BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Transkript

1 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMALARI

2 BSGM.İKS.ŞMA.002 / BÜTÇE TEKLİFİ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Bütçe Hazırlama Çağrısı Yazısı Bütçe Çağrısı Yazısının Strateji Geliştirme Başkanlığı ndan gelmesi Bütçe tavanı dahilinde, birimlerin bütçe tekliflerinin hazırlanması Hazırlanan Bütçe Teklif tasarısının Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi Bakanlık Bütçe Teklifi

3 BSGM.İKS.ŞMA.002 / BÜTÇE REVİZE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Ödenek Talebi Gerekli görüldüğü hallerde Ayrıntılı Harcama Programı nın revize edilmesi için Strateji Geliştirme Başkanlığı na gerekçeli yazı gönderilmesi Maliye Bakanlığı tarafından kabul edilen revize edilmiş ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi

4 BSGM.İKS.ŞMA.002 / AYRINTILI HARCAMA PROGRAMI (AHP) İŞ AKIŞ ŞEMASI Maliye Bakanlığı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği Maliye Bakanlığı nın Merkezi Yönetim Bütçe hazırlama tebliği yayınlaması üzerine Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Ayrıntılı Harcama Programının hazırlanması ile ilgili yazının Genel Müdürlüğe gelmesi Yıl bütçesine ait Ayrıntılı Harcama Programının hazırlanarak e bütçe sisteminin AHP Detay Modülünden girişlerinin yapılarak kaydedilmesi AHP formu çıktılarının alınarak Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi AHP taslağı Ekonomik İcmal Cetveli Maliye Bakanlığı tarafından vize edilmiş Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından gönderilen Ekonomik İcmal Cetveli nin Genel Müdürlüğe gelmesi Genel Müdürlüğün ödenek talepleri doğrultusunda üçer aylık dönemler halinde, serbest bırakılan ödeneklerin ödenek gönderme emri düzenlenerek e-bütçe sistemine giriş yapılması İ-GM Mali yılın sonunda mali yıla ilişkin kesin hesap cetvelinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi

5 BSGM.İKS.ŞMA.002 / PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Resmi Yazı Performans Programı hazırlanmasına dair yazının Genel Müdürlüğe gelmesi Daire Başkanlıklarından, Genel Müdürlüğün Stratejik Planı doğrultusunda gerçekleştirecekleri faaliyetleri belirlemeleri ve önceliklendirmeleri ve yaklaşık maliyetlerinin istenmesi Daire Başkanlıklardan gelen faaliyetlerin değerlendirilmek üzere Bütçe Teklif Değerlendirme Komisyonu na iletilmesi Bütçe Teklif Değerlendirme Komisyonu nca oluşturulan taslak kararının gelmesi Taslak doğrultusunda Genel Müdürlük faaliyetlerinin maliyetlendirilerek Performans Programının hazırlanması ve Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi

6 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TAAHHÜT EVRAKI VE SÖZLEŞME TASARILARI İLE ÖDEME EMRİ VE EKİ BELGELERİNİN ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kontrole tâbi karar ve işlem belgeleri Kontrole tâbi karar ve işlem belgelerinin ön mali kontrolü yapılmak üzere ilgili sorumluluklardan Mali İşler Şube Müdürlüğüne gelmesi Sorumlu tarafından ön incelemenin yapılması ve evrakın gereği için ilgili personele havale edilmesi P-SR İç Kontrol ve Ön Mali Kontrolün usul ve esaslarına ilişkin yönetmelik ile Ön mali Kontrol Yönergesinde belirlenen limitlerin ilgili personel tarafından kontrol edilmesi K-PR Limit harcama biriminin yetkisi dahilinde mi? Ön mali kontrolünün yapılması ve olası eksik/ hatalara ilişkin görüş almak üzere kontrole tâbi karar ve işlem belgelerinin SGB ye gönderilmek üzere üst yazısının hazırlanması Evrakın ilgili personel tarafından mevzuat hükümlerine uygunluğunun ve eksiksiz olup olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön malî kontrolünün yapılması K-PR Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM SGB den Gelen Ön Mali Kontrol İnceleme Formu Ön mali kontrol inceleme formlarının uygunluk bakımından değerlendirilmesi K-PR Giden Evrak İş Akış Şeması Uygun mu? Ön mali kontrolü gerçekleştiren ilgili personelin Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhini evrak üzerine yazarak imzalaması İ-PR Ön mali kontrolü gerçekleştiren ilgili personelin Eksik Evrak ve Hatalı İşlem Tamamlanarak Ödenmesi Uygundur şerhini evrak üzerine yazarak imzalaması İ-PR Ön mali kontrolle ilgili sonucun ilgili Sorumluluğa gönderilmesi

7 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TENKİS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yazılı/Sözlü Bildirim Birimlerce kullanılmasına gerek duyulmayan ödeneklerin tenkis belgesinin SGB-NET sisteminde düzenlenmesi Çıktıların alınarak Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi Tenkis Belgesi Maliye Bakanlığı tarafından tenkis edilen ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi

8 BSGM.İKS.ŞMA.002 / GÖREVE BAŞLAYIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel Atama Onayı Personel Atama Onayının bölüme ulaşması Gelen onaya Tebliğ- Tebellüğ belgesi hazırlanması İ- SR Üst yazısının yazılması ve Genel Müdür Yardımcısı onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Yazının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Giden Evrak İş Akış Şeması Kişiye görevlendirme yazısının yazılması ve tebliği

9 BSGM.İKS.ŞMA.002 / GÖREVDEN AYRILIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel Atama Onayı Personel Atama Onayının bölüme ulaşması Gelen onaya Tebliğ-Tebellüğ belgesi hazırlanması İ- SR Kişinin üzerinde zimmet olmadığına dair yazının istenmesi Zimmet belgesi eklenerek üst yazının yazılması ve Genel Müdür Yardımcısı onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Yazının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Giden Evrak İş Akış Şeması

