FAKÜLTE SEKRETERİ (Mehmet ŞAHBALI)

Transkript

1 FAKÜLTE SEKRETERİ (Mehmet ŞAHBALI) 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/ b, 51/c maddelerinin gereğini yapar. Fakültedeki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlar. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütür Eğitim Öğretim Başlamadan alınacak öğrenci sayılarını bildirmek ( kesin kayıt, yatay geçiş kontenjan) Eğitim Öğretim Başlamadan Lisans Programı ders değişikliğini bildirir Eğitim Öğretim Başlamadan ders görevlendirmelerini belirler Kesin Kayıt hazırlıklarını takip eder Kesin kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak gerekli olan evrakların takibini yapar Burs ihtiyacı olan öğrencileri belirlemek, öğrenci için her türlü yardım imkanlarını araştırır Ders muafiyetlerini incelemek gereği için dekana sunar Stratejik Planı hazırlar Akademik Genel Kurul, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gündemini Dekanın talimatları doğrultusunda hazırlar ve ilgililere duyurur. Akademik Genel Kurul, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu karar ve tutanaklarını yazar. Fakülte Disiplin Kurulu Kararlarını ilgililere iletir ve uygulanmasını sağlar. Fakülte bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar; gerekli bakım ve onarım işlerini takip eder; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar. Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırır. Fakülteye gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder. Fakülteye ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar. Fakülte tarafından düzenlenen tören, toplantı vb faaliyetlerin en iyi şekilde yapılması için katkı sağlar. Öğrenci işleri, kütüphane gibi birimlerin düzenli çalışmasını; bütün malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetir. Fakülteye alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlar. Fakülte personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip eder. İdari personelin sicil işlemlerini yürütür. Muhasebe bölümünden gelen her türlü evrakı kontrol eder. Personelin izin ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygular. Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir ve gerekeni yapar. Fakülte nin demirbaş malzeme ihtiyaç ve kullanım listelerini yapmak ve takibini sağlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin temini için işlemleri izler. Resmi evrakları tasdik etmek. İmza, Mühür ve Aslı Gibidir yapar.

2 PERSONEL VE YAZI İŞLERİ (Pınar AĞAR CEBECİ) Yazışma Rektörlük Yazışmaları Rektörlükten Gelen Yazılar Valilik ve Belediye Yazışmaları MEB Milli Eğitim Yazışma Bilimsel Araştırma Projeleri Yüksek Öğretim Kurulu Yazışmaları ve Yükseköğretim Kurulu Karar.(YÖK) Diğer Üniversiteler ve Fakülte Yazışmaları Mediko Sosyal (Geçici İşçi) Yazları İdari ve Mali -Strateji Geliş.Daire Bşk. lığı Ödenekler Satın alma-mutemet Yazışma Senato Davetiye, Senato Kararları Çeşitli Kurum Yazışmaları TÜBİTAK Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu ÖSYM Üniversiteler Arası Kurul Yazışması Üniversite Yönetim Kurulu Davetiye Üniversite Yönetim Kurulu Kararları Personel Yazışmaları Vekâlet ve İta Amirliği Akademik İdari Personel Personel Atamaları Özlük İşlemleri Görev Süreleri Görevlendirme İzinler Siciller Faaliyet Raporlarının Hazırlanması Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler.

3 MALİ İŞLEMLER (Nebi BÜKÜLMEZ Dursun Özer ÖZDEMİR) Satın Alma Harcama Yetkilisine olura sunma Teklif Hazırlama Teklif Karşılaştırma Sipariş Verme Siparişlerin Sözleşmeye Uygunluğunun Kontrolü Ek Dersler Ek Ders Formlarının Kontrolü Aylık Puantaj Hazırlama Aylık Puantaj Hazırlama Yolluklar Geçici Görev Yolluğu Kongre-Seminer Yolluğu Jüri Üyeliği Yolluğu Sürekli Görev Yolluğu Tedavi Yolluğu Nakil Evraklarının Kontrolü Sevk Evraklarının kontrolü Maaşlar Özlük Haklarındaki Değişiklerin Kontrolü Evrak Takip Tahakkuk Servisine ait matbu evrak ve form örnekleri Bütçe Bütçe hazırlıkları Nakit ve Diğer Ödeme Evraklarının Hazırlaması Teslim Alma Otomasyon Link Ödeme Emri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı yazışmaları Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işler

