T.C. HATAY DEFTERDARLIĞI MUHAKEMAT MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ KISIM AMAÇ, KAPSAM VE GENEL ESASLAR

Transkript

1 T.C. HATAY DEFTERDARLIĞI MUHAKEMAT MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ KISIM AMAÇ, KAPSAM VE GENEL ESASLAR BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu yönergenin amacı, Hatay Defterdarlığı Muhakemat Müdürlüğünün faaliyetlerine, hizmet alanlarına, görev ve yetkilerine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Hukuki Dayanak Madde 2- Bu Yönerge; Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu Yönergede geçen; Bakanlık : Maliye Bakanlığını, BAHUM : Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğünü, Müdür Avukat İdari Personel Yönerge İçgenelge : Muhakemat Müdürünü : Müşavir Hazine Avukatı ve Hazine Avukatını, : Şef, uzman,vhki, memur olarak çalışan personeli, : Hatay Defterdarlığı Muhakemat Müdürlüğü İşlem Yönergesini, : BAHUM İçgenelgelerini 659 Sayılı KHK : 659 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnameyi ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Muhakemat Müdürlüğü Teşkilatı,Misyon ve Vizyonu Muhakemat Müdürlük Teşkilatı Madde 4- Muhakemat Müdürlüğü teşkilatı, Muhakemat Müdürü, Müşavir Hazine avukatları, Hazine Avukatları ve idari personelden oluşur. Muhakemat Müdürlüğünün Misyonu Madde 5- Bakanlığımıza ve talep halinde genel bütçeli kamu idareleri ile özel bütçeli idarelere etkin,etkili ve çözüme odaklı hukuki danışmanlık ve muhakemat hizmeti sunmaktır. Muhakemat Müdürlüğünün Vizyonu Madde 6- Kamu hak ve menfeatinin korunmasında talep edilir muhakemat hizmeti ve etkili çözüm sunan hukuki danışma merkezi olmaktır 1

2 İKİNCİ KISIM HUKUK HİZMETLERİ BİRİNCİ BÖLÜM Hukuki Mütala Hizmeti Hukuki Mütala Madde 7 İdarelere 659 Sayılı KHK gereğince aşağıdaki hallerde hukuki mütala verilecektir. a) İdare hizmetleriyle ilgili olarak diğer kamu kurum ve kuruluşları tarafından hazırlanan mevzuat taslaklarını, idare birimleri tarafından hazırlanan mevzuat taslakları ile düzenlenecek her türlü sözleşme ve şartname taslaklarını, idare ile üçüncü kişiler arasında çıkan uyuşmazlıklara ilişkin işleri ve idare birimlerince sorulacak diğer işleri inceleyip hukuki mütalaasını bildirmek b) Anlaşmazlıkları önleyici hukuki tedbirleri zamanında almak, uyuşmazlıkların sulh yoluyla çözümü konusunda mütalaa vermek. c) İdarenin amaçlarını daha iyi gerçekleştirmek, mevzuata, plan ve programa uygun çalışmalarını temin etmek amacıyla gerekli hukuki teklifleri hazırlamak. Hukuki Mütalada Usul Madde 8 Bakanlığın ve talep halinde genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idarelerin il sınırları dahilindeki birimlerinden intikal eden hukuki mütalaa istemine ait dosya, muhakemat servisi tarafından idaresine göre belirlenmiş aidiyet numarası verilerek METOP üzerinden kayda alınır. Kayda alınan dosya Müdür tarafından veya avukata havale edilmek suretiyle avukat tarafından mevzuat ve içtihatlar çerçevesinde incelenir, hukuki açıdan değerlendirilir. Hazırlanan mütala avukat parafı ile müdür tarafından imzalanarak mütalaa numarası alınmasının ardından evrak çıkış kaydı verilerek ilgili idareye gönderilir. Bir örneği İlgili İdarenin Aidiyet Klasöründe muhafaza edilir. İlçe Hazine Avukatlıklarının hukuki mütala taleplerinde de aynı yöntem uygulanır. Gerekli görüldüğü takdirde dosya ile ilgili yapılan yazılı değerlendirme eklenmek suretiyle dosya, hukuki görüş alınmak üzere Bahum a gönderilir. Gelen görüş yazısı doğrultusunda idaresine bilgi verilir. 2

3 İKİNCİ BÖLÜM Muhakemat Hizmetleri I- Dava Ve Icra Takip Işlemleri A)Adli Davalar Ve Icra Takipleri 1-Hukuk Davalarının Takibi Madde 9 Müdürlük Olarak Doğrudan Takip Edilen Davalar A- Dilekçeler Aşaması: a) Davacı Taraf Olarak Bakanlığımız birimleri ya da idareler tarafından dava açılmak üzere gönderilen bilgi ve belgelerin Müdür tarafından sıralı havale usulü ile avukata havale edilmesi üzerine avukat tarafından; öncelikle dava açılmasında maddi ve hukuki nedenlerin bulunup bulunmadığı incelenir. Avukat tarafından maddi ve hukuki nedenlerle dava açılmasında yarar bulunmadığının tespiti halinde, bu husustaki görüş yazılı olarak Müdürlüğe bildirilir. Değerlendirme sonucu dava açılmasında yarar bulunmadığı hususu müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birim/idareye gönderilir. İlgili birim/idareden dava açılması yönünde cevabın gelmesi üzerine avukat tarafından dava açılır.ilgili birim/idareden dava açılmaması yönünde cevabın gelmesi üzerine dosya, İşlem yönergesinin davadan vazgeçmeye ilişkin düzenlemeleri ile İçgenelge düzenlemelerine göre işlem yapılarak saklıya alınır. Avukat tarafından dava açmak için maddi ve hukuki nedenlerin mevcut olduğunun tespiti halinde dava konusu hakkın korunması için geçici hukuki koruma tedbirleri (ihtiyati tedbir/ihtiyati haciz) hak düşürücü ve zamanaşımı süreleri, görev ve yetki, bilgi ve belgelerin noksansız gönderilip gönderilmediği, davada dayanılan vakıa ve deliller vs. Hususların tümünü değerlendirir. Hukuk Muhakemeleri Yasası gereğince davanın tüm delilleri ve dayanakları ile birlikte açılması zorunluluğu nedeniyle gerekli hallerde dosya eksiklerinin giderilmesi için avukat tarafından hazırlanan yazı Müdür imzası ile kayıt numarası verilerek ilgili birim/idareye gönderilerek dosya eksikliklerin giderilmesi sağlanır. Dava dilekçesi taraf sayısından bir fazla olarak düzenlenir, yazılı delilleri eklenir, avukat tarafından hazırlanan ve imzalanan dava dilekçeleri son şekli verilerek muakkip fişi düzenlenmek suretiyle zimmet karşılığı muakkibe teslim edilir.dosya mahkemeye gönderilir ve gider avansı muakkip tarafından peşin olarak dosyaya depo edilir. Mahkeme tevzii bürosunda mahkemesi ve dosya esas numarası belirlenen dosya mahkemeyi takip ile görevli avukata zimmet ile teslim edilir. Dava dosyasına vekil olarak kayıt edildikten ve gider avansı dosyaya depo edildikten sonraki aşamalarda dosyaya yapılan tüm beyanların avukat tarafından Uyap üzerinden e- imza ile yapılması esastır. Ancak Uyap üzerinden işlem yapmanın mümkün olmadığı hallerde zimmet karşılığı muakkibe teslim edilerek işlem yapılır. 3

