T.C. ERBAA KAYMAKAMLIĞI. AR-GE ve PROJE KOORDİNASYON BİRİMİ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

Transkript

1 T.C. ERBAA KAYMAKAMLIĞI AR-GE ve PROJE KOORDİNASYON BİRİMİ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ OCAK 2012

2 T.C. ERBAA KAYMAKAMLIĞI Yazı Ġşleri Müdürlüğü Sayı : B.05.4.VLK /01/2012 Konu : Ar-ge ve Proje Koordinasyon Birimi Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi ERBAA KAYMAKAMLIK MAKAMINA 5442 sayılı Ġl Ġdaresi Kanunu, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği ve Erbaa Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönergesi hükümleri uyarınca; Erbaa ilçesinin ülkemizde ve uluslar arası platformda model ilçe olması yolunda araştırma ve geliştirme çalışmaları yapmak, ülkemizin AB ye adaylık sürecinde AB müktesebatına uygun Ġl Strateji Planı ve Ulusal Kalkınma Planları ile uyumlu çalışmalar yapmak; kamu, sivil ve özel kesim ile eşgüdümlü gerçekleştirilecek çalışmalarla belirlenecek ihtiyaçlar doğrultusunda projeler üretmek ve bu projelerle ulusal ve uluslar arası fon ve hibelerden kaynak oluşturma çalışmalarında bulunmak, Erbaa ilçesinde yürütülen projeleri destekleyerek il genelinde koordinasyonu sağlamak üzere Arge ve Proje Koordinasyon Birimi Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi hazırlanmıştır. Yukarıda açıklanan gerekçe ve amaçlardan dolayı Arge ve Proje Koordinasyon Birimi Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi ekte sunulmuştur. Makamınızca da uygun görülmesi halinde yönergenin onaylanarak yürürlüğe konulmasını; Olurlarınıza arz ederim. Erkan YAZICI Yazı Ġşleri Müdürü O L U R 02/01/2012 EK : Yönerge (1 adet) Erdal ÇAKIR Kaymakam Not: Bu evrak 5070 Sayılı Kanun gereğince E ĠMZA ile imzalanmıştır.

3 T.C. ERBAA KAYMAKAMLIĞI AR-GE ve PROJE KOORDİNASYON BİRİMİ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Sorumluluk, Tanımlar Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Erbaa ilçesinin Ülkemizde ve Uluslararası platformda model ilçe olması konusunda araştırma ve geliştirme çalışmaları yapmak, Ülkemizin Avrupa Birliği ne adaylık sürecinde, Avrupa Birliği Müktesebatına uygun, Ġl Strateji Planı ve Ulusal Kalkınma Planları ile uyumlu çalışmalar yapmak, kamu, sivil ve özel kesim ile eşgüdümlü gerçekleştirilecek çalışmalarla belirlenecek ihtiyaçlar doğrultusunda projeler üretmek ve bu projelere ulusal ve uluslar arası fon ve hibelerden kaynak yaratma çalışmalarında bulunmak, Erbaa ilçesinde yürütülmekte olan projeleri destekleyerek il genelinde koordinasyonu sağlamak. Kapsam Madde 2- Bu yönerge, Erbaa Ġlçesi ve Erbaa da bulunan tüm kamu kurum ve kuruluşları, Kamu kurumu niteliğindeki Meslek kuruluşlarını, Üniversiteler ve bünyelerinde bulunan AR- GE merkezleri, AB birimleri ve Proje Koordinasyon Merkezleri ile Sivil Toplum Kuruluşlarına sunulacak hizmetleri ve bu kapsamda çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma esaslarının koordinasyonunu kapsar. Bu Yönerge, kamu kurum ve kuruluşlarının Başbakanlık ve ilgili bakanlıklarca kanun, tüzük ve yönetmeliklerle getirilen veya üst makamlarca AB mevzuatı gereği emredilen görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmelerine engel teşkil etmez. Hukuki Dayanak Madde3- Bu yönerge, 1. 10/06/1949 tarih ve 5442 sayılı Ġl Ġdaresi Kanununun 9 uncu maddesi, 2. 08/06/2011 tarih ve sayılı Resmi gazetede yayımlanan Kaymakamlık ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği 3. Erbaa Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönergesi 10 uncu maddesi. Sorumluluk Madde 4- Bu Yönergenin uygulanmasından; Ġlçe Koordinatörü Kaymakama karşı, Ofis sorumlusu Ġlçe Koordinatörüne karşı sorumludurlar. Ayrıca; Bu yönergenin uygulanması aşamasında; yönergenin amaçları çerçevesinde ve yürütülecek hizmetler doğrultusunda talep edilecek bilgi belge ve personelle ilgili olarak, ilgili kurum amirleri Kaymakama karşı sorumludur.

