T.C. ANADOLU ÜN VERS TES YAYINI NO: 2980 AÇIKÖ RET M FAKÜLTES YAYINI NO: 1934 PROJE YÖNET M

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜN VERS TES YAYINI NO: 2980 AÇIKÖ RET M FAKÜLTES YAYINI NO: 1934 PROJE YÖNET M Yazarlar Prof.Dr. Ender SUVACI (Ünite 1, 2) Yrd.Doç.Dr. fienay LEZK (Ünite 3) Oktay UYSAL (Ünite 4, 6) Prof.Dr. Saime ÖNCE (Ünite 5) Doç.Dr. Fikret ER (Ünite 7) Prof.Dr. Emel fiiklar (Ünite 8) Editör Prof.Dr. Hasan DURUCASU ANADOLU ÜN VERS TES

2 Bu kitab n bas m, yay m ve sat fl haklar Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Ö retim tekni ine uygun olarak haz rlanan bu kitab n bütün haklar sakl d r. lgili kurulufltan izin almadan kitab n tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kay t veya baflka flekillerde ço alt lamaz, bas lamaz ve da t lamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN Ö RET M TASARIM B R M Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yard mc s Arfl.Gör.Dr. rem Erdem Ayd n Ö retim Tasar mc lar Prof.Dr. Cengiz Hakan Ayd n Yrd.Doç.Dr. Evrim Genç Kumtepe Grafik Tasar m Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Ö r.gör. Cemalettin Y ld z Ö r.gör. Nilgün Salur Grafikerler Ayflegül Dibek Aysun fiavl Hilal Küçükda aflan Özlem Ceylan Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Ö r.gör. Cemalettin Y ld z Dizgi Aç kö retim Fakültesi Dizgi Ekibi Proje Yönetimi ISBN Bask Bu kitap ANADOLU ÜN VERS TES Web-Ofset Tesislerinde adet bas lm flt r. ESK fieh R, Ocak 2013

3 çindekiler iii çindekiler Önsöz... ix Proje ve Proje Yönetimine Girifl... 2 G R fi... 3 PROJE NED R?... 4 SÜREKL YAPILAN FAAL YETLER LE PROJE ARASINDAK FARKLAR... 5 PROJELER N SINIFLANDIRILMASI... 5 PROJE YÖNET M NED R?... 8 PROJE YÖNET M LE PROGRAM VE PORTFÖY YÖNET M ARASINDAK FARKLAR... 8 PROJE YÖNET M NDE GÖZÖNÜNDE BULUNDURULMASI GEREKEN PARAMETRELER... 8 PROJE YÖNET M NDE SORULMASI GEREKEN KR T K SORULAR... 9 PROJE YÖNET M N N TEMEL filevler Projenin Tan mlanmas Projenin Planlanmas Proje Sürecinin Kontrolü PROJE PAYDAfiLARI PROJE YAfiAM ÇEVR M Bafllang ç/tan mlama Planlama Uygulama Kapan fl PROJE YÖNET M SÜREÇ GRUPLARI PMI METODOLOJ S NE GÖRE PROJE YÖNET M B LG ALANLARI Özet Kendimizi S nayal m Yaflam n çinden Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar Proje Yönetiminde Bilgi Alanlar G R fi PROJE ENTEGRASYON YÖNET M Proje Bafllatma Belgesinin Oluflturulmas Proje Yönetim Plan n n Oluflturulmas Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi Proje Çal flmalar n n zlenmesi ve Kontrol Edilmesi Bütünleflik De iflim Kontrolünün Gerçeklefltirilmesi Projenin veya Proje Aflamas n n Kapat lmas PROJE KAPSAM YÖNET M Kapsam n Planlanmas Kapsam n Tan mlanmas fl K r l myap s n n ( KY nin) Oluflturulmas Kapsam n Do rulanmas Proje Kapsam Kontrolü ÜN TE 2. ÜN TE

4 iv çindekiler PROJE ZAMAN YÖNET M Faaliyetlerin Tan mlanmas Faaliyetlerin S ralanmas Faaliyet Kaynaklar n n Tahmin Edilmesi Faaliyet Sürelerinin Tahmin Edilmesi Zaman Çizelgesinin Gelifltirilmesi Zaman Çizelgesinin Kontrolü PROJE MAL YET YÖNET M Maliyet Tahmini Maliyet Bütçelemesi Maliyet Kontrolü PROJE KAL TE YÖNET M Kalitenin Planlanmas Kalite Güvence Uygulamas n n Yap lmas Kalite Kontrolünün Uygulanmas PROJE NSAN KAYNAKLARI YÖNET M Proje nsan Kaynaklar Plan n n Oluflturulmas Proje Ekibinin Oluflturulmas Proje Ekibinin Gelifltirilmesi Proje Ekibinin Yönetilmesi PROJE LET fi M YÖNET M Paydafllar n Belirlenmesi letiflim Yönetiminin Planlanmas Bilginin Da t lmas Performans n Raporlanmas Paydafl Beklentilerinin Yönetilmesi PROJE R SK YÖNET M Proje Risk Yönetiminin Planlanmas Risklerin Belirlenmesi Niteliksel Risk Analizi Niceliksel Risk Analizi Risklere Cevap Stratejilerinin Planlanmas Risklerin zlenmesi ve Kontrol Edilmesi PROJE TEDAR K YÖNET M Proje Tedarik Yönetiminin Planlanmas Tedariklerin Gerçeklefltirilmesi Tedariklerin zlenmesi ve Kontrol Edilmesi Tedariklerin Kapat lmas Özet Kendimizi S nayal m Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar ÜN TE Projenin Bafllat lmas G R fi PROJE BAfiLATMA BELGES N N OLUfiTURULMASI PROJE BAfiLATMA BELGES N N G RD LER Proje Çal flma Bildirimi fl Gerekçesi... 49

5 çindekiler v Sözleflme Çevresel flletme Faktörleri Kurumsal Süreç Varl klar PROJE BAfiLATMA BELGES N N OLUfiTURULMASINDA YARARLANILAN ARAÇLAR VE TEKN KLER PROJE BAfiLATMA BELGES PAYDAfiLARIN BEL RLENMES PAYDAfiLARIN BEL RLENMES NDE KULLANILAN G RD LER Proje Bafllatma Belgesi Tedarik Belgeleri Çevresel flletme Faktörleri Kurumsal Süreç Varl klar PAYDAfiLARIN BEL RLENMES NDE YARARLANILAN ARAÇLAR VE TEKN KLER Uzman Görüflü Paydafl Analizi Paydafllar n Projeye Kat l m Seviyeleri ve Üstlendikleri Roller PAYDAfiLARIN BEL RLENMES SÜREC N N ÇIKTILARI Paydafl Listesi Paydafl Yönetimi Stratejisi PROJE BAfiLATMA TOPLANTISI Özet Kendimizi S nayal m Yaflam n çinden Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar Projenin Planlanmas I - Zaman Yönetimi, fl K r l m Etkili Ekip Oluflturma G R fi ZAMAN YÖNET M Proje Zaman Yönetimi PLANLAMA SÜREC Hiyerarflik Planlama Süreci Delege Etmek Ne Zaman Delege Etmeliyiz? Kime Delege Etmeliyiz? Nas l Delege Edilir? Kontrolün Sa lanmas Ödüllendirme Mikroyönetim Proje Hareket Plan fl K r l m Yap s Do rusal Sorumluluk Tablolar ETK L PROJE EK B OLUfiTURMA Proje Ekibinin Oluflturulmas Proje Yöneticisi Temel Ekip Elemanlar Sözleflmeli Ekip Elemanlar ÜN TE

