T.C SÜLEYMAN ġah ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ KULÜPLERĠ YÖNERGESĠ. BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Transkript

1 T.C SÜLEYMAN ġah ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ KULÜPLERĠ YÖNERGESĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE 1-(1) Bu yönerge öğrencilerin ders dışı bilimsel, sosyal, kültürel ve sportif etkinliklerde bulunabilmeleri amacıyla Üniversite bünyesinde kurulacak öğrenci kulüplerinin kuruluş ve işleyişi usül ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 2 (1) Bu yönerge 2547 sayılı YÖK Kanunu nun 47. Maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu yönergede geçen; (a) Kulüp: Süleyman Şah Üniversitesi bünyesindeki kulübü, (b) Kulüpler Ofisi: Süleyman Şah Üniversitesi bünyesindeki kulüpler ofisini, (c) Kulüpler Ofisi Sorumlusu: Süleyman Şah Üniversitesi bünyesindeki kulüpler ofisi sorumlusunu, (ç) Öğrenci: Süleyman Şah Üniversitesi öğrencisini, (d) Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı: Süleyman Şah Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığını, (e) Rektör: Süleyman Şah Üniversitesi Rektörünü, (f) Rektörlük: Süleyman Şah Üniversitesi Rektörlüğünü, (g) Satın alma Müdürlüğü: Süleyman Şah Üniversitesi Satın alma Müdürlüğünü, (h) Üniversite: Süleyman Şah Üniversitesini, ifade eder. ĠKĠNCĠ BÖLÜM Yürütme Kurulu, Kulüplerin KuruluĢu ve Kulüplerin Faaliyetleri Yürütme Kurulu MADDE 4 (1) Yürütme Kurulu, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı başkanlığında, bir Öğretim Üyesi, Kulüpler Sorumlusu ve Öğrenci Konseyi nin görevlendireceği bir Öğrenci Temsilcisinden oluşur. Yürütme Kurulu nun görevleri: (2) Kulüp faaliyetlerine ilişkin Genel Kuralları belirler. (3) Yeni kulüp kurma başvurularını inceler ve açılıp, açılmayacağı konusunda karar verir. (4) Mevcut kulüplerin faaliyetlerini denetler, gerekirse kapatılmalarına karar verir. Kulüplerin KuruluĢu MADDE 5 (1) En az 7 öğrenci, kurmak istedikleri kulübün tüzük taslağı ve bir akademik veya idari personelin, kulüp danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı belge ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı na bağlı Kulüpler Ofisi ne başvurur. Önerilen kulübün faaliyet alanı daha önce kurulmuş faal bir kulübünki ile benzer olmamalıdır. Başvuru Öğrenci Kulüpleri Yürütme Kurulu tarafından incelenir ve uygun görülürse önce bir yıl süreli bir Aday Kulüp kurulur. Aday Kulüp ün kuruluşunu takiben en geç 15 gün içinde ilk Genel Kurulunu yapması ve kuruluşun gerçekleştiği akademik yıl sonuna kadar geçerli olacak organlarını seçmesi gerekir. Aday kulüpler diğer kulüpler ile aynı hak ve sorumluluklara sahiptir. Aday kulüplerin kuruluş amaçları ile uyumlu faaliyetlerde bulunmaları, üye sayılarını artırmaları beklenir. Adaylık dönemi 1

2 sonunda, yapılan faaliyetler Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirmenin sonucuna göre adaylık süresi kaldırılarak kulüp aslen kurulur veya fesh edilir. Kulüplerin Faaliyetleri MADDE 6 - (1) Kulüpler Madde 1 de belirtilen temel amaçlar çerçevesinde tüzüklerinde tanımlanan faaliyet alanlarına uygun etkinliklerin yanı sıra bu etkinliklerin gerektirdiği giderleri karşılamak amacıyla gelir getirici faaliyetlerde ve/veya faaliyet alanı içinde olmak kaydıyla tanıtım çalışmalarında bulunabilirler. Tüm kulüp faaliyetleri Yürütme Kurulu nun belirlediği Genel Kurallar çerçevesinde yürütülür. (2) Kulüp Yönetim Kurulu, her akademik yılın başında o akademik yıl için öngördüğü faaliyet programlarını bir taslak şeklinde Kulüpler Ofisi ne teslim eder. Bu program ve bütçe taslağında esas, giderlerin kulüp faaliyet alanı ile tutarlılık göstermesi, gelirlerin ise öngörülen giderleri karşılamak amacına yönelik olmasıdır. Akademik yılın sonunda gerçekleştirilen faaliyetlerin Kulüp Denetleme Kurulu nca