4 b) Davalı Taraf Olarak Bakanlığımız veya idarelerin davalı olması halinde; gönderilen dava dilekçesi ile birlikte savunmaya esas olacak bilgi ve belgelerin avukata havale edilmesi üzerine; avukat tarafından ilk itirazlar, hak düşürücü ve zamanaşımı süreleri, görev ve yetki, bilgi ve belgelerin noksansız gönderilip gönderilmediği, davada dayanılan vakıa ve deliller vs. hususlar değerlendirilir. Gerektiğinde eksikliklerin giderilmesi için avukat tarafından hazırlanan yazı Müdür imzası ile ilgili birim/idareye gönderilir.gelen cevaba göre avukat tarafından taraf sayısından bir fazla olarak cevap dilekçesi hazırlanır.avukat tarafından yazılı deliller eklenerek imzalanan cevap dilekçeleri Uyap üzerinden e-imza ile dosyasına gönderilir veya mahkemesine gönderilmek üzere zimmet karşılığı muakkibe teslim edilir. Cevaba cevap dilekçelerinde de aynı işlemler yapılır. Ancak cevap dilekçelerinin UYAP üzerinden e-imza ile göndermeleri esastır. B- Ön İnceleme Aşaması : Ön inceleme aşamasında mahkeme tarafları sulhe davet edeceğinden avukat bu konuda gerektiğinde öninceleme öncesinde ilgili birim/idareyle müdür imzası ile yazışma yaparak hazırlığını yapar,idarenin sulhe ilişkin cevabı gelmiş ise mahkemesine bildirir aksi halde HMK ya göre sulh için ayrıca ve açıkça yetki verilmesi gerektiğinden öninceleme duruşmasında mahkemenin ilgili idareye sulh hususunu doğrudan sormasını talep eder. Ön inceleme duruşmasında, iddia veya savunmalarımızda eksik kalan hususlar varsa tutanağa geçirilmesi sağlanır. Aksi halde eksik hususlar belirtilmek suretiyle tutanak imzalanır. C- Tahkikat Aşaması: Tahkikat aşamasında, duruşmaların takip edilmesi, Hukuk Muhakemeleri Kanununda öngörülen veya mahkemelerce verilen sürelere dikkat edilmesi, gerekli hallerde tanık dinletilmesi ve tanık beyanlarının aleyhte olanlarına karşı itirazda bulunulması, keşiflerde bulunulması ve bilirkişi raporlarına gerekli itirazların yapılması, raporlardaki teknik konularda ilgili birim/idaresi ile mutlaka yazışma yapılması, kararların süresi içerisinde tebliğe çıkarılması gibi usul işlemlerine dikkat edilir. Ç- Karar ve Temyiz Aşaması: Takip edilen davaya ilişkin olarak esas hakkında verilen kararın dosyasına bağlanarak avukata gönderilmesi üzerine; kararın kısmen ya da tamamen aleyhe olması halinde temyiz edilip edilmeyeceği veya 659 sayılı KHK nın 11. maddesi kapsamında temyizden vazgeçilip vazgeçilmeyeceği avukat tarafından değerlendirilir. Kararın temyizinden vazgeçilmesinin uygun olduğunun değerlendirilmesi halinde hazırlanan gerekçeli vazgeçme teklifi Müdüre sunulur. Dosya üzerinde işlem yönergesinin vazgeçmeye ilişkin düzenlemeleri ile Bahum İçgenelgelerine göre işlem yapılır. Kararın temyiz edilmesinde yarar bulunduğunun değerlendirilmesi halinde avukat tarafından taraf sayısından bir fazla temyiz dilekçesi hazırlanır. Gerekli görüldüğü takdirde ve şartlar mevcutsa temyiz dilekçesinde duruşma yapılması, icranın geri bırakılması talebinde bulunulur. Avukat tarafından imzalanan temyiz dilekçesi dosyada gider avansı mevcut ise Uyap 4

5 üzerinden e- imza ile gönderilir.aksi halde mahkemesine gönderilmek üzere zimmet karşılığı muakkibe teslim edilerek işlem yapılır. Karşı tarafça temyiz olunan kararlara ilişkin olarak gerekli görüldüğü takdirde yasal süresi içinde avukat tarafından temyize cevap dilekçesi hazırlanır ve Uyap üzerinden e- imza ile dosyasına gönderilir. Karşı tarafça mürafa talepli temyiz dilekçeleri alındığında duruşma tarihini bildirir tebligatla birlikte görevli avukat parafı ile hazırlanan yazı ile dava takip dosyası, murafaasına girilmek üzere müdür imzası ile BAHUM'a gönderilir. Bahumdan duruşmasına girilerek gönderilen dosya avukatına zimmet ile teslim edilir. Mürafa vekalet ücretinin tahsili ile Bahuma gönderilmesi işlemlerini avukatı takip ederek sonuçlandırır. Temyiz sonucunda bozma kararı verilmesi üzerine ilk derece mahkemesi tarafından yeni esas verilerek gönderilen dosya, kayıtlar üzerinde önceki dosya ile irtibatı yapılarak takibine devam edilmek üzere avukata teslim edilir. Temyiz sonucunda verilen kararın aleyhimize olması halinde, karar düzeltme yoluna gidilip gidilmeyeceği değerlendirilir. Karar düzeltme yoluna gidilmesinden vazgeçilmesi Yönergenin vazgeçme hükümleri ve İçgenelgeler gözetilerek yapılır. Karar düzeltme yoluna gidilmesine karar verilmesi halinde avukat tarafından hazırlanıp imzalanan karar düzeltme dilekçesi dosyada gider avansı mevcut ise Uyap üzerinden e- imza ile aksi halde zimmet karşılığı muakkibe teslim edilerek dosyasına gönderilir. Temyiz neticesinde verilen kararın lehimize olması ve karşı tarafça karar düzeltme yoluna gidildiğine dair tebligat alınması halinde gerekli görülürse karar düzeltme talebine karşı cevap dilekçesi hazırlanır ve Uyap üzerinden e- imza ile dosyasına gönderilir. D- Karar ve İnfaz Aşaması: Karar kesinleşmiş ise; Lehimize olan bir alacak davasında rızai tahsilat yoluna başvurulur, rızai tahsilat olmaması halinde ilamlı icra takibi başlatılarak,dosya icra takip dosyasına dönüştürülür. Karar aleyhimize ise taraf Maliye Bakanlığı ise ödenek talep edilip ilama bağlı borçlar tertibinden ödeme yapılarak işlem sonuçlandırılır.davada temsil edilen idare, Maliye Bakanlığı dışında bir idare ise ilgili idareye dava sonucuna ilişkin bilgi yazısı yazılarak hukuken yapılacak bir işlem kalmadığı bildirilerek gerekli ödemenin taraflarınca yapılması ve sonucundan bilgi verilmesi istenir. Dava; taşınmaz aynına ilişkin dava ( Tescil veya tapu iptali ve tescil gibi) ise lehimize olan kararların kesinleşmesi yaptırılarak ilgili idaresine gönderilir ve tapuda infaz yapılması ile elde edilecek tapu kaydı örneğinin gönderilmesi istenir. Dava dosyası bu işlemden sonuç alındıktan sonra takip eden avukat teklifi ve müdür onayı ile saklıya alınır. Kararı kesinleşen her dosyada idaresine dava sonucunu bildiren yazı yazılır. 2- Ceza Davalarının Takibi Suç Duyurusu, Kamu Davasına Katılma ve Dava Takip İşlemleri Madde 10 Suç Duyurusu ve İtiraz İşlemleri a) Bakanlık birimleri ile idareler tarafından yapılan suç duyuruları üzerine; Müdürlüğe gönderilen soruşturma evrakından Müdürlük merkezini ilgilendirenleri nöbetçi 5

6 avukata havale edilir. Avukat soruşturma sonucunda verilecek kovuşturmaya yer olmadığına dair kararın veya kamu davası açılması halinde duruşma davetiyesinin Müdürlüğe tebliğini temin amacıyla müşteki idareyi temsilen soruşturma dosyasına vekil olarak tayini ve tebliğ istemini içeren dilekçe hazırlar ve Savcılığına verilmek üzere zimmet karşılığı muakkibe teslim eder. b) Bakanlığımız birimleri ile idareler tarafından yapılan suç duyuruları İlçe Cumhuriyet Savcılıklarına yapılmış ise evrak kayıtlara alınır ve ilgili İlçe Hazine Avukatlığına soruşturmanın savcılık kaleminden izlenmesi ve kamu davası açılması halinde katılma talebinde bulunulması yönünde müdür imzalı talimat yazısı ile birlikte gönderilir. c) Cumhuriyet Başsavcılığının Kovuşturmaya Yer Olmadığına Dair Kararının suçduyurusunda bulunan idareler tarafından gerekli itirazda bulunulması istemi ile Müdürlüğe gelmesi durumunda gelen evrak ve ekleri kayda alınarak avukata havalesi yapılır.itiraz süresi gözetilerek yapılan itiraz sonucunun Ağır Ceza Mahkemesinden Müdürlüğe tebliği üzerine ilgili idaresine sonucun bildirilmesinin ardından evrak saklıya alınır. d) Kovuşturmaya Yer Olmadığına Dair Kararlara itiraza gitmekten vazgeçme işlemi henüz takibine başlanan bir dava bulunmadığından 659 Sayılı KHK 11/2 maddesi kapsamında ilgili idaresine ait olduğundan idarenin görüşü doğrultusunda işlem yapılır. Madde 11 Kamu Davasına Katılma ve Takip İşlemleri Ceza davalarına ilişkin duruşma tebligatları veya ilgili birim/idaresi tarafından gönderilen dava takibine ilişkin talep yazısı avukata havale edilir.davanın takibine ilişkin bütün işlemler (katılma dilekçesi, beyan dilekçesi, temyiz vs. işlemler) avukat tarafından yapılır sayılı Kanunun 17 ve 18 inci maddeleri gereğince Mahkemelerden Müdürlüğe gönderilen tebligatlara ilişkin olarak açılan dosyanın avukata havalesi üzerine öncelikle suçtan zarar gören birim/idare tespit edilir. Suçtan zarar gören idarenin; 659 sayılı KHK kapsamında idare olması halinde ilgili idareye tebligat örneği gönderilir. İlgili idare tarafından Bakanlığımızdan muhakemat hizmeti talep edilmesi üzerine avukat tarafından kamu davasının katılma dilekçesi hazırlanarak davanın takibi yapılır. Dava takibi sonuçlandığında karar örneği eşliğinde idaresine bilgi verilmek üzere avukat tarafından hazırlanan yazı müdür tarafından imzalanıp evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birim/idaresine gönderilir. Kararda lehe vekalet ücreti hükmedilmiş ise tahsilatına ilişkin işlemler avukatı tarafından tamamlanır ve saklıya alınma teklifi müdür onayı ile tamamlanarak dosya saklıya alınır. 3- İcra İşlerinin Takibi Madde 12 - Bakanlığımızın veya İdarelerin Alacaklı Olduğu Hallerde Alacağın Tahsili İçin Yapılacak İşlemler Dosyanın Müdür tarafından avukata havale edilmesi üzerine,alacak takibinin Müdürlük tarafından yapılacağı hallerde; ödemeye davet mektubu avukat tarafından hazırlanarak müdür imzasını müteakip evrak çıkış kaydı verilerek borçluya gönderilir. Süresi içerisinde ödeme yapılmaması halinde alacak tahsil edilmek üzere avukat tarafından icra takibine 6