6 vi çindekiler Proje Ekibinin Organize Edilmesi Yetki Sorumluluk Ekibin Dengeli Kurulmas Yüksek Performansl Proje Ekiplerinin Oluflturulmas Proje Ekibinin Performans n n Ölçülmesi Proje Performans Ölçütleri Ekiplerin Verimlilik Ölçütleri Kendi Kendini Yöneten Ekipler Sanal Ekipler Motivasyon ve Geliflim için Projelerin Önemi Özet Kendimizi S nayal m Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar ÜN TE Projenin Planlanmas II- Maliyetlerin Tahmin Edilmesi, Bütçeleme ve Risk Yönetiminin Planlanmas G R fi MAL YET TÜRLER MAL YET TAHM N TÜRLER MAL YET TAHM N SÜREÇLER NDE KULLANILAN YÖNTEMLER Ortak Görüfl veya Uzman Görüflü Alma Yöntemi Örneksel Tahmin Yöntemi Parametrik Tahmin Yöntemi fl K r l m Yap s fl Paketleri çin Ayr nt l Tahmin Yöntemi Üç Nokta Tahmin Yöntemi Aflamalar çin Tahminleme Yöntemi Yedek Maliyet Analizi Tedarikçi Fiyat Tekliflerinin Analizi Proje Yönetimi Yaz l m FAAL YET MAL YETLER N N TAHM N ED LMES BÜTÇELEME BÜTÇELEME YAKLAfiIMLARI Yukar dan Afla ya Bütçeleme Afla dan Yukar ya Bütçeleme MAL YET BÜTÇELEME SÜREC R SK YÖNET M VE PLANLANMA Risklerin Tan mlanmas Risk Kategorileri Riske Yol Açan Faktörler Risklerin De erlemesi Nicel Risk Analizi Nitel Risk Analizi Risklere Tepki veya Yan t Stratejileri Riskin zlenmesi ve Kontrolü Özet Kendimizi S nayal m Yaflam n çinden

7 çindekiler vii Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar Projenin Yürütülmesi G R fi PROJE PLANLAMA TEKN K, YÖNTEM VE YAKLAfiIMLARI Gantt fiemas PERT/CPM Yaklafl mlar PERT ve CPM de Kullan lan Temel Terimler A n Oluflturulmas AON A n n Çizimi AOA A n n Çizimi Kritik Yolun ve Kritik Sürenin Bulunmas Faaliyet Sarkma Süresinin Belirlenmesi A n Yeniden Düzenlenmesi Faaliyet Sürelerinin Tahmini Toplam Proje Süresinin Tahmini Kaynak Yüklemesi PROJE KAL TE YÖNET M Kalitenin Tan m Kalite Hareketi Kalite Yönetim Yaklafl m Proje Kalite Yönetiminin Uygulanmas Projede Kalite Altyap s n n Haz rlanmas Kalite Politikas n n Belirlenmesi Proje Kalite Kapsam n n Gözden Geçirilmesi Ürün Tan m n n Gözden Geçirilmesi Standartlar n ve Regülasyonlar n Gözden Geçirilmesi Kalite Planlamas Maliyet/Kazanç Analizi K yaslama Ak fl Diyagramlar n n Oluflturulmas Deney Tasar m Kalite Maliyeti Kalite Politikas n n Uygulanmas Kalite Yönetim Plan n n Haz rlanmas Kalite Ölçütlerinin Belirlenmesi Kontrol Listelerinin Haz rlanmas Kalite Güvencenin Oluflturulmas Kalite Güvenceye Haz rlanma Kalite Güvencenin Uygulanmas Kalite Denetlemesinin Tamamlanmas Projenin yilefltirilmesi Kalite Kontrolün Uygulanmas Kalite Kontrole Haz rlanma Sonuçlar n zlenmesi Kontrol fiemalar n n Oluflturulmas Özet ÜN TE

8 viii çindekiler Kendimizi S nayal m Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar ÜN TE 8. ÜN TE Projenin zlenmesi ve Kontrolü G R fi PROJE ZLEME VE KONTROL S STEM N N OLUfiTURULMASI Projenin Kontrolü MAL YETLER N ZLENMES VE KONTROLÜ Kazan lm fl De er Yönetimi Kritik Oran (CR) Materyal Sapmalar : Fiyat Sapmas (PV) ve Miktar Sapmas (UV) PROJE DURUM TOPLANTILARI R SKLER N ZLENMES VE KONTROLÜ PROJELERDE SIKLIKLA KARfiILAfiILAN PROBLEMLER Özet Kendimizi S nayal m Yaflam n çinden Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilcek Kaynaklar Projenin Kapat lmas G R fi PROJEN N KAPATILMASI PROJE KAPATMA B Ç MLER PROJE KAPATMANIN ALT SÜREÇLER Sözleflme Kapatma dari Kapatma PROJEN N SONLANDIRILMASI PROJE SONLANDIRMA NEDENLER PROJE SONLANDIRMA B Ç MLER Özet Kendimizi S nayal m Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar

9 Önsöz ix Önsöz Bu kitap, Anadolu Üniversite ktisat Fakültesinin program nda yer alan Proje Yönetimi adl ders için haz rlanm flt r. 1. ünitede, proje ve proje yönetimi ile ilgili temel kavramlar üzerinde durulmufltur. Proje ve sürekli faaliyet aras ndaki farkl l k vurgulanm fl, proje tiplerine göre projelerin s n fland r lmas yap lm flt r. 2. ünite, proje yönetimi bilgi alanlar na ayr lm flt r. Bilgi alanlar yla proje süreç gruplar aras ndaki iliflkiler ortaya konmufltur. Proje yönetim süreçlerinin proje tiplerine göre farkl laflan gereklilikleri ana hatlar yla incelenmifltir. zleyen ünitelerde Bafllang ç, Planlama, Yürütme, zleme ve Kontrol ile Kapan fl süreçleri ayr nt l olarak ele al nm flt r. Bu yap l rken her bir sürecin alt süreçleri, girdileri ve ç kt lar ile süreç boyunca yararlan lan araç ve teknikler konusunda okuyucunun bilgilendirilmesi amaçlanm flt r. Projenin bafllat lmas adl 3. ünitede projenin bafllang ç süreci ele al nm flt r. Proje bafllatma belgesinin oluflturulmas, paydafllar n belirlenmesi ve bafllatma toplant s bu ünitenin inceleme konular n oluflturmaktad r. Proje yönetiminin ana süreçlerinden biri olan projenin planlanmas süreci 4. ve 5. ünitelerde incelenmifltir. Bu ba lamda 4. ünite zaman yönetimi, ifl k r l m, etkili ekip oluflturma; 5. ünite ise maliyetlerin tahmin edilmesi, bütçeleme ve risk yönetiminin planlanmas na ayr lm flt r. Olmas gerekti i gibi planlan p bafllat lan bir projenin yürütülmesi sürecinde uygulanmas gereken yaklafl mlar 6. ünitenin konusunu oluflturmufltur. Ayr ca proje yönetiminin önemli bir boyutu olan kalite kontrolü de bu ünitede ele al nm flt r. Projenin izlenmesi ve kontrolü süreci, projenin hedeflerinden sapmadan proje seyrini denetim alt nda tutmay sa lamaya yöneliktir. Bu konu ayr nt l biçimde 7. ünitede incelenmifltir. Geçici bir giriflim oldu undan her projenin bir sonu bulunur. Projenin sa l kl olarak bitirilmesi için yap lmas gerekenlere 8. ünitede yer verilmifltir. Ayr ca projenin kapat lmas için daha önceki süreçlerde tamamlanm fl olmas gerekenlerin de alt çizilmifltir. Böylelikle, yukar da tan t lan 8 ünite yard m yla proje, proje yapma ve yönetme konusundaki temellerin okuyucuya kazand r lmas na çal fl lm flt r. Bu kitapta, tasarlanmas ndan elinize geçmesine kadar bir çok kiflinin gayreti, çabas ve eme i bulunmaktad r. Baflta, günlük u rafl lar içinde vakit bulamamaktan sevdiklerine ay rmalar gereken mesai d fl ndaki zaman, bu kitab n k sa sürede ortaya ç kmas na adayan yazarlar olmak üzere, eme i geçen herkese isim belirtmeksizin teflekkür ederim. Kitab n oluflturulma süreci sonunda, dersten sorumlu olan ö rencilere oldu u kadar, konuyla ilgilenen di er bölüm ö rencileri ve konuya ilgi duyan kifliler için de uygun olabilece i görülmüfltür. Kitab n, ö rencilerimizin s nav baflar lar na katk sa lamas n n yan s ra onlara ve di er tüm okurlar na faydal olmas en büyük dile imdir. Editör Prof.Dr. Hasan DURUCASU

10 1PROJE YÖNET M Amaçlar m z Bu üniteyi tamamlad ktan sonra; Proje ve proje yönetimi kavramlar n tan mlayabilecek, Projelerin temel özelliklerine göre s n fland r lmas n aç klayabilecek, Proje yönetiminde gözönünde bulundurulmas gereken parametreleri s ralayabilecek, Proje yönetiminin temel ifllevlerini isimlendirebilecek, Proje paydafllar n tan mlayabilecek, Proje yaflam çevrimini tan mlayabilecek ve proje aflamalar n listeleyebilecek, Proje yönetim süreç gruplar n tan mlayabilecek ve bunlar n proje aflamalar ile iliflkisini aç klayabilecek, Proje yönetimi bilgi alanlar n s ralayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabileceksiniz. Anahtar Kavramlar Proje Proje Tipleri Proje Yönetimi Proje Yaflam Çevrimi çindekiler Proje Aflamalar Proje Paydafllar Proje Süreç Gruplar Proje Yönetimi Proje ve Proje Yönetimine Girifl G R fi PROJE NED R? SÜREKL YAPILAN FAAL YETLER LE PROJE ARASINDAK FARKLAR PROJELER N SINIFLANDIRILMASI PROJE YÖNET M NED R? PROJE YÖNET M LE PROGRAM VE PORTFÖY YÖNET M ARASINDAK FARKLAR PROJE YÖNET M NDE GÖZÖNÜNDE BULUNDURULMASI GEREKEN PARAMETRELER PROJE YÖNET M NDE SORULMASI GEREKEN KR T K SORULAR PROJE YÖNET M N N TEMEL filevler PROJE PAYDAfiLARI PROJE YAfiAM ÇEVR M PROJE YÖNET M SÜREÇ GRUPLARI PMI METODOLOJ S NE GÖRE PROJE YÖNET M B LG ALANLARI

11 Proje ve Proje Yönetimine Girifl G R fi Hem ifl hem de özel hayat m zda karfl laflt m z yeni durumlara uyum sa lamak ya da karfl lafl lan güçlüklerin üstesinden gelmek için de ifliklikler yapma ihtiyac duyar z. Kendinizi daha fazla gelifltirebilece iniz yeni bir ifl arama faaliyeti, kendinize ait yeni bir ifl yeri açma ya da yeni görev yeriniz olan ülkede konuflulan bir yabanc dili ö renme süreci bunlara örnek olarak verilebilir. Bunun yan nda günümüzde çok h zl de iflen ve rekabetin yo un oldu u ifl dünyas nda iflletmelerin de ayakta kalabilmeleri ve sürdürülebilir büyümeyi yakalayabilmeleri için de iflimlere ayak uydurabilmeleri ve de iflimleri iyi yönetmeleri gerekmektedir. Hem kiflisel, hem de iflletme olarak, bu de iflimleri gerçeklefltirirken projeleri araç olarak kullanmak, yap lacak de iflimin belli bir sistematikte olmas n sa layaca ndan hem kiflilere, hem de iflletmelere büyük kolayl klar getirecektir. Ancak proje yapmak tek bafl na yeterli olmay p, projenin nas l gerçeklefltirildi i ve yönetildi i de çok önemlidir. Modern anlamda proje yönetimi 1950 lerde bafllam flt r. Bununla birlikte, proje yönetimi ve ilgili kavramlar n çok daha eskilere dayand görülür. M.Ö de Giza piramidi yap l rken Firavun un piramidin her cephesi için ayr bir yönetici atad, bu yöneticilerin kendi cephelerinin baflar yla bitirilmesinden sorumlu oldu u bilinmektedir. Ayr ca M.Ö. 208 de Çin seddinin yap m nda imparator Qin Shihuang milyonlarca iflçiyi bir arada yönetebilmifltir. Zaman yönetimi sistemati i olarak ele al nabilecek ilk Gantt flemas 1917 de Henry Gantt taraf ndan önerilmifltir. CPM (Kritik Yol Metodu) ise 1957 y l nda Dupont taraf ndan gelifltirilmifltir. Proje yapmaktan öte, proje yönetiminin ne denli önemli oldu unu vurgulayan en seçkin çal flmalardan biri 1999 y l Standish Grup ( raporudur. Yirmi üç bin uygulama projesi üzerinde yap lan anketler sonucunda haz rlanan bu rapora göre, 1998 y l ndaki projelerden sadece %26 s baflar yla tamamlanm flt r. Ayn rapordan %46 s n n ise güçlükle ya hedeflenenden daha uzun süreye ve paraya malolarak ya da al nan sonucun beklenen hedefleri tam karfl lamadan tamamland anlafl lmaktad r. Yap lan projelerin %28 inin de baflar s z oldu u, bu projelerdeki baflar s zl klar n iflletmelere 1998 y l nda yaklafl k 75 milyar dolara maloldu u söz konusu raporda belirtilmifltir. Buna ek olarak Bounds, 1998 y l ndaki raporunda biliflim teknolojisi projelerinin sadece %26 s n n hedeflenen süre ve bütçe içinde tamamland n belirtmektedir. Tüm bu veriler proje yapman n ve proje yönetiminin ne denli önemli oldu unu vurgulamaktad r.