10 BSGM.İKS.ŞMA.002 / ATAMA TALEPLERİ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Şahıs Dilekçesi Şahıs dilekçesinin ilgili bölüme ulaşması Atanma taleplerinin değerlendirilmesi K-PR Atama talebi uygun mu? Kişiye olumsuz görüşün bildirilmesi Atama talep yazısının onaylanmak üzere Genel Müdür Yardımcısına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Atama talebinin onaylanmak üzere Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Giden Evrak İş Akış Şeması

11 BSGM.İKS.ŞMA.002 / YILLIK İZİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yıllık izin talebinde bulunan personelin ilgili sorumluluğa başvurması İzin kontrolünün yapılması P-PR Yıllık izin hakkı var mı? Yıllık İzin hakkının olmadığının sözlü olarak iletilmesi İlgili birim yetkilileri tarafından imzalanan forma tarih ve sayı verilerek İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi P-PR Personelin İzin Formunun görevine başlayıncaya kadar İnsan Kaynakları Sorumluluğunda saklanması Personelin Yıllık izin dönüşü göreve başladı mı? Yeni yıllık izin ya da Sağlık Raporunun işleme konması Kişinin işe başlayışının teyit edilerek İzin Takip Programına işlenmesi ve arşive teslim edilmesi

12 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI İç Kontrol Sistemi alt yapı oluşturma süreci çalışmalarının başlaması Üst Yönetim onayı ile İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin başlaması İç Kontrol Sisteminde üst yönetimin sorumluluğuna ve İç Kontrol mevzuatına ilişkin üst yönetici ve diğer yöneticilere bilgi ve brifing verilmesi, konu ile ilgili toplantılar düzenlenmesi İç Kontrol Sisteminin kurulacağı bölümlerden belirlenecek personel ile Proje Ekibinin oluşturulması Gerekiyorsa İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması konusunda dış destek sağlanması Proje için kaynak sağlanması gerekiyorsa Dünya Bankası, AB vb. fon ve desteklerinin araştırılması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin hazırlık çalışmalarının yapılarak projenin kapsamının ve Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının belirlenmesi Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının yazılı hale getirilmesi ve Üst Yönetim onayı ile duyurulması O-GM Projenin planlamasının yapılarak İç Kontrol Sisteminin oluşturulması için gerçekleştirilecek faaliyetler ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüleceği konularında Proje Ekibi ile birlikte çalışılması O-GM İç Kontrol Sisteminin öngördüğü şartların yerine getirilmesine yönelik yapılması gereken çalışmaları içeren Uyum Eylem Planının katılımcı yöntemlerle hazırlanmasının ve üst yönetici onayının alınması İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı A

13 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI A Gerçekleştirilecek faaliyetleri ve sürelerini içeren Zaman Planlarının Uyum Eylem Planı dikkate alınarak bölümler tarafından hazırlanması O-GM Bölümlerden gelen Zaman Planlarının Proje Ekibi tarafından konsolide edilerek yöneticilere gönderilmesi ve onaylarının alınması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesi Zaman Planı İç Kontrol Sistemi farkındalık/teknik eğitim programlarının hazırlanması Proje Ekibine İç Kontrol Sistemi konusunda teknik eğitim verilmesi Bölümlerdeki yönetici ve personele bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi İç Kontrol uygulamaları yönünden mevcut durum ve kontrol ortamının değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması İlgili bölümlerde verimlilik sorunlarının teşhisi çalışmalarının yapılması Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Raporu İlgili bölümlerde performans analizlerinin gerçekleştirilmesi Performans Analizleri Raporu Mevcut durum değerlendirme sonuçları doğrultusunda bölümlerde iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve Zaman Planında yer alan ilgili çalışmalarda bu alanların dikkate alınmasının planlanması Kontrol ortamı ile ilgili çalışmalara başlanması kapsamında etik değerler sisteminin oluşturulması çalışmalarına başlanması B

14 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI B O-GM Mevcut etik kodlar sisteminin değerlendirilmesi, Etik Anket uygulamasının yapılması, ilgili bölümlerden katılımcılarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirilmesi, etik davranış kurallarının belirlenmesi ve üst yönetimin onayının alınması Etik Beyannamesi İlgili bölümlerde misyon, organizasyon yapısı ve görevlerle ilgili çalışmaların başlaması bölümlerde farklı iş yapan her personel ile İş Analizlerinin yapılması İş Analizleri O-GM Bölümlere ait İş Akışlarının hazırlanması ve bölüm yöneticileri tarafından kontrol edilip onaylanmasının sağlanması İş Akışları İş Akışlarından yola çıkarak bölümlerin temel süreçlerinin değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması Her bir temel süreç için süreç hiyerarşilerinin hazırlanması Süreç Hiyerarşisi Tablosu Her bir temel süreç için süreç tanımlarının yapılması Temel Süreç Tanım Formu Her bir temel süreç için Temel Süreç tanım formunda yer alan girdileri ve çıktıları dikkate alarak süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve Temel Süreç Tanım Formlarına işlenmesi Organizasyonel ve yönetsel tüm süreçlerin yeniden değerlendirilmesi ve gereken durumlarda yeniden düzenlenerek bölümlerin Organizasyon Şemalarının çizilmesi Organizasyon Şemaları C

15 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI C Her bir bölümin Organizasyon Şemasında yer alan tüm kadrolar için iş tanımlarının yapılması İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinden yola çıkarak her kadro unvanının yer aldığı Eğitim/Deneyim Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun ve hazırlanmasında yarar görülen diğer tablo ve raporların oluşturulması İç Hareketlilik Tablosu Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu Hazırlanan İş Akışları, Organizasyon Şemaları, İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ile diğer tabloların yer aldığı Organizasyon Kitabının hazırlanması Organizasyon Kitabi İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri açısından personelin yeterliliği ve performansına yönelik mevcut yapının analizi ve geliştirilecek önerilerin raporlanması Yetki devrine ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilerek değerlendirilmesi ve gerekiyorsa yeni düzenlemeler yapılması Yetki Devri Formu İlgili bölümlerde risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması için yöneticileriyle işbirliği sağlanması Amaç ve hedeflere ulaşmakta ve faaliyetlerin yürütülmesinde karşılaşılabilecek risklerin belirlenmesi için mevcut durum analizleri de dikkate alınarak bilimsel yöntemlerle risk belirleme çalışmalarının yapılmasının sağlanması D