7 başlanır.tahsilat sonucundan ilgili birime/idaresine bilgi verilmesini müteakip müdür onayı ile dosya saklıya alınır.takipten vazgeçmeye karar verilmesi halinde işlem yönergesinin vazgeçme hükümlerine ve Bahum İçgenelgelerine göre işlem yapilir. Alacak takibinin İlçe Hazine Avukatlıkları tarafından yapılacağı hallerde; alacağın tahsil edilmesi için dayanak bilgi ve belgeler eklenmek suretiyle öncelikle rızaen, aksi halde icra takibi veya alacak davası açılmak suretiyle tahsili yoluna gidilerek sonucundan ilgili birim/idareye ve Müdürlüğe bilgi verilmesine ilişkin olarak hazırlanan yazı, müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili Hazine Avukatlığına gönderilir. İlgili Hazine Avukatlığı tarafından gereğinin yapıldığının bildirilmesi ile gölge dosya saklıya alınır. Madde 13 - Bakanlığımız veya İdarelerin Borçlu Olduğu Hallerde Gönderilen Icra Emri Veya Muhtiraya Karşı Yapılacak İşlemler; a) İcranın Geri Bırakılması Kararının Alınmasına İlişkin İşlemler Müdürlük tarafından takip edilen ve tehiri icra talepli olarak temyiz edilen dosyalarda gönderilen icra emrinin avukata havale edilmesi/teslimi üzerine avukat tarafından;ilgili icra müdürlüğünden kararın temyiz incelemesinde olduğuna dair belge eşliğinde mehil talep edilir. Alınan mehil vesikasına talep dilekçesi eklenerek ilgili ilk derece mahkemesi dosyası üzerinden Yargıtayın ilgili Hukuk Dairesinden "İcranın Geri Bırakılması Kararı verilmesi talep edilir. Alınan icranın geri bırakılması kararı, gereği yapılmak üzere ilgili icra dairesi dosyasına sunularak işlem tamamlanır. b) İcra Emri ve Muhtıraya Karşı Yapılacak Diğer İşlemler 1) Bakanlığımız adına Müdürlük tarafından takip edilen davalarda; Müdürlüğe tebliğ edilen icra emri veya muhtıra müdür tarafından dava dosyasını takip eden avukata havale edilmesi üzerine, avukat tarafından yapılan inceleme sonucunda icra emri veya muhtıranın ilama ve hukuka uygun olarak düzenlendiğinin anlaşılması halinde icra emrine avukatın uygundur ifadesini yazarak imzalar. Avukat tarafından Bahum a ödenek talep eden paraflı yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek gönderilir. Söz konusu icra emri veya muhtıranın takibe dayanak ilama veya hukuka uygun olmadığının tespit edilmesi halinde; süresi içerisinde şikayet yoluna gidilerek işlem sonucunda alınacak karar örneği eşliğinde aynı usul ile yazısı yazılarak ödenek talebi yapılır. 2) Muhakemat Hizmeti Talebi ile İdareler Adına Takip Edilen Davalarda; Müdürlüğümüze tebliğ edilen icra emri ve muhtıranın müdür tarafından avukata havale edilmesi üzerine, avukat tarafından yapılan inceleme sonucunda icra emri veya muhtıranın ilama ve hukuka uygun olarak düzenlendiğinin anlaşılması halinde icra emrine avukatın uygundur ifadesini yazarak imzalaması üzerine söz konusu belgelerin ilgili idareye gönderilmesi için avukat tarafından paraflı hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek gönderilir. Gerek Müdürlüğüze yapılan tebligat üzerine ilgili idaresine gönderilen, gerekse doğrudan idaresine tebliğ edilen icra emri veya muhtıraya karşı icranın geri bırakılması/şikayet yoluna gidilmesi için Müdürlükten talepte bulunulması halinde; buna ilişkin dosyanın avukata havale edilmesi üzerine, gönderilen karar, bilgi ve belgeler doğrultusunda, gerekli yasal sürelere de uyularak, takibe konu icra emrine veya muhtıraya karşı icranın geri bırakılması/şikayet yoluna gidilerek, tüm bu işlemlerden sonra elde edilecek kesinleşmiş kararın ilgili idareye gönderilerek mahkeme kararına göre işlem yapılmasının gerektiğini 7

8 bildirmek üzere avukat tarafından hazırlanan yazı, müdür imzasını ile evrak çıkış kaydı verilerek idaresine gönderilir ve dosya saklıya alınır. Madde 14 - Bakanlığımızın veya İdarelerin Alacaklı Olduğu Kararlara Karşı Yapılacak İşlemler Müdürlüğümüze tarafından takip edilen dosyalarda; kararın avukata tebliğ edilmesi üzerine avukat tarafından paraflı hazırlanan ödemeye davet mektubu müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek borçluya gönderilir.süresi içerisinde ödeme yapılmaması halinde alacak tahsil edilmek üzere avukat tarafından icra takibine başlanır veya icra takibinin yapılarak ilgili birim/idaresine bilgi verilmek üzere avukat tarafından paraflı hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili idareye gönderilir. İcra dosyasının tahsilat ve tüm talepler yönünden sonuçlanması ile takipten vazgeçmeye karar verilmesi halinde işlem yönergesinin vazgeçmeye dair hükümleri ve Bahum içgenelgeler gereğince işlem yapılır Madde 15 - Müdürlüğe Gönderilen Üçüncü Şahıs Haciz İhbarnameleri ve Haciz müzekkerelerine Karşı Yapılacak İşlemler Müdürlüğe tebliğ edilen üçüncü şahıs haciz ihbarnameleri ve haciz müzekkerelerinin avukata havale edilmesi üzerine, avukat tarafından bunların hukuka uygunluğu incelenir. Gerekirse ilgili birim/idareden gönderilen bilgi ve belgeler doğrultusunda, gerekli yasal sürelere de uyularak, takibe konu icra dosyasına beyan ve itirazda bulunulması veya şikayet yoluna gidilir.işlem sonucundan avukat paraflı yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek Sonucundan ilgili birim/idaresine. yazı bilgi verilir. İşlemi biten dosya dosya avukat teklifi ve müdür onayı ile saklıya alınır. Madde 16 - Gönderilen Gayrimenkul Kıymet Takdiri ve Satış İlanı Tebliğlerine Karşı Yapılacak İşlemler Hazinenin de hissesinin bulunduğu hacizli gayrimenkullerin kıymet takdiri ya da satış ilanına ilişkin olarak icra dairelerinden gönderilen tebligatın müdür tarafından avukata havalesi üzerine, kıymet takdirine karşı itiraz edilip edilmeyeceği ya da satışa iştirak edilip edilmeyeceği hususunda avukat tarafından hazırlanan yazı müdür imzası ve evrak çıkış kaydı verilerek mahallin Milli Emlak Müdürlüğüne gönderilir.gelen cevaba göre işlemi yapılıp tamamlanarak sonucundan avukat tarafından paraflı hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili idaresine bilgi verilir. İşlemi biten dosya dosya avukat teklifi ve müdür onayı ile saklıya alınır. B) İDARİ DAVALARIN TAKİBİ Madde 17- İdari Davaların Takibi A- Dilekçeler Aşaması a) İdareler tarafından dava açılmasının talep edilmesi halinde; İlgili idare/birimden gelen dava dilekçesi taslağı ve eklerinin, müdür tarafından avukata havale edilmesi üzerine; avukat tarafından yapılan hukuki inceleme sonunda maddi ve hukuki nedenlerle dava açılmasında idare yararının bulunmadığının tespiti halinde düzenlenecek avukat paraflı yazı müdür imzasıyla ilgili birim/idaresine gönderilir. İlgili birim/idarece dava açılması hususunda ısrar edilmesi halinde avukat tarafından hazırlanan ve imzalanan dava dilekçesi bilgi ve belgeler eklenerek muakkip fişi 8

