T.C. KARTAL BELEDİYE BAŞKANLIĞI 7.DÖNEM 4.TOPLANTI YILI OCAK AYI TOPLANTILARI'NIN 3.BİRLEŞİMİNE AİT M E C L İ S K A R A R I D I R

Transkript

1 KARARIN ÖZÜ: Görev ve Çalışma Yönetmeliği. TEKLİF: Yazı İşleri Müdürlüğü'nün tarih, 2016/37498 sayılı teklifi. BAŞKANLIK MAKAMI'NA Yazı İşleri Müdürlüğü'nün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hususunda karar alınması için evrakın Belediye Meclisi'ne havalesini arz ederim (Başkan Yardımcısı.) KARTAL BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BÖLÜM I GENEL HÜKÜMLER Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Organizasyon Yapısı MADDE 1: Amaç ve Kapsam a) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü'nün görev ve çalışma esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir. b) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü'nün Meclis-Encümen toplantılarının koordinasyonu, Kartal Belediyesi kurum dışı gelen-giden evrak akışı, Kartal Belediyesi hudutlarındaki evlendirme iş ve işlemleri, Baskı Merkezi ile Kurumsal Arşiv çalışma usul ve esaslarını kapsar. MADDE 2: Dayanak Bu yönetmelik tarih ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesinin (b) fıkrasına dayanarak hazırlanmıştır. MADDE 3: Müdürlüğün Bağlı Bulunduğu Usul ve Esaslar Müdürlük bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir. a) 5393 sayılı Belediye Kanunu, b) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, c) 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu, 1

2 d) 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanunu, e) 5259 Sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu, f) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, g) 3194 Sayılı İmar Kanunu, h) 4077 Sayılı Tüketiciyi Koruma Kanunu, i) Ummu Belediyeye Müteallik Ahkamı Cezaiye Hakkındaki Kanunun Bazı Maddelerinde Yapılan Değişiklik Hakkında Kanun, j) Gecekondu Kanunu, k) 4721 Sayılı Medeni Kanunu, l) 2942 Sayılı Kamulaştırma Kanunu, m) 3628 Sayılı Mal bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, n) Resmi Mühür Yönetmeliği, o) 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun. MADDE 4: Tanımlar a)belediye Başkanlığı : Kartal Belediye Başkanlığı, b)belediye Başkanı : Kartal Belediye Başkanı, c)başkan Yardımcısı :Yazı İşleri Müdürlüğü'nün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısı, d)müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü, e)şeflik : Yazı İşleri Müdürlüğü'ne bağlı şeflikler, f)müdür : Yazı İşleri Müdürü, g)evlendirme Memurluğu :Belediye Başkanı'nın nikah akdi için yetkilendirdiği memurlar, h) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi ı) KEP : Kayıtlı Elektronik Posta'yı ifade eder. i) Elektronik Posta MADDE 5: Organizasyon Yapısı Müdürlüğün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Memur c) Sözleşmeli Personel d) İşçi e) 4734 Sayılı İhale Kanun Kapsamında görev yapan personel. 2

3 MADDE 6: Bağlılık Müdürlük, Belediye Başkanı'na veya Belediye Başkanı'nın görevlendireceği Başkan Yardımcısı'na bağlı olarak görev yapar. MADDE 7: Müdürlüğün Görevleri BÖLÜM II Görev, Yetki ve Sorumluluklar a) Müdürlük, yasalar, yönetmelikler ve genelgelerle belirlenmiş yetki ve sorumlulukları içinde kalarak Başkan'ın atadığı Müdür marifeti ile iş ve işlemlerini yürütür. b) Meclis Gündemi'ni oluşturur, Meclis Üyelerine EBYS üzerinden Meclis Gündemlerini gönderir, Meclis Kararı'nı oluşturur, c) Meclis Toplantılarının Deşifre İşlemlerini yaparak Zabıt oluşturur ve Zabıt Özeti yazar, d) Meclis Üyelerinin ve İhtisas Komisyonunda görevli üyelerin Huzur Haklarını hazırlar, e) Encümen Gündemi'ni ve Encümen Kararı'nı oluşturur, Encümen Üyelerinin aylık puantajlarını yapar, f) Belediyeye kurum dışından gelen tüm evrakların kaydını alarak ilgili birimlere sevkini yapar, g) Kurum dışına giden evrakların çıkış işlemlerini (KEP, Posta, , Kurye, Elden Teslim) Zimmet yaparak gönderir, h) Müdürlüğün demirbaş kayıtlarını tutar, i) Müdürlüğün birim hedeflerini hazırlar, j) Müdürlüğe ait ihale ve satın alma işlemlerini yapar, k) Belediye'nin tüm müdürlüklerine ait Mühür ve Beratlarını hazırlayıp teslim eder,. l) Muhtelif yazışmaları yapar, m) Evlenmek için müracaat eden çiftlere başvuru formunu vererek bilgilendirme yapar, nikah işlemlerini hazırlar ve nikah akdini gerçekleştirir. n) Belediye'nin fotokopi ve baskı hizmetini herkese eşit olacak şekilde, düzgün, hızlı ve en ekonomik şekilde yerine getirir, o) Kurumsal evrakın basım ya da çoğaltma işlerini yapar, p) Belediye'nin arşiv evraklarını ve birim arşivlerinde üretilen belge ve dosyaları Standart Dosya Planına göre sayısallaştırılarak sınıflandırmasını ve dosyalamasını sağlar, 3