16 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI D Risk tanımlamalarının yapılması Risk Listesi Risklerin özelliklerinin, gerçekleşme sıklıklarının ve etkilerinin analiz edilmesiyle Risk Envanterinin hazırlanması Risk Envanteri Risk matrislerinin oluşturulması ve risklerin önceliklendirilmesi, sınıflandırılması, büyüklüklerinin saptanması ile Risk Önem ve Öncelik Tablosunun hazırlanması Risk Önem ve Öncelik Tablosu Bölümlerin risk kapasitelerinin belirlenmesi, risklere karşı alınacak önlemlere karar verilmesi ve risklere verilecek yanıtların üretilmesi çalışmalarının yapılarak Risk Eylem Planının hazırlanması Risk Eylem Planı Risklerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin oluşturulması ve raporlanması ile risk kontrol stratejilerinin oluşturulması Kontrol ortamının ve kurulacak İç Kontrol Sisteminin sürekliliğini ve güncelliğini korumak için gerekli kontrol stratejileri ve yöntemlerini oluşturma çalışmalarının başlaması Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemlerinin belirlenmesi E

17 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI E Belirlenen kontrollerin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller olarak detaylandırılması Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi Hiyerarşik kontrollerin tanımlanması Görevlerin ayrılığı sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi Vekalet sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi Yürürlükteki yazılı prosedürlerin tüm süreçler için gözden geçirilmesi, gerekli düzenlemelerin ve gerekiyorsa yeni tanımlamaların yapılması ve yazılı hale getirilmesi İç Kontrol Standartlarının öngördüğü bilgi ve iletişim sisteminin kurulmasına veya mevcut bilgi sistemlerinin öngörülen şartları sağlayacak şekilde revize edilmesine yönelik çalışmaların başlaması Mevcut bilgi ve iletişim sistemlerinin gözden geçirilmesi Kurulacak veya revize edilecek bilgi ve iletişim sistemlerinin bilgi teknolojileri ile geliştirilmesinin ve sürdürülmesinin sağlanması amacı ile ilgili bölümle işbirliğinin sağlanması F

18 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI F Kullanılan bilgi sistemlerinin ve bilgi teknolojilerinin mevcut durumunun analiz edilmesi Bilgi sistemlerine ilişkin risk faktörlerinin ve olası risklerin sonuçlarının belirlenmesi Bilgi sistemlerinin sürekliliğinin, güvenilirliğinin ve uygun erişiminin sağlanması için gereken kontrol stratejileri ve yöntemlerinin belirlenmesi Bilgi sistemleri ihtiyaç analizleri raporunun hazırlanması Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri Raporu Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin oluşturulması ve bilgi ve iletişim sistemlerinin oluşturulan yöntemleri desteklemesinin sağlanması İç Kontrol Sistemi izleme ve değerlendirme sistematiğinin oluşturulması O-GM İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesinin tamamlanması ile proje raporunun hazırlanarak üst yönetime ve Strateji Geliştirme Başkanlığına sunulması, ilgili kurum ve kuruluşlara projenin tamamlandığına ilişkin yazıların yazılması ve Proje Ekibinin feshedilmesi İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Raporu

19 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UYGULANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Diğer Uygulamalar İç Kontrol Sistemi Danışmanlık ve Destek Uygulamaları Stratejik Plan, Performans Programı ve Performans Esaslı Bütçe Çalışmalarının İç Kontrol Sisteminin getirdiği ilkelere ve gerektirdiği şartlara uygun olarak hazırlanmasının veya revize edilmesinin sağlanması için sorumlu bölümlere destek verilmesi Bölümlere İç Kontrol Sisteminin Standartlarının uygulanması konusunda danışmanlık yapılması Stratejik Plan ve Performans Programında yer alacak İç Kontrol Sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans göstergelerinin hazırlanması İç Kontrol Sisteminin uygulamaları konusunda bölümlerde yapılacak çalışmalarda diğer ilgili bölümlerin koordinasyonunun sağlanması İç Kontrol Sisteminde yapılacak revizyon ve iyileştirme çalışmalarının Performans Programı ile ilişkilendirilmesi Bölümlerin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında yaptıkları çalışmalara ilişkin hazırlayıp gönderdikleri raporların incelenerek İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Çalışma Grubunun görüşlerine sunulması Kontrol ortamının (Etik kodlar, Organizasyon Kitabı, bilgi sistemleri, insan kaynakları yönetimi vb.) iç ve dış koşullara uygun olarak güncellenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili getirilen mevzuat değişikliklerinin duyurulması ve gerekli düzeltme, düzenleme ve varsa yeni çalışmaların yapılmasının sağlanması İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Çalışma Grubunun uygun görüş bildirdiği raporların İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu nun onayına sunulması Risk yönetim sürecinin uygulanmasının sağlanması, Bölümlerdeki İç Kontrol Sistemi oluşturma, uygulama ve revizyon çalışmalarının İç Kontrol Sistemi standartlarına, metodolojisine ve mevzuatına uygun olması için gereken danışmanlık ve eğitim desteğinin verilmesi İç Denetim Raporlarının değerlendirilme sonuçlarına göre gerçekleştirilmesi önerilen çalışmalarla ilgili Eylem Planı hazırlanarak çalışmaların ilgili bölümlerle işbirliği içinde yürütülmesi Eylem Planı Risklerinin iyileştirilmesi için yapılacak çalışmaların koordine edilmesi ve uygulamaların izlenmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan kontrol stratejilerinin geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sisteminin kontrol stratejilerinin uygulanabilmesi için verilerin toplanması, işlenmesi, paylaşılması, saklanması, uygun erişiminin sağlanması ve güvenliği konusunda bilgi teknolojilerinin kullanılmasının sürekliliğinin sağlanması

