1-Kalite Yönetim Sistemi Bakış Açımızı Yeniden Sorgulamalıyız.

Transkript

1 SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ İÇİN ÖNERİLER: 1-Kalite Yönetim Sistemi Bakış Açımızı Yeniden Sorgulamalıyız. Kurumumuzca yürütülen Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi (SKGP) kabaca dünyada kabul görmüş bir çok büyük yada orta ölçekli firma tarafından uygulama alanı bulmuş, sonrasında özel sektör deneyimindeki başarısı ile kamu sektörüne de yansıtılmıştır. Özel sektörde Rekabet, Hırs, Müşteri Odaklı Görünme, Her şeye rağmen büyüme, kavramları çerçevesinde pekte insan odaklı olmayan bu felsefenin her şeye rağmen başarılı olduğu empoze edilmiş ve insanlığa adeta bir kurtuluş reçetesi olarak benimsetilmeye çalışılmıştır. Toplam Kalite Yönetimi anlayışı aslında serbest rekabetçi piyasa ekonomisi içerisinde kapitalist bir şube olarak görülebilecektir. Bu kapitalist enstürmanın başarılı olduğunu gören batı medeniyeti KYS sistemini kamu alanına da entegre etmeye çalışmıştır. Özellikle İngiltere de 1980 lerle birlikte M. Teacher döneminde kamunun özel sektör deneyimlerinden faydalanmasına dönük bir çok şart yazılmış ve uygulanmıştır. Ülkemizin gelmiş olduğu nokta tamda burasıdır. Yani İngiltere de 1980 ler de uygulanan sistem, ana hatlarıyla çevrilerek ülkemize sanki yeni bir kurtuluş reçetesi gibi sunulmuştur. (BKZ. Değişimin Yönetimi İçin Yönetimin Değişimi Raporu) Bu argümanlar ile birlikte kamuya transfer olan ve anlam kazanmaya başlayan KYS argümanına eleştirisel açıdan bakmadan olduğu gibi yapılabilecek bir kabullenme KYS den elde edilebilecek yarar yerine tam tersine yönetimde yozlaşma toplumsal yozlaşma ve hatta devletin yozlaşmasını dahi beraberinde getirebilecektir.. Bu nedenle KYS sisteminden kurumsal olarak beklentimizi belirlememiz gerekmektedir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü teknik tabiri ile monopol gibidir. Yani hizmeti tek elden yürütmektedir. Bu nedenle yaptığı hizmeti alacak talep sahiplerinin başka bir alana kaptırılması yada müşteri kaybı söz konusu olamayacaktır. Bu nedenle TKGM rekabetçi bir KYS sistemi öngöremeyecektir. Vatandaş algılaması Müşteri kavramı yada İş Sahipleri tanımlaması. Bizler şunu çok iyi biliyoruz ki tapuda kullanılan en genel tanım vatandaş tanımlamasıdır. Hastanede hasta Maliyede mükellef Adliyede davacı, davalı tanımlaması gibi.bu nedenle müşteri ve beraberinde gelen müşteri odaklılık kamuda adapte edilemeyecek derecede oturmuş bir kavramdır. Kavramlarla oynamak yerine makro düzeydeki sorunlarla ilgilenmek daha önemlidir. KYS de başarı isteniyorsa yıllarca oturmuş kavramlara bir anda savaş açmaya gerek yoktur. Tamda bu noktada en önemli sorunsala geliyoruz KYS de her ne kadar müşteri odaklılığın içinde çalışanlarda ifade edilmiş olsa da asıl önemli olan hep dış müşteri memnuniyeti olmuştur. TKGM için vatandaş nasıl dış müşteri ise KYS kapsamında Tapu Müdürlüğünde çalışan memurda devlet için bir dış müşteridir. Bu nedenle memnuniyeti daha kapsamlı düşünerek insan unsuru ile konuya yaklaşmakta fayda bulunmaktadır. Personele işlem yapan, güler yüzlü davranması gereken robot, hata yapmaması gereken mükemmel yaratık, yaklaşımlarıyla değil hatası ve sevabı ile insanlar içinde bir insan muamelesi yapılmalıdır. Çalışan odaklı KYS algılayışı denenmelidir. Bu denemede örnek aranmasına gerek yoktur. Detaylar çalışılabilir ve tamamen bizden bir KYS yaklaşımı üretilebilmelidir.

