ÜNİTE MICROSOFT EXCEL - III TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ İÇİNDEKİLER HEDEFLER

Transkript

1 MICROSOFT EXCEL - III İÇİNDEKİLER BAYBURT ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ Çalışma sayfasına yeni nesneler eklemek Veriler ile ilgili işlemler Grafikler Formüller Sıralama Yapmak Filtreleme Yapmak Sabit / Sıralı Otomatik Doldurma Çalışma sayfası yapısı ile ilgili işlemler HEDEFLER TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Hesap tablosu programlarını tanımlayabilmek MS Excel ekranını tanıyabilmek Excel menüleri ve komutlarını tanımlayabilmek Excel de çalışma kitaplarıyla çalıiabilmek Elektronik tablolar oluşturabilmek Elektronik tablolarla ilgli birçok işlemi gerçekleştirebilmek ÜNİTE 10 ÜNİTE 10

2 FORMÜL UYGULAMASI Soru: Bir sınıfta 10 öğrenci bulunmaktadır. Bu 10 öğrencinin bir dersten aldıkları vize ve final notları aşağıda verilmiştir. Öğrencilerin not ortalamalarını ve eğer ortalama 50 nin altındaysa Kaldı, üzerindeyse Geçti açıklamasını yapan Durumlarını ve aynı zamanda sınıfın sınav genel ortalamalarını otomatik olarak bulan excel tablosunu hazırlayınız (Aşağıdaki örneği ve biçimini dikkate alınız ve kırmızı ile işaretlenen rakamlar ve açıklamalar excel tarafından otomatik olarak hazırlanacaktır). İpucu: Öğrencinin sınav ortalamasını hesaplarken vizenin %40 ını finalin %60 ını alınız. Sınıf Ortalaması (Vize): =ORTALAMA (D2:D6) Sınıf Ortalaması (Final): =ORTALAMA (E2:E6) Öğrenci Not Ortalaması: =d2*40% + E2*60% Öğrenci Durum: =EĞER(F2<50; Kaldı ; Geçti ) 1. Eğer Fonksiyonu Bu formül 3 basamaktan oluşur. Mantıksal sınama kısmına matematikteki mantıksal ifadeleri kullanarak bir sınama yazılır (B15>100, D4=20, F3<34*4, E4>=F5+F7 gibi ). Eğer doğruysa değer kısmına bu sınamanın doğru olması durumunda çıkması istenen sonuç yazılır ("Doğru", "Büyük", "Geçti" gibi ). Eğer yanlışsa değer kısmına ise bu sınamanın yanlış olması durumunda çıkması istenen sonuç yazılır ("Yanlış", "Küçük", "Kaldı" gibi ). Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 2

3 2. İç içe Formül Kullanımı Şekil 1-1: Eğer Örnek Excel de fonksiyonlar parametre olarak çalışma mantığına uygun olan her şeyi alabilirler. Bu sebeple de birden çok fonksiyonu iç içe yazılabilir. Yukarıdaki eğer örneğini ele alacak olursak; fonksiyona göre satış fiyatı alış fiyatından yüksekse kar değilse zarar yazıyor. Eşitlik durumu söz konusu olursa bunu zarar olarak değerlendirmeye alacaktır. Eşitlik durumunda eşit yazmasını istersek bizim için tek bir eğer yeterli olmayacaktır. Şu durumda iki tane eğer fonksiyonunu iç içe kullanmamız gerekecek. =EĞER(C2>B2); KAR ; ) EĞER(C2=B2; EŞİT ; ZARAR ) =EĞER(C2>B2); KAR ; EĞER(C2=B2; EŞİT ; ZARAR )) Bu şekilde sadece eğer fonksiyonu değil dilediğiniz fonksiyonları sonuçları birbirlerine parametre olacak şekilde iç içe yazabilirsiniz. 3. Koşullu Biçimlendirmede Formül Kullanımı Koşullu biçimlendirme bir elektronik tablodaki önemli bilgileri hızlı şekilde vurgular. Ancak bazen yerleşik biçimlendirme kuralları çok fazla şey yapamayabilir. Bir koşullu biçimlendirme kuralına kendi formülünüzü eklemek yerleşik kuralların yapamayacağı şeyleri yapma konusunda size daha fazla yardımcı olmasını sağlar. Örneğin, yaklaşan doğrum günlerini belirlemek amacıyla diş hastalarının doğum günlerini takip ettiğinizi ve Doğum Günü Tebriği gönderdiklerinizi işaretlediğinizi varsayalım. Bu çalışma sayfasında, her biri birer formül içeren iki kuralla yönetilen bir koşullu biçimlendirme kullanarak istediğimiz bilgileri görürüz. A sütunundaki ilk kural gelecek doğum günlerini biçimlendirir, C sütunundaki kural ise Y girildiğinde hücreleri biçimlendirir ve doğum günü tebriğinin gönderildiğini belirtir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 3