4 DEKAN SEKRETERLİĞİ VE İNTERNET SİTESİ TAKİBİ (Safure ARSLAN) Dekan Sekreterliği Bölüm Sekreterliği Bölüme Gelen Giden Evrak Kayıtları ve Evrakların takibi Bölümün ve Anabilim Dalı Yazışmaları Gelen Evrak Evrakların Kayıtları ve Sayı verilmesi Evrakların Dosyalanması ve takibi Giden Evrak Evrakların Kayıtları Sayı verilmesi Havale edilen yazıların takibi Evrakların Dosyalanması ve Posta İşlemleri Duyurular Öğrenci Belgesi verilmesi İç Kontrolün takibi ve internet ortamında paylaşılması İnternet sitesinin güncellenmesi Sosyal medyanın takibi Fakülte dergisinin tasarımı ve basımının takibi Tasarım işleri Fakülte sekreterinin vereceği diğer işler

5 GELEN EVRAK İŞ AKIŞI Gelen Evrak Gelen yazının Gelen Evraka İşlenmesi İlgili birime sevk için; Fakülte Sekreterine verilmesi Fakülte Sekreterinin ilgili birime Sevki için Dekan veya Dekan Yardımcısına; H Dekan veya ilgili Dekan Yardımcısı gereği için, İlgili Komisyon; Staj Komisyonu, Burs Komisyonu, Öğrenci Hizmetleri Komisyonu Komisyon Kararı alınması gerekli mi? Gereği için ilgili birime Gelen yazının; E H Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli mi? E Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli ise; ilgili birime ve Fakülte Sekreterliğine sevk edilerek Yönetim Kurulu Kararı alınır. Alınan kararın; İlgili Birime Sevki uygun mu? H E İlgili birime: Öğrenci İşlerine, Yazı işlerine, Personel İşlerine Muhasebe Akademik ve İdari Personele Duyuru için Duyurulması, Bilgi için okunması ve Cevap için cevap yazısının yazılıp giden evraka işlenip gönderildikten sonra gelen yazıyı ilgili dosyada saklamak Gelen Yazı ilgili Birime Gereği için Teslim Edildi

6 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞI Giden Evrak Resmi yazının var ise eki ile beraber yazılması ilgili birimde paraflanması; H Fakülte Sekreteri; İmzaya uygun mu? Fakülte Sekreterinin paraflaması E H Dekan veya ilgili Dekan Yardımcısına imzaya sunulması; İmzaya uygun mu? E Dekan veya Dekan Yardımcısının İmzalaması Evrak Kayıt İşlerinde, Giden Evraka işlenmesi Paraflı yazı; Resmi yazı; Yazan birim tarafından ilgili dosyaya koyulması Postaya ya da ilgiliye imza karşılığı verilmesi Giden Yazı Hizmeti Bitti

7 DERS MUAFIYETI İŞ AKIŞI Ders Muafiyeti İlk kez kayıt yaptıran öğrenci, daha önce okumuş olduğu derslerinin içerikleri ile beraber ders not dökümünü bir defaya mahsus olmak üzere 1 ay içerisinde Dekanlığa (evrak kayıt işleri) yazılı olarak müracaat eder. Dekanlık, öğrenci işlerine ve EĞİTİM komisyonuna sevki için; H EĞİTİM Komisyonuna sevki uygun mu? Evet EĞİTİM komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Dekanlığa bildirilen EĞİTİM komisyonu kararının Yönetim Kurulunda görüşülmesi; H Yönetim Kuruluna sevki uygun mu? Evet Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Dekanlığa bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Ders Muafiyeti Bitti