20 İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sürekli İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Diğer İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Tüm bölümlerdeki Uyum Eylem Planı uygulamalarının periyodik aralıklarla izlenmesi İç Kontrol Sistemi uygulamalarının sürekliliğinin, güncelliğinin ve mevzuata uygunluğunun ilgili bölümlerle işbirliği içinde izlenmesi, yılda en az bir kez değerlendirilmesi ve raporlanması İç Kontrol Sistemi ile ilgili mevzuat değişiklikleri kapsamında yapılacak düzeltme, düzenleme çalışmaları ile yapılması gereken yeni çalışmaların izlenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili üst yönetim tarafından talep edilen ve mevzuat gereği hazırlanıp ilgili mercilere gönderilmesi gereken her türlü raporun ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak hazırlanması ve sunulması İç Denetim Raporlarının değerlendirilmesi ve sonuçlarına ilişkin ilgili bölüm tarafından hazırlanan Eylem Planına göre yapılacak çalışmaların izlenmesi Risk yönetimi sürecinin ve Risk Eylem Planının uygulanmasının izlenmesi Stratejik Planda ve Performans Programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyecek iç ve dış kaynaklı risklerin analiz çalışmalarının yapılması, risklerin sürekli olarak değerlendirilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında hedefler ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirlerin önerilmesi Risk Envanterinin ve Risk Eylem Planlarının güncellenmesi İç Kontrol Sistemini ilgilendiren görüş, öneri, talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi ve ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak ilgili düzenlemelerin yapılmasının sağlanması İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının ilgili bölümler tarafından bilinirliliğinin ve gerekli uygulamaların yapıldığının izlenmesi Üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini arttırmak için gerekli çalışmaların ve koordinasyonun yapılması

21 BSGM.İKS.ŞMA.002 / BİLGİ İŞLEM ÇALIŞMALARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Bilgi işlem evrakı Bilgi işlem evraklarının Sorumluluğa gelmesi Evrakın niteliğine göre yönlendirilmesi Diğer Evrakın niteliği nedir? Eğitim Talebi Web Yayım Talebi Bilgisayar, yazıcı vs. planlamasının yapılması Makamca uygun görülen duyuruların web sayfasında yayınlanması Eğitim Sorumluluğu ile eğitim planlamasının yapılması Satınalma birimlerine planlamaların bildirilmesi Eğitim Sorumluluğu ile planlanan eğitimin yapılması için makam onayı alınması Belirlenen ihtiyaçların temin edilmek üzere Genel Müdür onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması

22 BSGM.İKS.ŞMA.002 / YAZILIM TEDARİKİ İŞ AKIŞ ŞEMASI E-Posta Telefon Yazılım ihtiyaç talebinin bölüme ulaşması Yazılım tedarikinin gerekli olup olmadığının ilgili personel tarafından değerlendirilmesi Yazılım birim tarafından oluşturulabilir mi? Yeni Yazılım Oluşturulması İş Akış Şeması Uygun yazılım araştırılması Belirlenen yazılımın satınalma yoluyla temininin sağlanması Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Alınan yazılımın server/ilgili bilgisayarlara yüklenmesi Test çalışmasının yapılması Yazılımın kullanıma açılması

23 BSGM.İKS.ŞMA.002 / YENİ YAZILIM OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Resmi Yazı Yeni Yazılım Talebinin Gelmesi E-Posta Sözlü Talimat Yapılabilir mi? Kısmen Yeniden görüşme yapılması ve uyumlaştırma Yazılımı talep eden birimle analiz çalışması yapılması Tasarım çalışması yapılması Yazılımın kodlanması (UML,UCASE çalışmalarının yapılması) Analiz yeterli mi? Yeniden görüşme yapılması ve uyumlaştırma Kodlamanın tamamlanması Test çalışması yapılması Sistemin hazır hale getirilmesi Kullanıcılara eğitim verilmesi Kullanıcı testi yapılması A

24 BSGM.İKS.ŞMA.002 / YENİ YAZILIM OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI A Hata var mı? Hatanın kontrol edilmesi Hata bildirimi Hata sistemden mi kaynaklı? Doğru kullanım ve doğru veri girişi konusunda destek verilmesi ve programda hatalı girişi önlemeye yönelik düzenlemeler yapılması Hatanın giderilmesi Yazılımın kullanıma açılması

25 BSGM.İKS.ŞMA.002 / WEB SAYFALARININ GÜNCELLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Web sayfalarında yayınlanmak veya güncellenmek üzere bilgi, belge ve duyuruların birimlerden gelmesi Web sayfasında yayınlanmak ve güncellenmek üzere bilgi, belge ve duyuruların yayınlanmasında yarar görülen diğer bilgi ve belgelerin birimde toplanması İlgili personelin bilgi belge ve duyuruları yayınlamaya uygunluğu ve yararı yönünden değerlendirilmesi Yayınlanması uygun mu? Materyalin yayınlanmaya uygun olmadığının Daire Başkanına bildirilmesi Daire Başkanı tarafından kontrol edilmesi Basılı materyalin taranarak elektronik ortama aktarılması ve yayınlanmak üzere düzenlenmesi Elektronik materyalin yayınlanmak üzere düzenlenmesi ve Daire Başkanı onayına sunulması Yayınlanması uygun mu? Daire Başkanı Onayı İş Akış Şeması Materyalin yayınlanmaya uygun yazılım diline dönüştürülmesi Yayınlanması uygun görülmeyen elektronik materyalin bilgisayar ortamında arşivlenmesi Yayınlanması uygun görülmeyen basılı materyali dosyalanarak arşivlenmesi Materyalin ilgili web sayfasında yayınlanmak üzere web sitesine yüklenmesi

26 BSGM.İKS.ŞMA.002 / SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının Sorumluluğa ulaşması Alım Şekline Karar Verilmesi İhaleye tabi Doğrudan Temin İhale yönteminin belirlenmesi Temin yönteminin belirlenmesi Pazarlık usulü ihale Açık ihale Doğrudan teminle satın alma Tek kaynaktan satın alma DMO dan satın alma Pazarlık Usulü İhale İşlemleri İş Akış Şeması Belli İstekliler Arasında İhale İşlemleri İş Akış Şeması Doğrudan Teminle Satın Alma İş Akış Şeması Tek Kaynak Satın Alma İş Akış Şeması DMO Alımları İş Akış Şeması