9 düzenlenmek suretiyle zimmet karşılığında muakkibe teslim edilir ve mahkemeye gönderilir. b) İdareler aleyhine dava açılması halinde; Mahkemelerden tebliğ edilen veya ilgili idare/birim tarafından davanın takibi talebiyle gönderilen dava dilekçesinin müdür tarafından avukata havale edilmesi üzerine; dava dilekçesi ve ekleri avukat tarafından incelenir, mahkemelerden tebliğ edilen dava dilekçelerinde öncelikle işlemi tesis eden birim/idare belirlenir. Dava dilekçesine karşı cevap dilekçesi,idarenin göndermiş olduğu dayanak belgeler eklenerek süre gözetilerek zimmet karşılığında muakkibe teslim edilir ve mahkemeye gönderilir. Bundan sonraki aşamalar e-imza ile UYAP üzerinden takip edilir. B- Yürütmenin Durdurulması Ve Yargılama Aşaması Yürütmeyi durdurma talepli olarak açılan davalarda bu hususta Mahkemece verilen karar idare lehine ise bilgilendirme amacıyla ilgili birim/idaresine avukat tarafından yazı hazırlanarak müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. Karar idare aleyhine ise, yapılacak itiraza esas görüş istenmesine ilişkin yazı, avukat tarafından hazırlanarak müdür imzasını müteakip evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. İlgili birim/idareden gönderilen bilgi, belge ve görüş/taslak doğrultusunda itiraz dilekçesi avukat tarafından hazırlanır, imzalanır. İmzalanan dilekçe evrak çıkış kaydı verilmek ve ilgili mahkemeye gönderilmek üzere muakkibe zimmet karşılığı teslim edilir. Davacının savunmaya cevap dilekçesi üzerine avukat tarafından cevaba cevap dilekçesinin verilip verilmemesi değerlendirilir. Avukatın bu husustaki görüşü ile birlikte davacı tarafın savunmaya cevap dilekçesi de eklenerek ilgili birim/idareden gerekli bilgi ve belgeler eşliğinde ikinci savunmaya esas görüş istenmesine ilişkin yazı hazırlanır, müdür imzasını müteakip evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. İlgili birim/idareden gönderilen bilgi, belge ve görüş/taslak avukat tarafından değerlendirilir. Gerek görülmesi halinde cevaba cevap dilekçesi avukat tarafından hazırlanır, imzalanır. İmzalanan dilekçe gider avansı mevcut ise Uyap üzerinden e- imza ile aksi halde mahkemesine gönderilmek üzere zimmet karşılığı muakkibe teslim edilerek dosyasına gönderilir. İlgili birim/idareden savunmaya cevaba cevap verilmemesi yönünde görüş bildirilmesi halinde ise dosya esas hakkında verilecek karara kadar sırasında bekletilir. C- Duruşma Aşaması Bakanlığımız/İdare aleyhine açılan dava duruşma talepli ise, duruşma davetiyesinin tebliği üzerine idari vergi mahkemelerinde görevli avukat tarafından davetiyede belirtilen gün ve saatte duruşmaya girilerek gerekli savunma yapılır. D- Karar Ve Temyiz Aşaması Mahkemeden gelen esasa ilişkin kararın dosyasına bağlanarak avukata gönderilmesi üzerine karar lehe verilmiş ve karşı tarafça temyiz edilmiş ise, temyize cevap dilekçesine esas teşkil edecek bilgi, belge ve görüşün temini ve bilgilendirme amacıyla ilgili birim/idareye avukat tarafından yazı hazırlanır. Hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. Gelen bilgi ve belgeler hukuki yönden değerlendirilerek avukat tarafından temyize cevap dilekçesi hazırlanır, imzalanır. İmzalanan temyize cevap dilekçesi UYAP üzerinden dosyasına gönderilir veya 9

10 mahkemeye gönderilmek üzere muakkibe zimmet karşılığı teslim edilir. Verilen karar kısmen ya da tamamen aleyhe ise, temyiz dilekçesine esas teşkil edecek bilgi, belge ve görüşün temini ve kararın (İYUK 28 inci madde uyarınca) uygulanması için ilgili birim/idareye gönderilmek üzere avukat tarafından yazı hazırlanır. Hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. İlgili birim/idare tarafından kararın temyiz edilmesine ilişkin görüş bilgi belgenin gelmesi halinde avukat tarafından temyiz dilekçesi hazırlanır, imzalanır. İmzalanan temyiz dilekçesi UYAP üzerinden dosyasına gönderilir veya ilgili mahkemeye gönderilmek üzere muakkibe zimmet karşılığı teslim edilir. İlgili birim/idare tarafından kararın temyizinden vazgeçilmesi yönünde değerlendirme ve işlem yapılmış ise, buna dair gönderilen yazı üzerine temyiz edilmeksizin kesinleşen karar dosyası avukat teklifi ve müdür onayı ile birlikte saklıya alınır. E- Karar Düzeltme Aşaması Temyiz üzerine verilen kararın tebliğ alınması üzerine havale ile dosyasına bağlanarak avukatına gönderilir. Verilen karar kısmen ya da tamamen aleyhe ise, karar düzeltme dilekçesine esas teşkil edecek bilgi, belge ve görüşün temini ve kararın (İYUK 28 inci madde uyarınca) uygulanması için ilgili birim/idareye gönderilmek üzere avukat tarafından yazı hazırlanır. Hazırlanan yazı müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilir. Gelen bilgi ve belgeler hukuki yönden değerlendirilerek gerek görülmesi halinde avukat tarafından karar düzeltme dilekçesi hazırlanır, imzalanır.imzalanan dilekçe UYAP üzerinden e-imza ile dosyasına gönderilir veya ilgili mahkemeye gönderilmek üzere muakkibe zimmet karşılığı teslim edilir. Temyiz incelemesi sonucunda aleyhe verilen karara ilişkin olarak, ilgili birim/idare tarafından karar düzeltme yoluna başvurulmamasının uygun değerlendirilmesi halinde Bahum İçgenelgelerine göre işlem yapılır. Karar düzeltmeye ilişkin kararın kararın bir örneği gereği yapılmak ve/veya bilgilendirme amacıyla ilgili birim/idareye gönderilmesi için avukat paraflı yazı hazırlanır. Müdür imzası ile evrak çıkış kaydı verilerek ilgili birime/idareye gönderilerek işlemi bitirilir ve dosya avukat teklifi ve müdür onayı ile saklıya kaldırılır. II- VAZGEÇME, SULH, KABUL VE FERAGAT İŞLEMLERİ Madde 18- Adli Davalarda Vazgeçme İşlemleri 2/11/2011 tarihinde yürürlüğe giren 659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli İdarelerde Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Kanun Hükmünde Kararnamenin; Adli uyuşmazlıkların sulh yoluyla halli, uzlaşma ve vazgeçme yetkileri başlıklı 11 nci maddesinin üçüncü fıkrasında; Açılmasında ve takibinde Hazine veya idareye ait herhangi bir hak ve menfaat bulunmayan, yanlışlıkla açılan veya konusu kalmayan dava ve icra takipleri ile her türlü davada karar düzeltme yoluna başvurulmasından vazgeçmeye, davayı takip eden hukuk müşaviri veya avukatın gerekçeli teklifi üzerine hukuk birimi amiri yetkilidir. 10