4 q) İmhası yapılması gereken evrakların kurulacak İmha Komisyonu'nun gözetiminde imhasını yapar, r) EBYS üzerinden gelen evrakın takibini ve gereğini yapar. MADDE 8: Müdürlüğün Yetkisi Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. MADDE 9: Müdürlüğün Sorumluluğu Müdürlük, Belediye Başkanı tarafından verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri; plan ve programlar, genel prensipler dâhilinde ve mevzuat kurallarına göre gereken özen ve süre içinde yapmak ve yürütmekle sorumludur. MADDE 10: Müdürlük Personelinin Unvan ve Nitelikleri a. Müdür Müdürlüğe atanma usul ve nitelikleri; a) Belediye Başkanı'nın oluru, b) Üniversitelerin ilgili bölümlerinde en az dört yıllık öğrenim görülen ve bunlara denkliği Yüksek Öğretim Kurumu tarafından kabul edilmiş, yurt içi veya yurt dışı öğrenim kurumlarından mezun olan, c) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan, b. Memur: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır. c. Sözleşmeli Personel: 5393 sayılı Belediye Kanunun 49.maddesi hükümleri doğrultusunda atanır. d. İşçi: 4857 Kanun Kapsamında Çalıştırılan Kadrolu İşçi e. Şirket Personeli: 4734 Sayılı İhale Kanunu Kapsamında Çalıştırılan Personel MADDE 11: Müdürün Görevleri a) Müdürlüğü Başkanlık Makamı'na karşı temsil eder, b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir, c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür, 4

5 d) Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Müdürlüğü sevk ve idare eder, e) Müdürlüğün disiplininden sorumludur, f) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar, g) Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar, h) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip programlayarak çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar, i) Müdürlük bünyesinde görev yapan personelin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar, j) Müdürlük ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar, k) Belediye Başkanı tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir, l) Müdürlüğün bütçe planlamasını yaparak üst yöneticiye sunar. MADDE 12: Müdürün Yetkileri a) Müdürlüğün idari işlerinden birinci derece sorumludur, b) Mevzuat hükümleri çerçevesinde şef, bilgisayar işletmeni, mutemet, gerçekleştirme görevlisi, memur, işçi, sözleşmeli personel ve 4374 sayılı ihale kanunu kapsamında görev yapan personellerin görev tanımlarını yapmaktan ve bu işlerin yürütülmesini sağlama yetkisi, c) Müdürlük emrinde görev yapan şeflerin bireysel performanslarını doldurmak ve diğer personelin performanslarını onaylama yetkisi, d) Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanın'dan alacağı emirleri mahiyetindeki şeflere veya memurlara iletme, görev dağılımlarını yapma ve işlerin sonuçlanmasını takip etme yetkisi, e) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımı işlerini yürütme yetkisi, f) 5018 Sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu gereğince Müdürlüğün bütçesini oluşturmak harcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalama yetkisi, g) Meclis ve Encümen toplantılarının gündemini takip etme, Meclis toplantılarında alınan tüm kararları zabıtlara uygun olarak ilgili personele yazdırarak Divan Üyelerinin imzalarından önce son kontrollerini yapma yetkisi, h) Encümende alınan kararların ilgili mevzuat doğrultusunda yazılmasını sağlama yetkisi, i) Meclis-Encümen Şefliği, Yazı İşleri Şefliği, Kurumsal Arşiv Şefliği, Baskı Merkezi Şefliği ve Evlendirme Memurluğu'nda yapılan tüm işlerin Yıllık Performans Programı'na göre yapılmasını sağlama yetisi, j) Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve dilekçeleri ilgili müdürlüklere havale etme yetkisine sahiptir. 5