4 Tanımlar Madde5-Bu yönergede yer alan, Kaymakam: Erbaa Kaymakamını, Kaymakamlık: Erbaa Kaymakamlığını, Proje Koordinasyon Birimi: Erbaa Kaymakamlığı Ar-Ge ve Proje Koordinasyon Birimini, İlçe Koordinatörü: Kaymakam tarafından atanan, Ġlçe Proje koordinasyonundan sorumlu olan üst düzey yöneticiyi, Proje Birimi Yetkilisi: Kaymakam tarafından atanan, Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Birimi koordinasyonundan sorumlu olan görevliyi, Yönerge: Erbaa Kaymakamlığı, Ar-Ge ve Proje Koordinasyon Birimi Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesini, Proje Sorumlusu: Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Biriminde görevlendirilenleri ifade eder. Madde 6- Yürütülecek hizmetler; İKİNCİ BÖLÜM YÜRÜTÜLECEK HİZMETLER Yönerge hükümlerinin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren; Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, sivil toplum kuruluşları, üniversiteler ve bünyelerinde bulunan proje birimleri ile Ar-Ge merkezleri arasında, iletişim, işbirliği ve eşgüdümü sağlamak başta olmak üzere; 1. Erbaa ilçesinin Proje Haritasını çıkartmak ve ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek, 2. Erbaa Kaymakamlığı bünyesinde kurumsal kapasitenin artırılması için AR-GE faaliyetleri gerçekleştirmek, 3. AB müktesebatına ve Ulusal kalkınma planlarına uygun, Kaymakamlık ana ve bağlı birimlerinde kapasite oluşturmak ve geliştirmek, 4. Ġlgili kuruluşlarca ilan edilen ulusal ve uluslararası proje teklif çağrılarını ilçe genelinde ilgili kurumlara duyurmak, 5. Erbaa ilçesinde bulunan Kamu, kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, üniversiteler, meslek ve sivil toplum kuruluşları ve diğer kurumların, ilçenin ihtiyaçları ve hedefleri doğrultusunda ekonomik, toplumsal ve sosyal dengelerin sağlanması ve sürdürülebilmesi amacıyla projeler üretebilmesini teşvik, bilgilendirme, tanıtım, rehberlik, bilgi kaynaklarına ulaşım ve benzeri konularda danışmanlık yapmak, 6. Gerektiğinde diğer kurumlar adına proje liderliği ve kolaylaştırıcılığı görevlerini yerine getirmek, 7. Erbaa Kaymakamlığının iç ve dış paydaşlarıyla birlikte proje hazırlamak, uygulamak, izlemek, değerlendirmek ve yaygınlaştırmak, 8. Kaymakamlık adına yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak, 9. Ulusal ve uluslar arası düzeyde gerçekleştirilecek; Birimin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,