27 BSGM.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Sorumluluğa gelmesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM İhale dokümanlarının hazırlanması İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi A

28 BSGM.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü TİF Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal Alımı Satınalmanın türü Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

29 BSGM.İKS.ŞMA.002 / BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akışı İhtiyaç talep yazısı Belli istekler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Sorumluluğa gelmesi Ön yeterlilik ve İhale dokümantasyonunun hazırlanması İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhalenin hangi tür satın alma için yapıldığının tespiti Danışmanlık hizmeti Diğer mal/hizmet alımı Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması ve davetiye ile birlikte ihale dokümanının gönderilmesi Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması Tekliflerin alınıp teknik değerlendirme ve puanlamanın yapılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Fiyatı da içeren tekliflerin alınması ve ön değerlendirmelerin yapılması Mali değerlendirme ve puanlamanın yapılması ve konsolidasyon Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Mal/hizmet alımı sözleşmesi Danışmanlık sözleşmesi A

30 BSGM.İKS.ŞMA.002 / BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması Ödeme Emri Belgesi

31 BSGM.İKS.ŞMA.002 / PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin gelmesi Makam onayının alınması Bakan Onayı İş Akış Şeması O-BK Piyasa fiyat araştırmasının ve yaklaşık maliyet hesaplamasının yapılması İhale dokümanlarının hazırlanması İlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması İhale ilanının verilmesi İlan yapılacak İlan yapılmayacak Davet mektubunun düzenlenmesi Davet Mektubu Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi A

32 BSGM.İKS.ŞMA.002 / PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması İhalenin yapılması Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin faturasının alınması Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

33 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TEK KAYNAK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerin ihtiyaç talep yazılarının Ödeme ile ilgili bölüme gelmesi Talebe konu alımın yapılacağı firmanın tek kaynak olup olmadığının sorgulanması Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Firmadan fiyat teklifinin alınması Tek kaynak mal ve hizmetlere ilişkin matbu formunun doldurulması Tek Kaynak Matbu Formu Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Muayene kabul komisyonunun kurulması A

34 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TEK KAYNAK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da Hizmet Alımı Faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene Kabul Tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

35 BSGM.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının Sorumluluğa gelmesi Talep doğrudan temin üst sınırının altında mı? Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Talep edilen malın piyasa fiyat araştırması yapacak personelin belirlenmesi Personelin görevlendirilmesine ilişkin yazının hazırlanması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Görevlendirilen personelin piyasadan en az 3 teklif alması Piyasa fiyat araştırması tutanağı En düşük teklif veren firma ile sözleşmenin yapılması İhale onay belgesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Mal veya hizmetin teslim alınması Muayene kabul komisyonunun kurulması A

36 BSGM.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin faturasının alınması Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması Sorumlulukta Doğrudan Kayıt Temin Formunun doldurulması ve Kamu İhale Kurumu na gönderilmesi Doğrudan Temin Kayıt Formu

37 BSGM.İKS.ŞMA.002 / DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Sorumluluğa gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhtiyaçların kaltalog da bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi DMO ya kredi açılması Kredinin açıldığına ilişkin muhasebe işlem fişiyle talep formunu/listesini içeren üst yazının DMO ya gönderilmesi Maaş ve Diğer Ödemeler Memurunun görevlendirilmesi A

38 BSGM.İKS.ŞMA.002 / DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI A DMO hesabına para aktarılması Muhasebe İşlem Fişi Fatura DMO dan malların teslim alınması Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Mallar uygun mu? DMO ile bağlantı kurulması Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi MİF Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

39 BSGM.İKS.ŞMA.002 / SARF MALZEMELERİ TEMİN VE DAĞITIM İŞ AKIŞ ŞEMASI Genel Müdürlük te ihtiyaç duyulan sarf malzemesi çeşit ve miktarının belirlenmesi Belirlenen malzeme listesinin satın alınmak üzere Satınalma ile ilgili Sorumluluktaki satın alma görevlisine verilmesi Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Sorumlulukların ihtiyaçları doğrultusunda düzenlemiş oldukları taşınır istek belgesinin gelmesi İlgili Daire Başkanlığına sevk edilmesi Malzeme depoda var mı? Bir sonraki alımda değerlendirilmesi Malzemenin ilgiliye teslim edilmesi ve Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi Depo çıkış icmallerinin 3'er aylık dönemlerde saymanlığa bildirilmesi Depoda kalan malzemelerin dönemler halinde sayımının yapılması Mali yıl sonunda Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmesi

40 BSGM.İKS.ŞMA.002 / DAYANAKLI TÜKETİM MALZEMESİ DEPO ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Depodan çıkışı yapılacak demirbaş malzeme için çıkış onayının gelmesi / hazırlanması İ-GM Kargo ile gönderilmesi Görevliye teslim edilmesi Kargo teslim fişinin alınması Görevlendirme yazısının istenmesi ve kontrol edilmesi Malzeme gönderilen birimden teslim alma tutanağının gelmesi Malzemenin teslim edilmesi Teslim tutanağının düzenlenmesi Sistemden çıkış işlemlerinin yapılması ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi Taşınır İşlem Fişi nin malzeme gönderilen birime ve muhasebe birimine gönderilmesi Girişe esas Taşınır İşlem Fiş lerinin bir nüshasının Genel Müdürlüğe geri gönderilmesi Mali yıl sonunda ambar depo sayım tutanağının düzenlenmesi Harcama birimi yönetim hesabının düzenlenmesi Kayıtların uygunluğunun kontrol edilmesi ve Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi

41 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın alınan malzeme ile ilgili belgelerin taşınır kayıt kontrol yetkilisine gönderilmesi Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin kontrol etmesi Evraklar tamam mı? Evrakların eksikliklerinin tamamlanması için satınalma memuruna iade edilmesi Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin faturaya göre taşınır net programından hesap kodlarına göre taşınır işlem fişini düzenlemesi Faturadaki malzemenin hesap kodu var mı? Harcama birimi taşınır hesap kodu istek fişinin doldurulup Strateji Geliştirme Başkanlığı na gönderilmesi Taşınır net programından Taşınır İşlem Fişi çıkarılarak, ödeme emri belgesine eklenmesi Taşınır İşlem Fişi Taşınır net programı ile ilgili personel sisteme girerek kodların Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından açılması Maaş ve Diğer Ödemeler Memuruna evrakın teslim edilmesi Strateji Geliştirme Başkanlığı ndan Genel Müdürlüğe kodun açıldığı bilgisinin verilmesi

