komisyon tarafından değerlendirilen talebiniz, uygun bulması halinde yönergenin hangi maddesi kapsamına girdiğini de belirten bir yazı ile Rektörlük Makamına sunulur. Rektörlük onayı esasında tespit edilen ödenek miktarı maaş bordronuza eklenerek bir sonraki maaş ödemenizle birlikte ödenir. iletişim: Fakülte/MYO/Enstitü Sekreterliği 19

21 25. Üniversitemizde Kurum Dışı Ders Ücretli Görevlendirmeler Nasıl Yapılmaktadır? Üniversitemizde görevli akademik personel 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun ilgili maddeleri uyarınca başka üniversitelerde ders verebilir. Bunun için; talep sahibi üniversite Rektörlüğümüzden yazılı istekte bulunur. Rektörlüğümüz, ilgili akademik birimin görüşünü de alarak, talebi cevaplandırır. Akademik birim, görüşünde personelin mevcut ders yükü, idari görevleri ve birimdeki işleyişin aksatılmaması hususlarını dikkate alır. Üygun görülen görevlendirmelerde ders ücreti vb. ödemeler karşı üniversite (görevlendirmeyi talep eden üniversite) tarafından öğretim elemanının banka hesabına yapılır. 26. İzin taleplerimi kime ve nasıl yapmalıyım? Üniversitemizde izin işlemleri 4857 Sayılı İş Kanunu ve Üniversite senetomuzun kararları doğrultusunda yürütülmektedir. İzin uygulamalarını daha hızlı ve kolay hale getirmek amacıyla PBS içerisinde bir izin takip modülü oluşturulmuştur. Kişisel PBS sayfanızdaki izin talep bağlantısından ulaşabileceğiniz bu modül ile izin taleplerinizi iletebilir, izin taleplerinizin onaylanma durumu ve kalan izin haklarınızı takip edebilirsiniz. İzin tür ve uygulama şekillerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz; İdari İzin: 1 gün ve daha kısa süreli izinlerinizi doğrudan birim amirinize ileterek onay alabilirsiniz. Bu izinler için Rektörlük Makamından onay alınmasına gerek bulunmamaktadır. Mazeret/Hastalık izini: PBS kişisel sayfanızdan izin talebinde bulunmalı ve izin talep dilekçenize mazeretinizi gösterir belgeyi de ekleyerek birim amirliğinize teslim etmelisiniz. Amirliğiniz tarafından onaylanan talep dilekçesi İnsan Kaynakları Müdürlüğüne iletilecektir. Önemli Hatırlatma: Hastalık izinlerinde raporlu olunan günler için maaş ödenmemektedir. Bu süre için Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından sağlık sigortası ödeneği verilmektedir. Bu ödenekten faydalanabilmeniz için rapor bilgilerinin rapor bitimini takiben Üniversitemiz tarafından SGK sistemine girilmesi gerekmektedir. Aksi halde hem bu ödenekten faydalanma imkanınız olmayacak ve hem de Üniversitemiz SGK tarafından uygulanan idari para cezası ile 20