12 4 Proje Yönetimi Bu ünitede önce proje nedir? sorusundan bafllan p, proje ile sürekli yap lan faaliyetler aras ndaki farklar aktar lm flt r. Daha sonra projelerin özellikleri s ralanm fl ve bunlara göre projelerin s n fland r lmas yap lm flt r. Sözkonusu bu s n fland rma, kitab n tümünde kullan lacak, böylelikle proje yönetiminin her bir proje tipine odaklanmas na imkan tan nacakt r. Projelerin s n fland r lmas n n ard ndan proje yönetimi nedir? sorusuna cevap verilecek, proje yönetimi ile program ve portföy yönetimi aras ndaki farklara de inilecektir. Proje yönetiminde gözününde bulundurulmas gereken parametreler ve proje yaflam çevriminin yap s anlat ld ktan sonra proje süreç gruplar na ve bunlar n etkinliklerinin proje tiplerine göre nas l de iflti ine de inilecektir. Ünitenin son bölümündeyse Project Management Institute (PMI-Proje Yönetim Enstitüsü) taraf ndan proje yönetiminde kullan lmas önerilen proje yönetim bilgi alanlar ele al nacakt r. Proje, benzersiz özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amac yla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir giriflimdir. PROJE NED R? Literatürde projeyle ilgili pek çok tan mla karfl lafl lmas na ra men bunlardan ikisi yayg n olarak kullan lmaktad r. Birinci tan m; PMI, taraf ndan yap lan Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amac yla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir giriflimidir biçimindedir. Bu tan ma göre geçici olmas nedeniyle her bir projenin tan mlanm fl bir bafllang ç ve bitifl zaman olmal d r. Projelerin en önemli özelliklerinden biri de özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç üretmesidir. Bu özelli inden dolay her ne kadar projenin tamamlanmas geçici süreye sahip olsa da projenin ç kt lar uzun y llar kal c olabilmekte, toplum üzerindeki etkisi uzun süre devam edebilmektedir. Örne in; ölümcül bir hastal a karfl afl gelifltirilmesi çok uzun, ama tan mlanm fl proje süresinde tamamlanabilir. Ancak proje sonucunda gelifltirilecek böyle bir afl n n insanl a sa lad yararlar yüzlerce y l sürebilecektir. Yayg n olarak kullan lan ikinci tan ma göreyse Proje; tan mlanm fl süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre tamamlanmas gereken, bir hedefi ya da amac olan özgün, karmafl k, birbiriyle ba lant l faaliyetlerin bir bütünüdür. Bu son tan mda önemli kavramlardan biri de proje içinde yürütülecek faaliyetlerin benzersiz, özgün olmalar d r ki buna göre bir projenin ayn flartlarda geçmiflte ya da gelecekte gerçekleflmesi mümkün olmayacakt r. Yap lacak proje daha önceki projelerle benzer gibi görünse bile (örne in bina inflaat ), tekrarlanan faaliyetler yerine getirilirken ortam flartlar na ba l olarak mutlaka baz ifller farkl biçimde yap lacakt r. Örne in; ISO belgesi almada, farkl firmalarda yap lacak projeler, içerik olarak benzerlik gösterirken her firman n flartlar farkl oldu undan ISO belgesi için tan mlanan üretim süreçlerinin kaleme al nmas da farkl olacakt r. Buna ek olarak, bir ses sanatç s n n gerçeklefltirece i konser bir proje olarak ele al nd nda, ayn konser, farkl flehirde gerçeklefltirildi inde, mutlaka di er bir konsere göre altyap, lojistik destekler, sahne flartlar, dinleyici profili vb. bak m ndan farkl - l klar gösterebilecektir. Bu durumda ayn sanatç taraf ndan sunulsa bile, her bir konser, özgün faaliyetleri nedeniyle ayr bir proje olarak de erlendirilmelidir. Benimsenen bu tan mlar uyar nca, projelerin sahip olmas gereken temel nitelikler özetle afla daki biçimde s ralanabilir: Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya ç kar. Projeler geçici bir süre içinde gerçeklefltirildikleri için, her projenin bir bafllang c ve bitifli vard r. Projelerin tan mlanm fl bir bütçeleri ve hedefleri bulunur. Projeleri oluflturan faaliyetler t pat p ayn de ildir.