11 Hükmü ile hukuk birim amiri olarak Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürünün yetkinin İç Genelgelerle sınırları açıkça gösterilen bölümü, anılan fıkranın son cümlesinde yer alan Hukuk birimi amiri bu yetkisini alt kademelere devredebilir. hükmüne dayanılarak Muhakemat Müdürlerine devredilmiştir. Buna göre 659 sayılı KHK nın 11 inci maddesinin üçüncü fıkrası kapsamındaki taşınmazın aynına yönelik davalar ile tutar ve değerleri Muhakemat Müdürüne devredilen yetkilerin üzerinde olan dava ve icra takiplerine ilişkin vazgeçme taleplerinin; Yazışma yetkisinin Müdürlüklere devredildiği yerlerde Müdürlük, diğer yerlerde Defterdarlık kanalıyla Genel Müdürlüğe yapılması ve alınacak talimata göre işlem yapılması Devredilen yetki kapsamında kalan vazgeçme taleplerinin İç Genelgeler uyarınca Müdür tarafından kullanılması yetkiyi aşan kısımların şartların uygun olması halinde Bahum a sevki esastır. Muhakemat Müdürlerinin vazgeçme yetkisi il merkezi ile bağlı ilçelerin bütün dava ve icra işlerini kapsamaktadır. Vekil asilin yetkilerine sahip olduğundan, Muhakemat Müdür vekilleri de Muhakemat Müdürleri gibi yetkilidir. Müdürlükten vazgeçme talep edilen dosyalarda hak düşürücü süre ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak hakkın düşmesini önleyecek tedbirlerin alınması, özellikle temyiz sürelerinin geçirilmemesi bakımından, mahkeme kararının usul ve yasaya aykırılığı belirtilmek suretiyle kısa temyiz dilekçesi verilmesinin usul edinilmesi gerekmektedir. Davaların açılması, aleyhe verilen kararlar hakkında süresinde kanun yollarına gidilmesinde sürelerin geçirilmesi halinde sorumluluk Hazine avukatı ve ilgili personele ait olacaktır. Madde 19- İdari Uyuşmazlıklarda Vazgeçme İşlemleri İdari Uyuşmazlıklarda vazgeçme yetkisi 2/11/2011 tarihinde yürürlüğe giren 659 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin; 11/3 nci maddesinde hukuk birimi amirine verilen vazgeçme yetkisinin İç Genelge ile Muhakemat Müdürüne devri kapsamında kullanılacaktır. Dava konusu işlem Bakanlığımız diğer birimleri tarafından tesis edilmiş ise; a) İdari davaların takibinden ve karar düzeltme yoluna gidilmesi dışındaki kanun yollarına başvurulmasından vazgeçilmesi işlemlerinde; Dosya avukatı tarafından 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanununda yer alan süreler dikkate alınarak, gereği yapılmak ve vazgeçme hususu değerlendirilmek/kanun yoluna gidilmesi isteniliyorsa buna ilişkin dilekçe taslağı, bilgi, belgeler istenilmek üzere idaresine yazı yazılır, hazırlanan yazı müdür imzası ile ilgili birime gönderilir. İlgili birim tarafından karara karşı karar düzeltme yoluna gidilmesi dışındaki kanun yollarına gidilmesinden vazgeçilmesi yönünde değerlendirme yapılmış ise, (659 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 12 nci maddesinde yapılan yollama ile 11 inci maddesinde belirlenen yetkiler kullanılmak suretiyle) birimler tarafından kanun yollarına başvurulmasından vazgeçilmesine dair hazırlanan yazı Müdürlüğe gönderilir. Kesinleşen karar, dosyası ile birlikte saklıya alınması hususunda avukat tarafından Müdürün onayına sunulur, onayı müteakip dosyası ile birlikte arşive alınır. b) Karar düzeltme yoluna gidilmesinden vazgeçilmesi işlemlerinde; 11

12 Temyiz incelemesi sonucunda Bakanlığımız aleyhine verilen kararların avukata tebliğ/havale edilmesi üzerine, avukat tarafından gereken inceleme yapılarak, karar düzeltme yoluna gidilecek ise dilekçesi hazırlanarak Mahkeme dosyasına Uyap veya muakkip ile gönderilmek suretiyle karar düzeltme şartlarının bulunmadığının tespiti halinde avukat tarafından hazırlanan gerekçeli vazgeçme teklifi 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanununda yer alan süreler dikkate alınmak suretiyle Muhakemat Müdürünün onayına sunuluryapılan inceleme ve değerlendirme sonucunda vazgeçme teklifinin uygun görülmesi durumunda İlgili idaresine nihai sonuç bildirilir ;tahsilatı gereken bir alacak var ise tahsili ile avans artığı takibi yapılarak işlem tamamlanır. Hukuken yapılacak başka bir işlemi kalmayan dosya saklıya alınır. ÜÇÜNCÜ KISIM İdari Hizmetler BİRİNCİ BÖLÜM Muhakemat Servisi Madde 20 - Müdürlük Muhakemat servisi, Şef, VHKİ, Memur ve Uzmandan oluşur. Muhakemat servisinde görevli memurlar (Şef, VHKİ, Memur, Uzman) kendilerine verilen görevleri mevzuata uygun olarak zamanında yerine getirilmesinden sorumludurlar. Muhakemat İşlemleri Madde 21 -Muhakemat servisinde; Özlük İşleri, Evrak İşleri, Gider ve Tahsilât İşleri Dava ve İcra Takip İşleri, Arşiv İşleri, Muhasebe İşleri ve Bilgi Edinme İşleri yürütülür. Müdürlük Özlük İşlemleri Madde 22 (1) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerinin SGK sistemine kaydını yapmak, (2) 5510 sayılı Kanun gereğince Muhakemat biriminde görevli personelin (ücretsiz izinli personel dahil) ve bakmakla yükümlü oldukları yakınlarının SGK sistemine kaydını yapmak, (3) Müdürlük personelinin atama,görevden ayrılma,görevlendirme,izin,rapor ve benzer işlemlerinin ilişkin yazılarını yazmak ve personel dosyaları oluşturmak ve muhafazasını sağlamak, (4) Muhakemat biriminin güvenlik, sivil savunma, hizmet binasının kullanımı ile ilgili olarak periyodik hazırlanan evrakları hazırlamak gibi iş ve işlemlerini yürütmek, Madde 23 - Müdürlük Gider Ve Tahsilât İşlemleri (a) Gider işlemleri (1) 5018 sayılı Kanuna göre her yıl ocak ayında gerçekleştirme görevlisi onayı alınması ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek, avans çekme ve kapatma işlemini yürütmek, (2) Muhakemat biriminde görevli personelin aylık, fazla çalışma, yolluk vb. ödemeleri ile doğum ve ölüm yardımı gibi sosyal haklarının ödenmesine ilişkin muhasebe evraklarını, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak düzenlemek, 12

13 (3) Yurt içi ve dışı geçici ve sabit görevlendirmelerde harcırah ve avans işlemleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak düzenlemek, (4) 3717 sayılı Kanun gereğince Hazineyi temsile yetkili görevlilere yapılacak yol tazminatı ödemeleri, 3717 sayılı Kanun, 6245 sayılı Kanun ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak düzenlemek, (5) Muhakemat biriminin ihtiyacı olan taşınır mal, malzeme alımı ve hizmet alımlarına ilişkin her türlü işlemleri, 5018 sayılı Kanun, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak düzenlemek, (6) Bakanlık aleyhine yargı kararları ile hükmedilen ilama bağlı borç ödemelerine ilişkin işlemleri, 5018 sayılı Kanun, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Bakanlık Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 22/3/2004 tarihli ve 5003 sayılı genel yazısı, 11/3/2005 tarih ve 8600 sayılı genel yazımıza uygun olarak düzenlemek (bu ödeme farklı kalemlerden oluştuğundan işlemin Muhakemat Şefine kontrolü gereklidir) (7) Muhakemat Müdürleri ve Avukatlara vekalet ücreti ödemelerine ilişkin işlemler, 659 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 17 nci maddesi ve ilgili Yönetmeliğe uygun olarak düzenlemek (bu ödeme farklı kalemlerden oluştuğundan işlemin Muhakemat Şefine kontrolü gereklidir) (8) 5018 sayılı Kanun gereğince tüm giderler için ödenek talep etme işlerini yürütmek, (9) Maaş bordroları, sosyal hak ve alacaklara dair bordrolar, fazla mesai ödemeleri, harcırah avans ve mahsupları, SGK bildirgeleri, mahkeme harç ve giderleri, satın alma işlemleri, telefon, posta pulu giderlerine ilişkin işlemleri yürütmek, bu işlemlere ilişkin evrakları düzenli bir biçimde dosyalayarak muhafazasını sağlamak. (10) 5510 sayılı Kanuna göre sosyal güvenlik primleri (emekli sandığı vb.) SGK tarafından belirlenen süre içinde düzenli olarak aylık kesenek bildirimleri düzenlenmek suretiyle SGK sistemine aktarmak, (b) Tahsilat işlemleri: (1) Tahsilat işlemlerini yapmak üzere, Muhakemat birimlerindeki Muhakemat Memurlarından, Şef veya Memurlardan ihtiyaca göre belirlenen personel, 5018 sayılı Kanuna ve ilgili yönetmelik hükümlerine göre muhasebe yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilir. (2) Hazine alacakları ve vekalet ücreti alacaklarının icra daireleri, bankalar ve postaneler vs. den tahsil edilmesi, muhasebe yetkilisi mutemedinin görevidir. (3) Yapılan tahsilatlar gelir kodlarına göre hesaplara alınır ve alındı belgesi dosyalara ve defterlere işlenir. a) Yazılı davetimiz üzerine Müdürlüğümüze bizzat gelen, Banka veya P.T.T. vasıtasıyla para gönderildiğine dair belgenin ulaşması halinde, öncelikle alakalı olan dava veya icra dosyası çıkarılarak dosya üzerinden işlem tesis edilir. b) Dosyası tetkik edilerek asıl alacak varsa; Asıl alacak Kişi borcu ise faizi ayrıca belirtilerek topluca ilgili saymanlığa aktarılacak, İdare banka hesaplarına aktarmasını talep etmiş ise öncelikle Çeşitli Emanet ( ) hesabına alınacak ve daha sonra bu para 13