8 DERS KAYITLARI VE DANIŞMANLIK HIZMETLERI İŞ AKIŞI Kayıt Yenileme Danışman öğretim elemanlarının görevlendirilmesi Katkı paylarını yatıran öğrenciler alacağı derslerini bilgisayar ortamında tercihlerini yaparak danışman öğretim elemanına gönderir Danışman öğretim Elemanının internet ortamında tercih ettiği dersleri; Hayır Öğrencinin seçtiği ders saati yarıyılda alacağı ders saatini aşmıyor mu? Evet Öğrenci ile ilgili kararların uygulanmasında rehberlik yapar Seçilen dersler onaylanır. Öğrenci derslerini seçmiştir. Süresi içinde onaylanmış ders kayıt çıktısı üç nüsha olarak danışman ve öğrenci tarafından karşılıklı imzalanır. İlgili döneme ait harç (katkı) dekontu danışmana teslim edilir. Ders kaydı tamamlanmıştır. Bu aşamadan sonra ilgili dönemde öğrenciye ait hizmet istek talepler internet ortamındaki öğrenci bilgilerinden yararlanarak öğrenci işleri tarafından cevaplatılacaktır. Danışman Hizmeti Bitti

9 DISIPLIN KURULU İŞ AKIŞI Disiplin Kurulu Başla Yazılı şikayet üzerine, Dekanlığın Soruşturmacı Görevlendirilmesi Şikayetçi ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Tarafların Olay Üzerinde Soruşturulması Soruşturmacının Kararı Kararın Dekanlığa Bildirilmesi Disiplin Kurulunun Toplanması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, Üniversite Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Disiplin Kurulu Bitti

10 ÖĞRENCİ BELGESİ DÜZENLENMESİ iş AKIŞI ÖĞRENCİ BELGE DÜZENLEME ÖĞRENCİNİN OTOMASYON PROGRAMINDAN YAZILI BELGE TALEBİ FAKÜLTE SEKRETERİNİN (Öğrenci İşleri) SEVKİ H Yazı Yeterli mi? Eksik işlemlerini tamamla Evet YAZININ İDARİ PERSONELE GELMESİ İDARİ PERSONELİN YAZIYI HAZIRLAMASI CEVAP YAZININ FAKÜLTE SEKRETERİNİN İMZASI YAZI YETERLİ Mİ? Hayır Evet ÖĞRENCİ BELGESİNİN ÖĞRENCİYE VERİLMESİ

11 DUYURULAR iş AKIŞI ÖĞRENCİNİN İLAN VE DUYURULAR YAZI İŞLERI TARAFINDAN; YAZI(Duyurunun bulunduğu)nin GELEN EVRAK A KAYDEDİLMESİ Dekan, Dekan Yardımcısı, Fakülte Sekreterinin; ÖĞRENCİ İŞLERİNE DUYURULMASI İÇİN SEVKİ YAZI DUYURULSUN MU? Hayır Evet YAZININ ÖĞRENCİ İŞLERİNE GELMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ TARFAINDAN İLGİLİ PERSONELE HAVALESİ ÖĞRENCI İŞLERI İLGI YAZIYI, DOSYAYA KALDIRMASI SÜRESİ DOLAN DUYURULAR PANODAN KALDIRILIR. ÖĞRENCİNİN İLAN VE DUYURULAR KALDIRILMIŞTIR

12 PERSONEL İZIN İŞLEMLERI İŞ AKIŞI PERSONELİN İZİN İSTEĞİ Personelin İzin Formunun Doldurulmasının Sağlanması İzin Formunun Onaylanması İçin Birim Bölüm Başkanına ya da birim amirine yönlendirilmesi Hayır Birim Amiri Onayı Var mı? İzin Formunun Onaylatılması Personel İzin İşlemleri İş Akış Sürecinin Sonlandırılması

13 SÜREKLI GÖREV YOLLUĞU İŞ AKIŞI Talebin Alınması, Evrak Kayıt Memuru Evrakın Sevki Kayıt memuru tarafından Fakülte Sekreterine havale edilmek üzere, Dekanlık Makamına sunulur. Yolluk bildiriminin hazırlanması Ödeme Emrinin Hazırlanması Hayır Onay Teslim Yurt içi/ Yurt dışı Geçiçi görev Yolluğu İş Akış Sürecinin Sonlandırılması