onaylanmış ayrıntılı dökümü ve mali bilançosu istenildiği takdirde Kulüpler Ofisi ne teslim edilmek zorundadır. Bu belgeleri ibraz etmeyen kulüpler bir sonraki akademik yılda faaliyete başlayamazlar. (3) Yasa, tüzük, yönetmelik ve benzerlerinde aksi öngörülmedikçe kulüp faaliyetlerinin gerçekleşmesi ve bu faaliyetlerin Üniversite içinde veya dışındaki tanıtımı, duyurusu, reklamı ve benzeri çalışmalar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı onayı ile yapılır. (4) Kulüplerin, Etkinlik Talep Formunu her faaliyet için doldurup Kulüpler Ofisi ne onaylatmaları gerekir. (5) Kulüpler, Üniversite nin fiziki ortamına zarar verecek veya akademik hayatını aksatacak faaliyetlerde bulunamazlar. (6) Kulüpler kendi faaliyet alanlarının dışına çıkmamaya ve özellikle diğer kulüplerin alanlarına girmemeye özen gösterirler. Anlaşmazlık durumunda karar mercii Kulüpler Ofisi, çözülemezse Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı dır. (7) Kulüplerin yayın ve diğer faaliyetlerinde, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı gerekli gördüğü hallerde kulüp danışmanının görüşünü alır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Üyelik, Tüzük, Organlar ve Belgeler Üyelik MADDE 7 - (1) Kulüp üyeliği sadece öğrencilere açıktır. Bir öğrenci birden fazla kulübe üye olabilir. (2) Üyelik, her akademik yarıyılın başında yapılacak kayıtlarla gerçekleşir. Üyelik, Genel Kurul tarafından akademik yılın başında saptanmış ve Kulüpler Ofisi tarafından onaylanmış yıllık ve/veya yarıyıllık aidatın kayıt sırasında ödenmesi ve Üyelik Kulüp Listesi ne yapılacak kayıt ile gerçekleşir. Kulüpler, Yönetim Kurulu nun önerisi ve Kulüpler Ofisi nin onayı ile öğrencileri üyelik aidatı ödemekten muaf tutabilirler. Üyelik her akademik yılın başında yenilenir. (3) Üyelikten çıkarılma, Kulüp Yönetim Kurulu nun gerekçeli ve Kulüpler Ofisi tarafından onaylanmış teklifinin Kulüp Genel Kurulu üye tam sayısının üçte iki çoğunluğunun kabulüyle gerçekleşir. (4) Üyelik konusundaki tüm anlaşmazlıklar için üye adayları, üyeler ve kulüpler, Kulüpler Ofisi ne başvurur. Tüzük MADDE 8 (1) Kulüplerin Tüzükleri bu yönerge hükümlerine göre hazırlanır. Tüzüğün değiştirilmesi Genel Kurul üye tam sayısının en az üçte biri veya Yönetim Kurulu tarafından teklif edilebilir. Teklif, Genel Kurul üye tam sayısının en az üçte iki çoğunluğuyla kabul edilir. Tüzük değişikliğinin yürürlüğe girmesi Yürütme Kurulu nun onayı ile kesinleşir. 2

3 Organlar MADDE 9 (1) Genel Kurul ve Görevleri: Kulübün genel karar organıdır. (a) Kulübün üyelerinden oluşur. (b) Yönetim Kurulu nun isteği üzerine her akademik yarıyılda en az bir kere toplanır. Yönetim Kurulu, kulüp üyelerinin üye tam sayısının en az üçte birinin imzası ile istendiğinde Genel Kurulu toplantıya çağırır. Genel Kurul belirtilen sıklıkta toplanmadığı takdirde Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı kulüp faaliyetlerini dondurma yetkisine sahiptir. (c) Genel kurul üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Salt çoğunluk sağlanamaz ise ikinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz. Aksi belirtilmedikçe kararlar katılanların salt çoğunluğu ile alınır. (2) Genel Kurul un Görevleri: (a) Her akademik yılın sonunda, bir sonraki akademik yıl için Yönetim ve Denetleme Kurullarının asil ve yedek üyelerini seçer. (b) Üyelikten çıkarılma tekliflerini karara bağlar. (c) Fahri üyelik, danışmanlık ve çalıştırıcılık tekliflerini oylar. (ç) Her akademik yılın başında öngörülen faaliyet program taslağını onaylar. (d) Tüzük değişikliklerini oylar. (e) Gerektiğinde Yönetim Kurulu nu görevden alır. (3) Yönetim Kurulu ve Görevleri: Yönetim Kurulu kulübün yürütme organıdır. (a) Her akademik yılın başında, Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan, başkan yardımcısı, sayman, yazman ve en az bir