Zaman ve Süreçleri Verimli Yönetmek. Dr. Mustafa Kemal AKGÜL Verimlilik Uzmanı

Transkript

1 Zaman ve Süreçleri Verimli Yönetmek Dr. Mustafa Kemal AKGÜL Verimlilik Uzmanı

2 Bu sunum özgün açıklamalar ile birlikte internetten elde edilen kaynaklar birlikte kullanılarak derlenmiştir. Kullanılan kaynaklar; Zaman Yönetimi; Uzma Batool Süreç Yönetimi: Doç.Dr. Özlem İpekgil Doğan; Araş Gör. Mert Topoyan kisi.deu.edu.tr/ozlem.dogan/süreç%20yönetimi1.ppt

3 İşi Yönetmek? Zamanı Yönetmek? Süreçleri Yönetmek?

4 SUNUM PLANI Zamanı Nasıl Algılamalı yız? Zamanın Görünen ve Görünme yen Tuzakları Zamanı Hayat Akışımızla Nasıl -- Örtüştüre biliriz? İşimizi Oluşturan Süreçler Nasıl Tanımlanır? Süreçlerin Eylem Zaman Boyutu? Süreçleri İyileştir mek, Geliştir mek

5 SUNUM PLANI Zamanı Nasıl Algılamalıyız Zamanın Görünen ve Görünmeyen Tuzakları Zamanı Hayat Akışımızla Nasıl Örtüştürebiliriz İşimizi Oluşturan Süreçler Nasıl Tanımlanır Süreçlerin Eylem Zaman Boyutu? Süreçleri İyileştirmek, Geliştirmek

6 Zamanı Nasıl Algılamalıyız?

7 ZAMAN Durdurulamaz? Biriktirilemez? Satın Alınamaz/ Devredilemez? Nakittir?

8 ZAMAN Zaman bir kaynaktır!

9 ZAMAN? Yönetilebilir mi? Planlanabilir mi?

10 Zamanı Nasıl Algılamalıyız? Zaman canlılar için göreceli bir kavramdır. Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

11 Zamanı Yönetmek?

12 Zaman yönetimi nedir? Zaman Yönetimi doğru aktiviteye doğru zamanın ayrılmasıdır, bu da zamanın etkin kullanılması anlamına gelir.

13 Zaman Tuzakları! Plânsızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni

14 Zaman yönetimi neden gerekli? Zaman kazanmak Stresi azaltmak Etkin bir şekilde çalışabilmek İş verimliliğimizi artırmak Sorumluluklarımız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak.

15 Zaman nasıl etkin kullanılabilir? Etkin planlama Hedef ve amaçları belirleme Bitiş zamanlarını belirleme Görevlerin delegasyonu Önemlerine göre faaliyetlere öncelik verme Doğru aktivite için ayrılmış yeterli vakit

16 Zaman Yönetiminin Başlatılması Süreçleri Zaman maliyetini belirlemek Etkinlik günlükleri yapmak Hedef belirlemek Planlama Öncelikleri belirlemek İş akışının zamanlaması

17 Zamanın maliyetini hesaplamak. İşgücünün / Sizin zamanınızın maliyeti? Bir işin yapılmasında işgücü maliyeti nedir? Sizin maliyetiniz nedir? Yıllık iş gücü maliyeti? = (Ücretler, vergi, işyeri giderleri, kazanç kayıpları, boş zaman maliyetleri vb. ) Bir saatlik iş gücü maliyeti? Bütün bunların farkında olmak! Hem de her zaman.. ar/

18 Etkinlik günlükleri yapmak Şu kazanımlar elde edilir; Zaman planı yapmada gerçekçi olmak. İşlerin sıralanmasında öncelikler önemli. Kritik alanların belirlenmesini: - düşük değerli işleri zaman harcamamak. Yıl içinde verimli geçen gün sayısını artırmak.