22 karşı karşıya kalacaktır. Lütfen raporunuzu (iş görmezlik belgesi) en geç rapor süresinin bitiminden sonraki 3 gün içinde İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletiniz. Yıllık Ücretli İzin: Çalışanlarımızın yıllık ücretli izin hakkı ilgili kanunun uyarınca 14 iş günü olarak uygulanmaktadır. Bu konuda hizmet süresi 10 yılı aşkın öğretim üyelerimize Senatomuz tarafından bir istisna hak tanınmıştır. Bu gruptaki personelimiz yıllık 1 ay (26 iş günü) yıllık ücretli izin kullanabilmektedir. İzin taleplerinizi PBS kişisel sayfanız üzerinden yapmanız ve çıktısını aldığınız izin talep formunu imzaladıktan sonra birim amirinize teslim etmeniz gerekmektedir. İzin talep etmiş olduğunuz tarih aralığındaki resmi tatil ve Pazar günleri sistem tarafından izin süresinden düşülmektedir. İzin hakkınızın olmaması ya da bitmiş olması halinde de sonraki yıl kazanacak olduğunuz izin sürenizden borç izin kullanma hakkınız bulunmaktadır. Bu durumda PBS sayfanızda izin hakkınız eksi ( ) olarak görülecek ve izin hakkı kazandığınız tarihte kullanmış olduğunuz borç izinler otomatik olarak izin hakkınızdan düşülecektir. Ücretsiz İzin: Birim amirliğinizce uygun görülmesi kaydıyla ücretsiz izin kullanabilirsiniz. İzin alma şekli diğer izinlerde olduğu gibidir. Mevzuat gereği 1 ayı aşan izinlerin Üniversite Yönetim Kurulumuzca da onaylanması gerekmektedir. Ek: Hizmet süresi bildirim formu iletişim: Fakülte/MYO/Enstitü Sekreterliği insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 27. Üniversitemizde çalışma saatleri nasıldır? Üniversitemizde mesai sabah da başlamakta ve akşam da bitirilmektedir. Personel servisi saatleri de mesai düzeni dikkate alınarak düzenlenmiştir. Mesai saatlerine uyum ve personelimizin yerleşke içerisinde bulunduğu zamanların tespiti amacıyla giriş turnikelerinde kartlı geçiş sistemi uygulanmaktadır. Turnike kayıtları her ay sonunda rapor haline getirilerek ilgili birim amirliklerine iletilmektedir. Sistemin sağlıklı işlemesi ve hak kaybına uğramamanız için turnike giriş ve çıkışlarında Personel Kimlik Kartınızı okutunuz. iletişim: Fakülte/MYO/Enstitü Sekreterliği insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 21

23 28. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl öğreneceğim? Üniversitemizde kurum içi ve dışı resmi yazışmalar ile belge iletiminin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi için Elektronik Belge Sistemi (GEBYS) geliştirilmiştir. Elektronik Belge Sistemi ne Personel Bilgi Sistemi ne (PBS) giriş için verilmiş olan kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilirsiniz. Size iletilmiş olan resmi yazı dokümanlardan zamanında haberdar olmanız, cevap beklenen yazılarda gecikme yaşanmaması için sisteme düzenli olarak giriş yapmanız ve posta kutunuzu kontrol etmeniz büyük önem taşımaktadır. Elektronik Belge Sistemi (GEBYS) hakkındaki soru ve önerilerinizi, bu amaçla oluşturulmuş olan e-posta adresine yazabilirsiniz. 29. Personel Bilgi Sistemi (PBS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl temin edeceğim? Personel Bilgi Sistemi (PBS), personelimizin bazı akademik ve idari işlemlerini daha hızlı ve kolay gerçekleştirebilmeleri için oluşturulmuş bir sistemdir. Üniversitemizde iş başlaması yapılan her personelimize İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından bir kullanıcı adı ve giriş şifresi tanımlanmaktadır. Kullanıcı adı ve şifreniz sonraki iş günü içerisinde kurumsal e-posta adresinize ve personel bilgilerinde iletişim amacıyla bildirmiş olduğunuz kişisel e-posta adresinize gönderilecektir. PBS kullanıcı adı olarak, aksi bir durum gerekmedikçe, isminizin ilk harfi ve soyisminiz kullanılacaktır. İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından bildirilen geçici PBS giriş şifrenizi, sisteme giriş yaptıktan sonra daha güvenli bir şifre ile değiştiriniz. Şifreler ilgili personel dahil hiç kimse tarafından görülememektedir. PBS giriş şifrenizi unutmanız halinde; PBS giriş ekranında bulunan şifremi unuttum bağlantısını kullanarak yeni bir şifre edinebilirsiniz. Bu bağlantıyı kullandığınızda sistemde kayıtlı kurumsal e-posta adresinize yeni bir geçici şifre gönderilmektedir. Lütfen şifre bildiriminin istenmeyen postalar (junk mail) kutusuna da düşmüş olabileceğini dikkate alınız. 22