14 Muhasebe Müdürlüğüne banka hesabına aktarması için yazı yazılacak ve cevabı alınır. Asıl alacak Hazine alacağı ise, Çeşitli gelir hesabına alınarak Hazineye irat kaydı sağlanır. c) Vekalet ücreti (karar ve icra vekalet ücreti) alacağımız (faizi varsa hariç) doğrudan Maliye Bakanlığı Merkez Saymanlığına gönderilir,gönderme evrakına dosya, mahkemesi ve esası belirtilerek dosya ile irtibatı sağlanır. d) Faiz Gelirleri; Vekalet ücreti ve yargılama masrafının faizleri faiz hesabına alınarak Hazineye irat kaydedilir. Madde 24 - Tebligat İşlemleri Mahkemelerden, icra müdürlüklerinden gelen tebligatların şubeye gelmesi üzerine, tebligatın postacıya verilmesi gereken parçası ayrılır, teslim alan personelin isim ve tarih kaşesi basılarak imzalanıp postacıya verilir. Tebligat zarfının üzerine tebliğ tarihi (Örnek: T.T ) gibi yazılır. Tebligat zarfı açılarak METOP sisteminden mahkeme adı, mahkeme esas numarası, davalı ve davacı adı gibi verilerden evveliyatı araştırılır. Dosya ve ilgili Avukatı belirlenir, tebligatlar diğer gelen evraklarda olduğu gibi aynı gün ilgili avukata havale edilmek üzere müdüre intikal ettirilir ve Avukatlara zimmet karşılığı teslim edilir. Tebligatların gereği yetkili ve görevli Avukat tarafından ifa edilir. Madde 25- Gelen Evrak İşlemleri (1) Defterdarlıktan havale edilerek veya doğrudan yazılı veya elektronik ortamda Müdürlük/Hazine Avukatlığına gelen bütün kâğıt ve evrakları (zimmet defterine tarih koyarak, mesai sonuna doğru gelmiş ise geliş saatini de yazarak) teslim almak, (2) Muhakemat birimine gelen her türlü evrakın; Öncelikle Müdürlükler ve ilçeler bazında kullandığımız aidiyet defterlerine işlenerek, (evrakın tetkiki ile Diğer Evrak, Yeni Evrak, Evveliyatlı Evrak ayrımı yapılarak) METOP/Gelen evrak defteri üzerinden kaydını yapmak, (3) Evraka, takvim yılı itibarıyla geliş sırasına göre gelen evrak numarası vermek, METOP üzerinden aylık olarak alınan Gelen Evrak Listesi ni yılı itibarıyla dosyalamak suretiyle saklamak, (4) Gelen her türlü evraka ait eklerin tam olup olmadığı kontrol edilerek eksiklik olduğu takdirde bu hususu kayıt altına almak, (5) Gelen evrakın arkasına kaşe basılmak ve varsa evveliyatı tespit edilerek eklenmek suretiyle havale için müdüre ibraz etmek, (6) Havale edilen iş, evveliyatlı bir iş ise evveliyatıyla ilişkilendirilerek veya dosya servislerde muhafaza edilmekte ise dosyasına bağlanarak ilgilisine zimmet defteri ile aynı gün imza karşılığı teslim etmek, (7) Havale edilen yeni bir iş ise standart dosya planına göre dosya açılarak ilgili avukatına zimmet defteri ile aynı gün imza karşılığı teslim etmek, (8) Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel yazılar zarf açılmadan zarfın üzerindeki bilgilere dayanılarak evrak kayıt defterine kayıt yapıldıktan sonra yetkilisine vermek, 14

15 (9) Acele ve günlü yazı ve fakslar, alındığı günün tarih ve saati yazıldıktan sonra, aynı gün havalesi sağlanarak ilgilisine teslim etmek, Madde 26 - Giden Evrak İşlemleri (1) Müdür/avukat tarafından gereği yapılarak zimmet defterine işlenen dosyaları tarih/saat yazılmak suretiyle teslim almak, (2) Muhakemat biriminden işlemi ve gereği yapılarak çıkan her türlü evrakın METOP/Giden evrak defteri üzerinden kaydını yapmak, (3) Giden evraka, takvim yılı itibarıyla gidiş sırasına göre evrak numarası vermek, (4) İşlemi ve gereği yapılarak çıkan yazıları, bilgi ve belgeler varsa ekleri ile birlikte şehir içi hizmetli aracılığıyla, şehir dışı giden evraklar zarflanarak posta yoluyla göndermek, (5) METOP üzerinden aylık olarak alınan Giden Evrak Listesi ni yılı itibarıyla dosyalamak suretiyle saklamak, (6) Giden evrakı, posta defterine kaydedildikten sonra sayfanın altı kapatılarak kaç evrak olduğu yazılmak suretiyle Müdür veya görevlendirilen avukata imzalatmak, (7) Her bir giden evrakın Müdürlüğümüzde kalan sureti mutlaka ilgili dosyasına veya klasörüne konularak sonuçlandırılması, Madde 27- Muakkiplik işlemleri (a) Masraf vermek gerekmeyen veya mahkeme dosyalarında yeterli gider avansı bulunan hallerde avukat tarafından UYAP üzerinden e-imza ile işlem yapılması asıldır. UYAP üzerinden e-imza ile işlem yapma imkanı bulunmayan zorunluluk hallerinde muakkip kullanılacaktır. (b) Müdür/avukat tarafından yapılması gereken işlemlerin bildirildiği muakkip fişini, zimmet defterine tarih/saat yazılmak suretiyle teslim almak, (c) Muhakemat birimince adli ve idari mercilere verilecek dava, cevap, bilirkişi raporlarına itiraz veya temyiz dilekçeleri vs. evrak ve belgeler ile eklerini mahkemesine veya icra dairesine verilen süre içinde havale ettirmek, gerekli ise masrafını yatırmak suretiyle ibraz etmek, (ç) Müdür veya avukatın talimatı ile dosyadan bilirkişi raporu, keşif zabtı veya her türlü evrak ve örneği temin etmek, (d) Müdür veya avukatın talimatı üzerine mahkeme ara kararları gereği masrafları yatırmak, karşılığında makbuz almak ve avukatına bilgi vermek, (e) Müdür veya avukatın talimatı üzerine kararların kesinleştirilmesi işlemlerini yaptırmak. Madde 28 - Muakkiplik işlemlerinde Usul (1) Dava ve icra takip muamelelerine ilişkin işler (dava, cevap, bilirkişi raporuna itiraz ve temyiz dilekçelerinin verilmesi, gerekli masrafların yapılması vb.), görevli memura (muakkibe), Ambar Ay.No.1017(1980) numaralı muakkip (takip memuru) fişi ile teslim 15