4 Şekil 3-1: Formüllü koşullu biçimlendirme örnek Birinci kuralı oluşturmak için: 1. A2-A7 arasındaki hücreleri seçin. Bunu yapmak için A2'yi A7'ye sürükleyin. 2. Ardından Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural'ı tıklatın. 3. Yeni Biçimlendirme Kuralı iletişim kutusunda, Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan'ı tıklatın. 4. Bu formül doğru olduğunda değerleri biçimlendir altında, şu formülü yazın: =A2>BUGÜN() Formülde A sütunundaki tarihlerin bugünden daha ileri bir tarihte (gelecekte) olup olmadığını görmek için BUGÜN işlevi kullanılır. Tarih gelecekte ise, hücreler biçimlendirilir. 5. Biçim'i tıklatın. 6. Renk kutusunda, Kırmızı'yı seçin. Yazı Tipi Stili kutusunda Kalın'ı seçin. 7. İletişim kutuları kapanıncaya kadar Tamam'ı tıklatın. Biçimlendirme A sütununa uygulanır. İkinci kuralı oluşturmak için: 1. C2-C7 arasındaki hücreleri seçin. 2. Yukarıdaki 2-4 arası adımları yineleyin ve şu formülü girin: =C2="Y" Formül, C sütunundaki hücrelerin Y içerip içermediğini test eder (Y harfinin içine alındığı tırnak işaretleri Excel'e bunun metin olduğunu belirtir). İçeriyorsa hücreler biçimlendirilir. 3. Renk kutusunda, Beyaz'ı seçin. Yazı Tipi Stili kutusunda Kalın'ı seçin. 4. Dolgu sekmesini tıklatın ve Yeşil'i seçin. Biçimlendirme C sütununa uygulanır. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 4

5 5. Çalışma Sayfasına Yeni Nesneler Eklemek 5.1. Dosyadan Resim Eklemek Bilgisayarda kayıtlı olan resim dosyalarını eklemek için; Resim eklemek istenilen yere imleç bırakılır, Ekle sekmesi - Çizimler grubu - Resim düğmesi tıklanır, Ekrana gelen Resim Ekle penceresinden eklemek istenilen resim bilgisayardan bulunur ve Ekle düğmesine basılır. Resim üzerinde düzenleme yapmak için resim üzerine tıklanınca sekmelerin en sağında açılan Resim Araçları altındaki Biçim sekmesi kullanılır. Şekil 5-1: Resim Araçları Menüsü 5.2. Küçük Resim Eklemek Excel programının kendi içerisinde yer alan galeriden de farklı resimler eklenerek görsellik arttırılabilir. Galeriden küçük resim eklemek için; Küçük resim eklemek istenilen yere imleç bırakılır, Ekle sekmesi - Çizimler grubu Küçük Resim düğmesi tıklanır, Sağ tarafta açılan Küçük Resim görev bölmesinde Aranan kısmına aranan nesneyle ilgili bir anahtar kelime girilir, Enter veya Git düğmesine basılır, Ekranda listelenen arama sonuçları listesinden eklenmek istenilen öğe üzerine bir kez tıklanarak belgeye nesne ekleme işlemi tamamlanır. Küçük resimlerde düzenleme yapmak için resimler için de kullanılan aynı Biçim sekmesi kullanılır. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 5