13 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimine Girifl 5 Tipik bir projede olmas gereken özellikler nelerdir? SÜREKL YAPILAN FAAL YETLER LE PROJE ARASINDAK FARKLAR Bir hizmet, ürün ya da sonuç elde etmek için yap lan sürekli faaliyetlerle proje kavramlar ço u zaman kar flt r lmakta ve ayn olarak de erlendirilmektedir. SORU Oysa SORU temelde bu iki kavram birbirlerinden oldukça farkl d r. Örne in; bir boya fabrikas nda üretilen standart bir boyan n tekrar tekrar ayn flartlar alt nda üretilmesi sürekli yap lan bir faaliyetken, ayn fabrikada daha önce üretilmemifl bir boyan n, D KKAT D KKAT üretim flartlar n n belirlenmesi için, süreli ve belli bir bütçe dahilinde bir defal k yap lan çal flma (faaliyetler bütünü) proje olarak de erlendirilmelidir. Benzer biçim- de, bu boya fabrikas nda üretilmekte olan standart boyan n daha ucuza, farkl bir yöntemle üretimini, belli bir süre içinde ve bütçeyle araflt rma AMAÇLARIMIZ da bir proje çal flmas d r. Buna karfl l k ayn boya üretim yöntemi için, maliyet azaltma konusundaki AMAÇLARIMIZ küçük denemeler, proje olarak de erlendirilmezler. K T A P K T A P PROJELER N SINIFLANDIRILMASI DÜfiÜNEL M Benimsenen tan mlardan, farkl projelerin çok farkl özellikler tafl mas n n mümkün oldu u gözlenmektedir. Do al olarak tüm projeleri tek bir TELEV ZYON s n f alt nda toplamak ve hepsi için tek bir proje yönetimi uygulamak mümkün de ildir. Projeleri belli özelliklerine göre s n fland rma ve proje yönetimini de bu proje tiplerine göre odaklama, projelerin baflar yla yürütülmesi ve sonuçlanmas için çok daha do ru bir yaklafl m olacakt r. Projelerin s n fland r lmas nda, projenin iflletme için de- NTERNET erinin (yüksek, orta ve düflük gibi) yan s ra kullan labilecek di er özellikleri afla- daki biçimde s ralanabilir: Karmafl kl k Derecesi: Projeler karmafl kl k derecelerine göre; Çok düflük, Düflük ( flletme içinde tek bir birimce yap labilen parçalar biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin -array- projeleri) olmak üzere 4 grupta de erlendirilebilir. Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdi i teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, mevcut teknolojinin en iyisi, ileri teknoloji ve yeni gelifltirilecek ileri teknoloji ve bulufllar olmak üzere 4 s n fta toplanabilir. Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; çok düflük, düflük, orta ve yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayr labilir. Proje süresi: Projeler proje sürelerine göre; k sa (3 aydan daha k sa), k - sa-orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha k sa), orta-uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha k sa) ve uzun (18 aydan daha uzun) olarak s n fland r labilir. Proje s n fland rmalar yukar daki özellikler temel al narak yap labilmektedir y l nda Robert K.Wysocki nin de benimsedi i s n fland rma, genel kabul görmüfl proje s n fland rma yaklafl mlar ndan biridir. Bu s n fland rmada projeler; karmafl kl k derecesi, teknoloji seviyesi, risk seviyesi ve proje süresine ba l olarak 4 farkl s n fta de erlendirilmektedir. Tablo 1.1 de görüldü ü gibi, projeler A, B, C ve D olmak üzere 4 farkl tipte grupland r lmaktad r. 1 DÜfiÜNEL M Projelerin s n fland r lmas nda; TELEV ZYON Karmafl kl k derecesi Teknoloji seviyesi Risk seviyesi Proje süresi Bütçe NTERNET kullan labilir.

14 6 Proje Yönetimi Tablo 1.1 Projelerin S n fland r lma Özellikleri. Proje Tipi Karmafl kl k Derecesi Teknoloji Seviyesi Risk Seviyesi A Çok düflük Pratik bilgi Çok düflük B Düflük Mevcut teknolojinin en iyisi Düflük C Orta Yüksek teknoloji Orta D Yüksek Yeni gelifltirilecek yüksek teknolojiler, bulufllar Yüksek Proje Süresi K sa (3 aydan az) K sa-orta (3-9 ay) Orta-Uzun (9-18 ay) Uzun (18 aydan uzun) A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir ve projenin tan mlanmas na ve kapsam n n belirlenmesine gerek vard r. Bu tip projelerde var olan süreçte, üründe ya da hizmette k sa süre içinde ufak çapl de iflimlerin elde edilmesi hedeflenir. htiyaç duyulan süreci yönetmek için pratik bilgi yeterlidir ve risk seviyesi de düflüktür. Bu tip projelere örnek olarak bir evin boyanmas, bir laboratuvarda bir cihaz n akredite hale getirilmesi, yeni ders dönemi için bir ders içeri inin ö renci de erlendirmeleri ve ilgili alandaki geliflmeler göz önüne al narak yeniden düzenlenmesi say labilir. B tipi projeler: flletmelerde yayg n olarak kullan lan nispeten k sa süreli projelerdir. Bu projelerde genellikle mevcut, oturmufl, bilinen teknolojinin en iyisi kullan l r. Projelerin bafllang c nda, proje kapsamlar nda ufak aç k noktalar bulunabilir ancak yine de bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre oldukça düflüktür. Büyük iflletmeler söz konusu oldu unda proje, sadece bir bölümdeki çal - flanlar ya da farkl bölümlerden biraraya getirilen 5-6 kiflilik bir proje ekibiyle gerçeklefltirilebilir. B tipi projelere ürün, hizmet ve süreç iyilefltirme projeleri, büyük iflletmelerde kurumsal altyap n n iyilefltirilmesiyle ilgili küçük projeler, küçük iflletmelerde ya da ISO 9000 belgesi al nmas projeleri örnek olarak gösterilebilir. A ve B tipi projelerde, bu projelerin yap lar gere i kitab n ilerleyen kesimlerinde bahsedilecek proje yönetiminin gerektirdi i tüm araçlar n kullan lmas na (örne in; proje bafl nda planlama çal flmas na, düzenli proje ekibi toplant lar na vb...) gerek olmayabilir. A ve B tipi projelerin proje bütçeleri C ve D tipi projelere göre oldukça s n rl d r. C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve karmafl k yap - ya sahip projelerdir. Bu tip projeler ilgili alanda, yüksek teknolojilerin uygulanmas n ve denenmesini gerektirdi inden, projelerin sonuçlar her zaman önceden kestirilemeyebilir. Bu nedenle bu projeler yüksek bütçelidir ve genellikle risk seviyeleri de yüksektir. Ancak bu tür projeler sonucunda yeni özgün ürün, hizmet ve sonuçlar gelifltirilmesi mümkün olabilece inden, bu tip projeler alanda liderli ini sürdürmek isteyen kifli, kurum ya da araflt rma gruplar için yap lmas zorunlu projelerdir. Yeni ürün gelifltirme projeleri C tipi projelerdir. D tipi projeler: Gerçeklefltirilmeleri en güç projelerdir. Buna ra men, D tipi projeler iflletmelere ya da insanl a flimdiye kadar elde edilmemifl kazançlar ve yararlar sa layacak niteliktedir. Bu tip projeler, pek çok farkl disiplinden insan n bir arada çal flmas n ve en yüksek teknolojik uygulamalar n hatta yeni bulufllar n proje içinde bulunmas n gerektirmektedir. Bu nedenle bu projeler oldukça riskli ve genifl bütçeli projelerdir. Ayr ca bu tip projeler için ayr lan süre di er tiplere göre daha uzundur. Bu tip projelere, yeni otomobil tasar m, büyük hadron çarp flt r c -