16 edilecektir. İki adet düzenlenen muakkip fişinin bir nüshası işin takibi amacıyla avukatında saklanacaktır. (2) İşin yapılmasını takiben fişin muakkibe verilen nüshası ilgili kısma muakkip tarafından tarih konulup imza atıldıktan sonra Avukatına iade edilecek ve bu nüsha dosyasına eklenecektir. Madde 29- Arşiv İşleri Avukatlar uhdelerinde bulunan dava ve icra dosyalarından; tapuda infaz, tahsilat, ilgili idaresine bilgi verme vb. hukuki ve infaz İşlemlerinin tamamlayan dosyalarını saklıya alma formu düzenleyerek arşive kalkması uygundur yazılı ve imzalı bildirimi ile Muhakemat Servisine teslim ederler. Muhakemat Şefi tarafından dosya üzerinde gerekli ayrıştırma, bağlantılı dosyalar ve aidiyet bilgileri kontrol edilerek dosyaya ilişkin tüm bilgilerin METOP üzerinden dosyasına işlenmesi sağlanır. Saklıya alma formu üzerinde yapılan kontroller işlenerek müdür onayına sunulur. Müdür onayının ardından dosyanın METOP üzerinden dosyası kapatılarak, arşiv numarasının dosyanın ön ve arka tarafına yazılması, görevlendirilen arşiv memurunca sırasına konulması ile işlem tamamlanır. Müdürlüğümüz iş ve işlemleri ile ilçe Hazine Avukatlıklarının dava ve icra işlerine ait Müdürlüğümüzde bulunan gölge dosyalarının işi bitenlerinin arşiv işlemleri, METOP üzerinden kayıtlarının kapatılması ile arşiv numarasının aidiyet defterlerine işlenmesi ve arşiv numarasına göre arşive yerleştirilmesi ile tamamlanır. Madde 30- İstatistik işlemleri (1) Muhakemat birimlerinin personel ve donanım ihtiyacının tespitinde yararlanmak ve muhakemat işlemlerinin daha etkin ve verimli yerine getirilmesini sağlamak üzere gerekli istatistikî bilgilerin derlenmesi, değerlendirilmesi ve ilgili yerlere iletilmesi işlemleridir. (2) Dava ve icra takiplerine ilişkin İstatistik Cetvelleri aylık ve altı aylık olarak düzenlenerek gönderilir,bahumun bildirdiği standartlarda gönderilir. Madde 31- Bilgi Edinme İşlemleri 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkında Kanun ve buna ilişkin esas ve usuller hakkında yönetmelik gereğince Müdürlüğe intikal eden her türlü belge ve bilgiler kayıtlara alınır, dosya açılır, mevzuatınca veya anılan kanun kapsamına girmeyen durumlarda da bu durum belirtilerek cevaplandırmak suretiyle işlem sonuçlandırılır. Madde 32 - Dava ve İcra Takip İşlemleri (a) Dosyalama İşlemleri (1) Dava, icra takibi, mütalaa vb. tüm işlemlerin her biri için ayrı bir dosya açmak, dava sürecinin bütün aşamalarına ilişkin belgeleri (delil tespiti, tedbir vs. değişik iş dosyaları da dahil olmak üzere) ait olduğu dava dosyası içinde muhafaza etmek, (2) Dosyalama işlemlerini, konularına göre tasnif sisteminin uygulandığı, 25/03/2005 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi çerçevesinde yapmak, 16

17 (3) Havalesi yapılan ve açılan dosyaların hukuki gerekleri hakkında işlem yapılmak üzere ilgilisine (Müdür/Avukat) aynı gün imza karşılığı zimmet defteri ile teslim etmek, (4) Dava dosya gömleğinin sağ tarafına METOP/dava ve icra kayıt defterindeki sıra numarası (Sicil No.), sol tarafına da aidiyet numarası ile masraf yapılmış ise masraf kayıt numarası vermek, (5) Dosya gömleğine yukarıdaki kayıtlardan başka davacı, davalı, üçüncü şahıs, davanın konusu, mahkemesi, mahkeme dosya numarası, davanın açıldığı tarih, davayı takip eden Hazine avukatı ve duruşma günlerini yazmak, (6) Bozma nedeni ile değişen esas numarası ve bu dosya ile ilgisi olan diğer dosya numaralarını "not" şeklinde belirtmek, (7) Dava sonunda icra takibinde bulunulduğu zaman dosya gömleğine; alacaklı, borçlu, alacak miktarı, icra müdürlüğü ve icra dosya numarası ile icraya başlandığı tarihi yazmak, (8) İcra takibi, muhakemat birimince takip edilen bir dava sonucunda alınan ilama dayanıyor ise, ayrı bir icra takip dosyası açılmaz, METOP/İcra kayıt numarası aldıktan sonra dava dosya gömleğinin alt bölümündeki bilgiler işlenerek aynı dosya üzerinden işlem yapılır. (9) Dosya gömleğinde, o işin masraf kayıt defterinde alacağı numaraya ilişkin bir bölüm bulunmadığından, masraf kayıt defterinde bu işle ilgili olarak verilen numaranın sol üst köşeye kaydı yapılmak suretiyle masraf kayıt defteri ile dosya arasındaki irtibatı sağlamak, (10) Dosyalar kirlendiğinde, yıprandığında yenileri ile değiştirmek ve değiştirilen dosyadaki kayıtları yeni dosya gömleğine aynen işlemek, (11) Muhakemat birimi bünyesinde işlemi biten ve Müdür/Avukatı tarafından saklıya kaldırılması yönünde olur verilen dosyalar, METOP/ Dava-İcra takip defterinden saklıya alındığını işlemek, arşivlemek, (b) Defterlerin Tutulmasına Dair İşlemler (1) Muhakemat birimlerinde dava ve icra işlerinde aşağıda belirtilen defterlerin tutulması gerekmektedir. (2) Dava Kayıt (Sicil) Defteri: (d) METOP bağlantısı bulunan yerlerde dava kaydı METOP üzerinden yapılacak, METOP üzerinden aylık olarak alınan Dava kaydı yılı itibarıyla dosyalanmak suretiyle saklanır. Bu dosya Dava Kayıt Defteri yerine geçer. (e) METOP a geçilmesini takiben derdest olan tüm dosyalar METOP a işlenmek zorundadır. (3) İcra Kayıt Defteri: (d) METOP bağlantısı bulunan yerlerde icra kaydı METOP üzerinden yapılacak, METOP üzerinden aylık olarak alınan İcra kayıtları yılı itibarıyla dosyalanmak suretiyle saklanır. Bu dosya İcra Kayıt Defteri yerine geçer. (e) METOP a geçilmesini takiben derdest olan tüm takipler METOP a işlenmek zorundadır. 17

18 (4) Masraf Kayıt Defteri; (e) METOP bağlantısı bulunan yerlerde masraf kaydı METOP üzerinden yapılır, METOP üzerinden aylık olarak alınan Masraf kayıtları yılı itibarıyla dosyalanmak suretiyle saklanır. Bu dosya Masraf Kayıt Defteri yerine geçer. (6) Zimmet Defteri: Dosya veya belgenin hangi Hazine Avukatı veya memura verildiğine ilişkin bilgiler yazılan defterdir. (7) Vekâlet Ücreti Limit Defteri: Muhakemat Müdürü, Muhakemat Müdür Yardımcısı ve her Hazine Avukatı ile diğer personel için ayrı bir sayfa açılarak ve o yıl içinde ödenen vekalet ücretinin brüt ve net tutarı gösterilen defterdir. (8) Posta Defteri: Posta ile gönderilen dosya ve belgelerin postaya verildiği tarihin, gideceği yerin ve yazı eklerinin gösterildiği defterdir. Mutemetlik ve Tahakkuk İşlemleri Maddde 33- Personel Maaş İşlemleri Personelin ilk atanmasında, ücretsiz izin dönüşünde, naklen atanmasında göreve başlama yazısı, memur özlük bilgileri ile nakil bilgileri, terfi listesi, kıdem listesi, personelden yapılacak kesintilerin belirlenmesi için sağlık raporu, özel bireysel sigorta ödenti makbuzları, sendika üyeliği, lojman kirası, icra kesintisi gibi ödemelere ilişkin bilgiler merkez muhasebe biriminde Muhasebat Genel Müdürlüğünün Say2000 sistemindeki maaş modülüne işlenir. Mutemet tarafından aile yardım bilgileri, asgari geçim indirim bilgileri, sakatlık rapor bilgileri, yabancı dil sınav sonuç bilgileri gibi değişiklikler KBS sistemindeki maaş girişleri ekranından kişi bilgilerine işlenir. Say2000 sistemi üzerinden maaşlar hesaplattırılır. Maaş hesaplamaları yaptırıldıktan sonra KBS maaş raporları ekranından maaş raporları ve ödeme emri belgesi çıktıları alınır. Maaş raporları ve ödeme emri belgesi kontrol edildikten sonra ödeme emri belgesinden 3 er nüsha, raporlardan ise 2 nüsha çıktı alınır. 2 Adet maaş dosyası hazırlanır. Raporlar şube personeli tarafından imzalandıktan sonra ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. 2 Adet ödeme emri belgesi ve raporların 1 nüshası merkez muhasebe birimine imza karşılığında teslim edilir. Maaş ödemeleri ile ilgili belgeler 17/07/2012 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan 1 nolu genel tebliğ hükümlerine göre en geç, maaş ödeme gününden 6 iş günü önce merkez muhasebe birimine gönderilir. Elektronik ortamda maaş banka ödeme listesi hazırlanarak, 17/07/2012 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan 1 nolu genel tebliğ hükümlerine göre maaş ödeme gününden en geç 4 işgünü önce bankaya ulaşacak şekilde gönderilmesi sağlanır. Maaşlardan kesilen emekli kesenekleri ve karşılıklarına ilişkin bilgiler Sosyal Güvenlik Kurumu e-sgk modülü Kesenek Bilgi Sistemi ekranı üzerinden gönderilir ve Aylık Kesenek Bildirgesi dökümü alınır. Çıktıdan bir suret merkez muhasebe birimine gönderilir. Merkez muhasebe birimi tarafından ödeme emri belgesi düzenlenerek emanet hesabındaki sosyal güvenlik kesintileri SGK nın banka hesabına aktarılır. E-SGK sistemi üzerinden aktarmaya ilişkin tahsilat makbuzunun çıktısı alınarak maaş dosyasında saklanır. Maaş dosyası ilgili mevzuat ve denetimler için birim arşivinde saklanır. Muakkiplere Avans Verilmesi İşlemleri Madde Sayılı Kanunun 35. maddesi ile Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ uyarınca BAHUM tarafından takip edilen dava ve icra masraflarının ödenmesi için görevlendirilen dava takip memurlarına (muakkip), muhasebe yetkilisi mutemedi avans onayı hazırlanır.gerçekleştirme görevlisi ve Harcama yetkilisi tarafından imzalanır. 18