6 5.3. Otomatik Şekil Eklemek Otomatik şekiller eklenerek belgelere görsel zenginlik kazandırılabilir. Otomatik Şekil eklemek için; Ekle sekmesi - Çizimler grubu - Şekiller düğmesi tıklanır, Hata! Başvuru kaynağı bulunamadı. daki gibi açılan şekiller kategorisinden bir şekil üzerine tıklanarak, belge içerisinde istenilen bir konuma farenin sol tuşu basılı tutularak istenilen boyutta çizilir. Otomatik şekiller üzerinde düzenleme yapmak için şekil üzerine tıklanınca sekmelerin en sağında açılan Çizim Araçları altındaki Biçim sekmesi kullanılır SmartArt Eklemek Sayfa içerisine eklenen bilgilerin görsel olarak ifade edilmesi için SmartArt grafikleri kullanılır. SmartArt grafik eklemek için; SmartArt eklemek istenilen slayta gelinir, Ekle sekmesi - Çizimler grubu SmartArt düğmesi tıklanır, Ekrana gelen SmartArt Grafiği Seç penceresinden yapılacak işe uygun SmartArt grafik seçilir ve Tamam düğmesine tıklanır, Grafik üzerinden bulunan alanlara veya Metninizi buraya yazın bölümüne istenilen grafik değerleri girilir. SmartArt grafikleri üzerinde düzenleme yapmak için grafik üzerine tıklanınca sekmelerin en sağında açılan SmartArt Araçları altındaki Tasarım ve Biçim sekmeleri kullanılır. Şekil 5-2: SmartArt Tasarım ve Biçim Menüsü 5.5. WordArt Eklemek Sayfa içerisine süslü yazılar eklemek için WordArt kullanılır. WordArt eklemek için, Ekle sekmesi - Metin grubu - WordArt düğmesi tıklanır, Yanda açılan farklı seçeneklerden istenen seçilir, Ekrana gelen metin kutusunun içerisine istenilen metin yazılır. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 6

7 Şekil 5-3: WordArt Menüsü WordArt üzerinde düzenleme yapmak için WordArt üzerine tıklanınca sekmelerin en sağında açılan Çizim Araçları altındaki Biçim sekmesi kullanılır. Şekil 5-4: WordArt Biçim Menüsü 5.6. Metin Kutusu Eklemek Sayfa içerisinde imleç ile kolay ulaşılamayan konumlara metin kutuları kullanılarak yazı yazılabilir. Metin kutusu eklemek için; Ekle sekmesi - Metin grubu Metin Kutusu düğmesi tıklanır, Ekrana gelen metin kutusu galerisinden istenilen metin kutusu üzerine tıklanır, İmlecin bulunduğu konuma metin kutusu eklenir. Metin kutuları üzerinde düzenleme yapmak için metin kutusu üzerine tıklanınca sekmelerin en sağında açılan Çizim Araçları altındaki Biçim sekmesi kullanılır (WordArt ile aynı sekme) Simge Eklemek Excel ile klavyede olmayan bir takım özel karakterler ya da simgeler eklenebilir. Simge eklemek için; Simge eklemek istenilen yere imleç bırakılır, Ekle sekmesi - Simgeler grubu - Simge düğmesi tıklanır. Ekrana gelen listeden eklemek istenilen simge seçilir. Eğer, eklenmek istenilen simge yoksa Tüm Simgeler tıklanır. Ekrana gelen iletişim penceresinden istenilen simge seçilir ve Ekle düğmesi tıklanır. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 7