15 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimine Girifl 7 s projesi, çöllerdeki günefl enerjisinin kullan lmas na yönelik dev bir proje olan Desertec projesi ( ve genifl kapsaml bilgisayar yaz l m projeleri örnek verilebilir. Proje yönetimi aç s ndan C ve D tipi projeler A ve B tipi projelere göre daha kapsaml ve zor projelerdir. Bu nedenle C ve D tipi projelerde, proje yönetimi sistemati inin gerektirdi i tüm araçlar ve yöntemler eksiksiz uygulanmal d r. Bu proje tiplerinde, A dan D ye gitmeyi bir da n zirvesine t rmanmaya ve orada kalmaya çal flmaya benzetebiliriz. Bu durumda da n en alt nda A tipi projeler yer al rken zirvede ulafl lmas (haz rlanmas ) ve yap lmas zor olan D tipi projeler bulunacakt r. fiekil 1.1 Proje Boyutu, Kapsam Kontrolü ve Planlama htiyac, Alt Yüklenici Gereklili i, Düzenli Kay t Tutma ve KARMAfiIKLIK/KAPSAM Bürokrasi Artar. C T P D T P Teknik Yeteneklerin Önemi, Esneklik, Gelifltirme ve Test Etme, Teknik letiflim Riskler ve F rsatlar Artar. PROJEDE HT YAÇ DUYULAN TEKNOLOJ SEV YES Proje Tiplerine Göre Projelerde htiyaç Duyulan Teknoloji Seviyesi ve Yönetim Yaklafl m ndaki De iflimler. B T P Çoklu Sistem Planlamas, Sistemlerin Entegrasyonu, Tasar m Çevrimleri, Risk Analizi ve Yönetimine Olan htiyaç Artar. A T P fiekil 1.1 de gösterildi i gibi A tipinden D tipine do ru gidildikçe, karmafl kl k ve kapsam n artmas yla birlikte, proje boyutu, kapsam kontrolü, planlama ihtiyac, alt yüklenici gereklili i, düzenli kay t tutmada bürokrasi artmaktad r. Buna paralel olarak, teknolojik olarak da A dan D ye do ru teknik yeteneklerin önemi, esneklik, gelifltirme ve test etmeyle teknik iletiflim için riskler ve f rsatlarda da art fl gözlenmektedir. Tüm bu de iflimler gözönünde bulunduruldu unda, A tipi projelerden D tipi projelere do ru gidildi inde, proje yönetiminde çoklu sistem planlamas, sistemlerin entegrasyonu, tasar m çevrimleri, risk analizi ve risk yönetimine olan ihtiyaç artmaktad r. A tipi projeden D tipi projeye gidildikçe proje kapsamlar nda ve ihtiyaç SIRA duyulan S ZDE teknoloji seviyelerinde ne tür de iflimler olur? DÜfiÜNEL M 2 DÜfiÜNEL M SORU SORU D KKAT D KKAT

16 8 Proje Yönetimi DÜfiÜNEL M PROJE YÖNET M NED R? Proje yönetimi, projenin hedeflerine ulaflmas için gerekli ihtiyaçlar karfl lamak üzere ilgili tüm bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmas - d r. Proje yönetimi projenin fikir aflamas ndan kapan fl aflamas na kadar geçen tüm faaliyetleri kapsar y l nda Amerika Birleflik Devletleri nde Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) bir proje yönetim derne i olarak kurulmufltur. PMI n n proje yönetimi konusunda getirdi i yaklafl mlar ve yöntemler (metodoloji), Avrupa da ortaya ç kan IPMA (Uluslararas Proje Yönetim Derne i) ve ngiliz Hükümeti nce de kullan lan PRINCE2 gibi yaklafl m ve yöntemlere göre daha fazla tercih edilmektedir. Proje yönetim metodolojisi evrenseldir genel özelliklere sahiptir. Bu yüzden bir projeden di erine ya da bir sektörden di erine geçiflte, proje yönetimi esaslar de- iflmemektedir. Buna karfl l k gerçekleflecek süreçlerin öncelikleri proje tipine göre de iflebilmektedir. Bu nedenle proje yönetimi, 1950 lerden bu yana popülaritesi giderek artan bir çal flma alan haline gelmifltir. Proje yönetimini tan mlay n z. PROJE YÖNET M LE PROGRAM VE PORTFÖY DÜfiÜNEL M YÖNET M ARASINDAK FARKLAR Büyük çapl proje yönetimi faaliyetleri yürütülen iflletmelerde proje yönetiminin SORU yan nda kimi SORU zaman program yönetimi ve portföy yönetimi de gerçeklefltirilmektedir. Bu kapsamda program yönetimi, tek tek gerçeklefltirildi inde istenilen yeterli etkiyi sa layamayacak, D KKAT ancak birarada koordinasyon içinde yürütüldüklerin- D KKAT de etkin olabilecek projeler grubunun bir arada, yönetilmesidir. Bu aç dan bak ld nda programlar, içinde pek çok projeyi bar nd rmaktad r. Portföy yönetimi ise iflletmelerin belli stratejik hedeflerine ulaflmas n sa lamak üzere yürütülen programlar, projeler ve di er faaliyetlerin yönetimi anlam n tafl maktad r. Bu aç dan AMAÇLARIMIZ de erlendirildiklerinde iflletmelerde portföy yöneticileri program yöneticilerine, AMAÇLARIMIZ program yöneticileri de proje yöneticilerine göre daha genifl yetki ve sorumluluklara sahiptir. K T A P K T A P TELEV ZYON NTERNET 3 PROJE YÖNET M NDE GÖZÖNÜNDE BULUNDURULMASI GEREKEN PARAMETRELER Projelerin TELEV ZYON yaz m ve yürütülmesi s ras nda gözönünde bulundurulmas gereken projeye iliflkin parametreler; Kapsam Kalite NTERNET Zaman Kaynaklar Maliyet Risk olarak s ralan r. Yukar daki parametreler ayn zamanda projenin k s tlar n da oluflturmaktad r. Projelerin dengeli bir flekilde yürütülmesi için her bir projedeki proje k s tlar n n dengeli bir biçimde birlikte çal flt r lmas gerekmektedir. Bu aç dan her bir k s t birbiriyle ba lant l d r. K s tlar afla da k saca de erlendirilmifltir.