19 Hedefler belirleme Uzun erimli hedefler (kariyerinizin planlanması, hayat standardlarınıza ilişkin hedefleriniz vb. Uzun erimli hedeflerinize sizi taşıyacak orta ve kısa vadeli hedefler kurslar, meraklarınız (hoby) STK etkinlikleriniz vb. Haftalık ve günlük yapılacaklar listenizin bulunması Belirli dönemler için performans hedefiniz olsun

20 Planlama Hedeflere ulaşmanızda size yardımcı olacak, hedeflerinize gitmek için yapacaklarınızın belirlendiği gerçekçi bir yol haritası hazırlamak.

21 Önceliklendirme Yapılacaklar listesi İş planı yapmadan önce şunu göz önünde bulundurun; Sizin ve çalıştığınız kurumun kaynaklarını bu işe harcamaya değer mi? Asıl işinizi önceliklendirin En önemli işler tamamlanması gerekmektedir. Diğer işler önemlileri takip etmelidir.

22 İş-zaman çizelgesi Yapabileceğiniz kadar gerçekçi bir iş-zaman çizelgesi hazırlamak, İşlerin kalitesinin korunacağı isabetli geri bildirimler ve tecrübeye dayanan- bir zaman tahminini. 'Beklenmedik işler' ile başa çıkacak -acil süresinin korunduğu- zaman aralıklarını da gözetmek. Kendiniz ve başkaları tarafından taahhüt sınırını aşırıya kaçırmadan stresi en aza indirebilecek

23 Hedeflere ulaşmak Kendinizi sorgulayın ve daha önemlisi motive edin. Zaman yönetimini başarınızın önemli bir aracı yapınız.

24 Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

25 Önemli Değil Önemli İşler ve Öncelikler İşlerinizin Önceliği Öncelikli işleriniz hangi karede yer almakta? Öncelikli işleriniz Acele I Önemli ve Acele Acele Değil II Önemli fakat Acele Değil III Acele fakat Önemli Değil IV Önemli Değil, Acele de Değil

26 Zamanı akıllıca, verimli kullanın Zamanın önemi konusunda binlerce yıldır öğütler verilmekte? Daha ne olsun? Vakit nakittir! Anonim söz Şu üç şey bitmeden kıymetini biliniz; Sağlığın, varlığın ve boş zamanın Hadis Zaman en çok istediğimiz, fakat en kötü kullandığımız şeydir. William Penn Zamanın elimizden kaymasına izin vermeden yararlanmak lazım. William Shakespeare SİZİN ZAMAN KONUSUNDAKİ ÖZLÜ SÖZÜNÜZ!

27 Sizi her zaman bir karmaşa bekliyor olacak Eğer zamanınızı verimli kullanmıyorsanız!

28 Sizi her zaman bir karmaşa bekliyor olacak Eğer zamanınızı verimli kullanmıyorsanız!

29 Zamanınızı iyi kullanın ve daima gülümseyin

30 Süreçleri Verimli Yönetmek

31

32 Neden Süreç Yönetimi? Organizasyonlar fonksiyonlar biçimiyle yapılandırılmıştır. Tüm faaliyetler tanımlanan fonksiyon içinde başlatılmakta, sürdürülmektedir. Genellikle iş sahipleri ve yöneticiler ilgili oldukları fonksiyonların performansı ve yönetimi ile ilgilenmekte, hiç kimse sürecin tümünü sahiplenmemekte ve sorumluluk kabullenmemektedir.

33 Neden Süreç Yönetimi? Süreçler fonksiyonların sınırlarını aşar. Fonksiyonlar dikey, süreçler ise yataydır.

34 Süreç Nedir? İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi kaynakları işleyip değer katarak (iç veya dış) müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak çıktıları üreten eylem ve işlemler dizileri Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı (TS-EN-ISO 9001:2000)

35 Süreç Nedir? Belirli girdileri kullanarak istenen çıktıları ortaya koyan faaliyetler bütünü GİRDİ SÜREÇ ÇIKTI GERİ BİLDİRİM

36 Süreç Nedir? Müşteri için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan, Tekrarlanabilen Ölçülebilen Bir sahibi ve sorumluları olan Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen Fonksiyonlar (birimler) arası eylemler ve işlemler dizisi

37 Fonksiyon-Süreç İlişkisi Fonksiyon A Fonksiyon B Süreç Kontrol Kontrol Dış Tedarikçi Faaliyet 1 Faaliyet 2 Dış Müşteri Kaynaklar Kaynaklar

38 İşimizi Oluşturan Süreçler Nasıl Tanımlanır?