8 5.8. Üst ve Alt Bilgi Eklemek Altbilgi ve Üstbilgi bölümü belgenizin üst/alt kenar boşluklarında yer alır. Bu alana yazılan yazılar tüm sayfalarda aynen görüntülenir. Üstbilgi veya altbilgi eklemek için; Ekle sekmesi Metin grubu Üst ve Alt Bilgi düğmesi tıklanır, Açılan Yerleşik kısımda altbilgi ve/veya üstbilgi alanlarına istenen bilgiler yazılır. Üstbilgi ya da Altbilgide değişiklik yapmak için bu alana geçtikten sonra açılan Üstbilgi ve Altbilgi Araçları altındaki Tasarım sekmesi kullanılır. 6. Veriler İle İlgili İşlemler 6.1. Grafikler Şekil 5-5: Üst/Alt Bilgi Tasarım Sekmesi Grafik Oluşturmak Veriler çalışma sayfasına girilir. Veri başlıklarının bulunduğu hücreler ile veri hücreleri seçili hale getirilir. Ekle sekmesinin Grafikler grubundan istenen grafik türü seçilir. Örneğin; sütun grafiği çizmek için Sütun seçilip, açılan seçeneklerden istenen sütun grafik türü seçilir. Eğer girilen üstbilgi ve altbilgi tüm slaytlarda uygulanacaksa Tümüne Uygula düğmesi, yalnız seçili slayta uygulanacaksa Uygula Şekil 6-1: Grafik Oluşturmak Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 8

9 Grafik Türünü Değiştirmek Grafik oluşturulduktan sonra grafiğin türü değiştirilebilir. Grafiğin türünü değiştirmek için grafik seçildikten sekmelerin en sağında açılan Grafik Araçları altındaki Tasarım sekmesi kullanılır. Tasarım sekmesi altındaki Tür grubunda yer alan Grafik Türünü Değiştir düğmesi tıklanır. Açılan Grafik Türünü Değiştir iletişim penceresinden gösterilecek veri ve yapılacak işin durumuna göre istenen grafik türü seçilir. Şekil 6-2: Grfafik Türünü Değiştirme Grafiğin Verisini Değiştirmek Grafiği oluşturduktan sonra tabloya yeni veri eklenebilir veya silinebilir. Veri ekleme veya silme işleminden sonra grafiğe bu değişikliklerin yansıması için grafiğin kaynak verisi alanını genişletmek veya daraltmak gerekir. Grafiğin türünü değiştirmek için grafik seçildikten sonra sekmelerin en sağında açılan Grafik Araçları altındaki Tasarım sekmesi kullanılır. Tasarım sekmesi altındaki Veri grubunda yer alan Veri Seç düğmesi tıklanır. Açılan Veri Kaynağını Seç iletişim penceresindeki Grafik Verileri Aralığı bölümüne tıklanıp geçerli aralık silinerek grafiğe eklenecek alanlar tekrar seçilir. Grafikten veri çıkarmak için de aynı yol izlenebilir Grafik Seçeneklerini Değiştirmek Grafiğe nesneler eklemek ve bunların yerleşim ayarlarını değiştirmek için grafik seçildikten sekmelerin en sağında açılan Grafik Araçları altındaki Düzen sekmesi kullanılır. Bu sekme yardımı ile grafiklerinize farklı nesneler, etiketler ekleyebilir, grafiğin eksenleri ve arka planının yerleşimini değiştirebilirsiniz. Şekil 6-3: Grafik Araçları - Düzen Menüsü Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 9