5 10. Potansiyel yararlanıcı kitlesi için, Erbaa Kaymakamlığı proje koordinasyon Birimi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslar arası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımını sağlamak, 11. Kamu, kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, birlikler, sivil toplum kuruluşları ve diğer kurumlar tarafından iletilen uygun ortak bulma taleplerini değerlendirmek ve imkânlar ölçüsünde bu kuruluşlara uygun ortak bulma konusunda yardımcı olmak, 12. Ulusal ve Uluslar arası tüm fon kaynakları konusunda literatür taraması yapmak, 13. Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Biriminde, ilçe proje haritası, projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detayların yer aldığı bilgi tabanın oluşturulmasını sağlamak, 14. Başbakanlık ve AB Genel Sekreterliği, AB Türkiye Temsilciliği ve Ġçişleri Bakanlığı Dış Ġlişkiler ve AB Koordinasyon Dairesi Başkanlığı ile doğrudan işbirliği ve koordinasyon sağlamak, 15. Gerekli görülen hallerde Erbaa Kaymakamı başkanlığında Erbaa ilçesinin rekabet avantaj ve önceliklerini, kalkınma dinamiklerini tespit ve bunların projelendirilme potansiyelini değerlendirmek amacıyla oluşturulabilecek bir Danışma Üst Kurulu na sekretarya görevini yapmak, 16. Ġlçe Kaymakamı ve Proje Koordinatörü tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI Madde 7- Erbaa Kaymakamlığı Ar-Ge ve Proje Koordinasyon Birimi; 1. Ġlçemizin ve Ülkemizin ekonomik potansiyeli ve kaynak profili esas alınarak; Özel sektörün rekabet gücünü artıran, bölgesel istihdam ve kalkınmayı sağlayan, çevre sağlığı ve sosyal dengeyi koruyan bir anlayış içinde çalışmalar yapılarak gerektiğinde projelendirir. 2. Proje üretme sürecinde ilin ve ülkenin öncelikleri ve imkânları dikkate alınarak bütüncül bir strateji anlayışı içinde yönlendirme yapabilir. 3. Projeler için elektronik ortamda yararlanan teklif çağrılarda izlenecek usul ve esaslarda hiyerarşik yapıya dikkat edilir. 4. Ġlçe koordinatörünün başkanlığında en az ayda bir defa değerlendirme toplantıları yapar ve toplantı sonucunda alınan kararları raporlayarak uygulamaya esas teşkil eden ilkeler haline getirir. 5. Hazırlanacak projelerde son başvuru tarihi dikkate alınarak belirtilen sürede tamamlanıp ilgili kuruma sunulması gereken acil durumlarda ofis görevlilerinden mesai saati dışında çalışması da talep edebilir. 6. Ġlçe koordinatörü Proje Birimi görevlileri arasında iş bölümü ve görevlendirme yaparken onların eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alır. 7. Çalışmalarında ilçemizdeki tüm resmi kurumları özellikle eğitim-öğretim kurumlarını, sivil toplum kuruluşları, üniversiteleri, özel sektör işletmelerini hedef kitle kabul ederek eğitici, yönlendirici ve bu bağlamda bilinç oluşturmaya dönük her türlü aktivite içinde yer alabilir. 8. Proje faaliyetlerini ve bu faaliyetlere alt yapı teşkil edecek her türlü bilgi ve çalışmaları Kaymakamlık web sayfasında ilgili tüm kurumlara ve vatandaşlara duyurur. 9. Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Birimi adına alınacak bir elektronik posta adresini iletişimde kullanır. (Alınmaması durumunda Erbaa Kaymakamlığının resmi mail adresini kullanır) 10. Yukarıdaki maddelere ilave olarak Proje Birimi çalışma usul ve esaslarına faaliyet alanlarındaki değişim çerçevesinde gerekli güncelleştirmeler yapar.