42 BSGM.İKS.ŞMA.002 / PERSONEL MAAŞ ÖDEMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Memur Maaş Bilgileri, Sözleşmeli Personel Maaş Bilgileri (4B) Her ayın 1-8'i arası personel maaş bilgilerinin toplanması Toplanan bilgilerin saymanlık SAY2000 sisteminde girilmesi Saymanlıktan gelen son bilgilerin kontrol edilmesi K-PR Hata var mı? Hataların düzeltilip tekrar saymanlığa gönderilmesi Genel Müdür onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM İmzalanan personel maaşlarının saymanlığa tekrar gönderilmesi Ayın 13'nde bankalara ödeme emri talimatının gönderilmesi Ayın 15'nden sonra memur emekli keseneklerinin gönderilmesi Ayın 1-7' sine kadar 4B sözleşmeli Personel emekli keseneklerinin gönderilmesi

43 BSGM.İKS.ŞMA.002 / MEMUR FAZLA MESAİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Genel Müdür Onayı Her yıl Ocak ayında fazla çalışma yapan personele mesai ücreti ödenmesi için bakan onayının gelmesi Günlük puantaj cetvellerinin hazırlanması ve fazla mesai yapan personele imzalatılması Her bir ay için Genel Müdür den onay alınması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Genel Müdür Onayı Günlük Puantaj Sorumlu kişi imzası ile üst yazısı yazılarak İdari ve Mali İşler Sorumluluğuna gönderilmesi

44 BSGM.İKS.ŞMA.002 / ÖDENEK AKTARMA/EK ÖDENEK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Ödenek Talebi İhtiyaç üzerine harcama kalemleri arasında ödenek aktarılması/ ek ödenek talebi için Strateji Geliştire Başkanlığı na gerekçeli yazı gönderilmesi Maliye Bakanlığı tarafından kabul edilen ödenek aktarımının/ek ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi

45 BSGM.İKS.ŞMA.002 / YURT İÇİ GÖREV YOLLUKLARININ ÖDENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Görevlendirme onayı Görev Yolluğu Bildirimi Personelin Görevlendirilme Onayı ve Görev Yolluğu Bildiriminin ilgili Sorumluluğa gelmesi Gelen belgelerin Maaş ve Diğer Ödemeler Memuru tarafından incelenmesi K-PR Maddi hata, evrak eksikliği var mı? İlgili personele düzeltilmesi için iade edilmesi Onayda avans ibaresi var mı? Kişi tarafından avans talep edilmişse evrakın harcama talimatı düzenlenmesi için İdari ve Mali İşler Sorumluluğuna gönderilmesi Harcama Talimatı onayının sorumlu personele gelmesi Saymanlık işlem fişinin düzenlenmesi Saymanlık İşlem Fişi Evrakla ilgili ödeme emri belgesinin HYS (Harcama Yönetim Sistemi) üzerinden 3 nüsha olarak hazırlanması Ödeme emri belgesi ve ekleri Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Harcama Yetkilisinin onayından çıktıktan sonra sorumlu personelin evrağın 2 nüshasını saymanlığa göndermesi Personelin görev dönüşünde geçici görev yolluğu belgesi düzenlenerek avans ile harcama arasındaki farka ödeme emri düzenlenerek saymanlığa teslim edilmesi ve kişinin hesabına aktarılması

46 BSGM.İKS.ŞMA.002 / TELEFON FATURA ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Genel Müdürlük veya Genel Müdürün telefon faturaları İlgili Faturaların HYS (Harcama Yönetim Sisteminden) alınması. Faturaların ilgili yönetici tarafından onaylanarak gerekli işlemlerin yapılması için ilgili personele havalesi Faturalara GÖRÜŞMELER RESMİDİR kaşesinin vurulması Katılım payının hesaplanarak Ödeme Emri Sistemi üzerinde ilgili firmaya yönelik ödeme emri (3 nüsha) düzenlenmesi Ödeme Emri Ödeme Emrinin düzenleyen personel tarafından kontrol edilip paraflanması P-PR İlgili personel tarafından hataların düzeltilmesi Ödeme Emri ve eklerinin kontrol için Sorumluluktaki kontrolden sorumlu personele gönderilmesi K-SR Gerekli düzeltmelerin yapılması için belgeyi düzenleyen personele evrakın gönderilmesi Ödeme Emri Belgesi hatasız mı? Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM İmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin bir nüshasının sorumlulukta kalmak üzere, diğeri Saymanlığa gönderilmek üzere iki dosya olarak düzenlenmesi Teslim Tutanağı (Ödeme Emri ve ekleri) Giden Evrak İş Akış Şeması

47 BSGM.İKS.ŞMA.002 / ARIZA TAKİP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kullanıcılarının donanım ve yazılım sorunlarını mail ya telefon ile bildirmesi Arızanın arızayı giderecek personele bildirilmesi Arızanın giderildiğine dair kontrollerin yapılması K-PR

48 BSGM.İKS.ŞMA.002 / ARŞİVLİK MALZEMENİN ARŞİVLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik evrak ve malzemenin Sorumluluğa gelmesi İlgili personel tarafından ön inceleme yapılarak teslim alınması K-PR Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart Dosya Planı) yönünden incelenmesi K-PR Arşivlenmesi uygun mu? İlgili birime iade edilmesi Arşivlenecek malzemenin içeriğine ilişkin tutanağın ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması P-SR Sorumlu tarafından gizlilik kontrolünün yapılması K-SR Gizli evrak mı? Gizli dosyalar arşivine kaldırılması Normal arşive kaldırılması