6 MADDE 13: Müdürün Sorumlulukları Müdür; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanı'na karşı sorumludur. MADDE 14: Müdürlüğe Bağlı Şeflerin Nitelik, Statü, Sorumluluk ve Görevleri a) Nitelik İyi sicil almış yüksekokul veya lise ya da dengi okullar mezunu konumunda deneyimli memurlar arasından atanır. b) Statü 657 sayılı DMK'na tabi olmak veya zorunlu hallerde sözleşmeli personel, kadrolu işçi ile 4734 Sayılı İhale Kanun Kapsamında görev yapan personel olmak. c) Sorumluluk 1.Bağlı bulunduğu Müdürüne karşı sorumludur. 2.İşleri yürütürken ilgili kanun, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde hareket etmekle sorumludur. 3.Görev gereği öğrenmiş bilgiyi, ilgilisi olmayan kişiler dışındaki üçüncü şahıslara açıklayamaz. d) Görevler Yazı İşleri Şefi'nin görevleri: 1. Şefliğinde bulunan personelin görev dağılımını düzenler, 2. Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve dilekçelerin(zimmet, posta, kurye, kargo, e- mail, KEP, fax vb.) havale ve kayıt işlemlerinin kontrol ile koordinesini yapar, 3. Kurum dışı evrakların gönderilmesini (zimmet, posta, kurye, kargo, , KEP, fax vb.) sağlar, 4. Müdürlüğün demirbaş kayıt kontrolünü sağlar, 5. Resmi Mühür Yönetmeliği gereğince müdürlükler tarafından kullanılmakta olan mühür ve beratların kayıt işlemlerini yapar, 6. Yazı İşleri Şefliği'nde yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasını sağlar, 7. Yazı İşleri Şefliği'nde çalışan personellerin performans formlarını doldurur, 6

7 8. Kurye ile gönderilecek evrakların(valilik, Kaymakamlık, İstanbul Büyükşehir Belediyesi, Anadolu Yakası Adli Kuruluşlar v.b) dağıtılması sağlar. Meclis Encümen Şefi'nin görevleri: 1. Şefliğinde bulunan personelin görev dağılımını düzenler, 2. Encümen gündemlerinin oluşturulması ve kararların yazılmasından sonra ilk kontrollerini yapar, 3. Meclis gündemlerinin oluşturulmasını ve oluşturulan gündemlerin Meclis Üyelerine gönderilmesini sağlar, 4. Yazılan Meclis Kararlarının ilk kontrollerini yapar, 5. Meclis Kararlarının Mülki İdare Amiri'nin bilgisine gönderilmesini ve bilgisinden gelen kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlar, 6. Meclis Gündemi ilanlarının, Meclis Karar ve özetlerinin Belediye'nin kurumsal web sitesinden yayınlanmasını sağlar, 7. Meclis tutanaklarının deşifreleri sonucunda yazılan zabıtların ilk kontrolünü yapar, 8. Komisyon raporlarının yazılımı ve ilanlarının yaptırılmasını sağlar, 9. Meclis üyelerine ait huzur hakkı puantajlarının zamanında hazırlanmasını sağlar, 10. Meclis-Encümen Şefliği'nde yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasını sağlar. Kurumsal Arşiv Şefi'nin görevleri: 1. Şefliğinde bulunan personelin görev dağılımını düzenler, 2. Belediyenin kurumsal arşivinin genel planlamasını yapar, 3. Arşivin mer'i mevzuata uygun şekilde oluşturulmasını ve koşullarının iyileştirilmesini sağlar, 4. Kurumsal Arşiv Şefliği'nde yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasını sağlar, 5. Tüm müdürlüklerde üretilen evrak, belge ve dosyaların Standart Dosya Planı'na göre sınıflandırılması ve dosyalanmasını sağlar. Bu konuda diğer müdürlüklere rehberlik eder, Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun ve İlgili Yönetmelik çerçevesinde imha edilecek evrakların mevzuata uygun imha edilmesini sağlar, 7. Kurumsal Arşiv Şefliği'ne ait diğer işleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar ve aksaklıkları Müdüre bildirir. 7