6 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Proje Koordinasyon Birimi Görev ve Sorumlulukları, Teşkilat, Birimde Çalışacakların Vasıfları, Göreve Atanmaları, Yerleşim ve Bütçe Madde 8: Merkez Ofisinin Görev ve Sorumlulukları İlçe Koordinatörü: Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Biriminde görev yapanlardan birini Proje Koordinatörü olarak görevlendirir, 1. Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Birimi uzmanları arasında görevlilerin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar, 2. Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir, 3. Gerekli duyduğu hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir, 4. Gerek kamu gerekse özel sektör ve sivil toplum kuruluşları ile projelerin teknik detay ve alt yapıları ile ilgili olarak Kaymakam adına yazışmalar yapabilir, 5. Teklif çağrıları yayınlanan projeler ile Ülkemizin istifade edebileceği her türlü ulusal ve uluslar arası program ve fonlarla ilgili olarak, kamu kuruluşlarını, sivil toplum örgütlerini, yerel ve ulusal basını bilgilendirmek amacıyla Kaymakam adına toplantı, seminer vb. etkinlikler düzenleyebilir, 6. Koordinatör veya ortak olarak Erbaa Kaymakamlığı adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir, 7. Kaymakam adına oluşturulacak Proje çalışma gurubuna başkanlık eder, Ofis Sorumlusunun Görev ve Sorumlulukları 1. Birim yetkilisi ilçe koordinatörünün talimatları doğrultusunda ofisin etkili ve verimli çalışması için gerekli önlemleri alır, 2. Proje biriminde görevlendirilenler ile diğer görevlilerin çalışma, işbölümü ve ofisin düzeninden ilçe Koordinatörüne karşı sorumludur, 3. Proje Biriminin işleyişi ile ilgili konularda ilçe koordinatörü tarafından yetkilendirilebilir, Teşkilat Madde 9- Proje Ofisi; bu yönergede belirtilen çalışmaları yapmak üzere; ilgili mevzuatlardaki belirtilen görevleri daha etkin ve verimli olarak yerine getirmek amacıyla, Kaymakamlık Makamının tarihli ve 2 numaralı olur larına istinaden kurulmuştur. Kamu kurum ve kuruluşlarındaki mevcut görevlilerden yararlanılır, bu nitelikte eleman bulunamadığı takdirde sivil toplum kuruluşlarından gönüllü eleman çalıştırılabilir. Ġyi derece Ġngilizce bilen ve daha önce bu alanlarda proje faaliyetlerine katılmış olanlar arasından Ġlçe koordinatörü tarafından seçilir. Ġlçe Koordinatörünün sevk ve idaresinde yeteri kadar görevli ile bu hizmetler yürütülür. Daha fazla personele ihtiyaç duyulması halinde, Ġlçe koordinatörünün teklifi ve Kaymakamın onayı ile ek personel görevlendirilmesi yapılabilir. Merkezde Çalışacakların Vasıfları ve Göreve Atanmaları Madde 10- Erbaa Kaymakamlığı Proje Koordinasyon Biriminde görevlendirilecek olan Uzman ve diğer görevliler; Daha önce AB projeleri veya benzeri alanlarda uluslararası proje yapma deneyimi olanlar (Kamu ve özel sektör kurumları ile sivil toplum kuruluşları) ve başta Ġngilizce olmak üzere

7 yabancı dil bilgisinde gereken yeterliliğe sahip (KPDS, IELTS, TOEFL, DELF, DALF ve diğer dillere ait derece ve başarı belgesi ) olanlar öncelikli olarak seçilecektir. Yerleşim Madde 11- Proje ofisi faaliyetlerini Ġlçe Kaymakamı veya Ġlçe Koordinatörünün uygun gördüğü bir mekânda sürdürür. Bütçe Madde 12- Proje ofisi görev ve sorumluklarını yerine getirmek için mal ve hizmet alımı yapabilir. Bu çalışmaların yürütebilmesi için gerekli olan harcamalar, Erbaa Kaymakamlığın uygun göreceği birimlerce karşılanır. Ayrıca, Proje yapmak isteyen kurumların ( Kamu, Özel sektör ve Sivil Toplum kuruluşları) katkısına başvurulabilir. Yürürlük, Yürütme BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlük Madde 13- Bu Yönerge hükümleri Erbaa Kaymakamı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 14- Bu Yönerge hükümleri Erbaa Kaymakamı tarafından yürütülür.