49 BSGM.İKS.ŞMA.002 / ARŞİVDEKİ MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNE DEVRİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yönetmelik esaslarına göre birim arşivinde bekleme süresi dolan ve kurum arşivine gönderilmesi gereken malzemenin olup olmadığının belirlenmesi Belirlenen malzemenin veya kurum arşivine gönderilecek evrak ve malzeme olmadığı bilgisinin Sorumlunun kontrolüne sunulması Belirlenen malzemenin arşiv mevzuatına göre kurum arşivine devrinin uygun olup olmadığının veya kurum arşivine gönderilmesi gereken malzeme olmadığı bilgisinin Sorumlu tarafından değerlendirilmesi K-SR Kurum arşivine devredilmesi gereken malzeme var mı? Kurum arşivine, devredilecek malzeme bulunmadığının bildirilmesi Kurum arşivine, devredilecek malzemenin sayısını ve hangi birimlere ait olduğunu bildiren ve devir için randevu talep edilen yazı yazılması Kurum arşivine devredilecek malzemeye ait listenin yazı ile Kurum Arşivine gönderilmesi Giden Evrak İş Akış Şeması Randevu verilen günde malzemelerin imza karşılığı kurum arşivine teslimatının yapılması

50 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MAKAM İŞ AKIŞ ŞEMALARI

51 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BSGM.İKS.ŞMA.002 / GENEL MÜDÜR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Hazırlanmış Resmi Yazılar Daire Başkanı İş Akış Şeması P-PR Genel Müdür Yardımcısı İş Akış Şeması P-GMY Evrakın Genel Müdüre İletilmesi Evrak İmza İçin Uygun Mu? Evrakın Genel Müdür Tarafından Kontrol Edilerek İmzalanması İ-GM Giden Evrak İş Akış Onayı

52 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BSGM.İKS.ŞMA.002 / DAİRE BAŞKANI ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Hazırlanmış Resmi Yazılar Evrakın İlgili Personel Tarafından Kontrol Edilerek Paraflanması P-PR Evrakın Daire Başkanına İletilmesi Evrak İmza İçin Uygun Mu? Evrakın Daire Başkanı Tarafından Kontrol Edilerek İmzalanması İ-DB Giden Evrak İş Akış Onayı

53 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORTAK İŞ AKIŞ ŞEMALARI

54 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Harici evrak Evrakın Genel Evrak tan Personel Evrak ve Arşiv Grubu Sorumluluğuna gelmesi Evrakın Merkez Birimlerinden Personel Evrak ve Arşiv Grubu Sorumluluğuna gelmesi Merkez Birimlerden gelen evrak Evrak Birimi ilgilendiriyor mu? Evrakın birime havalesinin silinmesi Sorumlu tarafından evrakın Daire Başkanlıkları bazında tasnifi Merkez Birimlerden gelen evrakın ilgili birime, harici evrakın Bakanlık Genel Evrak a iadesi Evrakın Sorumlu tarafından ilgili Daire Başkanlarına havalesi Evrakın İlgili Daire Başkanlarına teslimi Evrakın ilgili Daire Başkanlığında Sorumluluk bazında tasnifi ve ilgili sorumluluğa havalesi Evrakın Evrak Sorumluluğuna gönderilmesi Evrak Kayıt Sistemine evrakın tarih ve sayısı girilerek kaydının yapılması Evrakın dağıtımı için listenin alınması Evrak Dağıtım Listesi Evrakın listeye paraf atılması karşılığı ilgili Sorumlulara dağıtımı

55 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 /01.02 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Birim dışına gönderilecek evrakın Grup Sorumlusuna gelmesi Evrakın Grup Sorumlusu tarafından kontrolü Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi Sisteme giriş yapılarak evraka tarih ve sayı verilmesi, gönderildiği yerler, konusu, ait olduğu Daire Başkanlığı bilgilerinin girilmesi Evrak merkez birimlerine mi gönderilecek, harici evrak mı? Merkez Birim Evrakı Harici Evrak Merkez birimlerine gidecek evrak listesinin oluşturulması Evrak Teslim Listesi Harici evrak listesinin oluşturulması Evrak Teslim Listesi Evrakın ilgili merkez birimine listeye alınan paraf karşılığında teslim edilmesi Evrakın Genel Evrak a listeye alınan paraf karşılığında teslim edilmesi

56 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / YAZIŞMALAR İŞ AKIŞ ŞEMASI Gelen Evrak İş Akış Şeması Dahili Evrak Harici Evrak Harici veya dahili olarak evrakın ilgili personele gelmesi Gurup Sorumlusu ile yazıya cevap verilip verilmeyeceğine karar verilmesi K-PR Yazıya cevap verilecek mi? Konusuna göre dosyaya kaldırılması Oluşturulan görüş doğrultusunda cevabi yazının hazırlanması Cevabi Yazı Gurup Sorumlusu tarafından uygunluğunun kontrol edilmesi K-SR Gerekli düzeltmelerin yapılması için ilgili personele geri gönderilmesi Cevabi yazı gönderime uygun mu? Cevabi yazının Daire Başkanına sunulması Evrağın türüne bakılması Harici Evrak Harici mi? Dahili mi? Dahili Harici evrakın Genel Müdür onayına sunulması Dahili evrakın Daire Başkanı onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Daire Başkanı Onayı İş Akış Şeması O-DB Giden Evrak İş Akış Şeması

57 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / KOORDİNELİ YAZIŞMALAR İŞ AKIŞ ŞEMASI Koordinasyonla cevaplandırılması gereken yazılar, Duyurular Kurum içi ve kurum dışından gelen ve birimler arası koordinasyon gerektiren yazıların Sorumluluğa gelmesi Yazının içeriğinin tespit edilmesi K-PR Koordine edilecek konunun Daire Başkanlıklarına gönderilmesi İ-DB Toplanan bilgilerin derlenip gönderilecek yazının hazırlanması ve kuruma gönderilmesi