10 Grafiği Taşımak Grafikler verinin bulunduğu sayfada olabileceği gibi, farklı bir sayfada veya ayrı bir grafik sayfasında da olabilir. Grafiği farklı bir sayfaya taşımak için grafik seçili iken sekmelerin en sağında açılan Grafik Araçları altındaki Tasarım sekmesi kullanılır. Tasarım sekmesi altındaki Konum grubundan Grafiği Taşı düğmesi tıklanır. Açılan Grafiği Taşı iletişim penceresinden grafik istenilen başka bir konuma taşınır. Şekil 6-4: Grafiği taşıma Sıralama Yapmak Excel de sıralama işlemi sayı, metin, tarih veya formül içeren bütün hücrelere uygulanabilir. Bir sütun içerisindeki verileri artan veya azalan şekilde sıralamak için; Sıralama yapılmak istenen hücreler seçilir. Giriş sekmesi altında yer alan Düzenleme grubundaki Sırala ve Filtre Uygula düğmesi tıklanır. Açılan listeden; o Azalan bir sıralama isteniyorsa o Artan bir sıralama isteniyorsa seçenekleri seçilir Filtreleme Yapmak Excel de filtreleme, belirtilen ölçüt veya ölçütlere uyan kayıtların gösterilmesi, bu ölçütlere uymayan kayıtların gizlenmesi anlamını taşır. Filtre uygulamak için; Tablo içinde bir hücre seçilir. Giriş sekmesi altında yer alan Düzenleme grubundaki Sırala ve Filtre Uygula düğmesi tıklanır. Açılan listeden Filtre seçeneği seçilir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 10

11 Sabit Otomatik Doldurmak Otomatik doldur özelliği sayesinde hücrelere girilen tarihsel sıralamalı, birbirini takip eden, tekrarlı veya benzer şekilde sıralı olan değerlerin daha hızlı bir şekilde oluşması sağlanır. Aynı veriye sahip art arda hücre oluşturmak için; Verinin bulunduğu hücre seçilip sağ alt köşesine gelince fare imlecinin kalın beyaz artı şeklinden ince siyah artı şekline dönüşmesi beklenir. İmleç bu şekli alınca farenin sol tuşu basılı tutularak istenilen yönde diğer hücreler üzerine sürükleme yapılır. İşlemi bitirmek için fare tuşu serbest bırakılır. Bu sayede veri diğer hücrelere kopyalanacaktır Sıralı Otomatik Doldulrmak Veriler mantıklı bir sıralamada diğer hücrelere yayılmak isteniyorsa; ilk hücreye veri girildikten sonra onu takip edecek ikinci veri bu hücreye bitişik hücreye girilir. Veri girilen bu iki hücre seçilir. Seçili alanın sağ alt köşesine gelince fare imleci ince siyah artı şeklini alır. Bu şekilde farenin sol tuşu basılı tutularak istenilen yönde diğer hücreler üzerine sürükleme yapılır. İşlemi bitirmek için fare tuşu serbest bırakılır. Bu sayede veriler belli bir sırada diğer hücrelere yayılacaktır. Şekil 6-5: Sıralı Otomatik Doldurma Örnek Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 11

12 6.2. Çalışma Sayfası İle İlgili İşlemler Sayfa Kenar Boşlukları Sayfa kenar boşlukları, sayfa kenarlarındaki boş alanlardır. Bu alanlara genellikle üstbilgi, altbilgi ve sayfa numarası gibi öğeler yerleştirilir. Sayfa kenar boşluklarını ayarlamak için; Sayfa Düzeni sekmesi Sayfa Yapısı grubu Kenar Boşlukları düğmesi tıklanır, Açılan hazır listeden uygun ölçüler ya da listedekiler uygun değilse Özel Kenar Boşlukları seçeneğinden istenilen ölçüler girilir. Şekil 6.2-1: Sayfa Kenar Boşlukları Sayfa Yönlendirmesi Varsayılan sayfa yönü dikeydir. Yatay sayfayla çalışmaya ihtiyaç duyulması durumunda yönlendirme seçenekleri kullanılır. Sayfa yönünü değiştirmek için; Sayfa Düzeni sekmesi Sayfa Yapısı grubu - Yönlendirme düğmesi tıklanır, Ekrana gelen listeden yatay veya dikey yönlendirme seçeneklerinden uygun olan seçilir Sayfa Boyutu Excel belgeleri farklı sayfa boyutları kullanılarak ölçeklendirilebilir. Sayfa boyutunu değiştirmek için; Sayfa Düzeni sekmesi Sayfa Yapısı grubu - Boyut düğmesi tıklanır, İstenilen sayfa boyutu listeden seçilerek değiştirilir, İstenilen sayfa boyutu listede yoksa Tüm Sayfa Boyutları seçilerek istenilen genişlik ve yükseklik verilir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 12