19 Dava dosyası ve icralara yatırılacak masraflara ilişkin olarak muakkip tarafından avans talep edilmesi üzerine KBS Harcama Yönetim Sistemi ve SGB.net sistemi üzerinden Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. Muhasebe İşlem Fişi ve eki Makam Onayı gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi hazırlanarak ekinde Muhasebe İşlem Fişi ve Makam Onayı ile birlikte merkez muhasebe birimine teslim edilir. KBS üzerinden teslim edilen muhasebe işlem fişi elektronik ortamda merkez muhasebe birimine gönderilir. Muakkiplere Verilen Avansın Kapatılması İşlemleri Madde 35- Muakkipler tarafından masrafların ödenmesine ilişkin olarak mahkeme ve icra müdürlüklerinden alınan makbuz ve dekont ile diğer belgeler avans kapatma süresi olan bir ayın sonunda (avansın bir aylık süre dolmadan tamamen harcanmış olması halinde ve her yılın son gününde bir aylık süre beklenmeksizin) tutanak karşılığında teslim alınır. İlgili belgeler Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 28. Maddesine göre incelenir. Uygun olmadığı tespit edilen makbuz ve dekontlar muakkiplere iade edilerek usulüne uygun hale getirilmesi sağlanır. Mevzuata uygun olduğu tespit edilen makbuz ve dekontlar ile dava ve icra dosyalarını gösterir tutanak muakkibe imzalattırılarak bir sureti muakkibe verilir. Mevzuata uygun olduğu tespit edilen makbuz ve dekontlar için; mahkeme adı, esas numarası veya icra müdürlüğünün adı, takip numarası ve masraf tutarını belirten bir liste hazırlanır. Toplam masraf miktarı ile teslim tutanağındaki makbuz ve dekontlar kontrol edilerek karşılaştırılır. Rakamlar tutuyorsa KBS ve SGB.net üzerinden ödeme emri belgesi hazırlanarak liste, makbuz ve dekontlar eklenir. Ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi hazırlanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi ekinde ödeme emri belgesi, muhasebe yetkilisi mutemedi avans onayı, makbuz ve dekontlarla birlikte merkez muhasebe birimine teslim edilir. KBS üzerinden teslim edilen ödeme emri belgesi elektronik ortamda merkez muhasebe birimine gönderilir. Ödeme emri belgesi ve hazırlanan liste dosyasında saklanır. Muakkibe verilen avans tamamen harcanmamışsa geriye kalan miktar muakkipten teslim alınır, merkez muhasebe birimi veznesine yatırılır. Alınan makbuz dosyasında saklanır. Vekalet Ücreti Ödeme İşlemleri Madde 36- Vekalet ücreti ödemeleri Bahum tarafından yapıldığından yıl içinde tahsil edilen vekalet ücretleri Bahum Merkez Saymanlığına gönderilir.yıl içinde ödemeye esas listeler avukatlarına göre düzenlenerek Bahum a gönderilir.buna göre, a) BAHUM merkez teşkilatı tarafından tahsil edilen vekalet ücretleri Bakanlığımız merkez muhasebe birimi nezdinde açılmış olan emanet hesabında toplanır. Dağıtım yapılacağı zaman 08/07/2012 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vekalet Ücretlerinin Dağıtımına Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin ekinde yer alan vekalet ücreti ödemesine esas veri tablosu düzenlenir. Dava veya icra dosyası tek avukat tarafından takip edilmiş ise tahsil edilen tutarın % 55 i takip eden avukata ödenir. Dava veya icra dosyası birden fazla avukat tarafından takip edilmiş ise tahsil edilen tutarın % 55 i Genel Müdür tarafından paylaştırılır. Tahsilatın % 40 ı vekalet ücretinin dağıtımının yapıldığı yıl içerisinde altı aydan fazla süre ile hukuk biriminde fiilen görev yapan avukatlara dağıtılması için yine merkez muhasebe birimi nezdinde açılmış olan emanet hesabında toplanır. Tahsilatın % 5 i Hazineye çeşitli gelir olarak kaydedilir. Dağıtımlar esnasında vekalet ücreti limitini dolduranların limit fazlası hisseleri yine merkez muhasebe birimi nezdinde açılmış olan emanet hesabında toplanır. b) Limit dışı vekalet ücreti ödemelerinde, Vekalet Ücretlerinin Dağıtımına Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 5 inci ve 6 ncı maddelerine göre vekalet ücreti ödenen ve limitini dolduramayan muhakemat müdürü ve avukatlar tespit edilir. Vekalet ücreti limit 19

20 fazlası olarak ödenmesi gereken tutarlar listelenir ve mali yılı takip eden Ocak ayı sonuna kadar tahakkuka bağlanmak suretiyle merkez muhasebe birimince emanet hesabında toplanmış olan limit dışı vekalet ücretlerinden ödenir. Ödemelerde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde yer alan çeşitli ödemeler bordrosu kullanılır. Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Avans Verme İşlemleri Madde 37- Personelin, yurtiçinde geçici görevlendirilmesi halinde, avans verilmesi için görevlendirmeye ilişkin bilgi ve geçici görevlendirme onayını şubeye ibraz etmesi üzerine, 5018 Sayılı Kanunun 35. maddesine, Harcırah Kanununa ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre harcama onayı incelenir. KBS Harcama Yönetim Sistemi ve SGB.net sistemi üzerinden harcırah süreci başlatılır. KBS ve SGB. net sistemi üzerinden ödeneğinin bulunup bulunmadığı kontrol edilerek Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. Muhasebe İşlem Fişi ve eki Makam Onayı gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi hazırlanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi, ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ve makam onayı merkez muhasebe birimine teslim edilir. Teslim edilen muhasebe işlem fişi elektronik ortamda merkez muhasebe birimine gönderilir. Belgelerin birer örneği dosyasında saklanır. Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Ödeme ve Avans Kapama İşlemleri Madde 38 - Harcırah avansı alarak yurtiçinde geçici bir göreve giden personelin Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 22. maddesinde yazılı belgeleri avans kapatma süresi olan bir ayın sonuna kadar, avans almadan giden personelin ise 6 ay içinde şubeye teslim etmesi üzerine; konaklama faturası ve Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi, 6245 Sayılı Harcırah Kanunu ile Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Yılı Bütçesindeki H Cetveline göre kontrol edilir. Yapılan harcamanın bütçe ödeneğinin bulunup bulunmadığı SGB. net ve KBS sistemleri üzerinden kontrol edilir. Ödenek bulunmadığı takdirde Bütçe Şubesinden ödenek aktarması talep edilir. KBS ve SGB.net sistemleri üzerinden, harcırah avansı verilmişse açılan süreç üzerinden işleme devam edilir. Avans verilmemişse yeni süreç başlatılarak konaklama faturası ve görev gün sayısının sisteme girişi yapılarak Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi çıktısı alınır, ilgiliye imzalattırılır. Sistemler üzerinden harcırah alacak kişilere ait bilgiler girilerek ödeme emri belgesi hazırlanır. Ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi hazırlanır. Saymanlık ödeme emri belgesi teslim listesi, ödeme emri belgesi, geçici görevlendirme onayı, Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi ve konaklama faturası ile birlikte merkez muhasebe birimine teslim edilir. Teslim edilen ödeme emri belgesi elektronik ortamda merkez muhasebe birimine gönderilir. Belgelerin birer örneği dosyasında saklanır. Avans artığı var ise; ilgiliden tahsil edilerek merkez muhasebe birimine veznesine yatırılır. Alınan makbuz dosyasında saklanır. Sosyal Güvenlik Kurumu Tescil İşlemleri Madde sayılı Kanuna göre BAHUM merkez teşkilatında yeni göreve başlayan personelin bilgilerinin Sosyal Güvenlik Kurumunu SGK sistemine girişi yapılarak, (5510 4/1-c Sigortalılar (Devlet Memurları) Tescil İşlemlerine ) tescilleri yapılır. Aynı şekilde 5434 sayılı kanuna göre göreve nakil olan personelin ise bilgileri güncellenir. Tescili yapılan personelin Genel Sağlık Sigortası işlemleri kontrol edilir. Görevden ayrılan personelin SGK sisteminden çıkış işlemi yapılır. Ücretsiz izine ayrılan personelin ise Genel Sağlık Sigortası primleri 20