SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI. : Yazı Ġşleri/Yüksekokul Sekreteri. Yönetim Ġletişim. : Gelen Yazıların Yazılması Numaralandırılması. tamamlanması sağlanır.

Transkript

1 Yayın Tarihi Nisan 2013 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa 1/2 Süreç Adı : Gelen Yazıların Dağıtımı ve Cevaplandırılması Süreci Sürecin Sorumlusu Üst Süreci Sürecin Amacı : Yazı Ġşleri/Yüksekokul Sekreteri Yönetim Ġletişim : Gelen Yazıların Yazılması Numaralandırılması Süreç Sınırları : Meslek Yüksekokuluna gelen yazı gelen evrak defterine iģlenmesi ile baģlar ve Yüksekokul Sekreterine sunumu ile gelen evrak süreci son bulur. EBYS üzerinden Birim Evrak Sorumlusuna yazı gelir. Yazının ekleri tamamsa Müdürlüğe sunulmak üzere Yüksekokul Sekreterliğine iletilir. Süreç Adımları : Yazının ekleri tamam değilse ilgili birim aranarak eklerin tamamlanması sağlanır. Gelen yazı Yüksekokul Sekreterliği tarafından EBYS üzerinden Müdürlüğe iletilir. Cevap yazılacaksa Giden Evrak Süreci baģlar. Cevap gerektirmediği durumda varsa gerekli sevkler yapılır.

2 Yayın Tarihi Nisan 2013 Revizyon No / Tarih KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Toplam Sayfa 1/2 EBYS ÜZERİNDEN EVRAK BİRİM EVRAK SORUMLUSUNA GELİR. YAZININ EKLERİ TAM MI? YAZININ EKLERİ TAMAMSA MÜDÜRLÜĞE SUNULMAK ÜZERE YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİNE İLETİLİR. GELEN YAZI YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİ TARAFINDAN EBYS ÜZERİNDEN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR. YAZININ EKLERİ TAMAM DEĞİLSE İLGİLİ BİRİM ARANARAK EKLERİNTAMAMLANMASI SAĞLANIR. CEVAP YAZILACAK MI? CEVAP YAZILACAKSA GİDEN EVRAK SÜRECİ BAŞLAR. CEVAP GEREKTİRMEDİĞİ DURUMDA VARSA GEREKLİ DAĞITIMLAR EBYS ÜZERİNDEN YAPILIR

3 Yayın Tarihi Nisan 2013 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa 1/2 Süreç Adı : Giden Yazıların Ġlgili Birimlere Dağıtımı ve Takibi Süreci Sürecin Sorumlusu : Yazı Ġşleri / Yüksekokul Sekreteri Sürecin Amacı : Yüksekokuldan Giden Yazıların Numaralandırılması, Dağıtımı ve Dosyalanması Müdürlüğün direktifi üzerine hazırlanan yazı, Yüksekokul Sekreterinin onayına sunumu ile baģlar. Yüksekokul Sekreterinin Müdürlük Süreç Sınırları : Makamı na sunumundan sonra onaylanan yazı numaralandırılır, bir nüshası ekleri ile dosyasına diğer nüshası da ekleri ile birlikte ilgili birimlere gönderilerek gerekli takibi yapılır. Giden evrak süreci son bulur. Müdürlüğün direktifi üzerine yazı EBYS üzerinden hazırlanır Yüksekokul Sekreterine EBYS üzerinden onaya sunulur. Yüksekokul Sekreteri tarafından yazı ve ekleri kontrol edilir. Süreç Adımları : Onaylanır ve Müdürlük Makamı na arz edilir. Müdürlük Makamınca EBYS üzerinden elektronik imza ile onaylanan yazıya sistem otomatik olarak sayı ve tarih verir. Yazı Kurum içine gidecekse EBYS Sistemi üzerinden gider. Yazı Kurum dışına gidecek ise çıktısı alınıp faks ya da posta olarak gönderilir.

4 Yayın Tarihi Nisan 2013 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa 1/2 MÜDÜRLÜĞÜN DİREKTİFİ ÜZERİNE YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN PARAFINA SUNULUR YAZI EBYS ÜZERİNDEN HAZIRLANIR YAZIM YA DA ANLATIM HATASI VAR MI? YÜKSEKOKUL SEKRETERİ TARAFINDAN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR ELEKTRO NİK İMZA İLE ONAYLAN DI MI? EBYS SİSTEMİ OTOMOTİK TARİH VE SAYI VERİR VE YAZI KURUM İÇİNE GİDER YAZI KURUM DIŞINA GİDECEK İSE ÇIKTI ALINIP FAX YADA POSTA İLE GÖNDERİLİR.