24 30. Kurumsal e-posta hesabını nasıl açtırabilirim, şifremi nasıl öğrenebilirim? Üniversitemizde tam zamanlı olarak göreve başlayan her uzantılı bir e-posta hesabı açılmaktadır. Görev yapmış olduğunuz birim ve görevinize uygun e-posta listelerine de otomatik olarak eklenmiş olan kurumsal e-posta adresiniz kurum içi iletişimde en çok kullanılan araç olmaktadır. Kurumsal e-posta adresiniz göreve başlamanızı takiben Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından açılır. Hesabınıza ait kullanıcı adı, şifre ve kullanım bilgilerinin bulunduğu bilgilendirme yazısı, sonraki iş günü içerisinde, birim sekreterliğinize ve işe müracaat dilekçesinde bildirmiş olduğunuz e-posta adresinize iletilecektir. Üniversitemiz tarafından personele tahsis edilen diz üstü ve masa üstü bilgisayarların tesliminde standart olarak MS OÜTLOOK programına e-posta adresiniz tanımlanmaktadır. Ancak henüz bilgisayarınız teslim edilmedi ise; üniversitemizin internet ana sayfasında bulunan e-posta bağlantısını kullanarak e-posta hesabınıza ulaşabilirsiniz. E-posta hesabınız şeklinde açılacaktır. Eğer çift isim ya da çift soyisim kullanıyorsanız, belge tesliminde İnsan Kaynakları Müdürlüğüne e-posta hesabınızda hangi isim ya da soyisminizin kullanılacağını belirtiniz. Bir tercih bildirmemeniz durumunda; e-posta hesabınız şeklinde oluşturulacaktır. Açılmış olan bir e-posta hesabında isim değişikliği yapmanın son derece zor ve zaman alan bir işlem olduğunu hatırlatmak isteriz. E-postanızın şifresi unutmanız durumunda durumu İnsan Kaynakları Müdürlüğüne ileterek yeni şifre talebinde bulunabilirsiniz. E-posta adresleri personelin görevden ayrılmasını takip eden bir ay süresince, yedek alma vb. işlemlerin yapılabilmesine olanak sağlama amacıyla, aktif olarak tutulmakta ve sonrasında kapatılmaktadır. Üniversitemizde ders saati ücretli (kısmi zamanlı, misafir) görev alan öğretim elemanlarımız için yeni e-posta hesabı açılmamaktadır. Bu statüdeki personelimizin bilgi derleme formu nda belirtmiş oldukları (mevcut kullandıkları) şahsi e-posta adresi sisteme tanımlanmakta ve iletişim bu adres üzerinden sağlanmaktadır. 23

25 31. Gediz Üniversitesi telefon rehberine nasıl kayıt yaptırabilirim? Kurum içi ve dışı iletişimi kolaylaştırmak amacıyla bir dahili telefon rehberi oluşturulmuştur. Üniversitemizin internet sayfasından bulunan Gediz Telefon Rehberi ne tüm çalışanlarımızın adı, soyadı ve görev bilgileri otomatik olarak girilmektedir. Personelimizin oda numarası ve dahili telefon numaraları kişisel PBS sayfalarından kendileri tarafından girilmekte ve güncellenmektedirler. Oda numaranızı ve dahili telefon numaranızı öğrendiğinizde bu bilgileri kişisel PBS sayfanızdan telefon rehberine giriniz. Sonraki oda ve telefon numarası değişikliklerinde bu bilgileri güncelleyiniz. Eğer bu girişler yapılmaz veya güncellenmez ise telefon ile ulaşılma ve taleplerinizin odanıza teslimi konusunda zorluk yaşayabilirsiniz. Oda numarası ya da dahili telefon numarasını öğrenmek istediğiniz personelimizin bilgilerine de bu rehberden kolayca ulaşabilirsiniz. 24

26 32. Oda ve demirbaş eşya tahsisi nasıl yapılmaktadır? Oda planlama ve tahsisleri birim amirlikleri tarafından yapılmaktadır. Göreve başlamanızı takiben oda tahsisiniz yapılacak ve gerekli demirbaş eşyaları da yerleştirilerek teslim edilecektir. Kullanıma verilen demirbaş eşyalar için zimmet işlemi yapılacaktır. Ek olarak demirbaş eşya ihtiyacınız olması halinde kişisel PBS sayfanızdan talepte bulunabilirsiniz. Gerekli makam onayının ardından satın alma ve teslim ve kurulum işlemleri yapılacaktır. 33. Kırtasiye malzemesi taleplerimi kimden ve nasıl yapmalıyım? Kırtasiye malzemesi talepleri Satınalma birimimiz tarafından karşılanmaktadır. Malzeme taleplerinizi kişisel PBS sayfanızda bulunan sarf/demirbaş talep bağlantısını kullanarak ilgili birime iletebilirsiniz. Satın alma işleminden sonra talep etmiş olduğunuz malzemeler teslim edilecektir. iletişim: 34. Bakım-onarım / arıza bildirimlerini kime ve nasıl yapmalıyım? Altyapı, tesisat, mobilya vs. bakım onarım hizmetleri destek hizmetleri birimimiz tarafından yerine getirilmektedir. Bilgisayar, bilgisayar yan ürünleri, telefon, internet vs. konularda teknik destek Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından sağlanmaktadır. Bakım-onarım / arıza bildirimlerinizi kişisel PBS sayfanızda bulunan Yapı Arızaları veya Bilgi İşlem İstekleri bağlantılarını kullanarak yapabilirsiniz. Talepleriniz iş sırasına alınarak en kısa sürede yerine getirilecektir. iletişim: destek.hizmetleri@gediz.edu.tr bilgi.islem@gediz.edu.tr 25