üyeden oluşur. Yeni yönetim kurulu seçildikten sonra görevi bir yıllığına devralır. Seçilen başkan en fazla iki akademik yıl başkanlık yapabilir, ayrıca yüksek lisans öğrencisi kulüp başkanlığı yapamaz. (b) Yönetim Kurulu üyeleri seçilirken her üye için ayrıca en az bir yedek üye seçilir. Asil üyenin süresinden önce ayrılması durumunda yerine seçimde aldıkları oy miktarı esas alınarak yedek üyeler getirilirler. Yedek üyeler Yönetim Kurulu toplantılarına katılabilirler ancak karar ve imza yetkileri yoktur. Seçilen Yönetim Kurulu üyelerinin isimleri Kulüpler Ofisi ne bildirilir. (c) Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeliklerine kulüp üyesi olup başka bir kulübün Yönetim Kurulu nda yer almayan adaylar seçilebilir. Üniversite de, hazırlık dönemi hariç 8 yarıyılını doldurmuş olan öğrenciler Yönetim Kurulu na üye olamazlar. (ç) Yönetim Kurulu, danışman, çalıştırıcı veya fahri üye konumundaki kişileri toplantılarına davet edebilir. Bu kişilerin oy hakkı yoktur. (d) Yönetim Kurulu, üye (Genel Kurul) tam sayısının üçte iki çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir. (e) Yönetim Kurulu, çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, tüzüğün uygulanmasından, kulübün mali gelir ve giderleriyle, demirbaş malzemelerinden Genel Kurul a ve Kulüpler Ofisi ne karşı sorumludur. (f) Akademik yılın başında kulübün tahmini bütçesini ve öngörülen faaliyet programını, akademik yılın sonunda ise faaliyet raporunu ve mali bilânçoyu Kulüpler Ofisi ne sunmak zorundadır. Her toplantıda tutanak düzenler, Kulüpler Ofisi tarafından istendiği takdirde ibraz eder. (4) Denetleme Kurulu ve Görevleri: Genel Kurul adına Yönetim Kurulu nu ve kulüp faaliyetlerini denetler. (a) Denetleme Kurulu, Genel Kurul tarafından akademik yılbaşında bir yıl için seçilir. Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu üyesi olmayan üç asil ve bir yedek üyeden oluşur. (b) Denetleme Kurulu üyeliği için Yönetim Kurulu üyeliği şartları geçerlidir. (c) Denetleme Kurulu, kulübün yıllık faaliyet raporunu, evrakını, saymanlık defterini ve demirbaş eşyalarının durumunu inceler. Elde edilen gelir ve yapılan harcamaların tüzüğe, 3

4 bütçe taslağına ve Yönetim Kurulu kararlarına uygunluğunu denetler. Satın alınan demirbaş eşyanın Satınalma Müdürlüğü ne kaydettirilmesinin takibinden sorumludur. Gereğinde Yönetim Kurulu na, Genel Kurul a ve Kulüpler Ofisi ne bilgi verir. Belgeler MADDE 10 - (1) Üye Kayıt Listesi: Üyelerin isimleri, öğrenci numaraları, irtibat bilgileri ve üyelik kayıt tarihini içeren yazılı bir listenin kulüp arşivinde bulunması ve her akademik yılın başında Kulüpler Ofisi ne verilmesi gerekir. Bu liste her dönem başında güncellenir. (2) Üye Aidat Makbuzları: Kulüpler Ofisi ne sunulacak aidat makbuzlarında ve koçanlarında kulüp adı, üye adı, öğrenci numarası, ödeme tarihi, aidat tutarı, kulüp mührü ve yetkili üye imzası bulunmak zorundadır. (3) Üye Toplantı Tutanakları: Üyelik kriteri sayılan faaliyetlere katılan üyeler, isimlerini faaliyet raporu ile birlikte istendiğinde Kulüpler Ofisi ne sunmak zorundadırlar. (4) Yönetim Kurulu Tutanakları (5) Genel Kurul Tutanakları (6) Demirbaş Kayıtları: Üniversite tarafından verilen ofis malzemeleri, Satınalma Müdürlüğü tarafından kulüp başkanına zimmetlenir. Yeni satın alınan eşyanın, teslim alma tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde kulüp tarafından Satınalma Müdürlüğü ne bildirilmesi ve demirbaş eşya numarası alınarak bu deftere kaydedilmesi zorunludur. Demirbaş eşya kulüp dışı etkinliklerde kullanılamaz. (7) Kulübün yaptığı bütün giderlere ve elde ettiği bütün gelirlere ait fatura, fiş ve imzalı makbuz, sözleşme ve belgeler. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Mali Hususlar, Fesih ve Kapatma, Kulüp BaĢkanlığı ve BaĢkanlık Seçimi Mali Hususlar MADDE 11 - (1) Kulüpler günlük harcamalarını karşılamak amacıyla küçük kasa hesabı tutarlar. (2) Faaliyetlerin bütün gelir ve giderleri, faaliyet sonunda belgelenmek ve yılsonu faaliyet raporu ile birlikte Kulüpler Ofisi ne teslim edilmek zorundadır. (3) Kulüpler sponsorluk sözleşmelerini ilgili faaliyetten bir hafta önce Kulüpler Ofisi ne onaylatmak zorundadır. Kulüpler Ofisi gerekli gördüğü durumlarda sponsorluk sözleşmesi hakkında hukuki görüş alarak değerlendirme yapar. Fesih ve Kapatma MADDE 12 - (1) Her kulüp Genel Kurul kararıyla kendini feshedebilir. Yürütme Kurulu nca belirlenmiş Genel Kurallara uymayan kulüpler Yürütme Kurulu kararı ile de kapatılabilir. Fesih kararı alan kulüp bu durumu yazılı olarak Kulüpler Ofisi ne bildirir. Fesh olunan veya kapatılan kulüp, bilanço, evrak vb. dokümanları Kulüpler Ofisi ne, demirbaşları da Satın alma Müdürlüğü ne teslim eder. (2) Üye sayısı iki yarıyıl üst üste 15 in altında kalan kulüplerin faaliyetlerine son verilir. (3) Dönem içinde en az bir (1) etkinlik/faaliyet yapmayan veya bu etkinlik/faaliyetleri bu maddeye istinaden sadece kulübün kapanmaması için niteliksiz olarak yapan kulüpler dönem sonunda Kulüpler Ofisi tarafından yazılı olarak ihtar edilir; devam eden dönemde de belirtilen şekilde hiç bir etkinlik/faaliyet yapmazsa kulüp Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı nın kararı ile kapatılır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı bu yönergede öngörülen yükümlülüklerin ihlali durumunda uyarma, benzeri faaliyetlere izin vermeme, sorumluları görevden alma, kulüp tüzüğünde belirtilen faaliyet alanlarını sınırlama, kulüp faaliyetlerini dondurma ve kapatma dahil ihlalin ağırlığı ile orantılı olarak uygun göreceği önlemleri alır ve yaptırımları uygular. 4

5 Kulüp BaĢkanlığı ve BaĢkanlık Seçimi MADDE 13 (1) Kulüp ilk kurulduğunda 7 kişilik yönetim kurulu içinden kulüp danışmanının da onayı olan bir isim başkan olarak atanır. Bu başkanlık Kulüpler Ofisi tarafından onaylanır ve Kulüpler Ofisine gerekli kayıtlar yaptırılır. (2) Kulüp kurulduktan sonraki ilk akademik yılda eğer bir seçim talebi olursa seçim yapılır, yoksa eski başkan Kulüpler Ofisinde bilgilerini güncelleyerek başkanlığa devam eder. (3) Başkanlık seçimi sırasında sadece bir önceki akademik dönemde Kulüpler Ofisi ne sunulan listedeki isimler oy kullanabilir. (4) Başkanlık için sadece bir önceki dönemin üye listesinde adı geçen üyeler aday olabilir. (5) Bir akademik yılın başında seçim yapılması talep edilirse akademik yılın ilk ayının sonuna kadar seçim yapılır. (6) Bir başkanın her hangi bir sebeple başkanlık görevinin sona ermesi durumunda; (a) Eğer bir aday var ise doğrudan başkan olur ve Kulüpler Ofisi ne başkanlığını onaylatarak gerekli kayıtları yaptırır. (b) Eğer iki aday çıkarsa seçim yapılır. Seçimin yürütülmesi kulüp danışmanı ve Kulüpler Ofisi nin ortak çalışması ile sağlanır. (c) Seçilen başkan Kulüpler Ofisi tarafından onaylanır ve gerekli kayıtlar yaptırılır. (ç) Üye listenin Kulüpler Ofisi ne sunulmadığı durumda Kulüp Danışman ı ve Kulüpler Ofisi nin kararıyla belirlenen seçim yürütmesi devreye girer. (d) Bir kulüp başkanının; üniversiteden atılma, eğitimini dondurma, mezun olma, üniversiteyi bırakma ve herhangi bir disiplin cezası alması durumunda başkanlığı resmen iptal olur. (e) Bir kulüp başkanının dört yarıyıl eğitiminin uzatması durumunda başkanlığı düşer. (f) Bir kulüp başkanı, kulüpte başkanlık görevi devam ederken başka bir kulübe başkanlık yapamaz. Ancak başka bir kulübün yönetim kurulunda görev alabilir. BEġĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Yürürlük MADDE 14 (1) Bu yönerge, Üniversite Senatosu nun 06/09/2011 tarih ve 6 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Yürütme MADDE 16 (1)Bu yönergeyi Süleyman Şah Üniversitesi Rektörü yürütür. 5