39

40 Simit ve çay getirir misiniz lütfen?

41 Sipariş verildi Simit Çay

42 Simit ve çay almak? Nasıl? Simit almak Çay almak

43 Sipariş sürecinde bilinmeyenler? Siparişi kim verdi? Kim vermiş Olsun? Tanıdık birisi mi? Simit? Kıtır mı? Yumuşak mı olacak? Ankara simidi mi? Pastane simidi mi? Kaç tane? Yanında peynir vb. Çay Dem çay mı? Poşet çay mı? Demli mi? Açık mı? Şekerli, Şekersiz? Bardakta fincanda? Büyük bardakta mı?

44 Bu iş amma da uzadı! İşte bu simitten olsun lütfen!

45 Simitte uzlaşamadık! Size pizza verelim mi?

46 Size pizza verelim.

47 Süreçlerin Temel Özellikleri Tanımlanabilirlik Yinelenebilirlik Tutarlılık Ölçülebilirlik Kontrol Edilebilirlik Katma Değer Yaratma

48 Sürecin Oluşturulması 1. Sürecin Tanımlanması 2. Süreç Sınırlarının ve Etkileşim Noktalarının Belirlenmesi 3. Süreç Sahibinin Belirlenmesi 4. Süreç İçin Gerekli Kaynakların ve Ekibin Belirlenmesi

49 Pizza hazırlama işlem akışı

50 Pizza hazırlama işlem akışı

51 Süreçlerin Eylem Zaman Boyutu?

52 Genel Süreç Şeması Ölçülebilirlik Sürecin Sesi (Süreç performans ölçümü) Faaliyetler Yinelenebilirlik Tedarikçiler Girdiler Çıktılar Müşteriler Müşterinin Sesi (Müşteri beklentileri/ihtiyaçları) Ölçülebilirlik

53 Süreç Sınıflandırılması Yönetim Süreçleri Temel Süreçler Destek Süreçleri

54 Örnek Süreç Akış Şeması İç Talep Teklif Alma Sipariş Giriş Kontrol Depo Giriş İşletme Müdürü Hayır Onay? Hayır Onay? Evet Satınalma Bölümler Depoda var mı? Evet Malzeme Talebi Hayır Depodan Ürün Teslimi Teklif Talebi Teklifleri Karşılaştırma Hayır Bölüm Onayı? Evet Evet Sipariş Ev et İade Bölüm Onayı? Hayır Depolama KPG NOTLAR

55 Yarı mamul Yarı mamul Yarı mamul Ürün Yarı mamul Ürün Sipariş Ürün Sipariş Zaman-İşlev Haritası Müşteri Satış Ürün siparişi Üretim siparişi Mal teslimi Üretim Kontrol Bekle A Fabrikası Baskı Depo Bekle Bekle Bekle B Fabrikası Şekil ver Taşıma Götür Götür 12 gün 13 gün 1 gün 4 gün 1 gün 10 gün 1 gün 9 gün 1 gün

56 Süreçleri Verimli Yönetmek

57 Süreç Yönetimi Nedir? Tüm sistem süreçleri için standart sistem geliştirme yöntemlerinin, araçlarının, tekniklerinin ve teknolojilerinin planlanması, seçimi ve istikrarlı bir şekilde uygulanması

58 Süreç Yönetimi - PUKÖ Çevrimi Planla Ne yapılacak? Nasıl yapılacak? Önlem Al Bir sonraki döngü için iyileştirme Uygula Planladığını uygula Kontrol Et Gerçekleşenler planla uyumlu mu?