17 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimine Girifl Kapsam projede neyin yap l p neyin yap lmayaca n, böylelikle projenin s - n rlar n belirleyen çerçevedir. Kapsam n adland r lmas alandan alana farkl l k gösterebilmektedir. Örne in; mühendislikte kapsam yerine ifl tan m sözcükleri tercih edilmektedir. Her ne isim al rsa als n projenin s n rlar n belirleyen kapsam n do ru belirlenmesi, projenin baflar yla yürütülmesi ve baflar ya ulaflmas için kritik önemdedir. Kalite ise iki türde incelenmelidir. Bunlardan birincisi projenin yürütülmesi s - ras ndaki proje yönetimine ait süreç kalitesiyken, ikincisiyse proje sonucunda ortaya ç kan ürün, hizmet ya da sonucun kalitesidir ki bu, projenin baflar s n da gösteren önemli bir parametredir. Zaman parametresi içinde proje süresi, proje bafllang ç ve bitifl tarihleri ele al - n r. Zaman proje ç kt s n kullanacak kurum içindeki bölüm ya da müflteri taraf ndan belirlenir. Zaman çok önemli bir kaynak oldu undan zaman yönetimi konusu kitab n ilerleyen kesimlerinde ayr nt l olarak ele al nacakt r. Kaynaklar projede kullan lacak personel, ekipman, fiziksel mekanlar gibi tüm unsurlar kapsamaktad r. Özellikle proje yönetimi ekibinde bulunan proje yöneticisi ve çal flanlar n, projenin baflar yla gerçeklefltirilebilmesi için gerekli çeflitli uzmanl klara (proje uygulama alan yla ilgili teknik bilgiler, proje çevresi, iletiflim yetenekleri, genel yönetim bilgi ve becerileri, proje yönetim metodolojisi konusunda bilgili olmak vb...) sahip olmas gerekir. Bu kaynaklar n bir k sm projenin yap laca iflletmede bulunamayabilir. Bu durumda ihtiyaç duyulan kaynaklar, bir d fl kaynaktan kiralama yoluyla sa lan p projede kullan labilir. Maliyet projeyi tan mlayan önemli parçalardan biridir. Proje için ne kadarl k bir harcaman n gerekli oldu unu belirtir. Projenin oluflturulmas nda maliyetlerin belirlenmesi, özellikle sat fla konu olacak gelir sa layacak ç kt lar hedefleyen projelerde fayda/maliyet analizleri aç s ndan daha da önemli olmaktad r. Risk ise tüm bu proje yönetim sürecinde yaflanabilecek zorluklar ve bunlar n projenin di er k s tlar üzerindeki etkilerini ve buradan da projenin yürütülmesinde karfl lafl lacak güçlükleri de erlendirmektir. Tüm bu k s tlar birbirleriyle yak ndan ilgilidir ve herhangi bir k s ttaki de iflim di er k s tlar n durumunu da etkileyebilecektir. Örne in; bir projenin süresinin k salt lmas gerekti inde, bütçede beklenmedik maliyetlerin do mas muhtemeldir. Ayr ca bu durumda kaynaklar n yeterli olup olamayaca da baflka bir k s t olarak karfl m za ç kabilecektir. Ayn zamanda zaman n azalt lmas n n kalite üzerinde de olumsuz etki yaratmamas için önlemler al nmas gerekebilir. Proje yönetimi canl ve yaflayan bir olgudur. Proje yönetim planlar, projenin yürütülmesi s ras ndaki geliflmelere ve o anki flartlara göre yeniden gözden geçirilerek düzenlenmelidir. Projede kalite; Süreç Kalitesi ve Ç kt (ürün/hizmet/sonuç) kalitesinin bir bütünüdür. 9 PROJE YÖNET M NDE SORULMASI GEREKEN KR T K SORULAR Proje yönetiminde gözönünde bulundurulmas gereken k s tlar de erlendirildi inde bir proje öncesinde sorulmas gereken 4N1K fleklinde temel sorular afla daki flekilde özetlenebilir: Ne? Bu soru grubunda; Projenin amac nedir?, Projeden beklentiler nelerdir?, Projenin kapsam ve boyutu nedir?,

18 10 Proje Yönetimi Projenin ç kt lar neler olacakt r?, Projede karfl lafl labilecek engeller nelerdir?, Varsay mlar nelerdir? gibi temel sorular yer almaktad r. Neden? Bu grup; Proje neden yap lmaktad r?, Projenin getirece i kazançlar nelerdir?, Projenin sonucunda seçeneklerin artmas söz konusu mudur?, Projeden elde edilecek ç kt lar maliyet ve zaman avantajlar sa layacak m d r?, Proje sonucunda elde edilecek gelirler proje için yap lacak harcamalar karfl - layacak m d r? sorular ndan oluflmaktad r. Kim? Projede kimler yer alacakt r?, Proje paydafllar kimlerdir?, Proje yöneticisi kimdir?, Proje ekibinde kimler vard r?, Projeyi destekleyen kurum ve kurulufllar (sponsorlar) kimlerdir?, Proje organizasyon flemas nda kimler yer almaktad r? sorular Kim? bafll alt nda toplanmaktad r. Nas l ve Ne zaman? Bu gruptaki sorularla proje faaliyet ve süreçlerinin nas l, ne zaman gerçeklefltirilecekleri belirlenir. Bu grupta; Hangi temel faaliyet ve süreçler hangi s rayla ve ne kadar sürede yap lacakt r?, fl takvimi nedir?, Geliflmeler proje kontrolü olarak nas l izlenecek, iletiflim nas l kurulacakt r? Ç kt lar n kalitesi nas l belirlenecek ve takip edilecektir? gibi sorular yer almaktad r. Proje yönetimin temel ifllevleri Tan mlama Planlama Kontrol PROJE YÖNET M N N TEMEL filevler Proje yönetiminin üç temel ifllevi bulunmaktad r. Bu ifllevler; projenin tan mlanmas, projenin planlanmas ve proje sürecinin kontrolüdür. Projenin Tan mlanmas Projenin tan mlanmas, projenin amaç ve hedeflerinin, kapsam, maliyet ve kalite k s tlar n n belirlendi i faaliyetleri içermektedir. Bunlar, k s tlar n belirlenmesinde kullan lan Ne?, Neden?, Kim? ve Ne Zaman? sorular n n cevapland faaliyetlerdir. Ayr ca proje süresince kullan lacak kontrol faaliyetleri de proje yönetiminin temel ifllevleri aras nda yer almaktad r. Bu aflamada paydafllar n yani projenin sonuçlar ndan etkilenecek kifli ve kurumlar n da belirlenmesi gerekmektedir. Projenin Planlanmas Proje için tan mlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi k s tlar do rultusunda nas l ulafl laca yla ilgili ayr nt lar n oluflturdu u faaliyetler, proje yönetiminin, projenin planlanmas ndaki temel ifllevini yerine getirmektedir. Bu ifllev yerine getirilirken proje yönetimi için sorulan sorulardan, özellikle Kim?, Nas l? ve Ne Zaman? sorular cevapland r lmaktad r.