27 35. Masa üstü bilgisayar/ diz üstü bilgisayar tahsisleri hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır? Üniversitemizde görev yapan idari personel için masa üstü bilgisayar, akademik personelimiz için diz üstü bilgisayar tahsis edilmektedir. Masaüstü / dizüstü bilgisayar tahsisleri Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Bu işlem için; İnsan Kaynakları Müdürlüğü ve birim sekreterliğiniz tarafından Bilgi İşlem Müdürlüğü göreve başlamanız hakkında bilgilendirilir. Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından masaüstü / dizüstü bilgisayar temin edilir ve standart yazılımlar yüklenerek kullanıma hazır hale getirilir. Masaüstü bir bilgisayar tahsis edilmiş ise; odanızın tahsisinden sonra 5 iş günü içerisinde, Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından hazırlanan bilgisayarınız odanıza kurulumu yapılır. İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğü tarafından, kullanımınıza verilen diğer demirbaş eşyalar ile birlikte zimmet işlemi gerçekleştirilecektir. Diz üstü bir bilgisayar tahsis edilmiş ise; göreve başlamanızdan 3 iş günü sonra sonra bilgisayarınızı Bilgi İşlem Müdürlüğü Teknik Servis ten kullanım sözleşmenizi imzalayarak teslim alabilirsiniz. Bilgisayarınızın İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğü tarafından, kullanımınıza verilen diğer demirbaş eşyalar ile birlikte zimmet işlemi gerçekleştirilecektir. Bilgisayarlar, Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından tespit edilmiş, standart işletim sistemi, ofis programları, güvenlik programı vs. kurulu şekilde teslim edilir. Görevinizin gereği başkaca programlara ihtiyaç duymanız halinde bu taleplerinizi kişisel PBS sayfanızdan Bilgi İşlem Müdürlüğümüze ayrıca iletebilirsiniz. Diz üstü bilgisayarların kullanım koşulları, bakım-onarım durumları, iade usulü vs. ilgili konular, teslim sırasından size verilecek olan teslim tutanağında (sözleşme) açıklanmıştır. iletişim: bilgi.islem@gediz.edu.tr 26

28 36. Dahili telefon tahsisi ve kurulumu hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır? Dahili telefon tahsis ve kurulumu Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Birim sekreterliğiniz tarafından oda numaranız ve işe başlamanız hakkında Bilgi İşlem Müdürlüğü bilgilendirilir. Telefon ve numara tahsisi ile gerekli kurulumlar Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. Odanızın değişmesi durumunda, gerekli nakil işlemleri için lütfen Bilgi İşlem Müdürlüğümüzü bilgilendiriniz. iletişim: Üniversitemizde internet erişimi imkanları nelerdir? Üniversitemizde tüm öğrenci ve personelimizin kullanımına açık, kablolu ve kablosuz internet erişim ağları bulunmaktadır. İnternet altyapı, hizmet sunumu, teknik destek ve politikaların kontrolü Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından yerine getirilmektedir. Bu konularla ilgili detaylı bilgi ilgili web sitesinde bulunmaktadır. E-posta kullanıcı adı ve şifreniz aynı zamanda internet erişimi güvenlik şifrenizdir. Hizmet sunumunda sorun yaşamanız halinde kişisel PBS sayfanızdan Bilgi İşlem Müdürlüğümüzü bilgilendiriniz. Gerekli teknik destek sağlanacaktır. iletişim: 27