2 Son toplantıda ifade edildiği gibi toplam 702 müdürlüğümüz ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesi almış ve geriye kalan 350 civarındaki müdürlüğünde 2013 de bu belgeyi alması hedeflenmiş ve program yapılmıştır. Bu özverili bir çalışma üründür fakat şunu kendimize sormamız gereklidir. Kısa sürede yapılacak eğitimler ve sonunda alınan belgelerle gerçek amaca ulaşılmış olunacakmıdır? Amaç belge almakmıdır, yada başka bir amaç varmıdır? Bütün bu başlıklar bize Genel Müdürlüğümüzün kalite bakış açısını değiştirmesi ve yeni kavramları şiar edinmesi gerektiğini göstermektedir. Bu kavramlar şunlardır. 1) Adalet 2) İnsan Odaklı Yaklaşım 3) Müdürlüklerden istenenlerin başta Bölge ve Genel Müdürlük tarafından yerine getirilmesi 4) Eğitim algılayışının değiştirilmesi 5) Denetimlerin anlamlı hale getirilmesi 6) Genel Müdürlüğün bu projeye gerçekten inanıp inanmadığının belirlenmesi. 7) Tüm müdürlüklere belge alındıktan sonra planın ne olacağı, 8) Takdir etmekten korkulmaması 9) Kurumu gerçekten sahiplenmek; çalışanları gerçekten sevmek. Bu listeyi uzatmak mümkün tadında bırakmakta fayda olduğunu düşünüyorum. 2) Kalite Müdürlüğünce Yapılması Gerekenler: Kalite Müdürlüğü SKGP nin kalbi hüviyetindedir. Kalite Müdürlüğü ne kadar ciddi ise bu proje o kadar ciddiye alınacaktır. Bu nedenle aşağıdaki başlıkların Kalite Müdürlüğümüzce değerlendirilmesi gereklidir. -Kalite Müdürlüğü fiziki olarak yeniden dizayn edilmelidir. Genel Müdürlüğümüzde sanki en dibe atılan bir müdürlük gibi duran müdürlüğün yeni bir hüviyet kazanması gerekmektedir. -Genel Müdürlüğümüz internet sayfasının yeniden dizaynı gerekmektedir. Kaliteyi anlatan kalite bülteni dışında ne bir broşür ne bir makale nede doğru düzgün bir animasyon internet sitemizde mevcut değildir. İnternet sitesinin yeniden kurgulanması gerekir. Yeni kurgulanacak internet sitesinde afişler el ilanları broşürler konulmalı, forum sayfası açılarak çalışanlar ile interaktif bir yapı oluşturulmalıdır. Kalite sayfasının diğer sayfalardan daha özenli bir şekilde hazırlanması Genel Müdürlükçe kaliteye bakış açısının taşra birimlerimize gösterilmesi bakımından önem taşıyacaktır.örnek vermek gerekirse Adalet Bakanlığının yürütmüş olduğu UYAP projesinde UYAP için ayrı bir internet sitesi açılmış ve tüm dökümanlar bu alana toplanmıştır.bu nedenle internet sitemizin daha işlevsel hale getirilebilmesi için bu tarz projelerde kullanılan şablonların gözden geçirilmesine ihtiyaç vardır. İhtiyacın giderilmesi şeklinde bir site kurgusu kalite algılayışına bir darbeden öteye gitmeyecektir. Bu nedenle kurgulaması yapılacak