59 Süreç Yönetimine Genel Bakış Sürecin Keşfi Müşterinin ve Sürecin Anlaşılması Müşteriler kim? Ürün ve hizmetlerimiz neler? Gereksinimler neler? Akış şeması nasıl? Süreç nasıl işliyor? Süreç Kontrolü Süreç Performansının Belirlenmesi Standart süreç sürekli olarak beklenen performansı gösteriyor mu? Süreç verilerinin dikkatli incelenmesine göre ne şekilde davranılmalıdır?: - Sürece devam et - Sapmaların nedenini ortadan kaldırmak için PUKÖ uygula İyileştirme 1. Konu seçimi 2. Veri toplama ve analiz 3. Sürecin analizi 4. Çözüm planlama ve uygulama 5. Etkilerin değerlendirilmesi 6. Standartlaştırma 7. Bir sonraki sorun Sürecimi iyileştirmek içi ne yapmalıyım? Standart süreçteki en büyük sapma kaynağını bul. Sapmanın ana nedenini bul ve ortadan kaldır. Yeni standart süreci tanımla

60 Süreç Hiyerarşisi Süreçlerin kademeli olarak yapılandırılması Yapılandırmada esas olan süreçlerin kapsamları Hiyerarşi kapsamı en büyük olan süreçten başla

61 Süreç Hiyerarşisi ANA SÜREÇ(LER) SÜREÇLER ALT SÜREÇLER SÜREÇ AKTİVİTELERİ

62 Süreç Kontrolü Akış Şeması Süreç Şeması Zaman-İşlev/Süreç Haritaları Kontrol Kartları Süreç Haritası Süreç Listesi Süreç Etkileşim Matrisi Süreç Etkinlik Kriterleri Listesi

63 Akış Şeması Hammadde, bileşenler, yarı mamuller veya hizmetlerin işletme içerisinde belirli süreçler boyunca hareketinin görsel ifadesi Amaçları; Bir sistem ya da süreci anlatmak Süreçleri doğrulamak ya da açıkça göstermek Katma değer sağlayan işleri tanımlamak Olası sorunları ve iyileştirme fırsatlarını tanımlamak Gereksiz adımları elimine etmek

64 Örnek Süreç Akış Şeması İç Talep Teklif Alma Sipariş Giriş Kontrol Depo Giriş İşletme Müdürü Hayır Onay? Hayır Onay? Evet Satınalma Bölümler Depoda var mı? Evet Malzeme Talebi Hayır Depodan Ürün Teslimi Teklif Talebi Teklifleri Karşılaştırma Hayır Bölüm Onayı? Evet Evet Sipariş Ev et İade Bölüm Onayı? Hayır Depolama KPG NOTLAR

65 Kontrol Kartları ÜKL AKL

66 Süreç Yönetiminin Yedi Aşaması Süreçlerin Açıklanması Uygulama, Ölçüm ve Sürekli İyileştirme Akış Şemalarının Hazırlanması Sürecin Yeniden Tasarımı Veri Toplama Süreç Ölçümleri Veri ve Süreç Analizi

67 Süreçleri İyileştirmek, Geliştirmek

68 Süreç İyileştirme Raporlama Süreç Seçimi Değerlendirme İnceleme/Raporlama İyileştirilmiş Sürecin Uygulanması İyileştirilmiş Bir Süreç Tasarımı İyileştirme Yollarını Arama

69 Süreç İyileştirmenin Sonuçları ÜKL ÜKL ÜKL AKL Süreç kararlı değil! AKL Süreç kararlı yapıda! AKL Sürece daha fazla iyileştirme uygulanmış!

70 Toplam Kalite Yönetimi-Süreç Yönetimi Toplam Kalite Yönetimi sistemi temel hedef olarak koşulsuz müşteri memnuniyetini göz önünde bulundurmaktadır. Buna ulaşmada ise liderlik, yönetimde sistem yaklaşımı, yetki göçerimi ve sürekli iyileştirme/gelişim gibi kavramları kullanmayı gerektirmektedir.

71 Sorular