29 38. Üniversitemizde fotokopi ve yazıcı olanakları nelerdir? Üniversitemizde her fakülte içerisinde ortak kullanıma açık bir fotokopi makinası/yazıcı cihazı bulunmaktadır. Bu cihazlar şifreli olup, şifreler fakülte sekreterliklerinden edinilmektedir. Öğretim elemanlarımızın ortak kullandıkları fotokopi makinası/yazıcılar Hamle Dijital Baskı Merkezi nin kontrolündedir. Fotokopi makinası/yazıcıların bilgisayarınıza tanıtılması, kullanım desteği ve arıza bildirimi için fakülte sekreterliğinize müracaat etmeniz gerekmektedir. Fakülte sekreterliğiniz ilgili firma ile iletişime geçerek talebinizi iletecektir. İdari birimlerimizde bulunan kişisel yazıcılar için teknik destek taleplerinizi PBS sayfanızdan Bilgi İşlem Müdürlüğümüzü iletebilirsiniz. Ayrıca; kütüphane içerisinde kütüphane kullanıcılarının fotokopi ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla bir fotokopi merkezi ve Seyrek yerleşkemiz E blok zemin katta tüm öğrenci ve personelimize hizmet veren Hamle Dijital Baskı Merkezi bulunmaktadır. iletişim: Fakülte/MYO/Enstitü Sekreterliği bilgi.islem@gediz.edu.tr İnsan Kaynakları Biriminden İhtiyaç Duyduğum Belgeleri Nasıl Talep Edebilirim? İnsan Kaynakları Müdürlüğünden yapacağınız belge taleplerini, kişisel PBS hesabınıza giriş yaptıktan sonra, SARF DEMİRBAŞ HİZMET/ İK Belge Talep menüsünden iletebilirsiniz. Talep edilen belgeler en kısa sürede hazırlanmakta ve onaylatılmaktadır. Belgeler (talep edilmesi halinde) kurumsal e-posta hesaplarına gönderilmekte ayrıca basılı olarak görev yapmış olduğunuz dekanlık/müdürlük/birim sekreterliği aracılığı ile tarafınıza iletilmektedir. İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından hazırlanmakta olan belgeler yukarıda gösterilen bağlantıdan ulaşabileceğiniz sayfada listelenmiştir. Listede bulunmayan belge taleplerini bizzat ya da insan.kaynaklari@gediz.edu.tr e-posta adresine iletebilirsiniz. Belge talep sayfamız personelimizin önerileri doğrultusunda güncellenmekte ve yeni belge türleri eklenmektedir. 28

30 40. Kadrolu Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? Yabancı uyruklu öğretim elemanlarımızın ilk işe alınma ve görev süresi uzatılması işlemleri görev yapacakları birim ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından birlikte yürütülür. Atama ve Görev süresinin Üzatılması İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, özlük ve maaş işlemleri ise 4857 sayılı İş Kanunu esasında yerine getirilmektedir. a. Üniversitemizde ilk defa görev alacağınız zaman; Aşağıda sıralanan belgeleri hazırlayınız, görev yapacağınız Fakülteye teslim ediniz. Türkiye dışında bulunuyorsanız belgeleri kargo ile de gönderebilirsiniz. Dilekçe örneği ve boş formları (formlar) internet sayfasından edinebilirsiniz: Görev almak istediğiniz Fakülte Dekanlığına hitaben yazılmış dilekçe, Lisans ve doktora diplomalarınızın aslı ya da onaylı sureti (T.C. noter/konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir), İngilizce ya da Türkçe olmayan diplomaların Türkçe ye tercümesi (T.C. noter/ konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir), CV niz (YÖK formatında), Pasaportunuzun işlem görmüş sayfalarının fotokopisi, Vesikalık fotoğraf (güncel ve 2 adet), Yabancı uyruklu Öğretim Elemanı Bilgi Derleme Formu (mutlaka ıslak imzalı olmalı), Açık Kimlik Formu, Vize Talep Formu, Yabancı Üyruklu Kimlik Bilgi Formu. Atamanın YÖK tarafından uygun bulunmasının ardından; Çalışma İzin Belgesi ve İkamet İzin Belgesi harçlarını tahsile yetkili vergi dairesine (İzmir 9 Eylül Vergi Dairesi) yatırarak makbuzlarını İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletiniz. Aşağıda sıralanan belgeler görev yapacağınız birim tarafından hazırlanır. Sizin teslim etmiş olduğunuz belgeler ile birlikte ve eksiksiz olarak bir üst yazı ile Rektörlük Makamına sunulur: İlk Defa Çalıştırılacak Yabancı Üyruklu Öğretim Elemanlarına İlişkin Bilgileri Gösterir tablo, Gerekçe, Diploma Eşdeğerlilik Komisyonu Raporu (Üniversitemizde görevli üç dekandan oluşan Diploma Eşdeğerlilik Komisyonu tarafından diplomanızın ülkemizdeki derecesine eşdeğer olup olmadığına karar verilir). İlgili dekanlığın/birimin öğretim elemanına ihtiyaç olduğunu belirtir talep yazısı. 29