8 Baskı Merkezi Şefi'nin görevleri: 1. Şefliğinde bulunan personelin görev dağılımını düzenler, 2. Belediyenin Baskı Merkezi'nin genel planlamasını yapar, 3. Makine teçhizat ve bina bakım onarımlarında satın alınacak malzemeler konusunda idareye destek olur, yapım çalışmalarını izler ve ilgilileri bilgilendirir, 4. Baskı Merkezi Şefliği'nde yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasını sağlar, 5. Fotokopi ve baskı hizmetinin herkese eşit olacak şekilde, düzgün, hızlı ve ekonomik şekilde yerine getirilmesini sağlar, 6. Baskı ve fotokopi odasının güvenliğini sağlar, odaya gereksiz ve ilgisiz kişilerin girmesini engeller, 7. Her baskıdan sonra, makinede numune ya da bir kopya kalıp kalmadığını mutlaka kontrol ederek, ilgili elemana geri bildirimde bulunur, 8. Fotokopi ve baskı ile ilgili ihtiyaçları zamanında ilgililere bildirir, 9. Makine ve teçhizatlarla ilgili aylık ve yıllık bakım sözleşmelerinin yapılmasını sağlar, bakımların zamanında yapılıp yapılmadığını kontrol eder, bunlarla ilgili yazışmaları, tutulan raporları ve malzemelerin garanti belgelerini muhafaza eder, 10. Baskı Merkezi Şefliği'ne ait tüm işleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar, aksaklıkları Müdüre bildirir. Evlendirme Memurluğu'nun görevleri: 1. Başkanlık onayı ile atanır, 2. Belediye Başkanı adına Türk Medeni Kanununun 108.maddesi uyarınca Belediye Başkanı adına nikâh akdi yapar, 3. Kurum içi, kurum dışı muhtelif yazışmalarını yapar. BÖLÜM III Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi, Müdürlüğün Denetimi MADDE 15: Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi a) Müdürlük, görevleri, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısı'nın Müdüre sözlü veya yazılı talimatı ya da Müdürün sorumlulukları gereği re'sen alacağı karar 8

9 üzerine, verilecek işin niteliğine göre ilgili personele sözlü veya yazılı iletilmesi ile yerine getirilir. b) Müdürlük işleyişinde asıl olan görev ve emirlerin yazılı olarak verilmesidir. Verilen görevin/emrin mevzuata uygunluğu görevi verenin sorumluluğundadır. c) Müdürlük görev planı; stratejik plan, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısının emir ve görevlendirmeleri ile müdürlüklerin muhtemel ihtiyaçları göz önüne alınarak yıllık olarak planlanır, d) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde; müdürlük imkânları ve bütçe, bu çalışma yönetmeliğinde tanımlanan görev ve sorumlulukları ve paylaşımları dikkate alınır. e) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi Müdürün koordinasyonu ve marifeti ile olur. f) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel varsa kendisine zimmetli eşyayı veya varsa kendisinden başka kimsenin bilmediği şifre parola gibi müdürlüğe teslim etmedikçe görevinden ayrılamaz. MADDE 16: Müdürlüğün Denetimi Müdür, kendine bağlı personel üzerinde denetleme yetkisine sahiptir. MADDE 17: Özlük İşlemleri Müdür, müdürlük personelinin disiplin amiridir ve ilgili kanunlar kapsamında çalışmalarını yürütür. BÖLÜM IV Çeşitli ve Son Hükümler MADDE 18: Yönetmelikte yer almayan hususlar Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. MADDE 19: Yürürlük a) İşbu Yönetmelik 9(dokuz) sayfa ve 20(yirmi) maddeden ibaret olup, Belediye Meclisince kabulü ile yürürlüğe girer. b) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 20: Yürütme 9

10 Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür yürütür. (Başkan Yardımcısı.) RAPOR : Hukuk Komisyonu'nun tarih, 4 sayılı raporu. BELEDİYE MECLİS BAŞKANLIĞI'NA KARTAL; Yazı İşleri Müdürlüğünden gelen Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile ilgili teklifin görüşülmesi. KOMİSYON GÖRÜŞÜ: Yazı İşleri Müdürlüğünden gelen Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile ilgili teklif komisyonda yapılan oylamada eşitlik olduğundan bir karara varılmamıştır. Yüce Meclisin Onayına Arz Olunur. (Hukuk Komisyonu Başkanı ve Üyeler.) SONUÇ : Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile ilgili teklifin Müdürlüğünden geldiği şekliyle KABULÜNE; Belediye Meclis Üyeleri; Temel YAZ, Hüseyin KARAKAYA, Fatma GENÇ ÜNAY, Yunus Fırat AYDIN, Ahmet KARAKIŞ, Müjdat KEÇELİ, H.Kubilay SALİHVATANDAŞ, Muhammer BEKTAŞ, Nizamettin ALTINTAŞ, F.Filiz ELİBOL, Zekeriya DURANOĞLU, Yüksel GÜLHAN, Bayram YÖNDEM, Metin BEKTAŞ, Halil KOYUN'un Red oyuna karşılık Kartal İlçe Belediye Meclisi'nin 2017/OCAK AYI TOPLANTILARI'NIN TARİHLİ 3.BİRLEŞİMİNDE OYÇOKLUĞU İLE KARAR VERİLDİ. ALİ EKBER ŞAHİN BELEDİYE MECLİSİ 1.BAŞKAN VEKİLİ HALİL ŞENER MECLİS KATİBİ EFRAYİM DEVECİ MECLİS KATİBİ GÖRÜLDÜ.../... /2017 OP. DR. ALTINOK ÖZ BELEDİYE BAŞKANI 10