58 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / MAKAMA BİLGİ NOTU HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Gelen Evrak İş Akış Şeması Resmi yazı Bilgi notu hazırlanması ile ilgili evrak veya talebin ilgili personele gelmesi Telefon Personelin, Daire Başkanlığındaki Sorumluluklar ile koordinasyonu sağlayarak bilgileri toplaması Toplanan bilgilerin bilgisayarda formata uygun olarak yazılması Doğruluk kontrolünün yapılması K-SR K-DB Yazı doğru yazılmış mı? Yazının ilgili personele düzeltilmesi için geri gönderilmesi Bilgilerin karta basılması Bilgi notunun resmi yazı ile mi gönderileceğine karar verilmesi Bilgi notu resmi yazı ile mi gidecek? Bilgi notunu Makama birim sorumlusu veya Daire Başkanı nın sunması Yazının Daire Başkanı onayına sunulması Daire Başkanı Onayı İş Akış Şeması O-DB Giden Evrak İş Akış Şeması

59 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / BİLGİ EDİNME BAŞVURULARINA CEVAP VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İnternet üzerinden başvuru Bilgi edinme talebinin gelmesi Talebin değerlendirilmesi K-PR Talep Genel Müdürlük ile İlgili mi? İadesi veya ilgili kuruma sevk edilmesi İlgili Daire Başkanlığına sevk edilmesi Talep doğru sevk edilmiş mi? Sevk edilen Daire Başkanlığı tarafından iade edilmesi Sistemden yazılı çıktının alınarak konusuna göre ilgili Sorumluluğa iletilmesi Çıktının sorumluluktaki ilgili personele iletilmesi Personelin gerekli cevabı elektronik ortamda hazırlaması ve Sorumluya kontrol için iletmesi Cevap yeterli mi? Gerekli düzeltmelerin yapılması için ilgili personele iletilmesi Elektronik ortamda/yazılı olarak cevabın iletilmesi Sistemden talebin düşülmesi

60 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / MEVZUAT DÜZENLEME VE YENİLEME ÇALIŞMALARI İŞ AKIŞ ŞEMASI Mevcut mevzuat güncelleme ihtiyacının belirlenmesi İhtiyaç alanında yeni mevzuat tespit edilmesi Taslak mevzuat metninin düzenlenmesi Kurum içi ve dışı paydaşların görüşlerinin alınması Gerekli değişikliğin yapılması Taslak metnin hukuka uygunluk ve mevzuat tekniği açısından değerlendirilmesi için Hukuk Müşavirliğine gönderilmesi Hukuka ve mevzuat tekniğine uygun mu? Taslak metinde değişiklik yapılmak üzere hazırlayan birime gönderilmesi Bakan onayının alınması Bakan Onayı İş Akış Şeması O-BK Yayınlanan mevzuatın uygulayıcılara duyurulması

61 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / FAALİYET RAPORUNUN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Tarım İl Müdürlüklerinden, Yıllık faaliyet raporlarının gelmesi Yıllık Faaliyet Raporları Yıllık faaliyet raporu formlarının incelenmesi ve konsolide edilmesi 81 il yıllık faaliyet raporu formlarının Excel formatında icmalinin oluşturulması Oluşturulan yeni icmaller ile ilgili sektörünün mevcut durumunun tespit edilmesi, planlama ve koordinasyonun sağlanması, kaynakların etkin bir biçimde kullanılmasını sağlayacak istatistiki verinin elde edilmesi Hazırlanan yıllık faaliyet raporları icmalinin Daire Başkanına sunulması K-DB Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Yıllık Faaliyet verisinin ilgili Genel Müdürlük web sitesinde yayınlanması

62 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / PROJE HAZIRLAMA ÇALIŞMALARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç Talimat Makamdan proje oluşturulmasına dair talimatın gelmesi İlgili personelin İl Master Planları, TÜİK, proje uygulama alanları vb. kaynaklardan temel verinin toplanması Projeye dayanak teşkil edecek belge ve dokümanların (DPT Kalkınma Planları, Tarım Strateji Belgesi vb.) incelenmesi Proje ile hedeflenen faaliyetlerin belirlenmesi Proje maliyetlerinin belirlenmesi Proje finansman kaynağının tespit edilmesi Proje çalışma takviminin oluşturulması Paydaşlar ve ortak yürütülecek çalışmaların belirlenmesi Projenin yaratacağı katma değerin belirlenmesi ve Fizibilite Raporunun hazırlanması Fizibilite Raporu Proje Onayı İş Akış Şeması

63 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / PROJE ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Fizibilite Raporu Hazırlanan Fizibilite Raporunun onaylanmak üzere Bakana sunulması Bakan Onayı İş Akış Şeması O-BK Onaylanan raporun Strateji Geliştirme Başkanlığı kanalı ile DPT ye gönderilmesi Revizyon gerekli mi? Gerekli revizyonların yapılmasının sağlanması DPT tarafından onaylanan projenin Resmi Gazete Yayınlanması ile proje uygulamalarına başlanması Proje Uygulamaları İş Akış Şeması

64 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / PROJE UYGULAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Proje bütçesinin onaylanması ile proje uygulama çalışmalarına başlanması Yıl bazlı faaliyetlerin planlanması Tarım İl Müdürlükleri ve proje yürütücüsü kurumlara proje bütçesinden ödenek aktarımı yapılması Ödenek Aktarma İş Akış Şeması Proje Uygulama Talimatının hazırlanması Proje Uygulama Talimatı Proje faaliyetlerinin aylık/üçer aylık dönemlerle izlenmesi Proje İzleme Faaliyetleri İş Akış Şeması Proje Değerlendirme Raporunun hazırlanması Proje Değerlendirme Raporu İş Akış Şeması

65 BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BSGM.İKS.ŞMA.002 / ŞİKAYET DİLEKÇELERİNE CEVAP VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Gelen Evrak İş Akış Şeması Şikayet Dilekçesi Şikayet Dilekçesinin ilgili personele gelmesi Dilekçenin değerlendirilmesi K-PR Şikayet Genel Müdürlük ile İlgili mi? İadesi veya ilgili kuruma sevk edilmesi İlgili birimlerle koordinasyon sağlanarak cevabi yazının oluşturulması Hazırlanan yazının Sorumlu tarafından kontrol edilmesi K-SR Cevap yeterli mi? İlgili personelin gerekli düzeltmeleri yapması Hazırlanan yazının Genel Müdür Onayına sunulması Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Cevabi yazının vatandaşa gönderilmesi Giden Evrak İş Akış Şeması