31 Aşağıda sıralanan İşlemler Rektörlük (İnsan Kaynakları Müdürlüğü) tarafından yapılır: Atama işlemi Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur, Atama işlemi hakkında Mütevelli Heyet Başkanlığı bilgilendirilir, Atama teklifi Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulur, Sonuç hakkında ilgili birimler bilgilendirilir. Atamanın YÖK tarafından uygun bulunmasının ardından; Tarafınızca iletilen Çalışma İzin Belgesi ve İkamet İzin Belgesi harç makbuzları üst yazı ile YÖK e iletilir, YÖK tarafından gönderilen çalışma/ikamet izin belgesi (kartı) teslim alınır ve tutanak ile Size teslim edilir, YÖK çalışma/ikamet izni alınması ve atama işlemlerinizin tamamlanmasının ardından SGK girişiniz yapılarak işe başlatılırsınız. Yükseköğretim Kurulu na sunulan görevlendirme teklifi ile eş zamanlı olarak, 2547 sayılı Kanunun 34. maddesi ve öğretim göreviniz bakımından bu kanunda aylıklı öğretim elemanları için konulmuş hükümler doğrultusunda atama işlemleriniz yürütülür. Atama sürecinde yapılacak işlemler T.C. vatandaşları ile aynıdır. Bu işlemler görev alacak olduğunuz Fakülte tarafından yürütülecektir (Profesör ve Doçent atama işlemleri Rektörlük tarafından yapılır). Lütfen Dekanlığınız tarafından talep edilen belge ve işlemleri hassasiyetle takip edin. b. Görev Süreniz Uzatılacağı Zaman; Görev sürenizin uzatılması için; Dekanlığınız tarafından hazırlanan, öğretim elemanına duyduğu ihtiyacı belirten, resmi yazı ekinde aşağıda sıralanan belgeler Rektörlüğümüze sunulur; Komisyon Raporu (görev süresinin uzatılmasına dair), Bilgi Formu, Fakülte Yönetim Kurulu önerisi, Güncel vesikalık fotoğraf (2 adet). Lütfen dekanlığınız tarafından talep edilecek belgeleri zamanında teslim ediniz. Dekanlık teklifi Üniversite Yönetim Kurulu na sunulur. Üniversite Yönetim Kurulunun olumlu kararının ardından uzatma teklifi Rektörlük tarafından Yüksek Öğretim Kuruluna sunulur. Alınan sonuç hakkında dekanlığınız aracılığıyla bilgilendirilirsiniz. 30

32 41. Misafir Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? Misafir yabancı uyruklu öğretim elemanlarımızın ilk işe alınma ve görev süresi uzatılması işlemleri görev yapacakları birim ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından birlikte yürütülür. Atama ve Görev süresinin Üzatılması İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, özlük ve maaş işlemleri ise 4857 sayılı İş Kanunu esasında yerine getirilmektedir. a. Üniversitemizde ilk defa görev alacağınız zaman; Aşağıda sıralanan belgeleri hazırlayınız, görev yapacağınız Fakülteye teslim ediniz. Türkiye dışında bulunuyorsanız belgeleri kargo ile de gönderebilirsiniz. Dilekçe örneği ve boş formları (formlar) internet sayfasından edinebilirsiniz: Görev almak istediğiniz Fakülte Dekanlığına hitaben yazılmış dilekçe, Lisans ve doktora diplomalarınızın aslı ya da onaylı sureti (T.C. noter/konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir), İngilizce ya da Türkçe olmayan diplomaların Türkçe ye tercümesi (T.C. noter/ konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir), CV niz (YÖK formatında), Pasaportunuzun işlem görmüş sayfalarının fotokopisi, Vesikalık fotoğraf (güncel ve 2 adet), Açık Kimlik Formu. Atamanın YÖK tarafından uygun bulunmasının ardından; Çalışma İzin Belgesi ve İkamet İzin Belgesi harçlarını tahsile yetkili vergi dairesine (İzmir 9 Eylül Vergi Dairesi) yatırarak makbuzlarını İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletiniz. Aşağıda sıralanan belgeler görev yapacağınız birim tarafından hazırlanır. Sizin teslim etmiş olduğunuz belgeler ile birlikte ve eksiksiz olarak bir üst yazı ile Rektörlük Makamına sunulur: Gerekçe, Öğretim elemanı yurt dışındaki bir başka kurumla yapılan protokol gereği görev yapıyorsa, ilgili protokolün bir nüshası. Aşağıda sıralanan İşlemler Rektörlük (İnsan Kaynakları Müdürlüğü) tarafından yapılır: Görevlendirme teklifi Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulur, Alınan sonuç hakkında ilgili birimler bilgilendirilir. Atamanın YÖK tarafından uygun bulunmasının ardından; Tarafınızca iletilen Çalışma İzin Belgesi ve İkamet İzin Belgesi harç makbuzları üst yazı ile YÖK e iletilir, YÖK tarafından gönderilen çalışma/ikamet izin belgesi (kartı) teslim alınır ve Size tutanak ile teslim edilir, 31