3 internet sitesinin mutlaka profesyonel ellerce yazılması gerekmektedir. Bu noktada birkaç örnek site görseli koymak fayda sağlayacaktır. E-dergi uygulamasına başlanmalıdır. Hem maliyeti yok denecek kadar az hem de etkili bir çözüm olan E-dergi uygulamaları kalite için olmazsa olmaz öğelerdendir. Örnek birkaç E-dergi

4 - Kalite broşürleri ve afişleri tasarlanmalı büyük ölçekli müdürlüklerimize balonlar giydirmeler şeklinde yerleştirilmelidir.. Bu zamana kadar Genel Müdürlüğümüzün en geride kalmış olduğu bu alan ilk kez Kalite Müdürlüğüzce doldurulması gerekmektedir.

5 Dış cephe giydirmesine Örnek Araç giydirmelerine örnek (Kurumsal araçlarımız değerlendirilebilir.) -Sosyal medyadan istifade edilmelidir.twitter ve FACEBOOK ta hesap açılmalıdır.bu platformlarda personelle interaktif paylaşım yapılmalı. Başarılı personeller sosyal medya aracılığıyla herkese açıklanmalıdır. -SKGP logosu yeniden tasarlanmalıdır. SKGP denilince ilk olarak projenin görseli akla gelmelidir. Bu farkındalık yaratması bakımından oldukça önemli bir konudur.

6 Örnek proje logoları, - Özellikle müdürlüklerimizde hukuk siyasal iibf gibi fakültelerden mezun bir çok arkadaşımız bulunmaktadır. Bu arkadaşlarımızın mutlak suretle KYS sistemine dahil edilmesi gerekmektedir. Bu meslektaşlarımıza iç tetkikçi ve başarılı olanların Başdenetçi olmasının önü açılmalıdır. Bu projenin sahiplenmesi için önemlidir. -Kalite Müdürlüğümüzce Başdenetçilerle yapılacak toplantıların zamanın belli olması gerekir ayda bir defa yada 2 ayda bir defa mutlaka toplantı yapılmalıdır. Başdenetçiler arasında sosyal aktiviteler yapılmalıdır. Toplu yemekler yada geziler organize edilmelidir. (Bu kısımda anlatılacak çok şey var ancak diğer arkadaşlarımızın yazdığı önerilerde bunlar mevcut gereksiz tekrara lüzum görmüyorum.) 3-Başdenetçiler tarafından yapılacaklar - Baş denetçiler denetimlerde denetimlerini düzgün yapmaları gerekir. Hiç kimse denetimi tatil amacıyla kullanmamalıdır. Mesleki etikte bunu gerektirir. Amaç denetimse denetim düzgünce yapılmalı ve görev sonlandırılmalıdır. Denetim gezi dışında yapılan 5 dakikalık müdürlükte bulunma şeklinde olmamalı, 060 dosyasına bakılıp tamamlanmamalıdır. Denetim ayrıntılı bir şekilde gözden geçirilmelidir. Gerekirse aşama aşama ne yapılacağı programlanmalıdır. - Eğitimler yeniden gözden geçirilmelidir. Ortak söylem önemlidir. Eğitimlerin içi dolu olmalı slayt okuma şeklinde bir eğitim algılayışından vazgeçilmelidir. Farklı eğitim teknikleri uygulanmalıdır.yeni dersler ilave edilmeli ve klişe dersler çıkarılmalıdır. Örneğin değişimin yönetimi, insan yönetimi gibi dersler ilave ders olarak eğitimlerde verilebilmelidir.

7 - Fayda sağlamayacağı düşünülen arkadaşlar ile yollar ayrılmalıdır. Neticede kimsenin hem hiçbir şey yapmamak hem de yapılanları acımasızca eleştirebilmek özgürlüğü yoktur. - Başdenetçiler giydiklerine, konuştuklarına ve hareketlerine dikkat etmelidir. Gidilen yerde kurumu ve projeyi sarsıcı eylem ve hareketlerden uzak durmalıdır. Gökhan ÇANAKÇI