14 EKDERS ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA KADROLU ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI GİRMİŞ OLDUKLARI DERS SAYISINA GÖRE DÜZENLENİR,KURUM YETKİLİSİ BÖLÜM BAŞKANI VE ÖĞRETİM ELEMANI TARAFINDAN İMZALANIR. ( Normal ve İkinci öğretim için 2 Şer nüsha düzenlenir. ) DERS YÜKLERİ : PROF., DOÇENT., YRD. DOÇ. 10 SAAT, ÖĞRETİM GÖREVLİSİ 12 SAATTİR. DEKANIN ders yükü 0 (Sıfırdır.) DEKAN YARDIMCILARI: BÖLÜM BAŞKANLARI 5 SAATTİR SAYILI KANUNUN 40/a MADDESİNE GÖRE DIŞARIDAN DERS VERMEYE GELEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI KENDİLERİ TARAFINDAN DÜZENLENİR OKULA TESLİM EDİLİR. KATILAMADIKLARI DERSLER DİKKATE ALINARAK VE DERS YÜKÜ FORMUNDAKİ BİLGİLERE GÖRE AYLIK DERS YÜKÜ FORMU DÜZENLENİR VERDİKLERİ DERSLERE AİT ÖDEME EMİRLERİ DÜZENLENİR.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TESLİM EDİLİR ÖDEME BANKA ARACILIĞI İLE GERÇEKLEŞTİRİLİR.

15 EMEKLİ KESENEKLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA MAAŞLARIN HAZIRLANMASI İLE BİRLİKTE PERSONEL AYLIK EMEKLİ KESENEKLERİ, KESENEK BİLGİ SİSTEMİNE GİRİLEREK BİLDİRİMİ YAPILARAK İKİ ( 2 ) NÜSHA DÜZENLENİR YETKİLİLERE İMZALATILIR STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA KONTROL ETTİRİLİP NÜSHASITESLİM İLGİLİ BAŞAKANLIĞA TESLİM EDİLİR. 2. NÜSHA ÖDEME BELGELERİ EKİNDE İLGİLİ DOSYASINDA ARŞİVLENİR GEREKLİ ÖDEMELRİN YAPILIP YAPILMADIĞI SGK KESENEK BİLGİ SİSTEMİNDEN TAKİP EDİLİR

16 MAAŞ ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA MAAŞ ESASI BULUNAN KADROLU PERSONELİ LİSTELENİR. MAAŞ PROGRAMINA GİRİŞ İÇİN VARSA TERFİSİ OLAN PERSONEL BİLGİLERİ GÜNCELLENİR. MAAŞ BİLGİ DEĞİŞİKLİĞİ OLAN PERSONEL BİLGİ İŞLEM VE STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI SAY 2000 İ SİSTEMİNE KAYDEDİLİR. BASILAN MAAŞ BODROLARININ SAY 2000 İ SİSTEMİNE GÖRE KONTROL İŞLEMLERİ YAPILIR VE HATA VAR İSE YENİ BORDRO BASILIR YOK İSE MAAŞ DOSYASI HAZIRLAMA İŞLEMİNE GEÇİLİR. KONTROLÜ YAPILAN MAAŞ BODROLARINDAKİ BİLGİLERE GÖRE ÖDEME EMRİ BELGESİ (E BÜTÇE SİSTEMİNDE) DÜZENLENİR VE HARCAMA YETKİLİSİ İLE GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ TARAFINDAN İMZALANIR MAAŞ BODROLARI 2 ADET DOSYA OLARAK DÜZENLENİR VE O AYA AİT OLAN PERSONEL BİLGİ DEĞİŞİKLİKLERİ DE DOSYALARA KONUR. HAZIRLANMIŞ OLAN 1 ADET MAAŞ DOSYASI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TUTANAK KARŞILIĞI TESLİM EDİLİR. KALAN 2. DOSYA FAKÜLTEDE DOSYALANIR.

17 TAŞINIR MAL ÇIKIŞ İŞLEMLERI İŞ AKIŞI Taşınır İstek Belgesi düzenlenir. Talebin karşılanabilirliği Dekanlık/Fakülte Sekreterliğince incelenir. Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişi ile imza karşılığı teslim eder. Talep Karşılanabilir mi? Hayır Evet Taşınır Mal Çıkış İşlemleri Zimmet Verme Tüketim Çıkış Raporları Taşınır Mal Çıkış İşlemleri İş Akış Sürecinin Sonlandırılması