5 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa Nisan 2013 SÜREÇ ADI : SÜRECİN SORUMLULARI: ÜST SÜRECİ: SÜRECİN AMACI: SÜREÇ SINIRLARI : Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu Yüksekokul Müdürü/ Yüksekokul Kurulları/ Yüksekokul Sekreteri/Yazı ĠĢleri Birimi Eğitim- Öğretim-Yönetim ĠĢletim Süreci Yüksekokulda Eğitim Öğretim ile Yüksekokulun Yönetim- ĠletiĢim kararlarının Yüksekokul kurullarınca görüģülmesi ve onaylanması Kurul gündem yazısının hazırlanması ile baģlar, kararların ilgili kiģilere bildirilip karar defterine iģlenmesi ile sona erer SÜREÇ ADIMLARI : Her Eğitim yılı yarıyılı baģında ve sonunda, gerekli hallerde Müdürün çağrısı üzerine Yazı ĠĢleri tarafından Kurulların gündem yazısı düzenlenir. Yüksekokul Müdürü tarafından gündem konuları oluģturulur Yazı iģleri tarafından kurulun tarih, saat ve yeri yazıyla üyelere bildirilir ve toplantı dosyası hazırlanır Kurul kararları alınır Yazı iģleri tarafından tutanaklar yazılır Ġlgili birimlere kurul kararları bildirilerek kayıt defterine iģlenir.

6 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa Nisan 2013 HER EĞĠTĠM YILI YARIYILI BAġINDA VE SONUNDA GEREKLĠ HALLERDE MÜDÜRÜN ÇAĞRISI ÜZERĠNE TOPLANTI GÜNDEMĠ DÜZENLENĠR MÜDÜRLÜK TARAFINDAN TOPLANTI KONULARI BELĠRLENĠR TUTANAKLAR HAZIRLANIR KURUL KARARLARI ALINIR ĠLGĠLĠ BĠRĠMLERE KURUL KARARLARI ĠLETĠLĠR KURUL DEFTERĠNE ĠġLENMESĠ

7 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa Nisan 2013 Süreç Adı : Ġzin Alma Süreci Sürecin Sorumlusu : Yazı Ġşleri/Yüksekokul Sekreteri Sürecin Amacı : Yüksekokul personelinin izin alımlarını yönetmek Süreç Sınırları : Personelin izin formunu doldurması ile baģlar, izin isteğinin reddi veya onaylanması ile sonlanır. Süreç Adımları : Mazeret veya senelik izin için izin formu doldurur. Ġzin formu ile kendi bölüm başkanlığına başvuruda bulunur. Ġzin alma isteği uygun bulunup istek dekanlığa iletilir. Müdürlük tarafından izin uygun bulunuyorsa, onay formu doldurulur. Onay formu personele iletilir. Formun bir kopyası Rektörlüğü iletilir.

8 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa Nisan 2013 MAZERET VEYA SENELİK İZİN İÇİN FORMU DOLDURULUR. İZİN FORMU İLE BÖLÜME YA DA YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİNE BAŞVURULUR. İZİN UYGUN MU? İZİN UYGUN MU? İZİN ALMA İSTEĞİ REDDEİLİR. İZİN ALMA İSTEĞİ REDDEİLİR. ONAY FORMU DOLDURULUR İZİN ALMA İSTEĞİ UYGUN BULUNUP İSTEK MÜDÜRLÜĞE İLETİLİR. ONAY FORMU PERSONELE İLETİLİR. FORMUN BİR KOPYASI REKTÖRLÜĞE İLETİLİR.

9 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa Nisan 2013 Süreç Adı : Personel Özlük Ġşlemi Süreci Sürecin Sorumlusu : Yazı Ġşleri /Yüksekokul Sekreteri Sürecin Amacı : Ġdari ve Akademik Personelin Özlük Ġşleri ( atanma, terfi, v.s) Süreç Sınırları : Süreç Adımları : Ġdari ve Akademik personelin Personel Daire Başkanlığı nca Meslek Yüksekokuluna görev atamasının yapılması ile başlar. Hizmet süresi boyunca devam eden açık bir süreçtir. Ġdari ve Akademik personelin Personel Daire Başkanlığı nca atamasının yapılması, Ataması yapılan idari ve akademik personelin göreve başlama yazısı yazılarak Personel Daire Başkanlığı na bildirilmek üzere Rektörlük Makamı arzına sunulur Personel Daire Başkanlığı tarafından yazılı gönderilen terfi yazısı yazılan idari ve akademik personele bilgilendirme yapılır ve evrak ilgili dosyaya kaldırılır.

10 Yayın Tarihi Nisan 2013 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ HEREKE ÖMER İSMET UZUNYOL MYO MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No / Tarih Toplam Sayfa PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞINCA ATAMANIN YAPILMASI MESLEK YÜKSEKOKULU SEKRETERLĠĞĠNE SUNULMASI VE ĠMZALANMASI PERSONELĠN GÖREVE BAġLAMA YAZISININ YAZILMASI MESLEK YÜKSEKOKULU SEKRETERLĠĞĠNCE ĠMZALANMAK ÜZERE MÜDÜRLÜĞE SUNULMASI ONAYLANDI MI? TARĠH VE SAYISININ VERĠLĠP EKLERĠ NĠN KONTROL EDĠLĠREK ĠLGĠLĠ BĠRĠME GÖNDERĠLMESĠ BĠR NÜSHA EKLERĠ ĠLE DOSYALANIR.