13 Özet Ofis program paketlerindeki hesap tablosu programlarının temel işlevi, verileri tablo ya da liste olarak tutup, bu veriler üzerinde basit ve karmaşık hesaplamalar yapma; verileri çeşitli yöntemlerle özetleme ya da analizini yapmadır. Hesap tablosu programlarındaki temel dosya biçimi, çalışma kitabıdır. Çalışma kitabı, çeşitli türdeki bağlantılı bilgilerin düzenlenmesi için kullanılabilen ve çalışma sayfası adı verilen sayfalardan oluşan bir dosyadır. Çalışma sayfaları ise sütun, satır ve hücrelerden oluşur ve veriler bu hücrelere girilir. Çalışma sayfalarındaki hücrelere girilen veriler üzerinde, hesap tablosu programlarında yerleşik birçok özellik kullanılarak, basit matematik işlemlerinden daha karmaşık işlemlere kadar birçok işlem gerçekleştirilebilmektedir. Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 13

14 DEĞERLENDİRME SORULARI 1) Çalışma sayfasında, B4 hücresinden B9 a kadar olan aralıktaki değerleri toplayıp B10 hücresinde göstermek için girilecek formül aşağıdakilerden hangisidir? a. B4+B5+B6+B7+B8+B9=B10 b. TOPLA(B4:B9) c. =TOPLA(B4;B9) d. =TOPLA(B4:B9) e. B4:B9=B10 2) Excel deki yerleşik işlevlere hangi sekmeden ulaşabilirsiniz? a. Giriş b. Veri c. Formüller d. İşlevler e. Ekle 3) PivotTable aracı, ne işe yarar? a. Tablo oluşturmaya b. Etkileşimli grafik oluşturmaya c. Verilerin özetini oluşturmaya d. Çalışma kitabındaki tüm sayfaları birleştirmeye e. Çalışma sayfasına tablo eklemeye ÜNİTE DEĞERLENDİRME SORULARI Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 14

15 4) Üzerinde çalıştığınız çalışma kitabını çalışma arkadaşlarınızla paylaşmak ama bazı kişilerin değişiklik yapmasını da önlemek istiyorsunuz. Bunun için aşağıdaki işlemlerden hangisini yapmanız gerekir? a. Gözden Geçir sekmesinde önce Çalışma Kitabını Paylaş seçeneğini, sonra da Paylaşılan Çalışma Kitabını Koru iletişim kutusundaki seçenekleri kullanmak b. Veriler sekmesinde önce Çalışma Kitabını Paylaş seçeneğini, sonra da Paylaşılan Çalışma Kitabını Koru iletişim kutusundaki seçenekleri kullanmak c. Gözden Geçir sekmesindeki Paylaşılan Çalışma Kitabını Koru seçeneğini kullanmak d. Çalışma kitabı bir kez paylaştırılınca, üzerinde çalışan herkes değişiklik yapabilir e. Sayfayı Koru düğmesini kullanmak 5) Verileri sıralamak ya da filtre uygulamak için hangi sekme kullanılır? a. Formüller b. Gözden Geçir c. Veri d. Düzen e. Giriş ÜNİTE DEĞERLENDİRME SORULARI CEVAPLAR D C C A C Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 15

16 KAYNAKLAR Çukurova Üniversitesi Ders Notları 4. Açıköğretim Fakültesi Ders Notları 5. Ortadoğu Teknik Üniversitesi Ders Notları Bayburt Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi 16