33 YÖK çalışma/ikamet izni alınması ve atama işlemlerinizin tamamlanmasının ardından SGK girişi yapılarak işe başlatılırsınız. b. Görev Süreniz Uzatılacağı Zaman; Görev sürenizin uzatılması için; Dekanlığınız tarafından hazırlanan, öğretim elemanına duyduğu ihtiyacı belirten, resmi yazı ekinde aşağıda sıralanan belgeler Rektörlüğümüze sunulur; Fakülte Yönetim Kurulu Kararı, Açık Kimlik Formu (güncel), Yabancı Üyruklu Kimlik Bilgi Formu (güncel), Pasaportun fotoğraflı ve son işlem görmüş sayfası. Lütfen dekanlığınız tarafından talep edilecek belgeleri zamanında teslim ediniz. Dekanlığın uzatma teklifi Rektörlük tarafından Yüksek Öğretim Kuruluna sunulur. Alınan sonuç hakkında dekanlığınız aracılığıyla bilgilendirilirsiniz. 32

34 42. Türk Soylu Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının İşe Başlatma İşlemleri Nasıl Yapılır? Aşağıda sıralanan belgeleri hazırlayınız, görev yapacağınız Fakülteye teslim ediniz. Dilekçe örneği ve boş formları (formlar) internet sayfasından edinilebilirsiniz: Görev almak istediğiniz Fakülte Dekanlığına hitaben yazılmış dilekçe, Lisans ve doktora diplomalarınızın aslı ya da onaylı sureti (T.C. noter/konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir), İngilizce ya da Türkçe olmayan diplomaların Türkçe ye tercümesi (T.C. noter/ konsolosluk şubelerinden onaylatılabilir). Vesikalık fotoğraf (güncel ve 2 adet), Açık Kimlik Formu, Mavi Kartınızın fotokopisi, Erkekler için askerlik durumunu gösterir belge (varsa), Teslim etmiş olduğunuz belgelerin kontrolü yapılır ve eksiksiz olarak bir üst yazı ile Rektörlük Makamına sunulur: Aşağıda sıralanan İşlemler Rektörlük (İnsan Kaynakları Müdürlüğü) tarafından yapılır: Atama işlemi Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur, Atama teklifi Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulur, Alınan sonuç hakkında ilgili birimler bilgilendirilir. YÖK çalışma/ikamet izni alınması ve atama işlemlerinizin tamamlanmasının ardından SGK girişi yapılarak işe başlatılırsınız. Yükseköğretim Kurulu na sunulan görevlendirme teklifi ile eş zamanlı olarak, 2547 sayılı Kanunun 34. maddesi ve öğretim göreviniz bakımından bu kanunda aylıklı öğretim elemanları için konulmuş hükümler doğrultusunda atama işlemleriniz yürütülür. Atama sürecinde yapılacak işlemler T.C. vatandaşları ile aynıdır. Bu işlemler görev alacak olduğunuz Fakülte tarafından yürütülecektir (Profesör ve Doçent atama işlemleri Rektörlük tarafından yapılır). Lütfen Dekanlığınız tarafından talep edilen belge ve işlemleri hassasiyetle takip edin. 33