19 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimine Girifl 11 Proje Sürecinin Kontrolü Projenin yürütülmesi sürecinde projenin planland flekilde yürüyüp yürümedi inin denetlendi i, yürümedi inde bunun sebeplerinin tespit edilip, gerekli noktalar n iyilefltirilmesiyle ilgili tüm faaliyetler bu temel ifllevi oluflturmaktad r. PROJE PAYDAfiLARI Projede gerçekleflecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek kifliler, projeye kaynak (insan, mekan, zaman ve para) katk s nda bulunacak kifli ve iflletmeler projenin paydafllar d r. Proje yönetim ekibi, ilk olarak bu paydafllar n kimler oldu unu belirlemeli, daha sonra her bir paydafl n projeden neler bekledi- ini, projeye nas l katk da bulunabileceklerini ö renmelidir. Her bir paydafl n farkl bak fl aç lar na sahip oldu u düflünülürse projenin tan mlanmas aflamas nda paydafllar n beklentilerini yönetilebilir proje amac haline getirmek gerekir. Projelerin tan mlanmas aflamas nda proje paydafllar nca belirlenecek ortak hedeflerin, beklentilerin ve sa lanacak katk lar n imza alt na al nmas nda ileride do abilecek uyumsuzluklar önlemek aç s ndan yarar vard r. Proje yönetim ekibinin en önemli görevlerinden biri paydafllarla iletiflimin, proje süresince sa l kl flekilde yönetilmesi olmal d r. Proje paydafllar kimlerdir? PROJE YAfiAM ÇEVR M DÜfiÜNEL M Proje yaflam çevrimi, projenin bafllang c ndan sonuna kadar proje ile ilgili olarak Proje Yaflam Çevrimi, DÜfiÜNEL M Bafllang ç/tan mlama gerçeklefltirilen tüm faaliyetleri kapsayan bir süreçtir. Proje tipi ne olursa olsun genellikle projeler ayn aflamalardan geçer. Sadece her aflamada gerçekleflecek SORU faali- Uygulama SORU Planlama yetlerle kullan lacak araçlar ve beceriler proje tipine göre de ifliklik gösterir. Kapan fl aflamalar ndan oluflur. Proje yaflam çevrimleri için 3 aflamal (fazl ) sistemi kullanan kurumlarda, bu D KKAT D KKAT aflamalar bafllang ç, ara ve son biçimindedir. Proje yaflam çevrimi için 4 aflamal sistemi kullanan kurumlardaysa bir projenin yaflam çevrimi temel olarak 4 ana aflamadan oluflur: Bafllang ç/tan mlama Planlama AMAÇLARIMIZ Uygulama AMAÇLARIMIZ Kapan fl Proje aflamalar aras nda karar noktalar bulunur. Söz konusu K bu T Akarar P noktalar projenin seyrini de ifltirebilmektedir. Bu da proje yönetiminin temel ifllevleriyle K T A P proje yaflam çevriminin aflamalar aras nda temel farkl l meydana getirmektedir. TELEV ZYON Bafllang ç/tan mlama Proje yaflam çevriminin ilk aflamas n projenin bafllang c nda yap lan toplant lar oluflturmaktad r. Bu nedenle bafllang ç aflamas n bir veri toplama faaliyeti olarak de erlendirmek mümkündür. Bafllang ç aflamas ndaki toplant lar NTERNET sonucunda haz rlanan proje özeti, projenin bir uygulama özetidir ve fizibilite çal flmas yla bütünlefltirildi inde bir proje berat na dönüflür. Tan mlama ise bafllang ç aflamas nda elde edilen verileri sadece umut ve hayal olmaktan ç kar p, gerçekleflmesi mümkün hedefler haline dönüfltürme sürecidir. Tan mlama aflamas sonucunda tüm paydafllar n görüflünün de al nmas yla oluflturulmufl projenin amaçlar, kapsam, projenin ne kadar sürece i, nas l yap laca, kimlerin görev alaca n belirten proje bafllan- 4 TELEV ZYON NTERNET

20 12 Proje Yönetimi g ç/tan mlama belgesi, onaylanmak üzere, iflletme yöneticisi, müflteri ya da proje sponsoruna sunulur. Ancak proje tiplerine göre özellikle A ve B tipi projelerde bu aflama çok k sa sürebilecektir. Planlama Onaylanan proje tan mlama belgesi içindeki faaliyetlerin sistematik bir flekilde yerine getirilebilmesi için, bu aflamada proje yönetim plan oluflturulur. Bu plan, projede ulafl lmak istenen hedefler için bir yol haritas niteli indedir. Proje yönetim plan oluflturulmas ayr nt l bir çal flma gerektirdi inden tan mlama belgesinde eksik ya da hatal olan proje ayr nt lar da bu aflamada tamamlan r ya da düzeltilir. Proje yönetim plan n n haz rlanmas yla bu aflama sona erer. Ayr ca ayn bafllang ç/tan mlama aflamas nda oldu u gibi, planlama aflamas da A ve B tipi projelerde çok k sa sürebilir. Uygulama Proje yönetim plan nda kesinleflen faaliyetlerin yerine getirildi i aflamad r. Bu aflama projenin genel süresinin büyük bir bölümünü kapsar ve hedeflenen ç kt lara ulafl ld nda tamamlanm fl olur. Baflar l bir proje Zaman nda Ayr lan bütçe içinde Hedeflenen ç kt lar n elde edildi i projedir. Kapan fl Projede gerçeklefltirilmesi planlanm fl faaliyetler, yerine getirildi inde ve belirlenen hedeflere ulafl ld nda proje tamamlanm fl olur. Projeler genellikle bir kapan fl toplant s yla sona erdirilir. Bu toplant da planlanan ve gerçeklefltirilen faaliyetlerin örtüflmeleri, al nan ç kt lar n hedeflenenlerle uyumu, bu projeden elde edilen deneyimler, yaflanan güçlükler ve bundan sonra bu projenin yeni bir proje olarak devam edip etmeyece i gibi konular de erlendirilir. Bu aflama da özellikle C ve D tipi projeler için çok önemlidir. Baflar l bir proje, belirlenen zaman diliminde ve kendisi için ayr lan bütçe s n rlar içinde kalarak, bafllang çta hedeflenen ç kt lara (ürün/hizmet/sonuç) ihtiyaç duyulana en yak n biçimde (yüksek kalitede) ulaflan projedir. 5 Baflar yla tamamlanm fl proje hangi özelliklere sahiptir? PROJE YÖNET M SÜREÇ GRUPLARI DÜfiÜNEL M DÜfiÜNEL M Projelerin yönetiminde proje aflamalar n n yan nda s kça karfl lafl lan di er bir terim de proje süreç gruplar d r. Projeler için yap lan tüm faaliyetler proje yönetimi SORU süreçlerini oluflturur. SORU Projelerin yönetimi s ras nda pek çok süreç ayn anda yürümekte ve bu süreçler de belli aflamalarda birbiriyle ba lant l bir dizi süreç grubunu oluflturmaktad r. Di er bir ifadeyle, sadece bir projede de il bir aflama bile birkaç süreç grubu ayn anda etkin olabilmektedir. Bu nedenle süreç gruplar proje D KKAT D KKAT aflamalar ndan farkl d r. Projelerde yap lan faaliyetleri daha ayr nt l inceleyebilmek ve anlayabilmek için proje aflamalar yerine bu aflamalar n arkas nda iflleyen süreç gruplar na odaklanmak, projelerin iyi flekilde yönetilmeleri için daha do ru AMAÇLARIMIZ bir yaklafl md r. AMAÇLARIMIZ PMI taraf ndan yay nlanan PMBOK (A Guide to Project Management Body of Knowledge-Proje Yönetimi Bilgi Birikimi K lavuzu) adl kayna a göre proje yönetim süreçleri K temel T A Polarak proje yönetimi süreç gruplar olarak adland r lan 5 gruba K T A P ayr lmaktad r: TELEV ZYON TELEV ZYON NTERNET NTERNET